EP128: HR Ways - Wie man Tech-Talente findet und bindet

All-In Recruitment ist ein Podcast von Manatal, in dem es um alles geht, was mit den Aufgaben und Trends der Personalbeschaffungsbranche zu tun hat. Nehmen Sie an unseren wöchentlichen Gesprächen mit führenden Unternehmen der Personalbeschaffungsbranche teil und erfahren Sie mehr über ihre Best Practices, um die Art und Weise, wie Sie einstellen, zu verändern.

Diese Abschrift wurde aus Gründen der Klarheit bearbeitet.

‍

‍

‍

Lydia: Willkommen zum All In Recruitment-Podcast von Manatal, in dem wir bewährte Praktiken, Erkenntnisse und Trends mit führenden Persönlichkeiten aus dem Bereich der Personalbeschaffung erkunden. Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, abonnieren Sie bitte unsere Kanäle auf YouTube und Spotify und bleiben Sie auf dem Laufenden für unsere wöchentlichen Episoden.

Ich bin Ihre Gastgeberin, Lydia, und diese Woche haben wir Madeeha Shameem, die Mitbegründerin von HR Ways. Schön, dass Sie da sind, Madeeha.

Madeeha: Vielen Dank, Lydia. Ich bin ebenso begeistert, endlich hier zu sein. Ich bin seit einiger Zeit Nutzerin von Manatal und in der Personalbeschaffungsbranche tätig, und ich denke, Manatal leistet großartige Arbeit. Ich habe mir Ihren Podcast All In Recruitment angehört und angeschaut. Sie sind so hilfreich, und ich bin sehr froh, endlich hier zu sein.

Die Zukunft der Einstellung von Technikern

Lydia: Das freut mich sehr zu hören. Ich bin so froh, dass Ihnen der Podcast und das Produkt gefallen. Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, bei uns zu sein. Lassen Sie mich damit beginnen, Sie über Ihre Reise in den Talentbereich zu befragen, Madeeha. Als du HR Ways mitbegründet hast, welche Lücken wolltest du schließen?

Madeeha: Wir haben im Grunde als einfache Personalvermittlungsagentur angefangen, ich glaube, das war zu der Zeit, als die Tech-Industrie auf der ganzen Welt wuchs. Irgendwie begann unser Verhältnis zum Tech-Sektor zu wachsen, also beschlossen wir, eine Tech-Recruitment-Agentur zu werden. Ich habe auch Technik studiert, und der andere Gründer, den wir haben, hat Personalwesen studiert. Es war also eine gute Kombination, in der HR-Tech-Branche tätig zu sein.

Lydia: Welche kritischen Bereiche der technischen Personalbeschaffung werden Sie in naher Zukunft in Betracht ziehen?

Madeeha: Ich glaube, man muss zunächst einmal verstehen, dass die Personalbeschaffung in der Technologiebranche überhaupt nicht einfach ist. Wenn Sie sich auf die Suche machen, werden Sie feststellen, dass es weltweit nur sehr wenige Personalvermittlungsagenturen für den Tech-Bereich gibt, weil es schwierig ist, Talente für diesen Bereich zu finden. Es gibt einfach zu viele Stellen im Tech-Bereich und zu wenige Bewerber.

Die zweite Herausforderung besteht darin, dass sich die Technologie ständig weiterentwickelt. Unsere Kunden neigen dazu, Stellenbeschreibungen sehr schnell zu ändern. Sie könnten plötzlich sagen: "Oh, ich habe gerade vergessen hinzuzufügen, dass sie auch ein gutes Verständnis von KI haben sollten. Dann taucht dieser Trend auf und wird Teil der Stellenbeschreibungen. Die Stellenanforderungen entwickeln sich also ständig weiter. Alle wollen Mitarbeiter, die mit den neuesten Technologien auf dem Markt arbeiten.

Dies sind einige der wichtigsten Aspekte der Personalbeschaffung im technischen Bereich - Sie müssen mit den neuesten Technologien Schritt halten, Ihre Bewerber weiterbilden und sie ermutigen, freiberufliche Projekte zu übernehmen. Nicht jeder, der einen Job hat, wird sofort mit neuen Technologien arbeiten, und das gilt auch für diejenigen, die bereits in der Technikbranche tätig sind. Viele fragen sich, wie sie auf dem Laufenden bleiben sollen - sie haben vielleicht gerade erst eine Version einer Technologie erlernt, und die nächste Version ist bereits auf dem Markt. Das ist eine große Herausforderung.

