4 Vorteile eines Gästeportals in einem Applicant Tracking System

Der Wettbewerb in der heutigen Talentakquise zwingt Personalvermittler und Unternehmen dazu, nach Ansätzen zu suchen, die ihren Einstellungsprozess rationalisieren und optimieren und gleichzeitig Bewerbern und Personalverantwortlichen ein unvergleichliches Erlebnis bieten. 

Das bedeutet, unnötige Schritte zu vermeiden und einen Kanal zu finden, der alle Beteiligten miteinander verbindet und sie rund um die Uhr auf dem gleichen Stand hält. Warum ist das wichtig? Nun, die Grundlage für eine erfolgreiche Personalbeschaffung ist die effiziente Zusammenarbeit zwischen Personalvermittlern und Personalleitern. Sie ist ausschlaggebend für die Qualität der Einstellung und für die Gesamtleistung der Personalvermittler.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihre Erfolgschancen zu erhöhen, ist der Einsatz moderner digitaler Rekrutierungstools wie ein Applicant Tracking System. Ein solides ATS-System ist mit einer wichtigen, zeitsparenden Funktion ausgestattet: dem Gästeportal. Diese Funktion bringt alle Beteiligten zusammen und sorgt dafür, dass alle während des gesamten Einstellungsverfahrens auf dem gleichen Stand sind.   

Ist Zusammenarbeit wirklich wichtig? Was ist ein Gästeportal? Wie funktioniert es? Wie bringt es alle Beteiligten zusammen? Gibt es ein Problem, wenn ich kein Applicant Tracking System in meine Personalbeschaffung einführe? Blättern Sie nach unten und finden Sie es heraus.  

Die Bedeutung der Zusammenarbeit bei der Personalbeschaffung 

Eine enge Zusammenarbeit zwischen Personalvermittlern und Personalverantwortlichen ist der Kern einer effizienten Personalbeschaffung. Für Personalvermittler ist es von entscheidender Bedeutung, sich mit den Personalverantwortlichen abzustimmen und ein gemeinsames Verständnis der Einstellungsanforderungen zu erreichen, um Personen mit den richtigen Fähigkeiten für die Stellen zu finden und zu gewinnen. 

Ein gut funktionierender Einstellungsprozess bringt allen Beteiligten viele weitere Vorteile. Zunächst einmal verringert sich das Risiko, dass minderwertige Mitarbeiter eingestellt werden oder Talente ohne die entsprechenden Fähigkeiten in die Bewerberliste aufgenommen werden. 

Durch eine nahtlose Interaktion an jedem Punkt des Prozesses - insbesondere bei der Vorauswahl - können Personalverantwortliche den Personalvermittlern mitteilen, mit welchen Bewerbern sie in Kontakt treten möchten. Dies würde wiederum dazu beitragen, die Voreingenommenheit der Personalvermittler zu minimieren und gleichzeitig mehr Vielfalt in die Kandidatenliste zu bringen. 

Der zweite Vorteil besteht in einer besseren Erfahrung der Bewerber. Um eine effiziente Rekrutierung erfolgreich zu gestalten, müssen Personalverantwortliche die Dinge auch aus der Sicht der Bewerber sehen. Während Sie die Bewerber bewerten, bewerten diese auch Sie. Ihre Entscheidung, die Stelle anzunehmen oder abzusagen, hängt stark davon ab, welche Erfahrungen sie während des Einstellungsverfahrens gemacht haben. 

Alles in allem kann eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Personalvermittlern und Personalverantwortlichen jede Phase beschleunigen und gleichzeitig Personalvermittlern, Personalverantwortlichen und Bewerbern eine hervorragende Erfahrung bieten. Genau für diese Herausforderung wurden Gastportale zu einem wichtigen Bestandteil von ATS-Systemen. 

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Schlechte Zusammenarbeit bringt mehr Ärger, als man denkt

Im Gegensatz zum obigen Abschnitt werden Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern mit schlechter Zusammenarbeit mehr Probleme haben, als Ihre Aufgabenliste für den Tag hergibt. Beginnen wir mit der Qualität der Einstellung. 

Eine uneinheitliche Kommunikation führt dazu, dass Personalvermittler und Personalverantwortliche in Bezug auf den Einstellungsbedarf auf völlig unterschiedlichen Seiten stehen. Im schlimmsten Fall haben die Personalvermittler keinen Zugang zu effizienten digitalen Tools, mit denen die Personalverantwortlichen jede Phase des Einstellungsverfahrens, insbesondere die Vorauswahl, verfolgen können. 

