Wie man eine Ablehnungs-E-Mail verfasst, die einen positiven Eindruck hinterlässt

Ablehnungs-E-Mails sind ein unvermeidlicher Teil des Einstellungsprozesses, aber das bedeutet nicht, dass sie einen negativen Eindruck bei den Bewerbern hinterlassen müssen. Mit ein wenig Überlegung und Vorbereitung können Sie eine Absage verfassen, die dem Bewerber das Gefühl gibt, wertgeschätzt und ermutigt zu sein. In diesem Artikel erläutern wir die Bedeutung einer gut formulierten Absage-E-Mail, die wichtigsten Elemente, die sie enthalten sollte, und einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Die Wichtigkeit einer gut formulierten Ablehnungs-E-Mail verstehen

Als Personalverantwortlicher wissen Sie, dass eine der schwierigsten Aufgaben darin besteht, Ablehnungsschreiben zu verschicken. Es kann eine Herausforderung sein, eine Nachricht zu verfassen, die sowohl einfühlsam als auch professionell ist und gleichzeitig wertvolles Feedback liefert. Das Versenden einer gut formulierten Absage ist jedoch aus mehreren Gründen wichtig.

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1: Die Reputation Ihres Unternehmens hängt davon ab

Wenn Sie eine Ablehnungs-E-Mail senden, repräsentieren Sie Ihr Unternehmen. Eine gut geschriebene E-Mail kann ein positives Licht auf Ihr Unternehmen werfen und zeigt, dass Sie Wert auf Professionalität und Kommunikation legen. Andererseits kann eine schlecht geschriebene E-Mail einen negativen Eindruck bei dem Bewerber hinterlassen, der seine Erfahrungen möglicherweise mit anderen teilt. Dies kann dem Ruf Ihres Unternehmens schaden und es erschweren, in Zukunft Spitzenkräfte zu gewinnen.

Indem Sie sich die Zeit nehmen, eine durchdachte Absage-E-Mail zu verfassen, können Sie zeigen, dass sich Ihr Unternehmen verpflichtet fühlt, alle Bewerber mit Respekt und Würde zu behandeln.

2: Ihre Beziehung zu möglichen zukünftigen Mitarbeitern

Nur weil ein Bewerber für eine bestimmte Stelle nicht geeignet war, heißt das nicht, dass er in Zukunft nicht eine wertvolle Bereicherung sein wird. Wenn Sie Bewerbern mit Respekt begegnen und ihnen wertvolles Feedback geben, können Sie eine positive Beziehung aufbauen, die sich später als nützlich erweisen kann.

Wenn beispielsweise ein Bewerber die gewünschte Stelle knapp verfehlt, können Sie ihn ermutigen, sich auf andere Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben. Oder Sie bieten ihm an, seinen Lebenslauf für künftige Bewerbungen in den Akten aufzubewahren. Auf diese Weise können Sie eine gute Beziehung aufrechterhalten, die für beide Seiten von Vorteil sein kann.

3: Ermutigung zur Wiederbewerbung

Wenn Sie eine Ablehnungs-E-Mail versenden, haben Sie die Möglichkeit, die Bewerber zu ermutigen, sich in Zukunft wieder bei Ihrem Unternehmen zu bewerben. Dies kann besonders wertvoll sein, wenn Sie in dem Bewerber Potenzial sehen, er aber nicht für die aktuelle Stelle geeignet war.

Mit ermutigenden und unterstützenden Worten können Sie den Bewerbern helfen, sich bei ihrer Stellensuche sicherer zu fühlen. Dies kann auch dazu beitragen, Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitsplatz zu etablieren, was sich positiv auf die zukünftige Anwerbung von Spitzenkräften auswirken kann.

Das Versenden einer gut formulierten Absage-E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil des Einstellungsprozesses. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine durchdachte Nachricht zu verfassen, können Sie das Engagement Ihres Unternehmens für Professionalität demonstrieren, positive Beziehungen zu den Bewerbern pflegen und künftige Bewerbungen fördern.

