Ultimativer Leitfaden zum Applicant Tracking System | Wie es funktioniert

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Personalverantwortliche Tausende von Bewerbungen für jede einzelne Stellenausschreibung sortieren? Es würde Tausende von Arbeitsstunden erfordern, jeden Lebenslauf manuell zu lesen und zu bewerten. Deshalb verwenden die meisten Unternehmen ein Applicant Tracking System (ATS), eine Software, die den Einstellungsprozess automatisiert und es für die Personalverantwortlichen einfacher und schneller macht, die besten Bewerber zu finden. Aber wie genau funktioniert ein Applicant Tracking System?

Ein ATS ist eine intelligente Software, die Lebensläufe scannt, bewertet und einordnet, je nachdem, wie gut sie der Stelle und den Unternehmensanforderungen entsprechen. Außerdem hilft es Personalverantwortlichen bei der Verwaltung und Kommunikation mit Bewerbern über eine benutzerfreundliche Plattform. Sie können mit dem ATS Vorstellungsgespräche planen, Kalender synchronisieren und Bewerberdaten verfolgen.

Ein ATS kann die Einstellung sowohl für Personalvermittler als auch für Bewerber zu einem Kinderspiel machen. Es ist für verschiedene Einstellungsszenarien und -bedürfnisse nützlich, ganz gleich, ob Sie auf der Suche nach Fernarbeitern, verschiedenen Talenten oder Saisonkräften sind.

Wie ein Applicant Tracking System hinter den Kulissen funktioniert

Ein ATS ist ein komplexes Softwaresystem, das verschiedene Technologien und Algorithmen verwendet, um seine Funktionen zu erfüllen. Einige der wichtigsten Komponenten eines ATS sind:

Die Datenbank: Hier werden alle Informationen über die Bewerber, Stellen, Personalverantwortlichen und andere relevante Daten gespeichert und organisiert. Die Datenbank kann vor Ort oder in der Cloud gehostet werden, je nach den Präferenzen und Sicherheitsanforderungen des Unternehmens.

Der Parser: Ein ATS extrahiert relevante Informationen aus den Lebensläufen, z. B. Name, Kontaktdaten, Ausbildung, beruflicher Werdegang, Fähigkeiten usw., und wandelt sie in ein standardisiertes Format um, das von dem ATS leicht durchsucht und analysiert werden kann.

Das Matching: Dies ist ein Tool, das die analysierten Lebensläufe mit den Stellenanforderungen und dem idealen Kandidatenprofil vergleicht, wobei verschiedene Kriterien wie Schlüsselwörter, Fähigkeiten, Erfahrungsniveau, Standort usw. verwendet werden, und jedem Kandidaten auf der Grundlage seiner Übereinstimmung eine Punktzahl oder einen Rang zuweist.

KI/ML: Ein ATS nutzt künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um seine Fähigkeiten zu verbessern. KI/ML kann beispielsweise dabei helfen, dynamische Kandidatenprofile auf der Grundlage ihres Verhaltens und ihrer Präferenzen zu erstellen, relevante Stellen oder Kandidaten auf der Grundlage von Datenanreicherung vorzuschlagen, zukünftige Ergebnisse wie Einstellungserfolg oder Fluktuation vorherzusagen und Erkenntnisse und Empfehlungen zur Verbesserung des Einstellungsprozesses zu liefern.

Kommunikation: Ein ATS verfügt über eine Funktion, die eine nahtlose Kommunikation zwischen Recruitern, Bewerbern und Personalverantwortlichen per E-Mail oder Textnachricht ermöglicht. Das Kommunikationstool kann auch bestimmte Aufgaben automatisieren, z. B. das Versenden von Bestätigungen, Erinnerungen, Feedback und Aktualisierungen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Erstellung von Berichten usw.

Integration: Ein voll funktionsfähiges ATS kann mit anderen Softwaresystemen oder Plattformen integriert werden, die im Einstellungsprozess verwendet werden. So kann die Integration beispielsweise die Veröffentlichung von Stellenangeboten auf mehreren Kanälen, die Synchronisierung von Kalendern mit E-Mail-Anbietern, den Import von Daten aus sozialen Medien oder beruflichen Netzwerken, den Export von Daten in Gehaltsabrechnungs- oder HR-Systeme usw. ermöglichen.

Diese Komponenten arbeiten zusammen, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf für den Einstellungsprozess zu schaffen. Je nach den Merkmalen und Funktionen des ATS kann es auch zusätzliche Tools wie Analysen, Berichte, Dashboards, Warnungen, Benachrichtigungen usw. bieten.

