Die besten bewährten Strategien zur Kandidatensuche mit ATS und CRM

Die meisten Personalvermittler kennen den Stress, wenn sie nicht in der Lage sind, rechtzeitig Bewerber für eine offene Stelle zu finden.

Wenn Unternehmen nicht rechtzeitig einstellen können, wirkt sich das direkt auf ihr Wachstum aus. Ohne Mitarbeiter, die die freien Stellen besetzen können, müssen sie entweder ihre Pläne verschieben oder mehr Arbeit an die vorhandenen Mitarbeiter abgeben, die bereits mit ihren täglichen Aufgaben beschäftigt sind.

So oder so führen langsame Einstellungen zu einer enormen Belastung für das Unternehmen, was dazu führen kann, dass Wachstumschancen für mehrere Monate verloren gehen. 

Nach Untersuchungen von LinkedIn beträgt die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung einer neuen Stelle je nach Branche 33 bis 49 Tage. Und wenn man davon spricht, dass es einen Monat dauert, um eine einzige Person einzustellen, gibt es offensichtlich Raum für Verbesserungen.

Da hilft es auch nicht, dass 75 % der Unternehmen weltweit mit Talentmangel oder Einstellungsschwierigkeiten zu kämpfen haben (laut einer Umfrage der ManpowerGroup aus dem Jahr 2022).

Doch gerade weil dies eine große Herausforderung für die Branche ist, haben die Personalvermittler die kurzen Einstellungszeiten zu einem Wettbewerbsvorteil gemacht, indem sie die Instrumente nutzen, die ihnen helfen, viel schneller hochwertige Bewerber zu finden.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über den Einsatz von Tools wie Applicant Tracking Systems (ATS) und Customer Relationship Management (CRM) wissen müssen, um Ihre Personalbeschaffung zu beschleunigen und gleichzeitig die Qualität der Kandidaten zu verbessern, die Sie für Ihre Kunden suchen.

Bevor wir uns mit den Vorteilen moderner Rekrutierungstools befassen, sollten Sie verstehen, warum der Einstellungsprozess aus der Sicht eines Personalverantwortlichen so lange dauern kann.

Die 3 wichtigsten Gründe, warum Personalvermittler ihren Kunden nicht schnell genug zu einer Einstellung verhelfen können:

Im Allgemeinen können Personalvermittler ihren Kunden nicht schnell genug helfen, denn:

1. Sie können den richtigen Bewerber nicht rechtzeitig für die Einstellungsfrist finden.

Wenn Personalvermittler nicht in der Lage sind, die richtigen Kandidaten zu finden, werden sich ihre Kunden höchstwahrscheinlich an jemand anderen wenden, ganz gleich, wie schnell Sie Leute finden können.

Um Ihre Einstellungszeit zu verkürzen, müssen Sie nicht erst lernen, wie Sie Ihre Kunden mit Hunderten von Bewerbungen überschwemmen, um sie zu beeindrucken. Es ist genau andersherum! 

Finden Sie zunächst einen Weg, unglaublich talentierte Kandidaten zu finden (wir zeigen Ihnen weiter unten, wie), und tun Sie dann mehr von dem, was funktioniert, um Ihre Chancen zu maximieren, die richtigen Leute für Ihre Kunden zu finden.

2. Sie sind mit zu vielen Kunden gleichzeitig beschäftigt.

Personalbeschaffung ist stressig. Und wenn man mit mehreren oder sogar Hunderten von Kunden gleichzeitig arbeitet, verzehnfacht sich der Stress.

Neben der Sichtung der unzähligen Bewerbungen müssen die Personalvermittler auch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem Aufbau und der Pflege von Kundenbeziehungen herstellen.

Ohne den Einsatz von Tools wie einem CRM-System zur Unterstützung der Kundenverwaltung ist es schwierig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Gewinnung von Qualitätskandidaten zu jedem Stichtag der Stellenausschreibung.

3. Sie verfügen nicht über ein rationalisiertes Verfahren zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Stellenanzeigen.

Personalvermittler müssen regelmäßig Stellenausschreibungen auf mehreren Plattformen veröffentlichen. Wenn man es auf eine einzige Stelle bezieht, könnte das zum Beispiel fünf verschiedene Inserate bedeuten. Das klingt gar nicht so schlecht.

