Ein-Personen-HR-Team | 3 Hacks zur Bewältigung der Arbeitsbelastung

Erinnern Sie sich an das erste Mal, als Sie als einziger Personalverantwortlicher für ein Start-up gearbeitet haben? Als Ein-Personen-Personalteam hatten Sie sicher große Verantwortung und verschiedene Prioritäten, die gelegentlich miteinander in Konflikt standen.

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Neben der Tätigkeit als Personalvermittler tragen Sie in der Personalabteilung auch viele andere Aufgaben, wie z. B. Lohnbuchhaltung, Personalwesen und vieles mehr. 

In der Zwischenzeit können manuelle, tägliche Aufgaben der Personalbeschaffung - wie die Verwaltung von Lebensläufen aus verschiedenen Quellen, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Dokumentation auf Papier - einen Großteil Ihrer Zeit und Energie in Anspruch nehmen.

In der Wachstumsphase eines Unternehmens wird die Personalbeschaffung zu einem entscheidenden Faktor, und es überrascht nicht, dass sie eine der wichtigsten Funktionen ist, die das Wachstum eines Unternehmens ermöglicht. Schauen wir uns an, was typischerweise während des Einstellungsprozesses passiert. 

Wenn eine Abteilung eine Stelle zu besetzen hat, gibt sie Ihnen in der Regel die Stellenbeschreibungen für die jeweilige Funktion. Dann gehen Sie der Sache auf den Grund und veröffentlichen die Stellenanzeige auf allen Ihnen zur Verfügung stehenden Plattformen. 

Wenn Sie Bewerbungsformulare und Lebensläufe von Bewerbern erhalten, müssen Sie möglicherweise alle Daten manuell in Tabellenkalkulationen wie Google Sheets oder Excel eingeben. Es ist verständlich, dass Inhaber von Start-ups und kleinen Unternehmen der Meinung sind, dass sie noch keine Software für die Personalbeschaffung benötigen, einfach weil sie keine Masseneinstellungen vornehmen müssen. Langfristig würde sich diese Strategie jedoch als unpraktisch und unhaltbar für das Unternehmen erweisen.

Mit einer Rekrutierungssoftware können Sie - als einziger Personalverantwortlicher, der auch andere Funktionen verwaltet - schnell Tausende von Bewerbungen filtern, um den richtigen Kandidaten zu finden. Die Investition in Technologie macht Ihren Einstellungsprozess letztlich schneller und effizienter, so dass Sie sich darauf konzentrieren können, fundierte, datengestützte Entscheidungen in Bezug auf Bewerber zu treffen.

Verhältnis von HR-Fachkräften zu Mitarbeitern

Wie Sie sehen, ist es keine leichte Aufgabe, wenn die Verantwortung allein auf Ihren Schultern lastet. Daher stellt sich die Frage: Wie viele Personalfachleute sollte die Abteilung für aktuelle und künftige Mitarbeiter haben? 

Nun, die weithin akzeptierte Faustregel besagt, dass auf 100 Beschäftigte ein Personalverantwortlicher kommen sollte. Dies gilt jedoch in der Regel für größere Unternehmen mit einer gut ausgestatteten Personalabteilung. 

Lassen Sie uns näher auf dieses Verhältnis von Personal zu Mitarbeitern eingehen. In einem kleinen Unternehmen oder einer Neugründung sinkt das Verhältnis in der Regel, wenn die Zahl der Mitarbeiter steigt. Es ist also nicht überraschend, dass kleine Unternehmen in der Regel ein höheres Verhältnis von Personalfachleuten zu Mitarbeitern haben. 

Das durchschnittliche Verhältnis von Personalmitarbeitern zu Beschäftigten beträgt für alle Unternehmen etwa 2,57, wobei kleine Unternehmen mit durchschnittlich 3,40 den höchsten Wert aufweisen. Mittlere Unternehmen folgen mit einem Verhältnis von 1,22 und große Unternehmen mit einem Verhältnis von 1,03.

Die Standardregel besagt jedoch, dass auf 100 Mitarbeiter 1,4 Personalverantwortliche kommen sollten.

