KPIs für die Personalbeschaffung und Möglichkeiten, diese mit Ihrem Recruiting SaaS zu steigern

Unternehmensleiter müssen oft mit ansehen, wie ihre Strategien scheitern, ganz gleich, wie viel Mühe sie sich gegeben haben. Nicht jede Anstrengung zahlt sich aus, und nicht jede Investition lohnt sich.

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Es ist leicht zu glauben, dass das Schlimmste, was in solchen Fällen passieren kann, Geldverschwendung ist. Doch das wäre falsch.

Es gibt wohl nichts Schlimmeres, als nicht zu verstehen, wo man einen Fehler gemacht hat, denn dann kann man ihn nicht korrigieren. Es macht es auch wahrscheinlicher, dass man ihn wieder macht.

Aber wie lassen sich Fehler erkennen, bevor sie überhaupt auftreten? - Indem Sie Prozesse verfolgen und analysieren und Maßnahmen überwachen, während Sie sie durchführen. So können Sie deren Erfolgspotenzial messen.

Deshalb sind Leistungsindikatoren (KPIs) für die Ermittlung der Effizienz Ihrer Personalbeschaffung so wichtig.

Unternehmen und Personalverantwortliche nutzen KPIs, um die Wirksamkeit ihrer Strategien zu messen, den Einstellungsprozess zu optimieren und ihre Leistung zu steigern. Sie sind also ein strategisches Instrument, das bei der Anpassung kurz- und langfristiger Ziele hilft.

KPIs sind Kennzahlen, die es Personalagenturen, Personalleitern und Personalvermittlern ermöglichen, zu verstehen, wie erfolgreich ihre Maßnahmen sind und wie sie ihre Ziele erreichen.

Wenn Sie Ihre KPIs nicht messen, riskieren Sie Produktivitätsverluste, langsame Prozesse und mittelmäßige Ergebnisse. Die Wirksamkeit von KPIs nimmt jedoch mit dem Einsatz von Technologie zu.

In Kombination führen sie zu einer erfolgreicheren und schnelleren Rekrutierung.

Ein detaillierter Blick auf die wichtigsten Leistungsindikatoren

Kurz gesagt: KPIs zeigen, wie viele Schritte Sie noch von Ihren Zielen entfernt sind. Diese Kennzahlen sind datengesteuert und stützen sich auf wissenschaftliche Fakten, um festzustellen, wo Sie im Einstellungsprozess stehen.

Sie liefern unschätzbare Erkenntnisse, die Ihr Handeln leiten und Ihnen einen sicheren Weg zu Ihren Einstellungszielen weisen. KPIs können Ihnen beispielsweise zeigen, welche Kanäle Sie kontinuierlich zu den am besten passenden Kandidaten führen.

Darüber hinaus bieten sie Daten, die Ihnen helfen, die Zielgruppe zu erreichen oder die für die Einstellung eines Mitarbeiters erforderliche Zeit zu verkürzen. Wenn Sie sich fragen, wie effizient Ihre Gesprächsstruktur ist, implementieren Sie die richtigen KPIs, um die Zufriedenheit der Bewerber zu verfolgen.

Andererseits können Sie auch Ihre bisherigen Benchmarking-Berichte zum Vergleich heranziehen und den Einstellungserfolg ermitteln. Sie können die KPIs an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen, kritische Punkte messen und die Schmerzpunkte angehen.

Laut Wayne W. Eckerson sind gute KPIs spärlich, einfach, erfassbar, eigenverantwortlich, umsetzbar, korreliert und ausgerichtet. Das bedeutet, dass Sie bei der Festlegung ins Detail gehen, die kritischen Aspekte ansprechen, sie leicht kommunizierbar machen und sicherstellen sollten, dass Sie ihr Ergebnis beeinflussen können.

Daher sollte jeder KPI einen Eigentümer haben, der nach Erreichen des Ziels eine Belohnung erhält. Beziehen Sie sie schließlich auf Ihr gewünschtes Ziel und stellen Sie sicher, dass ein KPI einen anderen nicht untergräbt.

