Von Altsystemen zu KI-gestützter Personalbeschaffung - drei Triebkräfte des Wandels

"Soll ich bleiben oder soll ich gehen?" 

Soll ich den Status quo beibehalten oder auf neue Technologien setzen? Das ist eine wichtige technische Frage, die sich heute viele Unternehmen stellen - vor allem solche, die für ihren Betrieb weiterhin alte IT-Systeme verwenden. 

"Legacy" bezieht sich in diesem Fall auf veraltete Computerhardware oder Softwarelösungen, die von Unternehmen weiterhin verwendet werden, obwohl sie nicht mehr dem neuesten Stand der Technik entsprechen oder branchenführend sind. 

Hindernisse für den Wandel

Die meisten Unternehmen würden zwar gerne regelmäßig neue Technologien einführen, um Geschwindigkeit, Effizienz, Funktionalität und Kosteneinsparungen zu verbessern, aber viele Unternehmen können sich nicht schnell umstellen. 

Viele sind aus verschiedenen Gründen an Altsysteme gebunden. Ein häufiger Grund sind die hohen langfristigen Investitionen in Form von Geld und Zeit (Entwicklung und Schulung von Support-Teams) für die Unterstützung unternehmensweiter Betriebssysteme. 

Die Vertragsbedingungen der Lieferanten könnten auch Änderungen oder Upgrades vor Ablauf des Vertrags verbieten. Da das System möglicherweise eine Vielzahl von Funktionen unterstützt, könnten Upgrades kostspielig und umständlich sein und die Arbeitsabläufe möglicherweise für einige Zeit unterbrechen.  

Dieses Szenario ist bei großen Unternehmen häufiger anzutreffen als bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Aufgrund ihrer Größe sind viele KMU flexibler, können schneller umstellen und sind besser in der Lage, die zeitlichen und finanziellen Auswirkungen aufzufangen. 

Erhöhtes Risiko von Unterbrechungen und Abschaltungen 

Neben dem Verzicht auf Modernisierungsvorteile birgt das Festhalten an Altsystemen auch Risiken in Bezug auf Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit. 

Je älter die Technologie ist, desto anfälliger ist sie für Ausfälle und Fehlfunktionen, je älter sie ist. Dies führt oft zu häufigen Abschaltungen, um dringende Reparaturen vorzunehmen, was ein ernstes Problem darstellt - insbesondere für Industrieunternehmen, wo ungeplante Ausfallzeiten die Kosten in die Höhe treiben und den Gewinn schmälern können. 

HR-Digitalisierung jetzt, nicht morgen

Während die Auswirkungen veralteter Systeme in produktions- und technikintensiven Umgebungen unmittelbar spürbar sind, beeinträchtigt veraltete Technologie mit der Zeit auch die Effektivität der Supportteams und -abteilungen des Unternehmens.

Insbesondere die Fähigkeit von Kollegen und Teams, fundierte datengestützte Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen, um Veränderungen schneller voranzutreiben - das sind wichtige Maßstäbe für digitale Transformationsprojekte in allen Funktionen, einschließlich der Personalabteilung. 

Bis vor kurzem wurde die Personalabteilung bei der digitalen Transformation übersehen, aber das ist jetzt nicht mehr der Fall. 

Die durch die Pandemie hervorgerufenen tiefgreifenden Veränderungen, die den Trend zur Telearbeit und andere seismische Veränderungen in der Arbeitswelt vorantreiben, machen die Digitalisierung wichtiger HR-Funktionen erforderlich. 

Um mehr Teams die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne zu arbeiten, sind beispielsweise neue Software und andere Tools erforderlich, die es ihnen ermöglichen, ihre Arbeitszeiten oder ihren Urlaub zu erfassen und von jedem Ort und jedem Gerät aus sicher auf Systeme zuzugreifen.

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist eine Priorität für Unternehmen jeder Größe. Dies wurde durch eine kürzlich von Forrester Consulting in den USA durchgeführte Studie bestätigt, die ergab, dass 90 Prozent der HR-Mitarbeiter aufgrund veralteter Technologie bis zu vier Stunden pro Woche mit Verwaltungs- und Managementaufgaben verlieren.

Die Personalbeschaffung ist eine der Personalfunktionen, die sich am schnellsten wandelt. Personalverantwortliche und -teams überprüfen zunehmend ihre Altsysteme, um zu sehen, wie sie im Vergleich zu wichtigen Benchmarks abschneiden. Zu den wichtigsten Fragen gehören: Sind die aktuellen Plattformen:

• Reaktionsfähig und schnell genug, um den Bedürfnissen der heutigen Arbeitssuchenden gerecht zu werden?
• Optimierung der Analysen zur besseren Verfolgung und Abstimmung von Bewerbern?
• Verbesserung - und mehr Flexibilität - für Onboarding-Programme?
• Pflege einer Datenbank mit früheren Bewerbern, um diejenigen zu finden, die für neue Stellen in Frage kommen?
• Automatisierung von geringwertigen, zeitaufwändigen und leicht wiederholbaren Verwaltungsaufgaben?

