10 erstaunliche Tools, die die Automatisierung Ihres HR-Workflows zum Kinderspiel machen

Als Personalverantwortlicher denken Sie wahrscheinlich über die Automatisierung von HR-Workflows nach, wissen aber nicht genau, wo Sie anfangen sollen. Sie müssen herausfinden, wie Sie neue Technologien in bestehende Systeme integrieren, Mitarbeiter für neue Tools schulen und die Einhaltung veralteter Richtlinien sicherstellen, die oft mit modernen Praktiken kollidieren. Das Ziel all dieser Maßnahmen ist es, die Effizienz zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren. Vom Screening von Bewerbern bis zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten können die richtigen Automatisierungstools die Belastung durch sich wiederholende Aufgaben verringern und Raum für strategischere Initiativen der Personalabteilungen schaffen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den wichtigsten Bereichen für die Automatisierung im Personalwesen, mit häufigen, sich wiederholenden Aufgaben und mit einer Liste effektiver Tools, die einen reibungslosen Übergang zu einem effizienten, automatisierten Arbeitsablauf erleichtern können.

4 Schlüsselbereiche für die Automatisierung im Personalwesen

Aufgrund des hohen Arbeitsaufwands und der komplexen Herausforderungen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und der Überwachung des Onboarding-Prozesses stellt die Automatisierung von HR-Workflows eine wichtige Lösung dar, die manuelle Prozesse in automatisierte Workflows umwandelt und so den Verwaltungsaufwand verringert, die Prozesseffizienz steigert und es Ihnen ermöglicht, Ihren Fokus auf strategische Initiativen zu lenken. Lassen Sie uns einen Blick auf die folgenden Schlüsselbereiche werfen.

1. Screening von Bewerbern für die Einstellung: Herkömmliche Screening-Methoden sind arbeitsintensiv, aber Software zur Workflow-Automatisierung verbessert die Effizienz durch die Verwaltung von Bewerbungen, Stellenausschreibungen, die Nachverfolgung und das erste Screening von Bewerbern.
2. Onboarding-Prozess für Mitarbeiter: Das automatisierte Onboarding umfasst geplante Benachrichtigungen und Fortschrittsaktualisierungen und fördert eine organisierte und einladende Umgebung, die die Mitarbeiterbindung durch die Integration neuer Mitarbeiter in die Unternehmenskultur unterstützt.
3. Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Die Digitalisierung und Zentralisierung von Mitarbeiterdaten reduziert manuelle Fehler und vereinfacht die Verwaltung von Unterlagen, wobei die Vertraulichkeit und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien durch eine zugängliche, automatisierte Datenbank gewährleistet werden.
4. Identifizierung von sich wiederholenden und manuellen Aufgaben: Die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe und Weiterleitung von Dokumenten steigert die Produktivität, verringert Verzögerungen, verbessert die Verantwortlichkeit und verwandelt Routineaufgaben durch datengestützte Entscheidungen in strategische Wachstumschancen.

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Häufige sich wiederholende Aufgaben in HR-Abteilungen

Wir haben festgestellt, dass Personalabteilungen mit vielen manuellen und papierbasierten Aufgaben belastet werden, die zeitaufwändig und fehleranfällig sein können. Doch hier sind einige der häufigsten sich wiederholenden Aufgaben, die ein typischer Personalverantwortlicher erledigt.

• Verwaltung von Urlaubsanträgen: Beaufsichtigung der Anträge von Mitarbeitern auf Freistellung und Sicherstellung einer angemessenen Abdeckung.
• Erfassung der Urlaubszeit: Sorgfältige Aufzeichnungen über Urlaubsansprüche und -verbrauch.
• Mitarbeiter-Versetzungen: Abwicklung der administrativen Aspekte des Wechsels von Mitarbeitern zwischen Abteilungen oder Funktionen.
• Anwesenheitsverfolgung: Überwachung und Aufzeichnung der Anwesenheit von Mitarbeitern, um genaue Gehaltsabrechnungsdaten zu erhalten.
• Einarbeitung der Mitarbeiter: Die Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen, die mit einer Reihe von Formalitäten und Prozessen verbunden ist.

Die 10 besten Tools zur Automatisierung Ihres HR-Workflows

1. Manatal

Manatal konsolidiert alle Ihre Rekrutierungskanäle in einer Plattform und erleichtert so die Suche, Verfolgung und Verwaltung von Kandidaten. Mit Funktionen wie der automatischen Analyse von Lebensläufen, KI-gesteuerten Kandidatenempfehlungen und einem robusten Bewerber-Tracking-System (ATS) sorgt die Plattform dafür, dass Sie schnell und effizient die besten Talente finden. Die Software lässt sich nahtlos in Tools wie LinkedIn und gängige E-Mail-Dienste integrieren und verbessert so Ihren Workflow ohne Unterbrechungen.

2. TalentLMS

Einfach ausgedrückt handelt es sich um ein cloudbasiertes Lernmanagementsystem, das Ihren Schulungsprozess rationalisieren kann. Sie können ganz einfach Kurse erstellen und verwalten, und es unterstützt verschiedene Multimedia-Formate, die die Schulung noch ansprechender machen. Die Software automatisiert viele Aufgaben der Benutzerverwaltung, z. B. Einschreibungen und Benachrichtigungen. Außerdem sind die Berichtsfunktionen detailliert, so dass Sie den Fortschritt und die Leistung ohne großen Aufwand verfolgen können. Die Skalierbarkeit und die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools machen die Software zu einer vielseitigen Lösung für Unternehmen jeder Größe, die ihre Schulungsprogramme verbessern möchten.

