Onboarding-Prozess: 6 Wege für einen reibungsloseren Ablauf

Der Onboarding-Prozess ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden - ein reibungsloser Prozess mit viel Liebe zum Detail führt zu langfristigen Ergebnissen und niedrigen Fluktuationsraten.

‍Glassdoor berichtet, dass Unternehmen, die ein reibungsloses und effizientes Onboarding durchführen, ihre Mitarbeiterbindung um 80 Prozent und ihre Produktivität um mehr als 70 Prozent steigern.

Andererseits, wenn der Prozess für neue Mitarbeiter nicht effektiv gestaltet ist, führt dies zu einer hohen Fluktuationsrate, wobei einige Unternehmen bis zu 20 Prozent Fluktuation innerhalb der ersten 45 Tage der Beschäftigung verzeichnen .

Bei der Gestaltung eines reibungslosen Prozesses ist es wichtig zu verstehen, dass die Art und Anzahl der Aufgaben, die ein neuer Mitarbeiter zu erledigen hat, und die Zeit, die ihm für den gesamten Prozess zur Verfügung steht, je nach Struktur und Art des Unternehmens variieren können.

Um den Prozess reibungsloser zu gestalten, sollten Sie wissen, wie Sie Ziele und Meilensteine festlegen, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie der Einsatz von HR-Technologie einige der langwierigen Verfahren vereinfachen kann.

Onboarding: Eine kurze Einführung

Onboarding kann im Großen und Ganzen als eine Aktivität wahrgenommen werden, die alle wohlmeinenden Arbeitgeber durchführen, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen. Für einige bedeutet dies, dass neue Mitarbeiter eine Reihe von Aufgaben über einen Monat hinweg erledigen müssen, für andere wiederum über mehrere Monate hinweg.

Die meisten Unternehmen neigen dazu, kreativ zu werden - oder auch nicht -, wenn es um das Onboarding geht, aber der allgemeine Kern des Prozesses bleibt relativ gleich. Für jedes Unternehmen, das Talente halten und eine starke Bindung aufbauen möchte, lohnt es sich, sich mit den verschiedenen Phasen vertraut zu machen.

Preboarding

Wenn man erfolgreich sein will, muss man verstehen, wie man neuen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern kann. Ein solcher Weg wäre ein Preboarding-Prozess, sobald ein Bewerber das Stellenangebot angenommen hat. 

Während des Preboardings können administrative Arbeiten wie die Zuweisung der Mitarbeiter zu ihren Unternehmenskonten und andere Unterlagen vor Beginn des ersten Arbeitstages erledigt werden. Wenn das Unternehmen spezielle Kommunikationsanwendungen verwendet, sollten diese ebenfalls während des Preboarding-Prozesses für den neuen Mitarbeiter eingerichtet werden. 

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Orientierung

Onboarding-Prozesse und Einarbeitung werden oft verwechselt, aber es handelt sich um zwei völlig unterschiedliche Dinge. Die Einarbeitung kann mehrere Monate dauern, während die Orientierung in der Regel an einem Tag stattfindet. Die Einarbeitung ist immer noch ein wichtiger Teil des gesamten Onboarding-Prozesses, da Sie als Unternehmen den neuen Mitarbeitern zeigen wollen, dass sie willkommen sind.

Die Orientierung ermöglicht es den Unternehmen, ihren Wert für neue Mitarbeiter zu zeigen. Es ist auch der Zeitpunkt, an dem die Mitarbeiter ihren Teamkollegen und Managern vorgestellt werden. Einige Orientierungsprozesse umfassen auch Führungen durch die Einrichtungen des Unternehmens.

Ausbildung

Einige neue Mitarbeiter verfügen über einen umfangreichen Hintergrund mit jahrelanger Berufserfahrung, müssen aber dennoch geschult werden, da nicht alle Unternehmen das gleiche Arbeitsumfeld, die gleiche Kultur und die gleiche Anzahl von Mitarbeitern haben. 

Ein neuer Mitarbeiter könnte zum Beispiel in einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern gearbeitet haben. In dem neuen Unternehmen sind es dagegen 100. Das bedeutet, dass er spezielle Schulungen absolvieren muss, um sich in die Kultur des neuen Unternehmens einzuarbeiten und sie vollständig zu verstehen. 

