Tools für die Personalbeschaffung: Wie können sie die Effizienz Ihrer Agentur steigern?

Die Arbeitswelt entwickelt sich ständig weiter, und die daraus entstehenden neuen Trends und Herausforderungen setzen Personalverantwortliche und Personalvermittler unter Druck. Die COVID-19-Krise war wahrscheinlich die störendste Veränderung, da sie bestehende Schwierigkeiten verschärft und neue geschaffen hat. 

Im Jahr 2020 müssen Personalvermittlungsagenturen agiler denn je sein und sich an eine veränderte Realität anpassen, in der die Einstellung überwiegend aus der Ferne erfolgt. Neben der Umstellung auf Online-Strategien müssen die Personalverantwortlichen auch die steigenden Erwartungen ihrer Kunden erfüllen.

Nach Angaben der Manpower Group haben fast sieben von zehn Unternehmen über Talentmangel und Einstellungsschwierigkeiten berichtet - ein Höchststand seit 15 Jahren. Viele Arbeitgeber sehen sich in der Zeit nach der Pandemie mit einem Mangel an qualifizierten Bewerbern konfrontiert, was ihre Einnahmen und ihre Leistung gefährden könnte. 

Auf die Personalvermittlungsagenturen könnte daher mehr Arbeit denn je zukommen, da sie sich bemühen müssen, den Bedürfnissen ihrer Kunden gerecht zu werden und hochwertige Bewerber in einem begrenzten Talentpool zu finden. Der Umfang der Aufgaben könnte ihre Ressourcen übersteigen und sie unvorbereitet treffen. 

Was bedeutet das für die Personalvermittler und ihre Effizienz?

Herausforderungen nach der Pandemie, die die Effizienz von Personalvermittlungsagenturen beeinträchtigen könnten

Personalvermittler haben ständig mit verschiedenen Schwierigkeiten zu kämpfen, die den Einstellungsprozess ins Stocken bringen und ihre Ressourcen und Bemühungen übersteigen können. Die Pandemie hat jedoch eine Reihe zusätzlicher Schwierigkeiten geschaffen, die Strategien erfordern, die es Personalvermittlern ermöglichen, ihre Effizienz zu steigern.

Das kann jedoch ein mühsames Unterfangen sein, wenn ihnen das Verständnis für die Komplexität und den Umfang potenzieller Herausforderungen fehlt. Daher sollte der erste Schritt zur Steigerung ihrer Leistung darin bestehen, zu ermitteln, was ihre Initiativen gefährden könnte.

Hier sind die fünf größten Schwierigkeiten, denen sich Personalvermittler in der Zeit nach dem COVID stellen müssen.

1. Die große Resignation

Personalvermittler haben es mit einem der schlimmsten Talentmängel der letzten Jahrzehnte und mit der großen Resignation zu tun. Immer mehr Menschen kündigen nach der Pandemie ihren Arbeitsplatz, so dass die Arbeitgeber dringend Ersatz suchen.

Das bedeutet, dass Personalvermittler mit einem Zustrom von Unternehmen konfrontiert werden könnten, die an einer Einstellung interessiert sind, was für Personalvermittler stressig sein könnte.

Außerdem erhalten viele Personalvermittler Angebote von Unternehmen mit schlechten Bedingungen für ihre Mitarbeiter, was zu Kündigungen führt. Dies stellt eine Herausforderung dar, da es den Personalvermittlern schwer fallen könnte, genügend interessierte und qualifizierte Bewerber zu finden.

Andererseits könnten diese Unternehmen viele Erwartungen und Anforderungen haben, um eine Fluktuation der Mitarbeiter zu vermeiden. Personalvermittler, die diese Standards nicht erfüllen, riskieren, schlechte Ergebnisse zu liefern oder einen Kunden zu verlieren. 

