Was ist ein Stellengesuch? Definition und Bedeutung erklärt

Neue und unerfahrene Personalverantwortliche brauchen möglicherweise länger, um den Unterschied zwischen Stellenbeschreibungen und Stellengesuchen zu erkennen und zu verstehen, mit welcher der beiden der Prozess beginnt. Beide sind für die Personalbeschaffung gleichermaßen wichtig und können nicht übersprungen oder durch eine Alternative ersetzt werden. 

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen den Einstellungsprozess damit beginnen, die Art der angestrebten Stelle zu ermitteln, die Zustimmung der obersten Führungsebene einzuholen und die Stelle mit einer präzisen und fesselnden Beschreibung zu präsentieren. Das allein gibt schon einen Hinweis darauf, welcher Schritt zuerst kommt und ob Sie mit der Beschreibung der Stelle oder mit der Festlegung ihrer wichtigsten Merkmale beginnen sollten.

Es gibt jedoch immer noch Zweifel und Debatten darüber, welcher der beiden Schritte den Prozess einleitet und wie die entscheidenden Elemente in jedem von ihnen enthalten sind. Aus diesem Grund werden wir uns eingehender mit der Bedeutung von Stellenausschreibung und Stellenbeschreibung befassen, was sie voneinander unterscheidet und welcher dieser beiden Schritte zuerst erfolgen sollte. 

Hier erfahren Sie alles, was Sie darüber wissen sollten.  

Stellenanforderung vs. Stellenbeschreibung

Was ist ein Stellengesuch?

Ein Stellengesuch ist eine formale Anfrage, die Personalverantwortliche und Personalvermittler erstellen und an Entscheidungsträger senden, um eine neue Rolle oder Position im Unternehmen zu besetzen. In der Regel wird das Stellengesuch in einem Online-Formular oder als Dokument vorgelegt und muss wichtige Informationen enthalten, die erklären, warum der Arbeitgeber die Stelle benötigt. 

Die Stellenausschreibung umfasst also Daten, die den Wunsch nach einer neuen Stelle untermauern und klären, ob es sich um eine Teilzeit- oder Vollzeitstelle handelt. In dem Dokument wird auch erklärt, ob es sich um eine unbefristete oder befristete Stelle handelt, was bei der Entscheidung über den Einstellungsprozess und die Zusammenarbeit mit Headhuntern hilft. 

Einstellungsleiter und Personalvermittler senden das Stellenanforderungsformular an den Personalleiter, den Teamleiter oder den direkten Vorgesetzten, je nachdem, wer für diese Entscheidung zuständig ist. Die Stellenausschreibung ist auch der erste Schritt in der Personalbeschaffung und Talentakquise.

Erst wenn die Einstellungsleiter und Personalverantwortlichen die erforderliche Genehmigung erhalten haben und die Stelle offiziell ausgeschrieben ist, können sie mit dem Einstellungsverfahren und der Erstellung der Stellenbeschreibung beginnen.

Kurz gesagt, hier ist die normale Reihenfolge der Einstellungsschritte:

• Stellengesuch
• Offizielle Bekanntgabe der freien Stelle
• Festlegung der Kriterien für die Bewerberauswahl und der Einstellungsmethode
• Suche und Anwerbung von Bewerbern
• Anwendung von Rekrutierungsmethoden
• Entscheidung zur Rekrutierung
• Onboarding
• Bewertung des Rekrutierungsprozesses

John zum Beispiel ist Teamleiter der Vertriebsabteilung in einem Start-up-Unternehmen. Da das Unternehmen nach der Pandemie immer schneller gewachsen ist, hatte sein vierköpfiges Team Mühe, mit dem Umfang und dem Tempo der Arbeit Schritt zu halten.  

Aus diesem Grund beschließt John, dass seine Mitarbeiter Verstärkung brauchen, und wendet sich an seinen Vorgesetzten, um zusätzliches Personal einzustellen. Sein Vorgesetzter weist ihn an, den Antrag offiziell zu stellen, indem er ein Formular für Stellengesuche ausfüllt. 

John nutzt das Dokument, um zu erklären, dass das Team erweitert werden muss, dass es sich um eine unbefristete Vollzeitstelle handelt und dass der neue Mitarbeiter im Idealfall innerhalb eines Monats seine Arbeit aufnehmen sollte. Er schickt das Formular an seinen Vorgesetzten und wartet eine Woche, bis der HR Business Partner der Vertriebsabteilung die offizielle Genehmigung erteilt. 

