4 Tipps für ein erfolgreiches Lebenslauf-Screening

Obwohl die tatsächliche Arbeitsbelastung eines Personalvermittlers stark von der jeweiligen Branche abhängt - z. B. Technologie oder Gastgewerbe - fühlen sich viele Personalvermittler oft überlastet, unabhängig davon, ob sie in einer Agentur oder in einem HR-Team arbeiten.

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In der Tat müssen Personalvermittler manchmal 30-40 offene Stellenausschreibungen gleichzeitig bearbeiten. Und ein Teil der überwältigenden Arbeitsbelastung durch all diese Stellenausschreibungen kommt von den Hunderten von Bewerbungen, die gleichzeitig eingehen.

Für die meisten Bewerbungen werden Lebensläufe benötigt; daher kommt es nicht selten schon bei der Sichtung der Lebensläufe zu Engpässen. Personalverantwortliche und HR-Fachleute verpassen in dieser Phase oft großartige potenzielle Kandidaten, nur weil sie nicht die Zeit haben, jeden einzelnen Lebenslauf durchzusehen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen einen vollständigen Leitfaden, wie Sie Ihren Prozess zur Überprüfung von Lebensläufen durch Modernisierung verbessern können. Lesen Sie sich die folgenden Punkte durch, um herauszufinden, wie Sie mit den richtigen Tools für das Screening von Lebensläufen Ihre Engpässe beseitigen und die Art und Weise, wie Sie Bewerber suchen, verbessern können.

Was ein Lebenslauf-Screening ist und warum die meisten Recruiter es brauchen

Unter Lebenslaufscreening versteht man die Durchsicht des Lebenslaufs eines Bewerbers, um seine Fähigkeiten, Erfahrungen und Eigenschaften in Bezug auf die zu besetzende Stelle zu bewerten.

Die meisten Unternehmen verlangen von allen Bewerbern, dass sie ihre Lebensläufe zu Qualifikationszwecken einsenden. Personalvermittler, Personalverantwortliche oder Mitarbeiter der Personalabteilung sortieren dann die Lebensläufe und beginnen mit der Prüfung der Bewerber.

Die Wahrheit ist jedoch, dass jeder Personalverantwortliche oder jedes Team, das noch auf herkömmliche Weise Lebensläufe prüft, Gefahr läuft, hinter der Konkurrenz zurückzubleiben.

Laut Forbes wird die Nachfrage nach Stellen für Personalvermittler ab 2022 im Vergleich zu 2020 insgesamt um das 11-fache steigen. Dies ist ein klarer Hinweis darauf, dass der Wettbewerb um die besten Talente der Welt in den kommenden Jahren härter werden wird, da die Arbeitgeber mehr spezialisierte Personalvermittler einstellen wollen, um bessere Kandidaten zu finden.

Und wenn Sie immer noch jeden Lebenslauf manuell durchgehen und Informationen in Tabellen erfassen müssen, wird es für Sie sehr schwierig sein, großartige Kandidaten vor denjenigen zu erreichen, die einen moderneren Ansatz verwenden. 

In Anbetracht dieser Umstände sind hier einige der größten Nachteile einer Wiederaufnahme des Screenings auf herkömmliche Weise aufgeführt: 

1. Es kostet Sie viel Zeit.

Obwohl Indeed berichtet, dass Arbeitgeber im Durchschnitt nur 6-7 Sekunden brauchen, um sich einen Lebenslauf anzusehen, liegt das wahrscheinlich daran, dass sie einfach nicht die Zeit dafür haben. Die zeitraubenden Aspekte der Personalbeschaffung werden noch deutlicher, wenn man untersucht, wie lange es tatsächlich dauert, jemanden einzustellen.

Laut LinkedIn-Statistiken dauert es durchschnittlich 33-49 Tage, bis eine bestimmte Stelle besetzt ist. Beachten Sie, dass dies nur für eine Stelle gilt.

Idealerweise sollten Personalvermittler und Personalverantwortliche bestrebt sein, diese Zahl zu verringern, damit sie mehr offene Anfragen effizient bearbeiten können. Und ohne den Schritt zu gehen, Dinge zu automatisieren, die automatisiert werden können, riskieren Sie, dass Sie immer wieder die gleiche Zeit oder sogar länger brauchen, um Dinge zu erledigen.

2. Sie könnten doppelte Lebensläufe erhalten.

Ein paar doppelte Lebensläufe hier und da mögen bei kleinen Mengen keine große Sache sein. Aber wenn Sie mehrere Stellen gleichzeitig besetzen, vor allem in Branchen, in denen Bewerber dafür bekannt sind, dass sie sich mehrfach bei einem Unternehmen bewerben, kann das äußerst problematisch werden.

