Wie Personalvermittler mit Technologie Ergebnisse erzielen können

Nahezu jedes Unternehmen, ob groß oder klein, würde von einer erfolgreichen Umsetzung digitaler Transformationsprojekte profitieren. 

Aus diesem Grund wird die Digitalisierung schnell zum Rückgrat der Unternehmenstätigkeit, insbesondere im heutigen Informationszeitalter. Sich wiederholende, manuelle Prozesse - und die dahinter stehenden Geschäftsmodelle - weichen durchweg effizienteren cloudbasierten Systemen, von der Finanzfunktion bis zur Personalabteilung. 

Das gewünschte Ergebnis? Die Mitarbeiter würden mehr Zeit mit Aufgaben verbringen, die die wichtigsten Leistungsindikatoren verbessern und zu besseren Ergebnissen führen. 

Wie sich die Digitalisierung auf Talente auswirkt 

Cloud-basierte Softwarelösungen haben es Unternehmen ermöglicht, Informationen zu zentralisieren, mehr Genauigkeit zu gewährleisten und Abläufe nahtlos zu skalieren. Auf dem Höhepunkt der Pandemie erklärten Führungskräfte gegenüber McKinsey, dass ihre Unternehmen "die Digitalisierung ihrer Kunden- und Lieferketteninteraktionen sowie ihrer internen Abläufe um drei bis vier Jahre beschleunigt haben".

Diese rasante Digitalisierung - und die damit verbundenen Möglichkeiten, innovative digitale Produkte und Dienstleistungen auf den Markt zu bringen - veranlasst Unternehmensleiter dazu, Mitarbeiter mit entsprechenden technischen Kenntnissen einzustellen und auszubilden, um diese Innovationen Wirklichkeit werden zu lassen. Da Unternehmen immer mehr Daten sammeln und speichern, wird die Verantwortung für die Verwaltung zunehmen, und es werden qualifizierte Fachkräfte benötigt, die die Daten auswerten und zur Einhaltung der Sicherheitsstandards in verschiedenen Ländern beitragen. 

Obwohl die anfängliche Sorge im Zusammenhang mit der Prozessautomatisierung darin bestand, dass vor allem Arbeiter und andere gering qualifizierte Arbeitsplätze wegfallen würden, ist die Realität, dass das Tempo der Digitalisierung alle Arbeitnehmer betrifft. Eine weltweite Umfrage von PwC unter Arbeitnehmern ergab, dass 60 % der Befragten befürchten, dass die Automatisierung viele Arbeitsplätze gefährdet. In dieser Hinsicht ist der Erwerb neuer digitaler Fähigkeiten der Schlüssel dazu, dass einige Arbeitnehmer in der Arbeitswelt relevant bleiben. 

Die Arbeitgeber bieten nicht nur Weiterbildungsmöglichkeiten an, sondern suchen auch nach neuen Mitarbeitern, die bereits über die erforderlichen digitalen Fähigkeiten verfügen. Web- und App-Entwicklung, Datenanalyse, Design und digitales Marketing gehören zu den Top 10 der Fähigkeiten, die Tech-Unternehmen heute suchen.  

Die Rolle der Personalvermittler

Es besteht jedoch nach wie vor eine große Lücke zwischen der Zahl der Arbeitsplätze in diesen Bereichen und den verfügbaren Fachkräften, die diese Stellen besetzen können. Eine Studie von Korn Ferry prognostiziert, dass bis zum Jahr 2030 der weltweite Mangel an Fachkräften 85 Millionen Menschen übersteigen und zu einem nicht realisierten Jahresumsatz von etwa 8,5 Billionen Dollar führen wird. Falls Sie daran gezweifelt haben, dass Menschen - und nicht Technologie - das wertvollste Kapital eines Unternehmens sind, hier ist der Beweis. 

Angesichts dieser Aussichten sind Personalvermittler heute wichtiger denn je. Sie sind oft der erste Eindruck, den ein Bewerber von einem Unternehmen gewinnt, was natürlich den Ton für den Rest des Bewerbungsprozesses angibt. Personalvermittler sorgen auch dafür, dass Unternehmen schnell Top-Talente finden und einstellen, die am besten zu einem Unternehmen passen und ihm zu Wachstum verhelfen können.

