Ein unverzichtbarer Leitfaden für die Integration eines ATS mit HRIS-Systemen

Da immer mehr Personalabteilungen damit beginnen, ihre HR-Praktiken zu modernisieren, indem sie in bessere Personalinformationssysteme (HRIS-Systeme) und Rekrutierungssoftware investieren, ist klar, dass die digitale Transformation in der Personalabteilung heute stärker denn je ist.

Schätzungen zufolge wird der Wert des Sektors für Personalverwaltungssoftware bis 2030 auf über 33 Milliarden US-Dollar ansteigen. Im Bereich der Personalbeschaffung gibt es bis 2022 weltweit etwa 4,8 Millionen Unternehmen, die Software für die Personalbeschaffung nutzen, und es wird erwartet, dass diese Zahl bis 2030 auf über 6 Millionen ansteigen wird.

Dieses exponentielle Wachstum wirft natürlich einige brennende Fragen für Personalverantwortliche auf:

Wie viele verschiedene Arten von Software benötigen Sie tatsächlich? Warum müssen Sie in andere Instrumente investieren, wenn die HRIS-Systeme bereits die grundlegenden Einstellungsfunktionen abdecken? Wie können Sie sicherstellen, dass sich die Investition in die Tools überhaupt lohnt? 

Bei der Modernisierung der HR-Praktiken geht es nicht nur darum, irgendwelche so genannten "besten" HR-Tools zu abonnieren. Vielmehr geht es darum zu wissen, wie allumfassende Software wie HRIS-Systeme mit spezielleren Tools wie einem Bewerberverfolgungssystem (ATS) zu Ihrem absoluten Vorteil zusammenarbeiten können.

Und in diesem Artikel zeigen wir Ihnen genau, wie Sie ein ATS in Ihre HRIS-Systeme (entweder bestehende oder solche, in die Sie investieren wollen) integrieren können, damit Sie das volle Potenzial der von Ihnen abonnierten Tools ausschöpfen und anderen Personalverantwortlichen einen Schritt voraus sein können.

Was genau bedeutet die "Modernisierung" der HR-Systeme?

Eine PwC-Umfrage aus dem Jahr 2022 unter mehr als 600 HR-Führungskräften weltweit ergab, dass eine der größten HR-Herausforderungen für sie die Modernisierung bestehender HR-Systeme ist (36 % der Befragten). Aber was bedeutet "modernisieren" eigentlich im Zusammenhang mit der Personalarbeit?

Die Modernisierung von HR-Systemen bedeutet den Einsatz von Technologie, um die Ergebnisse Ihrer Arbeit in allen HR-Funktionen zu verbessern und dabei Zeit und Geld zu sparen. Dies definiert die Effizienz und ist die wichtigste Methode, um den Einsatz von Technologie zur Verschlankung und Verbesserung zu validieren.

Zu den HR-Funktionen, die von diesen Tools profitieren, gehören u. a. Personalbeschaffung, Leistungsbewertung, Schulung, Compliance, Vergütung und Engagement.

Die meisten dieser Funktionen lassen sich mit zuverlässigen HRIS-Systemen erledigen, die Ihnen dabei helfen, eine solide Mitarbeiterdatenbank aufzubauen und z. B. Gehalts- und Urlaubsanträge von Mitarbeitern zu verfolgen.

Einige Funktionen erfordern jedoch eine detailliertere Software als andere, wie z. B. die Bereiche Personalbeschaffung und -einstellung. Ein genauerer Blick auf die oben genannte PwC-Umfrage zeigt, dass satte 39 % der Befragten der Meinung sind, dass die Verbesserung der Einstellungs-/Einstellungsprozesse ihre größte Herausforderung im Personalwesen ist - der größte Anteil aller in der Umfrage erfassten Herausforderungen.

HRIS-Systeme decken die internen Funktionen innerhalb des Unternehmens umfassend ab. Die Herausforderung besteht darin, dass die Personalbeschaffung in der Regel mit stundenlanger Arbeit verbunden ist, indem Bewerber kontaktiert und offene Stellen ausgeschrieben werden, um mehr Bewerber zu gewinnen.

