EP64: Incredible Consulting Group - Personalbeschaffung in Japan in Angriff nehmen

All-In Recruitment ist ein Podcast von Manatal, in dem es um alles geht, was mit den Aufgaben und Trends der Personalbeschaffungsbranche zu tun hat. Nehmen Sie an unseren wöchentlichen Gesprächen mit führenden Unternehmen der Personalbeschaffungsbranche teil und erfahren Sie mehr über ihre Best Practices, um die Art und Weise, wie Sie einstellen, zu verändern.

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Lydia: Willkommen zu den All-In Recruitment-Podcasts von Manatal, in denen wir bewährte Praktiken, Erkenntnisse und Trends mit führenden Persönlichkeiten aus dem Bereich der Personalbeschaffung erkunden. Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, abonnieren Sie bitte unsere Kanäle auf YouTube und Spotify, um über unsere wöchentlichen Folgen auf dem Laufenden zu bleiben.

Ich bin Ihre Gastgeberin, Lydia, und bei uns ist heute Howard "Ichiro" Lim von der Incredible Consulting Group. Danke, dass Sie bei uns sind, Howard.

Howard: Vielen Dank, dass Sie mich in die Sendung eingeladen haben. Ich weiß das wirklich zu schätzen.

Die Geburt von Incredible Consulting

Lydia: Was ist die Geschichte hinter Incredible Consulting?

Howard: Ich möchte Ihnen einen kurzen Überblick über die Geschichte geben. Ich habe früher in der Technologiebranche für Unternehmen wie Oracle und andere Internetfirmen in der San Francisco Bay Area gearbeitet. Ich hatte einige Freunde, die in der Technologiebranche Personalbeschaffung betrieben. Das war nach der Internetblase und fiel leider mit dem Anschlag auf das World Trade Center zusammen. Viele Leute verloren ihren Job, aber meine Kollegen und Freunde, die in der Personalbeschaffung tätig waren, sagten: "Hey, du kannst gut mit Menschen umgehen und verkaufen. Willst du es versuchen?' Also habe ich es versucht und festgestellt, dass es mir wirklich gefallen hat. Jetzt bin ich nach Japan gezogen, weil ich dort familiäre Beziehungen habe. Ich arbeitete etwa ein Jahr lang in einem Personalvermittlungsunternehmen und machte mich dann selbstständig und gründete Incredible Consulting. Jetzt haben wir fast die 20-Jahres-Marke erreicht.

Lydia: Auf welche Bereiche haben Sie sich denn spezialisiert?

Howard: Das Hauptaugenmerk liegt auf der Vermittlung von japanischen zweisprachigen Fachkräften aus den Bereichen Technik und Produktion in Japan an hauptsächlich in den USA ansässige Unternehmen. Wenn Sie also TechCrunch besuchen oder all diese Unternehmen, die dort aufgelistet sind, oder im Silicon Valley oder irgendwo in den USA, haben sie höchstwahrscheinlich Niederlassungen in Japan und Asien. Was wir also tun, ist, den Bedarf an zweisprachigen Talenten zu decken. Im Allgemeinen müssen sie fließend Japanisch und fließend Englisch sprechen und auch die Qualifikationen für die Position oder den Job haben, den das Unternehmen sucht.

Kulturelle Faktoren und Herausforderungen bei der Personalbeschaffung in Japan

Lydia: Was hat Sie dazu veranlasst, sich auf die Personalbeschaffung in Japan und auch im größeren Teil Asiens zu spezialisieren? Welche Nuancen und vielleicht kulturellen Faktoren waren für Sie in dieser Region am wichtigsten?

Howard: Ich wurde in Japan geboren und zog in die USA, als ich fünf Jahre alt war. Danach wollte ich immer in das Land zurückkehren und in irgendeiner Form mit Japan zusammenarbeiten. Und so sah ich die Notwendigkeit, die kulturellen Unterschiede zwischen den Ländern zu überbrücken und auch US-Unternehmen bei der Suche nach den richtigen Talenten zu unterstützen. Denn abgesehen von den Angaben im Lebenslauf und den Sprachkenntnissen gibt es noch einen ganz anderen Bereich, auf den man sich konzentrieren muss, damit die Unternehmen wirklich die richtigen Talente finden, die sie in ihr Unternehmen holen und denen sie eine erfolgreiche Karriere ermöglichen können. Gleichzeitig wird die Rentabilität dieser Unternehmen in Japan gesteigert.

