Ultimative Onboarding-Checkliste: Die 4 K's des Onboarding

Das Onboarding-Verfahren ist ein wichtiger Bestandteil des Einstellungsprozesses. Er beinhaltet die Eingliederung und die Sicherstellung, dass sich die neuen Mitarbeiter gut an das neue Arbeitsumfeld anpassen.

Nicht zu verwechseln mit der Orientierung, geht der Onboarding-Prozess über die bloße Begrüßung neuer Mitarbeiter und ihre Entlassung hinaus, damit sie sich an die verschiedenen Aufgaben machen können. Stattdessen ist der Onboarding-Prozess ein kumulativer Prozess von Aktivitäten, die darauf abzielen, neue Mitarbeiter als erfolgreiche, engagierte und loyale Mitarbeiter zu etablieren.

Je nachdem, wie ein Unternehmen den Onboarding-Prozess gestaltet, können sich die Mitarbeiter gut an das neue Arbeitsumfeld angepasst fühlen oder in manchen Fällen kein Gefühl dafür bekommen, wie sie in eine neue Kultur passen.

Personalverantwortliche können dafür sorgen, dass der Onboarding-Prozess erfolgreich verläuft, indem sie die Erfahrung bereichern. Die brennende Frage lautet: Wie kann eine Bereicherung erreicht werden? Ganz einfach, indem man die 4 K's des Onboarding-Prozesses versteht: Compliance, Klarheit, Kultur und Verbindung. Zu wissen, wann und wie man die 4 Cs richtig anwendet, ist ein todsicherer Weg zur Entwicklung eines Onboarding-Programms, das zum Erfolg führt und neue Mitarbeiter und Personalverantwortliche mit dem Prozess zufriedenstellt.

Darüber hinaus eignet sich HR-Software, wie z. B. ein System zur Bewerberverfolgung, hervorragend, um den Prozess in Gang zu bringen, das Gesamterlebnis für die Bewerber zu rationalisieren und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Ein Applicant Tracking System wie das von Manatal kann, wenn es richtig und von Anfang an eingesetzt wird, dazu beitragen, dass Sie als Recruiter bei der Einstellung der richtigen Talente/Kandidaten erfolgreich sind.

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‍Schauen wir uns den Onboarding-Prozess in seiner Gesamtheit an und wie Sie ein Bewerberverfolgungssystem nutzen können, um damit zu beginnen.

‍Definitiondes Onboarding-Prozesses‍

Auch wenn viele annehmen, dass es sich um dasselbe handelt, sollte der Onboarding-Prozess nicht mit einem Orientierungsprozess verwechselt werden.

Anders als eine Orientierung ist ein Onboarding-Prozess nicht nur eine einmalige Sitzung, in der neue Mitarbeiter mit der Vision, dem Auftrag und den Zielen des Unternehmens vertraut gemacht werden. Er umfasst eine Reihe von Maßnahmen wie Aktivitäten und Papierkram, um die neuen Mitarbeiter langsam mit dem Unternehmen vertraut zu machen.

Was erwartet neue Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses? Bei der Erledigung von Aufgaben und Papierkram machen sich die neuen Mitarbeiter langsam mit den Unternehmensrichtlinien vertraut, erhalten mehr Einblicke und detaillierte Informationen über ihre spezifischen Aufgaben und werden in die Unternehmenskultur eingeführt.

Die zahlreichen Aktivitäten und der Papierkram, den neue Mitarbeiter erledigen müssen, können diesen Prozess langwierig machen. Der genaue Zeitplan für den Abschluss hängt von der Art des Unternehmens sowie von der Größe und dem Umfang des Onboarding-Prozesses ab.

Die Dauer des Abschlusses der vorgesehenen Tätigkeiten und der Eingewöhnung in das Unternehmen kann zwischen einem Tag und mehr als drei Monaten variieren.

Ein riesiges Unternehmen wie Netpeaks beispielsweise diversifiziert seinen Prozess und bietet einen neuen Weg, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter gut an eine neue Umgebung anpassen. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse, die eine Reihe von Kursen vorsehen, sind die Mitarbeiter nach eigenen Angaben zufriedener mit dem Gesamtprozess. Außerdem konnte der Zeitaufwand für das Onboarding um bis zu zweihundert Stunden reduziert werden.

Es mag einfach klingen, neue Mitarbeiter so einzustellen, dass sie sich gut in das Unternehmen einfügen und mit den Zielen, Visionen und Aufgaben in Einklang stehen. Ohne eine starke Struktur können Sie als Unternehmen jedoch ins Hintertreffen geraten und Probleme bekommen, neue Mitarbeiter zu halten.

