11 bewährte Kommunikationsstrategien per HR-E-Mail

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails an die Personalabteilung effektiv sind und gut ankommen, müssen Sie bestimmte Regeln und Richtlinien befolgen. Wenn Sie sich an diese Regeln halten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails von den Mitarbeitern gelesen, verstanden und befolgt werden. Unabhängig davon, ob Sie eine erfahrene Personalfachkraft oder ein für die Personalkommunikation verantwortlicher Manager sind, müssen Sie diese Regeln kennen, um die Wirkung Ihrer E-Mails zu maximieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen 11 Regeln für den Versand von E-Mails der Personalabteilung an Mitarbeiter vor, die Ihnen helfen, diesen wichtigen Aspekt der Mitarbeiterkommunikation zu meistern.

Best Practices für das Schreiben von HR-E-Mails

Unabhängig von den Gründen, aus denen Sie mit allen Mitarbeitern kommunizieren, wie z. B. die Aktualisierung von Richtlinienänderungen, die Ankündigung von Veranstaltungen oder das Ansprechen von Regelverstößen, müssen Sie eine effektive E-Mail an die Personalabteilung verfassen. Bei der Erstellung einer solchen E-Mail müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen Professionalität, Klarheit und Einfühlungsvermögen finden. Werfen wir einen Blick auf die besten Praktiken für das Schreiben guter HR-E-Mails:

i) Fesselnder und effektiver Inhalt: Der Inhalt Ihrer E-Mail sollte ansprechend und für den Empfänger relevant sein. Verwenden Sie einen unterhaltsamen Ton, stellen Sie Fragen und enthalten Sie umsetzbare Punkte, um die Interaktion zu fördern.

ii) Betreffzeile: Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihre Mitarbeiter sehen, also achten Sie darauf. Sie sollte prägnant, klar und für den Inhalt der E-Mail relevant sein. Zum Beispiel: "Wichtig: Änderungen bei den Gesundheitsleistungen" oder "Einladung: Betriebsversammlung".

iii) Länge der E-Mail: Lange E-Mails können überwältigend sein und werden möglicherweise nicht gründlich gelesen. Bemühen Sie sich um nicht mehr als zwei bis drei kurze Absätze.

iv) Lesbarkeit des Textes (Flesch-Bewertungen): Der Flesch-Lesbarkeitsscore ist ein Instrument, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mails leicht verständlich sind. Streben Sie einen Wert von 60-70 an, der von 13-15-jährigen Schülern als leicht verständlich angesehen wird.

v) Optimales Timing: Vermeiden Sie es, wichtige E-Mails am Montagmorgen oder Freitagnachmittag zu versenden, wenn die Mitarbeiter wahrscheinlich beschäftigt sind. Die Wochenmitte, insbesondere Dienstag oder Mittwoch, ist oft die beste Zeit für E-Mails an die Personalabteilung.

HR-E-Mails an Bewerber

Während sich viele Personalabteilungen bei der Mitarbeiterkommunikation stark auf interne E-Mails verlassen, gibt es Fälle, in denen eine externe Kommunikation notwendig wird, insbesondere wenn es um den Umgang mit Bewerbern während des Einstellungs- und Auswahlverfahrens geht.

Externe E-Mails ermöglichen es der Personalabteilung, den Bewerbern wichtige Informationen über ihren Bewerbungsstatus, Termine für Vorstellungsgespräche und sogar Stellenangebote zukommen zu lassen. Sie ermöglichen eine klare, direkte Kommunikation, die dazu beiträgt, dass die Bewerber während des gesamten Einstellungsverfahrens informiert und engagiert bleiben.

Ein Tool, das HR-Teams beim Versenden von Massen-E-Mails an Bewerber sehr unterstützen kann, ist die Massen-E-Mail-Funktion von Manatal. Mit dieser Funktion können Sie ganz einfach E-Mail-Vorlagen erstellen, diese nach Bedarf anpassen und mit nur wenigen Klicks an mehrere Empfänger senden. Das spart wertvolle Zeit und Mühe und ermöglicht es Ihnen, sich auf andere wichtige Aspekte des Einstellungsprozesses zu konzentrieren.

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Regeln für das Schreiben einer effektiven HR-E-Mail an Mitarbeiter

Bevor Sie eine E-Mail der Personalabteilung an Ihre Mitarbeiter abschicken, sollten Sie bestimmte Regeln für die Kommunikation am Arbeitsplatz kennen und befolgen. Ganz gleich, ob es sich um eine E-Mail zu einem Leistungsfeedback, einer Beförderung oder einer Disziplinarmaßnahme handelt, die richtige Sprache, der richtige Ton und das richtige Format einer E-Mail können den Unterschied ausmachen, wenn es um die Förderung einer gesunden Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern geht.

