Recruitment SaaS vs. Recruiting mit Excel oder Google Sheets: Pro und Kontra

Die Personalbeschaffung ist ein zeitaufwändiger und anspruchsvoller Prozess, der den Einsatz von Ressourcen, Geduld und Hingabe erfordert. Auf eine Stellenanzeige eines Unternehmens gehen im Durchschnitt 250 Bewerbungen ein.

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Neben der regelmäßigen Prüfung einer großen Zahl von Bewerbungen müssen die Personalverantwortlichen dafür sorgen, dass keine Tätigkeit zu viel Zeit in Anspruch nimmt und dass jeder Bewerber eine positive Erfahrung macht. Um das Recruiting voranzutreiben, müssen Personalverantwortliche und Recruiter eine Vielzahl von Methoden und Technologien einsetzen.

Aus diesem Grund verwenden Personalvermittler Methoden, die den Prozess erleichtern und die Einstellung beschleunigen. Im Allgemeinen können diese Methoden sowohl traditionell als auch modern sein.

Obwohl 81 Prozent der Führungskräfte angaben, dass sie ohne HR-Technologie nicht in der Lage gewesen wären, während der Pandemie effektiv zu arbeiten, verlässt sich eine überraschende Anzahl von Personalverantwortlichen immer noch auf archaische Rekrutierungsmethoden. 

Das könnte daran liegen, dass sie Investitionen in moderne Technologie und Mitarbeiterschulungen vermeiden wollen. Aus diesem Grund könnten vielen Personalverantwortlichen die Fähigkeiten und das Selbstvertrauen fehlen, um HR-Software zu nutzen. 

Die Menschen fühlen sich oft mit traditionellen Methoden wohler oder wissen nicht, dass es günstigere und innovative Software gibt, die effiziente Funktionen bietet.

Der Verzicht auf moderne Instrumente für die Personalbeschaffung könnte jedoch dem Geschäft schaden und den Einstellungsprozess weniger effizient machen, als er sein könnte. 

Hier erfahren Sie alles, was Sie über beide Ansätze wissen sollten. 

Traditionelle Instrumente für die Personalbeschaffung

Die meisten Personalabteilungen verwendeten Excel und Google Sheets, um ihre Einstellungsdaten und -ziele zu überwachen, bevor die digitale Transformation einsetzte. Aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit wurden diese Technologien zu einem wesentlichen Bestandteil des Prozesses. 

Daher nutzen Fachleute aus verschiedenen Branchen diese Tools seit über 20 Jahren für alle möglichen Aufgaben, z. B. für die Erstellung einer Liste von Leads, die Planung von Budgets, die Überwachung von Einnahmen usw. Obwohl es sich vor einigen Jahrzehnten um innovative Programme handelte, hat die Technologie seitdem einen langen Weg zurückgelegt. 

Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen und Organisationen immer noch auf Excel und andere Microsoft Office-Produkte, um ihre Einstellungsprozesse durchzuführen. Hier sind die Vor- und Nachteile ihrer Verwendung.

Excel oder Google Sheets für die Personalbeschaffung

Herkömmliche Methoden zur Verfolgung des Einstellungsprozesses mit Excel- oder Google Sheets-Tabellen umfassen die Erstellung von Arbeitsmappen oder das Herunterladen von Vorlagen aus dem Internet. Dort können Personalverantwortliche Bewerberdaten, Informationen zum Bewerbungsstatus, Lebensläufe, Zeitpläne für Vorstellungsgespräche, Ergebnisse des Auswahlverfahrens, Informationen zum Onboarding usw. hinzufügen.

Diese Plattformen bieten zwar viele Anpassungsmöglichkeiten, können aber je nach Anforderungen und Umfang der gespeicherten Daten auch sehr komplex und mühsam sein.

