EP131: Ausgerichtetes Recruiting - Wie man schneller und intelligenter rekrutiert

All-In Recruitment ist ein Podcast von Manatal, in dem es um alles geht, was mit den Aufgaben und Trends der Personalbeschaffungsbranche zu tun hat. Nehmen Sie an unseren wöchentlichen Gesprächen mit führenden Unternehmen der Personalbeschaffungsbranche teil und erfahren Sie mehr über ihre Best Practices, um die Art und Weise, wie Sie einstellen, zu verändern.

Diese Abschrift wurde aus Gründen der Klarheit bearbeitet.

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Lydia: Willkommen zum All In Recruitment-Podcast von Manatal, in dem wir bewährte Praktiken, Erkenntnisse und Trends mit führenden Persönlichkeiten aus dem Bereich der Personalbeschaffung erkunden. Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, abonnieren Sie bitte unsere Kanäle auf YouTube und Spotify und bleiben Sie auf dem Laufenden für unsere wöchentlichen Episoden.

Ich bin Ihre Gastgeberin, Lydia, und bei uns ist diese Woche Julia Arpag, CEO und Gründerin von Aligned Recruitment. Es ist toll, dass Sie bei uns sind, Julia.

Julia: Ich danke dir, Lydia. Es ist so schön, hier zu sein.

Eine Entlassung als Startrampe nutzen

Lydia: Was hat Sie dazu inspiriert, Aligned Recruitment zu gründen, Julia? Es ist etwas mehr als ein Jahr her. Herzlichen Glückwunsch!

Julia: Ich danke Ihnen vielmals. Was hat mich dazu inspiriert, das Projekt zu starten? Ich hatte eigentlich schon seit etwa einem Jahr darüber nachgedacht. Um ehrlich zu sein, war ich in jedem Team, in dem ich je gearbeitet habe, die beste Anwerberin, um ganz ehrlich zu sein. Also dachte ich mir, warum nicht einfach etwas Eigenes auf die Beine stellen? Aber ich hatte große Angst davor, mein eigenes Unternehmen zu gründen, und das hat mich zurückgehalten.

Dann tat mir mein ehemaliger Chef den großen Gefallen, mich zu entlassen, als ich fünf Wochen nach der Geburt meines vierten Sohnes entlassen wurde. Ich hege eigentlich keine Feindseligkeit ihm gegenüber. Ich sage das nicht sarkastisch. Es war wirklich ein Gefallen, dass er das getan hat, denn es hat mich gewissermaßen aus dem Nest gestoßen.

Danach bekam ich mehrere Jobangebote, für die ich sehr dankbar war, aber ich lehnte schließlich alle ab, um Aligned Recruitment zu gründen. Seitdem bin ich sehr dankbar für diese Chance.

Lydia: Sie haben ein Team und bauen dieses Team auf, soweit ich weiß.

Julia: Ja, ich habe ein tolles Team. Ohne sie könnte ich das nicht machen. Ich habe also eine Betriebsleiterin, die ein absolutes Genie ist. Sie leitet mein gesamtes Backend. Dann habe ich einen unglaublichen Senior Tech Recruiter, und ich stelle gerade einen weiteren Senior Tech Recruiter ein. Ich bin auch gerade dabei, einen Talent Sourcer einzustellen.

Lydia: Was sind die wichtigsten Bereiche, die Sie für das Unternehmen im nächsten Jahr oder sogar im Moment als vorrangig ansehen?

Julia: Gute Frage. Unsere oberste Priorität ist also immer die Lieferung. Wir sind ein Personalvermittlungsunternehmen, und wenn ich meinen Kunden nicht die besten Kandidaten vorstelle, wenn ich nicht genau verstehe, wonach sie suchen, und ihnen dann genau diese Leute liefere, dann haben wir versagt.

Das ist also immer meine oberste Priorität. Deshalb stelle ich Personalvermittler ein, die zu den Besten der Branche gehören, denn genau diese möchte ich meinen Kunden vorsetzen. Das ist meine oberste Priorität. Um ehrlich zu sein, muss ich die Lieferung zu 100 % perfektionieren.

Dann mein Umsatzziel für das Jahr 2025. In den ersten 15 Monaten unseres Bestehens haben wir bereits über 750.000 Euro eingenommen, wofür ich sehr dankbar bin. Mein Ziel für 2025 ist es also, bis zum Ende des Jahres insgesamt eine Million abzuschließen.

