Der vollständige Leitfaden für Rekrutierungstools: Welche Tools sind für Sie geeignet?

Die Wahl des besten Rekrutierungstools für Ihr Unternehmen kann eine schwierige Aufgabe sein. Es gibt viele Tools zur Auswahl, und jedes hat seine Vor- und Nachteile. Bei der Fülle der verfügbaren Informationen kann es schwierig sein zu wissen, wo man anfangen soll.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was Sie bei der Auswahl eines Rekrutierungstools für Ihr Unternehmen beachten müssen.

Was ist ein Rekrutierungsinstrument?

Ein Rekrutierungstool ist eine Software, die es Unternehmen ermöglicht, Stellen auszuschreiben, Kandidaten zu verwalten, Bewerber zu prüfen und viele andere Dinge im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung zu tun. Es gibt heute viele verschiedene Arten von Rekrutierungstools und -software auf dem Markt - einige mit einem sehr spezialisierten Fokus, während andere eine sehr große Bandbreite an Rekrutierungsaktivitäten abdecken.

Wenn Ihr Unternehmen eine effektive Möglichkeit benötigt, um qualifizierte Bewerber für offene Stellen in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung zu finden, dann brauchen Sie eine Plattform, die Sie bei der Suche nach neuen Talenten, der Veröffentlichung von Stellenangeboten und der Verwaltung Ihres Bewerberpools unterstützt. Wenn Sie hingegen eine Personalvermittlungsagentur sind, sollten Sie ein Tool anstreben, das alle Ihre Kundeninteraktionen sowie alle oben genannten Punkte zentralisieren kann.

Die Bedürfnisse variieren je nach Unternehmen und Umständen, wie wir bei der Zunahme der Fernarbeit gesehen haben.

Warum braucht mein Unternehmen ein Rekrutierungstool?

Wussten Sie, dass es im Durchschnitt 36 Tage dauert, bis eine freie Stelle besetzt ist? Obwohl viele Faktoren zum Gesamterfolg bei der Suche nach dem richtigen Mitarbeiter beitragen, beginnt alles damit, dass Personalvermittler eine Stellenanzeige aufgeben, Bewerber suchen und Hunderte von Lebensläufen durchsehen. Dies nimmt viel wertvolle Zeit in Anspruch, und wenn der Bewerber das Stellenangebot nicht annimmt, steht man am Ende wieder am Anfang.

Recruiting-Tools sind die perfekte Lösung für Personalvermittler, die schnell und einfach eine Stellenanzeige aufgeben, qualifizierte Kandidaten durch Suchfilter identifizieren und Lebensläufe nach Relevanz sortieren müssen. Dabei werden die neuesten Technologien genutzt, um sicherzustellen, dass die Zeit effizient genutzt wird.

Software für die Personalbeschaffung kann nicht nur dazu beitragen, die Sichtbarkeit Ihrer Stellenanzeigen im Internet, z. B. in Jobbörsen oder sozialen Medien, zu erhöhen, sondern hilft Unternehmen auch dabei, durch Analysen sicherzustellen, dass sie die relevantesten Kanäle ansteuern - die Kanäle, die die besten Bewerber für jede Stelle hervorbringen.

Wir haben zwar einige der vielen verschiedenen Möglichkeiten aufgelistet, aber die richtigen Rekrutierungstools für Ihr Unternehmen können je nach Ihren individuellen Bedürfnissen und Unternehmenszielen anders aussehen als für andere Unternehmen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie das beste Rekrutierungstool für Ihr Unternehmen auswählen.

Herausforderungen bei der Personalbeschaffung und Lösungen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, nach welcher Art von Personalbeschaffungssoftware Sie suchen sollten, ist es ratsam, die Herausforderungen zu berücksichtigen, denen Sie in Ihrem Bereich üblicherweise gegenüberstehen. Haben Sie zum Beispiel Schwierigkeiten, gute Bewerber zu finden, oder suchen Sie nach einer Möglichkeit, Bewerbungen zu verwalten, ohne sich den ganzen Tag damit zu beschäftigen? Wenn Sie wissen, mit welchen Problemen Ihr Einstellungsteam am meisten konfrontiert ist, können Sie die wichtigsten Funktionen herausfinden, auf die Sie bei der Suche nach Ihrem Einstellungstool achten sollten.

