Eine Einstellung ohne einen Einstellungsplan ist wie ein Trainer am Spieltag mit einem Neulingsteam und ohne Spielbuch. Sich ausschließlich auf Stellenausschreibungen ohne strukturierten Ansatz zu verlassen, mag gelegentlich Erfolg bringen, aber der Aufbau eines leistungsstarken Teams erfordert einen strategischen Einstellungsplan. Ein gut durchdachter Plan hilft nicht nur bei der Gewinnung und Identifizierung von Spitzentalenten, sondern steigert auch die Effizienz des gesamten Einstellungsprozesses. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das zum ersten Mal Mitarbeiter einstellt, oder ein erfahrener Personalverantwortlicher, der seine Einstellungsbemühungen optimieren möchte - ein umfassender Plan kann Zeit sparen, Kosten senken und die Mitarbeiterbindung verbessern. In diesem Leitfaden erläutern wir die wichtigsten Schritte, stellen ein praktisches Beispiel für einen Einstellungsplan zur Verfügung und vermitteln Expertenwissen zur Unterstützung einer effektiveren und effizienteren Einstellungsstrategie.
Eine schrittweise Anleitung mit einem Beispiel für einen Einstellungsplan
Ein Einstellungsplan kann entweder eigenständig oder in Zusammenarbeit mit anderen Personalverantwortlichen oder Abteilungsleitern erstellt werden. Hier sind die Schritte zur Entwicklung eines effektiven Einstellungsplans:
✅ Schritt 1: Definieren Sie den Einstellungsbedarf
Ausgabe: Ein Einstellungsbedarfsdokument
Was sie enthalten sollte:
- Qualifikations- oder Personallücken: Geben Sie die fehlenden Fähigkeiten oder die fehlende Teamkapazität an. Beispiel: "Zum Schutz sensibler Daten wird Fachwissen im Bereich Cybersicherheit benötigt."
- Anzahl der Rollen: Geben Sie die Anzahl der Positionen und die Berufsbezeichnungen an. Beispiel: "20 Saisonkräfte im Verkauf".
- Zeitplan für die Einstellung: Legen Sie fest, wann Sie die Stellen besetzen müssen. Beispiel: "Alle Saisonarbeitskräfte müssen bis zum 15. Oktober eingestellt werden.
- Prognosetools/Analysen: Einschließlich KI-Tools oder Analysen, die für Zukunftsprognosen verwendet werden. Beispiel: "Eightfold AI prognostiziert für das vierte Quartal einen erhöhten Bedarf an Datenanalysten".
✅ Schritt 2: Rollenbeschreibungen erstellen
Ausgabe: Dokumente zur Stellenbeschreibung (eines pro Rolle)
Was sie enthalten sollten:
- Erforderliche Fertigkeiten/Kompetenzen: Konzentrieren Sie sich darauf, was die Bewerber wissen oder tun müssen. Beispiel: "Beherrschung von Python, SQL und Tableau".
- Einstufung der Rolle: Unbefristet, befristet, Vertrag, Vollzeit oder Teilzeit. Beispiel: "Befristet, Vollzeit".
- Erfolgskennzahlen oder erwartete Ergebnisse: Optional, aber wertvoll. Beispiel: "Reduzierung der Reaktionszeit auf Vorfälle um 30 % in den ersten 6 Monaten".
✅ Schritt 3: Einstellungsziele festlegen
Ergebnis: Ein Blatt mit Einstellungszielen (im SMART-Format)
Was sie enthalten sollte:
- Spezifische Einstellungsziele: Anzahl und Art der Einstellungen. Beispiel: "Stellen Sie bis zum 3. Quartal 5 Backend-Ingenieure für das KI-Produkt ein".
- Effizienz-Metriken: Legen Sie ein Ziel für die Zeit bis zur Befüllung oder andere KPIs fest. Beispiel: "Reduzieren Sie die Zeit bis zur Einstellung um 20 % im Vergleich zum letzten Quartal."
- Diversitätsziele: Falls zutreffend, skizzieren Sie die Ziele. Beispiel: "Erhöhung des Frauenanteils in technischen Funktionen um 15 % in diesem Jahr".
✅ Schritt 4: Abschluss des Einstellungsbudgets
Ergebnis: Ein Budgetplan für die Personalbeschaffung
Was sie enthalten sollte:
- Werbebudget: Für Stellenbörsen, soziale Medien usw. Beispiel: "8.000 $ für LinkedIn und Indeed ".
- Kosten für Personalvermittler: Falls zutreffend. Beispiel: "12.000 $ reserviert für spezielle Agenturgebühren".
