Ein vollständiger Leitfaden für die Personalplanung im Jahr 2023

Die Art und Weise, wie wir das berufliche Umfeld und die Arbeit sehen, hat sich in den letzten drei Jahren drastisch verändert. Die meisten Unternehmen und Organisationen lassen die traditionellen Methoden und Systeme hinter sich und lernen, ihre Abläufe effizienter und intelligenter zu gestalten.

Außerdem hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen geführt werden, verändert. Die Pandemie hat sich auf jeden Aspekt unseres Lebens ausgewirkt, auch auf den sozialen und wirtschaftlichen Bereich, was die Arbeitskräfte erheblich beeinflusst hat.

Die Große Resignation begann im Jahr 2021 und löste eine unaufhaltsame Welle ermächtigter Arbeitssuchender und Arbeitnehmer aus, die bessere Arbeitsbedingungen und -möglichkeiten forderten. Dies führte auch zu einem Anstieg der gewerkschaftlichen Aktivitäten und Bemühungen bei mehreren globalen Organisationen und Unternehmen (z. B. New York Times, Amazon, John Deere).

Erstaunlich viele Menschen signalisieren den Arbeitgebern, dass sie die Nase voll haben und eine Änderung der Situation fordern. Die Unternehmen können nicht viel tun, als auf diese Appelle einzugehen, denn ihre Agilität und Kontinuität sind ohne qualifizierte Mitarbeiter, die die Arbeit erledigen, unmöglich.

Die Wichtigkeit, mit den sich ständig ändernden Anforderungen und Erwartungen Schritt zu halten

Auf der anderen Seite wird es immer schwieriger, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu halten und die betriebliche Effizienz sicherzustellen. Führungskräfte müssen jedoch einen Überblick und Einblick in die Leistung ihrer Mitarbeiter haben.

Andernfalls werden sie Schwierigkeiten haben, die Arbeitskosten zu bewältigen und die Mitarbeiter zu halten.

Die Arbeitgeber müssen über angemessene Systeme verfügen, um sicherzustellen, dass ihre Arbeitskräfte der Nachfrage entsprechen, oder sie werden nicht in der Lage sein, die Arbeitsbedingungen kontinuierlich zu verbessern. Schließlich werden die Mitarbeiter wahrscheinlich abspringen, wenn ein Unternehmen keinen vorhersehbaren Zeitplan anbietet, der mit ihren Bedürfnissen nach Wellness und Lebensstil übereinstimmt.

Auf der anderen Seite setzt die zunehmende Komplexität der Einhaltung von Vorschriften die Unternehmen einem höheren Risiko aus und macht es schwieriger, den sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Organisationen und Unternehmen sind auf ein Workforce-Management-System angewiesen, mit dem sie künftige Störungen vorhersehen und sich darauf vorbereiten können.

Aus diesem Grund ist die Personalplanung von entscheidender Bedeutung.

Was ist Personalplanung?

Die Welt bewegt sich schneller als je zuvor, denn die Technologie entwickelt sich unaufhörlich weiter, und es gibt immer mehr disruptive Trends. Vor Jahrzehnten hatten die Menschen einen mehr oder weniger vorhersehbaren beruflichen Werdegang - sie traten in ein Unternehmen ein und verbrachten den größten Teil ihrer Karriere dort.

Außerdem war es keine Überraschung, wenn jemand sein ganzes Erwachsenenleben in ein und derselben Position oder in ein und demselben Unternehmen verbrachte. Aber diese Landschaft scheint mit jedem Tag weiter in die Ferne zu rücken, denn die Dinge ändern sich rasant und mit immer größerer Dynamik.

Heutzutage haben die Menschen mehr Möglichkeiten und werden ihren Arbeitsplatz kündigen, wenn sie unzufrieden sind, insbesondere mit dem Management, dem Team, der Arbeitsbelastung oder der mangelnden Karriereentwicklung. Sie sind nicht mehr bereit, ihr Leben und ihre Karriere einem Unternehmen zu widmen, ohne dafür eine ausreichende Gegenleistung zu erhalten. 

