Wie man Analysen zur Personalbeschaffung in die Tat umsetzt

Daten werden oft mit fast magischen Begriffen beschrieben, weil sie Unternehmen wertvolle Einblicke verschaffen und die Geschäftsergebnisse beeinflussen können. Die Analyse von Personalbeschaffungsdaten gibt den Personalabteilungen die Möglichkeit, die Talente, die ein Unternehmen anzieht, zu verstehen, die Einstellungsergebnisse und das Talentmanagement zu verändern und die Anzahl der Fachkräfte zu bestimmen, die erforderlich sind, um die Talentmanagementziele des Unternehmens zu erreichen.

Wenn wir im Unternehmensbereich von Daten und Analysen (D&A) sprechen, beziehen wir uns auf die Schritte, die Organisationen unternehmen, um Daten zu verwalten, damit sie für Analysen und Entscheidungen genutzt werden können. Wie Gartner feststellt, sind Daten nicht nur nützlich, um Unternehmen dabei zu helfen, Fragen aufzudecken oder Lösungen für drängende Probleme zu finden, sondern sie sind auch ein "Katalysator für digitale Strategien und Transformation". Dies ist ein wesentlicher Vorteil in einem schnelllebigen Geschäftsumfeld.

Mit D&A-Funktionen können Personalabteilungen schwierige Probleme lösen und bessere Entscheidungen treffen. Zu den häufigsten Möglichkeiten, wie die Personalanalytik zur Unterstützung der Aktivitäten der Personalabteilung eingesetzt werden kann, gehören die folgenden:

1. Einblicke in bewährte und weniger bewährte Einstellungspraktiken
2. Identifizierung der effektivsten Rekrutierungsquellen,
3. Bewertung der Erfahrungen von Bewerbern und Mitarbeitern,
4. Ermittlung des Ressourcenbedarfs und der Ineffizienzen,
5. Sicherstellung einer gerechten Vergütung,
6. Messung der Kosten der Maßnahmen. 

Bewerberverfolgungssysteme (ATS) und CRM-Lösungen für die Personalbeschaffung sind einige der HR-Tools, die Daten liefern können, die den Personalleitern helfen, die Leistung ihrer Teams in diesen Bereichen zu verstehen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung ihrer Einstellungsstrategie und -prozesse zu treffen. 

Die Analyse des globalen HR-Analytikmarktes zeigt, dass die Nachfrage stark wächst. Schätzungen zufolge wird die Branche von 2022 bis 2031 mit einer CAGR von fast 17 % wachsen und bis 2031 11 Mrd. USD erreichen.

Untersuchungen zeigen, dass nur etwa 27 % der Chief Data and Analytics Leaders und anderer Führungskräfte in großen Unternehmen angeben, datengesteuert zu sein. Fast vier von zehn HR-Führungskräften in den Vereinigten Staaten geben an, dass HR-Einsichten und Datenanalysen ihre größte Herausforderung sind, wobei 31 % der HR-Fachleute die Talentakquisitionsfunktion ihres Unternehmens als "improvisiert, chaotisch oder nicht existent" beschreiben.

Dies zeigt, dass die Personalabteilungen zwar positive Fortschritte bei der Einführung von Technologien gemacht haben, dass aber die Nutzung dieser leistungsstarken Daten für viele Unternehmen noch ein Traum ist. Das muss sich ändern, wenn die Unternehmen die Möglichkeiten der Rekrutierungsanalyse für ihre Talentakquisitionsaktivitäten nutzen wollen. Dieses Ziel kann nur von den wenigen Unternehmen erreicht werden, die sowohl über die Werkzeuge als auch über die Ressourcen verfügen, um sie richtig einzusetzen, und die sich dazu verpflichten, ein datengesteuertes Unternehmen zu werden.

Die bloße Verfügbarkeit von Daten führt nicht automatisch zu Erkenntnissen, auf die die Unternehmensleitung reagieren kann. Wenn man Wochen oder Monate damit verbringt, Daten zu erfassen, sie für die Analyse vorzubereiten und Berichte zu prüfen, verfehlt man den Zweck, auf einem sich ständig verändernden Markt agil zu sein. Deshalb ist es wichtig, ein Team einzurichten, das sich um die Analyse der Personalbeschaffung kümmert, damit die Erkenntnisse sofort in Maßnahmen umgesetzt werden können.

