Wenn Sie schon einmal in der Personalabteilung oder bei einer Personalagentur gearbeitet haben, kennen Sie die Frustration, die die täglichen monotonen Aufgaben mit sich bringen. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen jeden Tag stundenlang an Ihrem Schreibtisch, kopieren und fügen Daten ein und laden sie von einer Quelle in eine andere hoch. Mühsam, nicht wahr? Außerdem könnten Sie aus Zeitmangel nicht die richtigen Bewerber einstellen, weil Sie all diese Stunden mit Aufgaben verbringen, die in der heutigen digitalen Welt am besten automatisiert sind. 

Vielleicht haben Sie nicht die notwendigen Werkzeuge, um den Zeitaufwand für manuelle Einstellungsaufgaben zu minimieren und Ihren Einstellungsprozess zu rationalisieren. 

Wie können Sie als Personalvermittler also Ihre Zeit effizienter nutzen und gleichzeitig verhindern, dass wertvolle Minuten mit manuellen Rekrutierungsaufgaben vergeudet werden?  

Hier finden Sie eine Checkliste manueller Personalbeschaffungsaufgaben, die Sie mit Hilfe moderner Technologie abschaffen können.

Manuelle Aufgabe 1: Sourcing und Hochladen von Kandidatenprofilen

Der Prozess der aktiven Suche nach qualifizierten Mitarbeitern wird als Talent Sourcing bezeichnet. Die Einstellung des richtigen Kandidaten für eine Stelle kann die Kosten eines Unternehmens enorm senken. Daher wissen Personalverantwortliche, wie wichtig es ist, die richtige Person für eine Stelle zu finden. 

Und da sich die Beschäftigungstrends ändern, kann sich die Einstellung von Spitzenkräften äußerst positiv auf die Gesamtleistung eines Unternehmens auswirken. 

Die von Indeed im vergangenen Jahr veröffentlichten Zahlen zeigen, dass manuelle Aufgaben, wie das Screening von Bewerbern und die Planung von Vorstellungsgesprächen, satte 80 % des Zeitaufwands bei der Personalbeschaffung ausmachen. 

Die meisten Personalvermittler verbringen viel Zeit damit, verschiedene Plattformen zu durchsuchen, um Informationen über Kandidaten zu finden und diese in ihre Profile zu importieren. Das verlangsamt natürlich den Prozess der Bewerbersuche. 

Automatisieren Sie die Kandidatensuche 

Recruiter können den Prozess des manuellen Sourcings und der Vorauswahl qualifizierter Bewerber automatisieren, indem sie eine Applicant Tracking Software oder ein ATS-System einsetzen. Gut konzipierte ATS-Systeme wie Manatal bieten innovative Funktionen, die es Recruitern ermöglichen, Linkedin-Daten über eine Chrome-Erweiterung schnell zu importieren.

Sie können den Kandidatenpool durch Filter eingrenzen, indem Sie die am besten qualifizierten Interessenten verbinden, in die engere Wahl nehmen und speichern. Sie können auch ganz einfach deren Kontaktinformationen extrahieren und sie über die All-in-One-Lösung, die wir mit Manatal ATS anbieten, erreichen .

Manuelle Aufgabe 2: Stellenausschreibung auf mehreren Plattformen

Einige Agenturen, die den Auswahlprozess verbessern wollen, nutzen das Profil eines Bewerbers in den sozialen Netzwerken, um die Persönlichkeit und die Ziele des Bewerbers besser zu verstehen.

Soziale Medien können mehr als nur eine Rolle spielen, wenn es darum geht, Kandidaten mit hohem Potenzial für die verfügbaren Stellen zu rekrutieren. Abgesehen davon, dass sie Kanäle für die Entdeckung und das Screening von Bewerbern sind, können soziale Medien auch als Einstellungsplattform dienen. Tatsächlich haben die sozialen Medien 73 % der derzeitigen weltweiten Arbeitnehmerschaft geholfen, ihre derzeitige Beschäftigung zu finden. 

Letztlich kommt es darauf an, die beste Plattform zu finden, um den richtigen Kandidatenpool zu finden und möglichst viele potenzielle und qualifizierte Kandidaten auf Ihre Stellenausschreibung auf mehreren Plattformen aufmerksam zu machen. 

