Der Umgang mit ausscheidenden Mitarbeitern ist eine unvermeidliche Folge der Arbeit im Personalwesen. Personalverantwortliche müssen in der Lage sein, mit den unzähligen Problemen umzugehen, die dabei auftreten.
Der beste Weg, etwas Komplexes zu tun, ist ein Prozess. In diesem Fall ist dieser Prozess als "Offboarding" von Mitarbeitern bekannt.
Was ist das Offboarding von Mitarbeitern?
Das Offboarding von Mitarbeitern beschreibt den Prozess der Trennung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Er umfasst mehrere Prozesse, die stattfinden müssen, wenn jemand ein Unternehmen verlässt. Ein guter Offboarding-Prozess wird im Voraus geplant. Arbeitgeber können Offboarding für jede Rolle in einem Unternehmen nutzen.
Der Grund für das Ausscheiden des Mitarbeiters ist meist unerheblich. Der Offboarding-Prozess muss stattfinden. Das gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeiter freiwillig geht oder nicht. Indeed Wenn es sich um eine unfreiwillige Beendigung handelt, kann dies entscheidend sein. Wenn sich die Wege unglücklich trennen, hat das Auswirkungen auf die Sicherheit. Und wenn es einen Mangel an Talenten gibt, kann der Verlust von Fähigkeiten störend sein.
Wer ist für das Offboarding von Mitarbeitern verantwortlich?
Es gibt viele Personen, die bei der Entlassung eines Mitarbeiters eine Rolle spielen müssen. Dies hängt von der Rolle des ausscheidenden Mitarbeiters ab. Vorgesetzte und die Kollegen des ausscheidenden Mitarbeiters haben alle eine Rolle zu spielen. Die IT-Abteilung kann einige Aufgaben im Rahmen des Prozesses übernehmen, wie z. B. das Entfernen des Zugangs des Mitarbeiters zu den Systemen des Unternehmens. In den meisten Fällen übernehmen jedoch die Mitarbeiter der Personalabteilung die Führung bei der Abwicklung des Prozesses. Sie sind z. B. für die Streichung des Mitarbeiters aus der Gehaltsliste verantwortlich.
Offboarding und Onboarding von Mitarbeitern: Was ist der Unterschied?
Onboarding ist der Prozess, bei dem ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen aufgenommen und auf die Gehaltsliste gesetzt wird. Die besten Personalverantwortlichen nutzen ihn, um Mitarbeiter in die Unternehmenskultur einzuführen und sie an ihren neuen Arbeitsplatz zu gewöhnen.
Offboarding hingegen ist das Gegenteil davon. Je nach den Umständen geht es darum, einem Mitarbeiter einen herzlichen Abschied zu bereiten. Oder zumindest darum, den Ausstieg professionell zu gestalten. Es geht auch darum, dem Mitarbeiter den Zugang zu Systemen und Unternehmenseigentum zu entziehen.
Die Personalabteilung muss die betreffende Person von der Gehaltsliste streichen und eventuell einen Ersatz suchen, während die Führungskräfte die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters auf die verbleibenden Mitarbeiter verteilen müssen.
Die Bedeutung desOffboarding
Der Entlassungsprozess ist von entscheidender Bedeutung für die Sicherheit, und 76 % der IT-Führungskräfte sind dieser Meinung[1]. Er ist auch wichtig für das Wohlbefinden des ausscheidenden Mitarbeiters und die Moral im Unternehmen. Der Prozess ist so konzipiert, dass er das Unternehmen möglichst wenig stört.
Auf Wiedersehen und Dankeschön
Wenn ein Mitarbeiter in gutem Einvernehmen ausscheidet oder in den Ruhestand geht, ist das Offboarding eine Gelegenheit für das Unternehmen, seine Wertschätzung für die geleistete Arbeit zu zeigen. Es bietet dem Mitarbeiter auch die Möglichkeit, sein Wissen mit seinem Nachfolger zu teilen.
Sicherheit
Arbeitgeber üben ein enormes Vertrauen aus, wenn sie ihren Mitarbeitern Zugang zu Systemen gewähren. Diese Systeme können vertrauliche Informationen, sensible Daten oder geistiges Eigentum enthalten. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, stellt dies ein Sicherheitsrisiko dar. Der Offboarding-Prozess sollte ehemalige Mitarbeiter von den Systemen des Unternehmens ausschließen.
