7 Schmerzpunkte bei der Einstellung von Teams (und wie sie zu lösen sind)

Unabhängig davon, ob Sie zu einer Personalagentur gehören, sind wir uns einig, dass der Wettbewerb um Bewerber in der Tat sehr hart ist. Denken Sie einen Moment darüber nach. Jeder möchte den einen goldenen Kandidaten für das Unternehmen seines Kunden gewinnen. Aber das Angebot (qualifizierte Bewerber) reicht nicht aus, um die Nachfrage (der Arbeitgeber) zu befriedigen. 

Gartner kommt in seinem Bericht zu dem Schluss, dass der Wettbewerb um Talente unabhängig von den makroökonomischen Bedingungen weiterhin deutlich zunimmt. Um genau zu sein, erwartet die Hälfte der befragten Unternehmen, dass der Kampf um hochwertige Kandidaten exponentiell zunehmen wird. 

Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Personalvermittler auch heute noch mit den üblichen Herausforderungen bei der Personalbeschaffung konfrontiert sind. Sie müssen Bewerber schneller einstellen und deren Fähigkeiten bewerten. Darüber hinaus benötigen sie eine klare Kommunikation mit Bewerbern, Kollegen und Kunden, um ihre Geschäftsziele zu erreichen.

In diesem Artikel haben wir sieben häufige Probleme für Einstellungsteams zusammengestellt. In der Tat sind diese Hindernisse das, womit unsere Kunden konfrontiert sind und wie sie sie mit Hilfe von Rekrutierungsplattformen lösen.

Einstellungsteams sind mit diesen Schmerzpunkten konfrontiert

Die bereits erwähnten Herausforderungen sind für die meisten Einstellungsteams nur die Spitze des Eisbergs im Einstellungsprozess. Es gibt viel mehr, was im Hintergrund passiert. 

In der Regel müssen sie Stellen auf stark frequentierten Jobportalen wie LinkedIn, Indeed und Monster ausschreiben, um Bewerber zu finden. Nach Eingang der Bewerbungen müssen sie die Lebensläufe prüfen und sicherstellen, dass die Bewerber ihre Kriterien erfüllen. 

Danach erstellen sie eine Job-Pipeline, um die Daten der Bewerber zu verwalten - vollständiger Name, Standort, Fähigkeiten, Qualifikationen und mehr. Sie verwenden Tools wie Excel oder Google Sheets, um alle Daten in der Pipeline zu organisieren. Wenn das Unternehmen jedoch wächst und das Einstellungsteam in kurzer Zeit eine große Anzahl von Mitarbeitern einstellen muss, können sich Herausforderungen ergeben. 

Erstens werden die meisten Einstellungsteams täglich mit Hunderten von Lebensläufen überschwemmt und müssen alle Bewerbungen manuell sortieren. Während die Personalverantwortlichen dies tun, warten die Bewerber auf eine Antwort, und wenn es keine Updates gibt, gehen die Bewerber davon aus, dass die Personalverantwortlichen nicht interessiert sind und wechseln zu anderen Unternehmen.

Außerdem wird die Produktivität der Personalvermittler beeinträchtigt, weil sie so viel Zeit damit verbringen, Hunderte von Bewerbungen an einem Tag zu sichten. Den Rest ihrer Arbeitszeit hätten die Personalvermittler nutzen können, um Kontakte zu den Bewerbern aufzubauen. Mit anderen Worten: Die Einstellungsteams können den Bewerbern Bestätigungs-E-Mails schicken oder Vorstellungsgespräche mit ihnen vereinbaren, anstatt stundenlang Bewerbungen zu prüfen.

In einer Utopie der Personalbeschaffung wünschen Sie sich, dass alles einfach und linear abläuft, wenn es um die Einstellung geht. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Stelle auszuschreiben, den Bewerber zu finden und ihn einzustellen. Doch so einfach ist es nicht.

Werfen wir einen Blick auf die Hindernisse, mit denen viele Einstellungsteams typischerweise konfrontiert sind, wenn es um Einstellungen geht. Dann erfahren Sie, wie sie die einzelnen Probleme mit Hilfe von Einstellungsplattformen lösen.

Schmerzpunkt 1: Manuelles Einstellen von Stellen

Aufgrund des rasanten digitalen Wandels ist die Personalbeschaffung heute vollständig online erfolgt. Bei Stellenportalen brauchen potenzielle Bewerber nur ihr Smartphone, um nach freien Stellen zu suchen, und selbst passive Bewerber erstellen ihre Profile auf diesen Stellenbörsen. Dennoch wenden sich viele Einstellungsteams bei der Kandidatensuche zuerst an Stellenbörsen.

