Bewährte Strategien zur Einrichtung von KPIs für die Personalbeschaffung von Experten

Woher wissen Sie, ob Ihre Einstellungsbemühungen effektiv und effizient sind? Wie messen Sie die Leistung Ihres Rekrutierungsteams und Ihrer Strategie? Erfahrene Personalvermittler verwenden aus genau diesem Grund KPIs für die Personalbeschaffung.

KPIs (Key Performance Indicators) für die Personalbeschaffung helfen Ihnen, den Erfolg Ihres Personalbeschaffungsprozesses und Ihrer Aktivitäten zu bewerten. Sie basieren auf Daten und Metriken, die Ihre Einstellungsziele widerspiegeln. Durch die Verfolgung und Analyse von KPIs für die Personalbeschaffung können Sie Einblicke in die Stärken und Schwächen Ihres Personalbeschaffungsprozesses gewinnen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und Ihre Einstellungsergebnisse optimieren.

In diesem Artikel erklären wir, was KPIs für die Personalbeschaffung sind, wie sie sich von den Personalbeschaffungskennzahlen unterscheiden, welche Faktoren sie beeinflussen, wie man sie einrichtet und welche die wichtigsten sind, die man verfolgen sollte.

Einstellungs-KPIs vs. Metriken

Bevor wir uns mit den Einzelheiten der Einrichtung von KPIs für die Personalbeschaffung befassen, sollten wir den Unterschied zwischen KPIs für die Personalbeschaffung und Metriken klären. Obwohl diese Begriffe oft synonym verwendet werden, sind sie nicht genau dasselbe.

Metriken zur Personalbeschaffung: Es handelt sich um quantitative Messgrößen, die Aufschluss über verschiedene Aspekte Ihres Einstellungsprozesses geben, z. B. die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung, die Quelle der Einstellung usw. Einstellungskennzahlen sind nützlich, um Trends und Muster in Ihren Einstellungsdaten zu verfolgen, aber sie zeigen nicht unbedingt an, ob Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.

KPIs für die Personalbeschaffung: Bei den KPIs für die Personalbeschaffung handelt es sich hingegen um spezifische Messgrößen, die auf Ihre Ziele für die Personalbeschaffung abgestimmt sind. Sie werden verwendet, um die Effektivität und Effizienz Ihres Rekrutierungsprozesses und Ihrer Aktivitäten zu bewerten und um festzustellen, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder nicht. KPIs für die Personalbeschaffung werden in der Regel als Prozentsätze oder Quoten ausgedrückt, die die tatsächliche Leistung mit der erwarteten Leistung vergleichen.

Nehmen wir an, Sie möchten die Qualität Ihrer Einstellungen verbessern, was eines Ihrer wichtigsten Einstellungsziele ist. Eine der Kennzahlen, die Sie zur Messung dieses Aspekts heranziehen können, ist die Fluktuationsrate im ersten Jahr, d. h. der Prozentsatz der neu eingestellten Mitarbeiter, die innerhalb des ersten Jahres nach der Einstellung wieder gehen. Diese Kennzahl allein sagt jedoch nichts darüber aus, ob Sie gute Bewerber einstellen oder nicht.

Sie müssen sie mit einer Benchmark oder einem Ziel vergleichen, das Ihr gewünschtes Qualitätsniveau widerspiegelt. Wenn beispielsweise die durchschnittliche Fluktuationsrate im ersten Jahr in Ihrer Branche bei 15 % liegt und Sie sich für Ihr Unternehmen ein Ziel von 10 % oder weniger setzen, dann wird diese Kennzahl zu einem KPI, der zeigt, wie gut Sie Ihr Ziel, die Qualität der Einstellungen zu verbessern, erreichen.

Um den Unterschied zwischen KPIs und Metriken für die Personalbeschaffung zu verdeutlichen, sehen wir uns die folgende Vergleichstabelle an.