- Technologie-Investitionen: ATS, KI-Tools oder Bewertungsplattformen. Beispiel: "Stellen Sie 5.000 $ für ein KI-gesteuertes ATS-System bereit."
- Onboarding-Budget: Beispiel: "3.000 $ für Onboarding-Materialien und -Sitzungen".
✅ Schritt 5: Auswahl der Beschaffungskanäle und -werkzeuge
Ausgabe: Liste der Rekrutierungskanäle
Was sie enthalten sollte:
- Stellenbörsen: Geben Sie an, wo Stellen ausgeschrieben werden sollen. Beispiel: "LinkedIn, Glassdoor, Dice".
- Plattformen der sozialen Medien: Für Employer Branding und Outreach, Beispiel: "Instagram, Twitter, Facebook".
- Personalvermittlungsagenturen: Falls zutreffend. Beispiel: "TechHire Agency".
- Details zum Empfehlungsprogramm: Bonusbeträge, Kriterien, Zeitrahmen. Beispiel: "1.500 $ pro erfolgreicher Empfehlung, Auszahlung nach 90 Tagen".
- Universität/Messen: Liste der Veranstaltungen oder Besuche auf dem Campus. Beispiel: "Stanford Engineering Career Fair, Okt. 2025".
- KI-Tools: Screening von Chatbots oder automatisierten Tools für die Kontaktaufnahme. Beispiel: "Verwenden Sie den HireVue für die erste Auswahlrunde."
✅ Schritt 6: Entwicklung von Marketingmaterialien für die Personalbeschaffung
Output: Employer Branding & Marketing Plan
Was sie enthalten sollte:
- Wertangebot für den Arbeitgeber (EVP): Fassen Sie zusammen, was Ihr Unternehmen attraktiv macht. Beispiel: "Flexible Arbeitszeiten, Karriereentwicklung, DEI-Fokus".
- Plan für den Inhalt: Videos, Erfahrungsberichte von Mitarbeitern, Blogbeiträge. Beispiel: "Erstellen Sie Video-Testimonials von Frauen in Führungspositionen."
- KI/Personalisierungstools: Wenn für die Erstellung von Inhalten verwendet. Beispiel: "KI-generierte rollenspezifische Outreach-E-Mails".
✅ Schritt 7: Festlegung des Zeitplans für die Einstellung
Ausgabe: Zeitplan für das Einstellungsprojekt mit Meilensteinen
Was sie enthalten sollte:
- Daten der Stellenausschreibung
- Zeiträume für das Screening
- Befragungszeiträume
- Termine der Angebotsverlängerung
- Startdatum des Onboardings. Beispiel: "Stellenausschreibung bis zum 15. März, Vorstellungsgespräche vom 1. bis 15. April, Angebote bis zum 20. April, Einstellung am 1. Mai."
✅ Schritt 8: Screening und Interviews vorbereiten
Ausgabe: Dokument zum Screening- und Interviewprozess
Was sie enthalten sollte:
- Kriterien für das Screening: Jahrelange Erfahrung, spezifische Fähigkeiten, Zertifizierungen. Beispiel: "Mindestens 5 Jahre Python-Erfahrung + bestandener SQL-Test".
- Beurteilungen: Art, Plattform und Erfolgskriterien. Beispiel: "HackerRank-Codierungstest, 80 % Erfolgsquote".
- Ablauf des Vorstellungsgesprächs: Panelmitglieder, Phasen, Fragen. Beispiel: "2 Runden - technisches Panel + verhaltensorientiertes Interview".
- AI-Tools: Verhaltens- oder Kompetenzbewertungen. Beispiel: "Verwenden Sie Pymetrics für die Bewertung von Soft Skills."
✅ Schritt 9: Schulung der Personalverantwortlichen
Ausgabe: Schulungseinheit für Personalverantwortliche & Ressourcen
Was sie enthalten sollte:
- Schulungsthemen: Reduzierung von Vorurteilen, strukturierte Interviews, Einsatz von KI-Tools. Beispiel: "Führen Sie bis zum 10. März eine Schulung zu DEI und strukturierten Interviews durch."
- Unterstützende Materialien: Interviewleitfäden, Bewertungsrubriken. Beispiel: "Stellen Sie standardisierte Bewertungsbögen für alle Interviewer zur Verfügung."
✅ Schritt 10: Ausführen und Überwachen des Plans
Ausgabe: Execution Tracker / Monitoring Dashboard
Was sie enthalten sollte:
- Verwendete Kanäle: Verfolgen Sie, wo Rollen veröffentlicht werden.
- Live-Metriken: Zeit bis zur Einstellung, Qualität der Einstellungen, Diversitätsstatistiken.
