Es gibt nichts, was sich Personalverantwortliche mehr wünschen würden, als an einem Tag aufzuwachen, an dem die Rekrutierung so einfach ist, dass man lediglich ein Stellenangebot ausschreibt und auf Anhieb einen passenden Kandidaten findet. Leider ist das weit von der Realität entfernt, denn der Einstellungsprozess ist in der Regel ein Synonym für Herausforderungen und mehrere Schritte.
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Nach der Pandemie wurden die Auswahltätigkeiten jedoch immer anspruchsvoller, da die Vorstellungsgespräche aus der Ferne geführt wurden und die Erwartungen der Arbeitsuchenden komplexer wurden. Die Zahl der Arbeitssuchenden ist geringer als die Zahl der verfügbaren Stellen.
Die große Resignation ermutigte also viele Arbeitnehmer, zu kündigen und sich anderweitig umzusehen. Kein Wunder, dass es vielen Unternehmen schwer fällt, ihre Mitarbeiter zu halten und gute Talente zu gewinnen.
Daher ist es wichtig, die Personalbeschaffung auf ein höheres Niveau zu bringen und die Chancen zu maximieren, alle Schritte des Einstellungsprozesses abzuschließen. Hier erfahren Sie alles, was Sie über die Verbesserung Ihrer Einstellungsbemühungen wissen sollten und mit welchen Hindernissen Sie rechnen müssen.
Was umfasst der Einstellungsprozess?
Ein Einstellungsprozess umfasst alle Schritte, die Personalverantwortliche zwischen dem Verfassen und der Veröffentlichung einer Stellenanzeige und dem Versand eines Angebotsschreibens unternehmen. Dazu gehören die ersten Bewerbungen, die bei den Personalverantwortlichen eingehen, das Screening der Bewerber, der Einsatz von HR-Software, die Entwicklung von Strategien und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Ziel ist es, den besten Bewerber auszuwählen und ihm eine hervorragende Erfahrung zu bieten. Daher sind die Einstellungsschritte nicht einfach und beinhalten viele Variablen, die das Ergebnis beeinflussen.
Aus diesem Grund müssen die Personalverantwortlichen den Prozess planen und Herausforderungen vorhersehen. Wenn sie mögliche Hindernisse nicht erkennen, kann sich die Einstellung in die Länge ziehen oder zu einer unpassenden Einstellung führen.
Vor welchen Herausforderungen stehen Personalverantwortliche während des Einstellungsprozesses?
Laut Finances Online gehören Schwierigkeiten bei der Stellenbesetzung, die Digitalisierung der Personalbeschaffung und Budgetkürzungen bei der Einstellung zu den größten Herausforderungen für Personalvermittler.
Die meisten Personalvermittler haben jedoch Schwierigkeiten, geeignete Bewerber für Einstiegspositionen zu finden. Das verlängert oft die Zeit bis zur Einstellung und zwingt die Unternehmen, zusätzliche Ressourcen einzusetzen.
Jedes Unternehmen wünscht sich ein effizientes, unkompliziertes und schnelles Einstellungsverfahren. Andernfalls müssen die vorhandenen Mitarbeiter oft zusätzliche Aufgaben übernehmen und die von den Personalverantwortlichen zu besetzenden Stellen kompensieren.
Doch obwohl viele Umstände außerhalb der Kontrolle von Personalverantwortlichen liegen, gibt es auch Herausforderungen, die auf Unvorbereitetheit und andere vermeidbare Probleme zurückzuführen sind. Hier sind die vier wichtigsten Gründe, warum Personaleinstellungen anstrengend sein können, obwohl sie vermeidbar sind:
1. Fehlende Planung
Effiziente Personalbeschaffung erfordert eine gründliche Planung. Die Personalverantwortlichen müssen ihren aktuellen und künftigen Bedarf ermitteln und die Qualifikationslücken berücksichtigen.
Sie sollten auch die Techniken festlegen, mit denen sie diese Notwendigkeiten angehen und wie sie den Einstellungsprozess durchführen werden. Bevor sie etwas Konkretes in Angriff nehmen, sollten die Personalverantwortlichen wissen, welche Aktivitäten sie durchführen wollen und welche Ressourcen sie benötigen.
Sie sollten aber auch berücksichtigen, wie viel Zeit sie für bestimmte Aufgaben benötigen und ob sie die Hilfe einer anderen Abteilung benötigen. Eine unzureichende Planung könnte zu schlechten Ergebnissen und einer unpassenden Einstellung führen.