Herausforderung Nr. 1: Das Anwendungsmanagement nimmt zu viel Zeit in Anspruch

Wenn Sie feststellen, dass die Verwaltung Ihrer Bewerbungen zu viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie sich nach einer Software umsehen, die Ihnen hilft, effizienter zu werden. Einige der Funktionen, die Sie vielleicht in Betracht ziehen sollten, sind:

• Ein einziges Programm, das alle Details des Bewerbungsprozesses von der ersten Bewerbung bis zum Onboarding verwalten kann. Auf diese Weise müssen Sie nicht in mehreren Programmen manuell nach den benötigten Informationen suchen.
• Automatisiertes Screening, damit Sie Ihre Zeit nicht damit verschwenden müssen, Lebensläufe zu sichten, die für die offene Stelle nicht relevant sind.
• Die Möglichkeit, eine erweiterte Suche durchzuführen oder KI-Empfehlungen zu erhalten, ist der Schlüssel zur Nutzung Ihrer Bewerberdatenbank. Auf diese Weise können Sie Kandidaten finden, indem Sie einfach nach einer bestimmten Qualifikation oder Fähigkeit suchen, die der Kandidat besitzt, und so den Zeitaufwand für die Suche erheblich reduzieren.
• Automatisierte Antworten für Bewerber-E-Mails, damit Sie nicht jede E-Mail von Hand schreiben müssen. Dazu können E-Mails für Bewerber gehören, die Sie zum Vorstellungsgespräch weiterleiten, Ablehnungs-E-Mails oder auch Vorlagen für Stellenangebote, Einverständniserklärungen zur Datenverarbeitung,...

Herausforderung Nr. 2: Sie möchten Ihre Einstellungsfähigkeiten durch Analysen verbessern

Wenn Sie feststellen, dass Ihrer Einstellungsstrategie Analysen oder datengestützte Entscheidungen fehlen, sollten Sie nach Funktionen suchen, die Ihnen helfen, Ihre Einstellungsstrategie neu zu gestalten:

• Untersuchung der Produktivität Ihres Einstellungsverfahrens und Ermittlung der Bereiche, die zu viel Zeit oder Geld kosten, um festzustellen, wo Sie das Verfahren verbessern können.
• Verfolgen Sie die Analysen auf Karriereseiten, um zu sehen, wo Sie den meisten Traffic erhalten, woher die Leute kommen und wie viele Leute Ihre Stellenanzeigen sehen.
• Engagement-Analysen, um zu sehen, wie viele Besucher zu Bewerbern werden und welche Seiten ihre Entscheidung beeinflussen.

Herausforderung Nr. 3: Sie möchten Bewerber auf höherer Ebene ansprechen

Wenn Sie hochwertige Bewerber für Ihre offenen Stellen finden möchten, sollten Sie sich auf Softwarefunktionen konzentrieren, z. B:

• Die Funktion zur Integration von Stellenbörsen ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Angebote auf mehreren Websites zu veröffentlichen, ohne dass Sie jede einzelne manuell besuchen müssen.
• Individuell anpassbare Stellenbörsen, in denen Sie Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Aufgabenbereiche hinzufügen können, um hochwertige Bewerber zu gewinnen.
• Integration von Social-Media-Marketing, das Ihre Stellen automatisch auf beliebten Social-Media-Apps wie Facebook, Instagram oder LinkedIn veröffentlicht.
• SEO-freundliche Stellenbeschreibungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Kandidaten Ihr Unternehmen finden können, wenn sie Suchmaschinen für ihre nächste Stelle nutzen.

Was sind die wichtigsten Merkmale eines guten Rekrutierungstools?

Bevor Sie sich für ein Rekrutierungstool entscheiden, sollten Sie sorgfältig überlegen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Hier ist unsere Liste der Komponenten, die jede Personalbeschaffungslösung haben muss:

