8 bewährte Schritte zum Aufbau zukunftssicherer Rekrutierungsprozesse

Ein guter Einstellungsprozess trägt zur Bildung besserer Teams bei, unterstützt das langfristige Wachstum und verbessert die Erfahrung der Bewerber. Andererseits kann ein schlechter Einstellungsprozess zu kostspieligen Fehlern und verpassten Chancen führen. Die Personalbeschaffung ist ein schrittweiser Ansatz, um die richtigen Mitarbeiter für offene Stellen zu finden, zu gewinnen und einzustellen. Dazu gehören in der Regel Aufgaben wie das Schalten von Stellenanzeigen, die Prüfung von Lebensläufen, Vorstellungsgespräche und die Auswahl der für die Stelle am besten geeigneten Bewerber. Werfen wir einen Blick darauf, wie Sie einen robusten Einstellungsprozess schaffen können.

Grundprinzipien der strategischen Personalbeschaffung

Lassen Sie uns zunächst das strategische Recruiting betrachten - ein zukunftsorientierter Ansatz, der sich auf langfristige Ziele konzentriert. Dazu gehören die Vorwegnahme des künftigen Personalbedarfs, die Identifizierung von Schlüsselpositionen und die proaktive Suche nach Spitzenkräften. Durch die Entwicklung eines umfassenden Plans, die Nutzung verschiedener Beschaffungsstrategien und die Ausrichtung der Kandidaten auf die Unternehmensziele schafft die strategische Personalbeschaffung eine starke, zukunftsfähige Belegschaft.

Zu den wichtigsten Grundsätzen einer effektiven strategischen Rekrutierung gehören:

• Definieren Sie Einstellungsziele: Legen Sie klare Ziele für die Einstellungsbemühungen fest.
• Analysieren Sie den aktuellen Personalbestand: Bewerten Sie die vorhandenen Fähigkeiten und ermitteln Sie Lücken.
• Prognostizieren Sie den künftigen Bedarf: Planen Sie den Personalbedarf auf der Grundlage von Geschäftszielen und Trends.
• Entwickeln Sie einen Talentpool: Bauen Sie eine Pipeline von Kandidaten für aktuelle und zukünftige Aufgaben auf.
• Erstellen Sie Stellenbeschreibungen: Schreiben Sie klare, überzeugende Beschreibungen, um die richtigen Talente zu gewinnen.
• Wählen Sie Rekrutierungskanäle: Nutzen Sie die besten Plattformen, um potenzielle Kandidaten zu erreichen.
• Implementieren Sie Recruitment Marketing: Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke, um Spitzenkräfte anzuziehen.
• Erstellen Sie ein Auswahlverfahren: Erstellen Sie einen strukturierten, objektiven Ansatz für die Bewertung von Kandidaten.
• Schulung von Einstellungsleitern: Informieren Sie die Entscheidungsträger über bewährte Praktiken bei der Personalbeschaffung.
• Bewerten und Verbessern: Bewerten und verfeinern Sie Ihre Einstellungsstrategie in regelmäßigen Abständen.

Ganz gleich, ob Sie als Personalverantwortlicher Ihren Ansatz optimieren oder als Führungskraft Ihr Team verstärken wollen, die Beherrschung der strategischen Personalbeschaffung ist für wirkungsvolle Einstellungsentscheidungen unerlässlich.

Verfolgen Sie Ihren Einstellungsprozess mit einem Tracker

Die Optimierung Ihres Einstellungsprozesses beginnt mit der effektiven Verfolgung jeder Phase der Personalbeschaffung. Durch die Überwachung wichtiger Kennzahlen wie Zeit bis zur Einstellung, Kosten pro Einstellung und Bewerberzufriedenheit können Sie fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen, um die Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und ein besseres Bewerbererlebnis zu schaffen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine anpassbare Vorlage für einen Recruiting-Tracker entworfen - perfekt für alle, die neu in diesem Geschäft sind. Laden Sie Ihre kostenlose Vorlage hier herunter.

Effektivere Verfolgung des Rekrutierungsfortschritts mit Recruiting-Apps

Um Ihren Rekrutierungsprozess effizienter zu gestalten, sollten Sie die besten Rekrutierungs-Apps nutzen, um Ihre Rekrutierungsaufgaben an einem Ort zu bündeln, alles Mögliche zu automatisieren und sich viel Zeit und Mühe zu sparen. Hier sind unsere Empfehlungen und wie sie Ihren Rekrutierungsprozess verbessern können:

• Manatal: Ein ATS für die Suche und Verwaltung von Bewerbern, das KI für das Parsing von Lebensläufen und das Auffinden der qualifiziertesten Bewerber einsetzt, Berichte erstellt und mit Recruitern, Personalverantwortlichen und Stakeholdern zusammenarbeitet.