Aber jede einzelne Stellenanzeige manuell auf jeder Plattform zu veröffentlichen, ist sicherlich eine monumentale Aufgabe, die einen Großteil Ihrer Zeit und Mühe in Anspruch nimmt. 

Stellenausschreibungen automatisieren 

In weniger als ein paar Minuten können Personalverantwortliche ein Stellenangebot über Manatal auf allen Social-Media-Plattformen, Online-Websites und Jobbörsen (einschließlich der wichtigsten Websites wie Indeed, Monster, LinkedIn, Facebook und Google for Jobs) veröffentlichen. 

Abgesehen von der Möglichkeit, Stellenanzeigen auf mehreren Kanälen gleichzeitig zu veröffentlichen, ist Manatal noch einen Schritt weiter gegangen und hat unser System so gestaltet, dass es Recruitern hilft, Bewerbungen auf Jobbörsen zu zentralisieren. Sie können jede größere Jobbörse mit unserem ATS verknüpfen und dann alle Ihre Bewerbungen auf einer einzigen, einheitlichen Plattform zusammenführen.

Vergessen Sie das Umschalten zwischen verschiedenen Plattformen und die Suche nach verschiedenen Bewerbungen. Unser System organisiert all diese Aufgaben auf einer einzigen Plattform.

Manuelle Aufgabe 3: Verwaltung von Bewerberprofilen (Daten in Excel-Tabellen) 

Das Hochladen von Bewerberdaten aus einem Berg von Lebensläufen und die Verwaltung einer Talent-Pipeline ist oft eine mühsame manuelle Aufgabe. In der Vergangenheit haben Personalverantwortliche und Recruiter die Daten von Bewerbern mit Hilfe von Tools wie Excel-Tabellen verwaltet. 

Im Vergleich zur Automatisierung dieser Aufgabe mit innovativen Technologien nimmt diese Methode jedoch einen großen Teil Ihrer Zeit in Anspruch, insbesondere wenn Sie nach bestimmten Arten von Informationen über einen Bewerber suchen oder seine Daten ständig aktualisieren und verfolgen müssen. 

Und wenn das noch nicht genug ist, um von der Verwendung von Tabellenkalkulationen abzuschrecken, sollte man bedenken, dass die manuelle Dateneingabe anfällig für einfache Fehler sein kann.  

Die Ära der Tabellenkalkulationen geht dank der effizienten, schnellen und erschwinglichen Technologien, die heute für die Bewerberverfolgung und die Einstellung von Mitarbeitern zur Verfügung stehen, schnell zu Ende. 

‍Dieultimative HR & Recruiter Toolbox: Durchsuchen Sie unsere Sammlung von E-Mail-Vorlagen, Stellenbeschreibungen und mehr.

Automatisieren Sie die Verwaltung von Kandidatenprofilen

Die Automatisierungsfunktionen, die in Tools für die Einstellung und Rekrutierung von Mitarbeitern zu finden sind - wie z. B. ein Applicant Tracking System - sind in der Lage, auf der Grundlage der in den Lebensläufen enthaltenen Informationen Profile der Bewerber für Sie zu erstellen. Sie können dann Ihre Lebensläufe einfach in großen Mengen hochladen und dabei Zeit sparen. 

Durch die Nutzung der Massenimportfunktionen können Sie schnell eine große Anzahl von Bewerbern, Stellen, Kunden/Abteilungen und Kontakten mit Hilfe von CSV- oder JSON-Dateien verschieben.

Handbuch Aufgabe 4: Screening von Bewerbern 

Das Pre-Screening beginnt in der Regel mit einer Prüfung der Bewerbungen und Lebensläufe der Bewerber, gefolgt von einem Vorstellungsgespräch. 

In der heutigen dynamischen Unternehmenswelt ist die Einstellung der besten Talente ein entscheidender Faktor für die Einsparung von Millionen von Dollar.

Eine schlechte Einstellung, selbst für niedrige Positionen, kann Unternehmen ein Drittel des Jahresgehalts des Mitarbeiters kosten. Jörgen Sundberg, CEO von Link Humans, schätzt, dass die Kosten für die Anwerbung, Einstellung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters bis zu 240.000 US-Dollar betragen können.