Der Einsatz von Technologie bei der Personalbeschaffung ist für ihren Erfolg entscheidend. Sie bietet einen Vorteil in dem immer komplexeren Prozess, dauerhafte Einstellungen vorzunehmen, insbesondere da hybride und Remote-Arbeitsverhältnisse und Online-Recruiting-Trends die Bewerbersuche komplexer machen. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie die Rekrutierungstechnologie die Verwaltung von Bewerbern, Stellenangeboten und Kunden verändern kann.

Schmerzpunkte im Einstellungsprozess

Die Personalbeschaffung lässt sich leicht als eine Mischung aus Kunst und Wissenschaft beschreiben. Der grundlegende Prozess der Veröffentlichung einer Stellenanzeige, der Identifizierung von Bewerbern, der Prüfung von Bewerbungen und der Durchführung von Vorstellungsgesprächen ist wiederholbar und kann in einem Unternehmen standardisiert werden. 

Die anderen Aspekte der Einstellung sind eher immateriell. Der Aufbau von Beziehungen zu den Bewerbern, die Gewährleistung eines positiven Gesprächsverlaufs und die Sicherstellung der richtigen Besetzung einer freien Stelle können nur als eine Kunstform beschrieben werden. Unangenehme Erfahrungen in jeder Phase können den gesamten Einstellungsprozess gefährden. 

In Bereichen, in denen der Fachkräftemangel besonders kritisch ist, müssen Personalvermittler besonders hart arbeiten, um hochqualifizierte Fachkräfte von ihrem derzeitigen Arbeitsplatz wegzulocken und neue Möglichkeiten in Betracht zu ziehen. 

Da die Bewerber die Oberhand haben, ist ein positives Gesprächserlebnis entscheidend. Einfache Faktoren können einen Bewerber während des Prozesses und nach der Annahme einer Stelle in einem Unternehmen abschrecken. Einige dieser Faktoren sind:

1. Inkonsistente Kommunikation eines Unternehmens darüber, wo ein Bewerber im Prozess steht oder wie der Status einer Stellenausschreibung ist;
2. Unklare Beschreibungen oder falsche Darstellung der Unternehmenskultur oder der Anforderungen der Stelle (z. B. mangelnde Flexibilität);
3. Unzureichende Einarbeitung oder fehlende Schulungsressourcen;
4. Unklare Erwartungen oder unregelmäßiges Feedback der Geschäftsleitung;
5. Nicht übereinstimmende Werte/Ideale mit dem Unternehmen.

Wenn ein Unternehmen oder ein Personalverantwortlicher einmal einen negativen Eindruck bei einem Bewerber hinterlassen hat, ist es fast unmöglich, dies wieder rückgängig zu machen. 

Aus der Sicht der Personalverantwortlichen bedeutet dies, dass der Druck, etwas zu leisten, sehr hoch ist. Die sich rasch entwickelnde globale, digitale Wirtschaft macht unsere Welt hypervernetzt. Außerdem hat die zunehmende Zahl von Stellenangeboten den Pool von Bewerbern vergrößert und den Wettbewerb um begehrte Stellen verschärft. 

Heutzutage kann man sich nicht mehr nur auf einen Kanal oder eine Einbahnstraße für Bewerbungen verlassen. Mit Stellenbörsen, sozialen Medien und sogar Empfehlungen von Mitarbeitern ist es entscheidend geworden, mehrere Kanäle gleichzeitig für eine Vielzahl offener Stellen zu überwachen und exponentiell höhere Mengen an Lebensläufen zu sichten, um die "richtige Besetzung" zu finden. Die manuellen Methoden der Vergangenheit sind für die Bewältigung dieses Arbeitsvolumens nicht mehr geeignet. Fehler, die dazu führen, dass relevante Kandidaten "durch die Maschen fallen", können reale Folgen für Fachkräfte haben, die Chancen verpassen, für Unternehmen, die Zeit und Geld für eine langwierige Talentsuche verschwenden, und für Personalvermittlungsagenturen, die weniger effektiv als andere Firmen erscheinen.    

Die Einführung und der weit verbreitete Einsatz von Technologie im Bereich der Personalbeschaffung rationalisiert die sich wiederholenden und mühsamen Aspekte der Personalbeschaffung. Dadurch können sich die Personalvermittler auf den Aufbau von Beziehungen zu starken potenziellen Kandidaten konzentrieren und die Erfahrung der Bewerber bei Vorstellungsgesprächen und der Einstellung verbessern. Probleme, die durch menschliches Versagen verursacht werden, werden erheblich reduziert, und es wird schneller möglich, Fachleute zu finden, die am besten für eine Stelle geeignet sind. 