Unternehmen, die keinen vollständigen Onboarding-Prozess haben, führen möglicherweise nur separate technische Schulungen für verschiedene Abteilungen durch. In einigen Schulungen wird sichergestellt, dass die neuen Mitarbeiter die technologische Infrastruktur und die Verfahren des Unternehmens verstehen. Erfordert das Anforderungsprofil der Stelle spezielle Technologien und Ausrüstungen, wird dies ebenfalls in der Schulung behandelt. 

Die Schulung kann von der Einarbeitung getrennt werden, aber für jedes Unternehmen, das erfolgreich sein will, sollte die Schulung der Mitarbeiter ein integraler Bestandteil des gesamten Prozesses sein. Beide gehen Hand in Hand, wenn die Mitarbeiter lernen, sich an ein neues Arbeitsumfeld und eine neue Kultur anzupassen, und sich technische Fähigkeiten aneignen, die ihnen helfen, ihre persönlichen und die allgemeinen Ziele des Unternehmens zu erreichen. 

Onboarding: Zu vermeidende Fehler

Auf den ersten Blick scheint das Onboarding ein leichtes Unterfangen zu sein. Schließlich geht es darum, neue Mitarbeiter auf die Ziele, Visionen und den Auftrag des Unternehmens abzustimmen. Darüber hinaus geht es darum, einen reibungslosen Übergang von einer früheren Arbeitsumgebung in eine neue zu ermöglichen.

Doch viele Unternehmen tun dies nicht. Wie können Sie von neuen Mitarbeitern erwarten, dass sie sich an Ihren Zielen und Visionen orientieren, wenn Sie sich dieser Ziele nicht bewusst sind? Als Unternehmen müssen Sie bei neuen Mitarbeitern klare Erwartungen wecken. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie diese im Onboarding-Prozess vermitteln können, wenn sie nicht geklärt sind?

Einem Bericht der Harvard Business Review zufolge legen 60 Prozent der Unternehmen keine klaren Ziele oder Meilensteine für neue Mitarbeiter fest, was dazu führt, dass die Mitarbeiter nicht wissen, was sie während des Einarbeitungsprozesses erreichen sollen.

Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass man nicht weiß, wo man sein Geld für die Einarbeitung einsetzen soll. Viele Unternehmen geben viel Geld für neue Mitarbeiter aus, aber nicht dafür, ihnen die gewünschten Erfahrungen zu vermitteln. Leider sehen diese Unternehmen das Onboarding nicht als eine Investition an.

Im Wesentlichen sollte der Einarbeitungsprozess als Investition betrachtet werden, denn Sie investieren in einen neuen Mitarbeiter, der sich dem Unternehmen anschließt und dazu beiträgt, den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern. 

Einige Unternehmen betrachten den Onboarding-Prozess als eine Investition, erzielen aber keine erfolgreichen Ergebnisse, weil der Prozess zu kurz und zu einfach ist.

Man könnte meinen, dass ein kurzer Einarbeitungsprozess bedeutet, dass der neue Mitarbeiter zufrieden ist und sich nicht mit den zahlreichen Aufgaben belastet fühlt, die er zu erledigen hat. Aber es ist genau das Gegenteil der Fall.

Ein kürzeres Onboarding, das nur eine Woche bis einen Monat dauert, ist nicht ausreichend, vor allem nicht für eine Organisation, in der das Anforderungsprofil sehr detailliert ist oder in der komplexe Aufgaben erledigt werden müssen.

SHRM berichtet, dass der Onboarding-Prozess mindestens ein Jahr lang durchgeführt werden sollte. Der Prozess sollte jedoch sorgfältig geplant werden, und es sollten Strategien umgesetzt werden, um maximale Effizienz und Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie wissen, was Sie nicht tun sollten, haben Sie einen klaren Weg vor Augen, was Sie tun sollten und was Sie in Ihren Onboarding-Prozess integrieren sollten, um höhere Bindungsraten und eine höhere Gesamteffizienz zu erreichen. Im Folgenden finden Sie Vorschläge und Tipps für den Aufbau und die Gestaltung eines strategischen Onboarding-Prozesses.

Onboarding: Reibungslosere Abläufe

Im Folgenden finden Sie sechs Möglichkeiten, wie Sie Ihren Onboarding-Prozess ändern und anpassen können, um ihn reibungsloser, zuverlässiger und weniger langwierig zu gestalten. 