Viele Personalverantwortliche und Personalvermittler prüfen nach wie vor jeden Lebenslauf oder jede Bewerbung manuell, obwohl die Technologie diese Phase für diejenigen, die Bewerberverfolgungssysteme verwenden, drastisch verändert hat.

Automatisieren Sie den Screening-Prozess 

Manatal prüft Stellenbeschreibungen und extrahiert die grundlegenden Fähigkeiten und Anforderungen, die Kandidaten besitzen müssen, um die Stelle erfolgreich zu besetzen. Die Software vergleicht dann die Ergebnisse mit Ihrem Talentpool, um die Personen zu finden, die am besten für die Stelle geeignet sind. Stellen und Talente werden von unserem KI-basierten Empfehlungssystem automatisch abgeglichen.

Das Empfehlungsmanagement-System ist eine der wichtigsten Funktionen von Manatal, die Ihr Empfehlungsprogramm unterstützt und strukturiert. Sie können Ihre Empfehlungsdaten verwalten, empfohlene Bewerber anzeigen, hinzufügen und kennzeichnen, Kontaktinformationen der Empfehlungsgeber aufbewahren und wichtige Daten von Ihrer Karriereseite in einem benutzerfreundlichen ATS kombinieren.

Darüber hinaus bewertet der Empfehlungsalgorithmus die Talente, die geografische Lage, den Beruf, die Ausbildung und andere Faktoren der Bewerber im Hinblick auf die Stellenanforderungen und stuft sie nach den von Ihnen gewählten Kriterien ein. Je höher die Punktzahl des Bewerbers ist, desto besser ist er für die Stelle geeignet.

Manuelle Aufgabe 5: Planung von Interviews 

Das Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Kalendern und Anzeigen, das Koordinieren von Terminen und das Festlegen von Treffpunkten, um den Bedarf an mehreren Gesprächen zu decken, kann zeitaufwändig sein, wenn Sie dies manuell erledigen.

Vor allem, wenn Menschen in letzter Minute ihren Zeitplan ändern müssen. Das ganze Hin und Her und die Terminkonflikte können dazu führen, dass man auf E-Mails nicht antwortet. Dies führt nur dazu, dass sie Gefahr laufen, gute Interessenten zu verpassen, die schnell abgeworben werden können. 

Eine der zeitaufwändigsten Aufgaben eines Personalvermittlers ist die Planung von Vorstellungsgesprächen und der Versuch, einen guten Zeitpunkt zu finden, an dem sowohl Kunden als auch Kandidaten frei sind.

Selbst der kleinste Fehler bei der Terminplanung kann erhebliche Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter und Ihre Gesprächspartner haben. Neben der Zeit, die Sie für die Neuplanung und die Kommunikation der Änderungen an alle Teilnehmer aufwenden müssen, haben Sie auch einiges an Schadensbegrenzung für Ihre Bewerber zu leisten.

Und es ist verständlich, dass man die sich überschneidenden Zeitfenster oder die fehlende Agenda übersieht, wenn man unter Zeitdruck steht und mit zehn anderen Dingen jongliert. All dies kann für Personalverantwortliche eine große Ablenkung darstellen und dazu führen, dass Sie potenzielle Talente verlieren.

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Automatisieren Sie die Verwaltung von Terminen und Fristen

Mit dem Aktivitätskalender von Manatal können Sie dieses Problem einfach lösen und Ihr Zeitmanagement optimieren. Sie werden in der Lage sein, Aktivitäten, Aufgaben und Ereignisse (Meetings, Anrufe, Aufgaben, E-Mails) mit Leichtigkeit zu Ihrer Benutzeroberfläche hinzuzufügen. Um Ihren Aufwand zu reduzieren und Ihre Ziele im Auge zu behalten, können Sie eine Vielzahl von Parametern verwalten und einstellen. Sie können die Plattform auch nutzen, um Ihre Aktivitäten und Ihren bevorzugten Kalender mit anderen Cloud-Systemen (Gmail, Outlook usw.) zu synchronisieren.

Das Home Dashboard von Manatal hebt die Ereignisse des Tages hervor, damit Ihre wichtigsten Aufgaben nicht untergehen. Es ist eine einfache und effektive Methode, um die Mitarbeiter an wichtige Aufgaben und geplante Aktivitäten für die nächsten Tage zu erinnern.