Eine stärkere Datenorientierung kann den Personalleitern helfen, die Entscheidungen der Abteilung maßgeblich zu beeinflussen. Diese vier Schritte können Personalabteilungen auf den Weg bringen, eine Kultur zu entwickeln, die auf Daten aufbaut, auf die sie reagieren können, um die Einstellungsergebnisse zu verbessern. 

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Definieren Sie die zu messenden Metriken

HR-Tools erzeugen täglich riesige Datenmengen - und das ist nur ein kleiner Teil der Gesamtdatenmenge, die Unternehmen pro Tag erzeugen. All diese Daten können wichtig erscheinen, aber wahrscheinlich sind sie nicht alle für Ihre HR-Ziele relevant. Der erste Schritt auf dem Weg zur Nutzung von Daten besteht daher darin, festzulegen, welche Aktivitäten Sie verfolgen wollen und welche Datenpunkte für die Arbeit Ihres Teams wichtig sind.

Zu den am häufigsten zu überwachenden Einstellungskennzahlen gehören:

• Time-to-hire: die Zeit, die Ihr Team benötigt, um einen Bewerber auszuwählen und einzustellen.
• Time-to-fill: die Zeit, die benötigt wird, um eine freie Stelle zu besetzen, ab dem Zeitpunkt, an dem die Stellenanzeige veröffentlicht wird.
• Kosten pro Einstellung: die Kosten, die mit der Einstellung eines Bewerbers verbunden sind, einschließlich Stellenausschreibung, Hintergrundüberprüfung sowie Zeit und Ressourcen für das Gespräch mit dem Bewerber.
• Ablehnungsquote: Die Quote, mit der Bewerber, denen eine Stelle angeboten wird, Angebote ablehnen. 

Viele der führenden Einstellungsplattformen enthalten diese Daten bereits und machen sie in einem Dashboard leicht sichtbar. Sobald Sie wissen, was zu messen ist, wird das Sammeln und Analysieren dieser Daten zu einer viel leichteren Aufgabe. Darüber hinaus sollten diese Metriken auch mit mehreren Dimensionen überwacht werden, um einen ganzheitlichen Blick auf die Leistung zu erhalten; daher ist es auch gut, diese Daten nach Personalverantwortlichen, nach Abteilungen und nach Beschaffungskanälen zu segmentieren, um weitere Erkenntnisse zu sammeln.

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Prüfung vorhandener Instrumente

Der nächste Schritt nach der Festlegung der Kennzahlen, die Sie messen möchten, besteht darin, einen genauen Blick auf die vorhandenen Tools Ihrer Personalabteilung zu werfen, um festzustellen, ob diese Ressourcen die von Ihnen benötigten Daten liefern. Eine Prüfung Ihrer ATS-, Recruitment-CRM-, HRIS- und anderer Tools wird Ihnen zeigen, welche Art von Daten Sie von jeder Plattform erwarten können. Jede Lösung erzeugt einzigartige und sich manchmal überschneidende Daten, die äußerst wertvoll sein können. Der Schlüssel liegt darin, zu bewerten, welche Daten Sie von jedem Tool erhalten, und zu bestimmen, was für Sie wichtig ist, um es regelmäßig zu messen. Durch die Integration Ihrer Lösungen wird es auch einfacher zu sehen, was Ihnen zur Verfügung steht. Denken Sie daran, dass nicht alle Daten unbedingt erfasst und analysiert werden müssen. Setzen Sie also nur Prioritäten, die Ihnen helfen, die Aktivitäten Ihres Teams zu messen.

Außerdem muss sichergestellt werden, dass Ihre Daten sicher sind und dass die Daten der Bewerber in Ihren Systemen vertraulich behandelt werden. Jedes Tool, das Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollte über strenge Datenschutz- und Compliance-Mechanismen verfügen, um die Daten der Nutzer zu schützen, sowie über ein Verfahren zur regelmäßigen Aktualisierung der Software, um Sicherheitsschwachstellen zu beseitigen. In Verbindung mit den Sicherheitsprotokollen Ihres Unternehmens wird so sichergestellt, dass die Daten vor böswilligen Hackerangriffen geschützt sind. 

Ermittlung von Ressourcenlücken und -bedarf

Nach der Überprüfung Ihrer vorhandenen Tools sollten Sie als Nächstes die Ressourcen Ihres Teams untersuchen. Damit die Daten verwertbar sind, müssen sie gesammelt, von personenbezogenen Daten bereinigt und formatiert werden, bevor sie analysiert werden können. 

