Was ist Massen-E-Mails in der Personalbeschaffung?| Vollständiger Leitfaden

Als Personalvermittler ist der E-Mail-Verkehr einer der effizientesten Wege, um die Beziehungen zu Ihren Bewerbern, Interessenten oder Kunden zu pflegen. Ganz gleich, ob es darum geht, Beziehungen zu pflegen, offene Stellen mitzuteilen oder sogar Masseneinstellungen vorzunehmen, die Weiterleitung von Nachrichten über einzelne E-Mails kann einen enormen Teil der produktiven Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen. 

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Sie brauchen einen effizienten Ansatz, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht zugestellt wird und in den Postfächern aller Empfänger landet. Wenn Sie sich jetzt fragen: "Wie mache ich das? Oder "Wo kann ich eine solche Lösung finden? Sie können sich zurücklehnen, entspannen und sich nicht mehr wundern. Massen-E-Mails sind die Antwort auf Ihr Problem.

Lassen Sie uns nun kurz erläutern, was Massen-E-Mails in der Personalbeschaffung bedeuten, welche Vor- und Nachteile sie haben und wie Sie Ihre Massen-E-Mail-Kampagnen am besten erstellen. 

Was ist es und wie funktioniert es? 

Der Massenversand von E-Mails ist eine Kommunikationsform, bei der Absender dieselbe E-Mail an eine große Anzahl von Empfängern senden können. Dieses Medium wird in Unternehmen weltweit häufig verwendet, da es ihnen hilft, eine Nachricht oder eine Ankündigung an Kunden, Partner und Interessengruppen auf einmal zu versenden. Es ist im Grunde ein unverzichtbares Instrument bei der Umsetzung groß angelegter Kommunikationsstrategien.

Wenn es um die Personalbeschaffung geht, ist es sicher, dass Personalverantwortliche hin und wieder mit einer großen Gruppe von Menschen kommunizieren müssen. Ganz gleich, ob es darum geht, Ihre offenen Stellen mitzuteilen, den Kontakt zu Ihrem Talentpool aufrechtzuerhalten, Bewerber während des Einstellungsverfahrens zu informieren oder sogar Kunden und Interessenten für Personalvermittlungsagenturen anzusprechen, Sie müssen sicherstellen, dass jeder in der Zielgruppe Ihre Botschaft erhält. 

Bei der Vorbereitung Ihrer Werbung oder Ankündigung sollten Sie jedoch bedenken, dass Ihre Massen-E-Mails, wenn sie nicht gut geschrieben sind oder die Botschaft nicht überzeugend genug ist, von den Empfängern ignoriert werden oder, noch schlimmer, in Junk-Mailboxen landen könnten (mehr dazu später).   

Keine Angst, wir haben eine Liste von Dos und Don'ts für Massen-E-Mails in der Personalbeschaffung als Leitfaden für Sie. Doch zunächst einmal hat der Massenversand von E-Mails, wie jedes System oder Werkzeug, seine Vor- und Nachteile. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile, bevor wir uns damit beschäftigen, wie Sie Massen-E-Mails zu einem Ihrer Erfolgsinstrumente machen können.  

Die Vorteile von Massen-E-Mails in der Personalbeschaffung

Verbreiten Sie die Nachricht mit einem Klick

Das ist ganz einfach. Wie bereits erwähnt, kann der Absender mit wenigen Klicks E-Mails an eine große Zahl von Empfängern versenden. Sobald Ihre Nachricht fertig ist, können Sie als Personalverantwortlicher einfach eine Liste von Empfängern auswählen und sie wie eine normale E-Mail versenden. Diese einfache Tatsache spart den Personalvermittlern potenziell Stunden an Zeit, die sie dann für Aufgaben verwenden können, bei denen sie einen größeren Mehrwert erzielen.

Beschleunigen Sie den Prozess 

Der Personalbeschaffungsmarkt ist hart umkämpft. Wenn Sie als Personalvermittler in der Lage sind, die richtigen Talente zu finden und die offenen Stellen Ihrer Kunden in kürzester Zeit zu besetzen, haben Sie einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.