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• LinkedIn Recruiter: Eine Plattform für die Suche nach Kandidaten, den Aufbau von Talent-Pipelines und die Kommunikation mit potenziellen Mitarbeitern.
• Indeed: Eine Jobsuchmaschine und Rekrutierungsplattform, die es ermöglicht, Jobs zu veröffentlichen und auf einen großen Talentpool zuzugreifen.
• Glassdoor: Kombiniert Employer Branding mit Stellenausschreibungen und Bewerberbewertungen, um Spitzenkräfte anzuziehen.

Durch den Einsatz dieser Anwendungen können Personalvermittler ihre Arbeitsabläufe optimieren und sich auf die Suche nach den besten Talenten konzentrieren.

Aufbau eines robusten Rekrutierungsprozesses von Grund auf

Der Rekrutierungsprozess besteht aus einer Reihe von Schritten, die Sie von der Identifizierung des Einstellungsbedarfs bis zum endgültigen Angebot führen. Er hilft Ihnen, Ihre Einstellungsaktivitäten zu rationalisieren, die Erfahrung der Bewerber zu verbessern und die besten Talente für Ihr Unternehmen einzustellen. Hier sind die Schritte:

1. Anforderungen ermitteln

Sie können sich mit dem einstellenden Manager, den Teammitgliedern und anderen am Einstellungsprozess beteiligten Akteuren beraten, um festzustellen, welche Fähigkeiten und Qualifikationen die Bewerber haben sollten und wie sie in Ihr Team und Ihr Unternehmen passen. Sie können auf künstliche Intelligenz (KI) gestützte Tools wie Personalplanungssoftware, Jobanalysetools oder Umfragen verwenden, um Ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf zu analysieren. Ein weiterer Punkt, den Sie berücksichtigen müssen, sind Ihr Budget, Ihr Zeitplan und Ihre Erwartungen an die Stelle. Nachfolgend finden Sie eine Vorlage zur Ermittlung des Personalbedarfs, die Sie verwenden und an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können.

Vorlage für Einstellungsvoraussetzungen

2. Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung

Der nächste Schritt besteht darin, eine Stellenbeschreibung zu erstellen, in der die Rolle, die Aufgaben, die Anforderungen und die Vorteile einer Tätigkeit in Ihrem Unternehmen beschrieben werden. Eine Stellenbeschreibung ist ein Dokument, das zusammenfasst, was Sie von einem Bewerber erwarten und was Sie im Gegenzug bieten. Sie hilft Ihnen, qualifizierte Bewerber zu finden, die Ihren Kriterien entsprechen, und vermittelt die Marke und das Leistungsversprechen Ihres Unternehmens. Für die Erstellung einer Stellenbeschreibung können Sie Vorlagen, bewährte Verfahren und das Feedback des Personalchefs und anderer Beteiligter nutzen. Sie können auch Software wie ChatGPT zur Erstellung von Stellenbeschreibungen und Tools zur Stichwortsuche oder Grammatikprüfung verwenden, um eine klare, prägnante und überzeugende Stellenbeschreibung zu erstellen.

3. Beschaffung und Screening

Bei der Suche nach Bewerbern geht es darum, diejenigen zu identifizieren und zu gewinnen, die den Stellenanforderungen entsprechen, und mit ihnen in Kontakt zu treten. Dann müssen Sie jeden Bewerber prüfen - seine Bewerbungen bearbeiten, die Lebensläufe durchsehen, um die besten Übereinstimmungen zwischen Bewerber und Stellenbeschreibung zu finden, wobei Sie die Qualifikationen, Erfahrungen, Fähigkeiten und die voraussichtliche Eignung des Bewerbers für das Unternehmen berücksichtigen müssen.

Talentknappheit, Wettbewerb um Spitzenkräfte, sich verändernde Erwartungen der Stellensuchenden und begrenzte Ressourcen sind jedoch einige der Herausforderungen, denen sich Personalvermittler häufig gegenübersehen. Nehmen wir an, Sie suchen nach Kandidaten für eine Stelle im technischen Bereich. Doch Kandidaten, die Programmiersprachen wie Java oder Python beherrschen, sind auf dem Markt rar.

Mit der Funktion Candidate Enrichment von Manatal können Sie Ihre Kandidatenprofile mit Daten von LinkedIn und mehr als 20 sozialen Plattformen anreichern. Darüber hinaus können Sie die booleschen Suchwerkzeuge und das Bewerber-Scoring nutzen, um die besten Talente in Ihrer Datenbank zu finden.

