Optimierung des Telefoninterviews: Tipps und Tricks

Trotz des rasanten technologischen Fortschritts ist das Telefoninterview nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Einstellungsprozesses, insbesondere angesichts der zunehmenden Verbreitung von Remote- und virtuellen Arbeitsumgebungen. Um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Fähigkeiten bei Telefoninterviews zu verfeinern und optimale Ergebnisse zu erzielen, werden wir die besten Praktiken für die Durchführung von Telefoninterviews, verlässliche Strategien und ein hilfreiches Tool zur Maximierung der Interviewerfahrung sowie häufige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, untersuchen. Fangen wir an!

Wie führt man ein Telefongespräch durch?

Die Einstellung mittels telefonischer Vorstellungsgespräche ist ein wichtiger Schritt in der Rekrutierungspipeline. Diese erste Überprüfung hilft Ihnen festzustellen, ob ein Bewerber die grundlegenden Anforderungen für die Stelle erfüllt, bevor Sie zu ausführlicheren Gesprächen übergehen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Strategien zur effektiven Vorbereitung auf ein telefonisches Vorstellungsgespräch:

• Prüfen Sie die Lebensläufe der Bewerber: Prüfen Sie vor dem Telefoninterview den Lebenslauf des Bewerbers sorgfältig auf relevante Berufserfahrung, Fähigkeiten und Qualifikationen, die den Stellenanforderungen entsprechen. Auf diese Weise können Sie Ihre Interviewfragen entsprechend anpassen.
• Bereiten Sie eine Liste von Fragen vor: Stellen Sie eine Reihe von sachdienlichen Fragen zusammen, die Sie dem Bewerber während des Telefoninterviews stellen. Diese Fragen sollten sich auf den Hintergrund des Bewerbers, seine Fähigkeiten und die Gründe für seine Bewerbung auf die Stelle beziehen. Ziehen Sie auch verhaltens- und situationsbezogene Fragen in Betracht, um zu beurteilen, wie der Bewerber mit bestimmten Situationen umgeht.
• Bewahren Sie ein professionelles Auftreten: Achten Sie beim telefonischen Vorstellungsgespräch auf eine professionelle Atmosphäre während des gesamten Gesprächs. Achten Sie darauf, dass Sie sich in einer ruhigen, unauffälligen Umgebung befinden und kommunizieren Sie klar und professionell, um dem Bewerber ein Gefühl von Professionalität zu vermitteln.
• Üben Sie aktives Zuhören: Aktives Zuhören spielt bei einem telefonischen Vorstellungsgespräch eine entscheidende Rolle. Schenken Sie den Antworten des Bewerbers Ihre volle Aufmerksamkeit und stellen Sie Folgefragen, um bestimmte Punkte zu klären oder die Antworten zu vertiefen. Auf diese Weise erhalten Sie weitere Einblicke in die Qualifikationen des Bewerbers und seine Eignung für die Stelle.
• Machen Sie detaillierte Notizen: Machen Sie sich während des Telefongesprächs unbedingt Notizen für spätere Rückfragen. Notieren Sie alle wichtigen Highlights, Stärken oder Problembereiche, die Ihre Entscheidung über das Weiterkommen des Bewerbers im Einstellungsverfahren beeinflussen könnten.
• Bieten Sie informative Beratung: Als Personalvermittler ist es wichtig, den Bewerbern umfassende Informationen über das Unternehmen, die Stelle und die weiteren Schritte im Einstellungsprozess zu geben. Dies hilft den Bewerbern, sich ein klareres Bild von der Stelle zu machen und festzustellen, ob sie mit ihren Karrierezielen übereinstimmt.
• Bewerten Sie die kulturelle Eignung: Nutzen Sie das telefonische Vorstellungsgespräch, um die kulturelle Kompatibilität der Bewerber mit dem Unternehmen zu beurteilen. Stellen Sie Fragen zu ihrer Arbeitsweise, ihrem Kommunikationsstil und ihren Taktiken der Teamarbeit, um ihre Eignung für die Unternehmenskultur zu beurteilen.
• Nachbereitung: Nach dem telefonischen Vorstellungsgespräch sollten Sie sich mit den Bewerbern in Verbindung setzen, um ihnen Feedback zu geben und die nächsten Schritte zu erläutern. Pflegen Sie eine professionelle und höfliche Kommunikation, auch wenn die Bewerber nicht für den weiteren Verlauf des Einstellungsverfahrens ausgewählt wurden.

