7 Schritte zum Aufbau eines erfolgreichen Rekrutierungsprozesses

Die Einstellungslandschaft wird immer wettbewerbsintensiver und erfordert gut durchdachte Strategien, die es den Personalverantwortlichen ermöglichen, die am besten geeigneten Bewerber für eine Stelle zu finden. Der Kampf um Talente hat die Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen gestellt, die es ihnen schwer machen, qualifizierte Bewerber zu finden.

Die meisten stoßen jedoch bei der Suche nach Berufsanfängern auf größere Schwierigkeiten, da es diesen Arbeitssuchenden oft an einschlägiger Erfahrung und Qualifikation fehlt. Auch wenn die Arbeitgeber oft wählerisch sind und nur Personen mit umfassenden Branchenkenntnissen in Betracht ziehen, sind die Bewerber ebenfalls wählerisch und haben eine höhere Anzahl von Anforderungen als vor der Pandemie.

Diese Hindernisse erschweren den Einstellungsprozess und verlängern die Zeit bis zur Einstellung der am besten geeigneten Person. Hinzu kommt, dass Arbeitnehmer eher bereit sind, Arbeitsplätze zu kündigen, die ihren Ansprüchen und Bedürfnissen nicht gerecht werden.

So verließen im Jahr 2021 47,4 Millionen Menschen freiwillig ihren Arbeitsplatz, ein Phänomen, das als "Great Resignation" oder "Big Quit" bekannt ist. Obwohl dies zeigt, dass die Arbeitnehmer sich eher in der Lage fühlen, Veränderungen anzustreben und ihre Forderungen zu äußern, kann eine hohe Fluktuation die Stabilität des Unternehmens in Frage stellen.

Daher glauben viele Arbeitgeber, dass nichts wichtiger ist als die Einstellung und Entwicklung von Arbeitnehmern und die Förderung ihrer Zufriedenheit. Dennoch ist die Einstellung von Talenten oft unvorhersehbar und eine Herausforderung.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Personalvermittler dieses Unterfangen nicht meistern und die Schritte des Einstellungsverfahrens überwinden können.

Was ist ein Rekrutierungsprozess?

Die Personalbeschaffung ist der Prozess der Suche nach dem am besten geeigneten Bewerber für eine offene Stelle. Er umfasst verschiedene Schritte und Aktivitäten, wie z. B. die Ausarbeitung der Stellenbeschreibung, die Suche nach Kandidaten, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Auswahl der besten Talente, die Einstellung und das Onboarding der am besten geeigneten Personen.

An diesen Phasen kann ein Team von Personalfachleuten oder auch nur eine Person beteiligt sein. In der Regel hängt der Einstellungsprozess jedoch von den Bemühungen mehrerer Personalvermittler und Abteilungen ab.

Einige Unternehmen entscheiden sich für eine interne Rekrutierung, andere arbeiten mit Dritten zusammen, z. B. mit Headhuntern und Personalagenturen. Die meisten nutzen auch moderne Technologien, um ihre Bemühungen zu beschleunigen und die datengestützte Entscheidungsfindung zu verbessern. 

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Der Einstellungsprozess hat verschiedene Berührungspunkte. Personalverantwortliche müssen den Personalbedarf und Qualifikationsdefizite bewerten, um die Stellenausschreibung zu rechtfertigen. 

Sie müssen auch effiziente Strategien für die Anwerbung von Bewerbern festlegen, wie die Vorstellungsgespräche ablaufen und was sie für die Prüfung von Bewerbern benötigen. Die Unternehmen sollten aber auch die ethischen Aspekte der Personalbeschaffung berücksichtigen und für Transparenz, Fairness und Integration sorgen. 

Auch wenn dieser Prozess kurz sein kann, dauert er in den meisten Fällen einige Wochen. Eine schnelle Auswahlphase und ein schnelles Onboarding verbessern jedoch die Erfahrung der Bewerber und erhöhen die Bereitschaft der Bewerber, in der Rekrutierungspipeline zu bleiben. 