Stellen Sie sich vor, Sie sehen ein und dieselbe Person mit ein und demselben Lebenslauf und müssen für jede Bewerbung auf eine andere Stelle ein eigenes Profil erstellen - und das alles, während Sie gleichzeitig 30 offene Stellen besetzen müssen.

Ohne Tools, die Sie bei der automatischen Erstellung von Bewerberprofilen unterstützen, laufen Sie Gefahr, sich mit redundanten Aufgaben aufzuhalten, was nicht akzeptabel ist, wenn Sie im Wettbewerb um Spitzenkräfte bestehen wollen.

3. Es besteht die Gefahr, dass menschliche Fehler auftreten.

Vergessen, eine E-Mail an einen Bewerber zu schicken, falsche Entscheidungen im Einstellungsverfahren zu treffen und Akten zu verlegen: Das passiert auch den Besten von uns.

Fehler sind ein normaler Bestandteil des Lebens. Und obwohl wir uns jeden Tag bemühen, so wenig Fehler wie möglich zu machen, werden sie früher oder später passieren.

Fehler zu machen ist gut für das Wachstum, aber sie können unglaublich kostspielig und zeitaufwändig werden, besonders während des Lebenslaufscreenings und des Einstellungsprozesses.

Einige der schwerwiegendsten Folgen des Vergessens können sich ergeben, wenn Sie versuchen, einen Bewerber zu verfolgen. Diese hängen direkt damit zusammen, wie lange es vom ersten Kontakt mit dem Bewerber bis zu dem Tag dauert, an dem Sie oder Ihr Kunde ihm ein formelles Angebot schicken.

Wenn Sie schon einige Jahre in der Personalvermittlung tätig sind, haben Sie wahrscheinlich schon einmal erlebt, dass ein Bewerber Ihr Stellenangebot abgelehnt hat, weil er sich für ein anderes Angebot entschieden hat, während Sie Ihr Angebot vorbereiteten.

Manchmal sind Personalvermittler und HR-Fachleute, die sich um die Personalbeschaffung kümmern müssen, mit ihren anderen Aufgaben so überfordert, dass der Personalbeschaffungsprozess ein wenig langsam wird.

Tatsächlich glauben 55 % der Bewerber, dass es weniger als zwei Wochen nach dem ersten Vorstellungsgespräch dauern sollte, bis Sie ein Stellenangebot übermitteln. Das bedeutet, dass ein paar fehlende Lebensläufe zu verpassten Chancen führen könnten, was Ihren Wert als Personalverantwortlicher schmälern könnte.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Überprüfung von Lebensläufen durchzuführen, um diese Fehler zu vermeiden. In Anbetracht dieser Risiken wollen wir uns nun den Tipps zuwenden, die sicherstellen, dass Ihr Lebenslaufscreening dazu beiträgt, die Art und Weise, wie Sie Personal einstellen, zu verbessern.

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Die 4 besten Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Lebenslauf-Screening Ihnen hilft, qualifizierte Bewerber zu finden

Das Screening von Lebensläufen beginnt wohl schon bei der Stellenausschreibung selbst, denn die richtige Stellenbeschreibung zieht eher die richtigen Leute an als eine typische oder allgemeine. Und genau das ist der erste Tipp in dieser Liste:

1. Beginnen Sie mit einer gründlichen Stellenbeschreibung.

Wie bereits erwähnt, zieht eine gute Stellenbeschreibung Gleichgesinnte an, die sich auf Ihre offene Stelle bewerben. Auch wenn in dieser Phase noch kein "Screening" stattfindet, ist das Verfassen einer aussagekräftigen Stellenbeschreibung von entscheidender Bedeutung, um langfristig Zeit und Mühe zu sparen, da Sie Ihre Zeit nicht mit Bewerbern verschwenden müssen, die bestimmte Bedingungen von vornherein nicht akzeptieren können.

Eine gründliche Stellenbeschreibung, die eine bessere Überprüfung des Lebenslaufs ermöglicht, sollte Folgendes enthalten:

1. Nicht verhandelbar - Dazu gehören Bedingungen, die nicht flexibel sind, wie z. B. bestimmte Fähigkeiten, Mindestarbeitserfahrung und erforderliche Zertifizierungen. Dies kann sich auch auf das Arbeitsmodell des Unternehmens erstrecken, d. h. ob es sich um einen bürobasierten, einen hybriden oder einen Remote-Arbeitsstil handelt.