Auch wenn dies für Einstellungsteams die perfekte Lösung für die Suche und Einstellung von Talenten zu sein scheint, haben Stellenbörsen auch ihre Schattenseiten. Sagen wir es mal so. Personalvermittler, die neu in Jobbörsen sind, haben vielleicht das Gefühl, dass dies das Tor zur Anwerbung hochwertiger Bewerber ist. Sie werden jedoch bald feststellen, dass es immer noch Konkurrenz gibt - andere Personalverantwortliche nutzen denselben Kanal, um Kandidaten für dieselbe Stelle zu finden. 

Daher müssen Personalverantwortliche dafür sorgen, dass die Stellenbeschreibung interessant genug ist, um Arbeitsuchende zur Bewerbung zu bewegen. Gleichzeitig müssen sie dafür sorgen, dass ihre Anzeigen in den meisten Stellenbörsen sichtbar und auffindbar sind.

Ein weiteres Hindernis, mit dem die meisten Personalvermittler konfrontiert sind, ist die manuelle Veröffentlichung ihrer Angebote auf Stellenportalen. Das bedeutet, dass sie mehrere Stellenbeschreibungen für verschiedene Websites erstellen müssen. Das bedeutet auch, dass sie mehrere Konten anlegen und diese einzeln verwalten müssen.

Die Lösung: Durch den Einsatz von Technologien wie einem Bewerber-Tracking-System können Personalverantwortliche alle Angebote über eine einzige Plattform verwalten. Mit dem ATS von Manatal können Einstellungsteams beispielsweise Stellen auf Tausenden von Jobbörsen über die Plattform veröffentlichen - sobald sie ihre Karriereseite bei Manatal aktiviert haben. Sie können freie Stellen ihres Unternehmens oder für ihre Kunden auf allgemeinen Stellenbörsen mit hohem Verkehrsaufkommen veröffentlichen, darunter Glassdoor, Monster und Indeed. 

Nehmen wir jedoch an, dass sie Talente mit bestimmten Fähigkeiten benötigen. In diesem Fall können sie freie Stellen auf beliebten spezialisierten Websites ausschreiben, z. B. Flexjob (für Remote-Jobs), AllRetailJobs (für Jobs im Einzelhandel), Behance (für kreative Jobs) und viele mehr. 

Das Beste an der Nutzung dieser Plattform ist, dass sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die gleichzeitige Veröffentlichung und Verwaltung mehrerer Portale reduziert.

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Schmerzpunkt 2: Verwaltung von Anwendungen aus verschiedenen Kanälen

Neben der Suche nach Bewerbern in Stellenbörsen nutzen die meisten Einstellungsteams auch Karriereseiten, um ihre Bewerbungen zu finden und zu erhalten. 

Wenn man davon ausgeht, dass ein Personalverantwortlicher seine berufliche E-Mail für den Empfang von Lebensläufen nutzt, kann man davon ausgehen, dass er täglich Hunderte von Lebensläufen erhält und diese manuell verwalten muss. 

Zur Veranschaulichung: Es kann 200 Bewerbungen von Jobportalen und weitere 100 Bewerbungen von einer Karriereseite geben. Wie bereits erwähnt, werden die Informationen der Bewerber manuell extrahiert und in Tabellenkalkulationen eingegeben. 

Es gibt jedoch viele Probleme, die sich aus dieser Praxis ergeben. Dazu gehören Fehler wie die falsche Schreibweise von Bewerbernamen oder -orten, das Vergessen, das Blatt mit einem neuen Stapel von Bewerbungen zu aktualisieren, und das Risiko von Verletzungen der Bewerberdaten.

Die Lösung: Die heutige Technologie ermöglicht es Personalvermittlern, ihre täglichen Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen, einschließlich der Verwaltung von Bewerberdaten. Mit Manatal können sie verschiedene Ordner für verschiedene Jobs und Kunden erstellen. 

Mit einer cloudbasierten Lösung wie Manatal können sie alle Bewerberdaten automatisch online speichern. So können sie jederzeit und überall auf sie zugreifen - auch von verschiedenen Geräten aus. 

Darüber hinaus nimmt Manatal die Cybersicherheit sehr ernst, so dass unsere Partner sicher sein können, dass alle Daten geschützt sind, da nur autorisierte Personen auf die Informationen der Bewerber zugreifen können. Darüber hinaus wurde unsere Software nach SOC 2 Typ I und Typ II zertifiziert - die höchste Sicherheitszertifizierung für SaaS-Unternehmen.

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Schmerzpunkt 3: Manuelles Importieren von Kandidateninformationen

Dieser dritte Schmerzpunkt ist ein weit verbreiteter. Nach dem Erhalt von Bewerbungen müssen sie die Informationen der Bewerber verwalten und ihren Fortschritt in der Job-Pipeline verfolgen. 

Dazu müssen sie die Informationen der Bewerber aus ihren Bewerbungen und Lebensläufen extrahieren und die Details in Tabellenkalkulationen eingeben.