Während der Vorstellungsgespräche können Sie ein Rekrutierungstool wie das Applicant Tracking System (ATS) von Manatalnutzen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Informationen, die Sie von den Bewerbern erhalten, optimal zu nutzen. Während des Gesprächs können Sie die Eigenschaften, Fähigkeiten, Erfahrungen usw. der Kandidaten notieren und in die Datenbank von Manatal eingeben. Sie können auch Notizen zu bestimmten Bewerbern anlegen, so dass Personalverantwortliche die Notizen einsehen und beantworten können, falls sie daran interessiert sind, mit den Bewerbern weiterzumachen oder sie fallen zu lassen. Darüber hinaus unterstützt Manatal die nahtlose Zusammenarbeit durch sein Notizsystem, mit dem Sie alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten können.

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Wie man bei Telefoninterviews Feedback sammelt und aufzeichnet

Detaillierte Notizen machen

Machen Sie sich während des Telefoninterviews detaillierte Notizen zu allem, was der Bewerber sagt. Notieren Sie sich die Antworten auf jede Frage, alle wichtigen Punkte und alle interessanten Erkenntnisse, die der Bewerber mitteilt. So können Sie sich später an wichtige Details erinnern, wenn Sie den Bewerber mit anderen Teammitgliedern besprechen.

Verwenden Sie eine Bewertungsskala

Erstellen Sie eine Bewertungsskala, mit der Sie die Antworten des Bewerbers auf jede Frage schnell bewerten können. Dies kann eine einfache Skala von 1 bis 5 sein, wobei 1 für schlecht und 5 für ausgezeichnet steht. Auf diese Weise können Sie jeden Bewerber objektiv bewerten und mit anderen Bewerbern vergleichen.

Aufzeichnung des Interviews

Zeichnen Sie das Telefoninterview mit dem Einverständnis der Bewerber auf, damit Sie später bei Ihrer Entscheidung darauf zurückgreifen können. Die Aufzeichnung ermöglicht es Ihnen auch, das Gespräch mit Teammitgliedern zu teilen, die während des Gesprächs nicht anwesend waren, so dass alle bei der Bewertung des Bewerbers über dieselben Informationen verfügen.

Bitten Sie um Feedback von anderen

Wenden Sie sich nach dem Telefoninterview an andere Teammitglieder, die am Einstellungsverfahren beteiligt waren, und bitten Sie sie um ihr Feedback zu dem Bewerber. Bitten Sie sie, ihre Meinung zu den Qualifikationen, der Erfahrung und der allgemeinen Eignung des Bewerbers für die Stelle zu äußern. Auf diese Weise erhalten Sie ein breites Spektrum an Meinungen, die Sie berücksichtigen können.

Verwenden Sie ein Feedback-Formular

Erstellen Sie ein Feedback-Formular, das die Teammitglieder nach dem Telefoninterview ausfüllen können. Fügen Sie Fragen ein, die sie auffordern, die Kommunikationsfähigkeiten, die technischen Fähigkeiten und die kulturelle Eignung des Bewerbers zu bewerten. Auf diese Weise können Sie einheitliches Feedback von allen am Einstellungsprozess beteiligten Teammitgliedern einholen.