Genau aus diesem Grund muss die Modernisierung der Personalarbeit sowohl die internen als auch die externen Funktionen abdecken, mit denen Personalfachleute jeden Tag in der Woche zu tun haben. Das ist auch der Grund, warum die Modernisierung der Schlüssel dazu ist, wertvoll und relevant zu bleiben, da andere Personalverantwortliche ständig versuchen, den anderen voraus zu sein.

Im nächsten Abschnitt werden wir die wichtigsten Unterschiede zwischen HRIS-Systemen und Rekrutierungssoftware erläutern, um herauszufinden, wie sie zusammenarbeiten sollten, um Ihnen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. 

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Was sind HRIS-Systeme und Bewerberverfolgungssysteme (ATS)?

Personalinformationssysteme (HRIS-Systeme) sind Software, die bei der internen Personalarbeit hilft, z. B. bei Mitarbeiterdatenbanken, Leistungsbeurteilungen, Anwesenheit, Vergütung und kompetenzbasierter Ausbildung.

Sie sollen den Personalverantwortlichen die Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben erleichtern, vor allem durch die Zentralisierung aller HR-Funktionen in einer zugänglichen Schnittstelle.

Betrachten Sie es als eine Möglichkeit, die Verwendung mehrerer Tabellenkalkulationen zur Speicherung getrennter Datengruppen, wie z. B. der persönlichen Daten der Mitarbeiter und ihrer verschiedenen Leistungsbewertungsergebnisse, zu minimieren.

Wäre Ihr HR-Tool-Setup beispielsweise ein Spinnennetz, so stünden die HRIS-Systeme im Mittelpunkt, da sie die wichtigste Grundlage für die Modernisierung bestehender Systeme und Verfahren bilden. 

Bewerberverfolgungssysteme (Applicant Tracking Systems, ATS) sind dagegen mit einem der wichtigsten Hilfsmittel im Internet vergleichbar. Ein zuverlässiges ATS muss in der Lage sein, den gesamten Rekrutierungsprozess zu übernehmen, der aus mehreren kleineren "Fäden" besteht, von der Veröffentlichung von Stellenanzeigen bis zur Einstellung und sogar der Erstellung von Berichten nach der Einstellung, um den ROI zu berechnen.

Als eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung besteht der Hauptzweck einer erfolgreichen Personalbeschaffung darin, die besten Talente für das Unternehmen zu finden. Die besten Mitarbeiter für jede Stelle zu finden, bedeutet für die Personalverantwortlichen natürlich einen enormen Druck, zusätzlich zu all dem, was sie ohnehin schon zu tun haben.

Warum Sie ein ATS zur Ergänzung von HRIS-Systemen benötigen

Tatsache ist, dass die Personalbeschaffung Zeit braucht. Laut einer Statistik von LinkedIn dauert es je nach Branche durchschnittlich 33 bis 49 Tage, bis jemand für eine einzige Stelle eingestellt wird. Die meisten Vorgesetzten wären mit dieser Zeitspanne wahrscheinlich nicht zufrieden, vor allem inmitten eines großen Talentmangels.

Genau hier können spezialisierte Tools wie ein ATS helfen, indem sie Probleme lösen, die speziell mit der Personalbeschaffung zu tun haben, insbesondere zeitaufwändige Aufgaben wie die Stellenausschreibung.

Aber warum sollte man ein separates ATS in Betracht ziehen, wenn einige HRIS-Systeme bereits Funktionen für die Personalbeschaffung bieten?

Einige HRIS-Systeme verfügen zwar über ein integriertes ATS, aber nicht alle bieten die gleichen Funktionen wie ein spezielles ATS. Ein spezialisiertes ATS bietet Ihnen Funktionen wie KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen, die Ihnen für jede Position günstige Kandidaten auf der Grundlage des Grades ihrer Ähnlichkeit mit den von Ihnen festgelegten Kriterien anzeigen, wie zum Beispiel diese:

Im Vergleich zu einer normalen Bewerberdatenbank, wie sie in einigen HRIS-Systemen zu finden ist, sollte ein spezielles ATS im Idealfall einfacher zu bedienen sein und Ihnen mehr Möglichkeiten bei der Auswahl der besten Mitarbeiter für Vorstellungsgespräche und schließlich für die Einstellung bieten.

