Ein umfassender Leitfaden für den HR-Lebenszyklus

Der Bereich der Humanressourcen (HR) ist viel breiter gefächert, als man es sich vorstellen kann. Es geht um eine durchgängige Planung und Ausführung der Erfahrung, Produktivität und Nachhaltigkeit der Arbeitskräfte. 

In dieser Hinsicht bleibt der HR-Lebenszyklus das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens in allen Branchen. Er ist auch ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums, der Entwicklung und des Managements der Belegschaft.

Auf einem aufgeheizten Arbeitsmarkt wie dem heutigen ist es für Arbeitgeber schwierig, die richtigen Talente für ihre offenen Stellen zu gewinnen. Zwischen Januar und März 2022 gab es im Vereinigten Königreich über 1,29 Millionen offene Stellen, die besetzt werden wollten.    

Es versteht sich von selbst, dass eine umfassende HR-Strategie mit einem gründlichen Verständnis des HR-Lebenszyklus und der verschiedenen Phasen, die er umfasst, das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens tatsächlich fördern wird.   

Für diejenigen, die gerade erst in das Geschäft eingestiegen sind oder ihre Wachstumsstrategien verbessern wollen, bieten wir einen Leitfaden für einen umfassenden HR-Lebenszyklus. 

Wir geben Ihnen einen Überblick über die einzelnen Phasen des HR-Lebenszyklus und erläutern Strategien und Instrumente zur Rationalisierung von Prozessen, zur Festlegung von Compliance-Maßnahmen und zur Optimierung von Ergebnissen.

Legen wir los! 

Verstehen der Phasen des HR-Lebenszyklus

Der HR-Lebenszyklus kann in sechs verschiedene Phasen unterteilt werden: 

• Bei der Personalbeschaffung geht es darum, die richtigen Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen. Sie ist eine entscheidende Phase im Lebenszyklus der Personalabteilung, da sie den Ton für die gesamte Mitarbeitererfahrung angibt. Denken Sie daran, dass die richtigen Mitarbeiter dazu beitragen werden, dass Ihr Unternehmen seine Ziele erreichen kann. 
• Onboarding hilft neu eingestellten Mitarbeitern, sich reibungslos in ihre neue Rolle einzufinden. Es ist wichtig, neue Mitarbeiter mit den notwendigen Ressourcen und der nötigen Unterstützung auszustatten, damit sie sich schnell zu produktiven Mitgliedern des Teams entwickeln können.
• Bei der Entwicklung geht es um die Förderung des Lernens und der Entwicklung der Mitarbeiter. Sie trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter kontinuierlich lernen und wachsen können. 
• Die Leistung umfasst Initiativen zum Leistungsmanagement, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv und effizient sind.
• Bei der Unterbringung ist darauf zu achten, dass den Arbeitnehmern ein unterstützendes und angenehmes Arbeitsumfeld geboten wird. 
• Das Ausscheiden umfasst Initiativen wie Offboarding und Trennung. Damit wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter ihre Beziehung zu den Unternehmen unter guten Bedingungen beenden können.

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Vorbereitung auf jede Phase des HR-Lebenszyklus

Damit Unternehmen und Personalvermittler ihren HR-Lebenszyklus optimal gestalten können, ist es wichtig, für jede einzelne Phase Prozesse einzurichten, um die effektive Durchführung aller Vorgänge zu gewährleisten. 

Zunächst einmal ist es wichtig, die bestehenden Personalrichtlinien und -verfahren zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie aktuell und für Ihre Mitarbeiter geeignet sind. Außerdem ist es von entscheidender Bedeutung, potenzielle Herausforderungen und Lücken in den derzeitigen Systemen zu ermitteln, diese Dinge anzugehen und nach Möglichkeiten zur Verbesserung zu suchen. 