Diese Praxis mag in der Anfangsphase eines Unternehmens ausreichend erscheinen. Aber je größer das Unternehmen wird, desto größer wird der Bedarf an Effizienz. Daher müssen die Personalverantwortlichen alles richtig planen, auch ihre Einstellungsstrategie. 

Die Lösung: Ein hervorragendes ATS ermöglicht es den Einstellungsteams, die Profile der Bewerber sofort und mühelos zu erstellen. Wie bereits erwähnt, sortiert das System die Lebensläufe der Bewerber automatisch in eine anpassbare Job-Pipeline.

Außerdem gibt es eine aktivere Methode zur Erstellung von Bewerbern mit Hilfe der Software. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie bereits über eine eigene Datenbank verfügen. Alles, was sie tun müssen, ist, bis zu 1.000 Lebensläufe auf einmal hochzuladen oder Kandidaten über eine CSV- oder JSON-Datei zu importieren.

Anschließend analysiert die Software automatisch die Lebensläufe für die Datenextraktion, einschließlich Name, Alter, Kontaktinformationen und gesprochene Sprachen. Darüber hinaus können diejenigen, die das ATS von Manatal nutzen, Lebensläufe in verschiedenen Sprachen analysieren, darunter Bahasa Indonesia, Französisch und Portugiesisch.

Schmerzpunkt 4: Verwaltung von doppelten Bewerbern

Ein weiteres Problem, mit dem die Einstellungsteams konfrontiert sind, sind doppelte Bewerber. Dies ist der Fall, wenn sich ein Bewerber auf dieselbe Stelle oder auf mehrere Stellen mit verschiedenen E-Mail-Adressen bewirbt.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass Bewerber an mehr als einer Stelle interessiert sind. Daher könnten diese potenziellen Bewerber denken, dass es akzeptabel ist, denselben Lebenslauf für verschiedene Bewerbungen zu verwenden.

Die Folge dieser Maßnahme ist ein Anstieg der Einstellungskosten, da Sie den Bewerber mehrfach beurteilen müssen, obwohl dies auch von einem Arbeitsuchenden allein getan werden kann.

Abgesehen davon können doppelte Bewerber aufgrund einer unnötig hohen Anzahl von E-Mail-Auslösern zu Missverständnissen innerhalb eines Teams führen. Ihr Team von Personalverantwortlichen muss dieselben Bewerber möglicherweise erneut prüfen und ihre Profile in das System hochladen. Dadurch werden mehrere Profile derselben Bewerber erstellt.

Die Lösung: Die beiden Funktionen von Manatals ATS - Duplicate Management System und Candidate Auto Merging - ermöglichen es Ihnen, gleiche Profile zu suchen und zusammenzuführen. Die Software durchsucht Ihre Bewerberdatenbank nach potenziellen Duplikaten anhand ihres vollständigen Namens, ihrer E-Mail-Adressen und Telefonnummern.

Sehen Sie, wie Sie doppelte Kandidaten verwalten können hier.

Schmerzpunkt 5: Verwendung mehrerer Tools zur Kommunikation

Apropos Kommunikation: Die meisten Personalvermittler nutzen mehrere Kanäle - E-Mails, Instant-Messaging-Anwendungen und Videokonferenz-Tools - für die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Kandidaten und Kunden.

Personalverantwortliche können Probleme bekommen, wenn sie verschiedene Tools gleichzeitig verwenden. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten Hunderte von Bewerbungen per E-Mail und erhalten gleichzeitig E-Mails von Teammitgliedern und Kunden.

Es besteht die Gefahr, dass man den Überblick darüber verliert, welche E-Mails wichtig sind, was zu Missverständnissen führt.

Die Lösung: Integrieren Sie Arbeits-E-Mails in ATS, um eine nahtlose Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kunden zu ermöglichen. Außerdem können Sie mit der Chat-Funktion der Plattform mit allen Beteiligten in Verbindung bleiben, wann und wo immer Sie sich auf der Welt befinden.

Was aber, wenn sie weder Gmail noch Outlook oder einen anderen professionellen E-Mail-Anbieter verwenden? Keine Sorge, denn die E-Mail-Synchronisierungsfunktion ermöglicht es der Plattform, Nachrichten im Manatal-Posteingang und in den Bewerber- oder Kontaktprofilen anzuzeigen.

Außerdem ist alles automatisiert, denn sobald sie die Anforderungen erfüllt haben (die Sie hier nachlesen können), werden alle E-Mails, die Manatal erhält, automatisch den Bewerber- oder Kontaktprofilseiten und dem Manatal-Posteingang hinzugefügt.

Schmerzpunkt 6: Überwachung der Fortschritte von Leads, Kunden und Bewerbern 

Für eine Personalvermittlungsagentur ist der Umgang mit Bewerbern die Hälfte ihrer täglichen Arbeit. Um die Kontinuität des Unternehmens zu gewährleisten, ist die Pflege einer guten Beziehung zu den Kunden für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung.