Warum Sie es für die Personalbeschaffung nutzen sollten

Ein ATS bietet viele Vorteile für Personalvermittler, Bewerber und Unternehmen gleichermaßen. Einige dieser Vorteile sind:

1. Qualifizierte Bewerber finden und anwerben

Ein ATS kann Personalverantwortlichen dabei helfen, einen größeren Pool potenzieller Bewerber über verschiedene Plattformen und Kanäle zu erreichen. Es kann ihnen auch helfen, eine starke Arbeitgebermarke zu schaffen, indem sie ihre Kultur, Werte, Mission, Vision usw. präsentieren und Bewerber anziehen, die ihre Vision teilen.

Darüber hinaus kann ein ATS Personalvermittlern helfen, passive Kandidaten zu finden, die nicht aktiv nach einer Stelle suchen, aber möglicherweise an neuen Möglichkeiten interessiert sind. Ein ATS kann beispielsweise mithilfe von KI/ML das Online-Verhalten und die Vorlieben von Kandidaten analysieren und ihnen auf der Grundlage ihrer Interessen personalisierte Nachrichten oder Jobempfehlungen schicken.

2. Steigern Sie das Engagement der Kandidaten

Ein ATS kann Personalverantwortlichen dabei helfen, Kandidaten während des gesamten Einstellungsprozesses zu binden, indem sie ihnen eine zeitnahe und personalisierte Kommunikation bieten. Es kann ihnen auch helfen, ein positives Bewerbererlebnis zu schaffen, indem es den Bewerbungsprozess einfach und benutzerfreundlich gestaltet, Feedback und Aktualisierungen bereitstellt, ihre Zeit und Privatsphäre respektiert und auf ihre Fragen und Bedenken eingeht.

Ein ATS kann beispielsweise Kommunikationstools verwenden, um automatisierte Nachrichten an Bewerber in verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses zu senden, wie z. B. die Bestätigung ihrer Bewerbung, die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, die Information über die nächsten Schritte usw.

3. Verbesserung der Effizienz und Senkung der Kosten

Ein ATS kann Personalvermittlern helfen, Zeit und Geld zu sparen, indem es manuelle und sich wiederholende Aufgaben wie das Ausschreiben von Stellen, das Screening von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen usw. automatisiert. Es kann ihnen auch helfen, Fehler und Voreingenommenheit zu reduzieren, indem sie standardisierte und objektive Kriterien zur Bewertung von Bewerbern verwenden.

Darüber hinaus kann ein ATS ihnen helfen, ihre Einstellungsstrategie zu optimieren, indem es ihnen Daten und Analysen zu wichtigen Kennzahlen wie Kosten pro Einstellung, Zeit bis zur Einstellung, Qualität der Einstellung usw. liefert. Ein ATS kann zum Beispiel Parser-Tools verwenden, um Lebensläufe schnell und genau zu scannen, Matcher-Tools, um unqualifizierte Bewerber herauszufiltern, Integrations-Tools, um Stellen mit einem Klick auf mehreren Plattformen zu veröffentlichen, usw.

MEHR LERNEN: Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Applicant Tracking System

4. Optimieren Sie den Onboarding-Prozess

Ein ATS kann Personalvermittlern dabei helfen, einen reibungslosen Übergang für neue Mitarbeiter von der Einstellungsphase zur Arbeitsphase zu gewährleisten. Es kann ihnen dabei helfen, neue Mitarbeiter mit allen notwendigen Informationen und Dokumenten zu versorgen, die sie für ihren Arbeitsbeginn benötigen, sie ihrem Team und ihrem Vorgesetzten vorzustellen, ihnen Aufgaben und Ziele zuzuweisen und ihre Fortschritte und Leistungen zu überwachen.

Ein ATS kann Personalvermittlern auch dabei helfen, neue Mitarbeiter zu halten, indem sie ihnen Feedback, Anerkennung und Unterstützung bieten. Ein ATS kann zum Beispiel Integrations-Tools verwenden, um Daten aus dem ATS in das Gehaltsabrechnungs- oder HR-System zu exportieren; Kommunikations-Tools, um Willkommensnachrichten oder Umfragen an neue Mitarbeiter zu senden; Analyse-Tools, um ihre Leistung oder Zufriedenheit zu verfolgen usw.