1. Preboarding

Zunächst sollten Sie sich auf den Pre-Boarding-Prozess konzentrieren, d. h. auf das Ausfüllen aller erforderlichen Papiere und die Einrichtung von Mitarbeiterkonten. Nicht alle Unternehmen setzen dies um. Wenn neue Mitarbeiter am ersten Tag anfangen, sind sie oft mit der Anzahl der Aufgaben, die sie erledigen müssen, überfordert. 

Um das Preboarding-Verfahren mühelos zu gestalten, sollte man in eine Anwendung oder Software wie ein Online-Portal investieren, denn damit können neue Mitarbeiter Aufgaben, Unternehmensprotokolle, Unterlagen und andere Informationen schnell überprüfen, während sie sich auf die Arbeit in einer neuen Umgebung und Kultur vorbereiten. 

2. Zeit ist Geld

Wie das Sprichwort sagt: Zeit ist Geld. Wenn der Einarbeitungsprozess zu kurz ist, riskieren Sie eine hohe Fluktuationsrate, die kostspielig sein kann. Die Fluktuationsrate bringt ein Unternehmen manchmal in Schwierigkeiten, da die Kosten sehr hoch sein können. Wie Netsuite zitiert, können die Kosten für den Ersatz eines Mitarbeiters manchmal höher sein als das tatsächliche Gehalt, das der Mitarbeiter erhält. In einigen Fällen sind die Kosten doppelt so hoch wie das Gehalt des Mitarbeiters. 

Daher ist es von größter Bedeutung, dass der gesamte Onboarding-Prozess mindestens ein Jahr dauert, oder wenn nicht ein Jahr, dann mehr als einen Monat. Ein längerer Prozess bedeutet, dass ein neuer Mitarbeiter sich die Zeit nehmen kann, alle Aspekte des Unternehmens umfassend zu bewerten, alle Fragen zu klären und zu lernen, seine eigenen Ziele, Aufgaben und Werte mit dem Unternehmen in Einklang zu bringen, und sich die Zeit zu nehmen, dauerhafte Beziehungen aufzubauen. 

Ein Tipp wäre, die Aufgaben zu verteilen, anstatt alle Funktionen auf einmal zu vergeben. So sollten beispielsweise alle Verwaltungsaufgaben vor dem ersten Arbeitstag oder in den ersten Wochen erledigt werden. Gleichzeitig können die eher berufsspezifischen Aufgaben über mehrere Wochen und Monate verteilt werden. Auf diese Weise fühlt sich der neue Mitarbeiter nicht so überfordert und kann sich langsam einarbeiten. 

3. Ihnen das Gefühl der Wertschätzung geben

Es kann schwierig sein, sich an einen neuen Arbeitsplatz zu gewöhnen. Noch schwieriger ist es, wenn man das Gefühl hat, dass man von seinen Kollegen und dem Unternehmen nicht geschätzt wird. Für jedes Unternehmen ist es wichtig, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie geschätzt und umsorgt werden. Dies ist eine der wichtigsten Komponenten, um neue Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.

Sie wissen nicht genau, wie Sie neuen Mitarbeitern das Gefühl der Wertschätzung vermitteln können? Fangen Sie damit an, sie langsam in den Arbeitsprozess einzuführen. Weisen Sie ihnen nicht gleich am ersten Tag oder in den ersten Wochen zu viele Aufgaben zu. Geben Sie den neuen Mitarbeitern stattdessen das Gefühl, dass sie ein fester Bestandteil des Unternehmens sind.

Wenn sich ein einzelnes Vorstandsmitglied die Zeit nehmen kann, um Hallo zu sagen, ein paar herzliche Worte zur Begrüßung zu sagen und kurz die Aufgaben, Strategien und Ziele des Unternehmens zu erläutern, kann dies für neue Mitarbeiter eine unschätzbare Erfahrung bedeuten. Darüber hinaus wird ihnen dadurch das Gefühl vermittelt, dass sie zu dieser Organisation gehören, was sie motiviert, dem Unternehmen treu zu bleiben und sich mehr für ihre Arbeit einzusetzen.

4. Onboarding als Investition behandeln

Viele Unternehmen geben zwar viel Geld für den Einarbeitungsprozess aus, betrachten ihn aber nicht als eine Investition, die dem Unternehmen langfristig zugute kommen kann. Der Einarbeitungsprozess sollte als ein Erlebnis für den neuen Mitarbeiter betrachtet werden und nicht nur als ein obligatorischer Prozess, um ihn auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld einzustellen.