4. Bewerber überprüfen

Im vierten Schritt müssen Sie die Bewerber, die sich auf die Stelle beworben haben, überprüfen. Das bedeutet, dass Sie deren Lebensläufe, Anschreiben, Portfolios oder andere Dokumente scannen, um deren Qualifikationen, Erfahrung und Eignung für die Stelle zu prüfen. Gleichzeitig müssen Sie anhand Ihrer Kriterien alle unqualifizierten oder ungeeigneten Bewerber herausfiltern. Auf diese Weise können Sie Ihren Kandidatenpool eingrenzen und die vielversprechendsten Bewerber für die weitere Auswahl ermitteln. Sie können Tools wie ATS, Lebenslaufscreening-Software oder künstliche Intelligenz (KI) einsetzen, um sicherzustellen, dass Sie die besten der besten Bewerber haben. Verwenden Sie Punktesysteme, Bewertungsskalen oder Notizen, um Ihre Eindrücke von jedem Bewerber festzuhalten und zu vergleichen.

5. Interview-Phase

In diesem Schritt werden Gespräche mit den Kandidaten geführt, um ihre Fähigkeiten, ihre Persönlichkeit, ihre Motivation und ihr Potenzial zu beurteilen. Die Bewerber sollten Informationen über die Rolle, das Unternehmen und die Erwartungen erhalten. Auf diese Weise können Sie die Behauptungen der Bewerber überprüfen, ihre Eignung für die Stelle und die Unternehmenskultur einschätzen und eine Beziehung zu ihnen aufbauen. Zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen können Sie Videokonferenzsoftware, Telefonanrufe oder persönliche Treffen nutzen. Sie können auch Gesprächsleitfäden, Fragebögen oder Checklisten verwenden, um effektive Gespräche vorzubereiten und durchzuführen.

6. Referenzen prüfen

Nach dem Vorstellungsgespräch sollten Sie unbedingt die Referenzen des Bewerbers prüfen. Dazu gehört, dass Sie sich an die früheren Arbeitgeber oder Kollegen des Bewerbers wenden, um seine Leistungen, sein Verhalten und seine Erfolge zu überprüfen. Durch die erfolgreiche Überprüfung der Referenzen wird sichergestellt, dass der Bewerber für die Stelle geeignet ist. Wenn Sie mehrere Referenzen abfragen müssen, können Sie die Massen-E-Mail von Manatal nutzen, um dies effizient zu tun.

7. Angebotsphase

Nach erfolgreicher Überprüfung der Referenzen besteht der nächste wichtige Schritt darin, ein formelles Stellenangebot zu unterbreiten. In diesem Angebotsschreiben sollten die Beschäftigungsbedingungen, einschließlich Gehalt, Sozialleistungen und Eintrittstermin, detailliert aufgeführt werden. Die Formulierung eines überzeugenden Angebots ist der Schlüssel zur Annahme durch den Bewerber und zum Abschluss des Einstellungsverfahrens. Wenn Sie aus Kanada oder den Vereinigten Staaten kommen, können Sie die SMS-Funktion von Manatal nutzen, um einen Link zum Angebotsschreiben zu versenden. Auf diese Weise kann der erfolgreiche Bewerber einen Blick darauf werfen und so schnell wie möglich antworten.

8. Überwachung und Bewertung

Die Überwachung und Auswertung des Rekrutierungsprozesses ist ein wesentlicher Faktor für dessen Erfolg. Durch die Nutzung der Berichts- und Analysefunktion von Manatal erhalten Sie tiefe Einblicke in Ihre Einstellungsaktivitäten. Dieses leistungsstarke Tool bietet detaillierte Leistungsberichte, die eine umfassende Analyse von Einstellungskennzahlen wie Zeit bis zur Einstellung, Kosten pro Einstellung und Qualität der Einstellung ermöglichen. Mit der Möglichkeit, Daten mit einem einzigen Klick zu exportieren, ermöglicht die Analyse-Suite von Manatal Teams, datengesteuerte Verbesserungen vorzunehmen und ihre Rekrutierungsstrategien zu optimieren. Das Sammeln von Feedback und die Analyse von Daten hilft nicht nur dabei, den Rekrutierungsprozess zu verfeinern, sondern auch dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, die zur Gewinnung von Spitzentalenten beitragen.

