5 ATS-gestützte Recruiting-Hacks, um die besten Kandidaten zu finden

Talente sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens und einer jeden Organisation. 

Das ist die Meinung der CEOs, die in einer kürzlich von der Harvard Business Review durchgeführten HR-Umfrage befragt wurden. 71 Prozent der befragten CEOs betrachten das Humankapital als den wichtigsten Faktor, der zu einem nachhaltigen wirtschaftlichen Wert beiträgt.

Eine robuste, gesunde und stabile Belegschaft ist zwar eine wichtige Triebkraft für nachhaltiges Wachstum, doch ebenso wichtig ist die regelmäßige Zufuhr von "frischem Blut". 

Frische, oft "blutjunge" Neuzugänge bringen Vielfalt und die neuesten Ideen, Fähigkeiten, Perspektiven und Fachkenntnisse ein, um Unternehmen relevant, flexibel und fest auf die Zukunft ausgerichtet zu halten. 

Einen guten ersten Eindruck machen 

Die beschleunigte Modernisierung ist für die meisten Unternehmen seit dem Ausbruch der Pandemie ein wichtiges Thema. 

Da die Unternehmen gezwungen sind, einen Großteil ihrer Geschäfte und Abläufe ins Internet zu verlagern, haben viele von ihnen in den letzten zwei Jahren ihre Transformationspläne beschleunigt, was zu einem sprunghaften Anstieg der Nachfrage nach Arbeitskräften mit digitalen Fähigkeiten und Projektmanagementerfahrung geführt hat.

Der digitale Wandel und der große Trend zur Resignation haben die Jagd nach Talenten verschärft, und Arbeitssuchende mit gefragten Fähigkeiten und Fachkenntnissen können nun die Bedingungen diktieren wie nie zuvor. 

In der Tat haben sich die Rollen an der Einstellungsfront für einige umgekehrt. 

Einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, war in der Vergangenheit allein Sache des Arbeitsuchenden - das Gleichgewicht der Kräfte (in Bezug auf das Vorstellungsgespräch) lag beim Arbeitgeber. 

Heutzutage sind es die Unternehmen, die auf der Suche nach Fachkräften sind, die sich mehr um ihr Profil und ihr Image bemühen müssen, und das beginnt schon bei der Online-Bewerbungsplattform. 

Wenn Arbeitsuchende beispielsweise ihre Bewerbungsplattform als klobig, schwer zu bedienen, langsam, umständlich und telefonisch nicht erreichbar empfinden, werden sie sich mit großer Wahrscheinlichkeit nach anderen Möglichkeiten umsehen.  

Schlimmer noch, sie könnten ihre negativen Ansichten über die Bewerbungsseite mit Freunden, ehemaligen Kollegen und anderen Branchenkontakten auf Websites wie LinkedIn und anderen Kanälen der IT-Branche teilen.

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ATS-Plattformen ebnen das Spielfeld bei der Einstellung

Früher hatten nur große Unternehmen die Ressourcen, die Technologie und die Teams, um die beste Bewerbererfahrung zu bieten - dies ist dank der Einführung innovativer digitaler Einstellungstools wie Applicant Tracking Systems (ATS) nicht mehr der Fall.

Mit der Weiterentwicklung der ATS-Technologien im Laufe der Zeit sind sie vielfältiger und erschwinglicher geworden, so dass Unternehmen jeder Größe in den Genuss von Rekrutierungstechnologien, Funktionen und Vorteilen kommen, die früher nur den großen Unternehmen vorbehalten waren. 

Vorteile wie automatisierte Stellenanzeigen, Sortierung von Lebensläufen, Überprüfung von Bewerbern, Planung von Vorstellungsgesprächen, Nachfasskommunikation und vieles mehr.  

Dies sind zwar die bekanntesten Funktionen, die ATS-Plattformen bieten, aber es gibt noch weitere Produktivitäts- und Effizienz-Hacks", die HR-Teams in Unternehmen, Personalagenturen, Personalvermittlungsagenturen und KMU von ATS-Lösungen nutzen können.

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5 ATS-Hacks zur Verbesserung Ihrer Personalbeschaffung  

Im Folgenden finden Sie fünf häufig auftretende Herausforderungen bei der Personalbeschaffung und ATS-Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Einstellungsprozesse zu "hacken" oder umzugestalten, um die besten Talente zu finden, wo immer sie sich befinden. 