KPI-Faktoren für die Einstellung

• Die Größe und Art Ihrer Organisation: Je nachdem, ob es sich um ein kleines Unternehmen, ein großes Unternehmen oder eine gemeinnützige Organisation handelt, haben Sie möglicherweise unterschiedliche Bedürfnisse und Herausforderungen bei der Personalbeschaffung. So kann ein kleines Unternehmen beispielsweise der Schnelligkeit und Kosteneffizienz bei der Personalbeschaffung Vorrang vor dem Umfang und der Vielfalt der Einstellungen einräumen, während ein großes Unternehmen möglicherweise das Gegenteil bevorzugt. Ebenso kann eine Non-Profit-Organisation andere Kriterien für die Qualität der Einstellungen haben als ein gewinnorientiertes Unternehmen.
• Die Branche und die Marktbedingungen: Je nachdem, in welcher Branche und unter welchen Marktbedingungen Sie tätig sind, kann der Wettbewerb und die Nachfrage nach Talenten unterschiedlich stark sein. Wenn Sie beispielsweise in einer wachstumsstarken Branche mit Fachkräftemangel tätig sind, müssen Sie sich möglicherweise mehr auf die Gewinnung und Bindung von Spitzenkräften als auf die Senkung der Einstellungskosten konzentrieren. Wenn Sie hingegen in einer wachstumsschwachen Branche mit einem Überschuss an qualifizierten Bewerbern tätig sind, müssen Sie sich möglicherweise mehr auf die Optimierung Ihres Einstellungsprozesses und die Verringerung der Fluktuation konzentrieren als auf die Erhöhung des Einstellungsvolumens.
• Stadium und Umfang Ihres Einstellungsprozesses: Je nach Stadium und Umfang Ihres Rekrutierungsprozesses müssen Sie verschiedene Aspekte und Ergebnisse Ihrer Einstellungsaktivitäten verfolgen. Wenn Sie sich in der Sourcing-Phase befinden, müssen Sie möglicherweise Kennzahlen wie die Anzahl der Bewerber pro offene Stelle, die Einstellungsquelle, die Effektivität des Sourcing-Kanals usw. verfolgen.
• Wenn Sie sich in der Screening-Phase befinden, müssen Sie möglicherweise Kennzahlen wie die Anzahl der qualifizierten Bewerber pro offene Stelle, die Auswahlquote, die Screening-Zeit usw. verfolgen. Und wenn Sie sich in der Einstellungsphase befinden, müssen Sie möglicherweise Kennzahlen wie die Annahmequote von Angeboten, die Gründe für die Ablehnung von Angeboten, die Zeit bis zur Einstellung usw. erfassen.

Einrichten von KPIs für die Personalbeschaffung: Was Sie wissen sollten

Die Einrichtung von KPIs für die Personalbeschaffung kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn Sie neu in der datengesteuerten Personalbeschaffung sind. Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen und Antworten, die Ihnen den Einstieg erleichtern können:

Wie wähle ich die richtigen Einstellungs-KPIs für mein Unternehmen aus?

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Einstellungsziele zu definieren und sie mit Ihrer Unternehmensstrategie und -vision in Einklang zu bringen. Dann müssen Sie die Messgrößen ermitteln, die für die Messung Ihrer Fortschritte und Leistungen im Hinblick auf diese Ziele relevant und aussagekräftig sind. Schließlich müssen Sie die Kennzahlen auswählen, die für Ihren Rekrutierungserfolg am wichtigsten und aussagekräftigsten sind, und diese in KPIs umwandeln, indem Sie Zielvorgaben oder Benchmarks zum Vergleich festlegen.

Wie viele Einstellungs-KPIs sollte ich haben?

Es gibt keine endgültige Antwort auf diese Frage, da sie von Ihren spezifischen Einstellungsanforderungen und -prioritäten abhängt. Als allgemeine Faustregel gilt jedoch, dass Sie eine ausgewogene und überschaubare Anzahl von KPIs haben sollten, die die wichtigsten Aspekte und Phasen Ihres Einstellungsprozesses abdecken. Zu wenige KPIs geben Ihnen möglicherweise kein umfassendes Bild Ihrer Einstellungsleistung, während zu viele KPIs Sie mit Daten überhäufen und von den wichtigsten Fragen ablenken können. Bewährt haben sich etwa 5 bis 10 KPIs, die mit Ihren Einstellungszielen übereinstimmen und die leicht zu verfolgen und zu kommunizieren sind.

Wie messe und berechne ich meine Einstellungs-KPIs?

Der nächste Schritt besteht darin, die Daten zu sammeln und zu analysieren, die Sie zur Messung und Berechnung Ihrer Einstellungs-KPIs benötigen. Sie können verschiedene Quellen und Methoden für die Datenerhebung nutzen, z. B. Umfragen, Interviews, Tests, Bewertungen, Feedback-Formulare usw. Sie können auch verschiedene Tools und Software verwenden, um die Daten zu verarbeiten und zu organisieren, z. B. Tabellenkalkulationen, Datenbanken, Dashboards usw. Um Ihre KPIs für die Personalbeschaffung zu berechnen, müssen Sie die entsprechenden Formeln oder Gleichungen anwenden, die den einzelnen KPIs entsprechen.

Wie überwache ich meine Einstellungs-KPIs und erstatte darüber Bericht?

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Rekrutierungs-KPIs regelmäßig zu überwachen und zu melden und sie zur Bewertung und Verbesserung Ihres Rekrutierungsprozesses und Ihrer Aktivitäten zu nutzen. Sie können verschiedene Formate und Kanäle verwenden, um Ihre Personalbeschaffungs-KPIs zu präsentieren und weiterzugeben, z. B. Berichte, Diagramme, Grafiken, Tabellen usw.

Sie können auch verschiedene Plattformen und Medien nutzen, um Ihre Einstellungskennzahlen zu kommunizieren und zu verbreiten, z. B. E-Mails, Newsletter, Meetings, Präsentationen usw. Das Wichtigste ist, dass Ihre Einstellungskennzahlen klar, präzise, relevant, zeitnah und umsetzbar sind.

KPIs für die Personalbeschaffung, die Sie haben sollten und wie Sie sie messen können

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihre KPIs für die Personalbeschaffung einrichten können, wollen wir uns nun einige der wichtigsten KPIs ansehen, die Sie haben sollten, und wie Sie sie messen können.