Verstehen, was HR-Abteilungen tun

Während einige eine formale Ausbildung im Bereich des Personalmanagements absolviert haben und für die Übernahme dieser Aufgaben geschult wurden, sind andere mit grundlegenden Kenntnissen in diesem Bereich in die Personalarbeit eingestiegen. Daher kann die Arbeit als HR-Fachkraft mit begrenzten Ressourcen und formaler Ausbildung eine ziemliche Herausforderung sein.

Da Sie noch nicht viel Erfahrung im Bereich der Humanressourcen haben, könnten Sie auf diese Probleme stoßen:

• Qualifizierte Talente anziehen
• Terminierung von Interviews
• Mit den neuen Technologien Schritt halten
• Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern
• Verwaltung ihrer Leistungen
• Bearbeitung der Gehaltsabrechnung
• Verfolgung der persönlichen und krankheitsbedingten Tage der Mitarbeiter

Wenn wir darüber sprechen, was Menschen in der Personalabteilung typischerweise tun, denken wir an Mitarbeiter, die jemanden aus der Personalabteilung aufsuchen, wenn sie eine Beschwerde einreichen wollen oder Bedenken in Bezug auf Gehaltspakete, Überstunden oder Stellenbeschreibungen haben. 

In gewisser Weise kann man also sagen, dass Sie als Personalverantwortlicher ein Mittler zwischen den Mitarbeitern und dem Management sind. 

Gründe für eine hohe Arbeitsbelastung

Wir verstehen das. Es kann für ein Ein-Personen-Personalteam überwältigend sein, alles zu erledigen. Aber in einem kleinen Unternehmen gibt es nur wenige Mitarbeiter, die Sie verwalten müssen. Dennoch ist es eine gewaltige Aufgabe für eine Person.

Eine hohe Arbeitsbelastung kann jeden in jeder Branche zu verschiedenen Zeiten treffen. Sie kann zu Ineffizienz, Burnout und Stress bei den Mitarbeitern führen. Sie müssen also erkennen, wann Ihre Arbeitsbelastung zu hoch ist, und lernen, wie Sie damit umgehen können.

Eine hohe Arbeitsbelastung tritt in der Regel dann auf, wenn die Verantwortung für Ihre Aufgabe zu groß wird. In einem kleinen Unternehmen werden Sie wahrscheinlich schon früh damit konfrontiert, wenn Sie mit unerwarteten Anforderungen oder Systemen konfrontiert werden oder wenn die Geschäftsleitung beschließt, eine neue Abteilung zu schaffen.

Jetzt, da Sie wissen, warum eine hohe Arbeitsbelastung auftritt, müssen Sie die negativen Auswirkungen kennen, um Ihre Grenzen zu bestimmen. Wenn Sie wissen, wie Sie diese erkennen und handhaben können, können Sie Erwartungen festlegen und eine bessere Work-Life-Balance erreichen. Eine hohe Arbeitsbelastung kann die folgenden negativen Folgen haben:

1. Mehr Fehler bei der Arbeit
2. Erhebliche Angstzustände
3. Burnout am Arbeitsplatz
4. Mangelnde Work-Life-Balance
5. Leicht reizbar bei der Arbeit und zu Hause
6. Mangelndes Engagement bei der Arbeit
7. Unzufriedenheit am Arbeitsplatz

Wie Sie Ihr Arbeitspensum als Ein-Personen-HR-Abteilung bewältigen können

Eine Personalabteilung als Ein-Personen-Team zu führen, hat seine Nachteile. Sie müssen mit vielen Aufgaben gleichzeitig jonglieren und verschiedene Regeln und Vorschriften einhalten. Im Grunde sind Ihre Tage in der Abteilung nie gleich, da Sie die Mitarbeiter täglich unterstützen. 

Aber es gibt auch einen Silberstreif am Horizont, wenn man ein Ein-Personen-HR-Team ist. Zunächst einmal müssen Sie sich als Ein-Personen-Team nicht an die typische Struktur einer Personalabteilung halten und können Ihr eigenes System entwerfen, das für Sie funktioniert. Es gibt auch weniger Verfahren, mit denen man sich auseinandersetzen muss, wenn es darum geht, neue Vorschriften umzusetzen oder neue Technologien auszuprobieren.

