Personalknappheit kann für viele Unternehmen in bestimmten Branchen eine der größten Herausforderungen sein. So haben beispielsweise über 76 % der Führungskräfte in der Lieferkette derzeit mit einem Arbeitskräftemangel zu kämpfen, und 37 % von ihnen geben an, dass der Mangel "hoch" bis "extrem" ist. [1] In solchen Situationen kann eine Notfallbesetzung Ihnen helfen, das Problem zu bewältigen. Die Suche nach den richtigen Talenten in kürzester Zeit und die nahtlose Integration in bestehende Teams und Projekte sind nur einige der Herausforderungen, mit denen Sie zu kämpfen haben. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir reale Beispiele für einen erfolgreichen Notfallplan und bewährte Verfahren, die Sie befolgen sollten, durchgespielt. Lassen Sie uns gleich zur Sache kommen.
Was ist Kontingentierung von Personal?
Bei der Notfallbesetzung geht es darum, bei unvorhergesehenen Ereignissen schnell Personal zu finden, einzustellen und einzusetzen. Er trägt dazu bei, den Geschäftsbetrieb bei bestimmten unerwarteten Ereignissen aufrechtzuerhalten, und verschafft den Unternehmen die Flexibilität, auf plötzliche Veränderungen der Nachfrage zu reagieren.
In Spitzenzeiten oder bei einem unerwarteten Anstieg der Kundenbestellungen können Unternehmen beispielsweise schnell zusätzliches Personal einstellen, um die erhöhte Arbeitslast zu bewältigen. Dies trägt nicht nur dazu bei, die Produktivität und die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten, sondern ermöglicht es Ihrem Unternehmen auch, neue Chancen zu nutzen und sein Geschäft auszubauen.
Wann brauchen Sie Personal für unvorhergesehene Situationen? Zuallererst müssen Sie die potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen ermitteln. Dazu können interne Risiken wie der Ausfall von IT-Systemen oder externe Risiken wie Naturkatastrophen oder Pandemien gehören. Dies hilft Ihnen bei der Ausarbeitung eines Notfallplans, der potenzielle Personalprobleme als Teil Ihrer Gesamtstrategie zur Risikominderung angeht.
Denken Sie daran, dass es wichtig ist, die wichtigsten Interessengruppen in den Prozess der Risikoermittlung einzubeziehen, darunter Abteilungsleiter und Mitarbeiter, die mit dem Tagesgeschäft des Unternehmens vertraut sind. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass alle potenziellen Risiken erkannt werden und der Notfallplan umfassend ist.
Wie findet man Aushilfskräfte?
- Nutzen Sie spezialisierte Stellenbörsen: Branchenspezifische Stellenbörsen können eine Goldgrube für die Suche nach qualifizierten Aushilfskräften sein. Sie ziehen oft Fachleute an, die über Nischenfähigkeiten und -erfahrungen verfügen, die perfekt auf Ihre speziellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.
- Und um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier einige Beispiele, wie Sie für bestimmte Branchen rekrutieren können
-Gastgewerbe
-Logistik - Arbeiten Sie mit Personalvermittlungsagenturen zusammen: Eine der besten Möglichkeiten, um Aushilfskräfte zu finden, ist die Zusammenarbeit mit renommierten Personalvermittlern. Diese Agenturen haben Zugang zu einem großen Pool qualifizierter Bewerber und können Ihnen schnell qualifizierte Arbeitskräfte zur Verfügung stellen, die kurzfristig einspringen können. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Auswahl einer Personalagentur, bevor Sie sich für eine entscheiden.
- Pflegen Sie eine starke Arbeitgebermarke: Um hochkarätige Mitarbeiter anzuziehen, ist es wichtig, eine starke Arbeitgebermarke zu haben. Dazu gehört, dass Sie potenziellen Bewerbern Ihre Unternehmenskultur, Ihre Werte und Ihre Vorteile präsentieren, um Ihr Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitsplatz zu machen.