Dieser Wandel hat die Bedeutung einer effektiven Personalbeschaffung erhöht, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Der Krieg um die Talente tobt weiter und führt dazu, dass herausragende Talente innerhalb weniger Tage vom Markt verschwunden sind.

Einige Branchen haben mit einem größeren Mangel an verfügbaren Arbeitssuchenden zu kämpfen als andere, so dass eine Strategie entscheidend ist, um im Wettbewerb zu bestehen. Der beste Weg, dies sicherzustellen, hochwertige Bewerber anzuziehen und Mitarbeiter zu halten, ist die Entwicklung einer umfassenden Personalplanung.

Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie wertvolle Ressourcen für unnötige Personalbeschaffungsmaßnahmen und -unternehmungen verschwenden. Das bedeutet, dass die Personalplanung der zentrale Geschäftsprozess ist, der den Führungskräften hilft, die Personalstrategie mit den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen.

Viele behaupten, dies sei die wesentliche Tätigkeit eines jeden Unternehmens und damit das Kerngebiet des Engagements von Führungskräften. Es ist jedoch nicht kompliziert; Sie können es an den Reifegrad, die Größe und die Ressourcen Ihres Unternehmens anpassen.

Die Personalplanung kann Ihnen Branchen- und Marktkenntnisse vermitteln, so dass Sie sich auf die Themen konzentrieren können, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Sie kann Ihnen auch helfen, Initiativen zu entwickeln, die Ihre langfristigen Ziele und Maßnahmen unterstützen.

Diese Personalplanung kann Ihnen zum Beispiel dabei helfen, einen Mangel an bestimmten Fähigkeiten bei Ihren Mitarbeitern zu erkennen und zu beheben und Ihre Teams zu stärken. Überraschenderweise nutzen nur 46 Prozent der Arbeitgeber Daten, um Qualifikationsdefizite in ihrem Unternehmen zu ermitteln, so die Umfrage von OMNI und dem CIPD aus dem Jahr 2021.

Dieselbe Umfrage ergab, dass nur 36 Prozent der Befragten Daten sammeln, um ihre zukünftigen Anforderungen an die Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeiter zu verstehen. Kein Wunder, dass Gartner herausfand, dass nur 33 Prozent der Personalleiter ihre Unternehmen als effektiv bei der Nutzung von Daten in der Personalplanung einschätzen.

Deshalb müssen Sie wissen, was dieses Vorhaben beinhaltet und wie es durchzuführen ist.

Was beinhaltet die Personalplanung?

Bei der Personalplanung geht es darum, Informationen zu sammeln, sie zu bewerten, um Erkenntnisse über den künftigen Bedarf an Fähigkeiten und Mitarbeitern zu gewinnen, und sie in verschiedene Maßnahmen umzusetzen, die auf dem vorhandenen Personalbestand aufbauen, die Lücke schließen und den Bedarf decken. Im Folgenden werden die beiden Arten der Personalplanung beschrieben:

• Harte Personalplanung: Dieser Ansatz ist mit Zahlen verbunden, denn er soll Ihnen helfen zu verstehen, wie viele Mitarbeiter mit welchen spezifischen Fähigkeiten Sie wahrscheinlich brauchen werden. Allerdings müssen Sie diese Daten in einem relevanten Kontext verstehen.
• Soft Workforce Planning: Hier geht es darum, eine Strategie zu entwickeln, mit deren Hilfe Sie bestimmen können, wie Sie Informationen bewerten werden. Dank dieses Ansatzes können Sie verschiedene Möglichkeiten in Betracht ziehen, bevor Sie in die Phase kommen, in der die Umstände Sie zum Handeln zwingen.

Wie sollten Sie Ihre Personalplanung durchführen?

Hier finden Sie wichtige Tipps für die Personalplanung.

