Tipps für eine erfolgreiche Rekrutierungsveranstaltung

Die Organisation einer Rekrutierungsveranstaltung ist keine leichte Aufgabe, und die Hauptgründe für das Scheitern von Rekrutierungsveranstaltungen können das Ergebnis vieler Faktoren sein. Es kann an der Personalausstattung liegen, an einer fehlenden Struktur im Veranstaltungsmanagement oder manchmal einfach am Timing. Damit Sie bei Ihrer nächsten Rekrutierungsveranstaltung bessere Ergebnisse erzielen können, haben wir solide Tipps und einfache Schritte zusammengestellt, die Sie befolgen können. Lassen Sie uns gleich zur Sache kommen.

Was ist eine Rekrutierungsveranstaltung?

Zunächst einmal sollten wir uns darüber klar werden, was eine Rekrutierungsveranstaltung ist. Im Wesentlichen ist eine Einstellungsveranstaltung eine Art von Veranstaltung, die darauf abzielt, potenzielle Bewerber für ein Unternehmen zu gewinnen und zu begeistern. Ein Recruiting-Event bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kultur, Ihre Werte und Ihre Möglichkeiten zu präsentieren. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, die Fähigkeiten, die Eignung und die Interessen der Bewerber zu bewerten und Ihr Talent während des Prozesses zu erweitern. Eine Einstellungsveranstaltung kann eine einmalige oder eine wiederkehrende Veranstaltung sein, je nach Ihrem Einstellungsbedarf und Ihren Zielen.

Aufbau einer Rekrutierungsveranstaltung

1. Definieren Sie Ihre Ziele und Ihre Zielgruppe: Bevor Sie mit der Planung Ihrer Rekrutierung beginnen. Machen Sie sich eine klare Vorstellung davon, was Sie erreichen wollen und wen Sie ansprechen wollen. Stellen Sie sich Fragen wie. "Wollen Sie eine bestimmte Stelle besetzen, eine Talentpipeline aufbauen oder Ihren Bekanntheitsgrad als Arbeitgeber erhöhen? Wer sind Ihre idealen Kandidaten in Bezug auf Fähigkeiten, Erfahrung, Qualifikationen und Eignung?"

2. Wählen Sie die Art und das Format Ihrer Veranstaltung: Je nach Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe müssen Sie entscheiden, welche Art von Rekrutierungsveranstaltung Sie organisieren und wie Sie sie durchführen wollen. Möchten Sie zum Beispiel eine physische oder eine virtuelle Veranstaltung durchführen oder eine Mischung aus beidem? Möchten Sie eine einseitige oder eine zweiseitige Kommunikation oder eine Mischung aus beidem? Möchten Sie einen formellen oder informellen Ton oder eine Mischung aus beidem?

3. Planen Sie die Logistik und das Budget für Ihre Veranstaltung: Sobald Sie sich für die Art und das Format Ihrer Veranstaltung entschieden haben, planen Sie die praktischen Aspekte Ihrer Veranstaltung, wie Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort, Plattform, Tagesordnung, Redner, Moderatoren, Vermittler, Sponsoren, Partner usw. Schätzen Sie in diesem Schritt auch die Kosten und Einnahmen Ihrer Veranstaltung ab, z. B. für den Veranstaltungsort, die Ausstattung, das Catering, das Marketing, die Anmeldung, die Anreise usw.

4. Bewerben und vermarkten Sie Ihre Veranstaltung: Um Ihre Zielkandidaten für Ihre Veranstaltung zu gewinnen und anzumelden, ist es eine gute Idee, Ihre Veranstaltung über verschiedene Kanäle wie Ihre Website, soziale Medien, E-Mail, SMS, Empfehlungen, Jobbörsen, Karriereportale usw. zu bewerben. Es ist wichtig, dass Sie überzeugende und konsistente Botschaften verwenden. Vergessen Sie nicht, das Nutzenversprechen, die Vorteile und die Erwartungen an Ihre Veranstaltung hervorzuheben. Überwachen und messen Sie außerdem die Wirksamkeit Ihrer Marketingstrategien und passen Sie sie bei Bedarf an.