Achten Sie bei der Vorbereitung der einzelnen Phasen des Personallebenszyklus darauf, dass die Richtlinien allen Mitarbeitern klar vermittelt werden, damit jeder seine Rechte und Pflichten kennt.

Außerdem muss sichergestellt werden, dass das HR-Team angemessen geschult und ausgerüstet ist, um die verschiedenen Phasen des HR-Lebenszyklus zu bewältigen. Dazu gehört, dass es über die notwendigen Ressourcen und Instrumente verfügt, um den Einstellungsprozess, das Onboarding und das Leistungsmanagement effektiv zu verwalten. 

Es ist auch von entscheidender Bedeutung, dass das HR-Team über die neuesten Trends und Entwicklungen im HR-Bereich informiert ist. Ihr Team kann die beste Beratung und Anleitung für die Organisation bieten.

Stellen Sie schließlich sicher, dass das HR-Team in der Lage ist, dem Unternehmen zeitnahes und genaues Feedback zu geben. Dazu gehören Rückmeldungen zur Leistung der Mitarbeiter sowie Hinweise zur Verbesserung von Prozessen und Verfahren. 

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Nutzung von Technologie zur Optimierung des HR-Lebenszyklus

Auf einem hart umkämpften Arbeitsmarkt wie dem heutigen ist der Einsatz von Spitzentechnologie für die Steigerung von Effizienz und Produktivität im Personalwesen von größter Bedeutung. Seien Sie also nicht überrascht, wenn Sie den Aufstieg der Technologie im HR-Sektor miterleben, denn mehr als 4,8 Millionen Unternehmen nutzen heute Technologien und Tools für die Personalbeschaffung, und es wird prognostiziert, dass diese Zahl bis 2023 auf 6 Millionen ansteigen wird. 

Und warum? Die Antwort ist einfach. Weil die Automatisierung manueller Verwaltungsaufgaben, die Ermöglichung des Fernzugriffs auf Mitarbeiterinformationen und die Optimierung von Rekrutierungsprozessen nur einige der Möglichkeiten sind, die die Technologie den Personalfachleuten zur Vereinfachung des HR-Lebenszyklus eröffnet hat. 

Digitale Hilfsmittel wie Applicant Tracking Systems (ATS) haben bei der Verbesserung, Verfolgung, Analyse, Berichterstattung und Vorhersage der Entwicklung des Marktes eine entscheidende Rolle gespielt. 

Darüber hinaus können Videokonferenzen, Instant Messaging und Plattformen für die Online-Zusammenarbeit Unternehmen dabei helfen, eine Kultur der Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern, die zu einer verbesserten Arbeitsmoral, Produktivität und einem höheren Engagement der Mitarbeiter führt und den Bedarf an kostspieligen Reisen und Besprechungen reduziert. 

Mit innovativen Tools können HR-Teams ein genaues Bild ihrer Belegschaft gewinnen. Und durch die Nutzung der neuesten Technologien können Unternehmen ihre HR-Prozesse rationalisieren, indem sie intuitiver, schneller und sicherer werden.

Machen Sie das Beste aus Ihrem HR-Lebenszyklus mit Manatal  

Manatal ist ein ATS, das speziell darauf abgestimmt ist, den Rekrutierungsprozess zu rationalisieren und HR-Profis dabei zu helfen, ihren HR-Lebenszyklus mit wenigen Klicks zu optimieren. Sich wiederholende Aufgaben werden Sie nicht mehr belasten, da die KI-Engine von Manatal in der Lage ist, die Dokumentations- und Rückstandsaktivitäten im Handumdrehen zu automatisieren. 

Sie werden in der Lage sein, nahtlos durch einen HR-Zyklus zu navigieren, da Manatal den Rekrutierungsprozess in einer einzigen Plattform zusammenfasst. 