Dennoch können Methoden zur Steuerung der Arbeitsbelastung dazu beitragen, dass Sie effizienter arbeiten und Ihre Arbeitsziele erreichen. 

Hier finden Sie einige Strategien, um eine hohe Arbeitsbelastung auszugleichen und den Tag zu überstehen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie alle HR-Herausforderungen wie ein Chef meistern können!

1. Planen Sie Ihre Pausen

Es ist in Ordnung, zwischen den Arbeitsstunden Pausen einzulegen. Legen Sie kurze Pausen ein, um sich auszuruhen und wieder auf die Beine zu kommen, wenn Sie sich von der Arbeit überfordert fühlen. Das heißt, Sie bleiben produktiv und nehmen Ihre Arbeit mit einer positiven Einstellung wieder auf. 

Sie müssen nur alle verfügbaren Ressourcen nutzen, um Pausen während des Tages einzuplanen. Je nach Ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollten Sie versuchen, für jede Stunde Arbeit eine 15-minütige Pause einzuplanen. In jeder Pause können Sie draußen spazieren gehen oder Dehnübungen machen.

2. Multitasking auf ein Minimum beschränken

Multitasking scheint eine gute Möglichkeit zu sein, Dinge gleichzeitig zu erledigen. Die Forschung zeigt jedoch, dass unser Gehirn nicht so gut im Multitasking ist, wie wir denken. Tatsächlich zeigt die Forschung, dass Multitasking Ihre Produktivität beeinträchtigen kann, indem es Ihr Verständnis für die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Gesamtleistung verringert.

Es ist möglich, mit der Gewohnheit des Multitasking zu brechen. Machen Sie eine kurze Bestandsaufnahme der zahlreichen Aufgaben, die Sie zu erledigen versuchen, wenn Sie daran denken, sie alle auf einmal zu erledigen. Entscheiden Sie dann, welche Aufgabe Sie zuerst in Angriff nehmen sollten. Bemühen Sie sich darum:

• Beschränken Sie die Aufgaben, die Sie erledigen wollen, auf eine. 
• Widmen Sie einer Aufgabe 20 Minuten lang Ihre ganze Aufmerksamkeit, bevor Sie sich anderen Aufgaben zuwenden.
• Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen und legen Sie einen Zeitpunkt für ihre Erledigung fest.
• Suchen Sie sich einen ruhigeren Ort zum Arbeiten oder schalten Sie Ihr Telefon aus.

3. Holen Sie sich Hilfe von der Technik

Es ist wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um Ihre besonderen Fähigkeiten und Grenzen herauszufinden. Denn wenn Sie diese erkennen, können Sie eine Strategie entwickeln, um etwas zu erreichen, wenn Sie erkennen, dass Ihre Grenzen Ihre Stärke sind. Eine hohe Arbeitsbelastung zu erkennen, kann Ihnen also auch dabei helfen, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden.

Nutzen Sie also die Technologie, die Ihnen zur Verfügung steht, denn Automatisierung ist ein Segen! Die Investition in Personalbeschaffungstechnologie kann die beste Entscheidung sein, die Sie als Ein-Personen-Personalabteilung treffen können. Mit der richtigen Technologie können Sie den Zeitaufwand für administrative Aufgaben um bis zu 50 % reduzieren .

Beschleunigen Sie Ihren Rekrutierungsprozess mit ATS

Die Personalbeschaffung als Ein-Personen-Personalteam ist eine gewaltige Aufgabe. Sie müssen eine offene Stelle über soziale Medien, Jobbörsen, E-Mail-Stellenanzeigen und Karriereseiten ausschreiben. Dann beginnen Sie damit, die Daten der Bewerber zu sammeln und zu speichern und schließlich die geeigneten Kandidaten für Vorstellungsgespräche auszuwählen.

Mit einem effektiven System zur Bewerberverfolgung können Sie Stellenangebote auf verschiedenen erstklassigen Stellenbörsen veröffentlichen, das Branding Ihres Unternehmens stärken und regelmäßig mit den Bewerbern in Kontakt bleiben. Das Ergebnis: Sie sind aktiver und engagierter.

Darüber hinaus können Sie mit ATS eine solide Karriereseite erstellen und andere Vorteile und Funktionen des Systems nutzen. Die Nutzung des Systems kann Ihren Einstellungsprozess beschleunigen und die Qualität der Einstellungen erhöhen. 