Lydia: Welchen Herausforderungen sind Sie begegnet, als Sie von San Francisco nach Japan zogen, insbesondere nach Tokio, wo Sie sich befinden? Und auf welche Herausforderungen oder Hindernisse stoßen Sie bei der Suche nach der richtigen Art von Kandidaten für Technologieunternehmen in den USA?

Howard: Danke für die sehr gute Frage. Ich denke, es geht zunächst um das Verständnis der Kultur. Lassen Sie mich das Beispiel eines Senior VP of Sales verwenden. Er oder sie sucht vielleicht nach einem Vertriebsleiter oder VP of Sales in all diesen verschiedenen Ländern. Die ersten Voraussetzungen sind natürlich, dass sie Englisch sprechen können, aber dann müssen sie auch über einen gewissen Verkaufsscharfsinn und einen bestimmten Leistungsausweis verfügen.

Hinzu kommt, dass es manchmal ein kulturelles Missverständnis zwischen vielen in den USA ansässigen Unternehmen und den verschiedenen Regionen, in denen sie tätig sind, gibt. Manchmal neigen die Führungskräfte in den USA dazu, davon auszugehen, dass die Art und Weise, wie sie in den USA Geschäfte machen, das Modell ist, das sie in anderen Ländern anwenden würden.

Das ist in Japan sicherlich der Fall gewesen, wo es zu Fehlbesetzungen gekommen ist oder wo man viele gute Kandidaten übergangen hat, weil sie nicht den Kriterien entsprachen: "Okay, er oder sie passt nicht in dieses US-Paradigma oder in dieses US-Modell, wie ich mir diese Person vorstelle. Das ist also eine große Herausforderung oder Barriere. Und ich würde sagen, dass dies der wichtigste Faktor ist.

Der zweite Faktor ist natürlich die Sprachbarriere, denn es gibt nicht viele Leute, die fließend Englisch sprechen oder sich mit jemandem in der Region in Singapur oder in der Hauptverwaltung in den USA unterhalten können. Das ist also die zweite große Herausforderung bei der Suche und Auswahl von Kandidaten.

Und der dritte Faktor, den ich ansprechen wollte, ist natürlich die Zeit. Da die Art und Weise, wie Geschäfte in Japan abgewickelt werden, viel länger ist, kann dies vom Entscheidungsprozess bis zum Verkaufszyklus reichen. In Japan dauert es doppelt und dreifach so lange wie in den USA. Das ist der Zeitrahmen, mit dem Sie in Japan rechnen müssen. Ich würde also sagen, dass dies die drei größten Herausforderungen sind, denen man sich bei der Rekrutierung oder der Suche nach Bewerbern in Japan gegenübersieht.

Lydia: Und die Suche nach Bewerbern in Japan selbst hat vielleicht ihre ganz eigenen Herausforderungen im Vergleich zu San Francisco oder einem anderen Teil der USA. Welche Beobachtungen haben Sie bei der Beschaffung und der Suche nach diesen Kandidaten gemacht?

Howard: Jeder weiß, worum es bei LinkedIn geht. Es ist das globale soziale Netzwerk für Unternehmen in der Welt. Aber in Japan gibt es spezielle Netzwerke, die normalerweise nicht auf Englisch sind. Es gibt sie nur auf Japanisch. Und so gibt es ein paar dieser Websites. Es gibt ZoomInfo, mit dem Sie sicher vertraut sind, oder? Und solche Datenbanken. Es gibt solche für den japanischen Markt, auf die man zugreifen und Leute kontaktieren kann. Aber im Allgemeinen ist es eher ein traditionelles Treffen von Angesicht zu Angesicht, entweder bei Veranstaltungen oder durch persönliche Netzwerke. Es ist eine Basisarbeit. Wenn Sie also den richtigen Kandidaten finden wollen, ist das ein längerer Prozess, und der Markt ist immer noch sehr stark von Mensch zu Mensch geprägt.

Lydia: Welche Strategien wenden Sie an, um Ihren Kunden zu helfen, diese Hindernisse zu überwinden und mit den Bewerbern in Kontakt zu treten?

Howard: Man muss die Leute kennen lernen und sie dann in die Datenbank aufnehmen. Ich denke, dass es in gewissem Maße sinnvoll ist, sie in einen E-Mail-Newsletter aufzunehmen, mit dem man die Leute nicht zuspammt, sondern sie einmal im Monat oder so auf dem Laufenden hält, um die Kandidaten regelmäßig über alle neuen Veränderungen auf dem Markt, die Einstellungsmöglichkeiten und auch über neue Stellen zu informieren. Ich denke, das ist effektiv, weil sie ihr Einverständnis gegeben haben, in die Liste aufgenommen zu werden.