Noch am selben Tag vereinbaren Personalverantwortliche und Personalvermittler einen Termin, um die Stellenausschreibung zu formalisieren und den Einstellungsprozess einzuleiten. Einer der wichtigsten Schritte ist das Verfassen einer prägnanten und aussagekräftigen Stellenbeschreibung. 

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Was ist eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung ist ein offizielles Dokument, das eine freie Stelle im Unternehmen beschreibt. Sie muss klar, genau, aktuell, prägnant, fesselnd und leicht zu verstehen sein. 

Darüber hinaus muss eine Stellenbeschreibung die wesentlichen Anforderungen, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Erfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten verdeutlichen, die für eine effektive Ausübung der vorgesehenen Funktion erforderlich sind. Eine detaillierte und informative Stellenbeschreibung gibt auch Aufschluss darüber, wie das Unternehmen den Erfolg in der jeweiligen Funktion misst, da dies für Leistungsbeurteilungen und Mitarbeiterfeedback nützlich ist.

Einige Unternehmen verwenden unterschiedliche Begriffe für Stellenbeschreibungen, z. B. Positionsbeschreibungen, Stellenbeschreibungen, JDs und Stellenprofile. Eine gute Stellenbeschreibung muss klarstellen, ob das Auswahlverfahren Bewerberprüfungen, Arbeitsbedingungen, Standort und Gehaltsangaben umfasst. 

Stellensuchende sollten wissen, ob die Stelle umfangreiche körperliche Arbeit beinhaltet, ob es sich um einen Fernarbeitsplatz handelt und ob sie Flexibilität und die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Unternehmen laufen Gefahr, ihre Zielgruppe nicht zu erreichen und ohne diese Informationen inkompatible Talente einzustellen. 

So sind beispielsweise 80 Prozent der Probleme in Lebensläufen auf fehlerhafte Beschreibungen früherer Tätigkeiten zurückzuführen. Aus diesem Grund müssen Personalverantwortliche beim Verfassen von Lebensläufen vorsichtig sein und auf Details achten.

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Der Unterschied zwischen einem Stellengesuch und einer Stellenbeschreibung

Überraschenderweise verwenden manche Menschen diese beiden Begriffe synonym und sind sich über den Unterschied zwischen einem Stellengesuch und einer Stellenbeschreibung nicht im Klaren. 

• Ein Stellengesuch ist ein internes Druck- oder Online-Dokument, das Personalverantwortliche verwenden, um die Genehmigung zur Schaffung einer neuen Stelle oder Rolle einzuholen. In der Regel reichen Manager diese Standardformulare bei ihren Vorgesetzten oder Teamleitern ein. Der nächste Schritt ist der Beginn des Rekrutierungsprozesses, wenn ein Stellengesuch genehmigt wird. 
• Eine Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument in gedruckter Form oder online, in dem die Anforderungen und Vorzüge einer neuen Rolle oder Position aufgeführt sind. Sie enthält die Fähigkeiten, Erfahrungen, Fertigkeiten, Persönlichkeit und Eigenschaften des idealen Kandidaten und dient als Orientierungshilfe für Arbeitssuchende. Stellenbeschreibungen basieren auf verfügbaren Stellenangeboten (die auf die Stellenausschreibungen folgen). Sie werden in der Regel von Personalvermittlern erstellt und sind die Grundlage jeder Stellenausschreibung.
• Eine Stellenausschreibung oder eine Stellenanzeige ist der Text, den Unternehmen potenziellen Bewerbern zeigen. Obwohl sie in der Regel von Personalverantwortlichen verfasst werden, übernehmen manchmal auch Texter diese Aufgabe, um sicherzustellen, dass sie prägnant, fesselnd und auf den Punkt gebracht sind. Es handelt sich um externe Inhalte mit einem verkaufsorientierten Ton, die potenzielle Bewerber ansprechen sollen. 

Die obigen Erläuterungen zeigen, dass jedes Dokument eine eigene Rolle hat und trotz seines Zusammenhangs unterschiedlichen Zwecken dient. Stellengesuche, Stellenbeschreibungen und Stellenausschreibungen sind jedoch alle gleich wichtig für den Einstellungsprozess, und ohne sie können Sie nicht mit der Auswahl der Bewerber beginnen. 

