8 Schritte zur Gründung Ihrer Personalagentur

Das rasante Wachstum der Weltwirtschaft treibt die Gründung neuer und die Expansion bestehender Unternehmen voran. Die Menschen wagen den Schritt und setzen ihre Visionen in die Tat um, indem sie Start-ups gründen oder Unternehmen aufbauen. Dieser Expansionsschub bietet eine große Chance für die Personalvermittlungsbranche, da Unternehmen und Organisationen einen exponentiell wachsenden Bedarf an neuen Talenten haben. 

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Angesichts der unbesetzten Stellen, die darauf warten, besetzt zu werden, und der Tatsache, dass viele Bewerber auf der Suche nach besseren Karrieremöglichkeiten sind, kann man mit Sicherheit sagen, dass Personalvermittlungsagenturen wichtiger sind als je zuvor. Für diejenigen unter Ihnen, die bereit sind, den Schritt zu wagen und ihre eigene Personalagentur zu gründen, haben wir einen vollständigen Leitfaden entwickelt, um Ihre Erfolgschancen zu maximieren.

Im Folgenden finden Sie die acht wichtigsten Schritte, um Ihre Personalagentur zu gründen.

8 wichtige Schritte, die Sie unternehmen sollten, um Ihre Personalvermittlungsagentur zu gründen

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Nische

Bevor Sie ein Unternehmen gründen, sollten Sie den Markt erforschen und die Faktoren verstehen, die Ihren künftigen Erfolg beeinflussen. Das wird Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Richtung Sie einschlagen und welche Nische Sie wählen wollen.

Sie können sich zwar für eine breit angelegte Personalvermittlung entscheiden, die Bewerber für alle Ebenen und Branchen sucht, aber die Daten werden zeigen, ob dieser Markt übersättigt ist. In diesem Fall ziehen Sie es vielleicht vor, das Risiko zu minimieren und Ihren operativen Ansatz einzugrenzen, indem Sie sich für etwas Spezialisierteres entscheiden.

Wenn Sie also noch kein Veteran im Personalwesen sind, ist es besser zu wissen, worauf Sie sich einlassen, bevor Sie ein Unternehmen eröffnen. Wenn Sie die relevanten Fakten und Branchenkenntnisse kennen, können Sie sorgfältiger vorgehen und sicherstellen, dass Sie nichts überstürzen oder Details übersehen.

Selbst wenn Sie über umfangreiche Erfahrungen im Personalbereich verfügen, werden die neuesten Berichte Ihre Entscheidungsfindung datengestützt machen und zu einem Unternehmen führen, das höhere Erfolgschancen hat. Sobald Sie die Informationen gesammelt haben, die Sie für eine fundierte Entscheidung benötigen, ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Art von Personalvermittlungsagentur Sie gründen möchten.

Vielleicht sind Sie eine auf IT spezialisierte Agentur oder ein auf den Einzelhandel ausgerichtetes Personalvermittlungs-Team. Berücksichtigen Sie Ihr Netzwerk, Ihre Kenntnisse und Ihr Fachwissen, wenn Sie sich für einen Markt entscheiden, in dem Sie Ihre Dienstleistung anbieten möchten.

Denken Sie auch an die Bewerber, mit denen Sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben oder mit denen Sie in Kontakt stehen. - Sind es frische Absolventen oder ältere Menschen? Stellen Sie sich diese Fragen, um Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihnen helfen werden, Ihr Unternehmen besser zu positionieren.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der fünf Arten von Personalvermittlungsdiensten, die von den Agenturen auf dem Markt angeboten werden.

1. Rekrutierung von Führungskräften 

Die Personalvermittlung von Führungskräften, auch bekannt als "Executive Headhunting", ist eine Art von Personaldienstleistung, die hochqualifizierte Kandidaten für leitende Positionen in verschiedenen Branchen sucht, z. B. für CXOs, Direktoren usw. Dabei handelt es sich um passive Kandidaten, die bereits über umfangreiche Fachkenntnisse und Erfahrungen in ihrem Bereich verfügen. Gleichzeitig sucht und rekrutiert die Personalvermittlung für Führungskräfte auch Spezialisten oder hochqualifizierte Kandidaten für spezifische und wettbewerbsfähige Stellen wie die besten Data Scientists.