Einstellungsbemühungen sind effizienter, wenn Recruiter und Personalleiter die zuständigen Abteilungen konsultieren, bevor sie die Stellenanzeige verfassen und die Strategie zur Gewinnung von Talenten festlegen. Infolgedessen können sie klar definierte Erwartungen entwickeln und kritische Fragen für Vorstellungsgespräche und die Einarbeitung festlegen.

Bei der Einstellung von Mitarbeitern für kreative und IT-Aufgaben ist die Absprache mit anderen Abteilungen entscheidend. Jedes Unternehmen hat jedoch einen eigenen Einstellungsprozess, dessen Schritte von der Unternehmensgröße, -struktur, -branche und -zielen abhängen. 

Die Phasen und Anforderungen können sich aber auch je nach Stelle ändern. So sind beispielsweise die Anforderungen für Junior-Positionen weniger streng als für Management- und Führungspositionen.

Wie profitiert das Unternehmen von einem gut definierten Rekrutierungsprozess?

Der Rekrutierungsprozess stellt einen standardisierten Ansatz dar, um kompatible Kandidaten für verfügbare Stellen innerhalb eines Unternehmens zu finden und die Gleichberechtigung zu stärken. Er stellt sicher, dass die Personalverantwortlichen faire und gerechte Grundsätze und Strategien anwenden und die Bewerber auf der Grundlage von Leistungsprinzipien prüfen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Einführung eines klar definierten Einstellungsprozesses in einem Unternehmen entscheidende Vorteile bietet:

Verbessert die Produktivität

Das Ziel eines jeden Personalverantwortlichen ist es, einen Kandidaten zu finden, der ähnliche Werte, Ziele, Visionen und Erwartungen wie das Unternehmen hat. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein neuer Mitarbeiter am Arbeitsplatz und bei seinen täglichen Aufgaben wohlfühlt.

Die Personalverantwortlichen sind auch bestrebt, Personen mit großem Potenzial und relevanten Fähigkeiten und Kenntnissen einzustellen, da diese sich mit größerer Wahrscheinlichkeit in künftigen Positionen bewähren werden. Dies fördert auch einen gesunden Wettbewerb am Arbeitsplatz, verhindert Selbstgefälligkeit und erhöht die Produktivität.

Verhindert übermäßige Ausgaben von Ressourcen

Unternehmen ohne einheitliche Strategien und klare Einstellungsziele geben in der Regel mehr Mittel aus, als sie sollten. Das kann sich langfristig auf den Cashflow und die Geschäftskontinuität auswirken.

Andererseits leiten konsistente und vordefinierte Initiativen und Maßnahmen die Personalfachleute und Personalvermittler und begrenzen die Anzahl der Aktivitäten. Dadurch werden selten zu hohe Ausgaben getätigt und mehr Zeit als nötig für die Entscheidungsfindung und das Onboarding von Mitarbeitern benötigt.

Kultiviert größere Talentpools

Zu einem effizienten Einstellungsverfahren gehört die Entwicklung von Strategien zur Beschaffung von Bewerbern und eines umfangreichen Talentpools. Auf diese Weise bauen die Personalvermittler ein Netz von qualifizierten Fachkräften auf, die eine Stelle oder einen Wechsel suchen.

Außerdem ermöglichen stabile Talentpools eine schnellere Abwicklung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter und der Besetzung freier Stellen. Diese Bewerber haben die Screening-Phase bestanden, was den Einstellungsprozess beschleunigt und die Integration am Arbeitsplatz erleichtert.

Ermöglicht schnellere Besetzung offener Stellen

Die Personalverantwortlichen werden nicht nur ermutigt, einen großen Talentpool aufzubauen, sondern ihre Bemühungen werden auch durch klar definierte Schritte im Einstellungsprozess effizienter. Personalverantwortliche erfahren oft entscheidende Tricks und Tipps, wie sie Bewerber ansprechen und feststellen können, ob sie kulturell zu ihnen passen.

Dies führt zu einer höheren Genauigkeit bei der Vorauswahl von Bewerbern und einer geringeren Fluktuation. Mit der Zeit verbessert sich auch der Ruf des Unternehmens und die Arbeitszufriedenheit sowie die Attraktivität für Talente, da die Personalverantwortlichen lernen, die am besten geeigneten Bewerber zu identifizieren und Komplikationen zu vermeiden.