Der Wandel in der Arbeitswelt, wie z. B. hybride Arbeitsformen oder die Arbeit von zu Hause aus, hat einen Einblick in die mangelnde Struktur einiger Unternehmen bei der Durchführung spezifischer Onboarding-Aufgaben gegeben. Mehr als ein Drittel der Unternehmen gab an, über kein gut durchdachtes System zu verfügen, unabhängig davon, ob sie neue Mitarbeiter aus der Ferne oder vor Ort einarbeiten.

Ein klares Bild von der Zeit, die benötigt wird, um neue Mitarbeiter an das Unternehmen zu gewöhnen, kann über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Prozesses entscheiden. Zu diesem Zweck wollen wir herausfinden, wie Sie als Personalvermittler, HR-Fachmann und Unternehmen die 4 Cs des Onboarding-Prozesses richtig einsetzen können, um die Effizienz zu maximieren.

‍Einführung:4 K's‍

Für Unternehmen und Personalverantwortliche, die den Onboarding-Prozess optimal nutzen wollen, werden die 4 Cs des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter wahrscheinlich zu Ergebnissen führen.

Die Grundlage für ein erfolgreiches Onboarding ist die Umsetzung der 4 C's, wie in einem Bericht von SHRM beschrieben. Er wurde von Dr. Talyna Bauer entwickelt, um Personalvermittler und Unternehmen dabei zu unterstützen, die Erfahrung mit neuen Mitarbeitern zu maximieren, und ermöglicht es Personalvermittlern, den Rahmen als Grundlage für Checklisten zu verwenden.

Die 4 K's sind wie folgt:

1. Einhaltung der Vorschriften

Bezieht sich auf die Sicherstellung, dass neue Mitarbeiter mit den Unternehmensrichtlinien, Sicherheitsvorschriften, Vertraulichkeitsanforderungen, Protokollen zu sexueller Belästigung und anderen Abteilungsverfahren vertraut gemacht werden.

Die Einhaltung der Vorschriften bedeutet, dass Papierkram erledigt werden muss, denn es geht darum, dass neue Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien und -protokolle verstehen. Darüber hinaus kann einigen Mitarbeitern ein besonderer Zugang zu technischen Geräten gewährt werden, der die Einhaltung bestimmter Protokolle erfordert.

Eine Möglichkeit zur Verringerung des Stresses, den neue Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag beim Ausfüllen von Papieren haben, besteht für viele Unternehmen darin, den so genannten Pre-Boarding-Prozess einzuführen.

2. Klärung

Wie das Wort schon sagt, werden hier alle Probleme und Fragen, die beantwortet werden müssen, geklärt. Es ist ein Gleichstand, bei dem die neuen Mitarbeiter feststellen, wie viel Wissen sie über ihre Aufgaben haben.

Außerdem können neue Mitarbeiter Fragen zu ihren Erwartungen an den Arbeitsplatz, zu ihren Zielen und zu ihren Vorstellungen stellen. Durch die Klärung dieser Fragen wird sichergestellt, dass die neuen Mitarbeiter mit den allgemeinen Zielen und der Vision des Unternehmens übereinstimmen und mögliche Probleme entschärft werden.

Klärung erfordert Struktur, Vorbereitung und Organisation. Meistens mangelt es während des Onboarding-Prozesses an allen dreien. Dies ist bei Start-ups und kleinen Unternehmen relativ häufig der Fall, nur fünfzig Prozent haben einen strukturierten Onboarding-Prozess.

Für einen Personalverantwortlichen kann eseine Herausforderung sein, Fragen zu beantworten und immer für Klarheit zu sorgen. Um dies erfolgreich zu bewerkstelligen, muss ein Personalverantwortlicher ein leistungsstarkes HR-Software-Tool in sein Arsenal aufnehmen.

3. Kultur

In einer vernetzten Welt spielt die Kultur eine wichtige Rolle bei der Erhaltung einer soliden Belegschaft und der Bindung der richtigen Talente.

Oberflächlich betrachtet mag eine Arbeitsplatzkultur so aussehen, wie gut die Mitarbeiter miteinander verbunden sind und wie vielfältig die Belegschaft ist. Aber Kultur bedeutet so viel mehr als das.

Sowohl für neue Mitarbeiter als auch für Personalverantwortliche bedeutet Kultur in diesem Fall zu verstehen, wie gut die persönlichen Überzeugungen, Visionen und Ziele mit den Ansichten und der Vision des Unternehmens übereinstimmen. Außerdem geht es darum, wie verschiedene Werte zusammenkommen können, um eine starke Belegschaft zu bilden.