Normalerweise verlassen sich Unternehmen oder Organisationen bei der Suche nach Führungskräften auf führende Personalagenturen wie Korn Ferry International, N2Growth, JB Hired, Heidrick & Struggles, Egon Zehnder und Spencer Stuart. Headhunter suchen in der Regel nach Talenten, die für Konkurrenten oder Organisationen in der entsprechenden Branche arbeiten. Sobald die Kandidaten identifiziert und in die engere Wahl genommen wurden, geht die Personalagentur auf die Kandidaten zu und bietet ihnen die Möglichkeit, in das Team ihres Kunden einzusteigen. Die Personalvermittlungsfirmen unterstützen ihre Kunden in der Regel während des gesamten Einstellungsverfahrens, der Angebotsphase und bleiben auch nach dem Onboarding mit dem Kandidaten in Kontakt, um sicherzustellen, dass alle Parteien zufrieden sind.

Das übliche Honorar für die Vermittlung von Führungskräften liegt zwischen 25 und 35 % des gesamten Jahreseinkommens des Bewerbers im ersten Jahr seiner Tätigkeit. Die Verträge können auch einen Vorschuss für die Headhunting-Agentur enthalten, damit diese mit der Suche beginnen kann, sowie Exklusivitätsrechte (was bedeutet, dass nur einer Agentur angeboten wird, an der Stelle zu arbeiten).

2. Befristete Einstellung

Wie der Name schon sagt, geht es bei dieser Art der Personalvermittlung um die Beschäftigung von Unternehmen oder Organisationen, die für einen begrenzten Zeitraum Arbeitskräfte für eine bestimmte Aufgabe benötigen. Diese Art der Anwerbung erfolgt im Rahmen eines festen Vertrags. Der Bedarf an Zeitarbeitskräften entsteht, wenn ein Unternehmen aufgrund steigender Arbeitsbelastung zusätzliche Arbeitskräfte benötigt oder wenn Vollzeitbeschäftigte in Mutterschafts- und/oder Krankheitsurlaub sind. In einigen Fällen benötigen Unternehmen Zeitarbeitskräfte für spezielle Projekte, die eine bestimmte Qualifikation für einen begrenzten Zeitraum erfordern. 

Zeitarbeitsfirmen wie Manpower, Randstad, Adecco, Aquent oder Kelly schreiben offene Stellen über ihre Websites, Social-Media-Plattformen, Jobbörsen und Massen-E-Mails aus. Sobald sie Kandidaten gefunden haben, führt eine Agentur Hintergrundprüfungen und Vorstellungsgespräche durch und bietet schließlich Arbeitsverträge an. Sobald die Bewerber eingestellt sind, kümmern sich die Agenturen in der Regel um die Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen für die Mitarbeiter.

Die regulären Honorare für die Vermittlung von Zeitarbeitskräften liegen zwischen 20 % und 75 % der Vergütung der Zeitarbeitskräfte. 

3. Vertikales / Nischen-Recruiting 

Vertikale Rekrutierung bezieht sich auf die Rekrutierung für einen bestimmten Markt, wie z. B. Agenturen, die sich auf die IT-Personalbranche spezialisiert haben. Die Nischenrekrutierung geht sogar noch einen Schritt weiter und grenzt den Markt noch mehr ein. Zum Beispiel eine Agentur, die sich auf "Geschäftsführer für gemeinnützige Unternehmen" konzentriert.

Denken Sie daran, dass diese Unternehmen speziell auf ihren Zielmarkt ausgerichtet sind und nicht außerhalb ihres Bereichs tätig sind, abgesehen von größeren Personalvermittlungsgruppen, die über Teams verfügen, die sich auf bestimmte Funktionen oder Branchen spezialisiert haben. 

Daher müssen Personalvermittler, die vertikale Rekrutierungsdienste anbieten, über Fachwissen und Kenntnisse über bestimmte Märkte und Branchen verfügen. Der Anreiz für Unternehmen, diese Art der Personalbeschaffung zu nutzen, ergibt sich aus der Tatsache, dass diese Personalvermittler über ein starkes Netzwerk und Fachwissen in ihrer Branche verfügen.