Vorteile der Verwendung von Excel bei der Personalbeschaffung

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Excel bei der Personalbeschaffung:

• Weit verbreitet, erschwinglich und "einfach zu bedienen " - Da Google Sheets und Excel so vielseitig sind, werden sie von den meisten Unternehmen und Abteilungen in der einen oder anderen Form verwendet. Dies führt dazu, dass die meisten Mitarbeiter in der Lage sind, die grundlegenden Funktionen dieser Anwendungen zu nutzen, ohne dass sie eine Schulung benötigen.
• Einfaches Speichern großer Datenmengen - Personalvermittler können Excel zum Speichern und Zusammenfassen von Daten verwenden. Dies ist jedoch nicht skalierbar, da die Benutzer Mühe haben werden, einen bestimmten Bewerber oder Kunden zu finden, da sie sich in Tausenden von Zeilen und Arbeitsblättern verlieren. 
• Hervorhebung von Daten mit bedingter Formatierung - Personalverantwortliche können bedingte Formatierung nutzen, um bestimmte Werte hervorzuheben. Das ist praktisch, wenn sie Tabellen mit ihren Vorgesetzten und Teams besprechen oder wenn sie Analysen und Berichte erstellen.
• Hochgradig anpassbar - Diese Aussage ist mit Vorsicht zu genießen. Während in der Theorie alles mit Excel oder Google Sheets möglich ist, sind komplexe Anpassungen in der Praxis für den Durchschnittsnutzer unerreichbar und könnten sogar einen Entwickler erfordern. Auch wenn das Endergebnis den Anforderungen entsprechen mag, sind hochkomplexe Tabellen wahrscheinlich nicht so funktional wie eine spezielle Software für die Personalbeschaffung.

Nachteile der Verwendung von Excel und Google Sheets bei der Personalbeschaffung

Das ist der Grund, warum diese Programme mit der neuen Technik nicht Schritt halten können:

1. Es gibt kein Applicant Tracking System

Ein großer Nachteil von Excel und Google Sheets ist, dass sie nicht speziell für die Personalbeschaffung entwickelt wurden, d. h., sie bieten Personalbeschaffern nicht den Zugang zu allen relevanten Tools an einem Ort und direkt aus der Box. Diese Programme enthalten kein Applicant Tracking System, ein Muss für eine schnelle und datengesteuerte Personalbeschaffung. 

ATS ermöglichen es Personalleitern und -teams in der Regel, verschiedene Funktionen zur Bewerbersuche zu nutzen, die es einfacher machen, die am besten geeigneten Bewerber zu erreichen und zu identifizieren. Das bedeutet auch, dass Excel und Google Sheets keine künstliche Intelligenz nutzen und nicht in der Lage sind, aussagekräftige Daten zu liefern, Informationen zu konsolidieren oder Datenbanken zu durchsuchen. 

2. Keine Software für das Kundenbeziehungsmanagement 

Die meisten cloudbasierten Technologielösungen enthalten CRM-Software, die es Personalvermittlern ermöglicht, die kontinuierliche Kommunikation mit Kunden und Interessengruppen zu fördern. Excel und Google Sheets verfügen jedoch nicht über Mittel, die die Zusammenarbeit unterstützen oder Nachrichten ermöglichen. 

Kundenbetreuer müssen in der Lage sein, begrenzte Informationen mit ihrem Team und Dritten auszutauschen, und sie müssen externe Kanäle zur Kommunikation nutzen. Dies ist mit Excel und Google Sheets nicht möglich, so dass Ihr Team im Nachteil ist. 

3. Kein Resume Parser

Obwohl es möglich ist, Links zu Lebensläufen von Bewerbern in Google Sheets und Excel einzufügen, ist es unmöglich, sie zu analysieren und die Informationen zu nutzen, um die am besten geeigneten Kandidaten zu identifizieren. Heutzutage umfasst die HR-Technologie in der Regel einen Lebenslauf-Parser, ein Tool, das die Daten von Bewerbern auswertet und sie mit relevanten Rollen und Positionen abgleicht. 

4. Keine Berichte und Analysen

Excel und Google Sheets ermöglichen zwar die Verwendung von Formeln und Datenzusammenfassungen, aber moderne Tools sind datengesteuert, genauer und können größere Datenmengen verarbeiten. SaaS für die Personalbeschaffung umfasst Berichte und Analysen, die für ein umfassendes Verständnis der Personalbeschaffungsmaßnahmen und die Ermittlung der besten Verbesserungen unerlässlich sind. 

5. Kein zentrales Dashboard

Für einen reibungslosen Rekrutierungsprozess ist eine benutzerfreundliche Pipeline erforderlich, die es einfach macht, Bewerberprofile und relevante Daten zu finden und den Fortschritt zu verfolgen. Allerdings verfügen weder Excel noch Google Sheets über ein zentrales und anpassbares Dashboard, in dem Recruiter mit wenigen Klicks finden, was sie brauchen. 