Aber nehmen wir an, Sie arbeiten mit 10 verschiedenen Kunden gleichzeitig, die Sie bei der Besetzung von jeweils fünf Stellen unterstützen wollen: Das sind 50 Stellen, die Sie überwachen müssen.

Und wenn Sie jede offene Stelle auf fünf verschiedenen Plattformen ausschreiben, sind das 250 Einträge, die Sie täglich im Auge behalten müssen, nicht eingerechnet das Screening und den Überprüfungsprozess für jeden Bewerber.

Ohne Hilfsmittel wie ein ATS (siehe unten), das all diese Angebote verwaltet, können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten. 

Was sind ATS- und CRM-Tools, und wie können sie Ihnen helfen, schneller und effizienter Bewerber zu finden?

Bewerber-Tracking-Systeme (ATS)

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist ein System, das Sie bei der Verwaltung von Bewerbern und Kandidaten aus Ihren Stellenangeboten oder Ihrem Talentpool unterstützt.

Da ATS zur Optimierung des Rekrutierungsprozesses entwickelt wurden, tragen sie im Allgemeinen zur Verbesserung dieser Kennzahlen bei:

• Time to Hire - wird verwendet, um zu messen, wie lange ein Personalvermittler braucht, um einen Kandidaten zu finden, der zu einer Einstellungsentscheidung des Kunden führt
• Quality of Hire - eine qualitative Kennzahl, mit der festgestellt wird, ob der eingestellte Bewerber zum Unternehmen passt, wobei die Dauer der Messung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist.
• Kosten pro Einstellung - berechnet durch Division der Summe aller Ausgaben im Zusammenhang mit der Einstellung durch die Anzahl der tatsächlich eingestellten Bewerber

Die Verbesserung dieser Metriken führt dazu, dass man schneller qualitativ hochwertigere Bewerber findet.

Wenn man jedoch nur über Metriken spricht, kann man sich nur schwer vorstellen, wie wirkungsvoll ein gutes ATS für den Einstellungsprozess sein kann.

Hier sind einige Beispiele:

Stellen Sie sich vor, dass Sie an einem durchschnittlichen Arbeitstag diese einseitige Drag-and-Drop-Oberfläche sehen, statt 30 Browser-Registerkarten und Stapel von Papierkram auf Ihrem Schreibtisch: 

Quelle: https://www.manatal.com/features/ats/ 

Ein weiterer großer Vorteil des Einsatzes eines ATS zur Beschleunigung von Einstellungen besteht darin, dass das System automatisch jede Phase speichert, in der sich ein Bewerber oder Kandidat im Einstellungsprozess befindet. So müssen Sie nicht mehr zwischen den einzelnen Bewerbungen hin- und hergehen, wenn Sie einem Kunden Ihre Auswahlliste vorlegen müssen.

Gute ATS bieten nicht nur KI-empfohlene Kandidaten, um den Auswahlprozess zu erleichtern, sondern auch Kandidatenprofile, in denen das System automatisch öffentlich verfügbare Informationen auf einer Seite pro Kandidat zusammenstellt. Insbesondere für Kunden, die großen Wert auf die kulturelle Eignung legen, hilft Ihnen diese Funktion, eine Auswahlliste der Kandidaten zu erstellen, die am ehesten zum Unternehmen passen.

Hier finden Sie ein Beispiel für ein vollständiges Bewerberprofil:

Quelle: https://www.manatal.com/features/ats/ 

Nicht zu vergessen die Möglichkeit, Stellenanzeigen auf Tausenden von Plattformen gleichzeitig zu veröffentlichen, sowie die Möglichkeit, Massen-E-Mails zu versenden. Gute ATS' beseitigen überflüssige Aufgaben, indem sie mit weniger mehr erreichen.