2. Verschwommene Erwartungen
Personalverantwortliche sollten sich auch darüber im Klaren sein, was sie erreichen wollen und wer ihr idealer Kandidat ist. Obwohl das Hauptziel darin besteht, eine Stelle zu besetzen, muss festgestellt werden, ob diese Stelle wirklich benötigt wird.
Die Personalverantwortlichen sollten aber auch feststellen, welche Fähigkeiten und Erfahrungen der neue Mitarbeiter mitbringt und wie diese die Geschäftsprozesse verbessern würden. Es reicht jedoch nicht aus, dass sie das verstehen.
Die Bewerber sollten auch wissen, was die freie Stelle umfasst und wie ihre täglichen Aufgaben aussehen würden, wenn sie eingestellt würden. Aus diesem Grund sollten Personalverantwortliche prägnante und relevante Stellenbeschreibungen verfassen und nicht verhandelbare Fähigkeiten und "nice-to-haves" klarstellen.
Beide Parteien sollten wissen, was sie zu erwarten haben, um den Prozess schneller und effizienter zu gestalten. Wenn die Stellenanforderungen irreführend sind, könnten Personalverantwortliche viele unterqualifizierte oder inkompatible Bewerbungen erhalten und ihre Zeit verschwenden.
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3. Schlechte Kommunikation
Die interne Kommunikation ist ebenso wichtig wie die Kommunikation mit den Bewerbern. Jedes Element des Einstellungsverfahrens sollte reibungslos funktionieren, einschließlich der Zusammenarbeit zwischen Personalvermittlern, Einstellungsleitern und verschiedenen Abteilungen.
Wenn eine Partei es versäumt, relevante Informationen oder Aktualisierungen über die letzten Änderungen oder Verzögerungen zu liefern, könnte dies das Ergebnis des Auswahlverfahrens beeinträchtigen. Die Einstellungsteams sollten sich auch regelmäßig treffen, um sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass sie auf dasselbe Ziel hinarbeiten.
Außerdem sollten sie bei der Vorauswahl von Bewerbern zu Feedback und verschiedenen Meinungen ermutigen. Wenn Personalvermittler eine gesunde Zusammenarbeit pflegen und Daten austauschen, verhindern sie verschiedene Hindernisse, die durch mangelnde Kommunikation entstehen können.
Die Unternehmen sollten jedoch auch sicherstellen, dass die Einstellungsteams nahtlos online kommunizieren können. Das erfordert zuverlässige und moderne Plattformen für die Zusammenarbeit, die virtuelle Gespräche, Meetings und Feedback-Systeme ermöglichen.
4. Veraltete Technologie
Wie der vorherige Punkt auf der Liste zeigt, spielt moderne Technologie eine wichtige Rolle bei der effizienten Durchführung verschiedener Schritte des Einstellungsprozesses. Andernfalls könnten Personalverantwortliche auf unnötige Hindernisse, Herausforderungen und Verzögerungen stoßen.
Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Technologieplattformen zu finden, die mit der Unternehmensgröße, den Zielen und dem Einstellungsvolumen übereinstimmen. Schon ein einziges inkompatibles Element könnte den Einstellungsprozess behindern und die Aktivitäten verlangsamen.
Personalvermittler sollten auch vermeiden, zu komplexe Software zu verwenden und blindlings auf teure Technologien zu setzen, die oft keine Ergebnisse liefern. Stattdessen sollten sie Bewertungen lesen, ihren Personalbeschaffungsbedarf mit Softwareangeboten vergleichen und das auswählen, was ihren Zielen entspricht.
5 Schritte, die notwendig sind, um die besten Ergebnisse im Einstellungsprozess zu erzielen
Nachfolgend finden Sie die Schritte, die Sie im Rahmen des Einstellungsprozesses unternehmen sollten, um hervorragende Einstellungsergebnisse zu erzielen.
1. Aufbau einer herausragenden Talent-Pipeline
Im Durchschnitt benötigen Personalverantwortliche 36 Tage, um einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Diese Zeitspanne umfasst die Anwerbung geeigneter Talente und die Aufforderung an sie, sich für die offene Stelle zu bewerben.
Aber wäre es nicht einfacher, wenn die Personalverantwortlichen bereits eine Datenbank mit verfügbaren Kandidaten hätten, die darauf warten, kontaktiert zu werden? - Indeed, würde das den Prozess beschleunigen und es den Personalverantwortlichen ermöglichen, sich mehr auf andere Aktivitäten zu konzentrieren, wie z. B. die Verbesserung der Struktur ihrer Vorstellungsgespräche oder die Verstärkung von Lern- und Entwicklungsinitiativen.