Verfügt Ihr Unternehmen über die Mitarbeiter, die diese Aufgaben regelmäßig durchführen? Große Unternehmen verfügen möglicherweise über das nötige Budget, um Business Intelligence- und Analyseteams einzustellen, die für die Zusammenstellung und Weitergabe von Daten an relevante Interessengruppen zuständig sind.

Es ist jedoch kein Geheimnis, dass der anhaltende weltweite Talentmangel in der Technologiebranche es den Unternehmen erschwert, die für den Aufbau umfassender Business Intelligence- und Analyseprogramme erforderliche Anzahl von Mitarbeitern einzustellen. 

Das Bureau of Labor Statistics geht davon aus, dass die Zahl der Arbeitsplätze in den mathematischen Wissenschaften, einschließlich Operations Research Analysten, von 2016 bis 2016 um 27 % steigen wird. Der Einzug künstlicher Intelligenz in viele HR-Lösungen trägt dazu bei, diese Lücke zu schließen. Nicole Janssen, Mitbegründerin und Co-CEO von AltaML, weist jedoch darauf hin: "Jeder Prozess, der eine Vorhersage beinhaltet, beinhaltet KI, und es sind Datenwissenschaftler, die die Algorithmen erstellen, die die zugrunde liegende Intelligenz dieser Vorhersageprozesse steuern."

Wenn Ihr Unternehmen keinen Zugang zu dieser Art von Ressourcen hat, sollten Sie prüfen, ob Ihre Rekrutierungstools über automatisierte Analysefunktionen verfügen, die dabei helfen können, Talentlücken in Ihrem Unternehmen zu schließen. Eine ATS-Lösung wie Manatal macht es für jeden in der Abteilung einfach, die Rekrutierungsanalysen zu analysieren und individuelle Berichte über die Leistung des Teams und Ihre Rekrutierungsmetriken einzusehen.

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Prozesse und Kultur verändern

Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Kennzahlen Sie messen wollen, woher diese Daten kommen sollen und welches Personal bzw. welche Technologie für die Analyse dieser Daten erforderlich ist, besteht der nächste Schritt darin, Prozesse einzurichten, die den Einsatz von Einstellungsanalysen unterstützen. Darüber hinaus muss ein Kulturwandel eingeleitet werden, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse auch Bestand haben. Dies ist zwar eine schwierige Aufgabe - und viele Unternehmen scheitern daran -, aber sie ist unerlässlich, um einen echten Wandel in der Arbeitsweise eines Unternehmens zu bewirken. Es gibt unzählige Beispiele für digitale Transformationsprojekte, die die Erwartungen nicht erfüllen, weil die Mitarbeiter die Veränderungen nicht mittragen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Änderung der Prozesse zur Unterstützung der Verwendung von Einstellungsanalysen ist die Erstellung von Richtlinien, die den Datenschutz, die Erfassung und die Verwendung von Daten regeln. Es sollte auch ein Verfahren zur Prüfung und Löschung unnötiger Informationen geben. Die rechtlichen und rufschädigenden Folgen einer Nichteinhaltung können für Unternehmen erheblich sein, daher ist es wichtig, die Prozesse richtig zu gestalten.

Die Anpassung der HR-Prozesse und Erwartungen an die Aktivitäten des Teams an die Datenanalyse und Entscheidungsfindung sind entscheidende Schritte auf dem Weg zu einem wirklich datengesteuerten Unternehmen. Nur dann werden Unternehmen in der Lage sein, fundiertere Entscheidungen über die Aktivitäten ihres Teams und ihre Talentmanagementstrategie zu treffen. 

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Mit Manatal Erkenntnisse in die Tat umsetzen

Manatal versetzt Unternehmen in die Lage, aus ihren Rekrutierungsanalysen Maßnahmen abzuleiten. Mit einem anpassbaren Dashboard können Personalleiter schnell die Ergebnisse der Aktivitäten ihres Teams, Trends in Bezug auf den Einstellungsprozess und Metriken im Zusammenhang mit der Kandidatensuche sehen, z. B. woher sie kommen (d. h. Jobbörsen, soziale Medien oder die Karriereseite) und wie effektiv die Positionen besetzt werden. Von einer zentralen Stelle aus können Personalleiter erkennen, wo es Probleme im Prozess gibt, und schnell Maßnahmen ergreifen, um die Art und Weise, wie Einstellungen in ihrem Unternehmen vorgenommen werden, zu verbessern. Das ist es, worum es im Wesentlichen geht: um verwertbare Erkenntnisse.

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