Erstellung eines Flussdiagramms für den Rekrutierungsprozess

Ein Flussdiagramm für den Einstellungsprozess ist der Schlüssel zur Optimierung Ihrer Einstellungsstrategie. Es bietet einen klaren visuellen Leitfaden, der die Kommunikation verbessert, Fehler reduziert und Arbeitsabläufe rationalisiert. Durch die Ermittlung von Engpässen und die Beseitigung unnötiger Schritte wird ein einheitlicher und effizienter Prozess für jeden Bewerber gewährleistet. Es ist auch ein wertvolles Instrument für die Schulung neuer Personalmitarbeiter und die Einhaltung von Einstellungsrichtlinien.

Sie können ein Tool wie miro verwenden, um Ihr Flussdiagramm zu erstellen

Um ein Flussdiagramm für einen Personalbeschaffungsprozess zu erstellen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

Erstellen Sie die Gliederung des Diagramms

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Flussdiagramm für den Einstellungsprozess zu erstellen:

1. Beginnen Sie: Beginnen Sie mit einem eindeutigen Ausgangspunkt, z. B. "Stellenangebot" oder "Einstellungsanfrage".
2. Wichtigste Schritte: Geben Sie die wichtigsten Phasen Ihres Prozesses an:
   • Stellenausschreibung
   • Überprüfung der Anwendung
   • Befragung
   • Entscheidungsfindung
   • Jobangebot
   • Onboarding
3. Entscheidungspunkte: Fügen Sie einfache Entscheidungspunkte wie "Qualifiziert?" oder "Erfolgreiches Interview?" mit Ja/Nein-Zweigen hinzu.
4. Beenden: Beenden Sie mit "Angebot angenommen" oder "Stelle besetzt".
5. Verbinden mit Pfeilen: Verwenden Sie Pfeile, um den Fluss von einem Schritt zum nächsten darzustellen.

Verwenden Sie Grundformen:

• Rechtecke für Stufen
• Diamanten für Entscheidungen
• Ovale für die Start- und Endpunkte

Zeichnen Sie den Prozess

Der nächste Schritt besteht darin, den Prozess zu zeichnen, indem Sie weitere Details zu jedem Schritt hinzufügen, z. B. die beteiligten Aktionen, Ergebnisse, Kriterien und Werkzeuge. Sie können Formen wie Parallelogramme, Kreise oder Sterne verwenden, um diese Elemente darzustellen, und sie mit Pfeilen verbinden, um die Beziehung zwischen ihnen zu zeigen. Beschriften Sie außerdem jede Form mit einer kurzen Beschreibung dessen, was sie darstellt.

Überprüfen und Verfeinern der Tabelle

Der letzte Schritt ist die Überprüfung und Verfeinerung des Diagramms, indem Sie seine Genauigkeit, Klarheit und Vollständigkeit überprüfen. Sie sollten sicherstellen, dass das Diagramm den bewährten Verfahren für die Gestaltung von Flussdiagrammen entspricht, z. B. durch die Verwendung einheitlicher Formen, Farben, Schriftarten und Symbole. Vermeiden Sie sich kreuzende Linien oder sich überschneidende Formen, und richten Sie die Elemente sauber aus. Sie können Werkzeuge wie Bearbeitungsfunktionen, Formatierungsoptionen oder Vorlagen verwenden, um das Aussehen und die Funktionalität Ihres Diagramms zu verbessern.

Der Einstellungsprozess für Agenturen

Personalvermittlungsagenturen arbeiten nach einem straffen Verfahren, um die richtigen Kandidaten mit den Kunden zusammenzubringen. Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet Effizienz und hochwertige Vermittlungen.

Wichtige Etappen:

• Kundenberatung: Verstehen der Kundenbedürfnisse und Arbeitsanforderungen.
• Kandidatensuche: Nutzen Sie Stellenbörsen, Netzwerke und Datenbanken, um potenzielle Bewerber zu finden.
• Screening: Überprüfung von Lebensläufen und Durchführung von Gesprächen zur Beurteilung der Qualifikationen.
• Kundenpräsentation: Präsentation der in die engere Wahl gekommenen Kandidaten vor dem Kunden.
• Vorstellungsgespräche und Auswahl: Moderation von Kundengesprächen und Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.
• Angebotsverhandlung: Unterstützung bei der Aushandlung von Gehalt und Bedingungen zwischen Kunde und Bewerber.
• Einarbeitung: Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang und die Unterstützung des neuen Mitarbeiters.

Rekrutierungsprozess für In-House-Recruiter

Interne Personalvermittler verwalten den Einstellungsprozess direkt für ihr Unternehmen, von der Ermittlung des Personalbedarfs bis zur Integration neuer Mitarbeiter in das Team.