Nehmen wir zum Beispiel die iOS- und Android-Entwicklung. Diese Bereiche schrumpfen, weil Technologien wie React Native und Flutter die Oberhand gewonnen haben. Menschen, die nur an der Android- und iOS-Entwicklung gearbeitet haben, machen sich jetzt Sorgen um ihre Karriere. In den nächsten fünf Jahren haben sie vielleicht noch einen Job, aber danach wird es viel schwieriger. Viele Unternehmen stellen ihre Anwendungen auf React Native um.

Viele Arbeitgeber sind auch nicht bereit, in Schulungen zu investieren oder diesen Entwicklern die Möglichkeit zu geben, React Native am Arbeitsplatz zu lernen. Stattdessen bevorzugen sie Bewerber, die bereits Erfahrung haben, insbesondere mit komplexen Technologien. Dies stellt eine große Herausforderung sowohl für Personalvermittler als auch für Arbeitssuchende in der Tech-Branche dar.

Lydia: Sie haben vorhin erwähnt, dass Sie über Qualifikationen im technischen Bereich verfügen. Wie hat sich dies zu einem Vorteil entwickelt, und was sind die Schritte, die diejenigen, die in der Technik rekrutieren und diesen Vorteil nicht haben, unternehmen sollten, um mit diesen Veränderungen, über die Sie gerade gesprochen haben, Schritt zu halten?

Madeeha: Ich war keine Vollzeit-Software-Ingenieurin. Ich habe Geologie studiert, und in der Geologie haben wir viel mit Technologien zur Kartierung des Untergrunds gearbeitet. Ich habe also viel mit Software zu tun gehabt. Man brachte uns sogar grundlegende C#- und C++-Programmierung bei.

Ich habe zwar keine Erfahrung mit Spitzentechnologien, aber ich weiß, wie Technik funktioniert - zumindest die Grundlagen. Wenn jemand zum Beispiel an einem Projekt gearbeitet hat, ist es sehr unwahrscheinlich, dass dies nicht in seinem Lebenslauf aufgeführt ist. Wenn also jemand eine Behauptung aufstellt, weiß ich, wie und wo ich sie nachprüfen kann.

Aber das allein war nicht genug. Wir werden von einer portugiesischen Softwaregruppe mit einem Team von Softwareentwicklern unterstützt. Wann immer ein technisches Problem auftaucht, wenden wir uns an einen unserer Entwickler und bitten ihn um seinen Beitrag. Jeder, der in der Personalvermittlung tätig ist, muss über ein solides technisches Fundament verfügen, denn wir haben den Anspruch, technische Personalvermittler zu sein. Ein technischer Personalvermittler braucht einen starken Software-Hintergrund.

Wenn zum Beispiel ein Personalvermittler einfach nur Lebensläufe heraussucht, muss mein technisches Team im Hintergrund bestätigen, dass ich in die richtige Richtung gehe. Die Einstellung im technischen Bereich unterscheidet sich stark von der Prüfung eines Profils in der Personalabteilung oder im Rechnungswesen, wo man hauptsächlich die Qualität des Lebenslaufs beurteilt und nach einem Gespräch mit dem Bewerber entscheidet. Im technischen Bereich kann man einen Kandidaten oft schon anhand seines Lebenslaufs, seiner Projekte und seiner GitHub-Links beurteilen.

Da es sich bei der Programmierung um eine greifbare Fähigkeit handelt, kann Ihr technisches Team helfen, die Fähigkeiten eines Bewerbers zu überprüfen. Sie können überprüfen, ob jemand etwas tatsächlich eingesetzt oder nur darüber geschrieben hat. Manche Bewerber geben in ihren Lebensläufen nur Technologien an, ohne tatsächlich daran gearbeitet zu haben. Wenn ein Projekt nicht aufgeführt ist, kann mein Team sagen: "Nein, das steht nicht in ihrem Portfolio - ich glaube nicht, dass sie das tatsächlich gemacht haben."

