4 Zeitmanagement-Tipps für Personalverantwortliche - Wie Sie das Beste aus Ihrem Tag machen

Es gibt immer wieder Momente, in denen man das Büro mit dem Gefühl verlässt, einen hervorragenden Arbeitstag geleistet zu haben. Die gesteigerte Produktivität überrascht die Menschen oft, da es zunächst schwierig ist, die Ursache zu ermitteln. Doch in Wirklichkeit hängt sie von vielen Faktoren ab, von denen einige intern, andere extern und einige wenige kleine Praktiken sind, die in der täglichen Routine untergehen.

In Anbetracht der repetitiven Natur der Arbeit eines Personalvermittlers können Ausbrüche von erhöhter Produktivität einen langen Weg zurücklegen, und zu lernen, wie man diese Art von Antrieb erzeugt und aufrechterhält, kann die Art und Weise, wie die Personalbeschaffung angegangen wird, verändern.

1- Der Arbeitsbereich

Es ist nur logisch, dass eine höhere Produktivität auf die Fähigkeit zurückzuführen ist, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, ohne sich durch Ablenkungen aus der Konzentration bringen zu lassen. Visuelle Ablenkungen können den Unterschied zwischen einem guten Arbeitstag und einem enttäuschten Personalchef ausmachen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Arbeitsplatz und Ihre unmittelbare Umgebung frei von jeglichen Ablenkungen sind, die Sie von der anstehenden Aufgabe ablenken könnten. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie das gerahmte Bild Ihres Haustieres von Ihrem Schreibtisch entfernen oder all die kleinen Dinge wegwerfen müssen, die Ihnen Freude bereiten und den Raum zu Ihrem eigenen machen, aber die Beseitigung von Unordnung in Ihrem physischen Raum führt zu einem besser organisierten und zielgerichteten Geisteszustand. Dies ist ein ausgezeichneter erster Schritt zu mehr Produktivität.

Das gilt für die Organisation Ihres Schreibtisches ebenso wie für Ihre Dateien, Ordner und digitalen Daten. Sorgen Sie dafür, dass alle Ihre Ressourcen leicht zu finden sind, dass die Werkzeuge und Informationen, auf die Sie täglich zugreifen, gut organisiert und immer in Reichweite sind. Erstellen Sie To-Do-Listen für Ihren Tag, Ihre Woche und Ihren Monat. Setzen Sie sich selbst Meilensteine und halten Sie sich an diese. Schon kleine Handlungen wie das Stummschalten Ihres Telefons und der Benachrichtigungen können die Einstellung und den Antrieb für einen produktiven Tag verändern.

2- Planen von Aktivitäten

Der Arbeitstag eines Personalvermittlers ist selten turbulent. Noch weniger, wenn Sie die Vorteile von Kalender-Apps nutzen, um die Ziele, die Sie unbedingt erreichen müssen, besser zu organisieren. Außerdem erfordert der Kontakt mit Bewerbern und Personalchefs ohnehin eine gewisse Form der Terminplanung. Wenn man Ereignisse nach und nach aufnimmt und sich nicht an die Termine hält, haben Personalvermittler viel zu viele unverfolgte Daten und unübersichtliche Aktivitäten, die es ihnen schwer machen, mit den Entwicklungen Schritt zu halten.

Der Google-Kalender beispielsweise ist eines der unterschätzten Tools, das Personalverantwortliche so oft wie möglich nutzen sollten. Es macht die Personalisierung von Ereignissen mit wichtigen Details extrem einfach, was wiederum einen organisierten und gut definierten täglichen Prozess aufrechterhält. Details wie Ort, Gäste, Kommentare und das Ergebnis sind Teil der Daten, die später zur Verfolgung der Leistung oder als Referenz für ein bestimmtes Projekt verwendet werden können. In der Tat, während der Entwicklung von Manatals haben wir bei der Entwicklung von Manatals Bewerbermanagementsystem darauf geachtet, dass die wichtigsten Tools im Arsenal eines Recruiters direkt auf der Plattform verfügbar sind. Tools wie Google Calendar, Jobbörsen und eine Vielzahl anderer können in unser ATS integriert werden, was einen einfachen Zugriff und eine übersichtliche Oberfläche ermöglicht. Eine sehr nützliche Praxis ist es, jeden Teil des Tages zu planen und sich von diesem Zeitplan diktieren zu lassen, was Sie wann tun, einschließlich Ihrer Mittagspause, Ihrer Rechercheblöcke, usw.. Das gibt Ihnen eine Richtung vor, die Sie für sich selbst festgelegt haben, um das Beste aus dem Tag zu machen.