In diesem Abschnitt gehen wir auf die wichtigsten Regeln ein, die beim Verfassen von E-Mails der Personalabteilung an die Mitarbeiter zu beachten sind, um eine effektive Kommunikation unter Wahrung des professionellen Anstands zu gewährleisten.

Regel 1: Einführungen

Stellen Sie zunächst eine Beziehung her, wenn Sie neu in der Personalabteilung sind oder noch nie mit den Mitarbeitern zu tun hatten. Es ist daher eine gute Idee, sich kurz vorzustellen und Ihre Rolle und Aufgaben im Unternehmen zu nennen. Wenn Sie Ihre E-Mail verfassen, sollten Sie eine freundliche Begrüßung und eine klare Einleitung formulieren, bevor Sie den Zweck der E-Mail gleich zu Beginn klar angeben, damit der Empfänger den Kontext und die Bedeutung der Nachricht versteht.

Regel 2: Klare Betreffzeilen

Nachdem Sie nun wissen, welchen Ton Sie in Ihrer E-Mail an die Mitarbeiter verwenden und was Sie vermeiden sollten, ist der zweite Punkt, den Sie beachten müssen, der Betreff der E-Mail. Denn die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist das erste, was ein Mitarbeiter in seinem Posteingang sieht. Sie können die Betreffzeile als Ihren Eröffnungssatz betrachten, der, wenn er richtig gewählt ist, darüber entscheidet, ob der Empfänger Ihre Nachricht öffnet und liest.

Daher müssen Sie eine klare und aufmerksamkeitsstarke Betreffzeile verfassen, damit die Mitarbeiter Ihre E-Mail unter den anderen Nachrichten, die ihren Posteingang füllen, bemerken. Wenn Sie also vergessen haben, eine aussagekräftige Betreffzeile zu formulieren, müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Nachricht ungelesen bleibt oder vielleicht als Spam markiert wird. Nehmen Sie sich also die Zeit, eine klare und aufmerksamkeitsstarke Betreffzeile zu verfassen, die den Empfänger dazu verleitet, Ihre E-Mail zu öffnen und sich mit ihr zu beschäftigen.

Beispiel 1: Wichtiges Update zum Abgabetermin des neuen Projekts Diese Betreffzeile ist eindeutig, da sie dem Empfänger sagt, worum es in der E-Mail geht und warum er sie öffnen sollte. Außerdem wird durch die Verwendung des Wortes "wichtig" und die Erwähnung des Abgabetermins ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugt.

Beispiel 2: Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Beförderung! Diese Betreffzeile erregt Aufmerksamkeit, weil sie das positive Wort "Glückwunsch" verwendet und an die Emotionen des Empfängers appelliert. Außerdem macht sie ihn neugierig auf die Einzelheiten seiner Beförderung und darauf, wer ihm die E-Mail schickt.

Regel 3: Personalisierte E-Mails

Wenn Sie nicht alle Mitarbeiter des Unternehmens ansprechen, kann die Verwendung des Namens in Ihrer E-Mail an die Mitarbeiter den persönlichen Bezug erhöhen und die berufliche Beziehung zwischen Ihnen und einem Mitarbeiter stärken. Nicht nur das, es zeigt auch, dass Ihnen die Individualität des Mitarbeiters wichtig ist und er nicht nur eine Nummer im Unternehmen ist.

Wenn Sie in Ihrer E-Mail sympathisch sind, schaffen Sie einen angenehmen und freundlichen Umgangston mit den Mitarbeitern, der letztlich die Kommunikation reibungsloser und effektiver macht. Auf diese Weise können sie sich wohler fühlen, wenn sie mit Ihnen über personalbezogene Themen sprechen.

Ein sympathisches Auftreten, z. B. eine freundliche Sprache und die Sorge um das Wohlergehen des Mitarbeiters, kann ebenfalls dazu beitragen, Vertrauen und ein gutes Verhältnis zwischen dem Mitarbeiter und der Personalabteilung aufzubauen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sich der Mitarbeiter bei jeder Kommunikation mit der Personalabteilung gehört, verstanden und wertgeschätzt fühlt.