Der schmale Grat zwischen Einstellungsmetriken und KPIs

KPIs und Metriken werden selbst von den erfahrensten Personalfachleuten oft synonym verwendet. Auch wenn der Unterschied gering ist, so besteht er doch.

Alle wichtigen Leistungsindikatoren sind Metriken, und sie stehen in engem Zusammenhang mit den Unternehmenszielen. KPI zeigen Ihnen, ob Ihre Bemühungen Ihnen helfen, Ihr Potenzial zu maximieren, was für Ihr Unternehmen entscheidend ist.

Andererseits stellen Einstellungskennzahlen Datenpunkte dar, mit denen der Einstellungserfolg verfolgt und gemessen werden kann. Sie haben einen überwiegend quantitativen Charakter.

Aus diesem Grund ist jeder wichtige Leistungsindikator auch eine Kennzahl, aber nicht jede Einstellungskennzahl ist ein KPI. Beide helfen Ihnen jedoch, die Entscheidungsfindung, die Teamleistung und den Geschäftserfolg zu verbessern.

Die Folgen der Nichtverfolgung von KPIs

Trotz ihrer entscheidenden Rolle bei der Erzielung wünschenswerter Einstellungsergebnisse verwendet nicht jedes Unternehmen KPIs oder hält sie für wichtig. Personalverantwortliche verstehen oft nicht, wie diese Indikatoren für sie von Nutzen sein könnten oder wie sich ihre Nichtverwendung auf die Personalbeschaffung auswirken könnte.

Daher ist es wichtig, die potenziellen Folgen der Nichtberücksichtigung von KPIs im Einstellungsprozess offenzulegen. Was passiert, wenn Sie die Bedeutung von Leistungsindikatoren übersehen, erfahren Sie hier:

1. Fehlende Kontrolle

Leistungsindikatoren ähneln einem Fahrplan, der auf rote Fahnen und potenzielle Gefahren hinweist. Mit diesen strategischen Instrumenten können Personalverantwortliche vermeiden, dass sie den Einstellungsprozess im Dunkeln tappen lassen. 

Dadurch können sie Bedrohungen erkennen, bevor sie auf sie stoßen, so dass sie rechtzeitig Lösungen finden und die vollständige Kontrolle über die Rekrutierung haben. 

2. Versagen bei der Vorhersage der Wirksamkeit von Strategien

Sie werden nicht wissen, ob Ihre Maßnahmen ineffektiv sind, wenn Sie ihre Wirksamkeit nicht messen. KPIs vermitteln Ihnen ein vollständiges Bild des Prozesses und zeigen, was funktioniert und was nicht.

Diese Indikatoren sind ein datengestütztes Instrument, das Ihnen Auskunft darüber gibt, ob Ihre Einstellungsbemühungen etwas bewirken. Sie könnten zum Beispiel Zeit und Energie in die Suche nach Bewerbern auf Kanälen investieren, die nicht mit Ihrer Zielgruppe übereinstimmen, was zu einem Mangel an qualifizierten Bewerbern führt.

3. Mittelmäßige Ergebnisse

Der Einsatz von KPIs bei der Personalbeschaffung bedeutet, dass Sie Ihr volles Potenzial ausschöpfen. Es ist wichtig, alle verfügbaren Instrumente zur Verbesserung Ihrer Strategien zu nutzen, sonst geben Sie sich mit mittelmäßigen Ergebnissen zufrieden. 

Auch wenn Ihr Unternehmen jetzt gut abschneidet, gibt es keine Garantie dafür, dass dies so bleibt. Wenn Sie weiterhin hervorragende Ergebnisse erzielen wollen, müssen Sie mögliche Veränderungen vorhersehen und Ihre Bemühungen anpassen. 

4. Unfähigkeit, den Erfolg zu definieren

Das Fehlen einer Leistungskontrolle macht es nahezu unmöglich, zu definieren, was Erfolg für Ihr Unternehmen bedeutet. So könnte jedes Teammitglied seine eigene Interpretation von Spitzenleistung haben.

Durch die Definition von Erfolg und die Festlegung von KPIs zu dessen Messung wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf das gleiche Ziel hinarbeiten.