Wenn es um Nischen geht, besteht das Problem für die meisten Personalvermittler darin, dass sie im Allgemeinen nicht zu eng sind, sondern eher nicht eng genug. Wenn Sie sich tief in eine ausgewählte Nische begeben, können Sie die Vorteile der Glaubwürdigkeit, des Bekanntheitsgrads und der Eigendynamik nutzen.

Einige Beispiele für Nischenagenturen sind Aquaculture Talent, das sich auf Stellen im Bereich Aquakultur oder Meeresfrüchte spezialisiert hat, und Niche Recruitment, das sich auf digitale, kreative, Marketing-, Headoffice- und Management- sowie HR-Positionen konzentriert.

Die Gebühren variieren je nach Agentur und Spezialisierung, aber in der Regel berechnen diese Agenturen einen Prozentsatz des Jahrespakets jedes vermittelten Bewerbers.

4. Massenrekrutierung 

Um zu veranschaulichen, was Massenrekrutierung ist, nehmen wir zum Beispiel schnell wachsende E-Commerce-Unternehmen wie Amazon. Das rasche Wachstum dieser Unternehmen führt zu einem regelmäßig hohen Bedarf an neuen Lagerarbeitern und Lieferfahrern. Dies ist die Herausforderung, der sich Personalvermittlungsagenturen stellen müssen: die Einstellung einer großen Anzahl von Mitarbeitern für Festanstellungen und Vertragsstellen in einem kurzen Zeitraum.

Ein Unternehmen, das selbst Masseneinstellungen vornimmt, steht vor vielen Herausforderungen, die sich aus dem Umfang der Massenanstellung ergeben. Es kostet Zeit und Mühe, einen einzigen Mitarbeiter einzustellen - stellen Sie sich vor, Sie müssten das für jede offene Stelle mit hundert multiplizieren. Agenturen, die sich auf Masseneinstellungen spezialisiert haben, sind in der Lage, diese Herausforderungen durch sorgfältige Planung, systematische Durchführung und Rationalisierung jedes einzelnen Schritts des Einstellungsprozesses zu bewältigen, z. B. bei der Suche nach Bewerbern, dem Screening und der Bewertung von Bewerbern, der Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen und der Einarbeitung von Kandidaten.

Agenturen wie Robert Half und Allegis Group sind Beispiele für Unternehmen, die Masseneinstellungsdienste anbieten.

Auch hier können die Gebühren je nach Funktion und Personalbestand für jede Stelle variieren, werden aber in der Regel auf der Grundlage des Pakets jedes eingestellten Kandidaten berechnet. Die Gebühren können auch an Leistungskennzahlen geknüpft sein, z. B. daran, wie viele Bewerber vom Kunden ausgewählt wurden.

5. Soziale Rekrutierung  

Die soziale Rekrutierung verfolgt einen etwas anderen Ansatz bei der Bewerbersuche als andere Arten der Rekrutierung. Auch wenn einige Agenturen dies zu ihrem Schwerpunkt gemacht haben, ist Social Recruitment in den meisten Fällen eher ein zusätzlicher Kanal, den jede Agentur nutzen kann, und nicht der einzige Kanal für die Bewerberakquise.

Die Idee ist folgende: Anstatt Personalvermittler mit der Suche zu beauftragen, werden offene Stellen auf so vielen Plattformen wie möglich (z. B. in den sozialen Medien) veröffentlicht und die Menschen aufgefordert, relevante Kandidaten zu empfehlen, indem sie anbieten, die Einnahmen für jede erfolgreiche Vermittlung zu teilen. Um einen stetigen Zustrom von Bewerbern zu gewährleisten, ist es daher wichtig, eine Gemeinschaft von Empfehlern aufzubauen oder zumindest zu pflegen und eine große Anzahl von Stellenangeboten zu vermarkten.