• Macht Ihren Rekrutierungsprozess effizienter: Das wichtigste Merkmal eines jeden Rekrutierungstools oder -prozesses ist Effizienz. Es sollte Ihrem Team eine einfache Möglichkeit bieten, Stellen auszuschreiben oder schnell die richtigen Talente zu finden, ohne dass es zu Problemen oder Frustrationen kommt. Das Ziel ist es, Ihren Rekrutierungsprozess zu unterstützen und ihn nicht zu erschweren.
• Anpassungsfähig an die Bedürfnisse Ihres Arbeitsplatzes: Das richtige Rekrutierungstool sollte Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, sich nach Bedarf anzupassen und zu wachsen. Ein Beispiel: Sie sind ein kleines Unternehmen und suchen ein Bewerber-Tracking-System (ATS). Während Sie in dieser Runde vielleicht nur ein paar Dutzend Bewerber verfolgen müssen, sollte das System bei wachsendem Unternehmen und Bedarf in der Lage sein, eine größere Anzahl von Bewerbern effizient zu erfassen und mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.
• Einfach zu implementierender Prozess: Sie sollten eine Personalbeschaffungslösung wählen, die einfach zu implementieren und schnell einzurichten ist. Niemand möchte seine Zeit damit verschwenden, das richtige Tool für sein Unternehmen zu finden. Sie brauchen also etwas, das sich schnell und mit minimalem Aufwand oder Frustration Ihrerseits implementieren lässt. Cloud-basierte Lösungen sind die offensichtliche Wahl, da sie nur einen Webbrowser und eine Internetverbindung benötigen, um loszulegen.
• Fähigkeit, die Einhaltung von Einstellungsvorschriften zu verwalten: Gute Rekrutierungstools stellen sicher, dass Sie bei der Einstellung Gesetze wie Datenschutzgesetze (GDPR, PDPA,...) oder Vorschriften zur Chancengleichheit bei der Einstellung einhalten.
• Bietet Flexibilität: Bei der Auswahl eines Rekrutierungstools sollten Sie eines wählen, das Ihrem Unternehmen die Flexibilität bietet, es an Ihre unternehmens- oder branchenspezifischen Bedürfnisse anzupassen. Dies kann von der Änderung der Rekrutierungsphasen über die Anpassung von Bewerbungsformularen bis hin zur Auswahl der Informationen reichen, die bei der Anzeige eines Bewerberprofils hervorgehoben werden sollen.

Wie Sie das beste Rekrutierungstool für Ihr Unternehmen auswählen

Nachdem Sie nun wissen, welche Arten von Rekrutierungstools es heute auf dem Markt gibt und warum es sinnvoll ist, eines einzusetzen, ist es an der Zeit, sich mit der Auswahl des besten Rekrutierungstools für Ihr Unternehmen zu beschäftigen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte, die Sie bei der Auswahl des richtigen Rekrutierungstools unternehmen müssen.

1. Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Der erste Schritt zur Auswahl der besten Rekrutierungstools für Ihr Unternehmen besteht darin, zu verstehen, was Sie brauchen. Was sind die größten Probleme in Ihrem derzeitigen Rekrutierungsprozess? Gibt es Prozesse, die durch Technologie effizienter gestaltet werden könnten? Haben Sie Integrationsbedarf mit anderen Softwareprodukten?

Der einfachste Weg, um herauszufinden, wo Ihr Unternehmen die meiste Hilfe benötigt, ist zu verstehen, für welche Teile der Customer Journey Sie ein Recruiting-Tool benötigen, um Ihnen zu helfen. Zu den häufigsten Bereichen gehören:

• Einstellungsmarketing: Verbringen Sie viel Zeit damit, Ihre Stellen auszuschreiben oder zu versuchen, mehr Bewerber für Ihre Stelle zu interessieren? Dann brauchen Sie vielleicht Tools, die Sie bei Ihrem Personalmarketing unterstützen.
• Bewerbung: Fällt es Ihnen schwer, die Bewerber zu sortieren, oder dauert es zu lange, bis Sie die Lebensläufe der Bewerber erhalten? Dann ist es vielleicht an der Zeit, ein Bewerbermanagementsystem einzusetzen, das Sie bei der Verwaltung der Bewerber unterstützt.
• Einstellen: Kommt es Ihnen so vor, als ob Sie bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters viele Arbeitsblätter, Papierkram und Orientierungsmaterial durchgehen müssen? Wenn ja, ist es vielleicht an der Zeit, mit einer Onboarding- oder Management-Plattform zu arbeiten, um den Stress beim Onboarding zu lindern.

Sobald Sie wissen, welche Arten von Problemen in Ihrem Unternehmen bestehen, wird die Suche nach einer Lösung leichter.

2. Identifizieren Sie die Funktionen des Rekrutierungstools, die für Sie wichtig sind

Sobald Sie die Hauptprobleme Ihres Unternehmens kennen, ist es an der Zeit, die Funktionen zu bestimmen, die in einem Rekrutierungstool unbedingt vorhanden sein müssen. Möglicherweise verwenden Sie verschiedene Produkte für jeden Schritt der Customer Journey oder ein Produkt für alle Bereiche.

Unabhängig davon ist es wichtig, die verschiedenen Funktionen jeder Software zu kennen und zu verstehen, wie sie zu Ihrem Gesamterfolg beitragen können, wenn es um Ihre größten Herausforderungen im Recruiting geht.