6. Keine Tools für die Teamzusammenarbeit

Excel und Google Sheets kommen kollaborativen Tools am nächsten, wenn es um Kommentare und den gemeinsamen Zugriff auf Dateien für Teammitglieder geht. Diese Funktionen sind jedoch für gute Teamarbeit und effiziente Kommunikation notwendig. 

Infolgedessen fehlen in Google Sheets und Excel Funktionen, die es Personalverantwortlichen und Dritten ermöglichen, direkt im Dashboard zu interagieren und über den Auswahlprozess und die Anpassung der Strategie zu entscheiden. 

7. Begrenzte Anpassung

Excel und Google Sheets verfügen über wenig bis gar keine Mechanismen, die eine einfache Anpassung an die Bedürfnisse der Bewerber ermöglichen. Infolgedessen haben Personalverantwortliche weniger Freiheiten, wem sie den Zugriff auf bestimmte Daten wie Gehaltsinformationen oder Lebensläufe erlauben. 

8. Keine Integration von sozialen Medien und Jobbörsen

Moderne Tools für den Einstellungsprozess wie Recruitment SaaS ermöglichen es Personalverantwortlichen, das Software-Dashboard mit verschiedenen Stellenbörsen und sozialen Netzwerken zu verbinden. Excel und Google Sheets haben diese Möglichkeit nicht, und Personalverantwortliche können sie nur zum Hinzufügen von Daten verwenden.

In Anbetracht der Tatsache, dass 71 Prozent der Personalvermittler angaben, dass Social Media Recruiting die Zeit bis zur Besetzung von nicht-leitenden Positionen effizient verkürzt, ist diese Integration ein wesentlicher Vorteil für die Personalbeschaffung. 

9. Keine Karriereseite

Wenn ein Unternehmen seine Arbeitgebermarke aktiv pflegt, bewerben sich 75 % der Arbeitssuchenden eher auf eine Stelle. Leider bieten Excel und Google Sheets keine Karriereseite oder andere relevante Tools, mit denen Personalverantwortliche die Marke, die Kultur oder die Vorteile des Unternehmens hervorheben können. 

10. Keine Kundenbetreuung

Excel und Google Sheets haben keinen interaktiven Kundensupport und keinen Live-Chat-Service. Bei Fragen oder Problemen müssen Sie sich an den Microsoft-Support wenden, und es dauert in der Regel drei Tage, bis Sie eine Antwort erhalten. 

Das Fehlen dieser zehn Merkmale hat in der Regel folgende Folgen:

• Langwierige Prozesse - Unternehmen, die mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen, haben wahrscheinlich mehrere freie Stellen gleichzeitig zu besetzen. Das Verfolgen und Bewerten von Daten aus verschiedenen Quellen kann daher zu einem langen Prozess und Zeitverlust führen. Bei Excel und Google Sheets muss zwischen mehreren Blättern, Registerkarten und E-Mails gewechselt werden, um den richtigen Bewerber oder die richtigen Informationen zu finden, was hochwertige Aktivitäten verhindert. 
• Ungenauigkeiten - Fast neun von zehn Tabellenkalkulationen enthalten Fehler. Auch wenn Ihr Unternehmen sein Bestes tut, um diese Fehler auf ein Minimum zu beschränken, kann der kleinste Fehler Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. 
• Verlust von Bewerbern während des Prozesses - Die Verfolgung von Bewerbern in Excel und Google Sheets ist aufgrund der vielen offenen Tabellenblätter und der über verschiedene Quellen verstreuten Daten eine Herausforderung. Daher kann es passieren, dass Sie einen Bewerber vergessen, seinen Bewerbungsstatus verlieren und dass er während des Prozesses kündigt. 
• Geringere Qualität der Bewerbererfahrung - Die Unfähigkeit, den Weg der Bewerber durch den Trichter genau zu verfolgen, kann zu unregelmäßiger Kommunikation und langsamen Prozessen führen. Das könnte die Qualität der Bewerbererfahrung minimieren, und vier von fünf Bewerbern nutzen diesen Aspekt, um zu beurteilen, wie sehr ein Unternehmen seine Mitarbeiter schätzt. 
• Wiederholung der gleichen Aufgaben - Personalvermittler, die sich bei der Personalbeschaffung auf E-Mails und Tabellenkalkulationen verlassen, verbringen viel Zeit mit dem Kopieren und Einfügen der gleichen Daten. 
• Unmöglichkeit, verfügbare Stellen zu bewerben - Personalverantwortliche können immer noch offene Stellen in Stellenbörsen und sozialen Medien veröffentlichen. Aber sie müssen sich jeden Tag bei den Websites und Kanälen anmelden und jede Bewerbung überprüfen, da Excel und Google Sheets nicht über diese Integration verfügen. 
• Compliance-Probleme - Moderne Tools wie SaaS für die Personalbeschaffung unterstützen Kunden bei der Einhaltung von Vorschriften, aber Excel und Google Sheets bieten diesen Vorteil nicht. 
• Unfähigkeit, die KPI-Effektivität zu steigern - Da Google Sheets und Excel nicht über ATS, Berichte, Analysen, ein ganzheitliches Dashboard und Tools für die Zusammenarbeit verfügen, können sie die KPI-Effektivität nicht steigern. 