5. Bereiten Sie Ihre Veranstaltung vor und führen Sie sie durch: Damit Ihre Veranstaltung einen positiven und professionellen Eindruck hinterlässt, sollten Sie sie mit Sorgfalt vorbereiten und durchführen. Bestätigen Sie den Ablauf und kommunizieren Sie mit allen Beteiligten, die an Ihrer Veranstaltung beteiligt sind, z. B. mit den Rednern, Moderatoren, Vermittlern, Sponsoren, Partnern und Kandidaten. Es ist immer gut, die technischen Aspekte Ihrer Veranstaltung wie Audio, Video, Chat und interaktive Funktionen zu testen und Fehler zu beheben. Nicht zuletzt sollten Sie sich an die Tagesordnung und den Zeitplan Ihrer Veranstaltung halten. Bereiten Sie sich auf alle Probleme und Fragen vor, die während Ihrer Veranstaltung auftreten können.

6. Nachbereitung und Auswertung Ihrer Veranstaltung: Führen Sie die Nachbereitung und Auswertung Ihrer Veranstaltung mit allen beteiligten Akteuren durch, um die Ergebnisse und Erkenntnisse Ihrer Veranstaltung zu maximieren. Sammeln und analysieren Sie das Feedback und die Daten der Veranstaltung, wie z. B. Anwesenheit, Engagement, Zufriedenheit, Konversions- und Bindungsraten. Vergessen Sie nicht, sich bei den Teilnehmern und Mitwirkenden Ihrer Veranstaltung zu bedanken. Ermitteln Sie auch die Probleme, die während der Veranstaltung aufgetreten sind, und entwickeln Sie eine Strategie, um sie bei künftigen Veranstaltungen zu beseitigen.

8 tolle Ideen für Rekrutierungsveranstaltungen

1. Offenes Haus

Ein Tag der offenen Tür ist eine zwanglose und freundliche Art, potenziellen Bewerbern Ihr Unternehmen vorzustellen. Sie können sie durch Ihre Einrichtung führen, ihnen Ihre Mitarbeiter vorstellen und Ihre Unternehmenskultur präsentieren. Richten Sie Stände oder Stationen ein, an denen die Teilnehmer mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen interagieren, sich über Beschäftigungsmöglichkeiten informieren und Fragen stellen können. Es ist auch gut, Essen und Getränke anzubieten und einige lustige Aktivitäten oder Spiele zu veranstalten, um das Eis zu brechen.

2. Expertengremium

Die Organisation eines Expertenpanels während einer Einstellungsveranstaltung bringt Fachleute aus der Branche und Arbeitsuchende zusammen. Diese Experten können aktuelle Trends, Herausforderungen und Chancen in der Branche diskutieren und den Teilnehmern wertvolle Einblicke geben. Eine Expertenrunde kann Ihnen helfen, Ihre Vordenkerrolle und Glaubwürdigkeit zu demonstrieren und Bewerber anzuziehen, die daran interessiert sind, von Ihnen zu lernen. Hier ein Tipp. Bieten Sie den Bewerbern die Möglichkeit, mit den Podiumsteilnehmern durch Frage- und Antwortrunden zu interagieren.

3. Jobmesse

Eine Jobmesse ist eine klassische Einstellungsveranstaltung, mit der eine Vielzahl von Bewerbern an einem Ort erreicht werden kann. Eine Jobmesse kann Ihnen dabei helfen, Bewerber anzusprechen, die aktiv auf der Suche nach einem Job oder einer beruflichen Veränderung sind, und gleichzeitig Ihren Bekanntheitsgrad bei einem großen und vielfältigen Talentpool zu erhöhen. Stellen Sie also attraktive Stände auf, präsentieren Sie das Logo Ihres Unternehmens und bieten Sie Werbegeschenke sowie Broschüren und Flyer über Ihr Unternehmen und die von Ihnen angebotenen Stellen an. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie einige Vertreter haben, die mit den Besuchern sprechen und ihre Lebensläufe entgegennehmen.

