So wählen Sie den richtigen Personalvermittler: Vermeiden Sie diese 5 Fehler

Der Arbeitsmarkt verändert sich rasant, und viele Unternehmen haben Mühe, mit der Nachfrage nach Talenten Schritt zu halten. Ob es nun an der zunehmenden Fernarbeit, der großen Resignation oder dem Fachkräftemangel liegt, die richtigen Bewerber zu finden und einzustellen, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Deshalb wenden sich viele Unternehmen an eine Personalvermittlungsagentur, die ihnen bei der Personalbeschaffung hilft.

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Personalvermittlungsagenturen sind Unternehmen, die sich auf die Suche, Auswahl und Vermittlung qualifizierter Bewerber für verschiedene Funktionen und Branchen spezialisiert haben. Sie können Ihnen Zeit, Geld und Ärger ersparen, indem sie den Einstellungsprozess für Sie übernehmen. Doch nicht alle Personalvermittler sind gleich gut. Die Wahl der falschen Agentur kann zu vergeudeten Ressourcen, minderwertigen Einstellungen und einem beschädigten Ruf führen.

Wie wählen Sie also den richtigen Personalvermittler für Ihr Unternehmen aus? Im Folgenden finden Sie fünf häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten, und einige Tipps, wie Sie den besten Partner für Ihre Einstellungsziele finden können.

Häufige Missverständnisse über Personalvermittlungsagenturen

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem Personalvermittler machen, sollten Sie einige weit verbreitete Missverständnisse ausräumen, die Ihre Entscheidung beeinflussen könnten. Hier sind einige von ihnen:

Personalvermittlungsagenturen sind nur für befristete oder geringfügige Stellen geeignet

Das ist nicht wahr. Viele Personalvermittlungsagenturen bieten eine Reihe von Dienstleistungen an, von der befristeten bis zur unbefristeten Vermittlung und von der Einstiegsposition bis zur Führungsposition. Sie können auch auf verschiedene Branchen und Nischen eingehen, z. B. IT, Gesundheitswesen, Technik, Marketing usw.

Personalvermittlungsagenturen verlangen exorbitante Gebühren

Auch dies ist nicht richtig. Die von den Personalvermittlern erhobenen Gebühren variieren je nach Art der Dienstleistung, dem Schwierigkeitsgrad und den Marktbedingungen. In der Regel sind sie jedoch angemessen und wettbewerbsfähig und umfassen häufig Leistungen wie Garantiezeiten, Ersatzkandidaten und Gehaltsabrechnungsdienste. Außerdem werden die Gebühren oft durch die Einsparungen ausgeglichen, die Sie durch schnellere Einstellungen, geringere Fluktuation und höhere Produktivität erzielen.

Personalvermittler kümmern sich nicht um Qualität oder Eignung

Dies ist ein weiterer Mythos. Personalvermittler haben ein ureigenes Interesse daran, hochwertige Bewerber zu vermitteln, die Ihren Anforderungen und Ihrer Kultur entsprechen. Sie verwenden verschiedene Instrumente und Methoden, um die Fähigkeiten, die Persönlichkeit und das Potenzial der Bewerber zu beurteilen. Außerdem haben sie Zugang zu einem großen Pool von Talenten, die über andere Kanäle möglicherweise nicht verfügbar sind. Darüber hinaus legen sie Wert auf langfristige Beziehungen zu ihren Kunden und Bewerbern und bemühen sich daher um Zufriedenheit und Bindung.