Moderne Rekrutierungstools

Moderne Tools für die Personalbeschaffung sind ein Wendepunkt, denn sie sind datengesteuert, effizient und multifunktional. Die HR-Technologie ist der wichtigste Verbündete im Personalwesen des 21. Jahrhunderts, da sie dazu beiträgt, genauere und effizientere Prozesse zu schaffen. 

Achtzig Prozent der Personalvermittler sind der Meinung, dass sich der Einsatz von HR-Technologie in ihrem Unternehmen positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt. Es ist keine Überraschung, dass die Branche für Talentmanagement-Software bis 2025 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 13,5 Prozent verzeichnen wird.

Führungskräfte und Personalverantwortliche setzen zunehmend auf Technologie, weil sie ihre Tätigkeiten beschleunigt, mehrere Funktionen in einem zentralen Dashboard bereitstellt und die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz nutzt. Eines der besten Beispiele ist die SaaS-Rekrutierung, eine cloudbasierte Software, die bis 2023 einen Wert von 60,36 Mrd. USD haben wird. 

Vorteile des Einsatzes von SaaS-Software in der Personalbeschaffung

Recruitment SaaS ist ein Software-as-a-Service-System auf Cloud-Basis. Bei dieser On-Demand-Lösung liegen alle Daten, Funktionen und Merkmale in der Cloud, sind sicher gespeichert und für die Kunden zugänglich. 

Die Nutzer greifen darauf zu, indem sie sich in ihre Konten einloggen, da diese Software über eine Internetverbindung jederzeit und überall verfügbar ist. Das Dashboard ist multifunktional und bietet zahlreiche Funktionen, die in On-Premise-Systemen nicht verfügbar sind.

Hier sind die Vorteile einer SaaS-Lösung für die Personalbeschaffung:

1. Leicht zu bedienen

Die SaaS-Software für die Personalbeschaffung verfügt über eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die einfach zu bedienen ist und alle verfügbaren Funktionen an einem Ort bietet. HR-Fachleute können diese Software von dem Moment an nutzen, in dem das Abonnement beginnt, und sie müssen sich nicht um Updates und Wartung kümmern, da dies in der Verantwortung des Anbieters liegt.

2. Kostengünstig

Obwohl viele Unternehmensleiter der Meinung sind, dass innovative Technologien teuer sind, ist die Einstellung von SaaS kosteneffektiv, erfordert keine IT-Infrastruktur und ermöglicht es den Kunden, nur die Funktionen zu abonnieren, die für ihr Unternehmen relevant sind.

3. Skalierbar

Die Kunden zahlen nur für die Funktionen, die sie benötigen, so dass sie ihren Abonnementvertrag ändern und weitere Möglichkeiten hinzufügen können, wenn ihr Unternehmen wächst. 

4. Benötigt keine vorherige Ausbildung

Dank der Benutzerfreundlichkeit benötigen Unternehmensleiter, HR-Teams und Personalverantwortliche keine speziellen Kenntnisse oder Fähigkeiten, um die Recruitment SaaS zu nutzen. Infolgedessen sind keine Investitionen in Weiterbildung oder Schulungen erforderlich.

5. Reibungslose Integration mit anderen Tools

Die Kunden müssen sich keine Gedanken über ihre bestehende technische Infrastruktur machen, da sich die SaaS-Lösung für die Personalbeschaffung problemlos in andere Tools, wie z. B. ATS, integrieren lässt.