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Führt zu klareren Resultaten

Die Arbeitgeber erwarten von den Bewerbern, dass sie ehrlich über ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse Auskunft geben. Stellensuchende haben jedoch ähnliche Erwartungen an die Unternehmen und hoffen, eine Stelle zu bekommen, die mit den Angaben der Personalverantwortlichen in der Stellenbeschreibung übereinstimmt.

Einheitliche Rekrutierungsstrategien machen es den Personalverantwortlichen leichter, die Einstellungsergebnisse zu antizipieren und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Sie wissen, dass sie die Stellen, das Unternehmen und den Arbeitsplatz nicht überbewerten sollten, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.

7 Schritte im Rekrutierungsprozess, die HR-Fachleute für die besten Ergebnisse befolgen sollten

1. Identifizieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen

Jede Stellenausschreibung beginnt damit, dass der einstellende Manager einen bestimmten Bedarf decken muss. Ihr Team hat vielleicht mit einer erhöhten Arbeitsbelastung zu kämpfen, ein Mitarbeiter hat gekündigt oder es gibt Veränderungen in der Branche, die Fachleute mit besonderen Fähigkeiten und Erfahrungen erfordern.

Die Vergrößerung eines Unternehmens ist ebenfalls ein häufiger Grund für die Suche nach neuen Mitarbeitern und zusätzlicher Hilfe. Was auch immer der Grund ist, Personalverantwortliche müssen wissen, warum sie einstellen, denn nur so können sie das ideale Bewerberprofil kennen.

Daher müssen sie jede neue Aufgabe rechtfertigen und verstehen, wie sie zum Team und zum Unternehmen beitragen würde. Vielleicht würde sie eine Qualifikationslücke schließen oder die Aufgaben eines Mitarbeiters übernehmen, der gerade in den Ruhestand gegangen ist.

Es ist jedoch nicht immer einfach, den Geschäftsbedarf zu ermitteln und zu verstehen, ob eine Einstellung notwendig ist. Einstellungsleiter können jedoch einige Fragen beantworten, um ihre Entscheidungen datengestützt und begründet zu treffen.

• Welches Problem wird durch die Einstellung gelöst?
• Wenn wir in die Zukunft blicken (z. B. sechs Monate) und sehen, dass die Leistung des Teams steigt, was ist die Ursache dafür, und wie sieht es aus?
• Welche Schlüsselkennzahlen müssen verändert werden, um dieses Ergebnis in sechs Monaten zu erreichen?
• Welche Verhaltensweisen und Einstellungen braucht das Unternehmen? Was sollte der ideale Kandidat wissen und können?
• Über welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse sollte der Bewerber verfügen, um dem Unternehmen bei der Erreichung dieses Ziels zu helfen?
• Wenn wir uns unsere bestehenden Teams ansehen, welche Bereiche und Fähigkeiten fehlen?
• Verfügt jemand im Unternehmen über diese Fähigkeiten und könnte in die neue Rolle wechseln? Oder müssen wir jemanden mit kompatiblen Fähigkeiten und Erfahrungen einstellen?

Die Beantwortung dieser Fragen sollte den Personalverantwortlichen eine bessere Vorstellung von den geschäftlichen Anforderungen vermitteln, die sie erfüllen wollen. Sie werden auch die Fähigkeiten, Einstellungen, Ziele, Erfahrungen und Kenntnisse ermitteln, die ihr idealer Kandidat haben sollte, um in seiner zukünftigen Rolle gut abzuschneiden.

Einstellungsleiter sollten jedoch auch die Zustimmung der Führungsebene einholen und ihr Einstellungsbudget berücksichtigen, bevor sie die nächsten Schritte planen. Einige Unternehmen genehmigen möglicherweise nur begrenzte Ressourcen für den Einstellungsprozess, so dass die Personalverantwortlichen weniger Möglichkeiten haben, Talente zu gewinnen und zu werben.

2. Schreiben Sie eine realistische und prägnante Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibungen sind in der Regel der erste Kontakt zwischen dem Unternehmen und den Bewerbern. Daher sollten sie ehrlich, prägnant und informativ sein.