Der Einstellungsprozess selbst ist vielleicht nicht das einzige Problem. In Anbetracht der Tatsache, dass immer mehr Unternehmen und Betriebe nach Personalvermittlungsagenturen suchen, um freie Stellen zu besetzen, könnte es schwierig sein, deren Kontaktdaten zu ermitteln.

Infolgedessen könnte es für Personalvermittler, die sich mit der Kundenverwaltung schwer tun, noch schwieriger werden, ihre Leads in der Ära des großen Rücktritts zu steuern. Aus diesem Grund benötigen Agenturen effiziente Tools und Plattformen für die Zusammenarbeit, die ihnen helfen, Kunden zu verfolgen und mit ihnen in Kontakt zu bleiben. 

2. Fehlende Teamzusammenarbeit

Kommunikation ist in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Headhunting-Agenturen bilden da keine Ausnahme. Obwohl sie in der Regel klein sind, müssen sie eine transparente und rasche Zusammenarbeit über alle Funktionen hinweg aufbauen. 

Auch wenn die Verantwortung für einen bestimmten Aspekt der Umsetzung der Vision eines Kunden oder der Beschaffung von Kandidaten von der Hierarchie abhängt, sollten alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Daher müssen Personalvermittler jeden Schritt des Prozesses kommunizieren und die Aktivitäten auf das Gesamtziel abstimmen.

Die Pandemie hat jedoch die Kommunikation zwischen der Unternehmensleitung, den Personalverantwortlichen und den Personalvermittlern erschwert, da die Arbeit in eine entfernte Umgebung verlagert wurde. Wenn also der Kundenbetreuer vergisst, Informationen mit dem Einstellungsleiter auszutauschen, kann es sein, dass sie den Bedürfnissen ihrer Kunden nicht gerecht werden. 

Aus diesem Grund sollten Personalvermittler sicherstellen, dass Fernarbeit und Einstellungen die Kommunikation nicht stören. Alle sollten auf der gleichen Seite stehen und Aktualisierungen, Dokumente und Daten austauschen.

Eine enge Zusammenarbeit ist für die Effizienz unerlässlich, da sie schnelle Verfahren und einen datengestützten Ansatz ermöglicht. Jeder Personalvermittler sollte jedoch Tools nutzen, die eine transparente Kommunikation und Teamarbeit über die gesamte Organisationsstruktur hinweg fördern. 

3. Unzureichende technische Hilfsmittel

Der digitale Wandel und hybride Arbeitsformen erfordern eine leistungsfähige technische Infrastruktur, die die Effizienz eines Personalvermittlers erhöht. Einschlägige Tech-Tools können Personalvermittlern helfen, sich in der sich ständig verändernden Welt zurechtzufinden und intern und extern einfacher zu kommunizieren. 

Ohne eine allumfassende Software könnte es für Personalvermittler schwierig sein, Aufgaben zu delegieren und zu verfolgen, was jeder von ihnen tut. Sie sollten ständig über die Aufgaben und Aktivitäten ihrer Teammitglieder auf dem Laufenden sein, um die Kunden zu binden.

Das ist eine schwierige Aufgabe, da Personalvermittler in der Zeit nach der Pandemie möglicherweise mehrere Kunden mit mehreren offenen Stellen betreuen müssen. Aus diesem Grund sollten Headhunting-Agenturen eine zentralisierte Plattform nutzen, die allen Beteiligten den gleichen Zugang ermöglicht. 

Diejenigen, die sich nicht an die technischen Anforderungen der Zukunft der Arbeit anpassen und stattdessen manuelle Prozesse beibehalten, könnten Schwierigkeiten haben, qualifizierte Kandidaten für ihre Kunden zu finden. Personalvermittler müssen über ausreichende technologische Kapazitäten verfügen, die ihre Effizienz steigern und jeden Schritt des Einstellungsverfahrens unterstützen. 