4 Schlüsselelemente einer positiven Absage-E-Mail

Ablehnungs-E-Mails können schwierig zu schreiben sein, aber sie sind ein notwendiger Bestandteil des Einstellungsprozesses. Wenn sie richtig verfasst wird, kann eine Absage einen positiven Eindruck bei dem Bewerber hinterlassen und ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen werfen. Hier sind einige zusätzliche Details, die beim Verfassen einer Absage-E-Mail zu beachten sind:

1. Personalisierung

Personalisierung bedeutet mehr, als den Bewerber nur mit seinem Namen anzusprechen. Es geht darum, die einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen des Bewerbers zu würdigen und zu zeigen, wie er möglicherweise in Ihr Unternehmen passen könnte. Erwägen Sie, ein oder zwei Sätze hinzuzufügen, die einen bestimmten Aspekt der Bewerbung hervorheben, der Sie beeindruckt hat. Damit zeigen Sie dem Bewerber, dass Sie seine Bewerbung ernsthaft in Betracht gezogen haben und dass er nicht nur ein weiterer Name auf einer Liste ist.

2. Einfühlungsvermögen und Wertschätzung

Einfühlungsvermögen und Wertschätzung können den Schlag der Ablehnung erheblich abmildern. Erwägen Sie, einen Satz hinzuzufügen, der die Mühe und die Zeit würdigt, die der Bewerber in den Bewerbungsprozess investiert hat. Sie könnten sich auch für das Interesse an Ihrem Unternehmen bedanken und Ihre Bewunderung für seine Fähigkeiten und Erfahrungen zum Ausdruck bringen. Auf diese Weise fühlt sich der Bewerber auch im Falle einer Absage wertgeschätzt und respektiert.

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3. Konstruktives Feedback

Konstruktives Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil einer gut formulierten Absage-E-Mail. Es ist jedoch wichtig, spezifisch zu sein und allgemeines Feedback zu vermeiden, das als unaufrichtig erscheinen könnte. Erwägen Sie, einen bestimmten Bereich hervorzuheben, in dem sich der Bewerber verbessern könnte, und machen Sie Vorschläge, wie er dies tun könnte. Achten Sie darauf, Ihr Feedback positiv und ermutigend zu formulieren, damit sich der Bewerber motiviert fühlt, sich zu verbessern.

4. Ermutigung für zukünftige Möglichkeiten

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Absage-E-Mail mit einer positiven Note abschließen. Fügen Sie einen Satz hinzu, der den Bewerber ermutigt, sich weiterhin auf Stellen zu bewerben, die ihn interessieren. Sie könnten auch andere Möglichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens vorschlagen, die besser zu seinen Fähigkeiten und Erfahrungen passen. Auf diese Weise fühlen sich die Bewerber motiviert, ihre Stellensuche fortzusetzen, und behalten Ihr Unternehmen auf ihrem Radar für zukünftige Möglichkeiten.

Indem Sie diese zusätzlichen Details in Ihre Absage-E-Mail aufnehmen, können Sie einen positiven Eindruck bei dem Bewerber hinterlassen und ein gutes Bild von Ihrem Unternehmen abgeben. Denken Sie daran: Eine Absage ist nie einfach, aber die Art und Weise, wie Sie damit umgehen, kann den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Die perfekte Ablehnungs-E-Mail verfassen

Eine gut strukturierte Absage-E-Mail sollte klar in ihrem Zweck, einfühlsam im Ton und informativ sein. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Absage-E-Mail zu verfassen, die diese Kriterien erfüllt.

Klare und prägnante Betreffzeilen

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer prägnanten und klaren Betreffzeile, die den Ton Ihrer Nachricht angibt. Vermeiden Sie zweideutige oder allgemeine Formulierungen und halten Sie sie einfach, wie z. B.:

• Bewerbungsstatus für Software-Ingenieur bei Tech Inc.
• Entscheidung über die Stelle als Verwaltungsassistent bei ABC Ltd.
• Vielen Dank für Ihr Interesse an der Stelle als Projektmanager bei XYZ Co.

Beginnen Sie mit einer positiven Note

Beginnen Sie den Text Ihrer E-Mail, indem Sie dem Bewerber für sein Interesse an der Stelle und Ihrem Unternehmen danken. Würdigen Sie die Mühe, die der Bewerber in seine Bewerbung investiert hat, und erwähnen Sie besondere Stärken oder Qualifikationen, die Sie beeindruckt haben.

Wenn der Bewerber beispielsweise über Erfahrungen in einem verwandten Bereich verfügt, könnten Sie etwas sagen wie: "Wir waren beeindruckt von Ihrer umfangreichen Erfahrung in [verwandter Bereich] und schätzen die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben."

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Schreiben mit Einfühlungsvermögen

Übermitteln Sie die schlechte Nachricht auf direktem Wege, aber mit viel Einfühlungsvermögen. Machen Sie deutlich, dass die Person nicht für die Stelle ausgewählt wurde, und drücken Sie Ihr Bedauern darüber aus, dass Sie ihre Bewerbung nicht weiterverfolgen können.