Regel 4: Richtiger Kontext

Der Kontext ist wichtig. Wenn Sie eine E-Mail der Personalabteilung an Ihre Mitarbeiter senden wollen, müssen Sie den Kontext angeben und den Zweck Ihrer E-Mail klar erklären. Auf diese Weise können die Mitarbeiter verstehen, warum Sie die E-Mail senden und was Sie von ihnen erwarten. Stellen Sie sich vor, Sie geben sich keine Mühe, einen Kontext oder eine Erklärung zu liefern, und Sie müssen damit rechnen, dass verwirrte Mitarbeiter um Aufklärung bitten. Darüber hinaus riskieren Sie, Mitarbeiter zu verunsichern, die vielleicht schon gestresst sind oder durch ihre regulären Aufgaben unter Druck stehen.

Daraus können Sie ersehen, dass Ihre Abteilung Wert auf Transparenz und offene Kommunikation legt, wenn Sie in Ihren E-Mails an die Mitarbeiter klare Zusammenhänge und Erklärungen liefern. Dies wiederum trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und die Arbeitsmoral zu verbessern.

Regel 5: Klarheit und Detailgenauigkeit

Es kommt vor, dass Sie einen klaren Kontext und Erklärungen gegeben haben, aber die Mitarbeiter nicht reagieren. Dann müssen Sie sich fragen: "Sind die Anweisungen, die Sie gegeben haben, klar genug?" oder "Geben Sie genug Informationen?"

Daher ist es wichtig, dass Sie als Personalverantwortlicher klar und deutlich mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Wenn Sie E-Mails an Ihre Mitarbeiter senden, sollten Sie ihnen klare Anweisungen geben, was von ihnen erwartet wird. Dazu können Informationen über bevorstehende Ereignisse, Fristen oder zu erledigende Aufgaben gehören.

Regel 6: Respekt und Empathie

Apropos Tonfall und Sprachgebrauch: Es ist wichtig, einen respektvollen und einfühlsamen Ton beizubehalten, wenn sensible Themen in der E-Mail-Kommunikation mit Mitarbeitern angesprochen werden. Zu den sensiblen Themen gehören z. B. Berichte über Belästigung, Diskriminierung, Entlassungen oder Leistungsprobleme. Diese Themen können bei den Mitarbeitern starke Emotionen hervorrufen, und es ist wichtig, sie mit äußerster Professionalität anzusprechen.

Eine Möglichkeit, sich diesen sensiblen Themen zu nähern, besteht darin, die Emotionen der Mitarbeiter in Ihrer E-Mail-Kommunikation anzuerkennen. Sie können z. B. damit beginnen, dass Sie Ihr Mitgefühl für negative Emotionen zum Ausdruck bringen, die sie möglicherweise empfinden. Versuchen Sie, eine Ebene des Vertrauens und der Glaubwürdigkeit bei Ihren Mitarbeitern aufzubauen, damit sie sich wohler fühlen und offener für die Informationen sind, die Sie ihnen mitteilen möchten.

Es ist wichtig, eine respektvolle Sprache zu verwenden und Wörter zu vermeiden, die als unsensibel oder abwertend empfunden werden könnten. Versuchen Sie, eine integrative Sprache zu verwenden und vermeiden Sie eine Sprache, die voreingenommen ist oder Stereotypen suggeriert.

Wichtig ist auch, dass Sie keine allzu technischen Begriffe verwenden, die für die Mitarbeiter schwer zu verstehen sind, und stattdessen eine klare und prägnante Sprache verwenden, die leicht zu verstehen ist. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, in Ihrer E-Mail-Kommunikation respektvoll und einfühlsam zu sein, können Sie dazu beitragen, einen positiven und unterstützenden Raum für die Mitarbeiter zu schaffen.

Regel 7: Positive Energie

Beim Verfassen einer E-Mail an die Personalabteilung ist es wichtig, eine positive Sprache zu verwenden, die die Wertschätzung für die harte Arbeit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zum Ausdruck bringt.

Ein positiver Ton kann dazu beitragen, dass Sie sich bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern einbringen. Anstatt einfach zu sagen, was die Mitarbeiter falsch machen, sollte eine E-Mail der Personalabteilung sich darauf konzentrieren, was sie richtig machen. Dies trägt nicht nur dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken, sondern ermutigt sie auch, weiterhin gute Leistungen zu erbringen.

Regel 8: Vermeiden Sie die Verwendung von Jargon

Bei der Kommunikation mit Mitarbeitern ist es wichtig, Jargon zu vermeiden, der nicht für jeden verständlich ist. Personalverantwortliche haben oft mit komplizierten Richtlinien, Verfahren und rechtlichen Anforderungen zu tun, was dazu verleiten kann, interne Begriffe und Branchenjargon zu verwenden.