Planen Sie ein Debriefing-Meeting

Planen Sie eine Nachbesprechung mit allen Teammitgliedern, die an dem Telefongespräch beteiligt waren, um ihr Feedback und ihre Eindrücke von dem Bewerber zu besprechen. Geben Sie allen die Möglichkeit, ihre Gedanken und Erkenntnisse mitzuteilen, und arbeiten Sie gemeinsam daran, einen Konsens darüber zu finden, ob Sie mit dem Bewerber weitermachen wollen oder nicht.

Zu vermeidende Fehler bei einem Telefongespräch

• Mangelnde Vorbereitung: Ein häufiger Fehler, den Personalverantwortliche bei telefonischen Vorstellungsgesprächen machen, ist die unzureichende Vorbereitung auf das Gespräch. Dies kann zu einem unorganisierten und unproduktiven Gespräch führen, wodurch der Bewerber möglicherweise das Interesse an der Stelle verliert. Daher ist es eine gute Idee, den Lebenslauf des Bewerbers durchzusehen, relevante Fragen vorzubereiten und sich vor dem Gespräch mit der Stellenbeschreibung vertraut zu machen.
• Keine klaren Erwartungen formulieren: Ein weiterer Fehler besteht darin, dem Bewerber den Zweck und die Erwartungen an das Telefoninterview nicht klar zu vermitteln. Es ist wichtig, den Ablauf des Gesprächs, den Zeitplan und die nächsten Schritte zu erklären, damit die Bewerber wissen, was sie erwartet, und sich angemessen auf das Gespräch vorbereiten können.
• Schlechte Kommunikationsfähigkeiten: Sie sollten bei einem Telefoninterview auf Ihre Kommunikationsfähigkeiten achten. Zu schnelles Sprechen, die Verwendung von Fachjargon oder das Unterbrechen von Bewerbern kann zu Missverständnissen und einer negativen Erfahrung für den Bewerber führen. Sprechen Sie stattdessen deutlich, hören Sie aktiv zu und bewahren Sie während des gesamten Gesprächs ein professionelles Auftreten.
• Das Stellen unangemessener Fragen: Fragen, die sich auf Ethnie, Religion, Familienstand, Alter oder Behinderung beziehen, sind tabu und können zu Diskriminierungsklagen führen. Halten Sie sich an arbeitsplatzbezogene Fragen, die die Qualifikationen der Bewerber und ihre Eignung für die Stelle bewerten.
• Mangelndes Engagement: Denken Sie daran, dass Sie bei einem Telefoninterview die Gelegenheit haben, mit den Bewerbern ins Gespräch zu kommen und ihr Interesse an der Stelle einzuschätzen. Wenn Sie keinen Enthusiasmus zeigen, keine Folgefragen stellen oder den Antworten des Bewerbers nicht aktiv zuhören, kann der Eindruck entstehen, dass Sie kein Interesse an einem Gespräch mit dem Bewerber haben. Zeigen Sie also während des gesamten Gesprächs echtes Interesse und Engagement.
• Durch das Vorstellungsgespräch hetzen: Das Telefoninterview zu überstürzen, um Zeit zu sparen, ist nicht der richtige Weg, um Ihre Aufgabe abzuschließen. Sie müssen sich Zeit nehmen, um die Qualifikationen, die Erfahrung und die Eignung der Bewerber für die Stelle zu beurteilen. All diese Aspekte werden Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Schlussfolgerung

Wie bereits erwähnt, spielt das telefonische Vorstellungsgespräch eine wichtige Rolle im Einstellungsprozess, da es Ihnen hilft, die qualifizierten Bewerber zu identifizieren, bevor Sie zu persönlichen Gesprächen übergehen. Um ein erfolgreiches Telefoninterview zu gewährleisten, müssen Sie gut vorbereitet sein, bevor Sie den Hörer abnehmen. Wenn Sie diese Tipps und Tricks beherzigen, stehen die Chancen gut, dass Sie Ihren Einstellungsprozess rationalisieren und die besten Talente besser identifizieren können. Denken Sie daran, dass ein gut geführtes Telefongespräch der erste Schritt ist, um den perfekten Kandidaten für die Stelle zu finden.