Die Macht, die richtigen Fragen zu stellen

Lydia: Als Sie sich abspalteten und Ihre eigene Firma gründeten, wie haben Sie Ihre ersten Kunden gewonnen?

Julia: Das ist eine tolle Frage. Da ich seit fast 10 Jahren in der Personalvermittlung tätig bin, kamen viele Unternehmen zu mir und sagten: "Oh mein Gott, Sie haben Ihre eigene Firma gegründet. Wir wissen, dass Sie ein großartiger Personalvermittler sind, und wir würden gerne mit Ihnen zusammenarbeiten. Das war also ein großes Geschenk.

Mein allererster Kunde hat mich auf LinkedIn angeschrieben und gesagt: "Hey, ich möchte mein Ingenieurteam ausbauen und würde gerne mit dir zusammenarbeiten." Dann sind es oft frühere Kunden, an die ich herangetreten bin und gesagt habe: "Hey, ich habe meine eigene Firma gegründet und würde gerne mit Ihnen sprechen."

Ich habe auch viele Strategien für die Markteinführung gelernt. Ich habe einen fantastischen Executive Coach eingestellt, Diane Prince, und sie hat ihr Personalvermittlungsunternehmen für 28 Millionen Dollar skaliert und verkauft. Sie hat mir also sehr geholfen, herauszufinden, wie man auf den Markt geht und neue Geschäfte abschließt.

Lydia: Wie stimmen Sie Ihre Einstellungsstrategien mit den Geschäftszielen eines Kunden ab?

Julia: Das ist eine gute Frage.

Wir stellen eine verrückte Menge an Fragen. Ich höre also viel mehr zu als ich spreche, weil ich verstehen will, bevor ich etwas vortrage. Denn ich kann nicht liefern, wenn ich nicht perfekt verstanden habe. Sowohl während des Verkaufsprozesses als auch während der Einführung der Rollen sprechen sie mindestens 60 % unserer Anrufe, und ich mache mir die ganze Zeit wütend Notizen.

Lydia: Sie haben also eine bestimmte Zeit, in der es sozusagen eine Entdeckungsphase gibt. Wie sieht die Situation bei Ihnen aus, oder besser gesagt, wie viele Stellen müssen Sie besetzen, und wohin entwickelt sich das Unternehmen in der Regel? Wie lange dauert dieser Prozess im Durchschnitt bei Ihnen?

Julia: Das ist eine gute Frage. Der Prozess der Vertriebsentdeckung dauert in der Regel drei bis vier Anrufe, und jeder Anruf dauert zwischen 30 Minuten und einer Stunde. Das Ziel dieses Teils ist es, den geschäftlichen Grund für diese offenen Stellen zu verstehen, den geschäftlichen Grund für die Einstellung.

Sobald sie sagen: "Ja, wir würden gerne mit Ihnen zusammenarbeiten". Der Aufnahmeprozess besteht dann aus einem 30- bis 60-minütigen ausführlichen Gespräch, in dem wir die genauen Details der Rolle selbst und die Kandidaten, die sie für diese Rollen suchen, besprechen und herausfinden, was sie zu perfekten Kandidaten macht, die perfekt in die offene Stelle passen, um sie dabei zu unterstützen, die Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Lydia: Soweit ich weiß, haben Sie auch eine durchschnittliche Wartezeit von 30 Tagen bis zur Besetzung erreicht. Was ist hier das Geheimnis, und wie verhält sich dies im Vergleich zu den Branchentrends, insbesondere jetzt? Zusätzlich zu dieser Frage, welche Art von Industrie oder welche Art von Rollen besetzen Sie normalerweise?

Julia: Vielen Dank für diese Frage. Ja, ich bin sehr stolz auf unsere durchschnittliche Einstellungszeit von 30 Tagen, vor allem, weil wir in der Tech-Branche tätig sind, in der die Rekrutierung extrem schwierig ist. Der Grund, warum wir diese durchschnittliche Zeit von 30 Tagen bis zur Einstellung erreichen, ist, dass wir einen sehr gründlichen Aufnahmeprozess durchführen.

Wir beginnen also mit einem 30- bis 60-minütigen Telefonat, in dem wir eine Unmenge von Fragen stellen. 48 Stunden später präsentieren wir unserem Kunden 10 Profile und sagen, dass die Personen mit dem übereinstimmen, was Sie gesucht haben. In der Regel lautet die Antwort ja. Wir gehen alle 10 Kandidaten einzeln durch, und sie sagen: "Ja, grünes Licht, los geht's." Dann beginnen wir mit der Personalsuche, und in der Regel können wir dem Kunden innerhalb der ersten ein bis zwei Wochen unserer Zusammenarbeit vier Kandidaten vorschlagen.