1. Ihr Unternehmen und sein Umfeld verstehen

Sie müssen zunächst den Auftrag, die Ziele, die Werte und die Erwartungen Ihres Unternehmens verstehen. Daher sollten Sie die entscheidenden Merkmale seines Umfelds und seiner Kultur ermitteln, einschließlich der Teamdynamik und der Beziehungen zwischen der Unternehmensspitze und ihren Mitarbeitern.

Sie könnten sich beispielsweise bemühen, in kurzer Zeit Dutzende von Mitarbeitern einzustellen oder Masseneinstellungen vorzunehmen, aber wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, müssen Sie bei der Vergrößerung vorsichtig sein. Dieses Unterfangen erfordert eine gründliche Vorbereitung und Überlegungen dazu, wie die neuen Mitarbeiter in Ihre bestehenden Teams und an Ihren Arbeitsplatz passen werden.

Die Einstellung von Mitarbeitern, die nicht zur Unternehmenskultur passen, könnte die Leistung und Produktivität Ihres Teams beeinträchtigen. Daher müssen Sie sich Gedanken über die Details und das Profil der Bewerber machen, die Sie ansprechen wollen.

2. Bewerten Sie Ihr vorhandenes und potenzielles Arbeitskräftepotenzial

Verstehen Sie, wer Ihre Mitarbeiter sind, ihre Stärken, Schwächen und ihr Potenzial. Erschließen Sie ihre Fähigkeiten und Neigungen und ermitteln Sie, von welcher Art von Schulung und L&D sie profitieren und ihre Fähigkeiten erweitern würden.

Danach können Sie auch feststellen, nach welchen Fähigkeiten und Kompetenzen Sie extern suchen müssen und wie diese Ihrem Unternehmen zugute kommen würden. Bewerten Sie Ihre Organisationsstruktur und beziehen Sie relevante demografische Informationen in die Analyse ein (z. B. Besoldungsgruppen, Fähigkeiten, Erfahrung, Alter, Berufe, Renteneintrittsalter und Vielfalt). Führen Sie Kompetenzbewertungen durch und vergleichen Sie den Bedarf Ihrer Belegschaft mit den vorhandenen Fähigkeiten.

Sie können Ihren Ausgangspunkt nicht festlegen, ohne Qualifikationsdefizite zu ermitteln und Ziele zu setzen, denn nur so lassen sich Fortschritte verfolgen und messen. Bewerten Sie außerdem die Personaldaten, um die aktuellen Aktivitäten und Arbeitsbelastungen Ihrer Mitarbeiter zu verstehen.

Diese helfen Ihnen, die entscheidenden Programme, Themen, Fähigkeiten und Prioritäten zu identifizieren, die die Struktur des Unternehmens bestimmen. Darüber hinaus gibt Ihnen diese Analyse Aufschluss darüber, ob Ihr Talentbedarf durch Ihre langfristigen Ziele oder durch die aktuell offenen Stellen bestimmt wird.

3. Ermittlung des künftigen Personalbedarfs

Informieren Sie sich über Ihre Branche und darüber, welche Trends sie in Zukunft beeinflussen werden. So können Sie feststellen, was Ihre Mitarbeiter in den kommenden Jahren brauchen und wie Sie auf deren Anforderungen reagieren können.

Berücksichtigen Sie die mögliche zukünftige Arbeitsbelastung, Engpässe, Anforderungen und Qualifikationsungleichgewichte. Dies wird Ihnen helfen, die effektivsten Einstellungsstrategien und -aktivitäten zu definieren, um diese Lücken zu schließen und den dringenden Bedarf zu decken.

Denken Sie daran, dass dieser Teil auch die Ermittlung von Änderungen der strategischen Prioritäten, Ziele und Missionen umfasst. Darüber hinaus geht es um neue Arten von Programmen, Schulungen und Arbeiten, die sich auf die von Ihren Mitarbeitern benötigten Fähigkeiten sowie auf deren Arbeitsbelastung oder Aufgaben auswirken könnten.