Einer der Hauptunterschiede zwischen einer Stellenausschreibung und anderen ist jedoch, dass in einer Stellenausschreibung oft nicht ins Detail gegangen wird und nicht auf die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen eingegangen wird. Das ist ja auch der Sinn von Stellenbeschreibungen. 

Nachdem wir uns mit den Unterschieden zwischen diesen Begriffen befasst haben, ist es nun an der Zeit, die wichtigsten Elemente eines Stellenausschreibungsformulars hervorzuheben. 

Das Standardformular für Stellengesuche

Ein Stellengesuch besteht aus mehreren Standardelementen. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung und Erläuterung der einzelnen Elemente, die es Ihnen erleichtern, das Wesentliche dieses Dokuments zu verstehen. 

• Stellenbezeichnung - Die Vorgesetzten müssen die vorgeschlagene Bezeichnung für die neue Rolle oder Stelle angeben. Über die endgültige Bezeichnung entscheiden sie jedoch erst bei der Formalisierung der Stellenausschreibung.
• Abteilung - Das nächste Element ist der Name der Abteilung, in der der neue Mitarbeiter arbeiten wird (z. B. die Marketingabteilung).
• Einstellender Manager - Der Manager, der das Stellengesuch ausfüllt, muss seinen Namen oder seine ID angeben. 
• Zweck der Stelle/Rolle - Die Klärung des Zwecks und des Bedarfs an einer neuen Stelle oder Rolle ist von entscheidender Bedeutung und sollte den Entscheidungsträger davon überzeugen, das Stellengesuch zu genehmigen. 
• Grund für die Stellenanforderung - Wenn eine neue Rolle benötigt wird, weil ein anderer Mitarbeiter in den Ruhestand geht, Mutterschaftsurlaub nimmt oder versetzt wird, sollten die Manager diesen Grund im Formular angeben. 
• Gehaltsspanne - Die Führungskraft sollte das ungefähre Gehalt, das der neue Mitarbeiter erhalten soll, festlegen und mitteilen. Diese Information ist wichtig für das Budget und spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung der Führungskräfte. Dieses Element sollte auch mögliche Boni beinhalten. 
• Datum des Arbeitsbeginns - Die Entscheidungsträger sollten wissen, wann der neue Mitarbeiter seine Arbeit aufnehmen soll und wie lange der Einstellungsprozess dauert.
• Arbeitszeiten - Der Vorgesetzte muss angeben, ob es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle handelt und wie die Arbeitszeiten der neuen Mitarbeiter aussehen. 
• Dauer des Arbeitsverhältnisses - Es ist zu erläutern, wie lange der neue Mitarbeiter im Unternehmen bleiben soll und ob es sich um eine langfristige oder befristete Stelle handelt. 
• Vertragsart - Der Manager muss festlegen, ob der neue Mitarbeiter ein Vertragsarbeiter, ein Festangestellter oder ein Freiberufler mit einem flexiblen Vertrag sein wird. Dieses Element hat einen erheblichen Einfluss auf das Budget, da Festangestellte Anspruch auf Prämien, bezahlte Freistellung sowie Vergünstigungen und Leistungen haben. 
• Erforderliche Qualifikationen - Obwohl die meisten Unternehmen diese Informationen nicht verlangen, möchten einige wissen, über welche Fähigkeiten und welche Ausbildung der neue Mitarbeiter mindestens verfügen sollte und ob frühere Erfahrungen von Vorteil sind. 
• Ungefähres Budget - Unternehmen wollen oft wissen, ob sie sich einen neuen Mitarbeiter leisten können, wie viel der gesamte Rekrutierungsprozess kosten würde und wie viel sie in die Einstellung investieren müssen. Nehmen wir an, sie befinden sich in einer schwierigen finanziellen Phase. In diesem Fall sind sie wahrscheinlich strenger bei der Stellenausschreibung und verlangen mehr Details über die Rolle und die positiven Auswirkungen, die sie haben könnte. 

Pflegen moderne Unternehmen immer noch einen linearen Prozess bei der Personalbeschaffung?

Wie bereits erwähnt, steht in der Regel eine Stellenausschreibung an erster Stelle, und die meisten Unternehmen haben diesen Ansatz jahrzehntelang gepflegt. Die Dinge ändern sich jedoch, und viele Unternehmen sind in den letzten drei Jahren mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert worden.