4. Unzureichende Software-Schulung

Obwohl nicht alle Personalvermittler über die geeignete Ausrüstung für die Umstellung auf die Ferneinstellung verfügten, hatten viele bereits erstklassige Tools und Plattformen, um ihre Prozesse zu beschleunigen. Eine Software für die Personalbeschaffung reicht jedoch möglicherweise nicht aus, wenn die Personalvermittler und Personalleiter nicht wissen, wie sie sie nutzen können. 

Leider erwarten Chefs und Vorgesetzte oft von ihren Mitarbeitern, dass sie neue Technologien ohne jegliche Unterstützung nutzen. Das ist nicht nur stressig für die Personalvermittler, sondern kann sich auch nachteilig auf die Gewinnung und Bindung neuer Kunden auswirken.

Personalverantwortliche und Personalvermittler sollten über umfassende Kenntnisse aller Instrumente verfügen, die sie bei ihrer täglichen Arbeit einsetzen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Eine angemessene technologische Infrastruktur mag für die Zeit nach der Pandemie unerlässlich sein, aber wenn das Team von Personalverantwortlichen wenig bis gar nichts über die neue Software weiß, werden sie wahrscheinlich Fehler machen. 

Aus diesem Grund ist eine ansprechende und informative Schulung ein Muss. Vor der Einführung neuer Technologien sollten Personalvermittler zunächst die Zustimmung des gesamten Teams einholen.

Der nächste Schritt ist die Vorbereitung einer eingehenden und interaktiven Schulung, die es Ihrem Vertriebsteam und den Personalverantwortlichen ermöglicht, die Funktionen der Software aus erster Hand kennenzulernen. Es sollten keine Zweifel an den Möglichkeiten der neuen Systeme bestehen, damit die Mitarbeiter den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können. 

5. Besser vorbereiteter Wettbewerb

Viele Unternehmen glauben fälschlicherweise, dass es ausreicht, sich nach einer Pandemie über Wasser zu halten. Auch wenn sie sich erst an die neuen Gegebenheiten anpassen müssen, könnten Fehler und Verzögerungen für eine Agentur schädlich sein.

Die Produktivität muss gleich bleiben wie vor der COVID-Krise oder steigen. Andernfalls wird ein anderer, besser vorbereiteter Personalvermittler die Kunden abwerben und seine Konkurrenten übertreffen. 

Die meisten Menschen und Unternehmen haben während der Pandemie ihr Leben, ihre Karriere und ihre Entscheidungen in Frage gestellt. Infolgedessen weigert sich die Mehrheit, sich mit dem Durchschnitt oder mit etwas zufrieden zu geben, das zu Unsicherheiten führen könnte. 

Daher sollte jede Personalvermittlungsagentur nach Spitzenleistungen streben, um Kunden anzuziehen und zu binden und Umsätze zu erzielen. Das bedeutet transparente Kommunikation, effiziente Strategien, relevante Technologie und einfache Zusammenarbeit. 

Potenzielle Kunden werden schnell erkennen, dass die Agenturen nicht bereit sind für ein höchst verantwortungsvolles Unterfangen und sich anderswo umsehen. Die große Resignation wird die Unternehmen also dazu zwingen, kein Risiko einzugehen und nur Personalvermittlungsagenturen zu beauftragen, die die besten Talente finden. 

Aber was ist der sicherste Weg, um Leads zu konvertieren, erfolgreiche Personalbeschaffung zu betreiben und die Effizienz zu steigern? - Ziel ist es, Technologien einzusetzen, die Personalvermittlern helfen, diese Ziele zu erreichen und die Herausforderungen der Zukunft nach der Pandemie zu meistern. 

Der enge Zusammenhang zwischen Personalbeschaffungsinstrumenten und Effizienz

Die Zeit der manuellen Prozesse ist längst vorbei. Obwohl die Personalbeschaffung und das Kundenmanagement immer Aufgaben und Unternehmungen beinhalten werden, die ausschließlich von menschlichen Fähigkeiten abhängen, kann die Automatisierung alle mühsamen Aufgaben übernehmen. 