Mit der Technologie kommen gute Daten - die Quelle der Wahrheit für viele Unternehmensleiter, die schnelle und fundierte Entscheidungen treffen müssen. Die von der Rekrutierungstechnologie generierten Daten ermöglichen es den Personalverantwortlichen, die Aktivitäten ihres Teams zu analysieren und Verbesserungen für die Zukunft vorzunehmen. 

Manatal ermöglicht diese Entscheidungsfindung durch unser Applicant Tracking System, das es dem Benutzer erlaubt, Kommunikation, Benachrichtigungen und Berichte anzupassen, um eine konsistente Kommunikation mit den Bewerbern aufrechtzuerhalten, sich an Ihren Zielen zu orientieren und die wichtigsten KPIs im Auge zu behalten.

 Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute können es sich Unternehmen nicht leisten, aus irgendeinem Grund auf gute Bewerber zu verzichten. Die Technologie ermöglicht es ihnen, die Ergebnisse der Personalbeschaffung zu verbessern.

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Überwindung des Talentmangels

Obwohl die Technologie Unternehmen dabei helfen kann, erfolgreich hochqualifizierte Stellen zu besetzen, wäre es unklug, die Auswirkungen des globalen Talentmangels zu unterschätzen, den wir heute erleben. 

Trotz der Bemühungen von Unternehmen, Universitäten und Regierungen, den Mangel zu beheben, gibt es immer noch nicht genügend Fachleute, die die neuen Aufgaben und Spezialgebiete übernehmen können, die den Unternehmen helfen, ihren Wettbewerbsvorteil zu nutzen. 

Wie die oben erwähnte Studie von Korn Ferry zeigt, wird sich das Problem wahrscheinlich eher verschlimmern, als dass es sich verbessert. In Hongkong zum Beispiel sagt der örtliche Bankenverband, dass die anhaltende Null-COVID-Politik den bestehenden Talentmangel in diesem Sektor noch verschlimmert. 

Der Fertigungssektor ist ein weiteres gutes Beispiel für das Ausmaß des Problems. Das Workforce Institute bei UKG fand heraus, dass mehr als die Hälfte der befragten US-amerikanischen und multinationalen Hersteller Probleme hatten, Bewerber mit den richtigen Qualifikationen zu finden, verglichen mit 38 % vor der Pandemie. 

Der Einsatz von Technologie im Bereich der Personalbeschaffung wird entscheidend dazu beitragen, dass Arbeitgeber und Personalvermittler bei ihren Bemühungen um Talente erfolgreich sind. Teammitglieder können von überall aus arbeiten und nahtlos an Projekten zusammenarbeiten. Die Pflege von Bewerberprofilen in einer zentralen, cloudbasierten Plattform - statt in einer Tabelle - macht es für Personalvermittler einfacher, sie mit relevanten Stellenangeboten abzugleichen. 

Personalverantwortliche können auch mehr Zeit für die Suche nach passiven Bewerbern aufwenden, die vielleicht sehr gut auf eine Stellenanzeige passen, es aber noch nicht wissen. Die Technologie verkürzt die Zeit, die für die Erstellung der Profile dieser Kandidaten benötigt wird, so dass diese für zukünftige Referenzen zur Verfügung stehen. So können sich die Personalvermittler dem Aufbau von Beziehungen widmen. Da es deutlich mehr passive als aktive Bewerber gibt(70 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung besteht aus passiven Bewerbern gegenüber 30 % aktiven Bewerbern), ist dies eine wertvolle Zeitverwendung. Fortschrittliche Lösungen und benutzerfreundliche Stellenbörsen können auch die Zeit für die Bewerbung auf eine Stelle verkürzen. Wenn sich die Kandidaten dann bewerben, können sich die Personalverantwortlichen darauf konzentrieren, positive, personalisierte Erfahrungen während des Vorstellungsgesprächs zu schaffen - und nicht auf das Verfahren selbst.  