Ein ATS kann auch andere Vorteile bieten, wie z. B. die bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder Branchenstandards, die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Recruitern und Personalverantwortlichen, die Förderung von Vielfalt und Integration im Einstellungsprozess und die Unterstützung der Unternehmenskultur und -werte.

Wie Manatal es macht: Ein Beispiel

Wenn Sie auf der Suche nach einer zuverlässigen und effizienten Lösung für die Personalbeschaffung sind, werden Sie von der Vielzahl der heute auf dem Markt erhältlichen Applicant Tracking Systems (ATS) vielleicht überwältigt sein. Jedes ATS behauptet, über einzigartige Funktionen und Fähigkeiten zu verfügen, die Ihren Einstellungsprozess optimieren können. Aber woher wissen Sie, welches das richtige für Sie ist?

Ein ATS, das sich von der Masse abhebt, ist Manatal. Manatal ist eine führende KI-Rekrutierungssoftware, die Ihnen hilft, Bewerber schneller zu finden und einzustellen. Es wurde für HR-Teams, Personalagenturen und Headhunter entwickelt, die ihren Einstellungs-Workflow vereinfachen und rationalisieren möchten.

Wie Manatal ATS AI einsetzt

KI-gesteuert, Manatals Bewerber-Tracking-System ist in der Lage, den Prozess zu automatisieren und ermöglicht es Ihnen, die Dinge mit wenigen Klicks zu erledigen. Sobald Sie Ihre Stellenanzeigen fertiggestellt haben, kann Manatal Ihnen dabei helfen, die Anzeigen mit nur einem Klick auf mehr als 2500 Kanälen zu teilen, darunter Indeed, LinkedIn, Monster, CareerJet, JobStreet und mehr.

Um sicherzustellen, dass Sie offene Stellen mit den richtigen Talenten besetzen, scannt die KI-Empfehlung von Manatal Stellenbeschreibungen und extrahiert schnell die wichtigsten Fähigkeiten und Anforderungen. Dann gleicht es das Ergebnis mit Ihrem Talentpool auf der Grundlage von Fähigkeiten, Erfahrungen und Ausbildung ab, um Kandidaten zu identifizieren, die hinsichtlich ihres Geschlechts und ihrer ethnischen Zugehörigkeit am besten auf die Stelle passen.

Einstellungsmanagement

Das Jonglieren zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern ist eine der größten Herausforderungen für Personalvermittler. Ohne ein angemessenes Management könnte es für alle Parteien zu einer holprigen Erfahrung werden. Mit Manatal's Recruitment CRM ist das kein Problem mehr. Sie können Ihre Kunden oder Personalverantwortlichen von der Akquisitionsphase bis zum Abschluss einfach verfolgen und verwalten. Sie können auch mit Ihren Kunden zusammenarbeiten, ihnen Zugang zu den Bewerberdaten gewähren, damit sie ihre Meinung zu Personen, über die sie mehr wissen möchten, hinterlassen können, und sie mit der Nachrichtenfunktion von Manatal 24/7 auf dem Laufenden halten.

Berichterstattung und Analytik

Nicht zuletzt ist der wichtigste Prozess am Ende jeder Einstellungskampagne die Rückschau auf Ihre Leistung und pinpoint die Fehler, um eine bessere Strategie zu entwickeln. Mit der Berichts- und Analysefunktion von Manatal haben Sie volle Transparenz über alle Schlüsselkennzahlen Ihrer Rekrutierung, können verfolgen, wo Dinge richtig gelaufen sind, sehen, wer in Ihrem Team Fehler gemacht hat, und eine geeignete Lösung für Ihre nächste Kampagne finden.

MEHR LERNEN: Manatals Berichte & Analysen

Schlussfolgerung

Ein effizientes Instrument ist ein Muss im überhitzten Kampf um Talente wie heute. Und ein Applicant Tracking System ist ein leistungsfähiges Instrument, das Personalvermittlern und HR-Fachleuten helfen kann, den Einstellungsprozess von Anfang bis Ende zu verwalten.

Die Fähigkeit, qualifizierte Bewerber zu finden und anzuziehen, das Engagement der Bewerber zu erhöhen, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken, den Onboarding-Prozess zu optimieren und die Qualität und Quantität des Talentpools zu verbessern, macht ATS zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jeden Personalverantwortlichen.

Durch den Einsatz eines leistungsstarken ATS wie Manatal können Sie die innovativen Funktionen nutzen, um den Einstellungsprozess einfacher, schneller und für alle Beteiligten besser zu gestalten.

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