Wie das Bewerber-Scoring Ihren Rekrutierungsprozess verbessert

Einstellungen finden überall statt. Allerdings berichten satte 87 % der Personalverantwortlichen, dass es für die Stellen, die sie zu besetzen versuchen, wenig bis keine qualifizierten Bewerber gibt.

Genau aus diesem Grund ist es eine der größten Herausforderungen für jedes HR-Team, die richtigen Leute für jede Stelle zu finden. Es ist zwar viel schwieriger zu kontrollieren, wer sich tatsächlich auf eine Stelle bewirbt, aber es gibt Möglichkeiten, intern damit anzufangen, indem Sie sicherstellen, dass Ihr eigener Prozess zur Bewertung von Bewerbern am besten ist.

Bewährte Scoring-Methoden zur Qualifizierung und Kategorisierung von Talenten stellen sicher, dass Sie Ihre Zeit nicht mit den falschen Personen verschwenden und gleichzeitig in der Lage sind, Kandidaten für künftige Stellenausschreibungen zu kategorisieren.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die verschiedenen Methoden der Bewerberbewertung wissen müssen, wo sie im Einstellungsprozess Anwendung finden und wie Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie diese Methoden anwenden können.

Was ist eine Kandidatenbewertung?

Der Begriff "Bewerberbewertung" bezieht sich auf jede Art von Ranking oder Leistungsbewertungssystem, das Sie während des Einstellungsverfahrens zur Einstufung der Bewerber verwenden. Betrachten Sie es als ein Mittel, um repräsentative "Punkte" für wünschenswerte Fähigkeiten im Zusammenhang mit der zu besetzenden Stelle zu vergeben, wie z. B. die Fähigkeit zum Multitasking oder zur Programmierung in verschiedenen Sprachen.

Diese Bewertungsmethoden werden in der Regel als kollaborative Werkzeuge eingesetzt, um den Qualifikationsprozess zu standardisieren, so dass alle an der Einstellung beteiligten Personen in Ihrem Unternehmen einen gemeinsamen Bezugspunkt haben, wenn sie das Steuer in die Hand nehmen.

Die häufigsten Arten der Bewertung von Kandidaten

1. Parsing fortsetzen

Das Screening von Lebensläufen findet in den frühesten Phasen der Personalbeschaffung statt, wenn die Bewerber ihre Bewerbungen zusammen mit ihren Lebensläufen einsenden. Anstatt Hunderte von Lebensläufen manuell zu sichten, können Personalverantwortliche jetzt Tools nutzen, die Lebensläufe automatisch organisieren.

Diese Funktion wird Lebenslauf-Parsing genannt und bezieht sich auf das automatische Scannen, Analysieren und Extrahieren von Informationen aus jedem Lebenslauf. 

Manatal organisiert die Informationen in Bewerberprofilen, die unter anderem den Namen, das Alter, die Kontaktdaten, die Adresse, die Fähigkeiten, die Erfahrung, die Ausbildung und die gesprochenen Sprachen eines jeden Bewerbers enthalten.

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In dieser Phase findet das erste "Scoring" statt, bei dem ein Personalverantwortlicher oder ein Einstellungsleiter in der Regel entscheidet, welche der Bewerber aufgrund ihrer Fähigkeiten, ihrer Erfahrung und anderer für die Stelle relevanter Kriterien geeignet sind.

2. KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen

Bei der nächsten Art der Kandidatenbewertung wird künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt, um Personen aus Ihrem Talentpool zu empfehlen - sowohl aus Ihrer bestehenden Datenbank als auch aus den Kandidatenprofilen, die aus der Analyse der Lebensläufe stammen.

Moderne KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen schlagen Ihnen Personen auf der Grundlage eines Prozentsatzes der Ähnlichkeit mit den von Ihnen festgelegten Kriterien vor, der als Punktzahl zum Vergleich der Personen in Ihrem Talentpool verwendet werden kann. Die Punktzahl spiegelt in der Regel die Ähnlichkeiten eines Bewerbers mit den Anforderungen der Stelle in Bezug auf Fähigkeiten, Berufserfahrung und aktuelle Adresse wider.