4. Vernetzungsveranstaltung

Networking-Veranstaltungen sind speziell darauf ausgerichtet, Fachleuten die Möglichkeit zu geben, in einem entspannten und informellen Rahmen Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen. Sie können eine Networking-Veranstaltung in einer örtlichen Bar, einem Restaurant oder einem Coworking Space ausrichten und Personen einladen, die für Ihre Branche oder Nische relevant sind. Da es sich um eine zwanglose Atmosphäre handelt, sollten Sie den Teilnehmern Snacks und Getränke anbieten und für Unterhaltung oder Spiele sorgen, um das Eis zu brechen und die Teilnehmer miteinander bekannt zu machen.

5. Lunch & Learn Sitzung

Ein Lunch & Learn bietet Arbeitsuchenden die Möglichkeit, ihr Wissen bei einer Mahlzeit zu erweitern. Sie können ein Mittagessen, eine Präsentation, einen Workshop, eine Vorführung oder eine Fallstudie zu einem Thema oder einer Fähigkeit anbieten, die für Ihre potenziellen Bewerber relevant und nützlich ist. Ermutigen Sie sie auch, Fragen zu stellen und ihr Feedback mitzuteilen. So können Sie Ihr Fachwissen unter Beweis stellen und motivierte Personen anziehen, die sich weiterentwickeln wollen.

6. Ausbildungssitzung

Die Durchführung einer Schulungsveranstaltung während einer Einstellungsveranstaltung erfüllt mehrere Zwecke. Sie ermöglicht es Ihnen, potenzielle Bewerber zu schulen und sie über die spezifischen Fähigkeiten zu unterrichten, die für die verfügbaren Stellen erforderlich sind. Gleichzeitig können Sie die Eignung der Teilnehmer für diese Stellen beurteilen. Laden Sie sie also zu einer Schulungsveranstaltung ein, die für die Rolle oder Funktion relevant ist, die Sie besetzen wollen, z. B. Programmierung, Vertrieb oder Design. Stellen Sie einen Trainer, einen Mentor, einen Coach oder einen Moderator zur Verfügung, der die Bewerber durch die Schulung führt und unterstützt. Geben Sie ihnen auch Feedback und Anleitung und beobachten Sie, wie sie arbeiten und zusammenarbeiten.

7. Online-Veranstaltung

Da die Technologie immer weiter voranschreitet, können Sie mit einer Online-Rekrutierungsveranstaltung ein breiteres Publikum erreichen und Bewerber von verschiedenen Standorten aus ansprechen. Führen Sie Webinare, virtuelle Karrieremessen oder Live-Streaming-Sitzungen über Plattformen wie Zoom, Skype usw. durch. Zeigen Sie Ihren Bildschirm, Folien oder Dokumente und interagieren Sie mit den Teilnehmern. Nutzen Sie außerdem verschiedene Online-Plattformen und Social-Media-Kanäle, um für die Veranstaltung zu werben und den Bewerbern die Möglichkeit zu geben, Lebensläufe einzureichen oder an virtuellen Vorstellungsgesprächen teilzunehmen. Denken Sie daran, dass eine Online-Veranstaltung ein effektiver und flexibler Weg sein kann, um mit Talenten überall auf der Welt in Kontakt zu treten.

8. Hackathons

Ein Hackathon ist eine ansprechende Veranstaltung, bei der Programmierer, Entwickler und technisch versierte Personen zusammenkommen, um gemeinsam komplexe Probleme zu lösen oder innovative Projekte zu entwickeln. Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Fähigkeiten und Problemlösungskompetenzen unter Beweis zu stellen, indem sie an realen oder hypothetischen Herausforderungen arbeiten, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Diese Veranstaltung dient nicht nur der Identifizierung potenzieller Kandidaten, sondern wirbt auch für Ihr Unternehmen als innovativen und dynamischen Arbeitgeber.

Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Fähigkeiten und Problemlösungskompetenzen unter Beweis zu stellen, indem sie an realen oder hypothetischen Herausforderungen arbeiten, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Diese Veranstaltung dient nicht nur der Identifizierung potenzieller Kandidaten, sondern wirbt auch für Ihr Unternehmen als innovativen und dynamischen Arbeitgeber.