Der Kampf um die richtige Rekrutierungstechnologie

Lydia: Das ist sehr nützlich, wenn man ein eigenes Unternehmen betreibt und es aufbaut. Was hat sich für Sie bei der Auswahl der richtigen Technologie für Ihr Personalvermittlungsunternehmen bewährt, um all diese Veränderungen wirklich zu bewältigen?

Madeeha: Zunächst einmal hat sich Manatal für mich bewährt. Die längste Zeit haben wir Google Sheets verwendet, aber jetzt benutzen wir Manatal seit etwa 1,5 Jahren. Es ist nicht so, dass wir nie über ein CRM nachgedacht hätten - es gab nur nicht viele Optionen auf dem Markt. Ich denke, die Branche war für die meisten Anbieter nicht im Fokus. Es fehlte an Software für die Personalbeschaffung auf Unternehmensebene für Agenturen. Die meisten der verfügbaren Lösungen waren für Unternehmen konzipiert, nicht für Agenturen.

Wir haben Hunderte von Kunden gleichzeitig, daher war es eine echte Herausforderung, das richtige CRM und ATS zu finden. Aber als wir es dann gefunden hatten, war ich sehr zufrieden - auch wenn es uns etwas kostet, da wir etwa 30 Arbeitsplätze haben, was sich summiert. Aber es hat sich gelohnt, denn es hat unsere Abläufe erheblich verbessert.

Früher haben wir Kandidatenlisten mit Hilfe von Google Sheets an unsere Kunden weitergegeben. Jetzt verwenden wir Manatal, was diesen Prozess rationalisiert hat. Ein weiterer wichtiger Bestandteil unserer Rekrutierungsstrategie ist der Massenversand von E-Mails. Damit können wir eine große Anzahl von Kandidaten sehr schnell erreichen. Manchmal nutzen wir die in Manatal integrierte E-Mail-Funktion, ein anderes Mal verwenden wir externe E-Mail-Dienste.

E-Mail ist ein wichtiger Bestandteil unseres Einstellungsverfahrens. Oft müssen wir 200 Bewerber auf einmal kontaktieren und ihnen Mitteilungen über relevante Stellenangebote schicken. Da wir nur drei Tage Zeit haben, um eine Reihe von Bewerbern vorzubereiten, ist die Technologie unverzichtbar - ohne sie wäre es unmöglich zu bewältigen.

In ähnlicher Weise nutzen wir auch WhatsApp und SMS, um die Bewerber über offene Stellen zu informieren. Und wenn Sie LinkedIn als technologisches Werkzeug betrachten, dann nutzen wir auch das, zusammen mit bezahlten Anzeigen bei Google und Facebook.

Warum Gegenangebote die Einstellungszyklen verlängern

Lydia: Was die Unternehmen oder potenziellen Kunden betrifft, mit denen Sie zu tun haben, was sind die größten Missverständnisse, die Unternehmen über die Einstellung von Technikern haben?

Madeeha: Zunächst einmal muss man verstehen, dass dieser Irrglaube, alle Positionen hätten das gleiche Gehalt und Budget, in der Regel von neuen Geschäftsinhabern stammt. Technische Positionen sind in der Regel 30 bis 40 % höher bezahlt als nichttechnische Positionen wie Buchhaltung, Finanzen oder Marketing.

Ein weiteres Problem ist, dass viele Unternehmen, die neu in die Branche einsteigen, nicht erkennen, dass sie ein starkes Sozialleistungspaket und eine attraktive Vergütungsstruktur benötigen, um Tech-Talente zu binden. Unternehmen wie Google haben die Messlatte unglaublich hoch gelegt, indem sie kostenlose Mittagessen, gemütliche Arbeitsräume und umfangreiche Vergünstigungen anbieten. Viele finanzstarke Technologieunternehmen bieten zahlreiche Leistungen an, erwarten dafür aber relativ wenig.

Dies hat in gewisser Weise zu einer "Faulheitskultur" in der Branche geführt, in der sich einige Mitarbeiter den traditionellen Erwartungen an den Arbeitsplatz widersetzen. Wenn Unternehmen von ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie jeden Tag pünktlich erscheinen, ständig online sind und regelmäßig Berichte vorlegen, wehren sich viele Bewerber und bezeichnen dies als Mikromanagement. Sie erwarten Flexibilität und ziehen es vor, am Ende der Woche oder des Tages Updates zu liefern, anstatt strengen Berichtsstrukturen zu folgen. Diese unrealistischen Erwartungen haben es für IT-Unternehmen schwierig gemacht, ihre Mitarbeiter zu managen.