Denken Sie an mögliche Einstellungsstöße, Einstellungsstopps und Outsourcing. Technologische Veränderungen spielen oft eine wichtige Rolle für die Qualifikation und den Arbeitsfortschritt.

Aber auch die Anforderungen und Erwartungen der Kunden wirken sich auf Ihre Belegschaft aus, indem sie Prozessänderungen, andere Produktionszeiten und den Drang nach schnellerer Lieferung verursachen. Beziehen Sie die Anforderungen an das Budgetierungsverfahren und die Finanzierungsquellen in die Analyse mit ein, ebenso wie die Personalprognosen und Trends.

4. Ermittlung der künftigen Arbeitskräftelücken im Vergleich zum künftigen Bedarf

Überlegen Sie, welche Anforderungen in Ihrer Branche in Zukunft auftreten werden, und messen Sie diese mit den Qualifikationslücken, die Ihre Mitarbeiter behindern könnten. Beispielsweise könnten digitale und IT-Fähigkeiten in Ihrer Branche in einigen Jahren unverzichtbar werden, und Ihre Mitarbeiter haben möglicherweise nicht die Ressourcen, diese Kompetenzen zu erwerben.

Dieser Schritt erfordert eine Lückenanalyse, da diese Ihnen helfen wird, den Unterschied zwischen dem, was Ihr Unternehmen derzeit hat, und dem, was es in den kommenden Jahren brauchen wird, zu verstehen. Die Ergebnisse werden Ihnen helfen, Ihren betrieblichen Personalplan zu erstellen.

Im Folgenden finden Sie einige der Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Wie verfügbar sind wichtige Fähigkeiten und Gruppen von Talenten innerhalb und außerhalb des Unternehmens?
• Warum gibt es in Ihrem Unternehmen spezifische Qualifikationslücken?
• Entwickeln und fördern Sie Fähigkeiten und Talente in wichtigen Bereichen durch Mitarbeiterschulungen, und in welchem Umfang?
• Erfassen Sie relevante Daten zu Ausbildung, Entwicklung, Leistung, Mobilität und Fluktuation Ihrer Mitarbeiter?
• Haben Sie festgelegt, wie Sie Arbeitsmarktdaten in den für Ihr Unternehmen wichtigen Bereichen erheben werden?
• Verfügt Ihr Unternehmen über die notwendige Struktur, um Talentlücken zu minimieren und die interne Mitarbeitermobilität zu unterstützen?

5. Maßnahmen zur Behebung von Talentmangel, Qualifikationsdefiziten und -überschüssen ergreifen

Legen Sie fest, welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um dem Mangel an verfügbaren Bewerbern entgegenzuwirken, Ihren Konkurrenten einen Schritt voraus zu sein und mit Ihrer Branche nicht kompatible Fähigkeiten zu berücksichtigen. Überlegen Sie auch, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, wenn Sie mehr Mitarbeiter mit denselben Fähigkeiten und Kenntnissen, aber nur wenigen kompatiblen Projekten und Aufgaben haben.

Die Entwicklung eines abgerundeten Personalplans ist eine der besten Grundlagen für eine erfolgreiche Personalplanung. Er hilft Ihnen, den kurzfristigen Bedarf Ihres Unternehmens, die Rekrutierungsquellen und spezifische Positionen zu verstehen.

Die Positionen, die Sie im Stellenplan als entscheidend bezeichnen, sollten im Mittelpunkt Ihrer Einstellungsbemühungen stehen. Sie sollten jedoch auch einen strategischen Personalplan mit einem Zeithorizont von bis zu sieben Jahren erstellen.

Dieser Plan würde Ihnen helfen, Ihren langfristigen Einstellungsbedarf zu ermitteln und zu verfolgen und ihn mit Ihren Talent- und Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Er muss jedoch regelmäßig aktualisiert und verbessert werden. Lesen Sie unseren Leitfaden zu den besten Tools für die Personalplanung, damit Sie Ihre Personalplanung effizienter durchführen können.