Die Kommunikation per E-Mail erfolgt in der Regel sofort. Sobald Sie Ihre E-Mail an Hunderte von Bewerbern verschickt haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie eine ganze Reihe von Antworten von den Bewerbern erhalten, die die leeren Stühle besetzen möchten. Wenn Sie kurzfristig eine große Anzahl von Bewerbern erreichen, kann dies den Unterschied ausmachen, ob sich ein Bewerber für Ihr Unternehmen oder für die Konkurrenz entscheidet.

Mehr Kandidaten gewinnen

Bei der Massenanwerbung geht es in der Regel um Einstiegspositionen wie Assistenten oder Junioren. Daher eignet sich der Massenversand von E-Mails sehr gut für die Besetzung solcher Stellen, da er eine große Anzahl von Empfängern sehr effizient erreichen kann. Je mehr Menschen Ihre Stellenausschreibung sehen, desto mehr Kandidaten haben Sie in diesem Prozess, so dass Massen-E-Mails das perfekte Instrument für die Massenrekrutierung sind.

Mit der Hilfe von Manatal war der Versand von Massen-E-Mails noch nie so bequem. Die Auswahl von Empfängern, die Erstellung von E-Mails und das Versenden von Kampagnen ist mit wenigen Klicks erledigt.

Die Nachteile von Massen-E-Mails in der Personalbeschaffung

Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre E-Mails direkt in der Spam-Box landen

Massen-E-Mails bedeuten natürlich, dass Sie Hunderte von E-Mails in kurzer Zeit versenden. Dies ist ein Verhalten, das E-Mail-Dienstanbieter (ESPs) wie Outlook, Google oder Yahoo nicht mögen. 

E-Mails, die auf diese Weise verschickt werden, können eine hohe Spam-Bewertung erhalten. Sobald die Spam-Bewertung Ihrer Domain zu hoch ist (d. h. zu viele Empfänger haben Ihre E-Mail als Spam markiert), könnten Ihre nächsten Massen-E-Mail-Kampagnen sofort in den Spam-Boxen der Empfänger landen und somit nie ihr Ziel erreichen. 

Sie benötigen spezialisierte Tools für ein effizientes Massen-E-Mailing 

Allgemeine ESPs haben ihre täglichen Obergrenzen für Massen-E-Mails, und manchmal müssen Sie vielleicht über die Obergrenze hinausgehen. Um sicherzustellen, dass die Stellenausschreibungen an alle Bewerber auf Ihrer Liste zugestellt werden, müssen Sie extra bezahlen.

Ihre Empfängerliste muss laufend aktualisiert werden  

Mit Massen-E-Mails können Sie Ihre E-Mails an eine große Gruppe von Empfängern senden. Das ist praktisch. Aber stellen Sie sich vor, Sie müssten alle Namen auf dieser Liste durchgehen und immer wieder Aktualisierungen vornehmen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Empfängerlisten auf dem neuesten Stand halten und organisieren.

Mit Manatal ist es sehr einfach, Ihre Empfänger durch die Verwendung von Ordnern zu organisieren und so sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten immer den gewünschten Empfänger erreichen.

Best Practices für Massen-E-Mails in der Personalbeschaffung

Aus der Ferne betrachtet, mag der Massenversand von E-Mails auf manche ziemlich einschüchternd wirken. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Massen-E-Mail-Kampagnen wie ein Champion starten, finden Sie hier eine Liste von Dingen, die Sie vor dem Versand von Massen-E-Mail-Kampagnen beachten sollten. 

1. Attraktive Inhalte erstellen 

Dies betrifft zwei Aspekte: 1: den Inhalt und 2: die E-Mail-Vorlage. Um ansprechende Inhalte zu erstellen, müssen Sie sich in die Lage Ihrer Zielgruppe versetzen. Verstehen Sie, was sie lesen möchten, welche Art von Inhalt sie an den Bildschirm fesseln würde. Entwickeln Sie ein klares Konzept und eine klare Vorstellung davon, für wen diese Inhalte bestimmt sind. Halten Sie den Inhalt schön übersichtlich, kurz und leicht zu verstehen. 

Denken Sie auch daran, dass Text zusammen mit Bildern, Videos und Hyperlinks wichtige Bestandteile einer dynamischen E-Mail sind, die die Aufmerksamkeit der Leser auf sich zieht. Ihre E-Mails sollten auch immer eine Aufforderung zum Handeln enthalten (bewerben Sie sich auf eine Stelle, senden Sie Ihren Lebenslauf, vereinbaren Sie einen Termin usw.).