1. Profilanreicherung

Herausforderung - Meine Kandidaten, die in die engere Wahl gekommen sind, haben die richtigen Fähigkeiten, die richtige Ausbildung und Erfahrung, aber ich möchte mehr über ihre Persönlichkeit und ihren Hintergrund erfahren, um zu sehen, ob sie zu unserer Unternehmenskultur passen.

Da ein Großteil des Lebens heute online stattfindet, haben viele von uns dank sozialer Medienkanäle wie LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter und anderen einen großen digitalen Fußabdruck. 

Die auf diesen Websites bereitgestellten Informationen können nun mit Hilfe von Anreicherungswerkzeugen aggregiert und analysiert werden, um ein umfassenderes, tieferes und klareres Bild der Bewerber zu erhalten - ein Profil, das über ihre Fähigkeiten, ihre Beschäftigungsgeschichte und ihre wichtigsten Statistiken hinausgeht. 

Wie? Bei der Erstellung eines neuen Bewerberprofils mit dem ATS von Manatal nutzt die Lösung beispielsweise KI-Tools, um Daten auf mehr als 20 Social-Media-Plattformen zu suchen. So können Recruiter den Bewerber aus verschiedenen Blickwinkeln kennenlernen. Nach der Integration aggregiert die Plattform die Informationen und zeigt sie auf einer einzigen Seite an.

Das Enrichment-System macht es auch einfach, relevante Fähigkeiten aus LinkedIn-Profilen oder Lebensläufen zu indexieren. Dazu können Sie einfach neue Kandidaten über LinkedIn anlegen - oder ihren Lebenslauf hochladen - und die Manatal-Software erstellt eine umfassende und detaillierte Kandidaten-Scorecard. 

2. Rekrutierung CRM

Herausforderung - Als Leiter einer Personalagentur weiß ich, dass der Wettbewerb um Talente unter den Kunden sehr hart ist. Kann ich eine Pipeline aktueller und potenzieller Kunden aufbauen und die laufende Kommunikation mit ihnen über Kandidaten und Fortschritte aufrechterhalten?

Die Suche nach Talenten ist angesichts der vielen Kanäle, die Personalvermittler bedienen müssen, und der Notwendigkeit, den Einstellungsprozess zu beschleunigen, komplexer als je zuvor. Daher müssen Sie als Personalvermittler, der für das Kunden- und Bewerbermanagement verantwortlich ist, immer auf dem neuesten Stand sein und Ihre Kunden über Ihre Fortschritte auf dem Laufenden halten. 

CRM-Tools (Customer Relationship Management), die von hochentwickelten ATS-Lösungen angeboten werden, verwalten und konvertieren Kundenkontakte und pflegen die Beziehungen zu bestehenden Kunden in einer Pipeline - eine zentrale Lösung aus einer Hand, um Kunden besser zu organisieren und zu binden. 

Zu den wichtigsten Vorteilen gehört die Möglichkeit, Kandidaten während ihres gesamten Bewerbungslebenszyklus zu verfolgen - von dem Moment an, in dem der Kontakt mit einem Bewerber aufgenommen wird, werden seine Daten dem System hinzugefügt und aktualisiert, bis er sein Onboarding abschließt.

Durch die Speicherung dieser Daten entsteht ein Kandidatennetzwerk in einer einzigen durchsuchbaren Datenbank mit wichtigen Details, Notizen, PICs und mehr, um Interaktionen aus der Vergangenheit und Gegenwart anzuzeigen und zu aktualisieren.

Recruitment CRM erleichtert auch die Kommunikation mit aktuellen, ehemaligen und potenziellen Kunden über die E-Mail-Integrationsfunktion. So können die Nutzer unserer ATS-Lösung beispielsweise Nachrichten über die Recruiting-Software mit ihren Gmail- oder Outlook/Office365-Konten senden und empfangen. Sie können auch Aktivitäten wie Präsentationen, Anrufe und Meetings synchronisieren.

Die Messung des Fortschritts durch detaillierte Analysen ist eine weitere wichtige Funktion, die ein CRM für die Personalbeschaffung bietet. So können Personalverantwortliche wichtige CRM-Kennzahlen verfolgen, um Bereiche zu finden, in denen Verbesserungen möglich sind, z. B. die Zeit, die ein Kunde benötigt hat, um jede Phase der Bewerbungspipeline zu durchlaufen, woher er kam, Erfolgs- und Misserfolgsquoten und mehr.