Probleme bei der Wahl des falschen Personalvermittlers

Jetzt, da Sie einige der Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Personalvermittler kennen, sind Sie vielleicht versucht, den erstbesten zu beauftragen. Das könnte sich jedoch als ein teurer Fehler erweisen. Die Wahl des falschen Personalvermittlers kann zu verschiedenen Problemen führen, wie z. B.:

• Schlechte Kommunikation: Ein guter Personalvermittler sollte während des gesamten Einstellungsverfahrens klar und regelmäßig mit Ihnen kommunizieren. Er sollte auf Ihre Bedürfnisse eingehen, Ihnen Feedback geben, Sie über den Fortschritt informieren und auf Probleme oder Bedenken eingehen. Ein schlechter Personalvermittler reagiert möglicherweise nicht, ist vage oder irreführend in seiner Kommunikation. Möglicherweise halten sie auch ihre Versprechen nicht ein.
• Mangelndes Fachwissen: Ihr idealer Personalvermittler sollte über Fachwissen in Ihrer Branche oder Nische verfügen. Sie sollten die Markttrends, die erforderlichen Fähigkeiten und die Herausforderungen bei der Suche und Einstellung von Talenten für Ihre spezifischen Aufgaben kennen. Einem schlechten Personalvermittler hingegen fehlt es möglicherweise an diesem Wissen und dieser Erfahrung. Sie schicken Ihnen möglicherweise irrelevante oder unqualifizierte Kandidaten oder verpassen die Chance, Spitzenkräfte zu gewinnen.
• Unethische Praktiken: Dies ist sehr wichtig, denn ein guter Personalvermittler sollte sich an hohe Standards in Bezug auf Professionalität und Ethik halten. Sie sollten Ihre Vertraulichkeit wahren, Ihre Daten schützen, die Gesetze und Vorschriften befolgen und Ihre Bewerber fair und respektvoll behandeln. Ein unerwünschter Personalvermittler könnte unethische Praktiken anwenden, z. B. Ihre Mitarbeiter oder Bewerber abwerben, Informationen oder Zeugnisse fälschen, Ihnen zu viel oder zu wenig Geld für Ihre Mitarbeiter berechnen oder gegen Ihre Vertragsbedingungen verstoßen.

Wie wählen Sie den richtigen Personalvermittler?

Um diese Probleme zu vermeiden und den besten Personalvermittler für Ihr Unternehmen zu finden, finden Sie hier eine Liste mit fünf Fehlern, die Sie vermeiden sollten:

Fehler Nr. 1: Keine klare Definition Ihrer Bedürfnisse

Bevor Sie sich an einen Personalvermittler wenden, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie von ihm erwarten. Welche Art von Dienstleistung wünschen Sie? Befristet oder unbefristet? Vollzeit oder Teilzeit? Welche Art von Stellen müssen Sie besetzen? Welche Fähigkeiten und Qualifikationen benötigen Sie? Welches Budget und welchen Zeitplan haben Sie? Wenn Sie diese Angaben parat haben, können Sie Ihre Optionen eingrenzen und Ihre Erwartungen effektiv kommunizieren.

Fehler Nr. 2: Keine gründliche Recherche

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse definiert haben, sollten Sie einige Nachforschungen über die potenziellen Personalvermittler anstellen, die diese Bedürfnisse erfüllen können. Sie können Online-Quellen wie Websites, Bewertungen, Erfahrungsberichte und soziale Medien nutzen, um mehr über den Ruf, die Dienstleistungen, die Spezialgebiete, die Gebühren und die Erfolgsgeschichten zu erfahren. Sie können auch um Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk oder von Branchenverbänden bitten. Verlassen Sie sich nicht nur auf das Marketingmaterial oder die Verkaufsargumente des Unternehmens, sondern suchen Sie nach Beweisen für seine Leistung und Glaubwürdigkeit.

Fehler Nr. 3: Mehrere Optionen nicht sorgfältig vergleichen

Nachdem Sie recherchiert haben, sollten Sie mindestens drei bis fünf Personalvermittler vergleichen, die Ihren Kriterien entsprechen. Entscheiden Sie sich nicht einfach für die billigste oder die beliebteste Agentur. Suchen Sie vielmehr nach der Agentur, die für Ihre Bedürfnisse das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und die beste Qualität bietet. Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile, die Stärken und Schwächen sowie die Übereinstimmung mit Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Zielen. Sie können auch nach Referenzen oder Arbeitsproben fragen, um die Ansprüche und Ergebnisse des Anbieters zu überprüfen.