Und gleichzeitig bieten Sie ihnen einen Mehrwert, indem Sie Informationen verbreiten. Bleiben Sie auf jeden Fall in Kontakt mit Ihren Kandidaten. Und suchen Sie ständig nach neuen Kandidaten, denn ich glaube, dass die Suche auf dem japanischen Markt drei- bis viermal so schwierig ist wie auf anderen Märkten. Wenn Sie also einen guten Kandidaten finden, z. B. einen Senior Sales VP bei Microsoft oder jemanden, der sich bei Microsoft bewirbt, dann hat dieser Kandidat zweifellos fünf bis zehn andere Unternehmen, mit denen er oder sie Gespräche führt. Und von diesen fünf bis zehn werden sie vielleicht bei drei bis fünf ein Büro beziehen. Im Vergleich zu den USA ist der Wettbewerb hier also extrem hoch. Der Wettbewerb bei der Stellensuche und -vergabe ist so groß, dass Sie immer ein Auge darauf haben müssen. Bleiben Sie mit Ihren Bewerbern in Kontakt. Andernfalls werden Sie sie definitiv verlieren.

Gründung einer Personalvermittlungsagentur in Japan

Lydia: Sie haben sich auch in Japan niedergelassen, und wie Sie sagten, kann es einige Zeit dauern, Geschäfte zu machen, richtig? Was muss man tun, um eine Personalagentur in Japan zu gründen?

Howard: Erstens ist es ein sehr mühsames juristisches Verfahren. Man muss einen Antrag bei der Arbeitsbehörde in Tokio stellen und dann eine Menge Dokumente zusammenstellen. Man muss ein Bankkonto für das Unternehmen nachweisen, einen offiziellen Büroraum mit einer Quadratmeterzahl von X nachweisen. Sie müssen all diese Unterlagen und Zahlungen zusammentragen, und dann müssen die Mitarbeiter des Arbeitsamtes von Tokio Ihr Büro aufsuchen. Dieser ganze Prozess dauert etwa sechs Monate.

Viele weltweit tätige Personalvermittlungsunternehmen wie Robert Half oder andere dieser Größenordnung sehen Japan als lukratives Tor nach Asien. Die Gebühren, die sie in Japan verlangen, können zwischen 30 und 40 % oder mehr betragen. Der Zeitaufwand für den Erwerb dieser Lizenzen ist jedoch beträchtlich, und jedes Jahr müssen Sie Unterlagen einreichen und Seminare besuchen. Das ist ein langwieriger und schwieriger Prozess.

Viele Unternehmen wollen sich nicht damit befassen, obwohl die Gebühren sehr hoch sind und sich damit viel Geld verdienen lässt. Es ist ihnen zu mühsam. Etwa ein Drittel der weltweit tätigen Unternehmen, z. B. ein britisches Personalvermittlungsunternehmen, wird sich nicht in Japan niederlassen, weil die Verwaltung all dieser Prozesse zu lange dauert. Sie werden stattdessen versuchen, mit einem Partner zusammenzuarbeiten.

Im Vergleich zu den USA, wo es sehr schnell geht (24 Stunden oder weniger), um ein Geschäft zu gründen, gibt es in Japan viele Hindernisse für die Gründung eines Unternehmens. Ich bin nicht allzu vertraut mit anderen Märkten, mit Ausnahme von Hongkong und anderen Regionen, aber ich weiß, dass es in Japan viele Hürden für die Gründung eines Unternehmens gibt.

Lydia: Was den aktuellen Arbeitsmarkt oder die Trends, die Sie in Japan beobachtet haben, betrifft, gibt es da irgendwelche Erkenntnisse, die Sie uns mitteilen möchten? Wie hat sich die Landschaft in den letzten Jahren oder sogar im Laufe Ihrer Tätigkeit in Tokio entwickelt?