3- Richtiges Setzen von Prioritäten für Aufgaben

Für den Erfolg eines Personalvermittlers ist es entscheidend, zu erkennen, was im Laufe des Tages Priorität hat. Optimal wäre es, wenn ein Personalvermittler in der Lage wäre, sich mit allen Projekten zu befassen und zur Entwicklung jedes Projekts in einer anderen Funktion beizutragen. Dringende, zeitkritische Aufgaben, schwierige und schwerfällige Vorgänge und Projekte, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, sollten jedoch immer Vorrang haben.

Die Beziehung zwischen Personalverantwortlichen und Fristen ist berüchtigt. Sie ist bekannt für den Stress, den sie erzeugt, und das Unbehagen, das sie beiden Gesprächspartnern bereitet. Wenn Sie die schwierigeren Aufgaben früh am Tag (oder in der Woche) erledigen, können Sie den Stand der Dinge, die Entwicklungsrate und die verschiedenen Einstellungskennzahlen, die Sie verfolgen, besser erfassen. Nutzen Sie die ersten 40 Minuten Ihres Tages, um sich plausible Tagesziele zu setzen. Die Wichtigkeit und der Zeitbedarf jeder Aufgabe sollten sich auf die Priorität auswirken. Beginnen Sie zuerst mit den wichtigen Aufgaben und schaffen Sie diese für einen relativ entspannten Arbeitstag aus dem Weg.

4- Investition in ein ATS

Ihr Schreibtisch ist aufgeräumt, Ihre Akten sind leicht zugänglich, und Sie haben alle Ablenkungen beseitigt. Das ist zwar die Grundlage für einen guten Arbeitstag, aber die Realität sieht so aus, dass die Rekrutierung als Funktion Ihre Zeit und Ihren Aufwand für eine Aufgabe, die mit der Zeit immer komplizierter wird, überstrapaziert.

In dem Maße, wie das Unternehmen wächst und damit auch der Bedarf an bestimmten Talenten, müssen sich die Personalvermittler auf ein völlig neues Gebiet begeben, mit dem sie nicht vertraut sind. Manchmal erfordert die Personalbeschaffung komplexe und komplizierte Aufgaben. Die Investition in ein ATS kann die Arbeit des Personalverantwortlichen erleichtern. Die Rekrutierungssoftware von Manatal beispielsweise bietet den Benutzern eine Vielzahl von Funktionen für die Suche nach Kandidaten, das Onboarding, das Zeitmanagement, die Datenverwaltung, die Zusammenarbeit im Team und die automatische Analyse von Lebensläufen. Dadurch werden die meisten Aufgaben, die einen Großteil der Zeit eines Recruiters in Anspruch nehmen, überflüssig und er bleibt bei der Rekrutierung auf Kurs. So werden schwierige und komplizierte Rekrutierungskampagnen zu einem einfacheren Unterfangen, das letztendlich die Talente aufspürt, die am schwierigsten zu finden oder zu definieren sind. Es geht auch darum, die Tools zu bestimmen, die die anstrengenderen Aufgaben einer Rekrutierungskampagne vereinfachen und automatisieren können, so dass sich die Rekrutierer auf die Aspekte konzentrieren können, bei denen sie den größten Mehrwert erzielen. Während sich das ATS um den technischen Aspekt kümmert, können sich die Personalverantwortlichen auf die menschliche Seite konzentrieren, indem sie die Persönlichkeit der Bewerber, die Kommunikation und all die Faktoren bewerten, die eine Software nicht erkennen kann.

Die Investition in ein abgerundetes ATS mit spezifischen Funktionen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, kann die tägliche Arbeit eines Personalvermittlers in einen bequemeren und schnelleren Rhythmus katapultieren.

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