Stellenanzeigen sollten widerspiegeln, was Arbeitgeber von ihren künftigen Mitarbeitern erwarten. Sie sollten aber auch aufzeigen, was die Arbeitnehmer von der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen haben.

Einstellungsleiter und Personalverantwortliche sollten die nicht verhandelbaren Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse erläutern und die "Nice-to-haves" hervorheben. Sie sollten auch die alltäglichen Verantwortlichkeiten und Aufgaben erklären, damit die Mitarbeiter wissen, was sie erwartet.

Erstklassige Stellenbeschreibungen sollten Informationen zur Vergütung und zu den Vergünstigungen für Arbeitnehmer enthalten. Schließlich geht es nicht nur darum, was die Arbeitnehmer geben sollten, sondern auch darum, was sie bekommen könnten.

Sie sollten wissen, wie ihr Arbeitsalltag aussehen würde, welche Ziele sie erreichen könnten und ob das Unternehmen Weiterbildungsmöglichkeiten anbietet. Die Stellenanzeige sollte aber auch zur Unternehmenskultur passen und einen freundlichen, aber professionellen Ton haben.

Die folgenden Informationen sollten in jeder Stellenbeschreibung enthalten sein:

• Berufsbezeichnung und Abteilung des Unternehmens
• Standort (z. B. Remote-, Vor-Ort-, Hybrid-Arbeitsplatz)
• Arbeitszeiten (z. B. Vollzeit, Teilzeit, flexible Arbeitszeiten)
• Zusammenfassung und Anforderungen der Stelle
• Bevorzugte Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen
• Beschreibung des Unternehmens, einschließlich seiner Kultur, seines Auftrags und seiner Werte
• Gehalt und Vergünstigungen & Vorteile

Auch wenn dieses Beispiel verschiedene Punkte enthält, kann jedes Unternehmen die Beschreibung an seine Bedürfnisse und Präferenzen anpassen. Dennoch ist es wichtig, sich kurz zu fassen und Fähigkeiten und Qualifikationen auszuschließen, die sich nicht auf die Fähigkeit auswirken, die Aufgabe zu erfüllen.

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3. Stellen Sie Ihren Rekrutierungsplan auf

Personalverantwortliche sollten einen Einstellungsplan entwickeln, bevor sie zum nächsten Schritt im Einstellungsverfahren übergehen. Auf diese Weise sparen die Unternehmen Ressourcen und Zeit.

In dieser Phase werden die Strategien zur Gewinnung von Talenten und Bewerbern festgelegt sowie die Art und Weise, wie die Stellenanzeige bekannt gemacht werden soll, um sicherzustellen, dass die Leute von ihr erfahren. Personalverantwortliche sollten festlegen, wie sie die Karriereseite strukturieren, wo sie qualifizierte Bewerber finden können und wie sie diese ansprechen.

Sie sollten auch entscheiden, welche Stellenbörsen sie nutzen werden (wenn überhaupt) und wie viel sie für diese Werbung ausgeben können. Personalverantwortliche und Personalvermittler sollten jedoch auch die sozialen Medien und die Netzwerke, in denen sich ihre Zielgruppe am häufigsten aufhält, nicht außer Acht lassen.

Schließlich sollten sie überlegen, ob sie an Jobmessen und Veranstaltungen teilnehmen und Campusbesuche und Webinare organisieren. Obwohl die Rekrutierung mehrere Schritte umfasst, sollten Personalverantwortliche sie nicht als überwältigend empfinden, da die Erstellung eines präzisen Plans ihnen hilft, Prioritäten zu setzen.

4. Starten Sie die Phase der Kandidatensuche

Der nächste Schritt besteht darin, mit dem Aufbau einer Talentpipeline und der Vernetzung zu beginnen. Personalverantwortliche sollten ihr ideales Kandidatenprofil, ihre Bedürfnisse, Probleme und Ziele ermitteln.

Sie sollten aber auch die gleichen Plattformen wie ihre Bewerber nutzen und wissen, wie sie diese erreichen können. So können Unternehmen beispielsweise die Technologie nutzen, um Kandidaten direkt von LinkedIn zu importieren und sie dem ATS hinzuzufügen.

