Sichere Bewerberprofile mit Rekrutierungstechnologien

Wenn Sie in den letzten zehn Jahren aktiv Personal eingestellt haben, wissen Sie sehr gut, wie die Wellen der Umwälzungen auf den Arbeitsmärkten in den letzten zwei Jahren die Zahl der zuvor als notwendig erachteten Arbeitsplätze verringert haben. 

Neue Arten von Arbeitsplätzen - viele von ihnen interdisziplinär oder funktionsübergreifend - sind schnell auf dem Vormarsch und zwingen sowohl die derzeitigen Arbeitskräfte als auch die Arbeitgeber dazu, sich weiterzubilden, um relevant zu bleiben.

Branchen wie der Einzelhandel, das Hotel- und Gaststättengewerbe und das verarbeitende Gewerbe, in denen die Mitarbeiter in unmittelbarer Nähe zu ihren Kollegen arbeiten und mit einer großen Anzahl von Kunden interagieren mussten, haben ihr Personal vor Ort reduziert. In den Büros hat sich die Einführung digitaler Tools und Funktionen beschleunigt, wobei einige Funktionen vollständig automatisiert wurden, um ein nachhaltiges, digitalisiertes Unternehmen zu unterstützen. 

Die Unternehmensleiter haben definitiv zur Kenntnis genommen, dass sich der Wind dreht. Viele verlagern ihre Betriebsmodelle, um den veränderten Anforderungen der Verbraucher gerecht zu werden - und um ihre Unternehmen in einer neuen Risikolandschaft zu stärken. 

Die vielen Veränderungen, die in den letzten zwei Jahren stattgefunden haben - wie z. B. Remote- und Hybrid-Arbeitsverhältnisse - werden zu einem festen Bestandteil, da die Arbeitgeber versuchen, sich auf einem "Käufermarkt" von den Arbeitsuchenden abzuheben. Die Arbeitnehmer schmieden auch neue Karrierepläne, die stabiler sind. Nach Angaben von McKinsey werden bis 2030 bis zu 25 % der Arbeitnehmer in höher qualifizierte und besser bezahlte Berufe wie im Gesundheitswesen, in der Technologiebranche, in Unternehmen und im Rechtswesen wechseln müssen. 

Dieser Umbruch bei den Talenten verschärft den Wettbewerb unter den Arbeitgebern, die bereits mit einem Mangel an hochqualifizierten Arbeitskräften zu kämpfen haben. Das Finden und Einstellen der richtigen Talente mit den Fähigkeiten, neue Technologien zu nutzen und sich an neue Modelle anzupassen, die das Unternehmenswachstum vorantreiben können, ist ein Hauptanliegen der Unternehmensleiter. 

Während passive Kandidaten - oder Menschen, die nicht auf der Suche nach einem neuen Job sind - fast zwei Drittel der weltweiten Erwerbsbevölkerung ausmachen, sind 87 % aller Fachkräfte offen für neue Möglichkeiten. Passive Kandidaten von ihrem derzeitigen Arbeitsplatz wegzulocken, mag schwieriger sein, kann aber im heutigen wirtschaftlichen Umfeld den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bedeuten. 

Daher kann der Aufbau von Bewerberdatenbanken und - was am wichtigsten ist - die Pflege hochwertiger Beziehungen zu diesen Bewerbern auf lange Sicht von großem Nutzen sein. Für Personalvermittlungsagenturen ist die Stärke ihrer Datenbank ein Vorteil gegenüber Konkurrenten und kleineren, internen Einstellungsteams. 

Der Aufbau wertvoller Datenbanken erfordert von den Einstellungsteams einen enormen Zeitaufwand für die Suche nach Kandidaten und den Aufbau von Beziehungen. Daher ist es nur vernünftig, dass ihre Bemühungen nicht durch eine unzureichende oder veraltete Datenbank zunichte gemacht werden. Herkömmliche Tools, wie z. B. Excel-Tabellen, wurden von den Einstellungsteams aufgrund der Anpassungsmöglichkeiten und der relativen Benutzerfreundlichkeit bei der Suche nach Kandidaten und der Speicherung ihrer Informationen schnell angenommen. 

Mit der Zeit wurde die Pflege der Tabellen jedoch zu einer zeitraubenden Aufgabe, die den gesamten Einstellungsprozess zu verlangsamen drohte. Bei Funktionen wie dem Ingenieurwesen, das im Jahr 2021 durchschnittlich 49 Tage für die Einstellung benötigte, können veraltete Systeme das Problem noch verschärfen. Mit dem Aufkommen von Remote-Recruiting-Teams, virtueller Zusammenarbeit und wachsenden Datenmengen werden cloudbasierte Lösungen immer beliebter. 