- Bieten Sie eine wettbewerbsfähige Vergütung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Gehälter wettbewerbsfähig sind, um die besten Talente anzuziehen. Aushilfskräfte nehmen eher Stellen an, die eine angemessene Vergütung für ihre Fähigkeiten und Erfahrungen bieten.
- Nutzen Sie die Netzwerke der sozialen Medien: Soziale Medienplattformen können Ihnen auch dabei helfen, einen großen Pool potenzieller Bewerber zu erschließen. Nutzen Sie gezielte Anzeigen und Beiträge, um Personen mit den von Ihnen benötigten Fähigkeiten zu erreichen.
- Entwickeln Sie einen Talentpool: Erstellen Sie eine Datenbank mit geprüften Fachkräften, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Sie Zugang zu qualitativ hochwertigem Personal haben, das mit Ihren Geschäftsabläufen vertraut ist.
Sie können auch ein Tool wie Manatal verwenden, um Ihre Eventualbesetzung einfacher und reibungsloser zu gestalten. Manatal bietet Ihnen eine anpassbare Pipeline, mit der Sie die einzelnen Phasen Ihrer Personalvermittlung frei gestalten und verwalten können. Seine Automatisierungsfunktion erleichtert Ihnen auch die Verwaltung der Bewerberdaten. Mit der KI-Empfehlungsfunktion identifizieren Sie schnell die richtigen Talente und besetzen sie für Ihre dringend benötigten Positionen.
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Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Kontingenten
1. Ausarbeitung eines Notfallplans für den Personalbedarf
Ihr Plan sollte die Anforderungen an die Anzahl, die Fähigkeiten und das Fachwissen der Zeitarbeitskräfte, die in bestimmten Szenarien benötigt werden, umreißen. Überprüfen Sie ihn regelmäßig und stellen Sie sicher, dass Sie immer über die notwendigen Ressourcen verfügen, um Ihren Personalbedarf in Krisenzeiten zu decken.
Ein wichtiger Aspekt, der bei der Ausarbeitung eines Notfallplans für den Personalbedarf zu berücksichtigen ist, ist die Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über den Plan und ihre Rolle darin informiert sind. Dies wird dazu beitragen, dass im Notfall ein reibungsloser Übergang zur vorübergehenden Besetzung gewährleistet ist.
Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor sind die Kosten für Zeitarbeitskräfte. Es ist wichtig, diese Ausgaben einzuplanen und einen Plan zu haben, wie sie gedeckt werden können. Dies kann die Umschichtung von Mitteln aus anderen Unternehmensbereichen oder die Sicherung zusätzlicher Finanzierung beinhalten.
2. Schaffung eines Ressourcenpools für Notfallsituationen
Um sicherzustellen, dass Sie in Notfällen über genügend Personal verfügen, empfiehlt es sich, im Vorfeld einen Pool potenzieller Aushilfskräfte anzulegen. Dieser Pool könnte Kandidaten umfassen, die sich bereits auf Stellen beworben haben oder die von vertrauenswürdigen Quellen empfohlen wurden. Mit Hilfe eines solchen Pools können Sie in Krisenzeiten schnell auf die erforderlichen Personalressourcen zugreifen und sie einsetzen.
Um die Genauigkeit und Relevanz des Ressourcenpools aufrechtzuerhalten, aktualisieren und pflegen Sie ihn regelmäßig, indem Sie potenzielle Kandidaten ansprechen und ihre Verfügbarkeit und Bereitschaft zur Arbeit in Notfallsituationen bestätigen.
3. Einrichtung von Kommunikationskanälen mit Zeitbediensteten
Denken Sie daran, dass eine effektive Kommunikation in Notfällen der Schlüssel zum Erfolg ist. Informieren Sie daher alle Zeitarbeitskräfte klar und deutlich über ihre Aufgaben und Zuständigkeiten, die Erwartungen an die Stelle und alle anderen wichtigen Informationen. Klare und präzise Kommunikationskanäle zwischen Zeitarbeitskräften und ihren Vorgesetzten sorgen dafür, dass alle informiert bleiben und effizient auf veränderte Umstände reagieren können.