Eine weitere Herausforderung ist, dass viele Bewerber bei Gehaltsverhandlungen unprofessionell vorgehen. Sie fordern massive Gehaltserhöhungen, und selbst wenn ein Unternehmen auf ihre Forderungen eingeht, nehmen sie das Angebotsschreiben oft zu ihrem derzeitigen Arbeitgeber zurück, um ein Gegenangebot auszuhandeln. Da es einfacher ist, im selben Unternehmen zu bleiben, als sich an einem neuen Arbeitsplatz zu beweisen, entscheiden sich die Bewerber oft dafür, zu bleiben - es sei denn, das neue Angebot ist wesentlich besser.

Es besteht eine 70-prozentige Chance, dass ein Bewerber ein Gegenangebot annimmt, anstatt sich an einen neuen Arbeitgeber zu wenden, wodurch die Einstellungszyklen länger und schwieriger werden. Dieser Trend ist besonders häufig in Indien und Pakistan zu beobachten, den zweit- und drittgrößten Märkten der Gig Economy. Viele Unternehmen werben Softwareingenieure aus diesen Regionen an, weil sie erschwingliche Talente anbieten, aber da es so viele Beschäftigungsmöglichkeiten gibt, haben die Bewerber die Oberhand.

Im Gegensatz dazu arbeiten wir auch in Märkten wie Portugal, Spanien, Brasilien und den Niederlanden, wo dieses Verhalten weniger verbreitet ist. Es gibt zwar immer noch viele Möglichkeiten, aber die Arbeitnehmer in diesen Regionen sind tendenziell stabiler. In Gebieten mit einer Fülle von Technologiejobs haben die Unternehmen jedoch aufgrund dieser Herausforderungen Schwierigkeiten, Talente zu gewinnen und zu halten.

Lydia: Um auf die grundlegenden Dinge zurückzukommen, die ein Personalvermittlungsunternehmen ausmachen: Wie finden Sie Ihre Bewerber? Ich meine, welcher Sourcing-Kanal hat sich für Sie wirklich bewährt?

Madeeha: Die erste und wichtigste Plattform für uns, auf die wir uns zu 70 bis 80 % verlassen, ist LinkedIn. Wir haben rund 275.000 Follower auf unserer LinkedIn-Seite, und auch unsere Recruiter haben starke persönliche Follower. Wenn wir eine neue Stelle zu besetzen haben, stellen wir sie zuerst auf LinkedIn ein und geben den Kandidaten die Möglichkeit, sich zu bewerben.

Gleichzeitig gehen wir unsere Datenbank durch, um zu sehen, wer sich in der Vergangenheit auf ähnliche Stellen beworben hat, und extrahieren potenzielle Kandidaten aus diesen Pipelines. Sobald wir eine Liste haben, organisieren wir sie, verschicken E-Mails und folgen mit WhatsApp-Nachrichten nach.

Wenn wir noch mehr Kandidaten brauchen, suchen wir in unserer eigenen Datenbank und in Stellenbörsen nach weiteren Interessenten. Danach kehren wir zu LinkedIn zurück, um die Bewerbungen zu prüfen und zu bewerten, wie viele relevante Kandidaten wir erhalten haben.

Da unsere erste Gruppe von Bewerbern, die in die engere Wahl kommen, nur aus den sieben am besten geeigneten Bewerbern besteht, finden wir während des gesamten Prozesses in der Regel nur zwei oder drei besonders geeignete Bewerber. Auch die Zeit ist ein Hindernis - wir haben nur drei Arbeitstage, um das Einstellungsverfahren abzuschließen. Um effizient zu bleiben, versuchen wir, die Vorauswahl in zwei Tagen abzuschließen, so dass den Kandidaten ein Tag bleibt, um ihre Lebensläufe zu aktualisieren. Im Grunde genommen haben wir nur zwei Tage Zeit, um die richtigen Leute zu finden.