Sie könnten z. B. sagen: "Nach sorgfältiger Prüfung haben wir beschlossen, Ihre Bewerbung zum jetzigen Zeitpunkt nicht weiterzuverfolgen. Wir verstehen, dass diese Nachricht enttäuschend ist, und möchten unser aufrichtiges Bedauern darüber ausdrücken, dass wir Ihnen die Stelle nicht anbieten können."

Bieten Sie umsetzbares Feedback und Vorschläge an

Präsentieren Sie Ihr Feedback auf eine Weise, die sowohl informativ als auch respektvoll ist. Seien Sie in Ihren Kommentaren spezifisch und konzentrieren Sie sich auf Bereiche, in denen sich der Bewerber verbessern kann, oder auf Vorschläge, wie er sich besser für zukünftige Chancen positionieren kann. Halten Sie Ihr Feedback prägnant und umsetzbar.

Sie könnten etwas sagen wie: "Ihre Qualifikationen und Erfahrungen sind zwar beeindruckend, aber wir haben jemanden mit mehr Erfahrung in [bestimmte Fähigkeit oder Bereich] gesucht. Wir ermutigen Sie, Ihre Fähigkeiten in diesem Bereich weiter auszubauen, da wir glauben, dass dies für Ihre zukünftige Arbeitssuche von Vorteil sein wird."

Beenden Sie mit Ermutigung und guten Wünschen

Schließen Sie Ihre Absage-E-Mail mit einer Ermutigung für die weitere Stellensuche des Bewerbers. Laden Sie den Bewerber gegebenenfalls ein, sich auf andere Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben, oder bewahren Sie seine Kontaktinformationen für künftige Gelegenheiten auf. Wünschen Sie dem Bewerber alles Gute bei seiner Suche und bedanken Sie sich nochmals für sein Interesse an Ihrem Unternehmen.

Sie können etwas sagen wie: "Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihrer Stellensuche und ermutigen Sie, Ihre beruflichen Ziele weiter zu verfolgen. Wir werden Ihre Kontaktdaten für künftige Stellenangebote, die besser zu Ihren Fähigkeiten und Erfahrungen passen, aufbewahren."

Denken Sie daran, dass eine Absage-E-Mail eine wertvolle Gelegenheit sein kann, Beziehungen zu den Bewerbern aufzubauen und einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen zu hinterlassen. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine Absage-E-Mail verfassen, die sowohl informativ als auch einfühlsam ist und den Kandidaten das Gefühl gibt, respektiert und geschätzt zu werden. Erfahren Sie in diesem Leitfaden, wie Sie mit Hilfe von ChatGPT Recruiting Absagen schneller und effizienter verfassen können.

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Häufige Fehler in Ablehnungs-E-Mails zu vermeiden

Beim Verfassen Ihrer Absage-E-Mail sollten Sie unbedingt auf die üblichen Fallstricke achten, die die Wirksamkeit der Nachricht beeinträchtigen und einen negativen Eindruck beim Bewerber hinterlassen können. Absage-E-Mails müssen jedoch nicht immer nur Schwarzmalerei sein. Vielmehr können sie eine Gelegenheit sein, eine positive Beziehung zu den Bewerbern aufzubauen und ihnen einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln.

Allgemeine Vorlagen verwenden

Vermeiden Sie es, sich auf allgemeine Vorlagen zu verlassen, denen es an Personalisierung fehlt und die dem Bewerber das Gefühl geben, er sei nur eine weitere Nummer. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Nachricht zu personalisieren, den Bewerber mit seinem Namen anzusprechen und spezifische Details über seine Qualifikationen oder seine Bewerbung aufzunehmen. Damit zeigen Sie dem Bewerber, dass Sie seine Zeit und Mühe, die er in seine Bewerbung investiert hat, zu schätzen wissen und dass Sie ihn als Person anerkennen.

Sie könnten zum Beispiel bestimmte Fähigkeiten oder Erfahrungen erwähnen, die Sie beeindruckt haben, auch wenn sie nicht ganz dem entsprachen, was Sie suchten. Dies kann dem Bewerber helfen zu verstehen, was er gut gemacht hat und worauf er bei künftigen Bewerbungen aufbauen kann.