Verpassen sie die Chance, gute Mitarbeiter zu gewinnen, weil die alte Technologie nicht mehr für den Arbeitsmarkt geeignet ist, der sich seit dem Ausbruch der weltweiten Pandemie verändert hat? Das ist die große Frage.  

Die Weiterentwicklung der HR-Technologie in den letzten Jahren hat die Art und Weise, wie wir Stellen finden und uns bewerben, die Art und Weise, wie wir unsere Lebensläufe vorbereiten, die Art und Weise, wie Unternehmen Lebensläufe prüfen und Bewerber einstufen, die Art und Weise, wie Unternehmen mit Bewerbern kommunizieren, und vieles mehr revolutioniert.

Drei Triebkräfte für den Wandel bei der Personalbeschaffung

Welche Technologien treiben die HR-Technologie-Revolution voran, und welche Fortschritte unterstützen sie, so dass alte Systeme heute überflüssig werden?

1. KI bringt Vorteile bei Reichweite, Analyse und Geschwindigkeit

Künstliche Intelligenz (KI), die früher vor allem von Industrie- und Fertigungsunternehmen eingesetzt wurde, macht sich jetzt in vielen Bereichen bemerkbar, so auch bei der Personalbeschaffung, wo technisch fortschrittliche Unternehmen Big Data, Analysen und prädiktive Analysen nutzen, um ihre Einstellungsinstrumente und -prozesse zu optimieren. 

Kurz gesagt: KI in der Personalbeschaffung ist der Einsatz intelligenter Tools zur Erfassung, Verarbeitung und Analyse riesiger Datenmengen, um sicherzustellen, dass nichts unversucht gelassen wird, um schnell die am besten geeigneten Kandidaten zu finden.

Ein weiterer Vorteil der künstlichen Intelligenz ist die Berücksichtigung künftiger Einstellungsbedürfnisse: Sie hilft beim Aufbau und der Pflege einer soliden Datenbank mit aktuellen und früheren Bewerbern, um bei neu zu besetzenden Stellen starke Kandidaten zu identifizieren. Diese Fähigkeit bedeutet, dass HR-Teams nicht immer "bei Null anfangen" müssen, wenn sie eine neue Stelle zu besetzen haben - der richtige Kandidat könnte in ihrer aktuellen Datenbank enthalten sein. 

Zu den heute am häufigsten verwendeten KI-gestützten Tools gehören:

Robotik - KI-Algorithmen helfen den Einstellungsteams, fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage der Daten und des Hintergrunds der Bewerber sowie der Anforderungen der Stelle zu treffen. Während KI die Chancen erhöht, die richtige Person zu finden, ist die menschliche Note bei der Bewertung der Soft Skills von Bewerbern ebenso wichtig - beide Aspekte müssen in den Einstellungsprozessen berücksichtigt werden.

Big Data - Da Daten der Treibstoff für KI sind, ist es wichtig, immer wieder neue, kreative Wege zu entwickeln, um mehr Informationen über Bewerber zu finden. Einige Unternehmen nutzen zum Beispiel spielerische Programme, um besser mit Arbeitssuchenden in Kontakt zu treten und mehr Informationen von ihnen zu erhalten.

Digitalisierte Vorstellungsgespräche - Nach Abschluss der Vorstellungsgespräche können diese mit Hilfe von KI-Tools analysiert werden, um Parameter wie das Selbstvertrauen, die Intelligenz und andere persönliche Eigenschaften der Bewerber zu erfassen und so die Standardisierung der Vorstellungsgespräche und die Unparteilichkeit sicherzustellen. 

Intelligente Screening-Software - Das manuelle Screening von Lebensläufen ist zeitaufwändig und fehleranfällig, da die Konzentration durch Müdigkeit beeinträchtigt wird, was bedeutet, dass einige gute Kandidaten durch die Maschen fallen könnten. Die Implementierung eines KI-gestützten Applicant Tracking Systems (ATS) ermöglicht jedoch einen reibungsloseren, gründlicheren Prozess. Das automatisierte Screening soll sicherstellen, dass die Daten aus den Lebensläufen extrahiert, analysiert und gruppiert werden, um besser zu gewährleisten, dass die empfohlenen Kandidaten über die richtigen Qualifikationen und Erfahrungen für die offene Stelle verfügen. 