3. Kandidatensuche

Herausforderung - Um auf dem Talentmarkt wettbewerbsfähig zu sein, möchte ich eine schnellere, weitreichendere, einfachere und effizientere Methode, um sowohl die "richtigen" Talente für aktuelle Stellen zu identifizieren als auch andere Bewerber in meiner Datenbank für neue Stellen in der Zukunft vorzuschlagen.

Robuste ATS-Plattformen nutzen KI-gestützte Empfehlungsmaschinen, um in Sekundenschnelle die am besten geeigneten Stellen für die Kandidaten in Ihrer Datenbank (und umgekehrt) zu finden. 

Dazu werden Stellenbeschreibungen gescannt, um die für die Stelle erforderlichen Kernkompetenzen und Anforderungen zu ermitteln. Nach der Identifizierung gleicht die Software die erforderlichen Fähigkeiten mit den Bewerbern im Talentpool ab, um die besten Übereinstimmungen für die Stelle zu finden. Zusätzlich zu den Fähigkeiten können auch andere relevante Informationen wie Berufserfahrung und Ausbildung zu den verwendeten Filtern hinzugefügt werden. 

Von der Liste der vorgeschlagenen Kandidaten kann das ATS-Empfehlungssystem weiter aufschlüsseln 

vergleichen ihre Fähigkeiten, den Standort, die Position, die Ausbildung und mehr mit den Anforderungen in der Stellenbeschreibung, um eine Rangfolge der Bewerber aufzustellen und sie zu bewerten - der Bewerber mit der höchsten Punktzahl ist die beste Besetzung für die Stelle. 

Die boolesche Suchfunktion - eine Kombination von Schlüsselwörtern, um Ihre Suche zu organisieren und zu vertiefen - kann auch dazu verwendet werden, Bewerber mit bestimmten Fähigkeiten, Qualifikationen und einzigartigen Erfahrungen in ihrem Bereich zu finden. 

4. Zusammenarbeit

Herausforderung - Personalbeschaffung ist ein Teamsport, der eine enge Koordination und ständige Kommunikation zwischen Personalverantwortlichen, HR- und Abteilungsleitern und anderen Beteiligten erfordert. Gibt es im Zeitalter der Telearbeit, in dem wir unsere Kollegen nicht mehr regelmäßig im Büro sehen, technische Lösungen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten? 

Viele ATS-Lösungen enthalten Tools zur Verbesserung der Teamarbeit und der Kommunikation mit internen und externen Parteien, die es HR-Teams, Personalleitern und anderen Beteiligten ermöglichen, eine Verbindung herzustellen, um Kandidaten in die engere Auswahl zu nehmen und ihre Einstellungsprozesse zu überwachen. 

Ein integriertes Chatsystem ermöglicht es den Teammitgliedern, sich entweder als Gruppe oder einzeln zu verbinden, um über Bewerber zu sprechen. Außerdem können Kollegen andere in einer Notiz markieren, um Informationen auszutauschen oder Feedback zu einem Bewerber einzuholen. Um sicherzustellen, dass sie nichts verpassen, werden zugewiesene Kollegen über gesendete Nachrichten benachrichtigt, damit alle auf dem Laufenden sind.

Alle Kommunikationsthemen und gemeinsam genutzten Dokumente werden ebenfalls im Chat-System gespeichert, um sie später für bestimmte Bewerber und neue Stellenangebote nutzen zu können. 

Eine integrierte E-Mail-Funktion, die es Kollegen und Bewerbern ermöglicht, einen gemeinsamen Posteingang zu nutzen, macht die Arbeit auf zwei Plattformen überflüssig. Die E-Mail-Vorlagen können auch an spezifische Anforderungen angepasst werden.

Dank der Möglichkeit, Teammitgliedern verschiedene Zugriffsebenen (Administrator, Manager, Berater, Recruiter) und Sichtbarkeiten zuzuweisen, um eine Überlastung mit E-Mails zu vermeiden, ist auch eine Delegation möglich. Berater sehen z. B. weniger E-Mails als jemand auf der Ebene des Managers. 