Howard: Etwa 100 Unternehmen beschließen, hierher zu kommen, und ich würde sagen, dass 50 % oder mehr von ihnen ihre Geschäfte in Japan innerhalb des ersten Jahres oder so schließen. Sie wollen in Japan Fuß fassen, aber sie stellen fest, dass sie keinen Erfolg haben. Das könnte am Verkaufsprozess liegen; die Einnahmen entsprechen nicht den Erwartungen. Die anderen 50 % werden organisch wachsen. Aber sie müssen verstehen, dass Japan ein langsamerer Markt ist. Es ist also ein Prozess; sie müssen sich auf zwei bis fünf Jahre oder länger festlegen.

Unternehmen, die vorausschauend handeln oder verstehen, dass der Prozess länger dauert, haben eine höhere Erfolgschance. Als Amazon zum Beispiel zum ersten Mal nach Japan kam, war es ein sehr kleiner Laden und hatte anfangs keinen Erfolg. Jetzt sind sie hier riesig. Nicht nur in ihrer Verbrauchereinheit, sondern auch mit AWS, ihrem Cloud-Geschäft. Das Geschäft mit den Amazon Web Services ist nur deshalb so groß und erfolgreich, weil sie wussten, dass es länger dauern würde, und sich entschlossen, sich darauf einzulassen. Aber es ist nicht so, dass man sagt: "Ich eröffne ein Geschäft und dann werde ich erfolgreich sein und viel Geld verdienen." Die Unternehmen müssen das verstehen.

Ehrlichkeit: Die beste Politik als Recruiter

Lydia: Kommen wir nun zu den Bewerbern im technischen Bereich. Der Wettbewerb um qualifizierte Bewerber im technischen Bereich ist heute sehr hart. Das Vorstellungsgespräch selbst wird zu einem Schlüsselbereich des Interesses. Was sind also einige Faktoren, die Personalverantwortliche bei der Gestaltung eines effektiven Vorstellungsgesprächs berücksichtigen sollten, insbesondere bei Bewerbern aus der Technologiebranche?

Howard: Ich denke, als Personalvermittler ist es Ihre Aufgabe, eine gute Beziehung zu dem einstellenden Manager oder dem einstellenden Team aufzubauen, bei dem sich der Bewerber bewirbt. Darüber hinaus müssen Sie die Persönlichkeit verstehen und wissen, wonach diese Personalverantwortlichen suchen. Ihre Aufgabe ist es also, dies dem Bewerber zu vermitteln und zu sagen: "Hey, Kandidat A, das ist der Gesprächsstil dieses Personalchefs. Sie erwarten dies und jenes. Ich denke, wenn Sie auf diese Punkte eingehen, haben Sie eine höhere Chance auf Erfolg in diesem Gespräch. Sie sollten auch darlegen, wie die Berichtsstruktur für diese bestimmte Stelle aussehen würde.

Sie müssen die Unternehmenskultur ehrlich vermitteln, denn manche Personalvermittler sind nur dazu da, um eine Stelle zu vermitteln, aber das ist nicht unsere Aufgabe. Unsere Aufgabe ist es, ehrlich zu sagen: "Wie hoch ist die Mitarbeiterzufriedenheit in diesem Unternehmen? Wie ist die Unternehmenskultur? Was kann ich in den ersten sechs Monaten bis zu einem Jahr erwarten?" All dies muss dem Bewerber vermittelt werden, damit er erfolgreich sein kann.

Wenn es um ein eher technisches Vorstellungsgespräch geht, müssen Sie in der Lage sein, die Bewerber darauf vorzubereiten, mit welcher Art von Technologie sie vertraut sein müssen, um bei dem technischen Vorstellungsgespräch erfolgreich zu sein. Bei Vorstellungsgesprächen mit US-Firmen in Japan sind es in der Regel nicht nur die japanischen Manager oder Personalverantwortlichen, sondern auch die regionalen. Sie werden also ein Vorstellungsgespräch mit jemandem in den USA führen, mit jemandem in Singapur oder mit jemandem in Europa. Dessen müssen sie sich bewusst sein, und Sie müssen in der Lage sein, die Bewerber darüber aufzuklären und ihnen das zu vermitteln.

Lydia: Nach welchen Fähigkeiten und Eigenschaften suchen Arbeitgeber in Japan derzeit bei Bewerbern am meisten? Ich verstehe auch, dass die Arbeitgeber möglicherweise nicht aus Japan kommen. Oder haben Sie auch Kunden, die in japanischen Unternehmen ansässig sind?