Wenn Sie z. B. für eine Stelle suchen, die ausschließlich im Büro zu besetzen ist, und in der Stellenbeschreibung deutlich darauf hinweisen, dass das Unternehmen keine Bewerber berücksichtigt, die aus der Ferne arbeiten möchten, könnte dies Fernarbeitskräfte von einer Bewerbung abhalten.

2. Die Arbeitgebermarke - Dies bezieht sich darauf, wie ein Unternehmen von außen wahrgenommen wird, wie es sich präsentiert und wofür es steht.

 Rund 72 % der Personalverantwortlichen sind sich einig, dass Employer Branding einen erheblichen Einfluss auf die Einstellung von Mitarbeitern hat. Deshalb ist es die Aufgabe eines Recruiters, die Vision und Mission der Marke in jeder Stellenbeschreibung sehr klar zu kommunizieren und zu zeigen, wie sich die Marke als attraktiver Arbeitsplatz präsentiert.

Wenn das Unternehmen, für das Sie einstellen, sich beispielsweise sehr für den Umweltschutz einsetzt, dann wäre es sinnvoll, dies in der Stellenbeschreibung zu erwähnen. Diese Form des "Screenings" hilft dabei, Personen herauszufiltern, deren Grundwerte mit denen des Arbeitgebers übereinstimmen.

3. Arbeitskultur - Ein weiterer erwähnenswerter Aspekt, der später bei der Überprüfung des Lebenslaufs sehr hilfreich sein wird, ist die allgemeine Arbeitskultur im Unternehmen.

Berücksichtigen Sie, wie die Arbeitszeiten sind, ob sie ein Team oder ein starkes Team unabhängiger Mitarbeiter bevorzugen, und ob sie vertikal oder horizontal arbeiten.

Nehmen wir an, ein talentierter Bewerber schafft es, ein endgültiges Angebot zu erhalten, und unterschreibt schließlich bei dem Unternehmen. Wenn er lieber allein arbeitet, das Unternehmen aber eine teamorientierte Kultur anstrebt, ist es wahrscheinlich, dass die Person langfristig nicht gut zur Unternehmenskultur passt.

Aus diesem Grund sollten alle Bedingungen bereits bei der Stellenbeschreibung klargestellt werden.

4. Sozialleistungen - Ein weiterer Faktor, der in alle Stellenbeschreibungen aufgenommen werden sollte, ist die Art der Sozialleistungen, die das Unternehmen bietet. Bietet das Unternehmen eine attraktive Kranken- oder Zahnversicherung an? Gibt es jährliche Reisen oder Prämien zum Jahresende?

Je nach den Bedürfnissen des Einzelnen kann es sein, dass er bestimmte Leistungen gegenüber anderen bevorzugt. Es wäre eine kluge Entscheidung, die wichtigsten Leistungen in die Stellenbeschreibungen aufzunehmen.

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2. Verwenden Sie ein ATS, um Lebensläufe automatisch zu prüfen.

Sobald Sie Ihre Stellenbeschreibungen sortiert haben, ist es an der Zeit, Rekrutierungstools zu verwenden, die Ihr Lebenslauf-Screening-Verfahren verbessern können.

Ein ATS (Applicant Tracking System) kann Lebensläufe entgegennehmen und automatisch Kandidatenprofile für Sie erstellen, was dazu beiträgt, dass keine potenziellen Kandidaten verloren gehen.

Ein zuverlässiges ATS sollte in der Lage sein, Informationen aus einem Lebenslauf zu analysieren und auf doppelte Einträge zu prüfen und sie in der Hauptdatenbank des Systems zu speichern. Auf diese Weise können Sie einen Bewerber in Ihren Talentpool aufnehmen, auch wenn er für diese bestimmte Stelle nicht geeignet ist. Sie können ihn erreichen, sobald eine passende Stelle für ihn frei wird.

Hier ist ein Beispiel für ein Bewerberprofil auf ManatalsATS:

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Wie Sie sehen, wurden die Informationen aus dem Lebenslauf des Bewerbers übernommen und in das Hauptsystem übertragen. Außerdem werden Informationen aus verschiedenen Quellen, wie z. B. beruflichen Netzwerken, herangezogen, um Profile in sozialen Medien, aktive Stellen und mehr anzuzeigen.

Durch den Einsatz von Tools wie einem ATS können Sie sicherstellen, dass Sie immer auf dem Laufenden bleiben, wenn Sie einen Wunschkandidaten für eine offene Stelle haben.