Das Sammeln von Daten in Tabellenkalkulationen, das Nachverfolgen von Kundendaten in Excel und herkömmliche Hintergrundprüfungen nehmen zu viel Zeit in Anspruch und behindern die Produktivität. Deshalb greifen viele Unternehmen und Personalvermittler auf Tools zurück, die ihre Bemühungen maximieren und die Aktivitäten beschleunigen können. 

Es ist kein Wunder, dass 98 Prozent der Fortune-500-Unternehmen Software für die Personalbeschaffung einsetzen. So geben 68 Prozent der Personalverantwortlichen an, dass die beste Möglichkeit zur Verbesserung der Personalbeschaffungsleistung in den nächsten fünf Jahren in der Investition in eine neue Einstellungstechnologie besteht. 

Technologie wird unweigerlich zu einem festen Bestandteil des Personalwesens, und Personalvermittler sollten von dieser Entwicklung profitieren. Aufgrund der Automatisierung stehen Kundenmanagement, datengesteuerter Ansatz und Effizienz in engem Zusammenhang mit Personalbeschaffungstools. 

Tools für die Personalbeschaffung ermöglichen es Personalleitern, Personalvermittlern und Vertriebsteams, ihre Prozesse zu rationalisieren, flexibler zu sein und die Produktivität zu steigern. Diese Methoden sind ideal für die Automatisierung von Verfahren und Aktivitäten, die keine menschliche Aufsicht oder Handhabung erfordern. 

Auch wenn manche sagen, das sei eine Abkürzung, die dazu führt, dass Menschen ihre Arbeitsplätze an künstliche Intelligenz verlieren, ermöglicht es die Technik den Menschen, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, die einen höheren Wert schaffen. So können beispielsweise Tools für die Personalbeschaffung die Personalvermittler unterstützen.

Sie optimieren die Produktivität, analysieren Daten, gewährleisten Genauigkeit und fördern die kontinuierliche Kommunikation. Darüber hinaus helfen Recruiting-Tools Headhunting-Agenturen dabei, dauerhafte Beziehungen zu Kunden aufzubauen und zu pflegen und deren Engagement zu steigern. 

Es gibt jedoch verschiedene Arten von Tools für unterschiedliche Bedürfnisse. Für Personalvermittlungsagenturen, die die Beziehungen zu ihren Kunden verbessern und die Rekrutierung steigern wollen, ist ein Tool namens Customer Relationship Management (CRM) die beste Option. 

Laut einer Findstack-Umfrage gaben 74 Prozent der Befragten an, dass CRM-Lösungen ihnen einen besseren Zugang zu Kundendaten verschaffen und einen personalisierten Service ermöglichen. Es macht Sinn, dass die CRM-Technologie bis 2028 weltweit rund 128,97 Milliarden USD wert sein dürfte.

Immer mehr Unternehmen kaufen ein CRM für die Personalbeschaffung, um ihren Einstellungsprozess, ihre Produktivität und ihre Zusammenarbeit zu verbessern. Bevor Sie sich für eine Investition in dieses Rekrutierungstool entscheiden, sollten Sie Folgendes über CRM und seine Vorteile wissen. 

Wie kann Recruitment CRM die Effizienz von Personalvermittlungsagenturen steigern?

Das CRM für die Personalbeschaffung umfasst eine Reihe von Softwarelösungen mit Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, die Kommunikation mit potenziellen Interessenten und Kunden zu koordinieren. Unternehmen nutzen es in der Regel, um ihre Einnahmen zu steigern, die Beziehungen zu Kunden und Stakeholdern zu stärken und Daten zu sammeln und zu organisieren. 

CRM unterscheidet sich von Software für das Bewerbermanagement, da es sich auf Geschäftskontakte und den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentriert. Hier erfahren Sie, wie die Integration eines CRM-Systems für die Personalbeschaffung Ihrem Team zu mehr Effizienz verhelfen kann.

