Datengestützte Entscheidungen mit einem Applicant Tracking System treffen

Für viele Unternehmen und Betriebe war der Einstellungsprozess eine Menge Rätselraten, vor allem für die Personalabteilung. Wenn eine Stelle zu besetzen war, mussten der einstellende Manager oder die HR-Partner Hunderte von Bewerbungen durchgehen, um die richtige Person für die Stelle zu finden. Allein die Durchsicht von Bewerbungen ist ein zeitaufwändiger Prozess, so dass es jetzt Rekrutierungstools gibt, die diese Aufgabe speziell für viele Unternehmen übernehmen. 

Selbst nach der Sichtung des Bewerberpools gab es nie eine Garantie dafür, dass die ausgewählte Person am Ende auch wirklich geeignet war. Das Verfahren beschränkte sich auf die Prüfung von Lebensläufen und Vorstellungsgesprächen. Man wählte einen Bewerber aus, der auf dem Papier gut aussah, ein gutes Vorstellungsgespräch führte und hoffte, dass er einen guten Job machte. Der manuelle Einstellungsprozess kann viele Herausforderungen mit sich bringen, weshalb viele Neueinstellungen mit schlechten Leistungsergebnissen und hohen Fluktuationsraten enden.

Mit dem technologischen Fortschritt und der zunehmenden Nutzung von Online-Bewerbungen und sozialen Netzwerken wie LinkedIn gibt es eine Vielzahl von Daten über Bewerber. Wenn ein Unternehmen die datengestützte Rekrutierung einführt, kann es viele der Herausforderungen beseitigen, mit denen Personalverantwortliche während des Einstellungsprozesses konfrontiert sind. Dieser Ansatz gibt Personalverantwortlichen und Personalabteilungen die Möglichkeit, ihren Einstellungsprozess anhand von Daten zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Eine datengesteuerte Personalbeschaffung verkürzt die Einstellungsfristen, die Kosten und die Anzahl der Vorstellungsgespräche und führt Ihr Unternehmen zu einem erfolgreicheren Einstellungsmuster. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die datengesteuerte Personalbeschaffung wissen müssen, und lernen Bewerberverfolgungssysteme kennen, mit denen Sie Ihren Einstellungsprozess verbessern können.

Was ist datengestützte Personalbeschaffung?

Bei der datengesteuerten Rekrutierung handelt es sich um eine Einstellungsstrategie, bei der Daten - die gesammelt und analysiert werden - genutzt werden, um einen qualifizierten Bewerber zu finden. Herkömmliche Einstellungsmethoden stützten sich bei der Auswahl einer Person für eine Stelle stark auf Intuition und Bauchgefühl. Bei der datengesteuerten Personalbeschaffung entfällt ein Großteil des Rätselraten, da Personalabteilungen und Personalvermittler Daten analysieren können, um effektive Einstellungsentscheidungen zu treffen. 

Viele Unternehmen verfügten in der Vergangenheit bereits über eine Vielzahl von Daten, wie z. B. den Prozentsatz der schlechten Einstellungen in einem bestimmten Zeitraum, die Dauer des Einstellungsverfahrens, die Einstellungsquellen, die Daten über Empfehlungen, die durchschnittlichen Kosten für eine Neueinstellung und vieles mehr. Die Untersuchung dieser Datenpunkte würde den Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens herausstellen, insbesondere im Hinblick auf die Einstellungsstrategien. Wenn Sie konsequent und methodisch vorgehen, können Sie bessere Kandidaten aussuchen und die Einstellungspläne eines Unternehmens verbessern. 

Vorteile der datengesteuerten Personalbeschaffung

Die meisten Unternehmen verfügen über eine Fülle von Daten, die sie nutzen können, um ihre Einstellungsverfahren zu verbessern und die Gesamteffizienz zu steigern, indem sie unnötige Schritte auslassen. Allein dadurch lassen sich die mit Vorstellungsgesprächen verbundenen Kosten senken und die Zeit, die für die Einstellung eines besseren Kandidaten benötigt wird, verkürzen. Wenn Ihr Einstellungsteam datengestützte Rekrutierungsverfahren einsetzt, um die Rekrutierungsprozesse und -strategien zu verbessern, sind die Vorteile zahlreich. Sehen wir uns im Folgenden einige davon an.