Mit einem ATS sollten Sie in der Lage sein, Ihre bevorzugten Stellenanzeigenplattformen auszuwählen und den Fortschritt für jede Anzeige auf allen Plattformen an einem Ort anzuzeigen:

Quelle: https://www.manatal.com/features/ats/ 

Das Gleiche gilt für das Versenden von E-Mails, denn laut Daten der US-Arbeitsstatistik gibt es im Durchschnitt zwei verfügbare Stellen pro Person, die eine Stelle sucht. Das bedeutet, dass jede E-Mail oder Kontaktaufnahme mit Bewerbern so schnell wie möglich erfolgen muss.

Wenn Sie mehrere Bewerber haben, die Sie zum ersten Mal ansprechen möchten, wäre es effektiver, alle Einführungs-E-Mails auf einmal zu versenden.

Die Massen-E-Mail-Funktionen von ATS sollten es Ihnen ermöglichen, Stunden Ihres Tages einzusparen, indem Sie E-Mails von mehreren Plattformen in einer einzigen zusammenfassen und in Ihren Kalender integrieren: 

Quelle: https://www.manatal.com/features/ats/ 

Kurz gesagt, ATS spart Ihnen Zeit auf dem Weg zur perfekten Einstellung, indem es Ihnen ermöglicht, Tausende von Stellenangeboten mit wenigen Klicks zu veröffentlichen, Ihre Kandidaten zu organisieren, Ihren Auswahlprozess zu verbessern und Ihnen alles zur Verfügung zu stellen, was Sie wissen müssen, um die besten Kandidaten in die engere Wahl zu nehmen.

Nachdem wir uns nun mit den Vorteilen von ATS beschäftigt haben, wollen wir uns nun der Welt des Customer Relationship Management zuwenden, um herauszufinden, wie Sie bei der Kundenverwaltung mehr Zeit im Einstellungsprozess sparen können.

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Der Lebensunterhalt eines Personalvermittlers hängt von den Kundenbeziehungen ab, und er muss sicherstellen, dass der Einstellungsbedarf aller Kunden erfüllt wird. 

Je mehr Kunden, desto mehr Einnahmen für Ihr Unternehmen. Die Einstellungsteams müssen sich also nicht nur um die Bedürfnisse der bestehenden Kunden kümmern, sondern auch ständig neue Interessenten finden, die in der Zukunft zu Kunden werden.

Aus diesem Grund kommen Personalagenturen oder HR-Teams oft an einen Punkt, an dem die traditionelle Herangehensweise an das Kundenmanagement (Tabellenkalkulationen, Hin- und Her-E-Mails) nicht mehr ausreicht.

Queue-CRM für eine schlankere und effektivere Arbeitsweise. Ein gutes CRM muss Ihnen helfen, Hunderte von Kunden zu verwalten und Interessenten gleichzeitig zu überwachen, damit Sie Ihre Prioritäten nicht durcheinander bringen.

Das bedeutet, dass der Erfolg eines CRM in der Aufrechterhaltung und Schaffung neuer Beziehungen zwischen Personalvermittlern und Kunden liegt. Die wichtigsten Kennzahlen im Zusammenhang mit CRM sind daher:

• Kundenbindungsrate - ein allgemeines Maß dafür, wie gut es einer Personalagentur gelingt, ihre Kunden pro Monat zu binden. Dies wird normalerweise als Prozentsatz ausgedrückt, z. B. 90 % der Kunden werden gehalten, was bedeutet, dass das Unternehmen 10 % seiner Kunden verloren hat.
• Monatliche Einnahmen - wie viel Geld ein Unternehmen pro Monat vor Abzügen verdient.

Ein gutes CRM muss beide Kennzahlen verbessern, damit es als wirklich effektiv angesehen werden kann, da diese beiden Kennzahlen ineinander greifen. Diesem Forbes-Artikel zufolge kann eine Erhöhung der Kundenbindungsrate um nur 5 % zu einer Gewinnsteigerung von mehr als 25 % für Ihr Unternehmen führen.

Und hier erfahren Sie, wie CRM-Systeme Ihnen dabei helfen sollten:

Hier sehen Sie zum Beispiel, wie ein CRM Ihnen hilft, Leads, Interessenten, engagierte Interessenten und solche, die sich in der Verhandlungsphase befinden, bevor sie einen Vertrag mit Ihnen unterzeichnen, zu unterscheiden:

Quelle: https://www.manatal.com/features/recruitment-crm 

So können Sie Ihre Energie bei der Kundenkommunikation viel besser steuern. Außerdem vereinfacht es die Fortschrittsaktualisierung für Vorgesetzte, indem Sie intern berichten können, wie viele Leads in der Pipeline sind oder wie viele neue Kunden in der letzten Woche unterschrieben haben.