Wichtige Etappen:

• Einstellungsbedürfnisse verstehen: Arbeiten Sie mit Personalverantwortlichen zusammen, um Aufgaben und Anforderungen zu definieren.
• Stellenausschreibung: Schalten Sie die Stelle auf relevanten Plattformen und internen Kanälen aus.
• Kandidatensuche: Suchen Sie Kandidaten über Stellenbörsen, soziale Medien und Empfehlungen von Mitarbeitern.
• Screening: Überprüfung von Lebensläufen und Durchführung erster Gespräche zur Beurteilung der Qualifikationen.
• Vorstellungsgespräche: Koordinierung von Vorstellungsgesprächen mit einstellenden Managern und Teams.
• Auswahl: Bewerten Sie die Bewerber, prüfen Sie die Referenzen und treffen Sie die endgültige Entscheidung.
• Angebot und Verhandlung: Präsentation von Stellenangeboten und Verhandlungsführung.
• Eingliederung: Erleichtern Sie den Einarbeitungsprozess und sorgen Sie für eine reibungslose Integration in das Team.

Best Practices zur Optimierung Ihres Rekrutierungsprozesses

Best Practices in Ihrem Einstellungsprozess können die Effizienz steigern und sicherstellen, dass Zeit und Ressourcen effektiv genutzt werden. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die Sie in Ihren Einstellungsprozess integrieren können:

1. Abstimmung mit einstellenden Managern: Arbeiten Sie eng mit einstellenden Managern zusammen, um die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Stelle zu verstehen.
2. Führen Sie eine Talentlückenanalyse durch: Ermitteln Sie die Fähigkeiten und Kompetenzen, die in Ihrem Unternehmen fehlen, und richten Sie Ihre Einstellungsbemühungen entsprechend aus.
3. Bestimmen Sie wichtige Rekrutierungsmetriken: Verfolgen Sie Kennzahlen wie die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung und die Zufriedenheit der Bewerber, um die Effektivität Ihres Rekrutierungsprozesses zu messen.
4. Arbeiten Sie am Employer Branding: Bauen Sie eine starke Arbeitgebermarke auf, die Ihre Unternehmenskultur, Ihre Werte und Ihre Vorteile hervorhebt, um Top-Talente anzuziehen.
5. Marketing für aktive und passive Arbeitssuchende: Nutzen Sie verschiedene Kanäle, um sowohl aktive Arbeitssuchende als auch passive Kandidaten zu erreichen, die zwar nicht aktiv suchen, aber offen für neue Möglichkeiten sind.
6. Einrichten eines Talentpools: Führen Sie eine Datenbank mit potenziellen Kandidaten für künftige Stellen, um den Einstellungsprozess zu optimieren.
7. Suchen Sie nach den richtigen Eigenschaften: Verwenden Sie strukturierte Interviews und Beurteilungen, um die Kandidaten anhand der für die Stelle erforderlichen Schlüsselmerkmale zu bewerten.
8. Verbessern Sie die Erfahrung von Bewerbern: Sorgen Sie während des gesamten Einstellungsverfahrens für ein positives Erlebnis für die Bewerber, um den Ruf Ihres Unternehmens zu verbessern und Spitzenkräfte anzuziehen.
9. Wagen Sie sich an das Social Media Recruiting: Nutzen Sie Social-Media-Plattformen, um ein größeres Publikum zu erreichen und mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten.
10. Automatisieren Sie einige Arbeitsabläufe: Nutzen Sie Recruiting-Software, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.
11. Erstellen Sie ein internes Mobilitätsprogramm: Fördern Sie interne Versetzungen und Beförderungen, um offene Stellen zu besetzen und Talente im Unternehmen zu halten.
12. Ermitteln Sie Möglichkeiten zur Höherqualifizierung: Investieren Sie in Schulungs- und Entwicklungsprogramme, damit Ihre Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens wachsen und aufsteigen können.

Schlussfolgerung

Ein Arbeitsablauf bei der Personalbeschaffung ist nicht nur eine Reihe von Schritten, die Sie befolgen, um jemanden einzustellen. Er ist auch ein Weg, um einen Mehrwert für Ihr Unternehmen, Ihre Bewerber und Sie selbst zu schaffen. Ein effektiver und umfassender Rekrutierungsprozess kann Ihnen viele Vorteile bringen. Die Erstellung eines Rekrutierungs-Workflows kann jedoch schwierig und zeitaufwändig sein, vor allem, wenn Sie ihn manuell durchführen oder mehrere Tools verwenden müssen, die nicht integriert oder benutzerfreundlich sind. Hier kommt ein Tool wie Manatal als Lösung ins Spiel. Es wurde entwickelt, um Ihren Rekrutierungsprozess schneller, intelligenter und einfacher zu gestalten.