1. Datengenauigkeit

Tabellenkalkulationen sind für viele Headhunting-Agenturen immer noch die wichtigste Datenquelle. Das ist zwar nicht grundsätzlich falsch, kann aber aufgrund schlechter Datenverwaltung oder unzureichender Aufmerksamkeit zu Ungenauigkeiten führen. 

Ein kleiner Fehler kann jedoch zu schweren Misserfolgen führen, da Sie Gefahr laufen, mit falschen Informationen zu arbeiten. Wenn Sie die Details der verfügbaren Stellen, den Zeitplan für die Einstellung oder die Ziele des Kunden falsch verstehen, könnten Sie in eine Endlosschleife von Fehlern geraten. 

Es ist nicht verwunderlich, dass viele Headhunting-Agenturen erst dann verstehen, was sie falsch gemacht haben, wenn sie dem Kunden ihre Ergebnisse geliefert haben. Wenn Ihre Agentur in diese Situation gerät, könnten Sie Ressourcen, Zeit und einen Kunden verlieren. 

In der Zeit nach der Pandemie, in der die Unternehmen aufgrund der großen Resignation möglicherweise höhere Erwartungen haben, könnten derartige Fehler Ihrem Ruf schaden. 

Außerdem könnte die Übermittlung ungenauer Ergebnisse Sie als unprofessionell erscheinen lassen. Infolgedessen könnte es für Sie schwierig werden, in Zukunft Leads zu konvertieren und Ihre langjährigen Kunden zu binden. 

Daher sollten Sie potenziell ungünstige Online-Bewertungen und negative Kundenerfahrungen um jeden Preis vermeiden. Der sicherste Weg, dies zu erreichen, ist die Einbindung eines CRM-Systems für die Personalbeschaffung und die Sicherstellung der Kundenbindung.

Darüber hinaus stellt diese Software sicher, dass jedes Detail korrekt ist, so dass sich Ihr Team auf andere Aspekte des Aufbaus einer Beziehung zum Kunden konzentrieren kann. Mit einem CRM werden die Daten an einem Ort zentralisiert, und alle Beteiligten können problemlos darauf zugreifen. 

2. Verfolgen und Verwalten von Kunden

Mit einem allumfassenden CRM können Sie die Daten aller Kunden und potenziellen Kunden nahtlos eingeben. Das macht es einfacher, ein genaues Profil Ihrer Leads zu erstellen und sie adäquat anzusprechen. 

Sie müssen die Informationen nicht mehr in Tabellenkalkulationen oder verstreuten Dateien aufbewahren. Stattdessen werden Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, wichtige Kontaktpersonen und Branchen an einem Ort gespeichert, auf den Sie mit einem Klick zugreifen können.

So stehen Ihnen die wichtigsten Informationen zur Verfügung, so dass Sie mit dem Markt Schritt halten und auf der Grundlage genauer Daten arbeiten können. CRM hat also weitere Vorteile, die Ihrer Headhunting-Agentur zu mehr Effizienz verhelfen. 

Als Software mit einem übersichtlichen Dashboard wird es Ihnen leicht fallen, den Status all Ihrer Kunden und potenziellen Leads zu überwachen. Das bedeutet, dass Sie Kundenprofile und ihre Fortschritte gleichzeitig verfolgen können, ohne ein Detail zu übersehen. 

Darüber hinaus verfügt ein CRM für die Personalbeschaffung über eine Pipeline-Ansicht, die es Ihnen ermöglicht, Kontakte nach Ihren Bedürfnissen zu organisieren. Sobald Sie jemanden in Ihren Kundenpool aufgenommen haben, können Sie seinen Fortschritt während des gesamten Prozesses verfolgen und den Umsatz steigern. 

3. Schneller Zugriff auf Kundendaten an jedem Ort

Viele Personalverantwortliche und Personalvermittler arbeiten aus der Ferne, so dass es verlockend ist, Aufgaben wenn möglich von ihrem Mobiltelefon aus zu erledigen. Wenn sich jedoch alle Kundendaten im Büro oder auf einem Firmencomputer befinden, auf den sie von zu Hause aus nicht zugreifen können, kann das heikel sein. 