5. Die Unfähigkeit, mögliche Probleme vorherzusehen

KPIs helfen Ihnen, Schwachstellen in Ihrem Einstellungsprozess zu erkennen und weisen auf ineffiziente Maßnahmen hin. Auf diese Weise können Sie Probleme erkennen, bevor sie sich verschlimmern und Sie sie nicht mehr kontrollieren können. 

6. Fehlende Prioritätensetzung

KPIs helfen Ihnen nicht nur, potenzielle Probleme zu erkennen, sondern geben Ihnen auch Aufschluss darüber, welche Aspekte des Einstellungsprozesses zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern. Auf diese Weise können Sie Prioritäten setzen und entscheiden, wo Sie mehr Zeit, Energie und Geld investieren müssen.

7. Triviale Verwendung von Daten

Die Leistungsmessung ermöglicht es den Personalverantwortlichen, die wichtigsten Aspekte zu verfolgen und genaue Informationen zu erhalten. Andernfalls könnte die Nutzung der Daten trivial und anfällig für Fehlinterpretationen sein. 

8. Entscheidungen ohne gesicherte Daten treffen

Die Einstellung von Personal erfordert Selbstvertrauen und wissenschaftliche Fakten. Andernfalls werden unvollständige Daten, anekdotische Beweise und Hörensagen die Entscheidungen der Personalverantwortlichen diktieren. 

Wie man KPIs nutzt, um die Effizienz der Personalbeschaffung zu messen

Bei der Einführung oder Neubewertung Ihrer Leistungsindikatoren müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Einstellungsbemühungen mit der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen übereinstimmen. Das wird Ihnen helfen, die besten KPIs auszuwählen und sie zur erfolgreichen Messung Ihrer Effektivität einzusetzen.

Verwenden Sie die SMART-Kriterien, um spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitnahe KPIs festzulegen. Berücksichtigen Sie alle wichtigen Aspekte, die sich auf Ihr Unternehmen und Ihren Einstellungsprozess auswirken, z. B. ob Ihre Maßnahmen mit dem Budget übereinstimmen und ob Sie hochwertige Mitarbeiter einstellen.

Denken Sie auch an den ROI, die Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit der Bewerber. Ihre Branche, Unternehmensgröße und Marktposition sollten ebenfalls Einfluss darauf haben, welche KPIs Sie wählen.

So benötigt ein kleines Unternehmen möglicherweise nicht die gleiche Anzahl von Indikatoren wie ein Großunternehmen. Achten Sie deshalb auf die Details, sonst riskieren Sie, KPIs zu messen, die nicht genügend wertvolle Erkenntnisse liefern.

Das kann sich natürlich ändern, da Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit wachsen kann und zusätzliche Indikatoren erforderlich sind, die Ihnen helfen, Ihre Personalbeschaffung zu skalieren. Aber es gibt noch eine weitere Sache, die Sie im Auge behalten sollten, um Ihre KPIs effizienter zu gestalten.

Schaffen Sie eine gute Grundlage und verlassen Sie sich nicht auf Einstellungsindikatoren, um alle Fehler in Ihren Strategien zu korrigieren. Bauen Sie einen qualitativ hochwertigen Talentpool auf und gehen Sie bei der Personalbeschaffung proaktiv vor.

Gewinnung von Spitzenkräften für Stellen und Positionen, die in der Regel schwer zu besetzen sind oder eine geringe Bindungsrate aufweisen. Fördern Sie ein positives Employer Branding und schaffen Sie einen angenehmen Arbeitsplatz, der die Beziehungen zu den derzeitigen Mitarbeitern, den Absolventen und den Bewerbern in der engeren Wahl pflegt.

Beurteilen Sie, welche Abteilungen, Funktionen und Positionen mehr Aufmerksamkeit erfordern, und lenken Sie Ihre Energie in diese Richtung. Bestimmen Sie schließlich, welche Aspekte des Einstellungsverfahrens mehr Ressourcen benötigen als die anderen.

So dienen KPIs als Zusammenfassung Ihrer Bemühungen und unterstützen Sie bei der Verbesserung der Teamleistung, der Kontrolle der Einstellungsvorgänge und der Erreichung der gewünschten Ziele.