Deshalb ist es am besten, ein enges Netz von Spitzenkräften aufzubauen, die hoffen, bald eine Stelle zu finden. Das würde die Aktivitäten beschleunigen und es den Personalvermittlern ermöglichen, von der Anwerbung von Bewerbern zur Einstellung des am besten geeigneten Kandidaten aus der Talentpipeline überzugehen.
Natürlich müssen Personalverantwortliche nach Bewerbern suchen, die die gleichen Werte, Ziele und Ambitionen wie ihr Unternehmen haben. Diese Personen sollten auch über relevante Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen und bereit sein, sich in eine Bewerberdatenbank aufnehmen zu lassen.
Personalvermittler sollten die Kommunikation mit potenziellen Bewerbern aufrechterhalten, auch wenn keine relevanten Stellen verfügbar sind. Sie müssen das Engagement, das Interesse und die Offenheit der Bewerber für neue Möglichkeiten fördern.
Talentpipelines sind ebenfalls eine hervorragende Methode, um die besten Einstellungsergebnisse zu erzielen, da sie Zugang zu vorab geprüften Bewerbern bieten, die für verschiedene offene Stellen im Unternehmen in Frage kommen. Die Personalverantwortlichen sollten diese Bewerber jedoch auf dem Laufenden halten und die neuesten Informationen weitergeben.
Im Folgenden finden Sie einige Ideen, wie Sie eine stabile Talentpipeline aufbauen können:
- Nutzen Sie soziale Medien, um sich zu engagieren und qualifizierte Bewerber zu erreichen
- Nutzung von Mitarbeiterempfehlungen
- Nehmen Sie an Jobmessen, Webinaren, Networking-Veranstaltungen und Branchengruppen teil.
- Aufbau langfristiger Beziehungen zu früheren Kandidaten in der engeren Wahl
- Passive Arbeitssuchende ansprechen und ihre Aufmerksamkeit wecken
Dennoch sollten die Fähigkeiten und Erfahrungen der Bewerber immer mit den Anforderungen der offenen Stelle übereinstimmen. Die Personalverantwortlichen sollten immer wissen, welche Kandidaten sie ansprechen müssen, und über effiziente technische Plattformen leicht erreichen können.
2. Wählen Sie Spitzentechnologie
Vorbei sind die Zeiten, in denen Personalverantwortliche auf Papierdokumente, manuelle Aufgaben und veraltete Dateien angewiesen waren. Die moderne Technologie ermöglicht es ihnen, verschiedene Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu beschleunigen.
Unternehmen sollten sich über HR-Software informieren und diejenige auswählen, die ihren Erwartungen und Anforderungen am besten entspricht. Heute stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung, wie z. B. das Applicant Tracking System (ATS), kollaborative Apps und das Recruitment Client Management (CRM).
Aber Softwareanbieter wie Manatal haben ein vielseitigeres Angebot. Unser System umfasst mehrere Lösungen in einer Plattform und ermöglicht den Zugriff auf ATS, CRM und kollaborative Anwendungen in einem Dashboard.
Es ist auch ratsam, sich für cloudbasierte Software zu entscheiden, da sie leichter zugänglich, einfacher zu implementieren und sicherer ist. Außerdem müssen Unternehmen bei diesen Systemen nicht für Elemente zahlen, die sie nicht nutzen.
Cloud-basierte Lösungen haben ein Abonnementmodell, so dass Personalverantwortliche mit niedrigeren Gebühren rechnen und später weitere Funktionen hinzufügen können. So sind die Anbieter für die Wartung der Software verantwortlich, und die Personalverantwortlichen müssen sich nie um die Installation komplexer Updates oder die Einhaltung von Vorschriften kümmern.
3. Interne Zusammenarbeit verstärken
Wie bereits erwähnt, kann ein Mangel an Kommunikation den Einstellungsprozess erheblich behindern. Datensilos und der fehlende Austausch von Informationen über die Auswahlphasen und Aktualisierungen können die Einstellung ineffizient machen und die Erfahrung der Bewerber stören.
Personalverantwortliche sollten sich bemühen, so viele Perspektiven wie möglich einzunehmen und relevante Interessengruppen in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Andernfalls könnten sie es zulassen, dass unbewusste Einstellungsvorurteile in den Prozess einfließen, was dazu führt, dass sie die falsche Person einstellen.
Aus diesem Grund sollten Unternehmen die kollaborative Personalbeschaffung fördern und die interne Kommunikation verbessern. Dadurch würden die Personalverantwortlichen mehr Einblicke und Meinungen erhalten, die ihnen helfen, die qualifiziertesten Bewerber zu finden.