Sie können dieselbe Software verwenden, um ihre Stellenanzeigen in renommierten Jobbörsen zu veröffentlichen und alle eingehenden Lebensläufe in einem einzigen Dashboard zu speichern. Das macht die Bewerbersuche leichter zugänglich und effizienter.

5. Bewerten Sie die Bewerbungen von Bewerbern

Nachdem genügend relevante Bewerbungen eingegangen sind, ist es an der Zeit, diese zu bewerten. Ziel ist es, die Liste der qualifizierten Bewerber einzugrenzen und festzulegen, wer zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden soll.

Personalverantwortliche können dies tun, indem sie die Lebensläufe und Anschreiben mit den Stellenanforderungen vergleichen und diejenigen in die engere Wahl nehmen, die am besten zu passen scheinen. Sie können aber auch Spitzenkandidaten zu Kompetenztests einladen, um festzustellen, ob sie alltägliche Aufgaben erledigen können.

In diesem Stadium ist es gut, ein ATS und einen zentralen Zugang zu den Bewerbungen zu haben. Einige dieser Plattformen, wie die von Manatal, ermöglichen es den Personalverantwortlichen auch, Fragebögen und Tests an die Bewerber zu senden und datengestützte Einstellungsentscheidungen zu treffen.

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6. Interviews durchführen

Einige Unternehmen bevorzugen traditionelle persönliche Gespräche, während andere lieber Videobesprechungen durchführen möchten. Diese Entscheidung hängt auch von der technischen Infrastruktur und den Möglichkeiten eines Unternehmens ab.

Es ist jedoch von Vorteil, diesen Schritt flexibel zu gestalten und den Bewerbern die Möglichkeit zu geben, online an den Vorstellungsgesprächen teilzunehmen, wenn sie dies bevorzugen. Diese Entscheidung muss jedoch vor Beginn des Einstellungsverfahrens getroffen werden, damit die Personalverantwortlichen genügend Zeit haben, um gegebenenfalls nachzubessern.

Die typische Struktur eines Vorstellungsgesprächs beginnt mit der Vereinbarung eines Termins mit dem Bewerber, der Durchführung des Gesprächs, der Auswertung der Ergebnisse und der Entscheidung, wer zu einem weiteren Gespräch eingeladen oder eingestellt werden soll. Nachdem die am besten geeignete Person ausgewählt wurde, ist es an der Zeit, ihr ein offizielles Stellenangebot zu unterbreiten und die Einzelheiten zu vereinbaren.

Ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch hinterlässt bei den Bewerbern einen positiven Eindruck und führt dazu, dass sie gerne für das Unternehmen arbeiten möchten. So könnten sie den Arbeitgeber ihren Freunden und Bekannten empfehlen.

7. Stellar Onboarding anbieten

Der letzte, aber nicht weniger wichtige Schritt ist das Onboarding der Mitarbeiter. Hier lernt der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz, sein Team und seinen Vorgesetzten kennen.

Es gibt ihnen auch Zeit, sich in ihr Arbeitsumfeld zu integrieren und einen Einblick in ihre täglichen Aufgaben zu bekommen. Diese Phase kann sich auf die künftige Mitarbeiterbindung auswirken, auch wenn Personalverantwortliche die Bedeutung der Begrüßung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz oft vernachlässigen.

Ein gründliches Onboarding-Programm macht die Einstellung auch runder und bereitet die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben vor.

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Jedes Unternehmen muss verschiedene Schritte des Einstellungsprozesses durchlaufen, um sicherzustellen, dass es den am besten geeigneten Bewerber einstellt. Auf diese Weise können sie den Bewerbern eine gute Erfahrung und ein gutes Onboarding bieten, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit in der Zukunft führt.

Personalverantwortliche und Personalvermittler können diesen Prozess beschleunigen, indem sie moderne Technologie einsetzen und sicherstellen, dass alle Aktivitäten in einem einzigen Dashboard zugänglich sind. Manatal ist eine multifunktionale, cloudbasierte HR-Plattform, die Personalverantwortlichen hilft, den Einstellungsprozess reibungsloser zu gestalten.

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