Da die Belegschaft vielfältig und generationenübergreifend ist, versäumen es viele Unternehmen, dies zu berücksichtigen und in ihre einzigartige Arbeitskultur einzubinden.

Einglobaler Kulturbericht von SHRM aus dem Jahr 2022 besagt, dass einundsechzig Prozent der neuen Mitarbeiter keine angemessene, geschweige denn eine kulturelle Schulung erhalten haben. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass neue Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses und vor ihrem Eintritt in das Unternehmen schnell lernen, sich an die Kultur anzupassen.

Außerdem liegt es in der Verantwortung der Personalverantwortlichen, neuen Mitarbeitern so viele Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen.

4. Verbindung

Das Ausfüllen von Papieren, das Verstehen der Unternehmenskultur und die Klärung von Fragen tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter gut in die neue Arbeitswelt einfügen. Dennoch geht es vor allem darum, Verbindungen aufzubauen, um neue Mitarbeiter zu halten oder sicherzustellen, dass sie sich zugehörig fühlen.

Wenn neue Mitarbeiter das Gefühl haben, nicht zum Team zu gehören, besteht die Gefahr, dass sie das Gefühl haben, nicht dazuzugehören und dass das Unternehmen nicht die richtige Wahl für sie ist.

Wie Dr. Talya Brauner in ihrem Rahmenwerk feststellte, wollen neue Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie geschätzt und anerkannt werden. Es beginnt also mit dem einstellenden Manager oder dem Talentvermittler, der diese Botschaft an den Rest der Belegschaft weitergibt.

Gute Beziehungen zwischen Personalverantwortlichen und neuen Mitarbeitern können den Ton angeben, wie die Beziehungen am Arbeitsplatz sein sollten. Mit anderen Worten: Je enger die Beziehung zum Personalverantwortlichen ist, desto höher ist das Engagement der neuen Mitarbeiter.

EineStudie der Harvard Business School hat ergeben, dass Mitarbeiter, die innerhalb der ersten zwei Monate ihres neuen Arbeitsplatzes eine enge Beziehung zu ihrem Personalverantwortlichen aufgebaut haben, mit hoher Wahrscheinlichkeit ein hohes Maß an Engagement zeigen.

‍4C's des Onboarding und die Stufen des Onboarding

Gemäßden Erkenntnissen von Dr. Talya Bauer darüber, was einen effizienten Onboarding-Prozess ausmacht, kann der Erfolg daran gemessen werden, inwieweit ein Unternehmen die 4 K's einbezieht.

Auf einer grundlegenden Ebene ist es nicht überraschend, dass die meisten Unternehmen die Klärung und Einhaltung von Vorschriften als eine ihrer Schlüsselkomponenten in den gesamten Onboarding-Prozess einbeziehen. Aber sie versäumen es, die Verbindung und den kulturellen Aspekt, der den gesamten Prozess vervollständigt, zu verstehen oder bereitzustellen.

Dies wird als Stufe eins oder als passiver Onboarding-Prozess betrachtet. Wenn Sie sich nicht ausreichend darum kümmern, dass neue Mitarbeiter die Kultur verstehen oder sich gut eingebunden fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie eine hohe Fluktuationsrate verzeichnen werden.

Über 50 % der Unternehmen fallen unter die nächste Stufe, die als Onboarding mit hohem Potenzial angesehen wird. Dies bedeutet, dass diese Einrichtungen die Klärung und Einhaltung der Vorschriften abgehakt und einige Grundlagen für die Einführung und das Kennenlernen neuer Mitarbeiter in die Kultur geschaffen haben und ihnen helfen, Verbindungen aufzubauen.

Allerdings ist die Priorität für diese Organisationen immer noch unklar, da es kein effizientes System oder Kontrollen gibt, um den Erfolg des Prozesses zu bewerten, wie es in Dr. Tayla Bauers Rahmen und Ergebnissen heißt.

Auf der dritten Stufe des Onboarding, dem proaktiven Onboarding, werden alle 4 Ks umgesetzt, indem der Rahmen verstanden und ein System zur Überwachung und Bewertung aufgebaut wird. Auf dieser Ebene sind die meisten Unternehmen erfolgreich, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter an sich zu binden, und dennoch scheitern viele daran, denn nur zwanzig Prozent der Unternehmen haben einen proaktiven Onboarding-Prozess erfolgreich abgeschlossen.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die 4 Cs zu verstehen. Die Verwendung des theoretischen Rahmens als Leitfaden für Checklisten, die Durchführung des Onboarding-Prozesses und ein besseres Verständnis für neue Mitarbeiter können Ihnen als Personalleiter/Recruiter/Arbeitgeber helfen, einen proaktiven Onboarding-Prozess zu erreichen.