Wenn wir danach nicht genügend Kandidaten haben, gehen wir individuell auf sie zu. Wir suchen manuell nach relevanten Fachleuten auf LinkedIn und informieren sie direkt über die Gelegenheit.

Wir investieren auch in bezahlte Werbung, aber in begrenztem Umfang. Wir geben Geld für Facebook- und LinkedIn-Werbung aus, obwohl das bezahlte Marketing von LinkedIn nicht so effektiv und kosteneffizient ist wie das von Meta. Da LinkedIn-Anzeigen teuer sein können und nur eine begrenzte Reichweite haben, nutzen wir auch Google Ads und SEO-Strategien, um Kandidaten zu gewinnen, was zu mehr Traffic auf unserer Seite führt.

Aufbau starker Bewerberbeziehungen in einem wettbewerbsintensiven Markt

Lydia: Ja, und Sie sprachen vorhin davon, dass die Kandidaten und die wichtigsten Kandidaten das Stellenangebot annehmen und möglicherweise sogar auf ein Gegenangebot zurückgehen. Wie pflegen Sie also die Beziehungen sowohl zu den Bewerbern als auch zu den Unternehmen, vor allem in solchen Situationen, wenn diese so viele Möglichkeiten zur Auswahl haben?

Madeeha: In solchen Situationen nehmen wir eine harte Haltung ein, weil wir es für höchst unethisch halten, wenn ein Bewerber ein Angebot annimmt, das Angebotsschreiben unterschreibt und dann nach fünf, sechs oder sogar acht Tagen zurücktritt.

Da wir in der Branche über mehrere Länder hinweg gut vernetzt sind, kommunizieren wir oft direkt mit Personalverantwortlichen in diesen Regionen. Wenn wir diese Fälle mit ihnen besprechen, stellt sich fast immer heraus, dass es sich um ein Gegenangebot handelt. In der Regel reagieren die Bewerber nach Erhalt eines Angebots tagelang nicht, um dann später zurückzukommen und abzulehnen.

Auf der Arbeitgeberseite bemühen wir uns, die Unternehmen über diesen Markttrend aufzuklären. Wir raten ihnen, nicht davon auszugehen, dass die Einstellung garantiert ist, nur weil sie schnell einen Kandidaten gefunden und ein Angebot verschickt haben. Es besteht immer die Möglichkeit, dass der Kandidat das Angebot noch ablehnt. Das ist leider die Realität in der Branche.

Seit der Einführung unserer Abteilung für Hintergrundüberprüfungen konnten wir diese Fälle jedoch um bis zu 70 % reduzieren. Wir führen gründliche Referenzprüfungen durch und überprüfen die Kündigungen der Bewerber, um solche Fälle zu minimieren.

Lydia: Und das sind nur Teile der Reise eines Personalvermittlers, da bin ich mir sicher. Wenn man sich einen Markt ansieht, auf dem die Nachfrage nach Bewerbern so groß ist, aber auch wenn man sich Ihre Karriere als Personalvermittler ansieht, haben Sie vielleicht einige großartige Erfahrungen gemacht und einige großartige Geschichten zu erzählen.

Könntest du vielleicht eine denkwürdige oder Lieblingsgeschichte über die Einstellung von Mitarbeitern erzählen, Madeeha?

Madeeha: Eine meiner wichtigsten Geschichten handelt von einem Kunden, der zunächst zweimal versuchte, mich von einer internationalen Nummer aus anzurufen. Zu der Zeit war ich beschäftigt, und da ich nicht antworten konnte, nahm ich an, dass sie sich, wenn es wichtig war, stattdessen an die Hauptkontaktnummern unseres Unternehmens wenden würden. Also habe ich den Anruf nicht sofort beantwortet.

Aber etwas in meinem Bauchgefühl sagte mir etwas anderes - vielleicht war es Intuition. Eine Stunde später beschloss ich, sie zurückzurufen. Als ich die Anrufprotokolle unseres Unternehmens überprüfte, stellte ich fest, dass sie nie versucht hatten, mich über unsere Hauptkontaktnummern zu erreichen, nachdem ich nicht abgenommen hatte.