Darüber hinaus hilft Ihnen unsere Funktion "Candidate Sourcing" und "Candidate Enrichment" dabei, die Profile der Kandidaten zu vervollständigen und eine hochwertige Auswahlliste zu erstellen, indem Sie das Internet durchsuchen und die verfügbaren Online-Profile in die Datenbank migrieren. Die Plattform gleicht auch die Profile der Kandidaten mit Ihren offenen Stellen ab, basierend auf Fähigkeiten, Berufserfahrung und mehr. 

Dies spart eine Menge Zeit und ermöglicht es den Personalverantwortlichen, sich auf ihre wichtigeren Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. den Aufbau und die Pflege von Kontakten zu den Bewerbern.

Gleichzeitig ermöglicht Manatal mit seinem Vendor Management System eine weitere Vereinfachung der Management-Pipeline. Ihr Unternehmen wird in der Lage sein, jeden Fortschritt bequem zu verfolgen und sich mit den Rekrutierungspartnern an einem Ort zu verbinden.     

Wenn es darum geht, eine reibungslose Rekrutierung zu erreichen, ist Kommunikation der Schlüssel. Die Posteingangsfunktion von Manatal ist genau für diesen Zweck konzipiert: eine nahtlose Kommunikation von Anfang bis Ende. Sie werden in der Lage sein, sich mit allen Parteien in Echtzeit zu verbinden, Fortschritte auszutauschen und nachzuverfolgen, 24/7.  

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Die Herausforderungen der HR-Compliance meistern

Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften in jeder Phase des Personallebenszyklus ist für Unternehmen von grundlegender Bedeutung, um die Compliance zu wahren. Organisationen müssen die geltenden bundes-, landes- und kommunalrechtlichen Vorschriften wie Lohn- und Arbeitszeitgesetze, Antidiskriminierungsgesetze, Anforderungen an die Sicherheit am Arbeitsplatz und vieles mehr berücksichtigen. 

Denken Sie daran, dass die Nichteinhaltung von Vorschriften kostspielige Strafen nach sich ziehen kann, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch im Hinblick auf den Ruf. Um sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden, sollten Unternehmen eine HR-Compliance-Software einsetzen, mit der sie jederzeit über die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften wachen können.

HR-Compliance-Software kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, über die neuesten Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass alle Richtlinien mit dem Gesetz in Einklang stehen. Mit dieser Software können Sie auch Mitarbeiterdaten wie Arbeitsstunden, Urlaubszeiten und andere wichtige Informationen erfassen. Darüber hinaus können Sie mit der HR-Compliance-Software Mitarbeiterhandbücher erstellen und pflegen, die unerlässlich sind, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens vertraut sind.

Die Einstellung eines Beauftragten für die Einhaltung der Vorschriften ist ebenfalls eine Option, die Sie in Betracht ziehen sollten. Ein Compliance-Beauftragter kann Ihrem Unternehmen helfen, über die neuesten Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass alle Richtlinien mit dem Gesetz übereinstimmen. Darüber hinaus kann ein Compliance-Beauftragter Ihnen bei der Erstellung und Pflege von Mitarbeiterhandbüchern behilflich sein und Ihnen Ratschläge für den Umgang mit potenziellen Compliance-Problemen geben, die auftreten können.

Strategien zur Optimierung des HR-Lebenszyklus

1. Aufbau eines effizienten HR-Teams

Ein qualifiziertes, sachkundiges und erfahrenes HR-Team ist entscheidend für die Steigerung der Produktivität in allen Phasen des HR-Lebenszyklus. Das Team muss über aktuelles Fachwissen in den Bereichen arbeitsrechtliche Vorschriften, Arbeitsplatzanalyse, Mitarbeitereinführung und -entwicklung, Mitarbeiterbeziehungen und anderen Bereichen der Personalabteilung verfügen. 

Es ist auch wichtig, dass sie in der Lage sind, ein unterstützendes Umfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter inspiriert und befähigt fühlen, zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Für den Aufbau eines effektiven HR-Teams ist es von entscheidender Bedeutung, dass das Team aus Personen besteht, die über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Dazu gehört auch ein gutes Verständnis der Kultur, der Werte und der Ziele des Unternehmens. 