Die Fragen, die man stellen sollte, bevor man eine Entscheidung über KPIs trifft

Obwohl KPIs eine gute Möglichkeit sind, die Effizienz der Personalbeschaffung zu verbessern, sollte nicht jedes Unternehmen alle KPIs verfolgen. Wenn Sie Ihre Marktposition, Unternehmensgröße und Branche bewerten, sollten Sie die folgenden Fragen berücksichtigen:

• Wie oft sind die offenen Stellen in Ihrem Unternehmen durch die Suche nach dem richtigen Kandidaten besetzt worden?
• Wie lange brauchen Ihre Mitarbeiter, um qualifizierte Bewerber für eine Stelle zu finden?
• Wie viel Prozent der hochwertigen Bewerbungen schaffen es bis zum Vorstellungsgespräch?
• Wie viel Zeit benötigen die einzelnen Personalverantwortlichen in Ihrem Team, um den am besten qualifizierten Bewerber einzustellen?
• Sind die Gehälter in Ihrem Unternehmen in einer ähnlichen Größenordnung wie die Ihrer wichtigsten Konkurrenten?
• Wie bewerten neue Mitarbeiter auf einer Skala von 1 bis 10 ihre Erfahrungen als Bewerber?
• Wie viele qualifizierte Bewerber wurden durch Empfehlungen von Mitarbeitern gefunden?

Die 12 wichtigsten Einstellungs-KPIs für 2022

Hier sind die 12 wichtigsten KPIs für die Personalbeschaffung, die Sie im Jahr 2022 und darüber hinaus messen sollten.

1. Zeit bis zur Befragung

DieseKennzahl erfasst die Zeit, die zwischen dem Zeitpunkt, an dem Sie eine freie Stelle ausschreiben, und dem ersten Treffen mit dem Bewerber vergeht. Sie gibt Ihnen wertvolle Hinweise darauf, wie schnell Ihr Bewerbungsprozess abläuft und wie effizient Ihr Personalverantwortlicher arbeitet. 

So können Sie die Zufriedenheit der Bewerber vorhersehen. So wünschen sich beispielsweise 69 Prozent der Bewerber, dass die Antworten des Arbeitgebers auf Vorstellungsgespräche verbessert werden. 

2. Time-to-hire

DieserKPI zeigt, wie lange es dauerte, bis Sie den besten Bewerber nach der Stellenausschreibung eingestellt haben. Wenn es zu lange dauert, deutet dies darauf hin, dass Ihr Einstellungsverfahren nicht effizient ist. 

Außerdem könnte es sein, dass Sie einem unbedeutenden Schritt zu viel Aufmerksamkeit schenken und Ihren Schwerpunkt verlagern sollten. Überprüfen Sie Ihre Stellenbeschreibungen auf Klarheit und Attraktivität und Ihr Bewerbungsverfahren auf seine Komplexität. 

3. Effizienz der Kanäle für die Bewerbersuche

Siesollten wissen, ob Ihr Team Ressourcen und Zeit in die besten Sourcing-Kanäle investiert. Andernfalls werden Ihre Maßnahmen zu einem Mangel an Talenten führen oder Bewerbungen von Stellenbewerbern erhalten, die nicht ausreichend qualifiziert sind.

Anhand dieses Indikators können Sie die Wirksamkeit der einzelnen Kampagnen verfolgen und feststellen, wie viele Personen Ihre Stellenanzeige gesehen und wie viele darauf geklickt haben. Wenn Sie einen signifikanten Unterschied zwischen der Anzahl der Klicks und der eingegangenen Bewerbungen feststellen, erreichen Sie die Zielgruppe nicht. 

4. Kosten pro Anstellung

DasZiel dieses KPI ist es, Ihnen einen Einblick in die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer freien Stelle zu geben. Er zeigt Ihnen auch, ob Ihre interne Personalabteilung gute Leistungen erbringt. 

Wenn Sie niedrige Kosten haben, zahlen sich Ihre Bemühungen aus und führen zu einem effizienten Prozess. 