Auswirkungen der Marke
Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen mit einem schlechten Beigeschmack verlassen, lassen sie das auch andere wissen. Websites wie Glassdoor ermöglichen es Arbeitnehmern, Unternehmen als Arbeitgeber zu bewerten. Ein schlechter Ruf kann es erschweren, gute Talente einzustellen. Ein gut geplanter Entlassungsprozess kann helfen, diesen potenziellen Schaden abzuwehren.
Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern
Jeder mag Checklisten; es hat etwas sehr Befriedigendes, wenn man Aufgaben abhaken kann, sobald sie erledigt sind. Sie kann für das Offboarding verwendet werden, um sicherzustellen, dass die HR-Prozesse korrekt befolgt werden und nichts ausgelassen wird.
Die folgende Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern ist frei verwendbar und kann bei Bedarf geändert werden.
Die genaue Checkliste für die Entlassung von Mitarbeitern ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Verschiedene Personalabteilungen haben ihre eigenen Prozesse, die sie befolgen müssen. Nichtsdestotrotz ist dies ein guter Leitfaden für den Einstieg in die Erstellung einer Checkliste. Klicken Sie hier, um sie zu erhalten.
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Schritt-für-Schritt-Prozess für das Offboarding von Mitarbeitern
1. Dokumentation
Der ausscheidende Mitarbeiter muss ein Kündigungsschreiben einreichen. Es sollte das Datum enthalten, an dem der Mitarbeiter zu gehen wünscht. Die Personalabteilung muss es ordnungsgemäß ablegen.
Sobald die Kündigungsfrist begonnen hat, muss die Personalabteilung die Akte des Mitarbeiters einsehen und die darin enthaltenen Unterlagen prüfen. Sie suchen nach allem, was für das Ausscheiden des Mitarbeiters relevant ist. Dazu könnten Gesundheitsleistungen, Dokumente über Wettbewerbsverbote oder andere Vereinbarungen gehören. Möglicherweise muss die Personalabteilung mit der Rechtsabteilung Kontakt aufnehmen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.
Erforderlichenfalls muss die Organisation dem Arbeitnehmer Kopien wichtiger Dokumente zur Verfügung stellen.
2. Betroffene Parteien informieren
Jetzt ist es an der Zeit, die betroffenen Parteien über die Absichten des Mitarbeiters zu informieren, ob er nun freiwillig geht oder nicht. Im Falle einer Entlassung sollte die Personalabteilung die Gründe für das Ausscheiden des Mitarbeiters nicht preisgeben. Und wenn es sich um eine freiwillige Kündigung handelt, sollten Einzelheiten nur mit Zustimmung des Mitarbeiters mitgeteilt werden.
Die Personalabteilung sollte zunächst den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters informieren. Der Vorgesetzte kann dann die Kollegen des ausscheidenden Mitarbeiters informieren, und die Personalabteilung sollte die Hierarchieebene informieren. Dies kann von der Struktur und Größe des Unternehmens abhängen - es muss nicht unbedingt die Ebene des CEO erreicht werden.
Bei Mitarbeitern, die direkt mit Stammkunden arbeiten, sollten auch die Kunden informiert werden. Es kann aber auch sein, dass der Mitarbeiter eine gute Beziehung zu ihnen aufgebaut hat und dies selbst regeln möchte. Das ist in Ordnung, solange die Organisation einen gewissen Einblick in die Aussagen des Mitarbeiters über die nächsten Schritte hat, da die Organisation weiterhin mit den betreffenden Kunden zusammenarbeiten möchte.
3. Bestimmen Sie, wer die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters übernehmen wird
Wenn der Mitarbeiter ausscheidet, müssen auch seine laufenden Aufgaben erfüllt werden. Dies kann geschehen, indem sie auf die verbleibenden Mitarbeiter verteilt werden. Ist dies nicht der Fall, muss die Personalabteilung mit dem Einstellungsprozess beginnen.
Wenn möglich, können die Personalabteilung und die Geschäftsleitung ein Peer-to-Peer-Training arrangieren und der ausscheidende Mitarbeiter kann seinen Nachfolger coachen. Es kann hilfreich sein, eine Vorstellung davon zu bekommen, was in den verschiedenen Abteilungen erforderlich sein könnte.