Howard: Ja, wenn sie zum Beispiel ein Vorstellungsgespräch bei Microsoft, Salesforce oder Costco führen, obwohl sie in Japan sind, haben sie typischerweise Vorstellungsgespräche bei diesen Unternehmen hier, oder? Überall in der Region. Wenn Sie über japanische Unternehmen sprechen, machen wir das in den USA umgekehrt. Ein Unternehmen wie Canon oder Olympus, ein globales Unternehmen, ein Medizintechnik- oder Kamerahersteller, die nach Bewerbern suchen, weil wir wissen, wonach die Zentrale typischerweise sucht, und auch die westlichen oder die anderen Niederlassungen oder die Menschen in diesen Gebieten kennen, können wir den Bewerbern definitiv helfen oder sie dabei unterstützen, das Vorstellungsgespräch erfolgreich zu bestehen.

Ich denke, Sie haben einen wirklich guten Punkt gemacht, denn das ist nicht nur spezifisch für Japan. Ich denke aber, dass der Markt generell so hart um Talente konkurriert, dass der Personalvermittler eine wirklich wichtige Rolle spielt, denn er muss den Bewerber nicht nur mit Informationen versorgen, sondern ihn auch managen. Er ist im Grunde ein Projektmanager, denn er muss das Vorstellungsgespräch und dessen Dauer steuern. Je länger sich ein Bewerber im Vorstellungsgespräch befindet, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er zu einem anderen Unternehmen geht oder an der Stelle desinteressiert wird, weil es einfach zu lange dauert. Oder? Das ist ein großes Problem, das ich sehe: die Länge der Vorstellungsgespräche. In vielen Fällen muss sie definitiv verkürzt werden.

Alles eine Frage des Timings

Lydia: Wie raten Sie ihnen oder beraten sie sich mit ihnen, um sicherzustellen, dass sie verstehen, dass das Timing relativ zu dem ist, wo man wirklich einstellt?

Howard: Das ist eine sehr gute Frage. Sie müssen mit ihnen telefonieren und ihnen sagen: "Das ist der Markt. Die Opportunitätskosten, wenn Sie diesen Kandidaten verlieren, sind ein weiteres Viertel von mehreren Millionen Dollar, die Ihnen entgehen. Je mehr Sie diese Spitzenkandidaten verlieren und sie zur Konkurrenz gehen, desto mehr entgehen Ihnen potenzielle Einnahmen oder technische Talente für Ihr Unternehmen."

Das müssen Sie vermitteln. Sie müssen zum Telefon greifen und es ihnen sagen, denn wenn sie es nach mehreren Vorstellungsgesprächen oder einer drei- bis sechsmonatigen oder längeren Zusammenarbeit mit dem Kunden nicht begreifen, werden sie es wahrscheinlich nie verstehen.

Im Wesentlichen bedeutet das, dass der Kunde von der ersten Priorität des Personalvermittlers zur zweiten, dritten oder vierten Priorität wird. Wenn die Kandidaten, die wir haben, nicht interessiert sind, können wir sie Ihnen vorstellen, denn als Personalvermittler möchte man das Gesicht des Kandidaten nicht verlieren. Wenn es sich um einen wirklich guten Kandidaten handelt, werden Sie mehrere Jahre oder länger mit ihm in Kontakt bleiben. Wenn Sie nicht in der Lage sind, den Prozess erfolgreich voranzutreiben oder ihn mit einer Gelegenheit bekannt zu machen oder sicherzustellen, dass der Prozess nahtlos verläuft, wird er das Interesse an Ihnen und Ihrer Fähigkeit, Personal zu vermitteln, verlieren.

Dies muss unbedingt am Telefon oder persönlich mitgeteilt werden. Sie müssen dem Direktor oder der einstellenden Person direkt sagen, wie es um die Dauer des Vorstellungsgesprächs bestellt ist.

Lydia: Um noch einmal auf die Geschäftsetikette oder die Zeit, die sie braucht, und die Praktiken zurückzukommen: Japan und viele andere asiatische Länder haben ihre eigenen Geschäftsetikette und Praktiken, richtig? Wie bereiten Sie also die Kandidaten darauf vor, mit diesen Unterschieden umzugehen und vielleicht sogar in ihrer Rolle erfolgreich zu sein?

Howard: Ich denke, wenn es sich um japanische Bewerber handelt oder sie schon einmal in Japan waren, sind sie sich der japanischen Etikette oder der dortigen Gepflogenheiten höchstwahrscheinlich sehr bewusst. Ich denke, die Herausforderung besteht darin, sie auf Vorstellungsgespräche mit Managern in Übersee oder in den USA oder in Syrien oder wo auch immer vorzubereiten. Denn auch wenn sie die Sprache sprechen können, ist es doch etwas anderes, sich mit jemandem zu unterhalten, der von dort kommt, dort lebt und dort aufgewachsen ist.