Ohne Einblick in den Status jedes einzelnen Bewerbers ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass Personalverantwortliche in dieser schnelllebigen digitalen Welt in der Lage sind, die Qualität der Bewerber zu überprüfen und die Personalverantwortlichen rechtzeitig zu informieren.   

Wenn Sie den falschen Kandidaten auf den falschen Stuhl setzen, gibt es nur ein Ergebnis: Sie müssen wieder bei Null anfangen und den Einstellungsprozess von vorne beginnen. All die Zeit und die Ressourcen, die Sie aufgewendet haben, sind dann absolut umsonst.   

Ein weiteres natürliches Risiko für schlechte Einstellungsentscheidungen sind Konflikte zwischen Personalvermittlern und Einstellungsleitern. Jede Phase wird in die Länge gezogen, und die Antworten oder Aktualisierungen der Personalverantwortlichen erreichen die Bewerber zu spät, so dass sie länger warten müssen. 

Personalverantwortliche verlieren Talente schneller, als ihnen bewusst ist, denn 60 % der Bewerber würden sich von einer Bewerbung abwenden, weil das Verfahren zu lange dauert. Gleichzeitig würden sich 80 % der Arbeitssuchenden nicht einmal die Mühe machen, sich erneut bei demselben Unternehmen zu bewerben, wenn sie nicht über ihren Bewerbungsstatus informiert werden. 

Denken Sie daran, dass eine schlechte Bewerbererfahrung einen großen negativen Einfluss auf die Marke eines Arbeitgebers hat.    

Bewerber-Tracking-System ist die Lösung 

Bis zu diesem Punkt haben Sie sich wahrscheinlich gefragt: "Wie kann ich diese Probleme vermeiden und die Zusammenarbeit optimieren? Alles, was Sie brauchen, ist ein effizientes digitales Tool, mit dem Sie alle Beteiligten miteinander verbinden können, um sie auf dem Laufenden zu halten. 

Eines der innovativen Instrumente auf dem Markt, mit denen Sie Ihre Personalbeschaffung verbessern können, ist das Applicant Tracking System. Ein ATS wurde entwickelt, um die Falten in Ihrem Einstellungsprozess zu glätten und die Arbeitsbelastung der Personalvermittler zu verringern, indem mühsame Aufgaben wie Dokumentation und Nachbesetzung automatisiert werden. Dies gibt den Personalverantwortlichen die Möglichkeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. den Aufbau engerer Beziehungen zu Personalverantwortlichen und Bewerbern. 

Ein gut durchdachtes Applicant Tracking System verfügt über eine Gastportalfunktion, die die Zusammenarbeit verbessert, indem sie Personalvermittler und Personalverantwortliche während des gesamten Einstellungsprozesses auf dem gleichen Stand hält. 

Wer ist dann ein "Gast" in dieser Situation? Um es einfach zu erklären: Ein Gast ist ein Nutzer, der in den Rekrutierungsprozess eingeladen wurde. Der Gast erhält grundlegende Benachrichtigungen und kann die öffentlich freigegebenen Notizen und Anhänge der Bewerber auf der Plattform einsehen. Das Ziel des Gastportals ist es, eine nahtlose Verbindung zwischen Personalvermittlern und einstellenden Managern von Anfang bis Ende herzustellen.   

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Vorteile eines Gästeportals 

1. Es schließt die Lücke zwischen Personalverantwortlichen und Personalvermittlern

Ein Gastportal bildet eine Brücke, die Personalverantwortliche und Personalvermittler mühelos miteinander verbindet. Wenn Sie Personalverantwortliche als Gäste in das Gastportal aufnehmen, können sie sich einen Überblick verschaffen und verfolgen, was in jeder Phase der Rekrutierungspipeline vor sich geht. 

Manatal verfügt über eine kollaborative Funktion, die alle Fortschritte in einem übersichtlichen Dashboard zusammenfasst. Der Gast kann alle Bewegungen mühelos verfolgen. Gleichzeitig benachrichtigt das Manatal-Gästeportal die Gäste über neue Aktivitäten und gewährt ihnen Einblick in die gemeinsamen Notizen und Anhänge der Kandidaten. 