Verbesserung der Einstellungsergebnisse

Der verschärfte Wettbewerb um weniger hochqualifizierte Bewerber hat den Einsatz für eine erfolgreiche Einstellung erhöht. Dies ist aus mehreren Gründen von enormer Bedeutung. 

Erstens nimmt die Suche nach einer offenen Stelle Zeit und Ressourcen des Unternehmens in Anspruch. Je länger es dauert, freie Stellen zu besetzen, desto höher sind die Kosten für den Arbeitgeber. Lehnt ein Bewerber das Stellenangebot ab, steht die Suche im Grunde wieder am Anfang. Während dieser Zeit müssen die Unternehmen die reduzierte Mitarbeiterzahl kompensieren. 

Zweitens: Sobald ein Bewerber eine Stelle annimmt, ist es das Ziel, ihn langfristig im Unternehmen zu halten. Freiwillige Trennungen innerhalb des ersten Jahres der Beschäftigung schaden den Unternehmen ebenfalls, da die Arbeitgeber ihre Investitionen in die Einstellung, Ausbildung und Vergütung des Mitarbeiters noch nicht wieder hereingeholt haben. Dabei sind die Kosten für die Unternehmensmoral und die Produktivität noch gar nicht berücksichtigt.

Die Verfolgung von Rekrutierungskennzahlen ist eine wichtige Methode, um die Wirksamkeit von Rekrutierungsaktivitäten zu messen. Technologie ist für die genaue Erfassung und Verfolgung dieser Metriken von entscheidender Bedeutung. Die gebräuchlichsten Metriken, die Rekrutierungsteams überwachen, sind:

• Zeit bis zur Besetzung: Die Zeit, die für eine Einstellung benötigt wird, von dem Moment an, in dem eine neue Stelle ausgeschrieben wird, bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Bewerber ein Angebot annimmt.
• Zeit bis zur Einstellung: Die Zeit, die von der Bewerbung eines Bewerbers bis zur Annahme eines Angebots vergeht.
• Quelle der Einstellung: Verfolgung der Kanäle, über die Bewerber am erfolgreichsten angeworben werden.
• Fluktuation im ersten Jahr: Mitarbeiter, die im ersten Jahr der Beschäftigung kündigen.
• Bewerber pro Stellenangebot: Die Anzahl der Bewerber, die sich auf Stellenanzeigen bewerben.
• Kosten pro Einstellung: Die Gesamtkosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding.

Diese Metriken vermitteln ein klares Bild der folgenden Punkte:

1. Ob die Stellenausschreibungen effektiv sind oder nicht;
2. Ob der Prozess so effizient wie möglich ist, und
3. Welche Personalvermittler besonders leistungsfähig sind.

Die Durchführung von Umfragen oder das Einholen von Feedback während und nach dem Vorstellungsgespräch kann ebenfalls wertvolle Erkenntnisse über die Erfahrungen der Bewerber liefern. 

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Merkmale der Rekrutierungstechnologie

Technische Lösungen für die Personalbeschaffung - namentlich Applicant Tracking Systems (ATS) - haben sich rasant entwickelt und ermöglichen es Personalvermittlern, schneller nach Bewerbern zu suchen, eine qualitativ hochwertigere Auswahl zu treffen und die Gesamteinstellungszeit zu verkürzen. Personalvermittlungsagenturen profitieren auch von maßgeschneiderten CRM-Lösungen, mit denen diese Firmen Bewerber und Kunden auf derselben Plattform verwalten können. Manager erhalten einen sofortigen Überblick über das Geschehen und können anhand von Echtzeitinformationen Vorhersagen über zukünftige Einstellungstrends treffen.

Es bedarf keiner großen Anstrengung, um sich vorzustellen, wie fortschrittliche Einstellungstools die täglichen Rekrutierungsaktivitäten beeinflussen können. Mit der cloudbasierten Plattform von Manatal können Führungskräfte die Leistung ihres Teams verwalten und Benachrichtigungen anpassen, um über bestimmte Aktivitäten auf dem Laufenden zu bleiben. Besprechungen und Korrespondenz während einer Kandidatensuche sind ebenfalls an einem Ort einsehbar, wodurch das Team organisiert und auf dem neuesten Stand bleibt. Einstellungs-Tools wie das unsere erleichtern auch den Umgang mit Bewerbern während des gesamten Bewerbungsprozesses, stärken die Beziehungen und ermöglichen es den Teams, die Kommunikation individuell zu gestalten. 