Neuere, leistungsfähigere Tools für die Personalbeschaffung, wie KI-gestützte Applicant Tracking Systems (ATS) wie Manatal, verbessern die Zusammenarbeit zwischen Rekrutierungsteams, Personalverantwortlichen und Dritten. Teams, die ein ATS verwenden, eliminieren Ungenauigkeiten aufgrund menschlicher Fehler und machen es schneller und einfacher, den besten Kandidaten in einer riesigen Datenbank zu finden. 

Wenn der richtige Kandidat nicht gefunden wird, kann sich dies auf das gesamte Unternehmen auswirken. Schlecht eingestellte Mitarbeiter sind möglicherweise weniger produktiv oder ineffektiv, wenn es darum geht, das Unternehmen voranzubringen, oder sie bleiben nur für einen kürzeren Zeitraum im Unternehmen. Wenn Unternehmen immer wieder schlechte Bewerber einstellen, kann sich dies negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken, wenn die vorhandenen Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, mehrere Aufgaben zu übernehmen oder neue Mitarbeiter einzuarbeiten. 

Mit veralteter Technologie regelmäßig Top-Talente zu finden, ist so, als würde man eine Kontaktanzeige in der Zeitung aufgeben, in der Hoffnung, dass die Person, die man zufällig getroffen hat, sie sieht und sich meldet. So wie verpasste Kontakte den Weg zu digitalen Versionen auf Craigslist und dann zu Algorithmus-gesteuerten Apps gefunden haben, müssen sich auch die Rekrutierungstaktiken weiterentwickeln, um relevant zu bleiben. 

MEHR LERNEN: Vor- und Nachteile herkömmlicher Rekrutierungstools gegenüber den neuesten SaaS-Lösungen für die Personalbeschaffung.

Wie Kandidatenprofile verloren gehen 

So wichtig Bewerber für eine erfolgreiche Talentakquise auch sind, so schwer ist es zu glauben, dass ein Unternehmen einen guten Bewerber aus den Augen verlieren würde. 

In den letzten Jahren ist die Zahl der Bewerber, die aus dem Einstellungsverfahren ausscheiden, jedoch gestiegen. Die Washington Post berichtete, dass die Zahl der Bewerber, die aus dem Einstellungsverfahren ausscheiden, um 20 % gestiegen ist, bevor die Pandemie die Kluft zwischen offenen Stellen und Arbeitslosen vergrößerte.

Für Arbeitgeber ist es angesichts des harten Wettbewerbs um qualifizierte Bewerber nicht hinnehmbar, potenzielle Leistungsträger zu verlieren. Es handelt sich nicht nur um einen Verlust, der einen Tag betrifft, und daher sind die Unternehmensleiter bestrebt, die Effizienz ihrer Bemühungen zu erhöhen. Um einen größeren Erfolg zu gewährleisten, greifen die Unternehmen immer häufiger auf die Hilfe von Personalvermittlungsagenturen zurück. Dies hat den Druck auf die Agenturen erhöht, qualitativ hochwertige Bewerber zu vermitteln. 

Ein weites Netz von Bewerbern auszuwerfen und mehr Zeit darauf zu verwenden, sicherzustellen, dass ein Bewerber zur Unternehmenskultur passt, könnte ohne moderne Technologie das Gegenteil von dem bewirken, was Personalvermittler beabsichtigen. Der Einstellungsprozess ist über die traditionellen Systeme hinausgewachsen, die interne Personalvermittler und Personalvermittlungsagenturen zur Speicherung von Bewerberdaten aufgebaut haben. Als der Digitalisierungstrend die Personalbeschaffungsbranche einholte, wurden statische Tabellenkalkulationen eher zum Hindernis als zur Hilfe. 

Für Personalverantwortliche sind ihre Datenbanken nur so relevant wie die letzte Aktualisierung. Bei mehreren Tabellenkalkulationen und Tausenden von Zeilen in herkömmlichen Datenbanken erfordern Aktualisierungen Zeit, die viele Personalverantwortliche einfach nicht mehr haben.

Für Personalvermittler ist dies ein großes Problem, da der Umfang und die Integrität ihrer Datenbank ein entscheidendes Verkaufsargument für Unternehmen ist, die ihre Dienste in Anspruch nehmen wollen. Selbst die diszipliniertesten Einstellungsteams können bei der Aktualisierung der Bewerberdaten in Rückstand geraten. Wenn Aktualisierungen vorgenommen werden, ist die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler ebenfalls gegeben. Fehler erschweren das Auffinden bestimmter Profile bei der Suche, und doppelte Profile stiften Verwirrung bei den Einstellungsteams.  