Die Verwendung von zu viel Fachjargon kann jedoch die Mitarbeiter verwirren und ihnen das Gefühl geben, von wichtigen HR-Mitteilungen abgekoppelt zu sein, insbesondere wenn sie neu im Unternehmen sind. Es ist wichtig, eine Sprache zu verwenden, die Informationen klar und prägnant vermittelt, ohne sich auf verwirrende Terminologie zu stützen.

Versuchen Sie stattdessen, eine einfache, leicht verständliche Sprache zu verwenden, und achten Sie darauf, Fachbegriffe zu definieren oder einfache Analogien zu verwenden, wenn dies erforderlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die übermittelten Informationen verstehen und entsprechende Maßnahmen ergreifen oder fundierte Entscheidungen treffen können. Durch die Vermeidung von Fachjargon können Personalverantwortliche eine Kultur der Transparenz, der Klarheit und des Vertrauens innerhalb ihrer Organisation fördern, was zu einem höheren Engagement und einer besseren Leistung der Mitarbeiter führen kann.

Regel 9: Vor dem Versenden Korrektur lesen

Einer der wichtigsten Aspekte beim Verfassen einer E-Mail der Personalabteilung an die Mitarbeiter ist die Sicherstellung, dass sie frei von grammatikalischen Fehlern und Tippfehlern ist. Wird eine E-Mail nicht korrekturgelesen, kann dies dazu führen, dass eine Nachricht unklar ist oder sogar eine andere Bedeutung hat, was zu Verwirrung und Missverständnissen führen kann.

Bevor Sie eine E-Mail an die Personalabteilung versenden, sollten Sie sich die Zeit nehmen, sie gründlich zu lesen. Lesen Sie die E-Mail von Anfang bis Ende durch und achten Sie auf grammatikalische Fehler oder ungünstige Formulierungen. Wenn Sie sich vergewissert haben, dass die Nachricht klar und deutlich ist, lassen Sie den Text durch eine Grammatik- und Rechtschreibprüfung laufen, um eventuelle Fehler zu finden, die Sie übersehen haben.

Denken Sie daran, dass Ihre HR-E-Mails Ihr Unternehmen repräsentieren, daher ist es wichtig, sie professionell und geschliffen zu präsentieren.

Regel 10: Verfolgen Sie die E-Mail bei Bedarf weiter

Es ist wichtig, die Antworten zu überwachen und entsprechend zu handeln, insbesondere wenn die E-Mail wichtige oder kritische Informationen enthält, die die Mitarbeiter verstehen oder befolgen müssen. Ein Ausbleiben von Reaktionen oder Maßnahmen könnte schwerwiegende Folgen für das Unternehmen in Bezug auf die Produktivität, die Arbeitsmoral und die Einhaltung von Rechtsvorschriften haben.

Bombardieren Sie die Mitarbeiter nicht mit E-Mails, ohne ihnen ausreichend Zeit zur Beantwortung zu geben, denn das wirkt wie Mikromanagement.

Regel 11: Senden Sie Ihre HR-E-Mails zum richtigen Zeitpunkt an Ihre Mitarbeiter

Das Timing ist ein wichtiger Faktor, wenn es um den Versand von HR-E-Mails an Mitarbeiter geht. Es muss sichergestellt werden, dass die E-Mails zum richtigen Zeitpunkt verschickt werden, um ihre Wirkung zu maximieren. Wird eine E-Mail beispielsweise während der Arbeitszeit verschickt, ist die Chance größer, dass sie zeitnah gelesen wird, als bei einer E-Mail, die später am Tag oder am Wochenende verschickt wird.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den man im Auge behalten sollte, ist die Relevanz der E-Mail. Wenn es sich um eine zeitkritische Angelegenheit handelt, ist es wichtig, die E-Mail so schnell wie möglich zu versenden. Wenn zum Beispiel eine Frist für die Erledigung von Papierkram ansteht, sollte die E-Mail weit im Voraus versandt werden, damit die Mitarbeiter genügend Zeit haben, die Aufgabe zu erledigen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie eine effektive Kommunikation pflegen müssen, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Wenn Sie sich an diese Leitlinien halten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikation klar, respektvoll und wirkungsvoll ist. Dies hilft nicht nur, Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden, sondern fördert auch Transparenz, Vertrauen und das Engagement der Mitarbeiter. Darüber hinaus können gut formulierte HR-E-Mails als wertvolle Instrumente für die Verbreitung wichtiger Informationen, die Behandlung von Mitarbeiteranliegen und die Stärkung der Unternehmenswerte dienen.