Daher müssen sowohl die Personalvermittler als auch ihre Kunden eine effiziente Kommunikation über ihre Bedürfnisse praktizieren. Zum Beispiel, welche Art von Bewerbern sie suchen, wo sie diese finden können und wie sie am besten angesprochen werden können. 

Allerdings kann es ohne ein hervorragendes digitales Werkzeug recht schwierig sein, die Beziehung von Leads zu Kunden zu entwickeln. 

Lösung: Manatals ATS verfügt über ein integriertes CRM, in dem Sie den Fortschritt Ihrer Kunden durch den Verkaufstrichter verfolgen können. Außerdem werden alle Informationen zu Leads und Kunden in Ihrer Kunden-Pipeline gespeichert.

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Schmerzpunkt 7: Verwaltung von Datensilos aus verschiedenen Quellen

Am Ende des Tages, nach all den Anstrengungen bei der Beschaffung von Bewerbern und der Gewinnung von Kunden über verschiedene Kanäle, wollen gute Personalvermittler wissen, welche Strategie funktioniert hat und welche nicht. 

Sie wollen auch wissen, welche Kanäle bei der Suche nach Bewerbern am effektivsten sind.

Dazu sehen sie sich ein Arbeitsblatt mit verschiedenen Registerkarten an. Dann verwenden sie verschiedene Formeln, um die Summe aus verschiedenen Spalten oder Zeilen zu bilden. Danach interpretieren sie die erzeugten Daten.

Um die Genauigkeit ihrer Daten zu gewährleisten, müssen sie jedoch sicherstellen, dass jede Information in einem Arbeitsblatt korrekt ist und kein Fehler bei der Dateneingabe aufgetreten ist. 

Die Lösung: Wenn unsere Kunden ATS und CRM nutzen, können sie daher die Daten zu Einstellungen, Leads und Kunden in Echtzeit einsehen. Sie können zum Beispiel sehen, wie es um ihre Job-Pipeline bestellt ist. Sie können sehen, wie viele Kandidaten von jedem Recruiter vermittelt werden, über welche Kanäle sie vermittelt werden, wie viele von ihnen fallen gelassen werden, was die Gründe dafür sind, und vieles mehr.  

Auf diese Weise können Sie pinpoint während Ihrer Anwerbungskampagne alle roten Fahnen sehen und anhand dieser Informationen die notwendigen Maßnahmen ergreifen.

In der Zwischenzeit ist es für eine Personalvermittlungsagentur neben der Rekrutierung von Bewerbern entscheidend, Verkäufe zu generieren und das Geschäft weiter zu entwickeln. Mit den Funktionen von Manatals Customer Relationship Management (CRM) können Sie daher Ihre Vertriebswege optimieren. 

Der Verkaufsbericht zeigt auch Ihre Verkaufsleistung während des gesamten Trichters.

MEHR LESEN: 4 Arten von Berichten, die Sie in Ihrem Applicant Tracking System benötigen

Zum Abschluss

Der Einstellungsprozess ist nicht so einfach, wie er sich anhört - Stellen ausschreiben, Bewerber auswählen, sie interviewen und einstellen. In Wirklichkeit ist der Weg voller Hindernisse und Herausforderungen, denen Sie als Personalverantwortlicher täglich begegnen.

Um sich die Mühe der Personalbeschaffung zu erleichtern, sollten Sie daher eine Personalbeschaffungstechnologie wie ein Bewerberverfolgungssystem nutzen, um eine große Anzahl von Bewerbern zu verwalten. Wenn Sie für ein Personalvermittlungsunternehmen arbeiten, benötigen Sie außerdem eine weitere Software, um die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Kunden zu pflegen. Das Kundenbeziehungsmanagement kann Sie dabei unterstützen, Leads und Kunden auf einer einzigen Seite zu verwalten.

Ein hervorragendes ATS ermöglicht es Ihnen, den Einstellungsprozess zu vereinfachen, indem es Ihre täglichen Aufgaben automatisiert. Lassen Sie Technologien wie KI und maschinelles Lernen die Lebensläufe der Bewerber prüfen, ihre Profile für Sie erstellen und eine Empfehlung aussprechen. In der Zwischenzeit können Sie Verbindungen zu den Bewerbern herstellen und ihnen eine positive Erfahrung vermitteln.

Wenn Sie also auf der Suche nach einem ATS mit integriertem CRM sind, das einfach zu bedienen und in hohem Maße anpassbar ist, dann ist Manatal genau das Richtige für Sie. Melden Sie sich für unsere 14-tägige kostenlose Testversion an (keine Kreditkarte erforderlich) oder vereinbaren Sie jetzt einen Demo-Anruf.