- Verantwortliches Personal: Führen Sie die Teammitglieder auf, die jeden Kanal verwalten. Beispiel: "Sarah leitet LinkedIn, John kümmert sich um Empfehlungen."
✅ Schritt 11: Auswerten und anpassen
Output: Bericht zur Einstellungsprüfung
Was sie enthalten sollte:
- Feedback von Bewerbern: Umfragen oder informelles Feedback.
- Nachbesprechung mit dem einstellenden Manager: Feedback zur Qualität der Bewerber und zu Prozesslücken.
- Empfehlungen: Vorschläge für Verbesserungen. Beispiel: "In der nächsten Runde auf spezialisierte Jobbörsen für Cybersicherheit ausweiten."
✅ Schritt 12: Onboarding planen
Ausgabe: Onboarding-Plan-Dokument
Was sie enthalten sollte:
- Meilensteine und Zeitplan für das Onboarding
- Zugewiesene Mentoren/Trainer
- Verwendete Technologie: Personalisiertes Onboarding oder KI-gesteuerte Module. Beispiel: "Verwenden Sie LearnAmp LMS mit KI-personalisierten Inhalten bis Woche 1".
Vorlage Rekrutierungsplan
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir die folgende Vorlage erstellt, die Sie in Ihre Arbeitsblätter oder Dokumente kopieren können, um den Überblick über Ihre Einstellungsvorgänge zu behalten:
Führen Sie Ihren Einstellungsplan wie ein Profi aus
Manatals ATS ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Rekrutierungsplan und bietet robuste Funktionen für die Teamverwaltung und Zusammenarbeit. Mit präzisem Rollenmanagement, sicherem Gastzugang, Aufgabendelegation und Aktivitätsnachverfolgung ist es eine unschätzbare Ressource für die Durchführung jedes Rekrutierungsplans. So können Sie beispielsweise Personalverantwortlichen den Zugang zur Überprüfung von Bewerbern über Gastkonten ermöglichen oder Recruitern die Möglichkeit geben, Feedback zu protokollieren, um einen effizienten, organisierten Einstellungsprozess mit Manatals ATS zu gewährleisten.
Die Suche nach Kandidat:innen sollte nicht schwer sein.
Beispiele für Einstellungsstrategien von Top-Marken
Employer Branding
Google und Apple betonen ihre einzigartige Kultur, um Kandidaten anzuziehen, und stellen Werte und Vorteile auf ihren Karriereseiten vor. Bei Google gehören dazu die Hervorhebung von Innovationen und Vergünstigungen für die Mitarbeiter, wie auf Google Careers zu sehen ist. Apple konzentriert sich auf Design und Innovation, mit einer starken Präsenz auf der Apple-Karriereseite, die sicherstellt, dass die Kandidaten zur Kultur des Unternehmens passen.
Rekrutierung über soziale Medien
Microsoft und Meta nutzen soziale Medien für die Personalbeschaffung und setzen dabei Plattformen wie LinkedIn und X ein. Die Karriereseite von Microsoft segmentiert die Zielgruppen und nutzt soziale Medien, um Mitarbeiterberichte zu veröffentlichen. Meta hat trotz der jüngsten Änderungen in der Vergangenheit Facebook für Stellenanzeigen und gezielte Werbung genutzt.
Programme für Mitarbeiterempfehlungen
Amazon und IBM fördern Empfehlungen und belohnen Mitarbeiter für erfolgreiche Einstellungen. Amazons Programm bietet Boni von bis zu 125 $ für Tier-1-Positionen, wie auf Amazon Hiring beschrieben. Das Programm von IBM, das auf IBM Careers beschrieben wird, fördert eine Kultur des Vertrauens.
Diversität und Inklusion
Microsoft hat solide Programme, einschließlich Schulungen zu unbewusster Voreingenommenheit und Partnerschaften, wie in Microsoft Diversity zu sehen ist. Meta hat jedoch seine DEI-Programme im Januar 2025 eingestellt, wie CNN Business berichtet, was sich auf die Inklusivität auswirkt.
Einstellung auf der Grundlage von Qualifikationen
IBM und Amazon setzen auf Kompetenzen statt auf Abschlüsse. IBMs Lehrlingsausbildung und SkillsBuild-Plattform, wie in IBM Careers beschrieben, erweitern den Talentpool. Amazons "Skills-Based Hiring Program" beseitigt die Anforderungen an einen Hochschulabschluss, wie auf AWS Careers zu sehen ist.