Die positive Seite der sozialen Rekrutierung für eine Agentur ist, dass sie die Kosten für die Beschaffung von Bewerbern reduziert, da weniger Rekrutierer benötigt werden.

Vermittlungsagenturen berechnen ihren Kunden in der Regel eine Vermittlungsgebühr von 15 % bis 25 % des Jahrespakets des Bewerbers und teilen dann einen Prozentsatz dieser Einnahmen mit dem Vermittler.

Schritt 2: Bewerten Sie Ihre Mitbewerber

Sobald Sie sich für den Markt und die Art der Vermittlungsagentur entschieden haben, die Sie gründen wollen, sollten Sie Ihre wichtigsten Konkurrenten einschätzen. Betreten Sie niemals ein Spiel, ohne seine Regeln zu kennen und zu wissen, auf wen Sie treffen werden, wenn Sie versuchen, Ihre Position auszubauen und Kunden zu gewinnen. 

Deshalb sollten Sie sich zunächst über die wichtigsten Akteure auf Ihrem Zielmarkt, ihren Ruf, ihre Leistungen und ihre Geschäftsgeschichte informieren. Finden Sie heraus, was ihre Agentur von dem unterscheidet, was Sie sich vorgestellt haben, und wie Sie die Lücken nutzen können, die sie nicht schließen. 

Verwenden Sie die SWOT-Analyse, um Ihre Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu ermitteln. Nutzen Sie auch die vier P's der Marketingbewertung, um herauszufinden, wie Sie sich abheben und wo Sie Ihr Unternehmen verbessern sollten. Auf diese Weise wissen Sie, was Sie erwartet und wie Sie Ihr einzigartiges Leistungsversprechen effizient nutzen können.

Ein altes chinesisches Sprichwort besagt: "Kenne den Feind, kenne dich selbst, und in jeder Schlacht wirst du nie in Gefahr sein". Der erste Schritt, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, besteht also darin, ihre Aktionen, Stärken und potenziellen Fallstricke zu kennen. 

Schritt 3: Bewerten Sie Ihre Finanzen

Auch wenn die Gründung eines Personalvermittlungsunternehmens nicht so viel Geld erfordert wie die meisten anderen Unternehmensgründungen, sollten Sie dennoch wissen, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen. Seien Sie bewusst und finden Sie heraus, was nötig ist, um ein personalbezogenes Unternehmen effizient zu führen, oder Sie werden Ihr Unternehmen blind und ohne die notwendigen Mittel starten.

Berücksichtigen Sie Kosten wie Büroausstattung, digitale Hilfsmittel, Personal, Versicherung usw. Schätzen Sie Ihre Finanzen ab, ermitteln Sie, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben und ob Sie einen Kredit oder staatliche Unterstützung beantragen können.

Wenn Sie beschließen, einen Dritten in den Prozess einzubeziehen (z. B. Investoren oder Kreditgeber), sollten Sie zunächst wissen, wie viel Sie benötigen. Erstellen Sie eine Budgettabelle und holen Sie finanziellen Rat ein, um sicherzustellen, dass Sie das Notwendigste abdecken.

Zögern Sie nicht, sich Hilfe zu holen oder sogar Partnerschaften mit anderen Personen einzugehen, aber kalkulieren Sie, ob Sie Kredite abbezahlen können. Wenn Sie jemanden haben, der Ihnen den Rücken stärkt, kann das zu einer effizienteren und produktiveren Belegschaft führen, vor allem, wenn Sie gerade erst anfangen.

Vermeiden Sie jedoch nach Möglichkeit Schulden und finanzielle Verpflichtungen gegenüber Dritten. Andernfalls könnten Sie Ihre Vermittlungsagentur gefährden, bevor sie überhaupt begonnen hat. 

Schritt 4: Recherche von Gesetzen und Vorschriften

Genauso wie Sie den Markt und die Konkurrenz erforschen sollten, sollten Sie auch die Gesetze und Vorschriften der Branche kennen. Ohne diese Daten laufen Sie Gefahr, ungewollt gegen das Gesetz zu verstoßen oder wichtige Schritte zu versäumen. 