3. Nutzen Sie AI, um Kandidatenempfehlungen zu erhalten.

Das Screening von Lebensläufen muss im modernen Zeitalter nicht mehr manuell durchgeführt werden. Die Personalverantwortlichen müssen zwar manuell entscheiden, ob ein Bewerber geeignet ist, aber sie müssen sich nicht jede einzelne Profilseite eines Bewerbers ansehen.

Ein modernisiertes ATS enthält KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen für jede offene Stelle, die auf den von Ihnen festgelegten Kriterien basieren. Dies ersetzt zwar nicht das Screening von Lebensläufen, aber es beschleunigt den Entscheidungsprozess für Sie, so dass Ihre Kandidatenlisten schneller erstellt werden können.

KI-basierte Empfehlungen werden aus dem Talentpool von Kandidatenprofilen generiert, die im vorherigen Schritt erstellt wurden. In dieser Phase müssen Sie lediglich die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten, die erforderliche Berufserfahrung, Zertifizierungen und mehr eingeben.

Hier ist ein Beispiel für Kandidatenempfehlungen aus Manatals ATS:

Sie können sehen, dass die Software KI-gesteuerte Empfehlungen in einem Prozentsatz ausdrückt, geordnet nach dem Grad der Ähnlichkeit mit Ihren angegebenen Kriterien.

KI-gestützte Rekrutierung - und die Verbesserung ihrer Genauigkeit - wird einer der Trends sein, auf den Sie in Zukunft achten sollten. In Kombination mit einer manuellen Auswahl innerhalb Ihres Talentpools werden Ihnen diese Empfehlungen dabei helfen, einen stärker datengesteuerten Ansatz bei der Überprüfung von Lebensläufen und Ihrem Einstellungsprozess im Allgemeinen anzuwenden.

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4. Nutzen Sie gegebenenfalls Online-Bewertungen.

Beurteilungen - Fallstudien oder Live-Tests, die die Fähigkeit eines Bewerbers zur Ausführung bestimmter Aufgaben messen - sind manchmal notwendig, insbesondere für Stellen, die spezielle Fähigkeiten erfordern. Dazu gehören Stellen in den Bereichen Webentwicklung, Codierung, Grafikdesign oder Technik.

Der nächste Schritt im Screening-Prozess besteht also darin, sicherzustellen, dass die von Ihnen verwendeten Tools über eine Art integrierte Bewertungsverteilung verfügen, um sicherzustellen, dass Sie die Bewerber für komplexe Stellen problemlos qualifizieren können.

Dies hilft Ihnen insbesondere bei der Einstellung von hochtechnischen Stellen, für die Sie selbst nicht ausreichend qualifiziert sind, Zeit zu sparen. Anstatt eine Fachkraft aus dem Unternehmen eines Kunden um Hilfe bei der Qualifizierung eines Bewerbers zu bitten, können Sie eine integrierte Bewertung verwenden und dem Kunden stattdessen das Bewertungsergebnis präsentieren.

Hier ist ein Beispiel für die Integration von Manatal mit Codility - einer Programmierbewertung - die innerhalb der Plattform gesendet werden kann.

In diesem Beispiel qualifiziert der Personalverantwortliche einen Kandidaten für eine Stelle im Bereich maschinelles Lernen, die in diesem Fall speziell eine Qualifikation in der Python-Programmierung erfordert. 

Mit diesen Beurteilungen stellen Sie sicher, dass Sie keine Zeit mit Bewerbern verschwenden, die die erforderlichen Fähigkeiten nicht auf dem vom Unternehmen geforderten Niveau erfüllen können.

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Modernisieren Sie Ihren Lebenslauf-Screening-Prozess mit Manatals ATS

Viele Personalvermittlungsagenturen verwenden eine Art von Personalvermittlungssoftware, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Manatal zum Beispiel wird derzeit von Tausenden von Unternehmen in 135 Ländern weltweit genutzt.

Was das Screening von Lebensläufen angeht, so hilft Manatal, den Screening-Prozess in fünf einfache Schritte zu unterteilen:

1. Laden Sie einen Lebenslauf hoch.
2. Das System analysiert den Lebenslauf automatisch und erstellt ein Kandidatenprofil.
3. Verschieben Sie die Kandidaten in der Kandidaten-Pipeline nach oben, z. B. "kontaktiert", "interviewt" oder "Assessment geschickt".
4. Senden Sie den Bewerbern bei Bedarf zusätzliche Bewertungen.
5. Ungenutzte Bewerber werden automatisch in Ihrem Talentpool für eine weitere offene Stelle gehalten.

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