Dieser Anruf war ein entscheidender Wendepunkt. Heute ist dieser Kunde einer unserer größten, der fast 70 % des Geschäfts unseres Unternehmens ausmacht. Rückblickend betrachtet hätte ich Tausende von Dollar an Einnahmen verpasst, wenn ich nicht meinem Instinkt gefolgt wäre und den Anruf erwidert hätte. Deshalb ist diese Geschichte nach wie vor meine Lieblingsgeschichte - es war eine einfache Entscheidung, die große Auswirkungen hatte.

Lydia: Offensichtlich haben Sie so viel gesehen und all das aus erster Hand erfahren. Welchen Rat würden Sie jemandem geben, der neu in die Personalvermittlung einsteigt?

Madeeha: Der erste Ratschlag, den ich geben würde, ist, sich auf eine Nische zu konzentrieren. Tappen Sie nicht in die Falle, dass Sie denken, Sie seien ein Einheitsunternehmen, das für alle passt. Wenn ich zum Beispiel in der Tech-Branche aufgestiegen bin und mich entschließe, in ein neues Team zu investieren, das sich auf etwas völlig anderes konzentriert, wie z. B. Callcenter, dann wird das nicht auf die gleiche Weise funktionieren. Die Prozesse in der Technologiebranche und in Callcentern sind sehr unterschiedlich. Ich bräuchte separate LinkedIn-Seiten, ein anderes Branding, ein anderes Team für die Bewerbersuche, andere Ausgaben für Anzeigen und möglicherweise sogar andere Arbeitszeiten, da Callcenter in der Regel nachts arbeiten, während normale Stellen tagsüber besetzt werden.

Ich kann es nicht mit demselben Team oder demselben Ansatz schaffen. Mein derzeitiges Team weiß, wie die Technologiebranche funktioniert, aber dies würde eine völlig andere Struktur erfordern.

Zweitens: Seien Sie reaktionsschnell. Reagieren Sie umgehend auf E-Mails und LinkedIn-Nachrichten sowie auf Ihre Kunden und Bewerber. Die Reaktionszeit ist entscheidend - wenn Sie zu lange brauchen, verlieren sie das Interesse. Versuchen Sie, innerhalb von drei bis vier Arbeitstagen eine Liste von Kandidaten zu erstellen. Danach könnten Ihre Kunden das Interesse verlieren, also ist Pünktlichkeit der Schlüssel.

Als nächstes sollten Sie in die richtigen Tools investieren. Ein gutes ATS (Applicant Tracking System) und eine zuverlässige E-Mail-, WhatsApp- und SMS-Software sind unerlässlich. Wenn Sie schnell Einnahmen erzielen wollen, können Sie es sich nicht leisten, auf diese Tools zu verzichten. Manche Leute denken, sie würden erst Geld verdienen und dann in Tools investieren, aber das verzögert den Erfolg. Wir haben diesen Fehler gemacht - wir haben zuerst in ein Büro investiert, bevor wir in Technologie investiert haben. Im Nachhinein betrachtet hätten wir zuerst in die richtigen Werkzeuge investieren und von zu Hause aus arbeiten sollen, bis wir genug Umsatz hatten, um uns ein Büro leisten zu können.

Wählen Sie Ihre Prioritäten mit Bedacht und vermeiden Sie es, dieselben Fehler zu machen. Auch Ihre Website ist eine wichtige Investition - sie muss regelmäßig aktualisiert werden, um aktuell zu bleiben. Bleiben Sie auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass Sie sich an die Veränderungen in der Branche anpassen.

Lydia: Ich danke Ihnen vielmals. Das sind großartige Ratschläge, und ich bin sicher, dass sie denjenigen, die mit dem Gedanken spielen, ein Personalvermittlungsunternehmen zu gründen, sehr weiterhelfen werden. Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und all diese Einblicke.

Welches ist also der beste Kanal für diejenigen, die Ihnen zuhören und mit Ihnen in Kontakt treten möchten?

Madeeha: Sie können mir persönlich auf LinkedIn folgen und mir eine Nachricht hinterlassen. Ich persönlich checke mein LinkedIn jeden Tag und versuche, so vielen Leuten wie möglich zu antworten.

Lydia: Und wir haben uns mit Madeeha Shameem, Mitbegründerin von HR ways, unterhalten. Danke, dass Sie bei uns waren, und vergessen Sie nicht, sich für weitere wöchentliche Folgen von All In Recruitment anzumelden.