Warum emotionale Intelligenz die Superkraft eines Recruiters ist

Lydia: Was sind Ihrer Meinung nach die häufigsten Fehler, die Personalvermittler machen, und wie können sie diese vermeiden, vor allem, wenn sie ein bestimmtes Ziel oder einen KPI haben, um eine Stelle innerhalb einer bestimmten Zeit zu besetzen? Es gibt so viele verschiedene Arten von Qualifikationen, und man muss den richtigen Kandidaten finden.

Julia: Ja, man muss eine sehr hohe emotionale Intelligenz haben, um ein guter Recruiter zu sein. Man muss in der Lage sein, die Aufnahmegespräche wirklich überlegt zu führen. Man muss hören, was der einstellende Manager nicht sagt. Man kann sich nicht einfach an ein Skript halten. Sie können nicht einfach sagen: Okay, hier sind die 10 Fragen, die ich Ihnen stellen werde. Beantworten Sie sie. Okay, super. Und weiter geht's.

Sie müssen auf die Nuancen in den Antworten des Personalchefs achten und dann tiefer gehen. Wenn sie sagen: "Ja, das wäre ein "nice to have", aber nicht unbedingt ein "must". Dann fragen Sie sich: "Ist das wirklich ein Muss?" Denn ich weiß, dass es vielen Personalverantwortlichen passiert, dass sie Kandidaten schicken und der Personalverantwortliche dann feststellt: "Oh, ich brauchte diese anderen Anforderungen, die ich nicht erwähnt habe."

Wenn Sie also diese Nuancen erkennen und den ersten Anruf und alle folgenden Anrufe aus einer beratenden Perspektive führen können, dann werden Sie in der Lage sein, die Zeit bis zum Abschluss zu verkürzen.

Lydia: Nun zu den Bewerbern: Welcher Sourcing-Kanal funktioniert für Sie in der Tech-Branche am besten?

Julia: Oh, LinkedIn Recruiter. Ich weiß, dass es schlecht gemacht wird. Ich weiß, dass alle wütend auf LinkedIn sind, weil es so teuer ist. Ich weiß, dass viele andere Gründer nicht für einen LinkedIn-Recruiter-Platz bezahlen. Ich denke, das ist ein großer Fehler. Ich denke, der ROI von LinkedIn Recruiter ist es absolut wert.

Lydia: Wie nutzen Sie Technologie und Datenanalyse in Ihrem Rekrutierungsprozess, um ihn zu verbessern oder um Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten?

Julia: Gute Frage. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es unser Ziel, innerhalb von ein bis zwei Wochen vier Kandidaten zu vermitteln. Das ist also einer der KPIs für mein Team im Allgemeinen. Mein Ziel ist es, dass mein Team zwei Angebote pro Monat erhält, und um das zu erreichen, sprechen wir über tägliche Kennzahlen von 25 Outreach-Maßnahmen pro Tag und fünf Kandidaten-Screenings pro Tag.

Indem wir also jede einzelne Stufe, jeden einzelnen Teil des Trichters des Rekrutierungsprozesses verfolgen, können wir den Erfolg für unsere Kunden sicherstellen. Wir verfolgen dies über LinkedIn Recruiter. Ich kann sehen, wie viele Nachrichten meine Teams verschicken, und dann verwenden wir auch eine Kombination aus ATS und CRM Recruiter Flow. Ich bin absolut begeistert davon. Ich kann es anderen Personalvermittlern nur wärmstens empfehlen. Sehr erschwinglich, sehr robust. Die Tatsache, dass ich meine Bewerber und meine potenziellen Kunden alle im selben Bereich speichern kann, ist ein echter Wendepunkt. Wir speichern also Kandidaten dort, um ihren Prozess während des gesamten Rekrutierungsprozesses zu verfolgen.

Das Geheimnis der blitzschnellen Einstellung

Lydia: Und jetzt kommen wir zu dem sanfteren Teil der Personalbeschaffung. Sie haben sicher schon so viele Geschichten gesehen, Erfolgsgeschichten, aber was ist Ihre herausragendste oder denkwürdigste Einstellungsgeschichte, Julia?