Darüber hinaus sollte das Team die Einstellungs- und Auswahlverfahren des Unternehmens genau kennen und in der Lage sein, wirksame Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu entwickeln und umzusetzen.

Ihr HR-Team muss auch in der Lage sein, die Leistung der Mitarbeiter effektiv zu verwalten und Feedback zu geben. Dazu gehört die Fähigkeit, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und den Mitarbeitern Anleitung und Unterstützung zu geben. Außerdem sollte das Team in der Lage sein, Beschwerden und Streitigkeiten von Mitarbeitern zu bearbeiten und bei Bedarf Leitlinien für Disziplinarmaßnahmen bereitzustellen.

2. Einführung klarer Verfahren für die Rekrutierung

Die Verbesserung des Einstellungsverfahrens ist von grundlegender Bedeutung, da es den Ton für die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens angibt. 

Das Hauptaugenmerk sollte darauf liegen, wie sie besser Talente anziehen können, die für die Stellenanforderungen geeignet sind, und wie sie angemessene Prüfungen durchführen können, ohne Kompromisse bei der Erfahrung der Bewerber einzugehen. 

Automatisierte Einstellungsplattformen wie ATS haben es den Personalverantwortlichen ermöglicht, Bewerber einfacher, schneller und mit weniger Fehlern zu finden, während Screening-Tools und Online-Assessments die Auswahl von Bewerbern verbessert haben. 

Darüber hinaus sollten die Unternehmen eine Kultur der Chancengleichheit schaffen und in innovative Wege investieren, um potenzielle Bewerber zu erreichen.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr Einstellungsverfahren transparent und einheitlich ist. Das bedeutet, dass alle Bewerber die gleichen Informationen erhalten und während des gesamten Einstellungsverfahrens fair behandelt werden sollten. Darüber hinaus sollte sich Ihr Unternehmen darum bemühen, den Bewerbern ein positives Erlebnis zu bieten, da dies dazu beitragen kann, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen und die besten Talente anzuziehen.

Denken Sie daran, dass sich dies direkt auf die Erfahrung der Bewerber auswirkt. In einem harten Einstellungsumfeld, in dem 60 % der Bewerber das Interesse an einer Stelle verlieren, wenn der Einstellungsprozess zu lange dauert, würde ein klarer und präziser Einstellungsprozess dafür sorgen, dass die richtigen Talente bei Ihnen bleiben und sich schließlich Ihrem Unternehmen anschließen. 

3. Verwaltung des Onboarding von Mitarbeitern

Effektive Onboarding-Programme sind für Unternehmen heute unverzichtbar, da sie neuen Mitarbeitern helfen, sich schneller an ihren Arbeitsplatz zu gewöhnen, indem sie sie mit der Unternehmenskultur, den Mitarbeiterrichtlinien und -verfahren vertraut machen. 

Eine von Gallup durchgeführte Studie ergab, dass Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern in der Regel bessere finanzielle Ergebnisse, eine geringere Mitarbeiterfluktuation, weniger Fehlzeiten und eine höhere Kundenzufriedenheit aufweisen.

Wie kann man die Einarbeitung von Mitarbeitern perfektionieren? Ich verrate Ihnen ein Geheimnis. Um ein reibungsloses Onboarding zu ermöglichen, müssen Sie strukturierte Wege für neue Mitarbeiter entwickeln. Dazu gehören ein gründlicher Onboarding-Prozess, der ihnen eine bessere Orientierung bietet, weitere Anweisungen zu Organisationssystemen wie IT-Einrichtung oder Einrichtung von E-Mail-Konten sowie virtuelle Treffen mit anderen Mitarbeitern.