Minimiert die Abhängigkeit von Einstellungen aus dem Bauch heraus 

Bei einem Einstellungsverfahren, das auf dem manuellen Sortieren von Lebensläufen und endlos erscheinenden Vorstellungsgesprächen beruht, basieren viele Einstellungsentscheidungen auf den Beziehungen zu den Bewerbern und deren Auftreten. Das Problem bei dieser Methode ist, dass viele Menschen ihr bestes Gesicht aufsetzen, nur um ein Angebot zu erhalten.

Die datengesteuerte Rekrutierung minimiert riskante Einstellungsentscheidungen, die in erster Linie auf dem Sympathiefaktor des Bewerbers beruhen, und verschiebt die Einstellungsentscheidungen so, dass sie den Anforderungen des Unternehmens besser gerecht werden. Sie können eine Entscheidung treffen, die sicherstellt, dass die richtige Person nicht nur qualifiziert ist, sondern auch zur Kultur Ihres Unternehmens passt.

Verringern Sie den Zeitaufwand für den Einstellungsprozess

Wenn Sie Ihre Einstellungsstrategie mit Hilfe von Daten strategisch ausrichten, verkürzt sich die Zeit, die Sie benötigen, um einen Bewerber zu finden oder eine Stelle zu besetzen, erheblich. Wenn Sie sich in diese Richtung bewegen, können Sie einen effektiven Einstellungsplan erstellen, der wichtige Schlüsselkennzahlen enthält. 

Zu den von Ihnen festgelegten Kennzahlen sollte die durchschnittliche Zeit gehören, die Sie benötigen, um jemanden in dem gewünschten Bereich zu finden, sowie die Festlegung des besten Prozesses für diese Rolle (d. h. Stellenbörsen, Agenturen usw.) und wie der Prüfungsprozess aussieht. Anhand dieser Informationen können Sie eine Strategie entwickeln, die im Wesentlichen einen starken Bewerberpool durch die effektivsten Einstellungsprozesse schafft.

Verbessern Sie die Qualität der Anstellung 

Wenn Ihr Unternehmen eine Stelle neu besetzen muss, besteht das offensichtliche Ziel darin, die beste Person zu finden, die die Leistung Ihres Unternehmens kurz- und langfristig steigern kann. Herkömmliche Einstellungsmethoden machten diesen Prozess komplizierter, da es schwierig war, abzuschätzen, wie gut eine Person sein würde, sobald sie die Stelle innehat. Mit datengestützter Personalbeschaffung haben Sie eine bessere Chance, eine analytischere und aufschlussreichere Entscheidung zu treffen.

Verbessern Sie die Erfahrung von Bewerbern

Den besten Bewerbern auf dem Markt bieten sich wahrscheinlich viele Möglichkeiten, und es ist sehr wahrscheinlich, dass Personalvermittler sich bereits an sie wenden. Wenn Sie ein solides, rationalisiertes Einstellungsverfahren haben, ist es wahrscheinlicher, dass ein Bewerber es durchhält. Wenn Ihr Einstellungsverfahren langwierig und kompliziert ist, wird er sich vielleicht einfach an den nächsten potenziellen Arbeitgeber wenden.

Senkt die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung

Die Straffung des Einstellungsverfahrens kann zu einem wesentlich kostengünstigeren Einstellungsprozess führen, da unnötige Schritte wegfallen und die am besten qualifizierten Kandidaten aus dem Bewerberpool schnell in die engere Wahl kommen. Schlechte Einstellungsentscheidungen können auch zu Produktivitätsverlusten führen, die einen Großteil der Unternehmensressourcen und Zeit verschwenden, die Sie einem qualifizierteren Bewerber hätten geben können.

Entfernt Voreingenommenheit aus dem Einstellungsprozess 

Voreingenommenheit ist ein Problem, das in vielen Bereichen des Arbeitsplatzes auftreten kann. Während des Einstellungsverfahrens können sich unbewusste Vorurteile einschleichen, und Ihr Einstellungsteam trifft einige Einstellungsentscheidungen aufgrund von Eigenschaften, die wenig mit den Aufgaben der Stelle zu tun haben. Wenn Sie die Unsicherheiten und die manuellen Prozesse bei der Auswahl einer Person für eine bestimmte Stelle beseitigen, wird Ihr Einstellungsprozess fairer und gerechter.