Fehler Nr. 4: Nicht selbstbewusst die richtigen Fragen stellen

Wenn Sie Ihre Auswahl eingegrenzt haben, sollten Sie sich mit den Personalvermittlern in Verbindung setzen und ihnen einige Fragen stellen, um sie weiter zu bewerten. Scheuen Sie sich nicht, auch schwierige oder spezifische Fragen zu stellen; dies ist Ihre Chance, das Wissen, die Fähigkeiten und die Professionalität des Unternehmens zu testen. Einige der Fragen, die Sie stellen können, sind:

• Wie gehen Sie bei der Suche, Prüfung und Auswahl von Bewerbern für meine Stellen vor?
• Wie stellen Sie die Qualität und Eignung Ihrer Bewerber sicher?
• Wie gehen Sie mit Feedback, Beschwerden oder Problemen um?
• Wie messen und berichten Sie Ihre Leistungen und Ergebnisse?
• Wie berechnen Sie Ihre Dienstleistungen und wie lauten die Vertragsbedingungen?

Fehler Nr. 5: Letztlich nicht auf den eigenen Instinkt vertrauen

Nachdem Sie alle Fragen gestellt haben, sollten Sie ein klares Bild davon haben, welcher Personalvermittler der beste für Sie ist. Ignorieren Sie jedoch nicht Ihr Bauchgefühl; manchmal kann es genauer sein als alle Daten oder Logik. Vertrauen Sie auf Ihren Instinkt und wählen Sie den Personalvermittler, bei dem Sie sich am wohlsten und sichersten fühlen. Sie sollten das Gefühl haben, dass sie Ihre Bedürfnisse verstehen, Ihre Vorstellungen teilen und Ihre Werte respektieren.

Fragen an die Vertreter der Agentur

Wenn Sie sich für einen Personalvermittler entschieden haben, sollten Sie während des gesamten Einstellungsverfahrens eine gute Beziehung zu ihm pflegen. Sie sollten auch regelmäßig Kontakt mit den Vertretern der Agentur halten und ihnen einige Fragen stellen, um ihre Fortschritte und Leistungen zu überwachen. Einige der Fragen, die Sie stellen können, sind:

• Wie viele Bewerber haben Sie für meine Stelle gefunden, geprüft und vorgeschlagen?
• Wie beurteilen Sie die Qualität und Eignung dieser Bewerber?
• Wie viele Bewerber wurden von mir oder meinen Personalverantwortlichen interviewt, eingestellt oder abgelehnt?
• Wie sammeln Sie das Feedback von mir oder meinen Kandidaten und geben es weiter?
• Wie gehen Sie mit Änderungen, Verzögerungen oder Problemen um, die auftreten können?
• Wie verfolgen und berichten Sie Ihre Aktivitäten, Ergebnisse und Kosten?

Wie man die Leistung eines Personalvermittlers misst

Sie sollten nicht nur Fragen stellen, sondern auch die Leistung eines Personalvermittlers anhand einiger Schlüsselkennzahlen und Indikatoren messen. Anhand dieser Kennzahlen können Sie beurteilen, inwieweit der Personalvermittler Ihre Erwartungen erfüllt und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft. Einige der Metriken, die Sie verwenden können, sind:

• Kundenzufriedenheit: Diese Kennzahl misst, wie zufrieden Sie mit dem Service und den Ergebnissen des Personalvermittlers sind. Sie können Umfragen, Bewertungen oder Zeugnisse verwenden, um Feedback von Ihnen oder Ihren Personalverantwortlichen einzuholen. Sie können auch Indikatoren wie Kundenbindungsrate, Weiterempfehlungen oder Wiederholungsaufträge heranziehen, um Ihre Loyalität und Zufriedenheit zu messen.
• Besetzungsrate: Diese Kennzahl misst, wie viele Ihrer offenen Stellen von den Bewerbern des Personalvermittlers besetzt werden. Sie wird berechnet, indem die Zahl der Vermittlungen durch die Zahl der Aufträge geteilt wird. Eine hohe Besetzungsquote zeigt, dass der Personalvermittler effizient und effektiv bei der Suche und Einstellung von Talenten für Ihre Stellen ist.
• Zeit bis zur Besetzung: Diese Kennzahl misst, wie lange es dauert, bis der Personalvermittler Ihre offenen Stellen besetzt. Sie wird berechnet, indem das Datum des Stellenauftrags vom Datum der Vermittlung abgezogen wird. Eine niedrige Besetzungszeit zeigt, dass der Personalvermittler schnell und reaktionsschnell auf Ihren Einstellungsbedarf reagiert.
• Qualität der Einstellung: Mit dieser Kennzahl wird gemessen, wie gut die Kandidaten des Personalvermittlers bei der Arbeit sind. Sie können Indikatoren wie Produktivität, Leistung, Engagement oder Fluktuation heranziehen, um deren Qualität zu bewerten. Eine hohe Einstellungsqualität zeigt Ihnen, dass der Personalvermittler Bewerber vermittelt, die Ihren Anforderungen und Ihrer Kultur entsprechen.

Wenn Sie diese Kennzahlen einfach und genau messen wollen, brauchen Sie ein Tool, das Sie bei der Sammlung, Analyse und Visualisierung von Daten aus verschiedenen Quellen unterstützt. Genau hier kommt Manatal ins Spiel. Es ist ein cloudbasiertes Applicant Tracking System (ATS), das seinen Nutzern hilft, Bewerber schneller zu finden und einzustellen und dabei weniger Geld auszugeben.

Manatal ist für HR-Teams, Personalvermittler und Headhunter konzipiert. Es bietet verschiedene Funktionen, die Ihnen helfen können, die Leistung Ihrer Personalagentur zu messen, wie z. B.:

• Berichte und Analysen: Mit dieser Funktion können Sie benutzerdefinierte Berichte und Dashboards erstellen, die wichtige Metriken und Einblicke in Ihren Einstellungsprozess bieten. Sie können Kennzahlen wie die Besetzungsrate, die Zeit bis zur Besetzung und die Qualität der Einstellungen für jeden Personalvermittler, mit dem Sie zusammenarbeiten, verfolgen. Sie können auch verschiedene Agenturen anhand ihrer Leistung und Ergebnisse vergleichen.
• KI-Empfehlungen: Die KI-Engine von Manatal gibt Empfehlungen zu Kandidaten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, ihrer Persönlichkeit und ihres Potenzials. Sie hilft Ihnen auch, die besten Talente in Ihrer Datenbank mit Hilfe von Suchwerkzeugen, Filtern und Kandidatenbewertung zu finden. Sie können diese Funktion nutzen, um die Qualität und Eignung der von Ihrem Personalvermittler bereitgestellten Kandidaten zu bewerten.
• Zusammenarbeit und Aktivitäten: Sie können Benutzerrollen verwalten und Ihre Teammitglieder, Kunden oder Kandidaten einladen, mit ihnen zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Sie können auch Ihre Aktivitäten protokollieren und nachverfolgen, z. B. Anrufe, E-Mails, Interviews oder Feedback, und die Kommunikation und Interaktion zwischen Ihnen und Ihrer Personalagentur überwachen.

Schlussfolgerung

Die Wahl eines Personalvermittlers ist eine wichtige Entscheidung, die den Erfolg und das Wachstum Ihres Unternehmens beeinflussen kann. Es ist ratsam, häufige Fehler zu vermeiden und einige Tipps zu befolgen, um den besten Partner für Ihren Einstellungsbedarf zu finden. Außerdem müssen Sie die Leistung des Personalvermittlers anhand von Schlüsselkennzahlen und Indikatoren messen. Und dazu brauchen Sie ein Instrument, das Sie dabei unterstützt.

Die Wahl eines Personalvermittlers ist keine leichte Aufgabe, aber sie kann sich lohnen, wenn Sie sie richtig angehen. Sie können den besten Partner für Ihren Einstellungsbedarf finden und Ihre Einstellungsziele schneller und besser erreichen.

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