Mit einem erstklassigen CRM kann sich Ihr Team von überall aus anmelden und Informationen finden. Mit cloudbasierter Software, wie dem Customer Relationship Management System von Manatal, spielt der Standort keine Rolle. 

So können Sie auf alles zugreifen, was Sie brauchen, egal ob Sie im Büro sind oder Ihr Telefon benutzen. CRM bietet eine Lösung für die Dateneingabe, mit der Sie problemlos eine Datenbank aufbauen und je nach Bedarf nutzen können. 

4. Verbesserte Strategien für die Konvertierung von Leads

Wenn Sie ein CRM für die Personalbeschaffung integrieren, haben Sie Zugriff auf alle Details zum Fortschritt der Lead-Konvertierung. Auf diese Weise bemerken Sie, wenn der Prozess langsamer als gewöhnlich verläuft, können Rückschläge erkennen und Ihre Strategien anpassen. 

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Bemühungen in die richtige Richtung zu lenken und sicherzustellen, dass die Leads in der Pipeline vorankommen und positiv auf Ihre Initiativen reagieren. Darüber hinaus ermöglicht CRM die Anpassung der Pipeline und macht die Verwaltung mühelos. 

So können Sie es an Ihren Vertriebsprozess anpassen und dessen Struktur bestimmen, was das Dashboard vereinfacht und für Ihre Teammitglieder leichter zugänglich macht. 

Außerdem kann man jedem Kunden einen bestimmten Anwerber zuweisen und verfolgen, ob er den Trichter durchläuft. Das macht auch eine Konversion wahrscheinlicher, weil jeder Anwerber seine Zeit dem potenziellen Kunden widmen und Vertrauen einflößen kann. 

Außerdem können Sie mit CRM-Software Zeitpläne für die Nachverfolgung festlegen und entscheiden, wie oft Sie die Leads kontaktieren und wann Sie sie anrufen werden. 

5. Verbesserte Teamzusammenarbeit

Mit CRM für die Personalbeschaffung und Tools zur automatischen Synchronisierung von Daten können alle Teammitglieder Informationen nachverfolgen und das Geschäft gemeinsam vorantreiben. Es ist jedoch empfehlenswert, eine Software zu wählen, die über die Rückverfolgung von Daten hinausgeht. 

Das CRM von Manatal verfügt beispielsweise über eine Kommunikationsschnittstelle, die es Personalverantwortlichen und Recruitern ermöglicht, alle am Prozess Beteiligten direkt auf der Plattform zu kontaktieren. So können sie Einladungen zu Veranstaltungen versenden, E-Mail-Nachrichten verschicken oder Notizen hinzufügen. 

Außerdem muss sich niemand Sorgen machen, dass die Informationen verloren gehen, denn das System verfügt über eine automatische Speicherfunktion, die sicherstellt, dass jedes Teammitglied die für seine Aufgaben relevanten Daten sieht. Mit diesem Tool ist es auch einfach, Daten aus dem Vorjahr zu überprüfen oder Kunden und Leads erneut zu besuchen. 

Schlussfolgerung

Die Pflege von Kundenbeziehungen und dauerhaften Verbindungen ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die durch Technologie und Automatisierung unterstützt werden muss. Mit Tools wie Recruitment CRM können Headhunting-Agenturen ihre Strategien verbessern und die Effizienz steigern. 

Es ist jedoch nicht verhandelbar, ein allumfassendes CRM für die Personalbeschaffung zu wählen, das zuverlässig ist und es Ihnen ermöglicht, die Personalbeschaffung in der Post-Pandemie-Ära mit Leichtigkeit zu bewältigen. Manatal bietet ein fortschrittliches CRM für die Personalbeschaffung, das eine nahtlose Zusammenarbeit und die Umwandlung von Leads gewährleistet.

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