Verbessert die Vorhersagen zu offenen Stellen und Neueinstellungen

Die strategische Nutzung von Daten ermöglicht es Ihnen, schnell Muster und Trends zu erkennen, die Ihnen helfen, zukünftige Situationen vorherzusagen. Wenn Sie Ihr Unternehmen und Ihre Einstellungsstrategie in- und auswendig kennen, können Sie die Art der künftig zu besetzenden Stellen vorhersehen und die Einstellungen genauer vornehmen. Diese Informationen sind von unschätzbarem Wert, wenn es um die Erstellung und Übermittlung von Budgets geht.

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Wie Sie Daten in Ihr Personalbeschaffungssystem integrieren

Eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Integration von Daten in Ihre Rekrutierungsprozesse ist die Sicherstellung, dass Sie die richtigen Daten sammeln, um eine effiziente Einstellungsstrategie zu entwickeln. Der erste Schritt besteht darin, die derzeitige Strategie von Anfang bis Ende zu analysieren. Wie sieht der Einstellungsprozess für die Bewerber und das Einstellungsteam aus? Gibt es Probleme oder Herausforderungen, mit denen beide Seiten innerhalb des aktuellen Prozesses konfrontiert sind? Welche Tools und Plattformen werden derzeit verwendet, und welche Daten liegen vor?

Wenn Sie einen Blick auf Ihre derzeitigen Prozesse werfen, gewinnen Sie mehr Klarheit über die Änderungen, die vorgenommen werden müssen, damit Sie wichtige Datensätze ableiten können. Es gibt viele Datenpunkte zu sammeln, und Sie wollen sicher sein, dass Sie Ihre Strategien auf die wichtigsten Kennzahlen konzentrieren, die Ihre Ziele zur Verbesserung des Einstellungsprozesses widerspiegeln.

Sie müssen wissen, welche Leistungsindikatoren und Messgrößen für Ihren Einstellungsprozess relevant sind. Einige der gängigsten Kennzahlen, die Sie verfolgen können, sind:

Einstellungsquelle - Dies ist eine Liste von Plattformen und Stellenbörsen mit erfolgreich eingestellten Bewerbern, die sich auf die Stellen beworben haben, für die sie eingestellt wurden.

Zeit bis zur Einstellung - Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeit, die für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters vom ersten Einstellungsschritt bis zur Annahme der Stelle benötigt wird.

Einstellungsqualität - Diese Daten umfassen mehrere Sätze, die Einstellungsdaten wie Bewertungsergebnisse, aktuelle Leistungsdaten des Bewerbers, Fluktuation und mehr analysieren.

Mitarbeiterbindung - Die Mitarbeiterbindung ist ein Indikator für die Fluktuation, die bei Neueinstellungen über einen bestimmten Zeitraum auftritt.  

New Hire Time to Productivity - Hier wird die Zeit gemessen, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um seine Produktivitätsziele zu erreichen.

Möglicherweise gibt es bereits einige Kennzahlen, bei denen sich Ihr Einstellungsteam der Probleme im Prozess durchaus bewusst ist. Einer der kritischsten Aspekte bei der Implementierung von Daten ist die Auswahl der richtigen Kennzahlen für die nächsten Handlungsschritte.

Wie Applicant Tracking Systems (ATS) bei der datengesteuerten Personalbeschaffung helfen können

Eine der effektivsten Software, die Unternehmen dabei hilft, die besten Bewerber zu finden und einzustellen, ist ein Applicant Tracking System oder ATS. Ein Applicant Tracking System ist eine Software, die Personalvermittlern und Personalabteilungen hilft, den Einstellungsprozess zu automatisieren.

Ursprünglich wurde das ATS entwickelt, um Bewerbungen zu speichern und so die Vorschriften des Bundes zu erfüllen, die vorschreiben, dass eine Bewerbung mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden muss, nachdem das Dokument ausgefüllt wurde. Heute hilft ATS-Software den HR-Teams, Personalleitern und Recruitern, ihre Fähigkeiten zu verbessern, indem sie Daten aus Lebensläufen in einer zentralen Datenbank zusammenführt.