Eine weitere zeitsparende Funktion eines CRM-Abonnements ist die Möglichkeit, Einstellungsdaten zu exportieren, um sie den Kunden zu zeigen. 

Das bedeutet, dass Sie Ihren Kunden eine umfassende Liste von Bewerbern zur Verfügung stellen, einschließlich ihrer Schlüsselqualifikationen, ihrer letzten Stelle, ihres letzten Gehalts und mehr. Sie können auch anpassen, was Sie Ihren Kunden in den Berichten zeigen möchten.

Eine der vorteilhaftesten Funktionen eines modernen CRM ist für Sie jedoch die Möglichkeit, die Einnahmen aus all diesen Aktivitäten zu verfolgen.

Mit CRM können Sie feststellen, wie viel Geld von jedem Kunden eingeht, wie viel jeder Personalvermittler verdient und vieles mehr.

So sieht die Umsatzverfolgung bei Manatal aus:

Quelle: https://www.manatal.com/features/recruitment-crm 

Wenn Sie sich Klarheit über die Finanzen verschaffen, können Sie den ROI messen und KPIs und Ziele entwickeln, die für das Wachstum des Unternehmens wichtig sind. Schließlich werden Sie in der Lage sein, über Kennzahlen wie die Kosten pro Einstellung oder allgemeine Zahlen wie die Kundenbindungsrate hinaus zu schauen, um zu überprüfen, was Sie tun.

Sie können Umsatzdaten von Kunden und Ihren Teammitgliedern nutzen, um eine 3-Monats-, 6-Monats- oder 12-Monats-Vision für Umsatzziele zu entwickeln, die in der Vergangenheit schwer zu messen waren.

Wie ATS und CRM zusammenarbeiten, um die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen und Personalvermittler mehrere Stunden pro Woche zu sparen

Einfach ausgedrückt: Ein ATS dient der Suche und Verwaltung von Bewerbern. Ein CRM-System dient der Verwaltung Ihrer Kunden, die Sie mit der Suche nach Kandidaten beauftragen.

Ein ATS hilft Ihnen, einen Talentpool zu erstellen und zu pflegen, auf den Sie jederzeit zurückgreifen können. Auf diese Weise haben Sie auch bei knappen Zeitvorgaben immer zumindest ein paar gute Kandidaten zur Hand, die Sie empfehlen können, anstatt hektisch nach neuen Bewerbern zu suchen.

Ein CRM-System hilft Ihnen, Hunderte von bestehenden Kunden zu betreuen und gleichzeitig Interessenten zu verwalten, die in Zukunft Ihre Kunden werden könnten.

Diese Kernfunktionen helfen Ihnen, den Umsatz Ihres Unternehmens zu steigern, indem Sie Kunden verwalten und gleichzeitig die besten Talente in ihren jeweiligen Branchen finden.

Welches ATS und CRM ist also am besten für meine Bedürfnisse geeignet?

Viele Personalvermittler haben bisher ATS und CRM als zwei getrennte Software behandelt. Der Gedanke, zwischen den Plattformen hin- und herspringen zu müssen, macht jedoch den Zweck der Zeitersparnis und der Bequemlichkeit zunichte.

Deshalb lohnt es sich, einen Dienst zu finden, der beides in einer Plattform vereint. Und die gute Nachricht für Personalvermittler ist, dass es moderne SaaS gibt, die komplette ATS- und CRM-Dienste in einer einzigen Software anbieten.

SaaS wie Manatal hat sowohl ein integriertes ATS als auch ein CRM in derselben Plattform, was bedeutet, dass Sie und Ihr Team in der Lage sind, beide Funktionen zu nutzen, ohne dass Sie zweimal an Bord kommen müssen.