In den meisten Fällen sind die Leser Kandidaten. Was würden sie gerne lesen? Und welche Art von Informationen möchten sie erhalten? Verwenden Sie umsetzbare Worte und heben Sie die Vorteile hervor, die Sie den Bewerbern bieten. 

Was die Vorlage Ihrer E-Mail betrifft, so sollten Sie sie so gestalten, dass sie eindeutig Ihre Marke widerspiegelt, damit die Empfänger Sie sofort als Absender erkennen. Die Farbe und, wenn möglich, der Text sollten mit den Websites Ihrer Kunden übereinstimmen. Auch Ihr Logo sollte auf der Vorlage zu sehen sein. 

Manatal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Vorlage in verschiedenen Stilen zu gestalten. Speichern Sie sie, teilen Sie sie und verwenden Sie sie so oft wie Sie möchten.

2. Erstellen Sie eine Empfängerliste

Sobald Sie einen ansprechenden Inhalt und eine E-Mail-Vorlage erstellt haben, ist es an der Zeit, Ihre Empfänger auszuwählen. Wählen Sie die beabsichtigten Empfänger aus und stellen Sie sicher, dass Sie Empfänger entfernen, die sich möglicherweise von Ihren Marketing-E-Mails abgemeldet haben

Manatal verfolgt Abmeldungen und aktualisiert automatisch den Opt-in-Status, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails immer an die richtigen Empfänger zugestellt werden. Darüber hinaus haben die Benutzer die Möglichkeit, den Status der Empfänger jederzeit manuell zu ändern.

3. Testen Sie Ihre E-Mail vor dem Versand 

Als Personalvermittler tragen einwandfreie E-Mails dazu bei, das Image und die Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern, insbesondere bei Massen-E-Mails, die eine große Anzahl von Personen erhalten wird. Es ist ideal, vor dem Versand der Kampagne sicherzustellen, dass keine Fehler wie Tippfehler oder falsche Bilder auftreten. 

Sie sollten in der Lage sein, einen Entwurf Ihrer E-Mail-Vorlage zur Überprüfung zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sich ein Gesamtbild verschaffen, z. B. wie sie aussieht und ob die von Ihnen eingefügten Links funktionieren. 

Was sind die möglichen Anwendungen von Massen-E-Mails?

Als Recruiting-Agentur oder Personalabteilung eines Unternehmens kann man je nach Empfängertyp verschiedene Anwendungen für den Massenversand von E-Mails nutzen.

Verwaltung der Beziehungen zu den Bewerbern

Außerhalb des Einstellungsverfahrens

Wenn Sie Kandidaten außerhalb des Einstellungsverfahrens ansprechen, ist das Ziel, mit Ihrem Talentpool in Kontakt zu bleiben. Der Inhalt kann Stellenanzeigen oder informative Inhalte wie "Wie schreibe ich einen guten Lebenslauf?" umfassen. 

Während des Rekrutierungsprozesses 

Während des Rekrutierungsprozesses geht es darum, den Bewerbern die wichtigsten Informationen zu ihren Bewerbungen zukommen zu lassen, von der Erläuterung des Rekrutierungsprozesses über die Aktualisierung des Rekrutierungsstatus der Bewerber bis hin zur Planung von Vorstellungsgesprächen mit den Bewerbern und der Übermittlung von Bestätigungen oder Absagen.

Kundenbeziehungsmanagement

Als Personalvermittler ist es sehr wichtig, Beziehungen zu potenziellen und bestehenden Kunden zu pflegen. Diese E-Mails können Informationen über den Markt oder sogar die Profile Ihrer neuesten Spitzenkandidaten enthalten. Ziel ist es, als Autorität in Ihrer Branche aufzutreten, um Leads in Kunden zu verwandeln und bestehende Kunden zu binden. 

Tipps und Tricks 

Wann sollten Massen-E-Mail-Kampagnen versendet werden? 

Das beste Datum und die beste Uhrzeit für den Versand einer Massen-E-Mail-Kampagne hängen von der Art der Empfänger und dem Inhalt ab. Untersuchungen und Fallstudien geben uns jedoch eine Vorstellung vom besten Tag und der besten Uhrzeit für den Versand von Kampagnen. 