Ich denke also, dass ein Teil unserer Aufgabe bzw. die Hauptsache darin besteht, den Bewerbern die Einstellung zu vermitteln: "Okay, sie kommen aus Australien, sie kommen aus den USA, so kommunizieren sie." Abgesehen von Ihren Englischkenntnissen wünschen sie sich mehr Direktheit, denn Japan neigt dazu, sehr bescheiden zu sein. Es ist eine sehr höfliche Kultur. Es gibt ein Sprichwort, das besagt: "Der Nagel, der nach oben ragt, wird nach unten geschlagen." Das ist ein Sprichwort in der japanischen Kultur, die sehr konform ist. Es dreht sich alles um Konformität, die Gruppe und darum, nicht herauszustechen, nicht individuell zu sein.

Aber wenn sie ein Vorstellungsgespräch mit jemandem aus Australien oder den USA oder sonst woher führen, funktioniert das nicht. Diese Leute wollen das nicht sehen. Sie wollen mehr Individualität sehen. Sie wollen mehr Direktheit sehen, wie: "Okay, hier geht es um mich", dass man über sich selbst spricht und über das, was man tun kann. Ich denke also, dass die Kandidaten aus Japan mehr über diese kulturellen Nuancen der Kommunikation lernen sollten.

Wie die japanische Regierung die Geschehnisse im Auge behält

Lydia: Interkulturelle Kommunikation, und ich glaube, dass auch die Personalverantwortlichen eine Rolle dabei spielen müssen, beide Seiten zu verstehen. Die Ratschläge, die Sie für beide Seiten gegeben haben, würden den Prozess wirklich reibungsloser machen und das Vorstellungsgespräch oder den gesamten Einstellungsprozess zum Erfolg führen.

Sie haben bereits über staatliche Vorschriften und Richtlinien gesprochen. Diese werden sich definitiv auf die Personalbeschaffung und die Zeit auswirken, die es braucht, um bei den Kunden erfolgreich zu sein, richtig? Wir haben in der Vergangenheit enorme Umwälzungen erlebt.

Wie bleiben Sie also mit der sich entwickelnden Landschaft in Japan und anderen asiatischen Ländern auf dem Laufenden, um die Einhaltung der Vorschriften gegenüber Bewerbern und Kunden zu gewährleisten?

Howard: Japan ist eine sehr organisierte und staatlich regulierte Gesellschaft. Es gibt also einige Vor- und Nachteile, und ich denke, die Vorteile sind, dass man, sobald man seine Lizenz registriert hat, regelmäßig an Seminaren teilnehmen muss. Sie müssen dem Arbeitsamt in Tokio mindestens zweimal im Jahr einen Bericht über Ihre Geschäftstätigkeit vorlegen. Sie schicken auch Broschüren und Materialien über die Entwicklungen in der Arbeitswelt.

Ich denke, dass Japan in dieser Hinsicht sehr gut darauf achtet, was aus rechtlicher Sicht bei der Einstellung von Personal in Japan vor sich geht. Abgesehen davon würde ich nicht sagen, dass dies eine besondere Herausforderung darstellt. Ich denke, dass die Regierung, unabhängig von der Lizenz oder der Regulierungsbehörde, sei es die Financial Services Agency oder welche Behörde auch immer, gute Arbeit leistet und in der Lage ist, die Leute zu kontaktieren, die bei ihr registriert sind oder in dieser Branche tätig sind.

Rationalisierung des Einstellungsprozesses mit KI und Technologie

Lydia: Kommen wir zu den Prozessabläufen. Wie können Sie Ihren Rekrutierungsprozess rationalisieren und vielleicht auch Ihre Fähigkeiten zur Talentsuche, über die wir vorhin gesprochen haben, prüfen?

Howard: Ich denke, es ist wichtig, ein CRM-Verfahren zu haben und dieses mit Kommunikationstools wie Slack zu integrieren. Und wenn Sie LinkedIn nutzen oder eine Website haben, auf der Sie Stellen auf einer Jobbörse veröffentlichen, können Sie diese direkt mit Ihrem CRM verknüpfen. Ich denke, das ist wichtig. Denn um bei der Personalbeschaffung erfolgreich zu sein, muss man, wie Sie vielleicht wissen, organisiert sein. Und das ist wirklich wichtig.