Verzögerung der Reaktion

Es ist wichtig, die Absage-E-Mail unverzüglich nach der Entscheidung zu versenden. Eine Verzögerung der Antwort kann den Bewerber in der Schwebe lassen und zu Frustration führen. Versuchen Sie, die Absage innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach dem Vorstellungsgespräch oder der Bewerbungsfrist zu versenden.

Wenn Sie die Antwort jedoch aus irgendeinem Grund verzögern müssen, ist es wichtig, dies dem Bewerber klar mitzuteilen. Teilen Sie ihm mit, wann er mit einer Antwort von Ihnen rechnen kann und warum es zu einer Verzögerung kommt. Dies zeigt, dass Sie ihre Zeit und Mühe respektieren und sich bemühen, sie auf dem Laufenden zu halten.

Falsche Hoffnung oder vage Rückmeldungen geben

Seien Sie in Ihrem Feedback ehrlich und klar, um keine falschen Hoffnungen zu wecken oder Verwirrung zu stiften. Verwenden Sie eine präzise Sprache, um die Gründe für die Ablehnung mitzuteilen, und geben Sie umsetzbare Hinweise zur Verbesserung. Vermeiden Sie allgemeine oder vage Formulierungen, die dem Bewerber keine wertvollen Erkenntnisse vermitteln.

Anstatt zu sagen: "Wir haben einen qualifizierteren Bewerber gefunden", könnten Sie erklären, welche spezifischen Qualifikationen der andere Bewerber hatte, die der abgelehnte Bewerber nicht hatte. Dies kann dem Bewerber helfen zu verstehen, woran er bei künftigen Bewerbungen arbeiten muss.

Ausschließliche Konzentration auf die negativen Aspekte

Gleichen Sie Ihre Kritik mit positiven Kommentaren aus, die die Stärken und Leistungen des Bewerbers anerkennen. Wenn Sie sich ausschließlich auf das Negative konzentrieren, kann sich der Bewerber entmutigt fühlen, während eine ausgewogene Perspektive dazu beitragen kann, den Schlag der Ablehnung abzufedern und den Bewerber zu motivieren, seine Stellensuche mit Optimismus fortzusetzen.

Sie könnten zum Beispiel erwähnen, wie beeindruckt Sie von den kommunikativen Fähigkeiten des Bewerbers waren oder von seiner Fähigkeit, gut unter Druck zu arbeiten. Dies kann dem Bewerber helfen zu verstehen, dass er über wertvolle Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, die ihm in seiner zukünftigen Karriere von Nutzen sein werden.

Automatisierter Versand mit ATS

Wenn es darum geht, mit Bewerbern in Kontakt zu treten und sie auf dem Laufenden zu halten, kann Ihnen ein ATS mit seiner Massen-E-Mail-Funktion helfen, E-Mails an eine große Anzahl von Empfängern zu versenden.

Mehr als 44% der Bewerber warten zwei Wochen auf eine Antwort von Recruitern bezüglich ihres Einstellungsfortschritts, und 15% von ihnen warten monatelang auf eine Rückmeldung - sie in der Luft hängen zu lassen, würde keinen positiven Eindruck hinterlassen. Mit Manatal ATS können Sie schnell Empfänger auswählen, E-Mails erstellen und Ihre Kampagnen mit nur wenigen Klicks versenden.

Sie können Ihre E-Mail-Vorlage auch in verschiedenen Stilen anpassen. Speichern Sie sie und verwenden Sie sie so oft wie Sie möchten. Vom Erstkontakt über die Nachbereitung, den Zeitplan für das Vorstellungsgespräch bis hin zum Angebots- oder Absageschreiben und mehr. Darüber hinaus verfolgt Manatal Abmeldungen und aktualisiert automatisch den Opt-in-Status, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails immer den richtigen Empfängern zugestellt werden.

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Einpacken

Abschließend lässt sich sagen, dass die Gestaltung einer Absage-E-Mail, die einen positiven Eindruck hinterlässt, eine Kombination aus Einfühlungsvermögen, Personalisierung und wertvollem Feedback ist. Wenn Sie die oben genannten Richtlinien befolgen und häufige Fehler vermeiden, können Sie eine respektvolle und positive Beziehung zu den Bewerbern aufbauen und gleichzeitig den Ruf Ihres Unternehmens wahren und zukünftige Bewerbungen fördern. Denken Sie daran, dass eine Ablehnung nicht das Ende des Weges für Bewerber sein muss - sie kann eine Chance für Wachstum und Verbesserung sein.

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