Diese Ineffizienzen verlängern den wichtigen Schritt der Bewerbersuche und beeinträchtigen die Qualität der ausgewählten Bewerber. Sie tragen auch dazu bei, dass sich die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle verlängert, d. h. die Zeit, die benötigt wird, um eine Stelle ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung einer Stellenanzeige zu besetzen. Wenn Personalverantwortliche bei der Suche nach der richtigen Person das Vorstellungsgespräch zu lange hinauszögern, kann es vorkommen, dass Bewerber die Kommunikation abrupt und ohne Erklärung beenden oder ein anderes Angebot annehmen.

Andererseits kann eine große traditionelle Bewerberdatenbank regelmäßige E-Mail-Kampagnen und eine konsistente Kommunikation während des Einstellungsverfahrens erschweren. Dies schwächt die Beziehung zwischen den Einstellungsteams und den Bewerbern - und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Angebote abgelehnt werden. Bewerber, die negative Erfahrungen gemacht haben, werden möglicherweise auch davon abgehalten, sich in Zukunft auf andere Stellen bei dem Unternehmen zu bewerben, und teilen ihre Erfahrungen vielleicht sogar online.

Mit dem Aufkommen der Online-Rekrutierung sind Stellenanzeigen auch für mehr Bewerber zugänglich als in der Vergangenheit. Personalvermittler können optimierte Stellenanzeigen auf mehr Kanälen veröffentlichen, um aus einem größeren Bewerberpool zu wählen. Neben den Karriereportalen der Unternehmen nutzen Arbeitssuchende auch soziale Medien und Online-Jobbörsen, um eine neue Stelle zu finden. Dies gibt kleinen Unternehmen die Möglichkeit, mit größeren Organisationen um Spitzenkräfte zu konkurrieren. Die jüngeren Generationen nutzen auch verstärkt Websites wie LinkedIn und Indeed , um sich auf neue Stellen zu bewerben. 

Trotz dieser neuen Quellen sind Empfehlungen von Mitarbeitern nach wie vor eine wichtige Quelle für Neueinstellungen, die nicht ignoriert werden kann. Lesen Sie hier mehr über die Eigenschaften der einzelnen Kanäle. 

Die Verfolgung von Bewerbern aus diesen verschiedenen Quellen erhöht die Gefahr, dass sie in Ihrer Datenbank verloren gehen. Wenn Recruiter nicht regelmäßig die am besten geeigneten Bewerber für ein Unternehmen finden, leiden ihre Produktivität und KPIs mit der Zeit. Mit modernen Rekrutierungstools müssen sich Recruiter weniger Sorgen machen, dass sie eine großartige Einstellung verpassen, und haben mehr Kontrolle über die Geschwindigkeit und Effizienz von Einstellungsprozessen. 

Wie Rekrutierungstechnologie Bewerberprofile schützt

Um diese unerwünschten Folgen zu vermeiden, sollten Recruiter überlegen, wie moderne Einstellungstools eine leistungsstarke Alternative zu herkömmlichen Lösungen bieten können. Werfen wir einen Blick darauf, wie Manatal Recruitern dabei hilft, ihre Kandidaten mithilfe von drei Schlüsselelementen neuer Technologien besser zu verwalten: Cloud, Automatisierung und Datensicherheit. 

Die Wolke

Cloud Computing hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, Informationen speichern, zusammenarbeiten und ihr Geschäft skalieren, spürbar revolutioniert. Die Bereitstellung von Diensten über das Internet im Gegensatz zu Systemen vor Ort hat Unternehmen die Möglichkeit gegeben, schneller zu innovieren und zu wachsen sowie Aufgaben zu erledigen und Ressourcen effizienter zuzuweisen. 

SaaS-Lösungen haben aufgrund der einfachen Implementierung und der geringeren Gesamtbetriebskosten einen schnellen Einfluss auf Unternehmen. Dies hat das mehrjährige Wachstum des Marktes vorangetrieben. Obwohl die Pandemie viele Branchen in Mitleidenschaft gezogen hat, hat sie das Wachstum aller Cloud-Dienste in den letzten zwei Jahren beschleunigt. Gartner schätzt, dass bis 2026 45 % aller IT-Ausgaben von Unternehmen auf die öffentliche Cloud entfallen werden, gegenüber nur 17 % im Jahr 2021.