Ihr Unternehmen sollte auch in Erwägung ziehen, neuen Mitarbeitern einen Mentor oder Buddy zur Seite zu stellen, der ihnen hilft, sich in ihrer neuen Rolle zurechtzufinden und sie zu unterstützen. 

Stellen Sie sicher, dass neu eingestellte Mitarbeiter Zugang zu den notwendigen Ressourcen und Werkzeugen haben, die ihnen helfen, in ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Dazu könnte gehören, dass sie Zugang zu Online-Schulungsmaterialien, Arbeitshilfen und anderen Ressourcen erhalten, die ihnen helfen, in ihrer Rolle zu lernen und zu wachsen.

4. Verbesserung der Leistung und Entwicklung der Mitarbeiter

Ihr Unternehmen sollte einen proaktiven Ansatz für das Leistungsmanagement seiner Mitarbeiter verfolgen, indem es klare Erwartungen an jeden einzelnen Mitarbeiter stellt und ihm regelmäßiges Feedback gibt, damit er sich über seine Fortschritte informieren kann. 

Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, in Initiativen zur Karriereentwicklung zu investieren, die die Mitarbeiter dazu ermutigen, kontinuierlich an der Verwirklichung ihrer persönlichen Ziele zu arbeiten und ihnen die notwendigen Fähigkeiten für den künftigen beruflichen Aufstieg zu vermitteln.

Überlegen Sie auch, ob Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Ressourcen und die Unterstützung zur Verfügung stellen, damit sie ihre Ziele erreichen können. Dazu könnte der Zugang zu Schulungsprogrammen, Mentoren und anderen Ressourcen gehören, die den Mitarbeitern bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse helfen. 

Außerdem sollte Ihr Unternehmen eine Kultur der Anerkennung und Wertschätzung schaffen, um die Mitarbeiter zu motivieren und ihnen das Gefühl zu geben, dass ihre Beiträge geschätzt werden.

5. Management von Mitarbeiterentlassung und Offboarding

Die Trennung von Mitarbeitern kann für alle Beteiligten eine schwierige Situation darstellen. Es ist jedoch wichtig, dass die Unternehmen in dieser Situation die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten. 

Es müssen ordnungsgemäße Entlassungsprozesse eingehalten werden. Dazu gehören ein umfassendes Austrittsgespräch, die entsprechende Aktualisierung der Gehaltsabrechnungssysteme, die Rückgabe von Firmeneigentum oder von mit Firmenmitteln gekauften Materialien sowie die Information der verbleibenden Mitarbeiter über das Ausscheiden eines Mitglieds aus der Organisation. 

Ihr Unternehmen sollte auch das vorhandene Personal als potenzielle Informationsquelle nutzen, da es unschätzbare Einblicke in potenzielle Verbesserungen oder Veränderungen geben kann, die in Zukunft vorgenommen werden können.

PODCAST: EP19: Klaviyo - Talentakquise auf die nächste Stufe bringen mit Automatisierung, KI und Technologie (mit Paul Abercrombie)

Abschließende Überlegungen

Die Einführung eines effektiven Ansatzes für den HR-Lebenszyklus kann zahlreiche positive Ergebnisse für Unternehmen bringen, wie z. B. ein höheres Mitarbeiterengagement und eine höhere Produktivität, eine bessere Einhaltung der organisatorischen Vorschriften und eine größere organisatorische Agilität. 

Der Einsatz von Technologie und die Implementierung strategischer Prozesse in allen Phasen des HR-Lebenszyklus können Ihrem Unternehmen einen größeren Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Konkurrenten verschaffen. 

Ein Applicant Tracking System ist eine Rekrutierungslösung, die speziell entwickelt wurde, um den Rekrutierungsprozess zu vereinfachen und den HR-Lebenszyklus mit seinen innovativen Funktionen zu maximieren. Das intelligente System von Manatal ermöglicht es Recruitern, ihre Rekrutierungsbemühungen durch Automatisierung und KI zu optimieren und zu stärken. 

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