Dieser Artikel befasst sich mit dem breiteren Wert und den Auswirkungen der KI-gestützten Personalbeschaffung und lässt keinen Zweifel daran, dass die Macht und der Einfluss der KI-Technologie bei der Personalbeschaffung in der nahen Zukunft ungebrochen sein wird. 

2. Neue HR-Technologie fördert Vielfalt 

Nach einer Untersuchung von McKinsey übertrafen Unternehmen mit einem Frauenanteil von mehr als 30 Prozent in den Führungsetagen mit größerer Wahrscheinlichkeit die Unternehmen, bei denen dieser Anteil zwischen 10 und 30 Prozent lag. 

Und was die ethnische und kulturelle Vielfalt betrifft, so übertrafen die Unternehmen im obersten Quartil die Unternehmen im vierten Quartil bei der Rentabilität im Jahr 2019 um 36 Prozent. Mit diesem Ergebnis setzt sich ein Trend fort, der bereits in früheren Erhebungen von McKinsey festgestellt wurde: Die Wahrscheinlichkeit einer besseren Leistung ist bei ethnischer Vielfalt weiterhin höher als bei geschlechtsspezifischer Vielfalt.

In Bezug auf die Personalabteilung ermöglicht die Vielfalt den Unternehmen den Zugang zu einem breiteren Spektrum an Talenten. Kollegen mit unterschiedlichem Hintergrund ermöglichen es den Unternehmen auch, Zielkunden/Gruppen, die sie bisher nicht auf dem Schirm hatten, besser zu verstehen und hoffentlich auch besser mit ihnen in Kontakt zu treten.

In Anbetracht dieser Ergebnisse ist der Aufbau einer vielfältigen, gerechten und integrativen Organisation (DE&I) in vielerlei Hinsicht sinnvoll, und die HR-Technologie ist in der Lage, eine Schlüsselrolle dabei zu spielen. 

KI-gestützte Rekrutierungsplattformen beispielsweise integrieren datengestützte Erkenntnisse und Algorithmen, um Stereotypen zu ignorieren, einen größeren Talentpool anzusprechen und Kandidaten zu gewinnen, die in der Vergangenheit möglicherweise übersehen wurden. Und sie können die Einstellungsanforderungen unterstützen, von der Suche nach geeigneten Bewerbern über das Scannen und Analysieren von Lebensläufen bis hin zur Auswahl der besten Kandidaten und dem Onboarding der neuen Mitarbeiter. 

Manatals Applicant Tracking System zum Beispiel hilft Unternehmen, die Verwaltung von Bewerbungen, Lebensläufen, internen Bewerberinformationen und vielem mehr zu verbessern. So sind sie besser in der Lage, großartige Talente einzustellen, Beziehungen zu potenziellen Bewerbern aufzubauen und Vielfalt zu fördern.

Wie bei allen Unternehmens- und Mitarbeiterprogrammen muss auch eine DE&I-Kampagne verfolgt und überwacht werden, um festzustellen, welche Maßnahmen gut laufen und wo Änderungen erforderlich sind. 

Eine ausgefeilte HR-Analysesoftware kann mehr Erkenntnisse liefern als nur die Zusammensetzung Ihrer Belegschaft zu erfassen. Die Möglichkeit, Online-Dashboards zur Messung spezifischer Kennzahlen zu erstellen, kann Personalleitern helfen, künftige Trends besser vorherzusagen und Pläne zu erstellen, um sie umzusetzen. 

Eine größere Sichtbarkeit und Transparenz der Daten trägt auch dazu bei, dass das Thema Vielfalt bei den Managern und Teams an vorderster Front diskutiert wird, um sicherzustellen, dass es weiterhin ernst genommen wird und in die jährlichen Leistungsbeurteilungen einfließt.  

Die Rekrutierungstechnologie kann auch eingesetzt werden, um Bewerber aus verschiedenen Altersgruppen anzuziehen, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsplatz ein ausgewogenes Verhältnis von Jugend und Erfahrung aufweist. 

LESEN SIE MEHR: Wie Technologie die Vielfalt fördern kann. Außerdem: Die Vorteile einer generationsübergreifenden Belegschaft.

3. KI-Software beschleunigt die Personalbeschaffung - ein Gewinn für Arbeitssuchende und Einstellungsteams 

Die Ausschreibung einer Stelle, die Prüfung der Lebensläufe, das Vorstellungsgespräch und die Einstellung dauerten in der Vergangenheit oft zwischen einem Monat (im schnellsten Fall) und vier Monaten (oder mehr), was auf eine Kombination aus Altsystemen und schwerfälligen internen Genehmigungs- und Freigabeprotokollen zurückzuführen war. 