Die To-Do-Liste hilft Ihnen bei der Organisation und Verwaltung Ihrer Aufgaben. Sie können Aktivitäten anderen Nutzern zuweisen, abgeschlossene Aufgaben verfolgen und die Entwicklung Ihres Teams im Auge behalten. Jedes Bewerber- oder Stellenprofil hat eine aktive Aufgabe, die mit dem Einstellungsprozess verbunden ist, so dass autorisierte Benutzer sehen können, wo die Produktivität verbessert werden kann. 

Handbuch Aufgabe 6: Schnelle Kommunikation mit den Bewerbern

Laut einer Analyse von LinkedIn aus dem letzten Jahr kann die Einstellungsdauer auf der Plattform zwischen 33 und 48 Tagen liegen.

Der Ausbruch von COVID-19 hat jedoch zu Veränderungen im Einstellungsprozess geführt. Unternehmen auf der ganzen Welt haben sich auf die "neue Normalität" eingestellt und führen den Einstellungsprozess aus der Ferne durch. Eines der neuen Verfahren ist das virtuelle Vorstellungsgespräch, das einen schnelleren Einstellungsprozess ermöglicht. Dennoch dauert es im Jahr 2021 im Durchschnitt immer noch 24 Werktage, bis man eine Antwort von einem Arbeitgeber erhält. Wenn man all das zusammenzählt, ergibt sich eine beträchtliche Zeitspanne, nur um eine Stelle zu besetzen.

In dieser Zeit werden die Bewerber möglicherweise von anderen Personalvermittlern oder Unternehmen abgeworben. Das bedeutet, dass Ihnen möglicherweise großartige Talente entgehen, die Ihrer Beschreibung des besten Bewerbers entsprechen.

Verstehen Sie das nicht falsch, der Einstellungsprozess sollte auf keinen Fall überstürzt werden. Aber eine prompte und offene Kommunikation mit Ihren Bewerbern ist notwendig, um einen guten Eindruck zu hinterlassen, insbesondere wenn Sie ein Unternehmen sind, das stets auf der Suche nach den besten Talenten ist. Dies gibt den Bewerbern das Gefühl, wichtig zu sein, und schützt den Ruf Ihres Unternehmens als glaubwürdiger Arbeitgeber.

Automatischer Massenversand von E-Mails und E-Mail-Integration

99% der Fortune 500 Unternehmen nutzen Applicant Tracking Systems, um die manuellen Aufgaben im Prozess loszuwerden und die Kommunikation mit den Kandidaten zu optimieren. Mit einer digitalen Lösung, die ATS wie Manatal bietet, wird Ihre Kommunikation mit den Bewerbern nahtlos und effizient sein. 

Mit Manatal können Sie Nachrichten an Hunderte von Bewerbern und Kunden versenden und gleichzeitig Ihren gesamten E-Mail-Marketingprozess verwalten. Gleichzeitig können Sie die Antworten nachverfolgen, die Effizienz der Kampagne messen und die Ergebnisse analysieren. 

Manatals All-in-One-Software zielt darauf ab, die Kommunikation zu verbessern, indem sie es den Kunden ermöglicht, Kandidaten zu kontaktieren und ihre Rekrutierung von einem zentralen Ort aus zu verwalten.

‍HandbuchAufgabe 7: Erstellen einer Talent Pipeline

Personalvermittler sind ständig auf der Suche nach hochwertigen Kandidaten, und dies ist besonders dringend, wenn sich ein Unternehmen in einer starken Wachstumsphase befindet. Wenn ein Unternehmen schnell wächst, hat es neue Ziele und Anforderungen, die zunehmend Nischen- oder funktionsübergreifende Fähigkeiten erfordern.

Man kann jedoch nicht einfach warten, um mit der Suche nach neuen Bewerbern zu beginnen. Moderne Personalvermittler müssen angesichts der schnelllebigen und zunehmend wettbewerbsorientierten Einstellungslandschaft einen proaktiven Ansatz für die Pflege einer Gruppe potenzieller Kandidaten entwickeln.

Dies wird auch als "Talent-Pipeline" bezeichnet. Personalverantwortliche müssen eine Struktur schaffen, um langfristige Beziehungen zu potenziellen Bewerbern zu pflegen und zu fördern, weshalb der Aufbau einer Pipeline eine proaktive Strategie erfordert.