5. Ablehnungsquote

DieserKPI zeigt Ihnen, wie viele Bewerber Sie nach der Bewertung ihrer Bewerbung aussortiert haben. Er zeigt an, wie viele qualifizierte Talente sich auf Ihre offene Stelle beworben haben. 

Wenn die Ablehnungsquote hoch ist, sollten Sie Ihre Stellenanzeigen oder Beschaffungskanäle überarbeiten. 

6. Qualität der Einstellung

Die Messungder Leistung neuer Mitarbeiter gibt Ihnen Aufschluss über die Qualität der Einstellung. Die Einstellungsqualität ist ein Indikator für die Übereinstimmung zwischen Ihren Rekrutierungsbemühungen und den Unternehmenszielen, den effizientesten Beschaffungskanälen und der Effizienz der Personalbeschaffer. 

7. Früher Umsatz

DieserKPI zeigt Ihnen, wie viele Arbeitnehmer kurz nach ihrer Einstellung kündigen, was bis zu einer Billion USD kosten kann. Wenn diese Quote hoch ist, sollten Sie Ihre Onboarding-Praktiken neu bewerten und sicherstellen, dass die Mitarbeiter eine abgerundete Teamintegration erhalten. 

8. Kosten für unbesetzte freie Stellen

DieseKennzahl ist mit den Kosten pro offener Stelle verbunden und sagt Ihnen, wie viel eine unbesetzte Stelle Ihr Unternehmen kostet. Wenn Sie viel Geld durch unbesetzte Stellen verlieren, müssen Sie Ihren Einstellungsprozess überdenken. 

9. Angebotssatz

DieseKennzahl gibt Ihnen Aufschluss über das Verhältnis zwischen den offenen Stellen und der Zahl der qualifizierten Bewerber, die ein Stellenangebot erhalten haben. 

10. Angebot-Akzeptanz-Rate

‍Andererseits erfahren Sie hier, wie viele Talente Ihr Stellenangebot angenommen haben. 

11. Zufriedenheit der einstellenden Manager

DieserKPI gibt Aufschluss darüber, wie zufrieden die Personalverantwortlichen mit dem Ablauf und der Effizienz ihrer Einstellungsprozesse sind. 

12. Zufriedenheit der Bewerberinnen und Bewerber

Alseine der wichtigsten Kennzahlen gibt dieser KPI Aufschluss darüber, ob die Bewerber den Einstellungsprozess als zufriedenstellend empfunden haben. Obwohl 38 Prozent der Personen nach einem guten Bewerbererlebnis eher ein Stellenangebot annehmen, hatten nur 25 Prozent ein gutes Erlebnis. 

Wie man die Effektivität von KPIs misst

Eine genaue und nahtlose Methode zur Messung der KPI-Effektivität ist unerlässlich. Die beste Lösung ist daher der Einsatz von Technologie und datengesteuerten Algorithmen.

Ein SaaS für die Personalbeschaffung bietet zum Beispiel ein leicht zu navigierendes Dashboard, das Einblicke in Echtzeit bietet. Auf diese Weise haben Sie alle Daten an einem Ort und können sie kontinuierlich verfolgen und sicherstellen, dass Sie Ihre Maßnahmen rechtzeitig anpassen.

Allerdings müssen Sie auch klare Ziele haben und wissen, was Sie erreichen wollen. Vielleicht möchten Sie die Kanäle ermitteln, die Ihnen helfen, qualifizierte Bewerber für Führungspositionen zu gewinnen, oder Sie möchten die Zeit verkürzen, die Sie für die Einstellung von Mitarbeitern benötigen.

Wenn Sie Ihre Ziele kennen, können Sie ihre Fortschritte im Dashboard verfolgen, Indikatoren visualisieren und die Teamleistung bewerten. Andererseits sollten Sie auch wissen, wie Sie den Erfolg Ihrer Personalvermittler und deren Verantwortung für bestimmte KPIs messen werden.