Die Investition in die richtigen Instrumente wie Anwendungen und Software und die Investition von mehr Zeit für die sorgfältige, effiziente und effektive Ausführung jeder Aufgabe kann das Unternehmen vor hohen Fluktuationsraten und negativen Wahrnehmungen/Bewertungen seitens der neu eingestellten Mitarbeiter bewahren. 

5. Ein Kumpel-/Mentorsystem haben

Da es beim Onboarding-Prozess und bei der Bindung von Mitarbeitern vor allem darum geht, neue und dauerhafte Beziehungen zu knüpfen, sollten neue Organisationen darauf achten und ein Buddy- oder Mentorensystem einführen.

Für neue Mitarbeiter kann der Eintritt in ein neues Arbeitsumfeld überwältigend sein, insbesondere wenn sie aus einem anderen Land kommen. Ein Kumpel, der als Mentor fungiert, kann daher helfen, den Druck und den Stress zu mindern.

Ein Mentor kann wie ein Wegweiser fungieren, der alle Aufgaben erleichtert und dafür sorgt, dass der neue Mitarbeiter während des Einführungsprozesses reibungslos vorankommt. Durch den Aufbau von Beziehungen in einem Buddy/Mentor-System kann die Mitarbeiterbindung aufrechterhalten werden. Neu eingestellte Mitarbeiter können Fragen stellen und erhalten umgehend die entsprechenden Antworten, anstatt sich nur auf ein Online-Portal oder das Mitarbeiterhandbuch zu verlassen. 

Wie SHRM in seinem Bericht über das Verständnis des Onboarding von Mitarbeitern feststellt, kann ein informelles oder formelles Mentoren-/Buddy-System einen neuen Mitarbeiter während des gesamten Prozesses sehr gut unterstützen. Wenn das Unternehmen sehr groß ist und viele verschiedene Abteilungen umfasst, wäre es ratsam, einen Buddy/Mentor aus derselben Abteilung zu haben und nicht jemanden, der in einer völlig anderen Abteilung als der neue Mitarbeiter arbeitet. 

SHRM weist darauf hin, dass eine Möglichkeit, neuen Mitarbeitern ein Gefühl der Verbundenheit in einem Buddy-System zu vermitteln, darin bestünde, sie einer Person zuzuweisen, die erst kürzlich eingestellt wurde und den Einarbeitungsprozess gerade abgeschlossen hat. Auf diese Weise kann die neu eingestellte Person alle Fragen beantworten und aktuellere Kenntnisse vermitteln als jemand, der den Prozess viele Jahre zuvor abgeschlossen hat. 

Außerdem würde sich der neue Mitarbeiter wohler fühlen, wenn er wüsste, dass jemand anderes den Prozess durchlaufen hat und sich bereits gut in das Unternehmen eingearbeitet hat. Dadurch wird der neue Mitarbeiter motiviert, härter zu arbeiten und sich in einem neuen Arbeitsumfeld zu engagieren. 

6. Konsequentes Feedback geben

Der Kandidat hat die ersten Phasen des Onboarding-Prozesses durchlaufen und erwartet daher eine Art von Feedback. Was passiert, wenn Sie dieses Feedback nicht geben? Der neue Mitarbeiter fühlt sich nicht wertgeschätzt und weiß nicht, was er noch verbessern muss oder was er gut gemacht hat.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Prozess, in dem Feedback gegeben wird, in beide Richtungen verläuft. Der neue Mitarbeiter sollte ein Feedback über den gesamten Prozess geben, darüber, was er als Herausforderung empfunden hat, was ihm Spaß gemacht hat, wie seine Mentoren/Kollegen waren und wie er sich allgemein fühlt. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass der neue Mitarbeiter ein aktuelles Feedback von seinem Vorgesetzten oder Abteilungsleiter erhält.

Ständiges Feedback ermöglicht es einem Unternehmen, zu beurteilen, was funktioniert und was nicht, und es als Kontrolle zu nutzen, um sich für künftige Einstellungen zu verbessern, denn das Ziel ist es, Mitarbeiter zu halten und ein starkes Netzwerk aufzubauen.