Dies gibt Ihnen Sicherheit bei der Entscheidung über die beste Vorgehensweise und ist ein nützliches Wissen, wenn es darum geht, einen Ersatz einzustellen.
4. Rückgabe von Firmeneigentum organisieren
Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern oft die notwendige Ausrüstung zur Verfügung. Dazu gehören z. B. Laptops, Handys oder Firmenwagen. Tatsächlich gaben 27 % der Unternehmen an, dass sie 10 % ihres Technologievermögens aufgrund eines unzureichenden Entlassungsprozesses verloren haben[2].
Die Personalabteilung sollte über ein Dokument verfügen, in dem das Firmeneigentum des ausscheidenden Mitarbeiters aufgelistet ist. Sie müssen dem Mitarbeiter schriftlich ein Datum nennen, bis zu dem das Firmeneigentum zurückgegeben werden muss.
5. Planung und Durchführung eines Entlassungsgesprächs
Im Falle eines freiwilligen Ausscheidens aus einer Organisation ist ein Austrittsgespräch von entscheidender Bedeutung. Dies ist eine Gelegenheit für die Organisation, einige Lektionen zu lernen.
Ein Personalverantwortlicher sollte das Gespräch führen, da er nicht direkt mit dem ausscheidenden Mitarbeiter zusammengearbeitet hat. Er kann die Fragen unvoreingenommen stellen, unbeeinflusst von einer bestehenden Beziehung.
Der Zweck des Austrittsgesprächs besteht darin, Feedback einzuholen. Das Feedback ehemaliger Mitarbeiter hilft Unternehmen, viele Aspekte des Unternehmens zu verbessern, darunter die Arbeitsmoral, Produktivität und Effizienz.
6. Entfernen Sie den Systemzugang des Mitarbeiters
Die IT-Abteilung muss den Zugriff des Mitarbeiters auf die Systeme aufheben, einschließlich der Löschung der Logins für soziale Medien, Auditsoftware und das CRM, um sensible Daten zu schützen und die Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.
7. Überprüfung der Sicherheit
Unternehmen verwenden häufig gemeinsame Logins für eine Vielzahl von Software und Systemen. In diesen Fällen sollte das Unternehmen alle Passwörter ändern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der ausscheidende Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden keinen Zugriff mehr auf die Systeme hat. Dies ist besonders wichtig, wenn der Mitarbeiter unfreiwillig gegangen ist.
8. Offene Finanzverpflichtungen auflösen
Alle ausstehenden Beträge müssen an den Arbeitnehmer gezahlt werden. Dies kann eine Reihe von Posten umfassen.
- Letzte Gehaltszahlung
- Ausstehende Zahlungen für Ausgaben
- Boni
- Abgangsentschädigung
Sobald alle finanziellen Fragen geklärt sind, sollte die Personalabteilung die Daten des Mitarbeiters aus dem Gehaltsabrechnungssystem löschen.
9. Ein herzliches Lebewohl sagen
Wenn ein Mitarbeiter in gutem Einvernehmen geht, sollten sich die Unternehmen die Zeit nehmen, ihm ihre Wertschätzung zu zeigen und ihm für seinen Beitrag zu danken. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und halten sich die Tür für eine künftige Zusammenarbeit offen.
Eine Abschiedsfeier ist eine gute Möglichkeit, sich von einem Mitarbeiter zu verabschieden. Es ist auch eine Gelegenheit für die Kollegen des Mitarbeiters, ihre besten Wünsche zu übermitteln. Viele Arbeitnehmer entwickeln im Laufe ihres Berufslebens enge Beziehungen. Sie verlieren nicht nur einen Kollegen, sondern vielleicht auch einen Freund.
10. Nachbereitung (fakultativ)
Organisationen verändern sich im Laufe der Zeit. Menschen kommen und gehen. Unternehmen wachsen und finden neue Möglichkeiten. Manchmal ergibt sich in einem Unternehmen eine Aufgabe, für die der ehemalige Mitarbeiter perfekt geeignet ist. Indem sie die Kommunikationswege offen halten, bauen Unternehmen ein Netzwerk ehemaliger Mitarbeiter auf, auf das sie zurückgreifen können.
Best Practices für das Offboarding von Mitarbeitern
Professionalität und Verständnis
Unternehmen sollten sich bemühen, das Offboarding von Mitarbeitern professionell und verständnisvoll anzugehen. Dies sollte das Ziel sein, unabhängig von den Gründen für das Ausscheiden des Mitarbeiters.