Das System ermöglicht es Ihnen, geeignete Bewerber aus verschiedenen Quellen zu finden, Lebensläufe in einer einzigen Plattform zusammenzufassen und Bewerber zu verfolgen und zu verwalten. Dadurch erhöht sich die Qualität der Einstellungen. Vor der Einstellung können Sie mit einem ATS mehr Informationen von den Bewerbern einholen und umfassende Beurteilungen abgeben. Durch die Automatisierung administrativer Tätigkeiten können Sie außerdem mehr Zeit für den Kontakt mit den Bewerbern während des Auswahlverfahrens aufwenden.

Folglich erwirbt das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf den Ruf als Arbeitgeber. Das Applicant Tracking System (ATS) ermöglicht jedoch eine gründlichere Überprüfung der Bewerber und bringt Ihre Stellenangebote mit den besten Kandidaten zusammen.

Die Entscheidungsfindung verbessert sich mit der Zeit, was langfristig zu besseren Ergebnissen führt. Ergo können Sie beim Screening-Verfahren Stunden einsparen.

Außerdem ist der ATS-Anbieter dafür verantwortlich, dass das System auf dem neuesten Stand bleibt und keine Pannen auftreten. Da es sich um eine Cloud-basierte Software handelt, können Sie von überall aus auf die Plattform zugreifen und mehr als ein Gerät verwenden.

Da alle Ihre Daten und Kontakte in der Cloud gespeichert sind, können Sie von jedem Ort mit Internetanschluss darauf zugreifen. So können Sie mit den Bewerbern unabhängig von deren Standort in Kontakt treten und sicherstellen, dass sie keine wichtigen Termine verpassen.

Wege und Werkzeuge für die Erledigung von Aufgaben finden 

Wenn Sie in einer kleinen Organisation arbeiten, müssen Sie damit rechnen, dass Sie Aufgaben übernehmen, die über Ihre Stellenbeschreibung hinausgehen. Wie bereits erwähnt, kann die Bewältigung einer hohen Arbeitsbelastung in jeder Branche und in Organisationen jeder Größe vorkommen. Es kann Ihre Produktivität durch Müdigkeit, Stress und Burnout beeinträchtigen. 

Deshalb müssen Sie wissen, wann Sie das Gefühl haben, dass Ihnen Ihre Aufgaben zu viel werden. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Arbeitspensum zu bewältigen, damit es Ihre Produktivität nicht beeinträchtigt.

Es gibt verschiedene Methoden, die Sie anwenden können, um Dinge zu erledigen. Legen Sie eine Pause ein, wenn Sie täglich mehrere Aufgaben zu erledigen haben. Fühlen Sie sich nicht schuldig, wenn Sie am Schreibtisch spazieren gehen oder Dehnübungen machen. 

Außerdem ist es verlockend, viele Aufgaben auf einmal zu erledigen, aber am Ende des Tages fühlen Sie sich überfordert und gestresst. Begrenzen Sie also das Multitasking und entscheiden Sie, welche Aufgabe Sie zuerst angehen wollen.

Und schließlich müssen Sie daran denken, dass Sie ein Mensch sind und Grenzen haben. Wenn Sie wissen, dass Ihre Grenzen Ihre Stärken sind, können Sie eine Strategie entwickeln, um Ihre Ziele zu erreichen, indem Sie Ihre Grenzen anerkennen.

Nutzen Sie also die Vorteile unserer SaaS-Rekrutierungsplattform, um Ihren Rekrutierungsprozess zu beschleunigen. Investieren Sie in ein Bewerber-Tracking-System, um geeignete Kandidaten aus einer Vielzahl von Quellen zu finden, Lebensläufe in einem einzigen System zu bündeln und Bewerber zu überwachen und zu verwalten.

Da es sich um eine Cloud-basierte Software handelt, können Sie mit jedem Gerät, z. B. einem Smartphone, von überall auf die Plattform zugreifen. Außerdem werden alle Ihre Daten und Informationen in der Cloud gespeichert. So können Sie mit den Bewerbern in Kontakt treten, egal wo auf der Welt sie sich befinden.

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