In einem Bewerberverfolgungssystem sollten die Empfehlungen in etwa so aussehen:

Mit diesen KI-gesteuerten Bewertungen können Recruiter und Personalverantwortliche den Prozess der Bewerberbewertung beschleunigen und die besten Talente für die nächste Stufe auswählen.

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3. Scorecards für die Bewerber

Bewerber-Scorecards werden in der Regel von der Personalabteilung oder den Personalverantwortlichen nach oder während der Vorstellungsgespräche verwendet, um die Bewerber anhand vorgegebener Kriterien zu bewerten. Sie werden oft als kollaboratives Instrument für alle im Team behandelt, da sie dazu beitragen, den Qualifikationsprozess der Bewerber zu standardisieren.

Scorecards sind praktisch, wenn mehrere Personalverantwortliche gleichzeitig für mehrere Stellen rekrutieren müssen. Und obwohl sie traditionell ausgedruckt oder in separaten Dateien auf einem Computer aufbewahrt wurden, ermöglichen moderne Tools jetzt die Verwendung von Bewerber-Scorecards in einer Bewerber-Tracking-Software.

Hier ist zum Beispiel ein Screenshot, der zeigt, wie die Kandidaten-Scorecard-Funktion in Manatals System aussieht und wie sie an die Recruiter im Team zum Ausfüllen geschickt werden kann: 

Warum ist ein Bewerber-Scoring bei der Personalbeschaffung notwendig?

Statistisch gesehen dauert es je nach Branche durchschnittlich 33-49 Tage, bis jemand eingestellt wird. Wenn Sie mehrere Stellen gleichzeitig besetzen, können Sie sich vorstellen, wie viel Zeit die Personalbeschaffung und die Vorstellungsgespräche in Anspruch nehmen.

Zusammen mit den anderen Personalfunktionen, die Sie tagtäglich wahrnehmen - Lohnbuchhaltung, Sozialleistungen, Mitarbeiterentwicklung, Einhaltung von Vorschriften und Dokumentation, um nur einige zu nennen - können Sie nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben in einer normalen Arbeitswoche erledigen.

Das bedeutet, dass jede Anstrengung zur Standardisierung des Einstellungsprozesses, sowohl durch Zeitersparnis als auch durch Qualitätsverbesserung, entscheidend ist. 

Die Bewertung von Bewerbern wurde entwickelt, um den Zeitaufwand pro Einstellung zu verringern, indem alle für die Einstellungsentscheidung relevanten Informationen organisiert werden, so dass der Benutzer fundiertere Entscheidungen treffen kann.

Daher wird jeder Personalverantwortliche, der nicht zumindest eine Form des Bewerber-Scorings einsetzt, im Kampf um die besten Talente wahrscheinlich ins Hintertreffen geraten. Im Folgenden werden einige der größten Nachteile genannt:

1. Sie laufen Gefahr, Spitzenkandidaten zu verlieren. 

Rund 60 % der Bewerber verlieren das Interesse an einer Stelle, wenn der Einstellungsprozess ihrer Meinung nach zu lange dauert. Deshalb muss die Erfahrung, die Sie für jeden guten Bewerber machen, zügig sein.

Wenn Sie also mehrere Wochen - oder sogar Monate - brauchen, um bevorzugten Bewerbern ein Angebot zu machen, werden diese wahrscheinlich ein anderes Angebot annehmen, das ihnen bereits unterbreitet wurde. Sie können die Vorstellungsgespräche selbst beschleunigen, indem Sie Bewertungsmethoden wie Bewerber-Scorecards einführen, mit deren Hilfe Sie die Daten aus den Vorstellungsgesprächen in Zahlen umwandeln und die Bewerber schnell bewerten können.

2. Sie könnten Ihren Wert als Fachmann in der Branche verlieren.

In der Berufswelt möchten die meisten Menschen lieber ernst genommen werden. Und da sich die besten Arbeitsmethoden weltweit allmählich auf Daten stützen, messen immer mehr Unternehmen den Erfolg in allen Abteilungen anhand von Zahlen.