Kandidaten-Tags ermöglichen es ATS-Benutzern, Kandidaten schneller und effizienter zu verwalten und zu suchen - Tags können unter anderem zum Filtern von Kandidaten in den Kategorien "Job-Empfehlungen", "Erweiterte Kandidatensuche" und "Boolesche Suche" verwendet werden. 

5. Analytik

Die Herausforderung - Die Optimierung von Recruiting-Ressourcen und -Prozessen ist einer meiner KPIs - aber ich brauche mehr Daten, um fundiertere strategische Entscheidungen für eine Vielzahl von Aktivitäten zu treffen, die sich auf einen großen Querschnitt von Stakeholdern auswirken. Können ATS-Plattformen Analyseunterstützung bieten?

Zeit ist Geld, und alle Führungskräfte wollen mit weniger Aufwand mehr erreichen. 

Laut Glassdoor-Daten stellen die meisten Unternehmen in den Vereinigten Staaten neue Mitarbeiter für durchschnittlich 4.000 Dollar ein und benötigen 52 Tage, um den Prozess abzuschließen.

Der Prozess der Feinabstimmung von Einstellungsprogrammen beginnt mit der Erfassung und Analyse aktueller, hochwertiger Daten, um festzustellen, wo und wie Änderungen vorgenommen werden müssen. ATS-Plattformen können eine wichtige Rolle spielen, indem sie detaillierte Analysen und Berichte zur Einstellungsleistung bereitstellen.

ATS-Plattformen verfolgen Schlüsselindikatoren für die Einstellung, wie z. B. Vermittlungen, Teamleistung, Zeit bis zur Vermittlung und mehr, und können diese in praktischen Dashboards anzeigen, um Einzelpersonen und Teams zu überwachen. 

Insbesondere Stellenberichte bieten einen Überblick über wichtige Kennzahlen wie die Anzahl der Kandidaten in der Pipeline für jede Stelle, die Anzahl der eingestellten Kandidaten, die Leistung von Teams, Abteilungen, Kunden oder Dritten. 

Die fortschrittlichen Berichtsfunktionen von ATS zeigen Engpässe auf, so dass Upgrades vorgenommen werden können, um KPIs wie Time to Hire, Cost of Hire, Rejection Reasons, Recruitment Performance Ratios und mehr zu verbessern.

Mit den Leaderboard-Funktionen können Sie auch verfolgen, wer die beste Leistung in Bezug auf die Anzahl der erstellten und eigenen Kandidaten, der erfolgten Vermittlungen, der Abschlussquoten und mehr erzielt. 

Personalvermittlungs-, Headhunting- und Personaldienstleister können ATS-Plattformen auch nutzen, um Engpässe zu erkennen und die Vertriebsleistung zu verbessern, indem sie Verkaufstrichter und den Beitrag der Mitglieder des Vertriebsteams im Laufe der Zeit überwachen.

Ob CRM für die Personalbeschaffung, detaillierte Analysen oder Tools für die Zusammenarbeit auf höchstem Niveau - Manatals ATS-Angebote bieten diese "Hack"-Vorteile und mehr. 

Optimieren, optimieren, optimieren

Manatals robustes und einfach zu bedienendes Bewerber-Tracking-System in Kombination mit Recruitment-CRM hat Kunden geholfen, viel mehr aus ihrem HR-Budget herauszuholen - das reicht von der Bereitstellung innovativer Software bis hin zur Sicherstellung des so wichtigen Kundensupports, der rund um die Uhr per Video, Live-Chat und über andere Kanäle verfügbar ist.

Die Unterstützung erstreckt sich auch auf den Schutz und die Verwaltung von Daten. Dies wird durch die Massenimportfunktion von Manatal erleichtert, die große Dateien mit Bewerber-, Stellen-, Kunden-/Abteilungs- und Kontaktinformationen in Minutenschnelle in CSV- oder JSON-Dateien überträgt. Die Importfunktion unterstützt alle Dateitypen wie Excel, Google und mehr.

Wenn Sie zum ersten Mal eine ATS-Plattform in Erwägung ziehen oder Ihr aktuelles System aufrüsten möchten, laden wir Sie ein, zu entdecken, wie die Funktionen und "Hacks" von Manatal Ihre Prozesse verändern können, um bessere Ergebnisse in allen Bereichen der Talentakquise zu erzielen.

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