Sobald ein Bewerberprofil in einem Applicant Tracking System oder ATS erstellt wird, bleibt es dort, bis Sie es wieder löschen. Manatal-Benutzer können Daten aus beliebigen Dateitypen oder bestehender Software importieren. Recruiter können einfach Lebensläufe in das System hochladen, um Ihre Datenbank zu erweitern. Duplikate werden ebenfalls verwaltet, so dass Teams Profile manuell oder automatisch zusammenführen können, ohne dass Bewerberinformationen verloren gehen. 

Mit Manatal kann ein Kandidatenprofil in Minutenschnelle über die Schnellsuche oder die erweiterte Suche abgerufen werden. Das Profil eines Bewerbers ist auch für das gesamte Team gleichzeitig verfügbar. Kandidaten, die über mehrere Kanäle recherchiert wurden, werden an einem Ort organisiert, was verhindert, dass ein Profil in einer alten Tabelle verschwindet. 

Automatisierung

Künstliche Intelligenz hinterlässt auch in Unternehmen Spuren, da Führungskräfte ihr Potenzial zur Optimierung von Geschäftsprozessen und zur Gewinnung datengestützter Erkenntnisse für das Wachstum kennenlernen. Mehr als die Hälfte der Unternehmen hat ihre Pläne zur Einführung von KI im Jahr 2020 beschleunigt, wie eine Umfrage unter Unternehmen in den Vereinigten Staaten ergab. In der Einstellungsbranche machen diese Vorteile einen deutlichen Unterschied im Einstellungsprozess aus. 

Die Rekrutierungstechnologie mit KI-gestützten Funktionen beschleunigt die Suche nach Kandidaten, indem sie Profile in der Datenbank mit relevanten Stellenangeboten abgleicht. Der Abgleich basiert auf definierten Parametern wie Berufserfahrung oder Ausbildung - und nicht auf menschlicher Voreingenommenheit -, sodass die am besten qualifizierten Personen ausgewählt werden. 

Bei Tausenden von Profilen, die überprüft werden müssen, ist der Mensch einer KI-Maschine, die nicht müde wird, nicht gewachsen. Wofür ein Mensch normalerweise mehrere Stunden oder Tage brauchen würde, erledigt die Automatisierung in einem Bruchteil der Zeit.

Stellen Sie sich vor, wie nützlich dies bei früheren Bewerbern sein kann. Wenn eine neue Stellensuche beginnt, können Personalvermittler den Prozess mit der Suche nach starken Kandidaten für neue Stellen beginnen, bevor die ersten Bewerbungen eingehen. Die KI gibt Kandidatenempfehlungen und eine Bewertung auf der Grundlage ihrer Kompatibilität mit einer offenen Stelle ab. 

Bevor eine Bewerbung eingeht, verfügen die Einstellungsteams bereits über eine Liste mit qualifizierten Kandidaten, die zuvor geprüft worden sind. Diese Zeitersparnis vereinfacht den Einstellungsprozess und macht es einfacher, die besten Kandidaten für Stellenausschreibungen zu identifizieren. 

Manatals Pipeline kann an die Bedürfnisse des Recruiting-Teams angepasst werden und macht es einfach, den Fortschritt eines Kandidaten zu verwalten. Das ATS hilft Recruiting-Teams auch bei der Verwaltung von Aktivitäten, um sicherzustellen, dass wichtige Ereignisse, Mitteilungen oder Fristen nicht übersehen werden. 

Dies bedeutet, dass die Personalverantwortlichen häufiger mit den Bewerbern über ihren Status während des Einstellungsprozesses kommunizieren und sie zeitnah auf dem Laufenden halten können. Vorlagen für die Mitteilungen, die die Kandidaten in jeder Phase des Prozesses erhalten sollten, können für die Einstellungsteams gespeichert werden, um sicherzustellen, dass die Kommunikation mit jedem Bewerber zeitnah und einheitlich erfolgt. 

Werfen Sie einen Blick auf einige HR-E-Mail-Vorlagen die Sie an die Abläufe in Ihrem Team anpassen können.

Datensicherheit

Ein weiteres wesentliches Merkmal der neuen Technologien sind ihre Datensicherheitsfunktionen. Da immer mehr Unternehmen ihre Daten auf webbasierte Systeme umstellen, müssen die IT-Abteilungen mehr Zeit und Geld aufwenden, um wertvolle Informationen vor Datenverletzungen zu schützen. 