Dieses umständliche und langwierige Verfahren kommt bei Stellensuchenden heute nicht mehr gut an. 

Wie bei ihren anderen Online-Interaktionen verlangen die Stellensuchenden jetzt eine ansprechende, fast sofortige, mobilfreundliche Erfahrung. 

Zugänglichkeit, Bequemlichkeit und Benutzerfreundlichkeit sind die Grunderwartungen - sie wollen ein großartiges, verbraucherähnliches Erlebnis, von einem einfachen ersten Schritt der Bewerbung bis hin zu schneller, personalisierter Kommunikation. 

Es ist auch wichtiger denn je, jeden Bewerber gut zu behandeln, denn wenn er heute nicht für eine Stelle geeignet ist, könnte er in der Zukunft für eine neue Aufgabe ideal sein.

Schnelligkeit ist das andere wesentliche Kriterium: Bewerber erwarten eine Antwort innerhalb von Tagen, nicht von Wochen. Dieser Punkt ist besonders wichtig auf Märkten oder in Branchen wie der IT-Branche, wo der Wettbewerb um Talente sehr hart ist. 

Daher ist es wichtig, den Markt proaktiv nach Spitzenkräften zu durchforsten und den Prozess der Kontaktaufnahme und des Vorstellungsgesprächs so nahtlos und schnell wie möglich zu gestalten. 

Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen für die Personalbeschaffung wie Manatal bieten verschiedene Optionen, um den Einstellungsprozess zu beschleunigen und zu rationalisieren. Dieser Artikel bietet mehr Hintergrundinformationen über SaaS-Angebote und die Vorteile und Auswirkungen, die sie bei wichtigen Aufgaben wie der Suche nach Bewerbern, dem Ranking und der Verbesserung des gesamten Bewerbungsprozesses haben. 

Bewerberfreundliche HR-Touchpoints verbessern den Ruf Ihres Unternehmens 

Die Bereitstellung eines schnellen, nahtlosen Bewerbungs-, Einstellungs- und Onboarding-Prozesses hat für die Unternehmen auch einen weiterreichenden Nutzen und eine tiefere Wirkung.

Genauso wie wir positive und negative Bewertungen, Meinungen, Kommentare und Erfahrungen über Produkte und Dienstleistungen mit Freunden in den sozialen Medien oder persönlich austauschen, sprechen viele Menschen auch über ihre Interaktionen mit Unternehmen. 

Ganz gleich, ob es um die Zeit geht, in der sie für ein Unternehmen gearbeitet haben, oder darum, wie sie behandelt wurden, als sie sich für eine Stelle beworben haben: Derzeitige, ehemalige und künftige Mitarbeiter äußern sich häufig über beliebte Kanäle wie LinkedIn, Glassdoor und andere karrierebezogene Plattformen.

Wenn also Ihre Kontaktpunkte bei der Einstellung - von der Ansprache über den Einstellungsprozess und das Onboarding bis hin zu Kündigungsgesprächen - suboptimal und mühsam zu handhaben sind, werden Arbeitssuchende und Mitarbeiter diese Probleme wahrscheinlich in den sozialen Medien oder auf Bewertungsplattformen wie Glassdoor ansprechen.

Negatives Feedback ist nicht nur schlecht für das Geschäft, die Marke und den Ruf des Unternehmens, sondern auch besonders schädlich bei der Suche nach Talenten, da potenzielle Bewerber auf Bewertungsportalen nachlesen, was die Leute über Sie sagen. 

Wenn Ihr Einstellungsverfahren und Ihre Online-Bewerbungsplattformen jedoch erstklassig und lobenswert sind, werden die Mitarbeiter ihre positiven Erfahrungen mit Ihnen teilen und zu inoffiziellen Markenbotschaftern werden, unabhängig davon, ob sie die Stelle bekommen haben oder nicht.

Der Ruf Ihres Unternehmens ist wichtig, ebenso wie Ihr Wettbewerbsvorteil, der davon abhängt, dass Sie starke Mitarbeiter anziehen und halten können. Wenn Ihr altes Rekrutierungssystem Sie daran hindert, ein modernes, reaktionsschnelles und personalisiertes Erlebnis für Stellensuchende zu bieten, laden wir Sie ein, zu entdecken, wie Manatal-Lösungen die Talentakquise an vielen Fronten neu beleben können - starten Sie noch heute Ihre 14-tägige kostenlose Testversion, um den Unterschied zu sehen, zu spüren und zu genießen, den sie machen können.