Ein weiteres Beispiel wäre die Fähigkeit eines ATS, Stellenausschreibungen in Dutzenden von Stellenbörsen zu veröffentlichen, anstatt jeweils nur eine Stelle auszuschreiben. Anstatt Stunden - oder sogar Tage - damit zu verbringen, Bewerbungen in verschiedenen Stellenbörsen zu veröffentlichen und zu sammeln, sollte ein zuverlässiges ATS die Stellenausschreibung automatisieren und Bewerberinformationen automatisch in einer Datenbank speichern, die mit bestehenden HRIS-Systemen verknüpft werden kann.

Auch wenn ein ATS Ihnen die Arbeit bei der Personalbeschaffung wirklich erleichtern kann, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass es Ihnen alles bietet, was Sie brauchen, ohne dass Sie mühsam von einer Plattform zur anderen wechseln müssen. Das heißt, dass ein Tool, das Sie abonnieren, Sie nicht zwingen darf, vom Tool zu Ihrem Haupt-HRIS-System zu wechseln und umgekehrt.

Vielmehr sollten die externen Tools alle innerhalb der HRIS-Systeme selbst zugänglich sein, damit sich die Investition lohnt.

Und im nächsten Abschnitt werden wir genau erklären, wie man spezialisierte Tools wie ein ATS in ein bestehendes HRIS-System integriert.

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Integration von ATS- und HRIS-Systemen: Verwendung einer API

Die Integration eines ATS mit den wichtigsten HRIS-Systemen bedeutet, dass beide Tools aufeinander zugreifen können, ohne dass man zwischen den Programmen wechseln muss, um sie zu nutzen.

Am häufigsten wird dies durch den Einsatz von HRIS-Systemen erreicht, die über eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) verfügen. Laut Definition ermöglichen APIs die Kommunikation zwischen zwei verschiedenen Softwareprogrammen. Für Sie bedeutet dies, dass Sie eine API nutzen können, um reibungslose Übergänge von Software zu Software zu schaffen.

In einem normalen Umfeld werden APIs in mehreren benutzerorientierten Anwendungen verwendet, wie z. B. in Navigationstools, die Interaktionen mit mehreren Quellen erfordern, um ein reibungsloses Benutzererlebnis zu gewährleisten. Dies ist auch das Ziel in einem HR- und Rekrutierungsumfeld, in dem es darum geht, die Navigation durch mehrere Tools für den Benutzer so bequem wie möglich zu gestalten.

Bitte beachten Sie jedoch, dass die API-Integration nur dann funktioniert, wenn das betreffende andere Tool ebenfalls über eine API verfügt. Die Software ist dann in der Lage, ein Token zu generieren, das mit Ihrem Haupt-HRIS-System verknüpft werden kann, etwa so:

Insgesamt bietet die Integration eines ATS mit Ihren HRIS-Systemen über eine API zwei wesentliche Vorteile:

1. Es ist für Sie viel einfacher zu verwalten - Wenn Sie sich für ein API-freundliches ATS entscheiden, das in Ihre HRIS-Systeme integriert werden kann, werden Sie den Unterschied in der Zeitersparnis im Vergleich zu einer Einrichtung ohne Integration bemerken. Das Hauptziel in diesem Fall sollte es sein, die zusätzliche Hilfe mehrerer spezialisierter Systeme zu erhalten und gleichzeitig die Leichtigkeit einer nahtlosen Nutzung zu genießen.

Schließlich wäre es sinnlos, in bequeme Tools zu investieren, wenn Sie am Ende mehr Zeit für den Zugriff benötigen.