Durch die Anwendung verschiedener Komponenten der 4 K's können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Talente an einen geeigneten Arbeitsplatz binden, indem Sie zeigen, dass Sie die Bedürfnisse und Wünsche neuer Mitarbeiter verstehen.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie HR-Software einsetzen, um jeden Aspekt der 4 K's zu rationalisieren und effizienter zu gestalten, um ein Maximum an Produktivität zu gewährleisten und sicherzustellen, dass sich die neuen Mitarbeiter gut in die neue Arbeitsumgebung einfügen.

‍Garantie fürein erfolgreiches Onboarding schon bei der Einstellung

Wiebereits erwähnt, kann der Onboarding-Prozess mit dem Preboarding beginnen, auch wenn die Personalverantwortlichen mit Personalvermittlern zusammenarbeiten, um das richtige Talent für die richtige Stelle zu finden.

Wenn Sie als Personalverantwortlicher bei der Einführung des neuen Mitarbeiters in das Anforderungsprofil des Arbeitsplatzes Ihr Bestes geben, können Sie sicherstellen, dass alle mit dem Onboarding verbundenen Aufgaben erfolgreich oder mit klarem Kopf und einer arbeitsbereiten Einstellung durchgeführt werden.

Für Fachleute im Bereich der Talentakquise bedeutet dies, dass sie ein Softwaretool für die Personalbeschaffung, wie z. B. ein Applicant Tracking System, einsetzen müssen, um sicherzustellen, dass alle Informationen, die den Mitarbeitern oder potenziellen neuen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, klar und transparent sind.

Die Kultur ist ein wichtiger Bestandteil des Onboarding; die Eingewöhnung neuer Mitarbeiter in eine neue Kultur kann eine Herausforderung sein. Doch das muss nicht sein, vor allem, wenn ein Personalverantwortlicher weiß, welche Instrumente er einsetzen kann.

Die Verwendung einer Karriereseite in einem ATS-System kann Ihnen dabei helfen, eine einzigartige Arbeitgebermarke zu schaffen, die die Einzigartigkeit Ihrer Kultur, die Missionen, die Ziele und die Zielsetzungen des Unternehmens hervorhebt. Ein neuer Mitarbeiter kann beurteilen, ob seine persönlichen Ziele übereinstimmen, und den Klärungsbedarf bei der Einarbeitung verringern.

Da die Mitarbeiterbindung für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, muss sichergestellt werden, dass sich neue Mitarbeiter durch regelmäßige Verstärkung oder Rückmeldungen wertgeschätzt und erwünscht fühlen. Verwenden Sie eine HR-Software, die es ermöglicht, Feedback auf automatisierte Weise durch das Versenden von Check-up-E-Mails und Nachfassaktionen zu geben.

Es geht darum, potenziellen Bewerbern und Talenten das Gefühl zu geben, dass sie an den Arbeitsplatz gehören. Der einstellende Manager kann die Erfahrungen eines Bewerbers während des Einstellungsverfahrens und während der Einarbeitungszeit überbrücken.

Ein wichtiger Punkt, an den man sich erinnern sollte, ist, dass ein schlechter Onboarding-Prozess, der nicht regelmäßig verstärkt wird, einem Mitarbeiter nicht das Gefühl gibt, willkommen zu sein und sich dem Unternehmen zugehörig zu fühlen, und dass banale Aufgaben ein höheres Risiko bergen, neue Mitarbeiter zu vergraulen und mögliche neue Mitarbeiter zu halten.

Nutzen Sie also eine HR-Software, lernen Sie die 4 C's des Onboarding und wenden Sie sie auf Ihr Unternehmen an, um ein erfolgreiches System zu gewährleisten.

Auf dem Weg zu einer perfekten Nachfolgeplanung kann die Implementierung eines Tools wie das Applicant Tracking System dazu beitragen, dass die Reise reibungslos verläuft und eine solide Einstellungsstrategie auf dem Tisch liegt.

‍Manatalist ein ATS, das darauf abgestimmt ist, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Personalbeschaffung zu stärken und gleichzeitig eine starke Grundlage für nachhaltiges Wachstum zu schaffen. Starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testversion und finden Sie heraus, wie Sie Ihre Nachfolgeplanung mit wenigen Klicks optimieren können.