Vorteile der Verwendung einer Applicant Tracking Software

Erfolgreiche ATS-Systeme können kosteneffizient sein und die Arbeit des Einstellungsteams verbessern. Zu den vielen Vorteilen einer ATS-Software gehören:

Verbesserte Analytik - ATS bietet Tools, mit denen sich viele Aspekte der Rekrutierungs- und Einstellungsstrategien messen lassen. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie feststellen, was funktioniert und was nicht, so dass Sie Ihren Einstellungsprozess anpassen können, um effektiver zu werden. Mithilfe von Echtzeitdaten können Sie den Personalbedarf prognostizieren, eine starke Rekrutierungspipeline aufbauen und die Belegschaft Ihres Unternehmens optimal auslasten.

Verbesserte Zusammenarbeit - Am Einstellungsprozess sind mehrere Teammitglieder und Bewerber beteiligt. Mit ATS-Software können HR-Teams und Recruiter effektiv mit allen beteiligten Teams und Kandidaten kommunizieren, hilfreiche Notizen hinterlassen, Lebensläufe sicher und einfach austauschen und wichtige Entscheidungsträger in den Prozess einbinden. Mit diesem System können Bewerber nicht mehr durch die Maschen schlüpfen, und die Erfahrung der Bewerber wird erheblich verbessert.

Marketing- und Rekrutierungsstrategien - Eine solide Rekrutierungsstrategie ist auf dem Stellenmarkt entscheidend. Mit einem ATS können Sie auf einfache Weise Bewerber durch Werbung, CRM-Kampagnen, Social-Media-Kampagnen und Empfehlungen ansprechen - alles auf einer Plattform.

Einhaltung von Vorschriften - Die Einhaltung von Vorschriften kann sehr komplex sein, aber mit einem ATS können Sie die Standarddaten und -informationen sowie die von jedem Staat oder Land festgelegten Anforderungen verwalten.  

Sammeln Sie wichtige Einstellungsdaten und -informationen an einem Ort - Bewerber können sich über eine Vielzahl von Plattformen bewerben, und mit ATS können Sie alle von Ihren potenziellen Bewerbern erfassten Daten an einem Ort sammeln, speichern und organisieren.

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Wie Applicant Tracking Systeme funktionieren

ATS-Plattformen automatisieren und rationalisieren den Einstellungsprozess. ATS können im Allgemeinen alle Bewerber scannen, sortieren und einstufen, bei der Erstellung, Verwaltung und Pflege von Karriereseiten helfen und in einer Vielzahl von Stellenbörsen veröffentlichen. Sie helfen Unternehmen, wertvolle Zeit zu sparen, die Produktivität der Einstellungsteams zu erhöhen und die Erfahrung der Bewerber bei der Einstellung insgesamt zu verbessern.

Auswahlverfahren für Kandidaten

Wenn Sie sich entschlossen haben, eine Stelle einzustellen oder zu besetzen, kann ein ATS-System dabei helfen, die qualifiziertesten Bewerber zu finden. Das Einstellungsteam kann Stellenausschreibungen problemlos über verschiedene Quellen veröffentlichen und verteilen, um die Personen anzusprechen, die über die Fähigkeiten und den Hintergrund verfügen, die Sie von einem Bewerber erwarten. Sie können auf bestimmten Websites, in Stellenbörsen und im E-Mail-Marketing veröffentlichen, damit Ihre Stellenausschreibung in die richtigen Hände gelangt.

Die meisten ATS enthalten einen kleinen Fragebogen, der dabei hilft, Personen auszusortieren, die nicht für die Stelle geeignet sind. Unser ATS erlaubt es Recruitern, Bewerbungsformulare individuell zu gestalten. Das bedeutet, dass Manatal-Benutzer für jede Stelle, die auf ihrer Karriereseite aufgeführt ist, eine Reihe von Fragen erstellen können. Interessierte Kandidaten müssen diese Fragen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens beantworten. Sobald sie ausgefüllt sind, leitet das ATS sie zum nächsten Schritt im Einstellungsprozess weiter.