So verfolgen Sie eine Einstellungsmaßnahme

Die genaue Beobachtung und Analyse der Leistung Ihrer Veranstaltung kann Ihnen wertvolle Erkenntnisse liefern. Sie erfahren, wie viele Bewerber interessiert sind und an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, wie gut sie zu Ihrer Rolle und Ihrem Unternehmen passen, wie viel Zeit und Geld Sie für die Einstellung der Bewerber aufwenden und wie Sie Ihre zukünftigen Veranstaltungen auf der Grundlage von Daten und Feedback verbessern können.

So können Sie Ihre Rekrutierungsveranstaltung verfolgen:

• Interaktion mit Ihrem Newsletter: Eine der wichtigsten Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt, ist die Interaktion mit Ihrem E-Mail-Newsletter. Mithilfe von Tools wie Mailchimp oder HubSpot können Sie die Anzahl der Personen überwachen, die Ihren Newsletter zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung öffnen, anklicken oder darauf antworten. So erhalten Sie einen Überblick über das Interesse und das Engagement potenzieller Kandidaten. Außerdem können Sie die Wirksamkeit Ihrer E-Mail-Marketingstrategie messen. Sie können sogar mit verschiedenen Versionen Ihres E-Mail-Inhalts und -Designs experimentieren, um herauszufinden, welche bei Ihrer Zielgruppe am besten ankommt.
• Die Anzahl der angemeldeten Personen: Mit Tools wie Eventbrite oder Jotform können Sie Anmeldeformulare und Daten für Veranstaltungen erstellen und verwalten. Nutzen Sie auch soziale Medien, Blogs, Podcasts oder Webinare, um den Traffic auf Ihre Landing Page zu lenken und die Zahl der Anmeldungen zu erhöhen. Anhand der Anmeldemetriken können Sie die Wirksamkeit Ihrer Werbemaßnahmen beurteilen und Ihre Vorgehensweise für künftige Veranstaltungen verbessern.
• Anzahl der anwesenden Personen: Unabhängig davon, ob Ihre Veranstaltung virtuell oder persönlich durchgeführt wird, ist die Erfassung der tatsächlichen Teilnehmerzahl immer ein Muss. Verwenden Sie Tools wie Zoom oder Brazen, um Online-Veranstaltungen nahtlos durchzuführen und zu überwachen. Für persönliche Veranstaltungen können Sie QR-Codes oder Check-in-Apps einsetzen. Diese Metriken spiegeln den Gesamterfolg Ihrer Werbe- und Kommunikationsmaßnahmen wider.
• Anzahl der Bewerber, die an der Veranstaltung teilgenommen haben: Vergessen Sie nach der Veranstaltung nicht, die Anzahl der Teilnehmer zu messen, die sich auf Ihre offenen Stellen bewerben. Suchen Sie nach Tools, die Sie bei der Verwaltung der Bewerbersuche und -verfolgung unterstützen und Ihre Veranstaltungsdaten mit den Bewerbungsdaten verknüpfen. Diese Kennzahl gibt Aufschluss über die Qualität und die Eignung der Kandidaten, die Sie durch Ihre Veranstaltung gewinnen und ansprechen.
• Anzahl der erfolgreichen Einstellungen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben: Das ultimative Ziel jeder Einstellungsveranstaltung ist es, erfolgreiche Einstellungen vorzunehmen. Erfassen Sie daher die Anzahl der Teilnehmer, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach der Veranstaltung eingestellt und an Bord genommen wurden. Auf diese Weise können Sie den Return on Investment (ROI) ermitteln und die Kosten der Veranstaltung pro Einstellung bewerten.

Schlussfolgerung

Eine erfolgreiche Veranstaltung erfordert eine sorgfältige Planung, Liebe zum Detail und die Schaffung eines positiven und ansprechenden Erlebnisses sowohl für Arbeitssuchende als auch für Arbeitgeber. Wenn Sie die hier vorgestellten Tipps und Strategien beherzigen, können Sie sicher sein, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. Denken Sie daran, dass eine gut durchgeführte Veranstaltung nicht nur Top-Talente anziehen kann, sondern auch den Ruf Ihres Unternehmens stärkt und starke Verbindungen innerhalb der Branche schafft.