Zeit ist für jeden Personalverantwortlichen ein kostbares Gut. Erstaunliche 67 % der Befragten geben an, dass sie für ein einziges Vorstellungsgespräch zwischen 30 Minuten und 2 Stunden benötigen. 56 % der Unternehmen haben eine eigene Person in ihrem Rekrutierungsteam, die für die Planung von Vorstellungsgesprächen zuständig ist. Damit ist klar, dass die Planung von Vorstellungsgesprächen ein wichtiger Teil des Rekrutierungsprozesses ist [1].
Die Verwendung von Terminplanungssoftware kann automatisch Terminkonflikte erkennen und alternative Zeiten oder Termine vorschlagen. Das Angebot flexibler Terminoptionen, wie Videointerviews oder Vorstellungsgespräche am frühen Morgen oder Abend, kann Bewerbern mit unterschiedlichen Zeitplänen entgegenkommen.
Lassen Sie uns diese Herausforderungen und Lösungen näher beleuchten und Ihnen praktische Tipps und Einblicke geben, um Ihren Prozess der Gesprächsplanung zu optimieren. Legen wir los!
Tools zur Planung von Interviews
Sie brauchen also das richtige Werkzeug, damit die Planung von Vorstellungsgesprächen reibungslos verläuft. Lernen Sie einige Tools für die Planung von Vorstellungsgesprächen kennen und verbessern Sie Ihre gesamte Einstellungspraxis.
Calendly
Auf dieser Plattform können Sie Ihre Verfügbarkeit anzeigen und den Bewerbern die für sie am besten geeignete Zeit mitteilen, wobei Bestätigungen und Erinnerungen automatisiert werden. Calendly lässt sich mit anderen Kalenderprogrammen wie Google und Outlook integrieren. Es unterstützt auch Videokonferenz-Tools wie Zoom und Microsoft Teams.
Manatal
Sie können entweder Gmail oder Outlook mit Manatal integrieren, um eine nahtlose Kommunikation mit den Kandidaten in Ihrer Pipeline zu ermöglichen. Sie können eine E-Mail-Vorlage erstellen, indem Sie gebrauchsfertige Vorlagen auf Manatal verwenden. Dann können Sie benutzerdefinierte automatisierte Aktionen erstellen und verwalten, die durch bestimmte Ereignisse auf der Plattform ausgelöst werden. Legen Sie eine Trigger-Aktion fest, die eine E-Mail mit Ihrem Calendly-Link versendet, wenn Sie einen Kandidaten in die Interview-Phase bringen.
{{cta}}
Google Kalender
Ein von Personalvermittlern häufig verwendetes Tool zur Planung von Vorstellungsgesprächen. Sie können Ereignisse speziell für Vorstellungsgespräche erstellen, Erinnerungen einstellen und Bewerber und Personalverantwortliche einfach zu dem Ereignis einladen. Außerdem können die Nutzer wiederkehrende Vorstellungsgespräche einrichten und die Erinnerungen an ihre Bedürfnisse anpassen. Google Calendar kann mit einem Google-Konto kostenlos genutzt werden und bietet Funktionen, die für die meisten Einzelnutzer geeignet sind. Für Unternehmen, die nach erweiterten Funktionen suchen, können Sie einen Blick auf die folgende Tabelle werfen:
Wie man eine E-Mail zur Terminvereinbarung für ein Vorstellungsgespräch schreibt
Das Verfassen einer E-Mail zur Terminvereinbarung für ein Vorstellungsgespräch unterstreicht Ihre Professionalität und Ihr Interesse an dem Bewerber. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine effektive E-Mail zur Terminvereinbarung für ein Vorstellungsgespräch schreiben:
- Betreffzeile: Ihre Betreffzeile sollte prägnant sein und den Zweck der E-Mail klar zum Ausdruck bringen. Zum Beispiel: "Anfrage für ein Vorstellungsgespräch: [Ihr Name] - [Stellenbezeichnung]".
- Begrüßung: Beginnen Sie die E-Mail mit einer professionellen Begrüßung und sprechen Sie den Empfänger vorzugsweise mit seinem Namen an.
- Einleitung: Stellen Sie sich kurz vor und erwähnen Sie die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, oder den Grund für die Anfrage nach einem Vorstellungsgespräch.
- Verfügbarkeit: Geben Sie eine Liste möglicher Termine und Zeiten an, zu denen Sie für das Gespräch zur Verfügung stehen. Geben Sie klar die Zeitzone an, um Terminschwierigkeiten zu vermeiden.
- Bestätigen Sie: Bitten Sie den Empfänger höflich um eine Bestätigung des Gesprächstermins und geben Sie seine Kontaktinformationen an, falls er Sie für weitere Einzelheiten erreichen muss.
- Dankeschön: Drücken Sie Ihre Dankbarkeit für die Gelegenheit zum Vorstellungsgespräch aus und danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und Aufmerksamkeit.
Automatisieren Sie Ihren Terminplanungsprozess
Um die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Neuplanung und Erinnerungen zu automatisieren, können Personalverantwortliche verschiedene Tools und Plattformen nutzen, die den Prozess rationalisieren. Hier sind einige Empfehlungen für Kalender- und Anruf- oder Videoanruf-Apps für Interviewer:
- Nutzen Sie Terminplanungstools wie Calendly oder Doodle, um den Bewerbern die Möglichkeit zu geben, Vorstellungsgespräche auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit zu wählen, so dass die Hin- und Her-Kommunikation bei der Terminplanung entfällt.
- Richten Sie automatische E-Mail-Erinnerungen ein, die Sie den Bewerbern vor dem Vorstellungsgespräch zusenden und in denen Sie Angaben zur Uhrzeit und zum Ort des Gesprächs (falls zutreffend) sowie zu den Vorbereitungsunterlagen machen.
- Integrieren Sie Kalendertools in Softwareplattformen für die Personalbeschaffung, um eine nahtlose Kommunikation und Aktualisierungen der Zeitpläne für Vorstellungsgespräche, Terminverschiebungen und die Verfügbarkeit von Bewerbern zu gewährleisten.
- Verwenden Sie automatisierte Follow-up-E-Mails oder -Nachrichten, um den Bewerbern nach dem Vorstellungsgespräch für ihre Zeit zu danken und ihnen die nächsten Schritte oder ein Feedback mitzuteilen.
Durch die Integration dieser Kalender- und Anruf-/Videoanruf-Apps sowie die Implementierung von Automatisierungstools können Personalverantwortliche den Terminplanungsprozess für Vorstellungsgespräche rationalisieren, manuelle Aufgaben reduzieren und einen effizienteren und effektiveren Einstellungsprozess gewährleisten.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine effiziente Planung von Vorstellungsgesprächen für einen reibungslosen Einstellungsprozess und eine positive Erfahrung der Bewerber entscheidend ist. Tools wie Manatal und Calendly können zusammen mit effektiven Kommunikationspraktiken wesentlich dazu beitragen, dieses Ziel zu erreichen. Durch die Automatisierung und Rationalisierung des Terminierungsprozesses für Vorstellungsgespräche können sich Personalverantwortliche stärker auf die Auswahl des richtigen Kandidaten für die Stelle konzentrieren.
-
Zitat
.png)
.webp)
.webp){kind=logo}
.webp)
.png){kind=small}