Wenn Sie eine erfolgreiche Personalvermittlungsagentur betreiben wollen, müssen Sie sich mit Daten ausstatten und ein entsprechendes Team einstellen, das Ihnen helfen kann, sich über die neuesten Richtlinien und Vorschriften zu informieren. Daher sind die meisten Unternehmen auf Anwälte und Rechtsberater angewiesen, die sich um die rechtlichen Angelegenheiten kümmern. 

Als Gründer Ihrer Agentur sollten Sie jedoch kontinuierlich Zeit in die Erforschung einschlägiger Gesetze und Vorschriften investieren, um zukünftige rechtliche Probleme zu vermeiden. Zum Beispiel sollten Personalvermittler die GDPR-Vorschriften zum Datenschutz streng befolgen.

Die Kenntnis der branchenbezogenen Rechtsvorschriften ist von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen hilft, Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Bewerber vor möglichen rechtlichen Problemen zu schützen. Sie können nicht nur manuell recherchieren, sondern auch in eine erstklassige Software investieren, die Ihnen hilft, die neuesten Änderungen und Anforderungen zu verfolgen. 

Schritt 5: Entwicklung von Marketingplänen

Bevor Sie Ihre Personalagentur gründen, sollten Sie unbedingt einen gut durchdachten Marketingplan aufstellen und dafür sorgen, dass die Menschen Ihr Unternehmen entdecken können. Andernfalls wird es Ihnen schwerfallen, Menschen zu erreichen und Kunden zu gewinnen. 

Aus diesem Grund sollten Sie eine Online-Präsenz schaffen, die Ihrer Unternehmenskultur, Ihren Werten und Ihrem Auftrag gerecht wird. Dazu gehört auch die Erstellung eines Logos und von Marketingmaterial, das den Stil und die Qualitäten Ihrer Agentur verkörpert. 

Entwickeln Sie eine Website, richten Sie Social-Media-Kanäle ein, erstellen Sie relevante Inhalte, und nutzen Sie SEO und AdWords. Überlegen Sie, ob Sie organisches oder bezahltes Marketing einsetzen wollen, und entwickeln Sie eine konsistente und effiziente Strategie. 

Die visuellen, inhaltlichen und werbetechnischen Bemühungen sollten auf die Werkzeuge und Fähigkeiten abgestimmt sein, die Sie einsetzen können. Sie können zum Beispiel verschiedene Grafikdesign-Tools für die Erstellung von Bildern verwenden. 

Sie sollten auch Ihre Zielgruppe bestimmen und entscheiden, wie Sie sie erreichen und ihr Interesse wecken können. Sie könnten zum Beispiel LinkedIn nutzen oder Webinare veranstalten, um Ihre ersten Kunden zu gewinnen.

Berücksichtigen Sie daher bei der Festlegung von Richtlinien und Verfahren der Agentur die Aspekte Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration im Unternehmen. Nutzen Sie Ihre Website, um Ihr Engagement für DE&I-Werte zum Ausdruck zu bringen, und machen Sie das Beste aus Ihren Karriereseiten, um Ihr Employer Branding hervorzuheben und eine Unternehmenskultur zu pflegen, in der Menschen gerne arbeiten würden.

Achten Sie darauf, dass Sie auf Details achten und sich gut präsentieren, denn es dauert 0,05 Sekunden, bis sich Menschen eine Meinung über Ihre Website bilden. Aber wenn Sie diese Schritte befolgen, werden Sie überrascht sein, wie viele gute Bewerber Sie anziehen.

Schritt 6: Festlegung von Unternehmenszielen

Streben Sie danach, groß herauszukommen? - Das ist eine tolle Einstellung, aber Objektivität ist der Schlüssel.

Ein erfolgreicher Personaldienstleister ist auf positive Erfahrungen und eine große Zahl von Bewerbern angewiesen, aber auch auf klare Geschäftsziele. Wählen Sie ein umfassendes, aber flexibles Geschäftsmodell für Ihre Agentur.

Legen Sie kurz- und langfristige Ziele fest, um Ihre Personalvermittler zu motivieren und ihnen eine Richtung vorzugeben. So könnten Sie beispielsweise anstreben, den Kundenstamm innerhalb von zwei Monaten um zehn Prozent zu erhöhen. Oder vielleicht möchten Sie Ihr Dienstleistungsgebiet im nächsten halben Jahr ausweiten.