Wenn Sie also nicht in der Lage sind, die besten Mitarbeiter rechtzeitig für den Bedarf Ihres Unternehmens einzustellen, laufen Sie Gefahr, Ihren Wert als Personalverantwortlicher zu verlieren. Bis heute bearbeiten Personalvermittler in der Regel 30-40 offene Stellenausschreibungen auf einmal.

Solche Arbeitsbelastungen sind eher bei Personalvermittlern oder Personalvermittlungsagenturen zu beobachten. Die wichtigste Erkenntnis für interne Personalverantwortliche und HR-Mitarbeiter ist jedoch, dass es bereits Mitarbeiter gibt, die auf diesem Produktivitätsniveau arbeiten - einige übertreffen sogar diesen Standard.

Personalverantwortliche in der heutigen Zeit brauchen daher jede Hilfe, die ihnen zur Verfügung steht, um sicherzustellen, dass sie in der Einstellungssaison nicht gegenüber anderen Personalverantwortlichen den Kürzeren ziehen.

Abgesehen vom Zeitmanagement tragen Tools wie Bewerberverfolgungssysteme und Bewerber-Scorecards auch dazu bei, die Qualität der einzelnen Einstellungen zu verbessern. Und wenn man bedenkt, dass es bis zum Doppelten des Jahresgehalts eines Mitarbeiters kosten kann, ihn zu ersetzen, werden Sie höchstwahrscheinlich mehr wert sein, wenn Sie die richtigen Leute einstellen können und sie auch schnell genug finden.

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3. Sie verpassen die Gelegenheit, Unterlagen für den Einstellungsprozess zu sammeln.

Diesem Artikel der New York Times zufolge haben einige Fortune-500-Unternehmen bei der Einstellung angeblich Formen der Diskriminierung praktiziert. In einigen Fällen könnte dies dazu führen, dass Bewerber rechtliche Schritte einleiten, wenn sie das Gefühl haben, dass sie zu Unrecht als Bewerber für die Stelle abgelehnt wurden.

Auch wenn es in Organisationen, die wahrhaftig keine Diskriminierung praktizieren, wahrscheinlich nicht vorkommen wird, kann eine Dokumentation für alle auftretenden Probleme verhindern, dass die Dinge hässlich werden.

Deshalb ist es besser, wenn Sie zeigen können, wie Ihr Unternehmen den Einstellungsprozess angeht. Und wenn Sie Methoden zur Bewertung von Bewerbern verwenden, wie z. B. Bewerber-Scorecards, können Sie nachweisen, dass Ihre Entscheidungen auf Punkten und nicht auf Präferenzen beruhen.

Insgesamt bietet Ihnen das Bewerber-Scoring einen zentralisierten und wiederholbaren Prozess, der sicherstellt, dass diese Risiken bei Ihrer täglichen Arbeit vermieden werden.

Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie bereits jetzt Formen des Bewerber-Scorings in Ihren Rekrutierungs- und Einstellungsprozessen einsetzen können.

Standardisierung Ihres Bewerberbewertungsprozesses mit Rekrutierungstechnologie

Wir haben oben kurz über Tools wie Bewerber-Scorecards gesprochen und darüber, wie sie Ihnen als Personalverantwortlichen nützen können. Der nächste Schritt für diejenigen, die die Art und Weise, wie sie Einstellungen vornehmen, verbessern wollen, besteht jedoch darin, zu verstehen, welche Rolle die Technologie hier im Allgemeinen spielt.

Moderne Software, wie z. B. Applicant Tracking Systems (ATS), hilft dabei, die Bewertung der Bewerber in allen Phasen des Einstellungsverfahrens zu automatisieren. Eine gute Möglichkeit, dies zu erklären, besteht darin, die Bewertungsmethoden in zwei Phasen zu unterteilen: vor dem ersten Gespräch mit einem Bewerber und nach dem bereits geführten Gespräch.