Die Digitalisierung der Personalbeschaffungsvorgänge bringt eine enorme Verbesserung gegenüber einer manuellen Datenbank, die nur so gut ist wie die Regelmäßigkeit und Genauigkeit der Teamaktualisierungen. Dieser Vorteil für die Rekrutierungsteams erstreckt sich auf das gesamte Unternehmen. Ein ATS verbessert die Identifizierung von Qualitätskandidaten durch die Personalverantwortlichen, wodurch die Suche beschleunigt wird. Die KI-Empfehlungsfunktion von Manatal zeigt Recruitern beispielsweise die besten Kandidaten für eine Stelle, was den Auswahlprozess für Arbeitgeber erleichtert.

Bei all den Daten, die im Einstellungsprozess gesammelt werden, müssen Personalvermittler sicherstellen, dass personenbezogene Daten und andere sensible Informationen in Übereinstimmung mit den globalen Cybersicherheitsstandards geschützt werden. Die Lösung von Manatal hilft Personalvermittlern dabei, die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Regionen zu gewährleisten. Die Daten der Benutzer werden verschlüsselt und täglich gesichert, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten. Erfahren Sie hier mehr über die Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen, die wir einhalten.

Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in ATS erhöht die Möglichkeiten der Plattform, indem sie die sich am häufigsten wiederholenden Aspekte der Personalbeschaffung automatisiert - insbesondere das Screening von Kandidaten. Qualifizierte Bewerber können innerhalb von Minuten mit relevanten Stellenangeboten abgeglichen werden, basierend auf vorher festgelegten Schlüsselwörtern oder Attributen wie Berufserfahrung oder Ausbildung. Dies beschleunigt den gesamten Einstellungsprozess und führt zu einer höheren Produktivität. 

Für Personalvermittlungsagenturen, die in einem harten Wettbewerb um Kunden stehen, ist dies ein Vorteil, der zu mehr Aufträgen und höheren Gewinnen führt.

Geschäftliche Vorteile der Rekrutierungstechnologie über HR hinaus

Neben der Verbesserung der Einstellungsergebnisse und der Effizienz der Rekrutierungsteams verschafft die Rekrutierungstechnologie den Personalleitern einen Vorsprung bei der Entwicklung und Verfeinerung ihrer Position als hervorragende strategische Partner für ein Unternehmen. Als Geschäftseinheit oder eigenständiges Unternehmen senkt die Einführung einer ATS-Lösung mit einem CRM für die Personalbeschaffung die Betriebskosten und verbessert die Gewinnspannen. Außerdem wird eine solide Grundlage geschaffen, um den Betrieb zu skalieren, ohne die Personalbeschaffungsteams zu vergrößern.

Die Verbesserung des Einstellungsverfahrens und der Erfahrungen der Bewerber führt dazu, dass weniger Mitarbeiter nach kurzer Betriebszugehörigkeit wieder kündigen und die Gesamtfluktuation sinkt. Künftige Einstellungsbemühungen werden durch positive Erfahrungen der Bewerber ebenfalls gefördert. Diese Mitarbeiter teilen ihre Erfahrungen nicht nur mit ihrem Netzwerk, sondern können auch eine Quelle für Empfehlungen bei anderen Stellenausschreibungen sein.

Bessere Ergebnisse bei der Rekrutierung mit Manatal

In einer wettbewerbsorientierten globalen Arbeitswelt sind ATS- und CRM-Lösungen für die Personalbeschaffung nicht länger optional. Angesichts der rasanten Digitalisierung in Unternehmen jeder Größe können manuelle Prozesse nicht mehr mit den Anforderungen an die Personalbeschaffung und den Datenschutzanforderungen Schritt halten.

Die Frage ist nicht, ob Technologie etwas bewirken kann. Die Frage ist, ob Unternehmen, ob groß oder klein, die neuesten Lösungen schnell genug implementieren können, um ihre Einstellungsprozesse zu verändern und andere Unternehmen im Wettbewerb um Top-Talente auszustechen. Manatal-Benutzer berichten, dass die Einführung des ATS für die Teams schnell und einfach zu erlernen ist und dass sie schon nach kurzer Zeit einen spürbaren Unterschied bei den Rekrutierungsaktivitäten feststellen.

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