Darüber hinaus ermöglicht die Messaging-Funktion von Manatal den Personalverantwortlichen, mit den Recruitern in Kontakt zu treten und in Echtzeit auf dem gleichen Stand zu bleiben, 24/7. Wie hoch ist Ihr Einstellungsbedarf? Wie viele Talente suchen Sie? Die Antworten auf diese Fragen werden schnell geklärt sein.  

2. Sicherstellung der Qualität der Bewerberinnen und Bewerber 

Die Qualität der Einstellung hängt von der Qualität der Bewerber ab, die Sie in die engere Wahl nehmen. Mit dem Applicant Tracking System von Manatal haben die Gäste nicht nur Zugriff auf die Bewerberdatenbank, sondern können auch Notizen zu den einzelnen Kandidaten hinterlassen und mitteilen, welche Personen sie gerne interviewen oder näher kennenlernen möchten.  

Auf diese Weise können Personalverantwortliche die richtigen Talente identifizieren und unbewusste Voreingenommenheit bei der Auswahl ausschließen, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die neuen Mitarbeiter die richtige Besetzung für die jeweilige Stelle sind.  

3. Keine chaotischen Termine mehr

Sich überschneidende Termine und sich überschneidende Vorstellungsgespräche sind Symptome für eine schlechte Bewerber- und Kundenerfahrung. Ganz zu schweigen davon, dass sich dadurch auch der Einstellungsprozess verzögert. Das Gästeportal ist eine Lösung für den Einstellungsprozess, die dieses Problem beseitigt, indem es den Gästen ermöglicht, die geplanten Aktivitäten während des gesamten Einstellungsprozesses einzusehen und zu verfolgen.  

Das Gästeportal von Manatal ermöglicht es den Nutzern, Gästen Zugang zu allen geplanten Aktivitäten zu gewähren. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich Interviews und Termine überschneiden, wird minimiert, was allen Beteiligten eine reibungslose und schnelle Möglichkeit zur Zusammenarbeit bietet. 

4. Langfristige Partnerschaften schmieden 

Alles in allem ist das Gästeportal ein entscheidendes Merkmal, das den Nutzern eine hervorragende Erfahrung bietet, die zu einem reibungslosen Einstellungsprozess führt. Das Endergebnis wird sein, dass alle Beteiligten einen nahtlosen und problemlosen Einstellungsprozess erleben.    

Am Ende des Weges wird ein Personalvermittler, der ein Applicant Tracking System einsetzt - insbesondere eines, das wie das von Manatal mit der Funktion des Gästeportals ausgestattet ist - in den Augen von Kunden und Kandidaten zu einer zuverlässigen Instanz. 

Die Personalverantwortlichen würden sich wahrscheinlich wieder an dieselbe Agentur wenden, wenn sie einen neuen Mitarbeiter suchen, und die Bewerber, die nicht für eine neue Stelle ausgewählt wurden, würden sich erneut bei demselben Unternehmen bewerben.     

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Abschließende Überlegungen 

Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Personalvermittlern und Personalverantwortlichen entscheidet über die Qualität der Einstellungen. Eine gute Zusammenarbeit bietet nicht nur Vorteile für Recruiter und Personalverantwortliche, sondern sorgt auch für einen reibungslosen und problemlosen Ablauf bei der Einstellung von Bewerbern, was zur Stärkung der Arbeitgebermarke beiträgt.  

Gleichzeitig helfen Rekrutierungsbemühungen, die auf einer starken kollaborativen Grundlage beruhen, den Rekrutierern, Probleme zu erkennen und unnötige Schritte im Einstellungsprozess zu eliminieren, was die Chancen auf eine erfolgreiche Besetzung offener Stellen mit den richtigen Talenten im Vergleich zu ihren Konkurrenten erhöht.  

Eine der effizientesten Strategien zur Optimierung der Zusammenarbeit im Rekrutierungstrichter ist die Implementierung eines digitalen Tools wie das Applicant Tracking System, das über eine Gastportalfunktion verfügt. 

Manatal ist eines der führenden Applicant Tracking Systeme, das mit einem Gastportal ausgestattet ist, das es Personalverantwortlichen ermöglicht, über jeden Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben und mit den Recruitern auf derselben Seite zu stehen, wenn es darum geht, Kandidaten zu bewerten und auszuwählen. Sie können sich darauf verlassen, dass die Zusammenarbeit während des gesamten Prozesses konsistent ist und die Qualität Ihrer Einstellungen nicht im Geringsten schlechter ist. 

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