Es ist also wichtig zu wissen, wie der Prozess von der Bewerbung bis zum ersten Kontakt abläuft, sei es über eine Webanwendung, sei es über die direkte Beschaffung des Bewerbers, sei es über die direkte Kontaktaufnahme mit dem Kandidaten, was auch immer das ganze System, der Prozess und der Arbeitsablauf sein mögen, sollten aufgezeichnet und rationalisiert werden.

Wenn also zum Beispiel ein Lebenslauf in der Stellenbörse eingeht, wird er direkt in Ihr CRM übernommen, und die Personalverantwortlichen werden darüber informiert, dass sich der Bewerber auf die Stelle beworben hat. Der Personalverantwortliche sollte in der Lage sein, den Bewerber direkt zu kontaktieren und dann Notizen zu den Schritten einzugeben, die er mit dem Kandidaten durchlaufen hat.

Auch die Übermittlung des Lebenslaufs an den Kunden und die Überwachung des gesamten Prozesses sind entscheidend. Ich glaube, dass man bei der Personalbeschaffung 10 bis 20 % oder mehr des potenziellen Umsatzes verliert, wenn man diesen Prozess nicht einhält, weil man keinen systematisierten Arbeitsablauf hat. Was also die Frage betrifft, so halte ich sie für sehr wichtig. Unabhängig davon, welches CRM Sie verwenden und welchen Prozess Sie haben, müssen Sie diesen in einem Google Doc dokumentieren und Ihre Personalvermittler diesen Prozess befolgen lassen. Andernfalls entgehen Ihnen potenzielle Einnahmen, und Sie müssen Ihr Personalbeschaffungsgeschäft systematisieren.

Lydia: Was denken Sie über die Auswirkungen der KI? Haben Sie irgendeinen Nutzen gesehen? Oder haben Sie versucht, Ihre Prozesse mit KI zu verbessern?

Howard: Ja, auf jeden Fall. Wir nutzen KI sehr oft. Bei der Personalbeschaffung verwenden wir es so, dass wir zum Beispiel den Lebenslauf von jemandem in ChatGPT eingeben und sagen: "Hey, ChatGPT, basierend auf diesem Lebenslauf, den ich gerade eingegeben habe, was sind einige potenzielle Titel und potenzielle Positionen, für die dieser Kandidat in der Region Japan gut sein könnte?" Sie werden erstaunt sein, es wird Ihnen fünf bis zehn potenzielle Positionen ausspucken, und die Genauigkeit und die Art von Intelligenz, mit der Sie als Personalvermittler in der Lage sind, dies bei Ihren Rekrutierungsaktivitäten zu nutzen, ist erstaunlich.

Ich denke, die Gefahr besteht darin, dass man sich völlig auf das verlässt, was das Tool als richtige Antwort ausspuckt. Ich denke, egal ob Sie Content Marketing oder Recruiting betreiben, was auch immer Sie tun müssen, Sie müssen es erstens in Ihren eigenen Worten umformulieren. Und zweitens müssen Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen und das Dokument oder was auch immer die Antwort ist, sorgfältig durchgehen und Ihre eigenen Worte verwenden oder weitere Untersuchungen anstellen. Denn ich würde sagen, dass etwa 50-60 % oder etwas mehr von dem, was es ausspuckt, brauchbar ist, aber der Rest ist etwas, das ich nicht empfehlen würde. Es ist also ein sehr effektives Werkzeug, das viel Zeit und Arbeit einspart, aber man kann nicht einfach etwas eingeben und es dann ausspucken.

Lesen Sie Blogs und sehen Sie sich Videos an, um die notwendigen Fähigkeiten zu erwerben

Lydia: Das bedeutet auch, dass sich die Rolle des Personalvermittlers oder des Talentakquisiteurs weiterentwickeln und in diesem Fall wahrscheinlich aufgewertet werden würde. Was sollten Personalvermittler Ihrer Meinung nach mitbringen? Oder welche Fähigkeiten sollten sie sich aneignen, vor allem in dieser Art von Umfeld oder dieser Art von technologischer Revolution, die wir erlebt haben?

Howard: Sie müssen sich auf jeden Fall viele Blogs ansehen, die sich mit der Personalbeschaffung befassen. Sie müssen verstehen, was Prompt Engineering ist. Es gibt viele YouTube-Videos und OpenAI hat eine eigene Dokumentation darüber, was Prompt Engineering ist, und dann gibt es Bücher und Artikel darüber.