Interne Mobilität
Google und Microsoft unterstützen die interne Mobilität und ermöglichen den Wechsel der Rolle. Das Verfahren von Google, das im Google-Blog ausführlich beschrieben wird, erleichtert die berufliche Entwicklung. Die Richtlinien von Microsoft ermöglichen Versetzungen nach 18 Monaten.
Technologie und Automatisierung
Microsoft nutzt Dynamics 365 und andere Tools, wie in Microsoft Inside Track angedeutet. Amazon nutzt KI und ML, wie in About Amazon zu sehen ist, um die Effizienz zu steigern.
Erfahrung der Kandidaten
Apple sorgt für einen positiven Interviewprozess, der sich auf kulturelle Passung und Personalisierung konzentriert, wie auf Apple Careers beschrieben. Dazu gehören auch Hinweise zur Vorbereitung und zum Feedback.
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Strategien dieser Unternehmen zusammen und zeigt Gemeinsamkeiten und Unterschiede auf:
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gut strukturierter Einstellungsplan eine solide Grundlage für den Aufbau eines leistungsstarken Teams bildet. Indem Sie den Einstellungsbedarf bis zum Onboarding neuer Mitarbeiter ermitteln, können Sie den Einstellungsprozess rationalisieren, die Kosten senken und die Mitarbeiterbindung verbessern. Top-Marken wie Google, Microsoft und Amazon zeigen, dass strategische Personalbeschaffung für die Gewinnung und Bindung von Spitzentalenten unerlässlich ist. Nutzen Sie Employer Branding, Technologie und datengesteuerte Entscheidungen, um Ihre Einstellungsbemühungen zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Einstellungsstrategie zu aktivieren und intelligenter einzustellen.
Häufig gestellte Fragen
F: Wie ist ein Einstellungsplan aufgebaut?
A: Ein Rekrutierungsplan besteht aus wichtigen Komponenten, um den Einstellungsprozess zu rationalisieren. Dazu gehören die Definition von Aufgaben, die Analyse des Personalbedarfs und die Ausarbeitung einer gezielten Rekrutierungsstrategie über verschiedene Kanäle. Außerdem werden Zeitpläne für jede Phase festgelegt, Budgetüberlegungen angestellt und Messgrößen zur Bewertung der Effektivität der Personalbeschaffung für eine kontinuierliche Verbesserung festgelegt.
F: Was sind die Vorteile einer soliden Einstellungsstrategie und eines soliden Einstellungsplans?
A: Eine starke Rekrutierungsstrategie steigert die Leistung des Unternehmens, indem sie Top-Talente anzieht, Unternehmenswerte und -kultur definiert, den Einstellungsprozess rationalisiert und eine proaktive Personalplanung ermöglicht. Dieser Ansatz trägt dazu bei, die Einstellungskosten zu senken, Störungen zu minimieren und Vielfalt und Inklusivität zu fördern, was zu einem innovativeren und erfolgreicheren Arbeitsplatz führt.
F: Wie unterscheidet sich ein Rekrutierungsplan von einem Stellenbesetzungsplan?
A: Ein Rekrutierungsplan konzentriert sich auf die Anwerbung und Einstellung von Talenten; ein Personalplan stimmt die Größe und die Fähigkeiten der Belegschaft auf die langfristigen Unternehmensziele ab.
F: Welche Kennzahlen sollte ich verfolgen, um den Erfolg eines Einstellungsplans zu bewerten?
A: Um den Erfolg eines Rekrutierungsplans zu bewerten, ist es wichtig, Schlüsselkennzahlen wie die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle, die Qualität der Einstellungen, die Kosten pro Einstellung und die Effektivität der Bewerberquellen zu verfolgen. Die Überwachung dieser Kennzahlen kann Engpässe bei der Rekrutierung aufzeigen, die Leistung neuer Mitarbeiter und deren Bindung an das Unternehmen bewerten, die finanzielle Effizienz analysieren und die besten Bewerberquellen identifizieren, so dass Unternehmen ihre Fähigkeit verbessern können, Spitzentalente anzuziehen und zu halten.
F: Was macht eine gute Vorlage für einen Stellenplan aus?
A: Eine gute Vorlage für einen Personalplan ist klar, flexibel und umfassend und richtet den Personalbedarf an den strategischen Zielen aus. Er sollte detaillierte Stellenbeschreibungen, Qualifikationsanforderungen, Personalbeurteilungen, Messgrößen zur Bewertung der Effektivität der Personalbesetzung und Möglichkeiten zur Anpassung an Veränderungen enthalten. Darüber hinaus sollte sie eine effektive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und Interessengruppen hinsichtlich ihrer Rollen im Personalbesetzungsprozess fördern.
.png)
.webp)
.webp){kind=logo}
.webp)
.png){kind=small}