Das Verlassen eines Arbeitsplatzes, aus welchem Grund auch immer, kann Auswirkungen auf die psychische Gesundheit der Mitarbeiter haben. Daher muss das Offboarding mit Feingefühl angegangen werden.
Lehren aus der Abreise
Das Austrittsgespräch gibt den Unternehmen wertvolles Feedback. Die Gründe, warum jemand eine Stelle verlässt, sind unterschiedlich. Dennoch kann man aus jedem Umstand etwas lernen.
Die Sicherheit im Auge behalten
Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter entlassen wird oder aus eigenem Antrieb geht, müssen Unternehmen die Sicherheit berücksichtigen. Das bedeutet, dass ein Verfahren eingerichtet werden muss, um den Zugang zu vertraulichen Daten und Systemen zu sperren. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Zugangscodes zu den Gebäuden geändert und die Schlüssel zurückgegeben werden. Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, sollte er wie jeder andere außerhalb des Unternehmens behandelt werden.
Festhalten an Fähigkeiten
Es sind die Menschen und die Fähigkeiten, die sie besitzen, die den Erfolg eines Unternehmens ausmachen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es daher wichtig, dass die Unternehmen einen Weg finden, diese Fähigkeiten zu erhalten.
Im Vorfeld des Ausscheidens eines Mitarbeiters müssen die Unternehmen Wege finden, um dessen Fähigkeiten zu erhalten. Die Organisation von Mentorenschaften zwischen dem ausscheidenden Mitarbeiter und seinem Nachfolger ist eine solche Möglichkeit. Dies erfordert solide Rekrutierungsstrategien, wenn der Mitarbeiter während seiner Kündigungsfrist ersetzt werden soll. Der ausscheidende Mitarbeiter kann seinen Nachfolger darin schulen, die gleichen Leistungen für das Unternehmen zu erbringen wie er selbst.
Vorbereitung und Planung
Mit einem vorbereiteten Plan können die Personalabteilung und das Management die Unterbrechungen beim Ausscheiden eines Mitarbeiters minimieren. Das Offboarding von Mitarbeitern lässt sich am besten durch Vorbereitung rationalisieren.
Es kann nützlich sein, Ihren Ansatz an die Branche anzupassen, in der Sie tätig sind, und nach spezifischen Leitfäden zu suchen, wie z. B. dem Leitfaden für das Offboarding von Vertriebsteams oder Ressourcen für das Personalmanagement. Informationen wie diese helfen Ihnen, einen effizienten und zweckmäßigen Plan zu erstellen, der eine ungehinderte Fortsetzung des Geschäftsbetriebs ermöglicht.
Die Vorteile des richtigen Offboardings von Mitarbeitern
- Es ist gut für das Wohlbefinden des ausscheidenden Mitarbeiters.
- Dadurch wird die Störung am Arbeitsplatz auf ein Minimum reduziert.
- Durch gute Planung und Vorbereitung können Unternehmen den Entlassungsprozess ihrer Mitarbeiter rationalisieren.
- Dieser Prozess kann die Moral der verbleibenden Mitarbeiter stärken.
- Unternehmen können durch Peer-to-Peer-Mentoring wichtige Fähigkeiten erhalten.
- Dadurch wird eine Verletzung der Sicherheit von Daten oder Räumlichkeiten weniger wahrscheinlich.
- Die Organisation kann ihre eigenen Vermögenswerte leichter wiedererlangen.
- Sie kann sich positiv auf den Ruf der Marke auswirken.
- Sie lässt die Tür offen für die Rückkehr des Mitarbeiters oder für eine künftige Zusammenarbeit.
Resümee
Unternehmen können das Offboarding von Mitarbeitern durch Zusammenarbeit rationalisieren. Manager, die Rechtsabteilung und die Personalabteilung spielen dabei alle eine Rolle. Die Vorteile sind zahlreich. Vom Wohlbefinden der Mitarbeiter bis hin zum Ruf der Marke hat das Offboarding von Mitarbeitern weitreichende Auswirkungen. Jedes Unternehmen sollte sich die Zeit nehmen, seinen Einarbeitungsprozess zu überprüfen und dort, wo es nötig ist, Verbesserungen vorzunehmen.
Zitate
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