Außerdem sollten Sie relevante KPIs erstellen, die Ihnen helfen, Fortschritte zu verfolgen und pinpoint Engpässe zu beseitigen, um mehr zu erreichen. Schließlich sind Zahlen und Fakten für ein florierendes Unternehmen unerlässlich.

Schritt 7: In technische Hilfsmittel investieren

Personalvermittlungsagenturen und Technologie sind heutzutage eng miteinander verknüpft. Aus diesem Grund sollten Sie in die richtigen Tools investieren, denn so sparen Sie viel Zeit und Geld. 

Das Applicant Tracking System (ATS) ist eine der beliebtesten und zuverlässigsten digitalen Softwarelösungen, die von Personalvermittlern eingesetzt werden. Zum Beispiel, Manatals Bewerber-Tracking-System ermöglicht es Ihnen, die LinkedIn-Profile der Bewerber automatisch zu erfassen, den besten Kandidaten zu ermitteln und den Status der Bewerber problemlos zu verfolgen.

Wenn Sie sich für diese Lösung entscheiden, um das Wachstum Ihrer Personalvermittlungsagentur zu beschleunigen, werden Sie verstehen, wie schnell und einfach es ist, Ihre talentierten Bewerber zu verwalten und die Arbeit zu organisieren. Darüber hinaus verfügt Manatal über zwei Funktionalitäten, die ein zuverlässiges CRM für die Personalbeschaffung umfassen. 

Auf diese Weise können Sie auch kontinuierlich mit Kunden kommunizieren und mehr Umsatz für den Gesamterfolg des Unternehmens generieren.

Schritt 8: In Menschen investieren

Schließlich stellen Sie hervorragende Personalvermittler ein und investieren kontinuierlich in deren Entwicklung und Wissen. Tipps zur Einstellung von Personalvermittlern können Ihnen beispielsweise dabei helfen, Personalvermittler mit umfassender Erfahrung zu finden und einzustellen. 

Vermeiden Sie es jedoch, Nachwuchswerber aufzugeben. Erkennen Sie stattdessen die Stärken der einzelnen Mitarbeiter und helfen Sie ihnen, sich zu entwickeln, denn damit tun Sie auch sich selbst einen großen Gefallen. Wenn Sie die richtigen Leute an Bord haben, können Sie Ihr gesamtes Rekrutierungssystem miteinander verknüpfen, und Sie werden schneller als Sie denken die Früchte ernten.

Wenn Sie auf der Suche nach dem richtigen Personalvermittler sind, der Ihnen hilft, die besten Talente einzustellen, sollten Sie sich in unserem Blog über fünf Fehler informieren, die Sie bei der Auswahl eines Personalvermittlers vermeiden sollten.

Checkliste für die Gründung einer Personalvermittlungsagentur

Die Gründung einer Personalvermittlungsagentur ist ein spannendes und lohnendes Unterfangen, erfordert aber auch viel Planung und Vorbereitung. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine Checkliste mit einigen der wichtigsten Dinge, die Sie vor der Gründung Ihres Unternehmens erledigen müssen:

• Wählen Sie eine Branche oder Nische: Mit welcher Art von Bewerbern und Kunden möchten Sie arbeiten? Worin sind Sie gut und was ist Ihre Leidenschaft? Entscheiden Sie sich für ein bestimmtes Marktsegment, das Ihren Fähigkeiten und Ihrer Erfahrung entspricht und in dem es genügend Nachfrage und Potenzial gibt. So können Sie sich von anderen Agenturen abheben und mehr Aufträge an Land ziehen. Sehen Sie sich unsere Podcast-Episode über die Entwicklung Ihrer Nische als Personalvermittler an.
• Stellen Sie Nachforschungen an: Lernen Sie so viel wie möglich über Ihre Branche und Nische. Finden Sie heraus, welche Regeln, Steuern, Lizenzen und Trends es in Ihrem Bereich gibt. Sie müssen auch Ihre Konkurrenten studieren und herausfinden, was sie gut machen und was ihnen fehlt. Dies wird Ihnen helfen, Ihr Alleinstellungsmerkmal zu finden und die Lücken und Chancen auf dem Markt zu erkennen.
• Melden Sie Ihr Unternehmen an: Entscheiden Sie, welche Rechtsform Sie für Ihr Unternehmen wünschen, z. B. Einzelunternehmer, Partnerschaft, LLP oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung, und melden Sie es bei den zuständigen Behörden an. Außerdem müssen Sie einen Unternehmensnamen wählen, der Ihre Marke und Ihre Vision widerspiegelt, und prüfen, ob er verfügbar und markenrechtlich geschützt ist.
• Richten Sie Ihre Website ein: Ihre Website ist Ihr Schaufenster im Internet und eines der wichtigsten Instrumente für die Vermarktung Ihrer Personalagentur. Sie müssen eine professionelle, benutzerfreundliche und SEO-optimierte Website erstellen, auf der Sie Ihre Dienstleistungen, Ihr Fachwissen, Ihre Referenzen und Ihre Kontaktdaten präsentieren können. Sie können einen Website-Builder verwenden oder einen Webentwickler beauftragen, Ihnen dabei zu helfen.
• Holen Sie sich cloudbasierte Software für die Personalbeschaffung: Cloud-basierte Softwarelösungen für die Personalbeschaffung helfen Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Ihre Bewerber und Kunden zu verwalten, Ihre Aufgaben zu automatisieren und Ihre Leistung zu verfolgen. Je nach Budget und Bedarf können Sie aus verschiedenen Optionen wählen, z. B. JobAdder, Indeed oder Davidson Gray.
• Erstellen Sie einen Geschäftsplan: Ein Geschäftsplan ist ein Dokument, in dem Sie Ihre Ziele, Strategien, Finanzen und Risiken für Ihre Personalvermittlungsagentur darlegen. Er hilft Ihnen, Ihre Vision zu klären, realistische Ziele zu setzen, die Finanzierung zu sichern und Ihre Fortschritte zu messen. Sie können eine Vorlage oder ein Tool verwenden, das Ihnen bei der Erstellung Ihres Geschäftsplans hilft, z. B. LivePlan oder Bplans.
• Finanzierung sichern: Die Gründung einer Personalvermittlungsagentur erfordert einige Anfangsinvestitionen, z. B. für Büroräume, Ausrüstung, Software, Marketing und Gehaltsabrechnung. Sie müssen über genügend Kapital verfügen, um diese Ausgaben zu decken und Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten, bis Sie anfangen, Einnahmen zu erzielen. Sie können nach verschiedenen Finanzierungsquellen suchen, z. B. nach persönlichen Ersparnissen, Bankkrediten, Zuschüssen, Crowdfunding oder Investoren. Stellen Sie sicher, dass Sie so viele Daten wie möglich über Ihren Zielmarkt, Ihre Konkurrenz, Ihre Prognosen und Ihre Kosten/Einnahmen sammeln, um bei Investitionen Transparenz zu gewährleisten.
• Bauen Sie Ihr Netzwerk auf: Die Vernetzung ist entscheidend, um Kandidaten und Kunden für Ihre Personalagentur zu finden und zu halten. Sie müssen Ihre bestehenden Kontakte und Verbindungen in Ihrer Branche und Nische nutzen und neue Kontakte über soziale Medien, Veranstaltungen, Empfehlungen und Partnerschaften knüpfen. Außerdem müssen Sie regelmäßig mit Ihrem Netzwerk kommunizieren und nachfassen, um Vertrauen und Loyalität aufzubauen.

Dies sind einige der wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen müssen, um eine Personalvermittlungsagentur zu gründen. Natürlich kann es je nach Ihrer Situation und Ihren Zielen noch weitere spezifische oder zusätzliche Schritte geben. Diese Checkliste sollte Ihnen jedoch einen guten Überblick darüber geben, was Sie tun müssen, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu starten.