Darüber hinaus würden sie auch feststellen, ob das Team Präferenzen hinsichtlich seiner künftigen Mitarbeiter hat, da die Teamdynamik eine wichtige Rolle bei der Integration der Mitarbeiter in das Unternehmen spielt. Das würde die Unternehmenskultur stärken und zu einem produktiveren Arbeitsumfeld führen.
Die Kombination aus kollaborativer Rekrutierung und stabilen Talent-Pipelines könnte pinpoint den am besten geeigneten Kandidaten finden, noch bevor die Personalvermittler die Stellenbeschreibung erstellen. Dadurch würden Unternehmen Ressourcen und Zeit sparen und könnten sich auf das Onboarding der Mitarbeiter konzentrieren.
4. Sicherstellen, dass der Screening-Prozess zeiteffizient ist
Der Screening-Prozess sollte schnell, präzise und übersichtlich sein. Schließlich ist die Überprüfung der Bewerber oft die zeitaufwändigste Phase bei der Einstellung.
Dieses Unterfangen umfasst in der Regel die Bewertung von Lebensläufen, die Vorauswahl der besten Kandidaten, die Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen und die Entscheidung über die beste Übereinstimmung. Daher gibt es in dieser Phase mehr Berührungspunkte als in anderen, was den Prozess anspruchsvoll macht.
Deshalb ist es notwendig, die Bewerberauswahl zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Personalvermittler können dies erreichen, indem sie eine HR-Software implementieren, die den Zugang zu verschiedenen Funktionen an einem Ort ermöglicht und die Aktivitäten beschleunigt.
Alles geht schneller, wenn Personalverantwortliche verschiedene Aufgaben in einem einzigen Dashboard erledigen und Informationen zu den Bewerbern mühelos finden können. Aber sie können auch Videointerviews nutzen, da diese einfacher zu planen und durchzuführen sind.
Personalverantwortliche sollten auch die Vorstellungsgespräche strukturieren, um sicherzustellen, dass die Anforderungen einheitlich sind und sich diese Phase nicht in die Länge zieht. So können sie beispielsweise Kompetenztests und Fragebögen einführen, um unzureichend qualifizierte Bewerber von vornherein auszusortieren.
Personalverantwortliche können aber auch Planungs- und Stichwort-Tools in ihrem ATS verwenden, um relevante Informationen schnell zu finden und ihre Entscheidungsfindung zu erleichtern.
5. Bieten Sie ein ansprechendes Bewerbererlebnis
Die Qualität der Bewerbererfahrung wirkt sich oft auf den Einstellungsprozess aus und darauf, wie schnell Personalverantwortliche hochqualifizierte Talente gewinnen und einstellen können.
Personalvermittler können den Auswahlprozess verkürzen, indem sie Plattformen mit KI-gesteuerten Analysen nutzen, die ihre Entscheidungsfindung verbessern und die am besten geeigneten Kandidaten aufzeigen.
Sie können auch sicherstellen, dass die Bewerbung einfach ist und nicht mehrere Schritte erfordert. Das würde viele Bewerber davon abhalten, ihre Bewerbung abzubrechen, bevor sie fertig ist.
Die Unternehmen sollten auch ihr Employer Branding in den Vordergrund stellen, um kompatible und gleichgesinnte Talente anzuziehen. Prägnante und kreative Stellenanzeigen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Arbeitssuchenden verstehen, was die freie Stelle beinhaltet und was ihre täglichen Aufgaben umfassen würden.
Personalverantwortliche sollten regelmäßig mit ihren Bewerbern kommunizieren und sie während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden halten. Das erhöht das Engagement der Bewerber und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre Meinung ändern.
Die 6 besten Tipps zur Verbesserung Ihrer Einstellungsbemühungen
1. Erstellen Sie eine attraktive Karriereseite
Ihre Karriereseite ist für viele Arbeitssuchende die erste Anlaufstelle. Deshalb sollte sie korrekt, attraktiv und aktuell sein.
Bewerber sollten auf Ihrer Karriereseite alle Informationen über das Unternehmen und die verfügbaren Stellen finden und verstehen, wie es aussehen würde, bei Ihnen zu arbeiten. Nutzen Sie die Seite außerdem, um Ihre Arbeitsplatzkultur und die Erfahrungsberichte Ihrer Mitarbeiter hervorzuheben und die Arbeitssuchenden von einer Bewerbung zu überzeugen.