3. Bewertung und Vergleich von Recruiting-Tool-Unternehmen

Jetzt, da Sie wissen, welche Arten von Rekrutierungstools es gibt und welche Funktionen sie bieten, ist es an der Zeit, das richtige für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Einige Unternehmen haben vielleicht nicht viele Ressourcen oder Budgets zur Verfügung, während andere vielleicht bereit sind, mehr in ihren Rekrutierungsprozess zu investieren. Unabhängig davon, wo sich Ihr Unternehmen in diesem Spektrum befindet, sollten Sie bei der Bewertung verschiedener Produkte vor allem auf die folgenden vier Punkte achten:

• Preispläne: Achten Sie bei den Preisplänen darauf, dass Sie genau wissen, wie viel jede Funktion kosten wird und ob sie in Ihr Budget passt. Während die Preispläne mancher Software transparent und leicht zu verstehen sind, geben die meisten Optionen ihre Preise nicht öffentlich bekannt und erfordern den Kauf teurer Add-ons für grundlegende Funktionen. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Implementierungskosten, da einige Unternehmen hohe Gebühren verlangen können, bevor Sie die Software überhaupt ausprobieren können.
• Integrationen: Lässt sich das Produkt gut in andere Softwaresysteme integrieren, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden?
• Berichte und Analysen: Sehr wichtig, da sie es Ihnen ermöglichen, Ihre aktuellen Prozesse zu verbessern. Welche Art der Berichterstattung bietet das Produkt? Wie einfach ist es, Berichte zu erstellen, und wie tief können die Benutzer in ihre Daten eindringen?
• Kundenbetreuung: Wie schnell können Sie mit einem Kundenbetreuer sprechen? In welchen Zeitzonen ist der Kundensupport erreichbar? Welche Ressourcen stehen den Benutzern zur Verfügung, z. B. Dokumentationsartikel oder Videoanleitungen? Gefällt Ihnen die Sprache, in der über die Produkte gesprochen wird, oder fühlen Sie sich in der Online-Dokumentation verloren, die Ihnen nicht hilfreich erscheint? Werden alle Benutzer vor der Einführung der neuen Software geschult?

Dies sind alles wichtige Fragen, die Sie sich bei der Bewertung verschiedener Rekrutierungstools stellen sollten, um sicherzustellen, dass Sie das richtige für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auswählen.

4. Demo oder Ausprobieren Ihrer wichtigsten Recruiting-Tools

Sobald Sie sich für einige Produkte entschieden haben, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen, müssen Sie diese Unternehmen vorführen oder ausprobieren.

Das bedeutet nicht, dass Sie sich für ein kostenpflichtiges Konto anmelden müssen, sondern dass Sie die Produktfunktionen im Rahmen einer kostenlosen Testphase ausprobieren können, ohne Geld auszugeben. Auf diese Weise können Sie sich ein besseres Bild davon machen, welche Art von Erfahrung das jeweilige Rekrutierungstool bietet und wie es Ihnen das Leben bei der Einstellung von Mitarbeitern direkt erleichtern kann.

Wenn Sie verschiedene Tools vergleichen, sollten Sie sich nicht nur darauf konzentrieren, welches Tool die meisten Funktionen hat oder auf dem Papier hübsch aussieht, denn manchmal sind diese Dinge nicht so entscheidend wie eine einfache, funktionelle Software.

5. Implementierung Ihres neuen Rekrutierungstools

Sobald Sie das für Ihr Unternehmen am besten geeignete Rekrutierungstool gefunden haben, ist es an der Zeit, es in Ihre bestehenden Systeme zu implementieren. Dies kann bedeuten, dass Sie das alte System vollständig abschalten und sofort mit dem neuen System beginnen oder dass Sie das neue System langsam in Ihren derzeitigen Arbeitsplatz integrieren. Die Migration der Daten sollte ein wichtiger Diskussionspunkt mit dem Softwareanbieter sein, damit Ihre aktuelle Bewerberdatenbank nicht verloren geht. Stellen Sie sicher, dass für Ihr Team Schulungen angeboten werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Welche verschiedenen Arten von Rekrutierungstools gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Tools und Software für die Personalbeschaffung. Je nach Ihrem Bedarf und Ihren Zielen können Sie jedoch in eine oder mehrere Kategorien von Tools fallen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen.