Bei Neueinstellungen sollten Manager oder Mentoren darauf achten, während des gesamten Prozesses Feedback zu geben, nicht nur in einer einmaligen Aktion. Wenn die Aufgaben über einen Zeitraum von mehreren Monaten zu erledigen sind, sollten auch regelmäßige Kontrollen in Abständen von dreißig, sechzig und neunzig Tagen durchgeführt werden.

Die Verwendung eines Online-Portals oder einer Anwendung, die die individuelle Erstellung von Fragebögen und Umfragen ermöglicht, kann ein zweiseitiges System für die Abgabe von Feedback erleichtern und die stundenlange Überprüfung jedes neuen Mitarbeiters überflüssig machen. Dies würde auch einen Teil des Drucks abbauen, dem neue Mitarbeiter ausgesetzt sind, da sie sich nicht verpflichtet fühlen, negatives Feedback zu geben.

Über einen Online-Fragebogen oder ein Portal können sie jedoch vertrauensvoll ein ehrliches Feedback geben. Das Unternehmen kann dies als zukünftige Referenz nutzen, um zu messen, was funktioniert und was nicht. Im Gegenzug können sie Ziele und Vorgaben für künftige Onboarding-Prozesse festlegen.

Sobald Sie die richtigen Tipps und die besten Strategien für einen soliden Onboarding-Prozess kennen, sollten Sie den Einsatz von HR-Software in Betracht ziehen, um den Prozess reibungsloser und weniger hektisch/stressig zu gestalten.

Einsatz von HR-Software für einen reibungsloseren Einführungsprozess

Eine der einfachsten Möglichkeiten, den Einführungsprozess für alle Beteiligten reibungsloser zu gestalten, ist der Einsatz leistungsstarker Tools und Anwendungen. Ein zuverlässiges Tool in Ihrem Werkzeugkasten kann genau das sein, was Ihnen einen Vorsprung vor Ihrer Konkurrenz verschafft und Ihnen hilft, eine starke Belegschaft neuer Mitarbeiter zu halten.

Preboarding-Prozesse wie die Bereitstellung von Unterlagen und die Vermittlung von Kenntnissen über die Unternehmenskultur, die Marke und die Vision des Unternehmens können bereits beim Scouting der Kandidaten mit Hilfe einer Karriereseite durchgeführt werden.

Und wenn der neue Mitarbeiter das Angebot angenommen hat, können Sie die HR-Software über eine Funktion für Zusammenarbeit und Aktivitäten in einem Bewerberverfolgungssystem nutzen, um neue Mitarbeiter einem Team zuzuweisen und sogar Aufgaben zu delegieren. Neue Mitarbeiter können integrierte Portale nutzen, um ihre Anfragen zu stellen. Außerdem haben Manager, Personalverantwortliche und andere Mitarbeiter des jeweiligen Teams die Möglichkeit, die Fortschritte des neuen Mitarbeiters zu überwachen.

Wie in einem der sechs Punkte, die Sie während des gesamten Einführungsprozesses beachten sollten, erwähnt, nämlich dass Feedback unerlässlich ist, können Sie das Online-Portal eines HR-Tools, z. B. eine Berichts- und Analysefunktion, nutzen, um Daten aus dem Feedback zu sammeln. Der neue Mitarbeiter müsste zunächst einige Online-Formulare ausfüllen, z. B. einen Fragebogen oder eine Umfrage, und die Eingaben können als Daten oder Kennzahlen angezeigt werden, die für künftige Verbesserungen oder als Bewertungsinstrument verwendet werden können.

Manche Software ermöglicht sogar den Versand automatisierter E-Mails, was ebenfalls eine gute Möglichkeit ist, Feedback zu geben. Wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter eine Aufgabe auf seiner Teamseite oder seinem Portal abgehakt hat, kann ein Manager oder Abteilungsleiter automatische E-Mails einrichten, die nach jeder Aufgabe verschickt werden, um sicherzustellen, dass das Feedback konsistent ist.

Wenn die HR-Software zusammen mit den sechs Möglichkeiten zur reibungsloseren Aufnahme von Bewerbern eingesetzt wird, haben Sie einen robusten Prozess, der garantiert, dass die Bindungsquoten hoch und die Gesamtfluktuationsraten niedrig bleiben. Dies ist ein weiterer sicherer Weg, um Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen und all Ihre Ziele, Missionen und Visionen als eine kollektive Einheit zu verwirklichen.

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