Wenn Sie also das Prompt Engineering nicht verstehen oder nicht wissen, wie man ChatGPT aufwärmt, z.B. wenn Sie sagen: "Hey, ich bin ein Recruiter für ein Fortune-500-Unternehmen", wenn Sie einfach "Finde einen Job für mich" oder diese nicht so hochtrabende Semantik in ChatGPT eingeben, werden Sie keine so effektive Antwort erhalten, wie wenn Sie das tun, wenn Sie verstehen, wie man Prompts erstellt oder wie man mit ChatGPT im Sinne der Personalbeschaffung arbeitet. Ich denke, dass Personalverantwortliche definitiv verstehen müssen, was Prompt Engineering ist. Sie müssen ständig sehen, was es in der Welt der Personalbeschaffung gibt und wie die Leute die Tools nutzen.

Lydia: Welchen Rat würden Sie jemandem geben, der heute in die Personalvermittlung einsteigt, Howard?

Howard: Sie müssen zuerst in einer Agentur arbeiten, zumindest für sechs Monate bis ein Jahr oder länger. Denn sie müssen verstehen, wie Personalbeschaffung funktioniert, und das geht nur, wenn man bei einer großen Agentur arbeitet. Danach kann man entweder gehen, was ich getan habe, oder man kann bleiben. Aber im Wesentlichen lernt man, wie die Personalbeschaffung funktioniert, man lernt etwas über den Verkauf, man lernt, wie man mit Bewerbern umgeht, man lernt etwas über Geschäftsentwicklungsprozesse, wie man ein Netzwerk potenzieller Kunden aufbaut und wie man Geschäfte macht, und all das, was man bei der Arbeit in einer Personalbeschaffungsfirma lernt, ist die Personalbeschaffung als Geschäft oder als Beruf. Aber danach können Sie sich selbständig machen, wenn Sie den Ehrgeiz haben und das tun wollen.

Lydia: Das sind interessante Einblicke und definitiv nützlich zu wissen. In einer Personalvermittlungsagentur erwirbt man eine Basis und sammelt so viele neue Erfahrungen wie möglich. Dann wechselt man vielleicht ins eigene Unternehmen oder sogar in die eigene Firma und kann dann diese Fähigkeiten anwenden.

Der Vertrieb ist hier ein besonders wichtiges Schlüsselelement, denn alles ist ein Pitching, das man sich selbst beibringen und dann seinen Bewerbern und Kunden anbieten muss. Vielen Dank, Howard, für Ihre Zeit und Ihre Einblicke. Es war mir ein großes Vergnügen, mit Ihnen zu sprechen, und es ist wirklich interessant zu erfahren, wie das Geschäft läuft, insbesondere die Personalbeschaffung in Japan. Geben Sie uns Ihre Kontaktinformationen. Wie können die Zuschauer mit Ihnen Kontakt aufnehmen und das Gespräch später fortsetzen?

Howard: Sicher, sie können mich über mein LinkedIn unter Howard "Ichiro" Lim kontaktieren. Ich bin auch in sozialen Netzwerken wie Instagram und TikTok aktiv, da ich gerade erst angefangen habe, Videoinhalte schnell zu verbreiten. Man muss sich um Inhalte kümmern, Inhalte verwalten. Ich meine, soziale Medien heutzutage, ob Sie nun in der Personalbeschaffung, in der Immobilienbranche oder sonst wo tätig sind - wenn man Sie nicht kennt, kennt man Sie nicht. Um in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig zu sein, müssen Sie Social Marketing betreiben, genau wie dieser Podcast.

Lydia: Ich freue mich schon darauf, deine TikToks und deine Instagram-Videos zu sehen. Ich meine, da kommt das visuelle Element zum Tragen. Es ist nicht immer das, was geschrieben wird, richtig? Und einfach eine Art Generationswechsel, den wir für unsere persönliche Marke und alles andere machen müssen. Ich danke Ihnen vielmals.

Howard: Ich danke Ihnen vielmals.

Lydia: Und wir haben uns mit Howard "Ichiro" Lim von der Incredible Consulting Group unterhalten. Danke, dass Sie diese Woche bei uns waren. Denken Sie daran, unseren Kanal zu abonnieren. Bleiben Sie dran für weitere Einblicke in die Personalbeschaffung.