Dadurch wurden sie wählerischer und zögerlicher in ihren Entscheidungen. Infolgedessen verlassen sich viele Unternehmen nicht mehr ausschließlich auf Stellenausschreibungen, um zu entscheiden, ob sie eine neue Stelle genehmigen sollten. 

Stattdessen möchten sie zusätzliche Informationen erhalten, die Vorteile verstehen und wissen, wie jede Funktion zum Unternehmen beiträgt. Daher ist der lineare Prozess bei der Personalbeschaffung vielleicht nicht jedermanns bevorzugter Ansatz. 

Einige Teamleiter und Vorgesetzte werden zumindest eine kurze Stellenbeschreibung verlangen, die einem Stellengesuch beigefügt wird. Sie könnten erwarten, dass Manager alle Positionen definieren und katalogisieren, einschließlich der Gehaltsspanne, Qualifikationen, grundlegenden Fähigkeiten und Erfahrungen. 

In einigen Unternehmen kann diese Entscheidung auch von ihren Bewerbermanagementsystemen (ATS) abhängen. Wenn die Struktur es den Managern beispielsweise erlaubt, die Ausschreibung zu starten und die Personalabteilung zu veranlassen, die Stellenbeschreibung und die Rolle zu besprechen, könnte die Aufnahme einer Stellenbeschreibung eine Möglichkeit sein, den Prozess zu straffen. 

Darüber hinaus sind Neugründungen und kleine Unternehmen in dieser Hinsicht möglicherweise flexibler, da sie selten strenge Verwaltungsverfahren und -prozesse befolgen. Stattdessen hängt ihre Entscheidungsfindung eher von der Art der Bewerber ab, die sie anziehen können. 

IndeedDas bedeutet, dass Personalverantwortliche und Personalvermittler keine klare Antwort darauf haben, was zuerst kommt - ein Stellengesuch oder eine Stellenbeschreibung. Das hängt vom Unternehmen und seinen Verfahren ab, weshalb Sie diese Frage zunächst mit Ihrem Teamleiter und Ihren Vorgesetzten besprechen müssen. 

Aber unabhängig davon, was Vorrang hat, können bestimmte Tools die Erstellung von Stellenausschreibungen und Stellenbeschreibungen erleichtern. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Aufgabe vereinfachen können.

Wie lassen sich Stellenausschreibungen und Stellenbeschreibungen effizienter erstellen?

Verwenden Sie ein System zur Bewerberverfolgung

Ein SaaS-basiertes ATS ermöglicht es Ihnen, die Funktion für Stellengesuche zu aktivieren, das Formular für bestimmte Teammitglieder freizugeben, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, den Status jedes Stellengesuchs zu verfolgen und diese Formulare in zugänglichen und einfach zu navigierenden Menüs zu verwalten. 

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Gründlich vorbereiten

Sie müssen sich gründlich vorbereiten, um eine überzeugende Argumentation für Ihr Stellengesuch zu erstellen. Legen Sie fest, warum Sie eine neue Rolle oder Stelle schaffen müssen. 

Ist es eine erhöhte Arbeitsbelastung, ein ausscheidendes Teammitglied oder wächst Ihre Abteilung? Verstehen Sie die Auswirkungen der neuen Position auf die Produktivität und Dynamik Ihres Teams. 

Legen Sie den Führungskräften genügend Beweise und Gründe vor, um ihnen die Entscheidung zu erleichtern und ihre Zustimmung zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass sie klare KPIs und Metriken festlegen können, um die Vorteile der neuen Rolle zu veranschaulichen und festzustellen, ob sie zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen beiträgt.

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Forschung

Recherchieren Sie den Markt und ermitteln Sie die Fähigkeiten und Erfahrungen, die Ihr neuer Mitarbeiter benötigt. Vergleichen Sie diese Daten mit ähnlichen Positionen. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Manager ähnliche Stellenausschreibungen auf Stellenbörsen finden können, um die Erwartungen der Bewerber zu verstehen und zu wissen, wie sich dies auf das Budget des Unternehmens auswirkt. 

Stellenausschreibungen und Stellenbeschreibungen sind für einen Rekrutierungsprozess unerlässlich, und ohne sie können Sie nicht mit der Suche nach neuen Mitarbeitern beginnen. Und obwohl man darüber diskutieren kann, was in der heutigen Zeit Vorrang hat, lassen sich durch den Einsatz von cloudbasierten SaaS-Lösungen beide optimieren. 

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