2. Es schützt Ihre Daten - Durch die Verwendung einer API zur Verbindung beider Software werden Sie auch den Speicherort der Daten zentralisieren. Anstatt Mitarbeiterdaten aus HRIS-Systemen an einem Ort zu speichern und Bewerberdaten an einem anderen, ermöglicht die API-basierte Integration, dass alle Daten in der Hauptdatenbank des HRIS-Systems gespeichert werden.

Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen über mögliche Datenschutzverletzungen machen müssen, die oft aus der Speicherung von Daten an einem zu vielen Orten resultieren. Noch besser ist es, wenn Sie sowohl HRIS- als auch ATS-Systeme finden, die cloudbasiert sind. Die Speicherung in der Cloud bietet in der Regel mehr Sicherheit und spart Kosten, die sonst für zusätzliche Server und Datenspeicherung aufgewendet werden müssten.

In Anbetracht der aktuellen Situation auf dem wettbewerbsintensiven HR-Softwaremarkt sollte die API-basierte Integration eine Voraussetzung für jedes zuverlässige HRIS-System sein. 

APIs sind der wichtigste Weg, um mehrere Tools und Systeme zu Ihrem Vorteil zu verbinden, und daher wird dringend empfohlen, nur nach Tools zu suchen, die diese Funktion bieten. Es ist kaum zu rechtfertigen, einen Dienst zu abonnieren, der nicht darauf abzielt, Ihr Leben durch eine optimierte Arbeitserfahrung zu erleichtern.

Manatals ATS, komplett mit einer offenen API-Funktion

In der modernen HR-Welt geht es nicht mehr nur darum, die beste Software unter den Mitbewerbern auszuwählen. Vielmehr geht es jetzt darum, die richtige auszuwählen und herauszufinden, wie sie zusammenarbeiten können, um die Dinge auf die nächste Stufe zu heben.

Diese konstruktive Denkweise unterscheidet fortschrittliche Personalverantwortliche von denen, die sich dem Wandel widersetzen. Es beginnt damit, dass man akzeptiert, dass die Personalabteilung eine überwältigende Anzahl von Funktionen und Verantwortlichkeiten hat und dass es Instrumente gibt, um sie besser zu bewältigen. 

Sie können sich zwar für ein einziges Tool entscheiden, riskieren aber, hinter Unternehmen zurückzufallen, die zusätzlich zu ihren bestehenden HRIS-Systemen mehrere spezialisierte Tools nutzen.

Welches HRIS-System für ein Unternehmen das richtige ist, hängt weitgehend von den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Einige bevorzugen vielleicht HRIS-Systeme, die sich auf Mitarbeiterdatenbanken konzentrieren, während kleinere Unternehmen sich vielleicht für Systeme entscheiden, die vorrangig Schulungen anbieten, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Auf der Seite der Personalbeschaffung ist es jedoch ratsam, ein Tool zu wählen, das das Beste aus der fortschrittlichen Einstellungstechnologie herausholt, wobei die API-Funktionalität im Auge behalten werden sollte.

Das ATS umfasst optimierte Bewerberdaten, die automatisch in das bestehende HRIS-System eingespeist werden, automatisierte Stellenausschreibungen mit mehr als 2.500 kostenlosen und Premium-Kanälen, automatisierte Kandidatenprofile, die sicherstellen, dass keine doppelten Bewerbungen eingehen, und vieles mehr. Außerdem verfügt es über ein integriertes Kundenbeziehungsmanagement für Rekrutierungsteams, die mit externen Kunden arbeiten.

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Manatal verfügt über eine offene API, was bedeutet, dass es mit den meisten HRIS-Systemen, die eine API-basierte Integration unterstützen, verbunden werden kann. Es bietet auch Anleitungen zur Integration des ATS in Ihre HRIS-Systeme sowie einen 24-Stunden-Kundensupport, um eine nahtlose Erfahrung zu gewährleisten.

Sind Sie neugierig, wie Sie und Ihr Unternehmen von der Integration eines spezialisierten ATS in Ihr bestehendes oder zukünftiges HRIS-System profitieren können? Melden Sie sich für eine kostenlose 14-tägige Testversion an und testen Sie Manatal noch heute!