Julia: Oh mein Gott, das ist eine gute Frage. Also, der stolzeste Moment meiner bisherigen Karriere als Personalvermittler sind zwei Dinge, die mir einfallen.

Erstens habe ich eine Stelle als leitender Softwareentwickler innerhalb von sechs Tagen besetzt, und zwar buchstäblich vom ersten Screening bis zum Angebot - sechs Tage.

Der andere Punkt, auf den ich sehr stolz bin, ist, dass wir in der Tech-Recruiting-Branche arbeiten. Das bedeutet, dass wir für eine Vielzahl von Positionen in Technologieunternehmen rekrutieren. Also ja, wir besetzen Software-Engineering-Positionen, aber wir besetzen auch Vertriebspositionen, Marketingpositionen, C-Suite-Positionen und operative Positionen.

Eine der von uns zu besetzenden Stellen war die eines COO, und solche Suchen dauern in der Regel vier bis sechs Monate. Wir haben einen COO in nur drei Wochen gefunden und eingestellt, vom ersten Tag des Screenings bis zu dem Tag, an dem ihr die Stelle angeboten wurde.

Ich bin sehr stolz darauf, dass mein Team in der Lage ist, so schnell zu handeln, so schnell das Interesse der Kandidaten zu wecken und genau das zu liefern, was der Personalchef will. Ich denke, das ist es, was uns wirklich auszeichnet.

Lydia: Erzähl mir von den sechs Tagen.

Julia: Ist das nicht verrückt? Das liegt wiederum daran, dass wir diese super gründliche Aufnahme machen. Ich wusste genau, wen sie an diesem Tag wollten. Am Tag des Gesprächs ging ich los und suchte 25 Profile. Viele von ihnen haben zugesagt, aber dieser eine hat ganz besonders zugesagt.

Wir hatten entweder am selben oder am nächsten Tag ein Telefongespräch. Ich habe ihn noch am selben Tag vorgeschlagen, und der Kunde war von seinem Profil so begeistert, dass er ihn in den Bewerbungsprozess aufgenommen hat. Er hatte buchstäblich drei Vorstellungsgespräche hintereinander, und sie haben ihm die Stelle angeboten.

Das ist auch ein Teil unseres Geheimrezepts: Wir arbeiten nur mit Kunden zusammen, die sich voll und ganz auf den Einstellungsprozess einlassen. Wenn sie ihre Füße schleppen und sich nicht schnell bewegen, werde ich das meinem Team nicht zumuten. Das ist für keinen von uns eine gute Beziehung.

Man muss unseren Kunden zugute halten, dass sie schnell handeln. Sie wissen, dass Spitzentalente immer einen Vorteil haben und leicht woanders arbeiten könnten. Wenn sie nicht schnell handeln, werden sie sie verlieren - und das ist es, was eine erfolgreiche Partnerschaft ausmacht.

Lydia: Und zum Schluss, Julia, welchen Rat würdest du jemandem geben, der heute in die Personalvermittlung einsteigt?

Julia: Gute Frage. Man muss mehr zuhören als reden. Das ist absolut mein wichtigster Ratschlag. Stellen Sie also sowohl Ihren Kunden als auch Ihren Bewerbern wirklich durchdachte Fragen. Bei der Auswahl der Kandidaten müssen Sie deren Hintergrund wirklich gründlich erforschen, und jedes Mal, wenn Sie sich mit Ihrem Kunden treffen, müssen Sie wirklich durchdachte Folgefragen stellen, damit Sie die Rolle verstehen und wissen, welche Änderungen Sie gegebenenfalls während des Einstellungsverfahrens vornehmen müssen.

Lydia: Vielen Dank, Julia, für deine Zeit und deine Einsichten. Es waren großartige, großzügige Gespräche, die du mit uns geführt hast. Wenn also jemand zuhören und ein Gespräch beginnen möchte, wo kann man am besten mit Ihnen in Kontakt treten?

Julia: Ja, am besten geht das über LinkedIn. Ich bin also die einzige Julia Arpag auf LinkedIn. Suchen Sie also einfach nach meinem Namen und ich werde erscheinen. Schauen Sie sich auch unsere Website an, alignedrecruitment.com.

Lydia: Nochmals vielen Dank, Julia. Wir haben uns mit Julia Arpag, CEO und Gründerin von Aligned Recruitment, unterhalten. Vielen Dank, dass Sie bei uns waren, und denken Sie daran, sich für weitere wöchentliche Folgen von All In Recruitment anzumelden.