Es ist auch wichtig, einen Feedback-Mechanismus einzurichten, damit die Bediensteten auf Zeit alle Probleme oder Bedenken mitteilen können, die sie möglicherweise haben. Dies kann durch regelmäßige Besprechungen, Vorschlagsboxen oder anonyme Umfragen geschehen.
4. Schulung und Einarbeitung von Zeitarbeitskräften
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Zeitarbeitskräfte ihre Aufgaben effektiv wahrnehmen, ist eine angemessene Schulung und Einarbeitung. Schulen Sie sie also in den wesentlichen Funktionen ihrer Aufgaben, den Unternehmensrichtlinien und den Arbeitsverfahren. Das Angebot von Online-Schulungsmodulen oder E-Learning-Kursen kann ebenfalls von Vorteil sein, da sie leicht zugänglich sind und aus der Ferne absolviert werden können.
Es ist auch wichtig, dass Ihr Kontingenzteam ein klares Verständnis der Unternehmenskultur und -werte erhält. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, sind Orientierungsveranstaltungen, bei denen sie mit wichtigen Mitarbeitern zusammentreffen und etwas über die Mission und Vision des Unternehmens erfahren können. Auf diese Weise fühlen sich die Zeitarbeitskräfte stärker mit dem Unternehmen verbunden und werden eher bereit sein, ihr Bestes zu geben.
Vergessen Sie auch nicht, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter über die notwendigen Werkzeuge und Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Dazu gehört der Zugang zu Software, Ausrüstung und anderen Materialien, die für ihre spezifischen Aufgaben erforderlich sind.
5. Durchführung von Leistungsbeurteilungen für Kontingentsmitarbeiter
Leistungsüberprüfungen sind für die Bewertung der Wirksamkeit Ihrer Strategie für unvorhergesehene Ereignisse unerlässlich. Wir empfehlen, Ihr Zeitarbeitsteam regelmäßig zu überprüfen, um ein Feedback über die Leistung und die Effektivität des Personalbesetzungsprozesses zu erhalten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln. Diese Überprüfungen können Ihnen helfen, kritische Entscheidungen darüber zu treffen, ob Sie Zeitarbeitskräfte behalten oder ersetzen sollen.
Es ist wichtig, dass der Prozess der Leistungsbeurteilung für alle Kontingentmitarbeiter fair und einheitlich ist. Legen Sie daher klare Leistungskriterien fest und geben Sie während des gesamten Einsatzes regelmäßig Feedback. Ziehen Sie auch Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten in Betracht, um Zeitarbeitskräfte bei der Verbesserung ihrer Fähigkeiten und Leistungen zu unterstützen.
6. Bindung von Spitzentalenten aus Ihrem Ressourcenpool
Ein wirksames Mittel zur Bindung von Spitzenkräften ist die Bereitstellung von Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und zum Wachstum. Bieten Sie Ihren Kontingentmitarbeitern Schulungsprogramme, Mentoring und Aufstiegsmöglichkeiten an. Dies hilft ihnen nicht nur, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern, sondern zeigt auch, dass Sie ihre Beiträge schätzen und in ihren Erfolg investieren.
Ein weiterer wichtiger Faktor für die Bindung von Spitzenkräften ist die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds. Fördern Sie daher eine Kultur der offenen Kommunikation, Anerkennung und Wertschätzung. Fördern Sie Teamarbeit und Zusammenarbeit und sorgen Sie für einen angenehmen und sicheren Arbeitsplatz. Wenn sich Ihr Kontingenteam geschätzt und unterstützt fühlt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass es in Ihrem Unternehmen bleibt und Höchstleistungen erbringt.