3. AllesGenuss

Mit EverythingBenefits als Werkzeug ist die Verwaltung von Sozialleistungen für Arbeitnehmer viel einfacher. Es automatisiert Aufgaben wie die Anmeldung von Leistungen, die Verwaltung des Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) und die Erstellung von Berichten über die Einhaltung von Vorschriften, wodurch Papierkram und Fehler reduziert werden. Sie können die Software auch in andere HR-Systeme integrieren, was Ihnen Zeit spart und sicherstellt, dass alles richtig gemacht wird.

4. Arbeitstag

Workday ist eine cloudbasierte Software, mit der Sie verschiedene Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Mitarbeiterdaten verwalten können. Sie vereinfacht diese Prozesse, indem sie sie automatisiert, was Fehler reduziert und Zeit spart. Workday bietet auch Tools für die Rekrutierung, das Leistungsmanagement und die Weiterbildung und ist damit eine umfassende Lösung für die Personalabteilung. Die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf, so dass sich Ihr Team auf strategische Initiativen und nicht auf administrative Aufgaben konzentrieren kann.

5. Pyn

Die Übermittlung relevanter Nachrichten zu wichtigen Anlässen wie Einführungen, Beförderungen und Jubiläen ist von entscheidender Bedeutung. Pyn ist eine Software, mit der Sie diesen Prozess automatisieren und personalisieren können. Anhand der Daten aus Ihren HR-Systemen versendet sie diese zeitnah und stellt so sicher, dass alle Mitarbeiter die richtigen Informationen erhalten, wenn sie sie brauchen. Mit einer Bibliothek von anpassbaren Vorlagen macht es Pyn einfach, Ihre Mitarbeiter während ihrer gesamten Zeit in Ihrem Unternehmen zu unterstützen. Es geht um mehr als nur Kommunikation; es geht darum, eine vernetzte und engagierte Belegschaft zu schaffen.

6. Kultur Amp

Diese All-in-One-Plattform für Mitarbeiterengagement, -leistung und -entwicklung kann Ihr HR-Team in die Lage versetzen, Ihr Unternehmen durch die Bereitstellung von Tools für kontinuierliches Feedback, Zielverfolgung und Leistungsüberprüfungen zu verändern. Die intuitive Benutzeroberfläche und die leistungsstarken Analysen machen es einfach, zu verstehen, was die Mitarbeiter antreibt und wie sie engagiert bleiben können. Durch die nahtlose Integration in Ihre bestehenden HR-Systeme gewährleistet Culture Amp einen reibungslosen Arbeitsablauf und hilft Ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die Ihre Unternehmenskultur verbessern.

7. Fuse Workforce Management

Stellen Sie sich vor, alle Ihre Personal- und Gehaltsabrechnungsfunktionen wären nahtlos in eine einzige benutzerfreundliche Plattform integriert. Fuse Workforce Management bietet genau das, indem es Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung in einem einzigen System zusammenfasst. Damit entfällt die lästige Arbeit mit mehreren Anmeldungen und inkompatibler Software. Mit Fuse ist die Einhaltung von Vorschriften ein Kinderspiel, und Sie können sich von zeitaufwändigen Audits und Geldstrafen verabschieden. Der solide Support der Plattform stellt sicher, dass Sie immer Zugang zum richtigen Fachwissen haben, und macht sie zu einem zuverlässigen Partner auf Ihrem Weg zur Personalverwaltung.

8. Pinnwand

Verwandeln Sie Ihren Arbeitsplatz mit Pingboard, Ihrem Tool, um Ihr Team zusammenzuhalten und zu engagieren. Die dynamischen Organigramme und detaillierten Mitarbeiterprofile von Pingboard machen es einfach, die Struktur Ihres Unternehmens zu visualisieren und zu verstehen, wie alle Mitarbeiter zusammenpassen. Die Plattform aktualisiert sich automatisch bei Änderungen in Ihren HR- oder IT-Systemen, so dass Ihr Organigramm immer auf dem neuesten Stand ist.

9. signNow

signNow ermöglicht es Ihnen, Dokumente sicher zu erstellen, zu versenden und zu speichern, mit Funktionen wie ausfüllbaren Feldern per Drag-and-Drop und automatischen Erinnerungen. Das robuste Prüfprotokoll der Plattform stellt sicher, dass Sie immer wissen, wer was wann unterschrieben hat, und sorgt so für Sicherheit und Compliance. Durch die Integration in Ihre bestehenden Systeme rationalisiert die Plattform Ihre Arbeitsabläufe und reduziert den Zeitaufwand für administrative Aufgaben.

10. Asana

Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams mit Asana, der Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement, die Chaos in Ordnung verwandelt. Mit Asana können Sie Projekte in überschaubare Aufgaben unterteilen, Verantwortlichkeiten zuweisen und klare Fristen festlegen. Mit Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, automatisierten Workflows und der Integration mit anderen Tools stellt Asana sicher, dass jeder weiß, was wann zu tun ist. Dadurch werden ständige Besprechungen und E-Mail-Updates überflüssig, und Ihr Team kann sich auf die Erledigung seiner Aufgaben konzentrieren.

Schlussfolgerung

Durch die Automatisierung von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Leistungsmanagement optimieren diese Tools nicht nur die täglichen Abläufe, sondern fördern auch eine engagierte und produktive Belegschaft. Wenn sich Ihr Unternehmen im digitalen Zeitalter weiterentwickelt oder Ihr Team wächst, ist die Automatisierung von entscheidender Bedeutung, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Bedürfnisse von Arbeitnehmern und Arbeitgebern effektiv zu erfüllen. Die Investition in diese Tools führt letztendlich zu einer verbesserten Mitarbeitererfahrung, einer besseren Ressourcenzuweisung und der Flexibilität, auf die sich ständig verändernde Landschaft der Humanressourcen zu reagieren.