So sollten sich Personalvermittler beispielsweise mehr auf das Erreichen von Einstellungszielen, die Zahl der ausgefüllten Bewerbungen und die Zahl der qualifizierten Bewerber konzentrieren. Allerdings müssen die Personalverantwortlichen in der Regel den ROI ihrer Einstellungsbemühungen nachweisen.

Aus diesem Grund sollten sie die Kosten für die Einstellung, die Zeit bis zur Einstellung und die Effektivität der Beschaffungskanäle messen. Personalberater konzentrieren sich in der Regel darauf, die Leistung in bestimmten Einstellungsphasen zu verbessern, indem sie die Erfahrung der Bewerber, die Zufriedenheit der Personalverantwortlichen und die Annahmequote von Angeboten bewerten.

Wie man SaaS für die Personalbeschaffung nutzt, um die Effizienz von KPIs zu steigern

SaaS-Dashboards für die Personalbeschaffung eignen sich hervorragend für die Verfolgung und Messung von KPIs, aber Sie können diese cloudbasierte Software auch nutzen, um die Effizienz dieser Metriken zu steigern. Hier erfahren Sie, wie Sie die SaaS-Bemühungen und die wichtigsten Leistungskennzahlen kombinieren können, um Ihren Rekrutierungsprozess zu verbessern:

• ATS - Mit diesem Rekrutierungstool haben Sie einfachen Zugang zu all Ihren Bewerbern an einem Ort und können ihre Fortschritte verfolgen, wie schnell sie sich durch den Trichter bewegen und ihre Profilinformationen bewerten. Auf diese Weise können Sie inaktive und unzureichend qualifizierte Bewerber aussortieren, bevor sie spätere Phasen des Prozesses erreichen. 

• Empfehlungen - Dank dieses datengesteuerten Mechanismus erhalten Sie schnelle Einblicke in die am besten geeigneten Kandidaten in Ihrem Talentpool. Das Empfehlungs-Tool scannt Stellenanforderungen und Kandidatenprofile und ermittelt die beste Übereinstimmung für jede Position. 

Auf diese Weise können Sie den Prozess beschleunigen und die Effizienz steigern, indem Sie weniger Ressourcen und Energie verbrauchen. 

• Teamzusammenarbeit - Dieses Tool ist hilfreich, weil es die interne und externe Kommunikation ermöglicht. So können der Personalverantwortliche und alle beteiligten Parteien ohne Unterbrechung zusammenarbeiten, um Bewerber in die engere Auswahl zu nehmen und ihre Erfahrungen mit Bewerbern zu verwalten. 

Das ist auch gut, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen und in die richtige Richtung gehen, um die Einstellungsziele zu erreichen. 

• Berichte und Analysen - KPIs profitieren von diesem Tool, da es relevante Daten sammelt und analysiert und Ihnen hilft, die Auswirkungen Ihrer Bemühungen zu verstehen und zu erkennen, was zu den gewünschten Ergebnissen führt. Darüber hinaus können Sie verschiedene Beschaffungs- und Bewerbungskanäle bewerten und bewerten lassen und KPIs nutzen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. 

Schlussfolgerung

KPIs für die Personalbeschaffung können Ihnen helfen, Ihren Einstellungsprozess auf Ihre Ziele auszurichten, die Effizienz zu steigern und Aktivitäten zu eliminieren, die keinen Unterschied machen. Es wird jedoch empfohlen, sie in Kombination mit KI-gestützter Technologie, wie z. B. SaaS für die Personalbeschaffung, zu nutzen.

Sie erhalten Zugang zu einem zentralen Dashboard, das die Visualisierung von Daten ermöglicht und Rekrutierungstools enthält, die die Aussagekraft von KPIs erhöhen. So können Sie schnell feststellen, ob Sie mit Ihren Bemühungen Ihre Ziele erreichen und den gesamten Rekrutierungsprozess verbessern.

Manatals SaaS für die Personalbeschaffung verfügt über eine umfassende Pipeline und Funktionen, die die KPI-Effizienz steigern und zu einer datengesteuerten Personalbeschaffung führen. Steigern Sie Ihre Strategien mit dieser innovativen Lösung und nutzen Sie die Gelegenheit, sie 14 Tage lang kostenlos zu testen.