7. Messung des Erfolgs Ihres Notfallplans für Personal
Es ist unabdingbar, Kennzahlen wie die Zeit bis zur Besetzung, die Verbleibquote von Zeitarbeitskräften oder das Feedback zum Einstellungsprozess zu verfolgen. Anhand dieser Kennzahlen können Sie Ihren Notfallplan im Laufe der Zeit verfeinern und verbessern. Eine weitere wichtige Kennzahl, die Sie verfolgen sollten, sind die Kosten für Ihren Notfallplan. Dazu gehören nicht nur die Kosten für die Einstellung von Zeitarbeitskräften, sondern auch die Kosten für Schulung und Einarbeitung. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Notfallplan im Rahmen des Budgets bleibt, und feststellen, in welchen Bereichen Sie Kosten einsparen können.
Es ist auch wichtig, die Auswirkungen Ihres Notfallplans auf Ihr Stammpersonal zu bewerten. Fühlen sie sich aufgrund der Anwesenheit von Zeitarbeitskräften überlastet oder unterbewertet? Gibt es Probleme bei der Kommunikation oder Zusammenarbeit zwischen Zeit- und Stammpersonal? Regelmäßiges Feedback von Ihren Festangestellten kann Ihnen helfen, etwaige Bedenken auszuräumen und sicherzustellen, dass sich Ihr Notfallplan nicht negativ auf Ihre gesamte Belegschaft auswirkt.
8. Rechtliche Erwägungen für Zeitarbeitnehmer in unvorhergesehenen Situationen
Schließlich muss man als Arbeitgeber bei der Einstellung von Zeitarbeitskräften, insbesondere in unvorhergesehenen Situationen, unbedingt die rechtlichen Aspekte beachten. Dazu gehört die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Mindestlohnsätzen sowie Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften. Stellen Sie also sicher, dass Sie klare Arbeitsverträge und genau definierte Rollen und Verantwortlichkeiten haben und dass die Zeitarbeitskräfte ihre Rechte und Pflichten kennen.
Fallstudie: Beispiel für einen erfolgreichen Personalplan für den Notfall
Viele Unternehmen haben erfolgreiche Notfallpläne für die Personalbesetzung entwickelt. Ein gutes Beispiel ist Amazon [2], das auf Zeitarbeitskräfte zurückgreift, um die erhöhte Nachfrage in Spitzenzeiten wie der Urlaubssaison oder bei großen Verkaufsveranstaltungen zu bewältigen. Um die Qualität der Zeitarbeitskräfte zu gewährleisten, führt Amazon umfangreiche Hintergrundprüfungen und Schulungsprogramme durch. [3]
Darüber hinaus bietet Amazon seinen Zeitarbeitskräften einen Weg zur Festanstellung [4], was sich als wirksames Mittel zur Bindung von Talenten und zur Aufrechterhaltung der Produktivität erwiesen hat.
Dem Unternehmen ist es gelungen, die Produktivität aufrechtzuerhalten und die Kundennachfrage in Krisenzeiten oder bei erhöhtem Arbeitsaufkommen zu erfüllen. Die Notfallpläne des Unternehmens haben sich als wirksam erwiesen, da sie nicht nur die Kontinuität des Geschäftsbetriebs gewährleisten, sondern auch Zeitarbeitskräften die Möglichkeit bieten, wertvolle Erfahrungen zu sammeln und möglicherweise eine langfristige Beschäftigung zu finden.
Die Nachahmung dieser Beispiele kann Sie inspirieren und Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Sie Ihren eigenen Notfallplan erfolgreich umsetzen können.
Schlussfolgerung
Es liegt auf der Hand, dass der Schlüssel zur Beherrschung der Kunst der unvorhergesehenen Personalbesetzung in der Antizipation und Vorbereitung liegt. Mit einem Plan für den schnellen und effektiven Einsatz von Zeitarbeitskräften bei Bedarf kann Ihr Unternehmen auch bei unerwarteten Ereignissen reibungslos und effizient arbeiten. Von Naturkatastrophen bis hin zu plötzlichen Spitzen in der Arbeitsbelastung kann ein Notfallplan den Unterschied ausmachen, wie gut Sie den Sturm überstehen.
Zitate:
2. cnbc
3. Ridester
4. cnbc
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