Talent Pipeline automatisieren

Durch das Hinzufügen von Lebensläufen und Bewerberinformationen zur Anwendung können Sie alle Ihre Bewerbungsprofile schnell und in Echtzeit durchsuchen und verfolgen, eine tägliche Datenbank erstellen und alle bewerberbezogenen Informationen Monate oder Jahre später abrufen.

Während des gesamten Rekrutierungsprozesses können Sie Informationen, Nachrichten und Kommentare zu jedem Bewerber oder Stellenangebot zusammenstellen. Frühere Daten werden zur Prüfung und künftigen Verwendung archiviert.

Sie können auch auf frühere Gespräche und Engagements mit einzelnen Interessenten zugreifen, um die wichtigsten Aufgaben für Ihren Talentpool und die besten Kandidaten für die von Ihnen zu besetzenden Stellen zu ermitteln.

Manuelle Aufgabe 8: Verfolgung des Onboarding-Prozesses

Der Onboarding-Prozess ist ein entscheidender, aber oft übersehener Schritt in der Erfahrung des Mitarbeiters. Er gilt als der erste Eindruck, den neue Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen gewinnen, und kann ihre Entscheidung, ob sie langfristig bei Ihnen bleiben oder nicht, direkt beeinflussen.  

Der Onboarding-Prozess beginnt Tage oder Wochen vor dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters. Er umfasst Orientierungsprogramme und Aktivitäten, die in den ersten Tagen oder Wochen der Beschäftigung stattfinden. Der Prozess gilt als abgeschlossen, wenn die neuen Mitarbeiter produktiv sind und sich in ihrer neuen Rolle wohl fühlen.

Bewerber können schnell eingearbeitet werden und spielen daher schon früh eine wichtige Rolle, insbesondere wenn eine klare Onboarding-Strategie verfolgt wird. Das manuelle Nachverfolgen von Stellenbesetzungen und das Anpassen von Onboarding-Meilensteinen für jeden einzelnen Mitarbeiter kann durch die Automatisierung beschleunigt werden. 

Onboarding automatisieren 

Die Automatisierung Ihres Onboarding-Trackings und Ihres Vermittlungsmanagements wird Ihnen helfen, die beste Vermittlung zu sichern. Die Tracking- und Onboarding-Funktion von Manatal ermöglicht es den Nutzern, den Überblick über die Mitarbeiter zu behalten, indem sie deren Profile mit dem Startdatum, der Probezeit und dem letzten Arbeitstag versehen. Sie können das Tracking für neue Mitarbeiter und Vermittlungen während ihrer gesamten Beschäftigungsdauer automatisieren.  

Das interaktive Onboarding des ATS kann in weniger als 15 Minuten bewältigt werden. Um Ihnen den Umgang mit unserem Produkt zu erleichtern, können Sie einfach unser In-App-Training besuchen. Und wenn Sie schon dabei sind, können Sie die Onboarding-Meilensteine so ändern, dass sie Ihren individuellen Prozess widerspiegeln. 

Das Mitnehmen

Die Auswirkungen künstlicher Intelligenz auf die Personalbeschaffung Technologie und ihre Einführung am Arbeitsplatz helfen vielen Unternehmen, zeitraubende, sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren und ihre Personalbeschaffung in kürzerer Zeit strategischer durchzuführen. 

Unternehmen auf der ganzen Welt haben KI-Technologien bereits in irgendeiner Form in ihre HR-Prozesse integriert, und die Mehrheit der Personalvermittler auf dem Markt ist der Meinung, dass KI ihren Einstellungsansatz positiv verändert hat. 

Mit dem Applicant Tracking System von Manatal können Sie sicher sein, dass Ihre Rekrutierungsstrategie optimiert wird. Unsere innovativen Funktionen helfen Ihnen bei der Analyse und dem Benchmarking Ihrer verschiedenen Sourcing- und Bewerbungskanäle, von Jobbörsen über soziale Medien bis hin zu Ihrer Karriereseite und mehr!

Um zu entdecken, wie Manatal Ihre manuellen Rekrutierungsaufgaben automatisieren kann, starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testversion noch heute!