1. Vor dem ersten Vorstellungsgespräch: Aus Bewerbern werden Kandidaten

In dieser Phase wird das Scoring von Bewerbern eingesetzt, um Zeit zu sparen, die sonst für das Durchgehen mehrerer Bewerbungsformulare auf einmal aufgewendet werden müsste. Wie oben erwähnt, können Sie ein ATS verwenden, das Ihnen die folgenden Funktionen bietet, um die besten Bewerber herauszufiltern:

a. Parsing fortsetzen

Ein zuverlässiges ATS sollte in der Lage sein, Informationen aus mehreren Lebensläufen zu übernehmen und sie in verschiedene Kandidatenprofile zu sortieren, die dann in die Datenbank des ATS hochgeladen werden - auch bekannt als Ihr Talentpool. Sie können diese Bewerberprofile dann z. B. auf der Grundlage einer gewünschten Qualifikation in der Datenbank selbst auswählen, anstatt jeden Lebenslauf manuell in Papierform oder im PDF-Format zu prüfen.

Außerdem wird so die Möglichkeit vermieden, Zeit mit doppelten Bewerbungen derselben Bewerber zu verschwenden.

b. KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen

Mit einem ATS wie Manatal haben Sie Zugang zu Kandidatenvorschlägen aus Ihrem Talentpool und anderen Quellen, wie LinkedIn. Die durch künstliche Intelligenz gestützten Empfehlungen dienen als zusätzliche Hilfe, um die bestmögliche Einstellungsentscheidung zu treffen.

Diese Methode der Kandidatenbewertung hilft Ihnen, während des Auswahlverfahrens geeignete Kandidaten genauer und in kürzerer Zeit zu finden. Das System zeigt Ihnen das Kandidatenprofil zusammen mit einem Prozentsatz der Übereinstimmung mit den Kriterien, die Sie für die Rolle ausgewählt haben.

Vergessen Sie aber nicht, dass es sich hierbei nur um Empfehlungen handelt. Sie sollten als Hilfsmittel zur Verbesserung Ihrer endgültigen Entscheidung betrachtet werden und nicht als Ersatz für Ihre Entscheidung, wer für eine Stelle qualifiziert ist und wer nicht.

c. Weiterleitung durch die Pipeline

Sobald Sie Kandidaten ausgewählt haben, die Sie für Ihre Stellenausschreibung kontaktieren möchten, besteht der nächste Schritt darin, sie in eine automatisierte Kandidaten-Pipeline aufzunehmen, in der Sie Ihre Talente per Drag-and-Drop in verschiedene Phasen einteilen können, während Sie sie qualifizieren.

Mit dieser Methode sparen Sie Zeit, die Sie sonst mit komplizierten Tabellen verbringen würden, um zu sehen, mit wem Sie bereits Kontakt aufgenommen haben.

Hier ist ein Beispiel für eine voll funktionsfähige Job-Pipeline aus Manatals ATS, damit Sie sehen können, wie das System als Benutzer aussieht:

Sie können die Kandidaten später nach Ihren Interviews frei verschieben, bis eine Einstellungsentscheidung getroffen wird. Manatal ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Pipelines anzupassen, d.h. Sie können die Titel der Pipelines ändern, um sie an die Anzahl der Interviews anzupassen, sowie andere Stufen, die einzigartig für Ihr Unternehmen sind.

Nachdem wir uns nun mit der Bewertung von Bewerbern vor dem ersten Vorstellungsgespräch befasst haben, wollen wir uns nun der Frage zuwenden, wie Sie die Einstellungstechnologie nutzen können, um Bewerber nach den Vorstellungsgesprächen zu qualifizieren.