Laut führenden E-Mail-Dienstleistern sind die bevorzugten Tage für den Versand von Massen-E-Mails Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. Einige Forscher haben darauf hingewiesen, dass der Dienstag der beste Tag für den Versand einer Massen-E-Mail-Kampagne ist. Der Donnerstag ist der zweitbeste und der Mittwoch der drittbeste Tag.     

Wenn Sie also einmal pro Woche Massen-E-Mails versenden, können Sie den Dienstag wählen und den Mittwoch und Donnerstag als Alternativen beibehalten. Wenn Sie zwei oder mehr Kampagnen pro Woche durchführen, sollten Sie sich für alle drei Tage entscheiden. 

Was ist die beste Zeit? Untersuchungen von führenden E-Mail-Dienstleistern haben ergeben, dass die besten Zeiten für die Versendung von Massen-E-Mails 6 Uhr morgens, 10 Uhr bis 11 Uhr morgens, 14 Uhr und 20 Uhr bis 12 Uhr morgens sind. 

Bevor Sie Ihre Massen-E-Mail-Kampagne in Gang setzen, sollten Sie bedenken, dass Massen-E-Mails im Gegensatz zu Einzel-E-Mails länger brauchen, um die Empfänger zu erreichen. Daher ist es am besten, wenn Sie Ihre Kampagnen 20 Minuten oder eine halbe Stunde vor dem geplanten Termin verschicken.

Halten Sie sich von spammigen Wörtern fern

Um zu verhindern, dass Ihre Kampagnen in die Spam-Boxen der Empfänger gelangen, sollten Sie Ihre Inhalte sorgfältig verfassen und überprüfen. Vermeiden Sie aufdringliche Wörter oder Phrasen, die Ihre E-Mails wie ein hartes Verkaufsangebot aussehen lassen. Versuchen Sie, auf Wörter wie "Gelegenheit", "Erfolg", "hier klicken", "dringend", "Geld verdienen" oder "von zu Hause aus arbeiten" zu verzichten.  

Versuchen Sie auch, in den Betreffzeilen oder im Text Ihrer Einstellungs-E-Mails nicht zu viele Satzzeichen zu verwenden. Auch Großbuchstaben sollten unbedingt vermieden werden.

Versuchen Sie außerdem, Ihre Schriftart und -farbe zu vereinheitlichen. Halten Sie sie schlicht. Es ist nicht ratsam, fruchtigen Text in verschiedenen Farben und mit unterschiedlichen Schriftarten zu versenden.  

Senden von E-Mails nur an Op-In-Empfänger

Denken Sie daran, dass Sie E-Mails nur an Empfänger senden sollten, die sich für den Erhalt von E-Mails entschieden haben, und fügen Sie im unteren Bereich Ihrer E-Mails immer eine Schaltfläche zum Abbestellen ein, damit die Empfänger Ihre E-Mail-Kampagnen abbestellen können, wenn sie dies wünschen.

Analysieren & Verbessern

Sobald Ihre Kampagne erfolgreich zugestellt wurde, sollten Sie Ihre Leistung analysieren, um zu sehen, wie gut Ihre Massen-E-Mail-Kampagne abgeschnitten hat. Auf diese Weise können Sie Ihre zukünftigen Kampagnen verbessern und sicherstellen, dass Sie keine weiteren Fehler machen. 

Schlussfolgerung 

Herzlichen Glückwunsch, jetzt wissen Sie, wie Sie eine Massen-E-Mail-Kampagne starten können!   

Wenn Sie noch unsicher sind, welchen Dienstleister Sie für Ihre Massen-E-Mail-Kampagne wählen sollen, dann sollten Sie sich Manatal ansehen. Wir helfen derzeit Tausenden von Unternehmen auf der ganzen Welt, indem wir sowohl Massen-E-Mail-Kampagnen, Bewerber-Tracking-System und Rekrutierungs-CRM zentralisieren, so dass Sie nicht mehr von einer Software zur nächsten springen müssen. Verwalten Sie bequem Ihre Kandidaten und Kunden, wählen Sie Ihre Empfänger aus, passen Sie Ihre E-Mail-Vorlage an und behalten Sie den Überblick über die Leistung Ihrer Kampagnen auf einer einzigen Plattform.  

Starten Sie noch heute Ihre 14-tägige kostenlose Testversion und entdecken Sie die vielen weiteren leistungsstarken Funktionen von Manatal, die Ihre Rekrutierung rationalisieren werden.