Andere wichtige Dinge, die Sie über die Gründung Ihrer Personalagentur wissen sollten

Unabhängig davon, wie leidenschaftlich Sie Ihre eigene Personalagentur gründen wollen, hängt es oft von den Finanzen ab, wie realistisch Ihre Pläne sind und ob Sie alles haben, was Sie brauchen. Aus diesem Grund teilen wir mit Ihnen, welche Kosten Sie am Anfang berücksichtigen sollten:

• Registrierung von Personalvermittlungsagenturen
• Mobiltelefon und ein günstiger Tarif für Anrufe und Internet
• Die Versicherung für Personalvermittler, die Berufshaftpflicht und die Haftpflicht
• Website-Domainname
• Kauf oder Anmietung von Büroräumen
• Entwicklung und Pflege von Websites
• HR-Software (z. B. ATS, CRM)
• PC oder Laptop und Drucker
• Erstellung von Logos und anderen Branding-Inhalten
• Büro-Softwarepaket
• Einschlägige Bescheinigungen, Gesellschaftsverträge usw.

Wenn Sie sich über die Art der Dienstleistungen, die Sie anbieten möchten, im Klaren sind, nehmen Sie sich außerdem ausreichend Zeit, um die Kosten für Ihre Dienstleistungen zu ermitteln. Berechnen Sie auch, wie viel Sie für Werbung ausgeben müssen. Das kann zu Beginn sehr kurzfristig sein. Machen Sie einen Sechsmonatsplan, wo Sie Ihre Investitionen in Bezug auf die Werbung einsetzen werden. Prüfen Sie, welche Kanäle für die Vermarktung Ihrer Dienstleistungen am effektivsten und geeignetsten sind. Das können physische Anzeigen in Zeitungen oder Magazinen oder digitale Anzeigen auf Websites oder Social-Media-Plattformen sein. 

Danach sollten Sie einen Plan für den Ausbau Ihres Netzes erstellen. Als Dienstleistungsanbieter ist es wichtig, Ihr Netzwerk ständig zu erweitern, um mehr Kunden zu gewinnen und mehr Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen. Geschäftsmessen und Kongresse sind ein guter Ausgangspunkt dafür. Versuchen Sie, möglichst viele Leute aus der Branche zu treffen. Dies ist eine gute Gelegenheit für Sie, sich und Ihr Unternehmen potenziellen Kunden vorzustellen. Zögern Sie nicht, Namenskarten auszutauschen, während Sie mündlich für Ihre Dienstleistungen werben. Die Namenskarten, die Sie erhalten, bilden die Grundlage für Ihr Netzwerk. 

Schließlich sollten Sie überlegen, wie viele Personalvermittler Sie für den Umfang Ihres Unternehmens einstellen sollten. Dies entspricht der Überlegung, die Sie vor der Gründung eines Unternehmens anstellen müssen. Wenn die Zahl Ihrer Mitarbeiter feststeht, müssen Sie als Nächstes die Kosten für die monatliche Vergütung Ihrer Mitarbeiter berechnen.  

Sobald Sie das Wesentliche erfasst haben, können Sie handeln und Ihre Pläne in die Tat umsetzen. Vergessen Sie jedoch nicht, Ihre Fortschritte kontinuierlich zu verfolgen und sicherzustellen, dass Ihr Personalvermittler wächst und dass dieses Wachstum nachhaltig ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Gründung einer Personalvermittlungsagentur ein äußerst erfolgreiches und erfüllendes Unterfangen sein kann, wenn es gut gemacht ist. Es ist nicht ohne Risiko, aber mit sorgfältiger Planung, der richtigen Technologie zur Unterstützung Ihrer Agentur und einer gut ausgearbeiteten Strategie ist es möglich, Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit zu maximieren.

Sobald Sie alles vorbereitet haben, ist es Zeit, Ihre Agentur zu gründen. Um herauszufinden, wie Manatal Sie und Ihr Team bei der Verwaltung von Leads, Kunden und Kandidaten unterstützen kann, buchen Sie jetzt eine Demo mit einem unserer Experten oder melden Sie sich für einen 14-tägigen kostenlosen Test an (keine Kreditkarte erforderlich).