2. nach dem ersten Vorstellungsgespräch: Qualifizierung der Bewerber und Einstellungsentscheidungen

In dieser Phase konzentriert sich die Technologie auf die weitere Qualifizierung auf der Grundlage der im ersten Gespräch gesammelten Informationen, z. B. ein erstes Telefongespräch, um sicherzustellen, dass der Bewerber das Potenzial hat, für die Stelle geeignet zu sein. Hier sind einige der Optionen, die den Personalverantwortlichen zur Verfügung stehen:

1. Versenden von Bewertungen an die Kandidaten

Assessments werden in verschiedenen Branchen zur Qualifizierung von Bewerbern eingesetzt, z. B. bei Tests zur Optimierung des digitalen Marketings oder bei Probeaufträgen. Während viele dieser Beurteilungen einen physischen Standort erfordern, ermöglichen moderne Tools jetzt auch effektive Fernbeurteilungen.

Ferntests, wie z. B. Codierungsprüfungen oder Webentwicklungsübungen, werden häufig bei der Einstellung von Bewerbern für Stellen mit speziellen Fähigkeiten eingesetzt. Dies ist praktisch, wenn der Personalverantwortliche nicht über die nötigen Kenntnisse verfügt, um Nischenqualifikationen wie z. B. Softwareentwicklung zu beurteilen.

Das ATS von Manatal beispielsweise ermöglicht es Ihnen, den Bewerbern jedes geeignete Assessment innerhalb der Plattform zu senden. Die Bewertungen werden von den Unternehmen, die sich in ATS integrieren - wie z. B. Codility - bewertet, was bedeutet, dass der Personalvermittler die Kandidaten auf einer tieferen Ebene qualifizieren kann, bevor er sie an seine Kunden weiterleitet.

So lassen sich z.B. auf Manatal Bewertungen innerhalb der Bewerberpipeline einfach versenden:

Solche Beurteilungen können entweder vor oder nach dem ersten Vorstellungsgespräch verschickt werden, je nach den Qualifikationspräferenzen des jeweiligen Personalverantwortlichen oder Unternehmens. 

Für ein positives Bewerbererlebnis wird jedoch ein erster Anruf oder ein Telefoninterview empfohlen, um eine gute Beziehung zu jedem Bewerber aufzubauen, bevor er gebeten wird, die Bewertungen auszufüllen.

2. Ausfüllen von Kandidaten-Scorecards

Nach Abschluss der Vorstellungsgespräche und Beurteilungen besteht die nächste Methode der technologiegestützten Bewerberbewertung in der Verwendung von Bewerber-Scorecards.

Scorecards werden normalerweise von Personalverantwortlichen verwendet, um die Fähigkeiten und Antworten der Bewerber zu bewerten, sobald alle Informationen gesammelt wurden. Durch die Verwendung von Scorecards in einem ATS (wie wir es weiter oben im Artikel beschrieben haben) können Recruiter, die Kandidaten für dieselbe Stelle suchen, anhand der verschiedenen Bewertungen, die sie abgeben, miteinander zusammenarbeiten.

Auch diese können von den Personalverantwortlichen über dieselbe Plattform versandt und angefordert werden. Personalverantwortliche können auch Bewerber-Scorecards erstellen, indem sie Felder anpassen, die für eine offene Stelle einzigartig sind, z. B. den Führerschein:

Wenn Sie an Felder für Bewerber-Scorecards denken, sollten Sie zunächst diese drei Hauptthemen berücksichtigen:

1. Alle für die Stelle erforderlichen Hard Skills: Technik, Codierung, zum Beispiel 
2. Alle für die Stelle erforderlichen Soft Skills: Analytische Fähigkeiten, Teamarbeit
3. Kulturelle Passung: Unternehmenswerte, Ausrichtung auf Unternehmensvision und -auftrag

Ohne technologiegestützte Kandidatenqualifizierung würden Personalverantwortliche mehrere Tage damit verbringen, alle oben genannten Aufgaben für einen einzigen Kandidaten zu erledigen. Um sicherzustellen, dass Sie im Wettbewerb um Talente mithalten können, sollten Sie daher in Erwägung ziehen, Ihren Prozess der Bewerberbewertung mit den oben genannten Tools zu verbessern.

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Die komplette Software umfasst auch KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen, Remote-Bewertungen und Kandidaten-Scorecards sowie einige weitere Funktionen.

So können Sie zum Beispiel Kandidaten-Scorecards auf Manatal erstellen und anpassen:

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