Im Jahr 2021 stiegen die Kosten für Datenschutzverletzungen weltweit auf durchschnittlich 4,24 Mio. USD - die höchsten Kosten seit 17 Jahren. Das Problem hat ein Rekordniveau erreicht, weil immer mehr Berufstätige von zu Hause aus arbeiten, wo die Sicherheit schwächer ist als in Unternehmensnetzwerken. Die Bemühungen von Unternehmen aller Branchen um Cybersicherheit haben einen guten Grund, denn laut dem Identity Theft Resource Center gab es 2021 68 % mehr Datenschutzverletzungen als im Vorjahr. Dieses wachsende Interesse an Daten ist vielleicht der Grund dafür, dass man sie als das neue Öl bezeichnet hat. 

Zusätzlich zu den Kosten müssen Unternehmen auch mit einem möglichen Imageschaden rechnen. Kunden und Klienten können das Vertrauen in ein Unternehmen oder eine Personalagentur verlieren, das/die von einer Datenschutzverletzung betroffen ist, wenn wichtige Daten gefährdet sind oder sie nicht rechtzeitig benachrichtigt werden. Die Nachricht von einer Datenpanne kann auch Arbeitsuchende davon abhalten, sich auf offene Stellen zu bewerben. 

Das Problem ist inzwischen so groß, dass Personalverantwortliche vorsichtig sein müssen, wenn sie Lebensläufe oder Anschreiben öffnen, die eine Tarnung für Phishing- oder Ransomware-Angriffe sein könnten. Auch die Personalbeschaffungstechnologie muss auf dem neuesten Stand gehalten werden, um Sicherheitslücken zu schließen. Dies ist besonders wichtig, wenn die Einstellungsteams weiterhin aus der Ferne arbeiten.

Manatal hat die Sicherheit konsequent in den Vordergrund gestellt, damit sich Recruiter mit der Gewissheit, dass ihre Daten geschützt sind, auf ihre tägliche Arbeit konzentrieren können. Unser Team stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf Informationen zugreifen können und dass alles im ATS sicher gehandhabt wird. Manatal hat auch die SOC 2 Typ I und Typ II Zertifizierung erlangt, eine Top-Sicherheitszertifizierung für SaaS-Unternehmen, die von einem unabhängigen Prüfer verifiziert wurde. 

Die Bewerberdatenbanken sind verschlüsselt und die Software wird täglich gesichert, um sicherzustellen, dass die Kundendaten nicht nur geschützt sind, sondern auch im Falle eines Cybersecurity-Problems wiederhergestellt werden können. Zu den weiteren Funktionen, die die Einhaltung internationaler und nationaler Vorschriften unterstützen, gehört die Möglichkeit,:

• Veröffentlichen Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens und die Bedingungen für die Einhaltung der Vorschriften auf der Karriereseite,
• Holen Sie die Zustimmung zur Datenverarbeitung ein, wenn sich Bewerber bewerben, 
• Ändern und verfolgen Sie den Status der Zustimmung der Kandidaten,
• Überprüfen Sie den Zustimmungsstatus aller Kandidaten,
• Ändern, Extrahieren und Löschen von Daten auf Wunsch der Bewerber.

Lesen Sie hier die vollständige Sicherheits- und Compliance-Erklärung von Manatal.

In dem Maße, wie diese Elemente der neuen Technologien weiter ausreifen, kann die Personalvermittlungsbranche ausgefeiltere Methoden zum Schutz von Bewerberprofilen und Datenbanken während des gesamten Einstellungsverfahrens einführen.

Bewerberverfolgungssysteme sind ein unverzichtbares Instrument für die Personalbeschaffung

Die moderne Personalbeschaffung erfordert leistungsfähige Werkzeuge zur Unterstützung der Talentakquise. Erfolgreiche Einstellungen werden vorgenommen, wenn Recruiter organisiert sind und der Einstellungsprozess schneller abläuft. Mit Manatal speichern Benutzer riesige Mengen an Daten, die sofort abgerufen werden können. Wenn die Personalbeschaffungsaktivitäten zunehmen oder die Personalvermittlungsagenturen ihren Betrieb ausweiten, wächst die cloudbasierte SaaS-Lösung mit und wird nahtlos aktualisiert. Regelmäßige Backups auf sicheren Servern helfen Personalvermittlern außerdem, wertvolle Bewerberdaten vor Cybersecurity-Verletzungen und Angriffen zu schützen.

Wenn Ihr Unternehmen kein ATS für die Rekrutierung und das Bewerbermanagement einsetzt, können Sie genauso gut verpasste Kontaktanzeigen schalten, um den richtigen Bewerber zu finden.

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