2. Üben Sie das Schreiben Ihrer Stellenbeschreibung
Verfassen Sie neue Stellenbeschreibungen, auch wenn in Ihrem Unternehmen keine freien Stellen verfügbar sind. Üben Sie und ermitteln Sie die wichtigsten Punkte und Informationen, die Sie erwähnen sollten.
Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kreativität und Genauigkeit und verstehen Sie es, die Bewerber mit Ihren Worten zu fesseln. Seien Sie informativ und transparent, denn Vergünstigungen, Sozialleistungen und Vergütung sollten kein Geheimnis sein.
Stattdessen sollten diese Elemente den Stellensuchenden zeigen, ob das Stellenangebot ihren Erwartungen entspricht und ob sie gut zu ihnen passen würden. Verwenden Sie außerdem eine integrative Sprache und einen freundlichen Ton, um Talente mit unterschiedlichem Hintergrund anzuziehen, die das Arbeitsumfeld diversifizieren könnten.
3. Rationalisierung des Einstellungsverfahrens
Nutzen Sie benutzerdefinierte Bewerbungsvorlagen, um den Einstellungsprozess zu standardisieren und zu beschleunigen. Beseitigen Sie überflüssige Aktivitäten und konzentrieren Sie sich nur auf diejenigen, die einen Mehrwert für Ihre Einstellungsbemühungen darstellen.
Beziehen Sie relevante Interessengruppen ein, um berufsbezogene Besonderheiten zu ermitteln und das ideale Kandidatenprofil zu erstellen. Überlegen Sie, wie Sie die Screening-Phase verkürzen und die Bewerber schneller durch die Pipeline bringen können.
4. Nutzen Sie Kandidatenbeurteilungen
Nutzen Sie Bewertungen der kognitiven Fähigkeiten und Fertigkeiten, um mehr über Ihre Bewerber zu erfahren und ihre Kompatibilität mit der Unternehmenskultur, dem Auftrag und den Zielen zu ermitteln. Sie sollten Ihnen auch Aufschluss darüber geben, ob die Bewerber über die notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Gewohnheiten verfügen, um die Stelle gut auszuführen.
Sie können Online-Tests verwenden oder eigene Tests erstellen, um sie auf das Branding des Unternehmens abzustimmen. Anhand dieser Tests können Sie auch feststellen, ob einige Bewerber ihre Erfahrungen und Qualifikationen in ihren Anschreiben und Lebensläufen übertrieben haben.
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5. Interviews fesselnder gestalten
Vorstellungsgespräche sind für die Bewerber in der Regel der stressigste Teil des Auswahlverfahrens. Das kann ihre Fähigkeit beeinträchtigen, ihr echtes Potenzial und ihre Motivation zu zeigen.
Überlegen Sie sich, wie Sie Vorstellungsgespräche zu Gesprächen machen können, in denen sich die Bewerber wohler fühlen und die sie ermutigen, selbstbewusst aufzutreten. Sie können auch Ihre bestehenden Mitarbeiter in den Prozess einbeziehen, damit die Bewerber Fragen stellen und die Besonderheiten der Arbeit in Ihrem Unternehmen verstehen können.
6. Personalisierte Leistungen für Mitarbeiter
Ermitteln Sie die Bedürfnisse und Probleme Ihrer Zielgruppe und setzen Sie diese Erkenntnisse in personalisierte Vergünstigungen für Ihre Mitarbeiter um. Vermeiden Sie die Einheitsformel, denn nicht jeder ist an einer Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder kostenlosen Programmierkursen interessiert.
Die von Ihnen angebotenen Leistungen sollten den Erwartungen der Bewerber entsprechen und ihnen das Leben erleichtern. Dies würde auch eine größere Zahl kompatibler Bewerber anziehen und ihre Integration in den Arbeitsplatz erleichtern.
Personalvermittler müssen verschiedene Schritte des Einstellungsverfahrens durchlaufen, um optimale Ergebnisse zu erzielen und die am besten geeignete Person für die freie Stelle einzustellen. Die moderne Technologie erleichtert dieses Unterfangen jedoch, da sie die Aktivitäten beschleunigt und Werkzeuge bereitstellt, die eine datengestützte Entscheidungsfindung ermöglichen.
Die cloudbasierte HR-Software von Manatal verfügt über alle Funktionen, die notwendig sind, um die beste Übereinstimmung zu ermitteln und die Anzahl der mühsamen Zuweisungen zu reduzieren. Darüber hinaus ermöglicht sie Recruitern eine regelmäßige interne und externe Kommunikation und bietet eine bessere Erfahrung für Bewerber.
Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Probieren Sie es stattdessen selbst aus.
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