Bewerber-Tracking-Systeme (ATS)

Bewerberverfolgungssysteme (Applicant Tracking Systems, ATS) sind Instrumente, die Ihnen bei Ihrem gesamten Einstellungsverfahren helfen sollen. Sie fungieren als All-in-One-Plattform und einige Plattformen umfassen einige der unten aufgeführten Tools. ATS bieten eine Vielzahl von Funktionen, aber im Kern dienen sie der Zentralisierung aller Bewerbungen und der Verwaltung der Bewerber während des gesamten Einstellungsverfahrens. Sie erleichtern zum Beispiel die Verwaltung von Bewerberdatenbanken, die Zusammenarbeit, die Kommunikation, die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Überprüfung von Bewerbern und vieles andere mehr. Einige ATS enthalten sogar CRM-Tools, so dass Agenturen ihre Leads, Kunden, Jobs und Kandidaten mit einer einzigen Software verwalten können.

Jobbörsen

Jobbörsen sind ein Instrument zur Personalbeschaffung, das es Arbeitgebern ermöglicht, offene Stellen kostenlos oder zu geringen Kosten zu veröffentlichen. Diese Rekrutierungstools helfen bei der Überprüfung von Bewerbern auf der Grundlage der vom Unternehmen angegebenen Voraussetzungen und leiten die in Frage kommenden Bewerber zur Prüfung an den Arbeitgeber weiter. Dieses Instrument wird sowohl von kleinen als auch von großen Unternehmen genutzt, um die richtigen Bewerber zu finden, ohne dass es zu viel Aufwand bedeutet.

Software zur Kandidatenbewertung

Candidate Assessment Software ist ein Tool für die Personalbeschaffung, das sich darauf konzentriert, die Erfahrung der Bewerber zu verbessern und die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen, indem es Arbeitgebern ermöglicht, Tests in ihrem System zu erstellen. Mit dieser Software können Personalverantwortliche Kandidaten auf bestimmte Fähigkeiten oder Stellenanforderungen testen, um festzustellen, ob sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Diese Art von Testtools kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, sei es in technischen Bereichen wie Analytikern, Programmierern oder im Kundenservice im Einzelhandel oder Gastgewerbe.

Befragungs-Software

Die Software für Vorstellungsgespräche ist ein Instrument zur Personalbeschaffung, mit dem Personalverantwortliche Vorstellungsgespräche direkt von der Software aus erstellen, verwalten und verteilen können. Dies führt zu einer besseren Erfahrung für die Bewerber, da sie ihr Interview dann führen können, wenn es ihnen passt, und ihre Antworten per Video oder Sprache übermitteln. Auf diese Weise kann Ihr Team feststellen, ob es sich um einen lohnenden Kandidaten handelt, und spart gleichzeitig Zeit bei der Befragung mehrerer Kandidaten.

Software für die Verwaltung von Bewerberbeziehungen

Candidate Relationship Management Software ist ein Tool, mit dem Personalvermittler alle Informationen und Aktivitäten der Bewerber verfolgen können. Dies kann eine ausgezeichnete Möglichkeit für Arbeitgeber sein, um sicherzustellen, dass sie immer über den Status jedes Bewerbers auf dem Laufenden sind, weil es ihnen hilft, mit Dateien und Bewerbungen von potenziellen Kandidaten organisiert zu bleiben. Diese Software arbeitet in der Regel mit anderer Software wie ATS zusammen. Auch wenn sie allein verwendet werden kann, erfordert diese unverzichtbare Software dennoch eine Menge täglicher Aktualisierungen und Anstrengungen seitens des Teams, das sie verwendet.

Finden Sie die richtigen Rekrutierungstools für Ihr Unternehmen

Wenn Sie alle diese Instrumente zur Personalbeschaffung einsetzen, kann dies eine große Hilfe für Ihr Unternehmen sein. Sie ermöglichen es Personalvermittlern und Personalleitern, qualifizierte Bewerber schneller zu finden, als sie es ohne sie könnten. Darüber hinaus können Arbeitgeber durch die Wahl einer oder mehrerer Softwareprogramme für jeden Schritt im Rekrutierungsprozess ihres Unternehmens neue Talente gewinnen und gleichzeitig die Kosten und die Zeit bis zur Einstellung senken.

Wenn Sie auf der Suche nach einem All-in-One-Rekrutierungs-ATS sind, das Ihr Unternehmen zum Erfolg führt, dann sollte Manatal ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Mit seiner umfassenden Funktionalität und seiner benutzerfreundlichen Oberfläche rationalisiert es den gesamten Rekrutierungsprozess, sodass Sie schneller und besser hochwertige Bewerber finden.

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