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6. Technologie wirksam einsetzen

Technologie kann aufgrund ihrer vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten die beste Unterstützung für Ihre Personalplanungsbemühungen sein. Da dieses Unterfangen ein Verständnis Ihrer Belegschaft und die Identifizierung Ihrer idealen Kandidatenprofile erfordert, benötigen Sie KI-gestützte Systeme mit Analyse-Dashboards, Berichten und relevanten Vorschlägen.

Ein ATS kann Ihnen zum Beispiel dabei helfen, Bewerber zu identifizieren, die Ihren Personalplanungsprognosen und -zielen entsprechen, indem es die Analyse von Lebensläufen in mehreren Sprachen ermöglicht. Auf diese Weise können Sie Ihren Aktionsradius erweitern und vielfältige Bewerber außerhalb der Landesgrenzen ansprechen, die über Fähigkeiten verfügen, die Ihnen helfen können, die Qualifikationslücken Ihres Unternehmens zu schließen.

Darüber hinaus können Sie mithilfe von KI-Empfehlungen und Bewerberbewertungen Bewerber finden, die Ihre Kriterien erfüllen und zur Unternehmenskultur passen. KI-gesteuerte ATS verwenden intelligente Filter, um Bewerber zu finden, die Ihren Stellenanforderungen, Erwartungen und Nice-to-haves entsprechen.

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7. Überwachen und Analysieren von Maßnahmen

Unabhängig davon, welche Maßnahmen und Initiativen Sie planen, müssen Sie über die Mittel und Strategien verfügen, um diese zu verfolgen und zu bewerten. Überwachen und bewerten Sie kontinuierlich die Fortschritte bei der Schließung der Qualifikationslücken und der Erreichung der Einstellungsziele, die Sie im kurz- und langfristigen Personalplan dargelegt haben.

Wann immer eine Änderung eintritt, die sich auf Ihre Finanzierung, Positionen, Arbeitsprioritäten oder Ihren Auftrag auswirkt, aktualisieren Sie Ihren Plan und entscheiden Sie, ob dies einen neuen Ansatz erfordert. Möglicherweise stellen Sie fest, dass sich Ihr Personalbedarf im Laufe der Zeit geändert hat und eine Überarbeitung und andere Methoden erfordert. Verfolgen Sie daher stets die Auswirkungen Ihrer Personalplanungsstrategien und die Veränderungen, die sie für Ihr Unternehmen mit sich bringen.

Andernfalls können Sie die Auswirkungen Ihrer Strategien nicht nachvollziehen und wissen nicht, ob sie optimiert werden müssen. Es ist jedoch wichtig zu erwähnen, dass Sie die Analyse der Personalplanung mit Ihrer Belegschaft, Ihren Führungskräften, Managern und anderen relevanten Parteien teilen sollten.

So können Sie sicherstellen, dass alle an der Entscheidungsfindung beteiligt sind und ihren Beitrag leisten, was zu mehr Verbesserungen und umsetzbaren Erkenntnissen führt. Gemeinsame Entscheidungen machen es auch einfacher, potenzielle Defizite zu verstehen und die beste Reaktion im Falle von Herausforderungen zu bestimmen.

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Die Personalplanung hilft Ihrem Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, reibungslos zu arbeiten und die gewünschten Ziele zu erreichen. Sie stellt sicher, dass Sie sowohl Ihre kurzfristigen als auch Ihre langfristigen Einstellungsziele erreichen, während Sie Ihre Ressourcen sinnvoll einsetzen und die Qualifikationslücken in der Belegschaft schließen.

Letztendlich soll die Personalplanung sicherstellen, dass Ihre Einstellungsprozesse korrekt ablaufen und Sie die besten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen einstellen. Dazu bedarf es aber auch einer zuverlässigen und umfassenden Technologie, die Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützt und Ihnen hilft, die Genauigkeit und Wirksamkeit Ihrer Strategien zu gewährleisten.

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