Auf der ATS-Seite trägt Manatal dazu bei, die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen, indem es Ihnen zur Verfügung steht:

• Automatisierte Stellenausschreibungen, damit Sie von einer Plattform aus in Tausenden von Kanälen posten können, anstatt manuell eine neue Ausschreibung pro Website erstellen zu müssen
• Eine Drag-and-Drop-Oberfläche für die Organisation aller Ihrer Bewerber pro Angebot, so dass Sie sich nicht mehr mit dem stressigen und zeitraubenden Prozess der Verwaltung mehrerer Bewerberstatus während des Vorstellungsgesprächs befassen müssen
• Vollständige Bewerberprofile mit öffentlich zugänglichen Informationen auf einer Seite, was besonders für Unternehmen wichtig ist, die bei der Einstellung auf die kulturelle Eignung achten
• KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen und -suche, damit Sie keine Gelegenheit verpassen, die besten Leute für den Job zu finden
• Und vieles mehr

Und hier sind die wichtigsten CRM-Funktionen von Manatal, die Ihnen helfen, Zeit bei der Kundenverwaltung zu sparen:

• Drag-and-Drop-Dashboard für die Kundenverwaltung, das Ihnen hilft, Ihre Zeit zwischen Ihren bestehenden Kunden und der Suche nach neuen Interessenten einzuteilen
• Integrierte E-Mail-Funktionen, damit Sie nicht zwischen verschiedenen Registerkarten wechseln und unnötig Zeit mit der Navigation durch mehrere Seiten verschwenden müssen
• Eine anpassbare externe Ansichtsfunktion, die Ihren Kunden alles zeigt, was sie wissen müssen, z. B. die Gehälter der Bewerber, frühere Jobs, soziale Medien usw., wobei Sie gleichzeitig Teile auswählen können, die Sie nicht mit den Kunden teilen möchten
• Nachverfolgung der Einnahmen von jedem Kunden, um Ihre Zeit zu maximieren und Einnahmen für das Unternehmen zu generieren

Die End-to-End-Rekrutierungsplattform von Manatal wird derzeit von Tausenden von Unternehmen in 135 Ländern genutzt. Und das Beste daran ist, dass die Software und ihre KI ständig verbessert werden, um alle Nutzer auf dem neuesten Stand der Rekrutierung zu halten.

Was können Sie aus all dem mitnehmen?

Lassen Sie uns also die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel untersuchen, damit Sie die beste Entscheidung treffen können, um die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen und die Effizienz Ihres Einstellungsprozesses zu verbessern:

1. Wenn Sie in der Personalbeschaffung tätig sind, müssen Sie ATS- und CRM-Dienste in Ihre Personalbeschaffungsstrategie einbeziehen.

Moderne Personalvermittlungsunternehmen müssen das Beste aus den verfügbaren Tools und Ressourcen herausholen, um ihr Bestes zu geben. SaaS wie ATS und CRM wurden entwickelt, um den Rekrutierungsprozess zu rationalisieren, so dass Sie Tausende von Bewerbern und Hunderte von Kunden in kürzester Zeit bearbeiten können.

Jeder Personalverantwortliche, der diese Instrumente nicht einsetzt, um seine Bemühungen zu maximieren, läuft Gefahr, hinter denen zurückzubleiben, die dies tun.

2. Ziehen Sie in Erwägung, einen Dienst zu abonnieren, der sowohl ATS als auch CRM (und noch mehr Funktionen) in einem beinhaltet.

Der Sinn der Einführung einer All-in-One-SaaS-Plattform in einem Unternehmen besteht darin, die Arbeit schneller, einfacher und effektiver zu machen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern zwei oder drei verschiedene Softwareprogramme gleichzeitig zur Verfügung stellen, laufen Sie Gefahr, sie zu überfordern.

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine umfassende Software zu finden, die Ihnen die zeitaufwändigsten Aufgaben abnimmt, wie z. B. die Bewerberverfolgung und die Verwaltung von Bewerbern und Kunden.

Manatal bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase an, damit Personalvermittler mehr über den Service erfahren und herausfinden können, ob er das Richtige für sie sein könnte. Wenn Sie interessiert sind, melden Sie sich hier für die kostenlose Testversion an!

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