6. Leicht umsetzbar

Unternehmen benötigen keine technische Unterstützung für die Implementierung der SaaS-Lösung für die Personalbeschaffung und können sich darauf verlassen, dass sie vorhandene Daten schnell importieren können. 

7. Mobilfreundlich

Eine Internetverbindung ist die einzige Voraussetzung für die Nutzung der SaaS-Lösung für die Personalbeschaffung. Daher können die Kunden das Dashboard von ihren Telefonen, Computern und Laptops aus problemlos bedienen. 

8. Enthält ATS

Recruitment SaaS umfasst ATS, so dass die Benutzer verschiedene Funktionen nutzen können, die die Suche nach dem besten Kandidaten erleichtern. ATS bietet eine einfach zu bedienende Pipeline, ein ganzheitliches Bewerberprofil, Lebenslaufformatierung und Suchwerkzeuge. 

9. Umfasst CRM

Customer Relationship Management ist ein System, das Unternehmen und Personalvermittler dabei unterstützt, eine kontinuierliche Kommunikation mit Kunden, Interessengruppen und Dritten zu pflegen. Mit diesem Tool können sie den Einstellungsprozess beschleunigen und Bewerber effizient in die engere Auswahl nehmen.

10. Beinhaltet Funktionen für die Kandidatensuche

Recruitment SaaS umfasst Tools für die Bewerbersuche, mit denen Personalvermittler ihre offenen Stellen in verschiedenen Stellenbörsen und sozialen Medienkanälen veröffentlichen können. Darüber hinaus können sie die öffentlichen Informationen von Bewerbern durchsuchen und zu ihren Profilen hinzufügen.

11. Berichte & Analysen

Das Zusammenstellen und Auswerten von Daten ist für einen präzisen und schnellen Einstellungsprozess unerlässlich. Recruitment SaaS bietet Zugang zu Bewerberberichten, Dashboard-Anpassungen sowie Leistungs- und Stellenanalysen und ermöglicht es Recruitern, umsetzbare Lösungen zu finden.

12. Kollaborative Werkzeuge

Recruitment SaaS bietet verschiedene Funktionen, wie z. B. integrierte Mails und Teamchats, die den Teams helfen, eine kontinuierliche Kommunikation zu pflegen und mit Dritten zusammenzuarbeiten. 

13. Intuitive Empfehlungen

Mithilfe von KI-Empfehlungen können Personalverantwortliche die am besten geeigneten Kandidaten finden, indem sie Stellenbeschreibungen scannen und die Kernanforderungen mit den qualifizierten Bewerbern abgleichen. 

14. Zeitmanagement

Dank der Zeitmanagement-Funktionen können die Nutzer von Recruitment SaaS ihre Effizienz steigern, ihre täglichen Aufgaben planen und die Priorisierung mit To-Do-Listen verbessern.

15. Karriere Seite

SaaS für die Personalbeschaffung umfasst in der Regel eine Karriereportal-Funktion, mit der HR-Teams ihr Employer Branding verbessern und Talente erreichen können, die gut zur Unternehmenskultur passen.

16. Kundenbetreuung

Schließlich bietet die SaaS-Lösung für die Personalbeschaffung allen Nutzern interaktive Unterstützung und stellt sicher, dass sie Daten aus beliebigen Dateitypen importieren oder Dokumente aus ihrer vorherigen Einstellungssoftware austauschen können. 

Nachteile des Einsatzes von SaaS-Software in der Personalbeschaffung

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile hat die SaaS-Lösung für die Personalbeschaffung auch einige Schwachstellen:

• Anbieter haben ein höheres Maß an Kontrolle - Recruitment SaaS ist eine On-Demand-Software, d. h. die Benutzer müssen die neueste Anwendungsversion verwenden und können nicht auf Funktions-Upgrades und Änderungen verzichten.
• Benutzer benötigen eine Internetverbindung - Benutzer können die SaaS-Lösung für die Personalbeschaffung nur nutzen, wenn sie online sind.

Schlussfolgerung

Obwohl viele Führungskräfte und Personalverantwortliche immer noch der Meinung sind, dass Excel und Google Sheets die effizientesten und kostengünstigsten Tools für die Personalbeschaffung sind, werden diese Programme immer veralteter und lassen zahlreiche Funktionen vermissen. Die Verwendung dieser Programme kann zu Ungenauigkeiten, einem begrenzten Talentpool, langen Einstellungszeiten und mangelndem Geschäftserfolg führen.

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