• Zeit bis zur Einstellung: Dies ist einer der gängigsten und wichtigsten KPIs für die Personalbeschaffung, der die durchschnittliche Anzahl der Tage misst, die für die Besetzung einer freien Stelle benötigt werden, von dem Moment an, in dem sich ein Bewerber bewirbt oder gesucht wird, bis er das Angebot annimmt. Sie spiegelt die Effizienz und Geschwindigkeit Ihres Einstellungsprozesses sowie die Wettbewerbsfähigkeit und Attraktivität Ihrer Arbeitgebermarke wider.
  Um sie zu messen, müssen Sie für jeden Bewerber das Datum der Bewerbung oder der Suche vom Datum der Angebotsannahme abziehen und dann den Durchschnitt aller Differenzen bilden.
• Kosten pro Einstellung: Dies ist ein weiterer gängiger und wichtiger KPI für die Personalbeschaffung, der die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters misst. Sie umfassen sowohl interne Kosten (wie Gehälter, Sozialleistungen, Gemeinkosten usw.) als auch externe Kosten (wie Werbekosten, Agenturgebühren, Reisekosten usw.) Sie spiegeln die Effektivität und Budgetierung Ihres Einstellungsprozesses sowie die Kapitalrendite (ROI) Ihrer Einstellungsbemühungen wider.
  Um diesen KPI für die Personalbeschaffung zu messen, müssen Sie alle mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbundenen Kosten addieren und dann durch die Anzahl der Einstellungen in einem bestimmten Zeitraum dividieren.
• Qualität der Einstellung: Dies ist einer der anspruchsvollsten, aber auch einer der wichtigsten Einstellungs-KPIs, der den Wert oder den Beitrag misst, den ein neuer Mitarbeiter für das Unternehmen leistet. Sie kann anhand verschiedener Indikatoren wie Leistungsbewertungen, Produktivitätsniveaus, Engagementwerte, Bindungsquoten usw. bewertet werden. Sie spiegelt die Wirkung und das Ergebnis Ihres Einstellungsprozesses sowie die Übereinstimmung Ihrer Talentakquisitionsstrategie mit den Unternehmenszielen und der Unternehmenskultur wider.
  Um die Qualität der Einstellungen zu messen, müssen Sie die Kriterien und Messgrößen definieren, die für Ihr Unternehmen Qualität darstellen, und dann die Daten sammeln und analysieren, die diesen Kriterien und Messgrößen entsprechen.
• Angebotsannahmequote: Dieser KPI misst den Prozentsatz der Bewerber, die Ihr Stellenangebot annehmen, von denen, die es erhalten haben. Er spiegelt die Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Arbeitgebermarke sowie die Effektivität Ihrer Verhandlungs- und Kommunikationsfähigkeiten wider.
  Um ihn zu messen, müssen Sie die Anzahl der Bewerber, die Ihr Angebot annehmen, durch die Anzahl der Bewerber, die Ihr Angebot erhalten, teilen und dann mit 100 multiplizieren, um den Prozentsatz zu erhalten.
• Diversität der Einstellungen: Dieser Einstellungs-KPI misst die Repräsentation und Integration verschiedener Personengruppen in Ihrer Belegschaft, wie Geschlecht, Ethnie, Alter, Behinderung usw. Er spiegelt die Vielfalt und Gerechtigkeit Ihres Einstellungsprozesses sowie die soziale Verantwortung und den Ruf Ihres Unternehmens wider.
  Um die Vielfalt Ihrer Einstellungen zu messen, müssen Sie die demografischen Daten Ihrer Bewerber und Mitarbeiter erfassen und analysieren und dann den Prozentsatz oder das Verhältnis jeder Gruppe zur Gesamtzahl oder Bevölkerung berechnen.
• Zufriedenheit der Bewerber: Dieser KPI gibt Aufschluss über den Grad der Zufriedenheit und des Engagements, das die Bewerber während Ihres Einstellungsprozesses erfahren. Er spiegelt die Qualität und Professionalität Ihrer Bewerbererfahrung sowie die Loyalität und die Befürwortung Ihrer Arbeitgebermarke wider.
  Um dies zu messen, müssen Sie das Feedback und die Bewertungen Ihrer Bewerber an verschiedenen Berührungspunkten Ihres Einstellungsprozesses, wie Bewerbung, Screening, Vorstellungsgespräch, Angebot usw., einholen und analysieren.

Schlussfolgerung

KPIs für die Personalbeschaffung sind für die Messung und Verbesserung Ihres Personalbeschaffungsprozesses und Ihrer Leistung unerlässlich. Sie helfen Ihnen, Ihre Einstellungsziele mit Ihrer Unternehmensstrategie und -vision in Einklang zu bringen, Ihre Einstellungseffektivität und -effizienz zu bewerten, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und Ihre Einstellungsergebnisse zu optimieren. Das Einrichten und Verfolgen von KPIs für die Personalbeschaffung kann jedoch ohne die richtigen Tools und Software eine entmutigende Aufgabe sein.

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