Unser ATS ist so konzipiert, dass es die Art und Weise nachahmt, wie ein Personalverantwortlicher einen Lebenslauf nach Schlüsselinformationen durchsuchen würde, wodurch eine mühsame Aufgabe für das Einstellungsteam entfällt. Dies wird als Parsing bezeichnet, bei dem das System Schlüsselinformationen - einschließlich Ausbildung, Fähigkeiten und Sprache - extrahiert und dem Profil des Bewerbers hinzufügt. Die KI-Empfehlungsfunktion von Manatal bewertet dann die Kandidaten auf der Grundlage ihrer Eignung für die Stelle.

Speichern und Optimieren von Lebensläufen für schnelle Überprüfungen

ATS ist ein großartiges Speichersystem für Lebensläufe, und während das Scannen von schlechten Lebensläufen eine Verschwendung von Ressourcen sein kann, tun ATS-Systeme dies auf eine Art und Weise, die kritische Informationen aus allen Lebensläufen zieht und sie für Sie zur Überprüfung und einfachen Verdauung auslegt. Mit diesem System können Sie Ihre besten Bewerber anhand eines Bewertungssystems auswählen und Notizen für andere am Einstellungsprozess Beteiligte hinterlassen.

Die ATS-Scans für Informationen sind vollständig anpassbar und helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Fähigkeiten, die Werte Ihres Unternehmens, die wichtigsten Schlüsselwörter und die Eigenschaften, die am besten zu der Stelle passen, herauszufinden. Dieser Prozess ermöglicht eine schnellere Überprüfung mit einem Pool auf der Grundlage der Stellenbeschreibung und identifiziert die besten Kandidaten für die Stelle.

Aufspüren und Auswahl für Interviews

Nachdem alle Kandidaten auf die qualifiziertesten Bewerber reduziert worden sind, können Sie sie durch den gesamten Einstellungsprozess verfolgen. Sie können sehen, in welchem Stadium sich jeder Bewerber befindet, ob es das erste Vorstellungsgespräch ist oder ob er ein Angebot erhalten hat.

Erfassen und Analysieren von Daten mit ATS-Rekrutierungssoftware

Die in ATS-Software verwendeten Daten sind von unschätzbarem Wert für die Erfassung und Analyse der Daten, die Sie zur Optimierung Ihres Einstellungsprozesses benötigen. Durch die Art und Weise, wie ein ATS den Prozess der Bewerbersuche und -einstellung automatisiert, können Sie zeitaufwändige manuelle Aufgaben eliminieren und die wichtigsten Daten in einem benutzerfreundlichen Format speichern.

Diese Daten sind nicht nur für den aktuellen Einstellungsprozess hilfreich, sondern auch für künftige Einstellungsprozesse. Mit Manatal können Sie die Metriken priorisieren, die mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen, und Daten eliminieren, die für Ihren Einstellungsprozess kontraintuitiv sein können. Eine vollständige Analyse- und Berichtssuite ermöglicht es Ihnen, Ihre aktuellen Abläufe zu analysieren, Engpässe zu beseitigen und sogar die Kanäle zu bewerten, die Ihnen die besten Ergebnisse bringen. 

Die datengesteuerte Personalbeschaffung ermöglicht es Ihnen, Lücken im Einstellungsprozess zu erkennen und Verbesserungen zu priorisieren, um Ihre Einstellungsbemühungen zu maximieren und die bestmöglichen Kandidaten für Sie einzustellen.

Daten sind einer der wichtigsten Aktivposten für jedes Unternehmen, das seinen Wettbewerbsvorteil nutzen möchte. Bei der Integration von datengesteuerter Personalbeschaffung mit ATS-Software gibt es viele wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Die Einrichtung der gesamten Einstellungsinfrastruktur kann unabhängig von den gewählten Tools eine Herausforderung sein. Solange Sie Ihre aktuellen Rekrutierungsprozesse überprüfen und an die Ziele Ihres Unternehmens anpassen, können Sie Ihren Rekrutierungsprozess verbessern und die besten und intelligentesten Mitarbeiter einstellen.

Manatal ermöglicht es Personalvermittlern und Personalabteilungen von Unternehmen, alle ihre Personalbeschaffungsvorgänge auf einer Plattform zu verwalten. 

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