16 Fragen an die Mitarbeiter bei Einzelgesprächen

Einzelgespräche sind eine wertvolle Gelegenheit für Manager und direkte Mitarbeiter, sich auszutauschen, Feedback zu geben und die Zukunft zu planen. Wenn diese Treffen jedoch nicht gut strukturiert und zielgerichtet sind, können sie leicht zu langweiligen und unproduktiven Status-Updates werden. Um Sie bei der Vorbereitung Ihrer 1:1-Gespräche zu unterstützen, stellen wir Ihnen 16 wertvolle Fragen an Ihre Mitarbeiter vor. Mit diesen Fragen können Sie verschiedene Ziele erreichen, z. B. Feedback geben und erhalten, Coaching und Mentoring, Ziele setzen und überprüfen sowie Vertrauen und Beziehung aufbauen.

Warum sind 1:1s wichtig?

Nur 32 % der Arbeitnehmer in den USA sind bei der Arbeit engagiert. [1] Einer der Hauptgründe für dieses geringe Engagement ist der Mangel an Feedback und Anerkennung durch ihre Vorgesetzten. Wenn Mitarbeiter regelmäßiges Feedback von ihren Vorgesetzten erhalten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie engagiert, loyal und zufrieden mit ihrer Arbeit sind. [2] Diese Statistiken zeigen, wie wichtig Feedback ist und wie sehr es dazu beitragen kann, Ihre Mitarbeiter zu motivieren.

Das Halten von 1:1s hilft Ihnen dabei:

• Verstehen Sie die Bedürfnisse, Erwartungen und Motivationen Ihrer Mitarbeiter und bieten Sie ihnen individuelle Unterstützung und Anleitung.
• Überwachen Sie die Leistung, den Fortschritt und den Einfluss Ihrer Mitarbeiter und geben Sie ihnen zeitnahes und konstruktives Feedback und Anerkennung.
• Ermitteln Sie die Stärken, Schwächen und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter und unterstützen Sie sie bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten, Kompetenzen und Karrieremöglichkeiten.
• Bauen Sie Vertrauen, Beziehung und Loyalität zu Ihren Mitarbeitern auf und schaffen Sie eine Kultur der Offenheit, Ehrlichkeit und Zusammenarbeit.

Wie man 1:1s effektiv durchführt

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für 1:1-Gespräche, da die Mitarbeiter unterschiedliche Bedürfnisse, Vorlieben und Stile haben können. Einige allgemeine Richtlinien können Ihnen jedoch helfen, effektive 1:1-Gespräche mit Ihrem Team zu führen:

Bühne frei machen

Schaffen Sie ein sicheres und offenes Umfeld für die Diskussion, indem Sie eine geeignete Zeit, einen geeigneten Ort und ein geeignetes Format für das 1:1-Gespräch wählen. Um sicherzustellen, dass das Treffen erfolgreich verläuft, müssen Sie Folgendes tun.

• Planen Sie die 1:1-Sitzung im Voraus, vorzugsweise in regelmäßigen Abständen (z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich), und teilen Sie dem Mitarbeiter den Zweck und die Tagesordnung der Sitzung mit.
• Wählen Sie einen bequemen und privaten Ort für das Treffen. Wenn es offline stattfindet, können Sie einen Besprechungs- oder Konferenzraum nutzen. Wenn es sich um ein virtuelles Treffen handelt, wählen Sie eine zuverlässige Online-Plattform wie Google Meet oder Zoom, je nach Ihren beiden Vorlieben.
• Sammeln Sie vor dem Treffen relevante Daten wie Informationen über die Mitarbeiter und aktuelle Projekte, an denen sie arbeiten, gehen Sie die vorherigen Notizen durch und legen Sie vor dem Treffen eine Tagesordnung fest, damit Sie einen Überblick über den Ablauf des Treffens haben.

Rapport aufbauen

Rapport ist der Schlüssel zum Aufbau einer starken Beziehung zwischen Ihnen und einem Teammitglied. Wenn Ihr Mitarbeiter das Gefühl hat, dass Sie sich für ihn als Person und nicht nur als Arbeitskraft interessieren, wird er eher bereit sein, hart für Sie zu arbeiten. Wie bauen Sie also diese Beziehung auf? Sie können dies tun, indem Sie:

• Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich und stellen Sie ihm einige beiläufige Fragen zu seinem persönlichen oder beruflichen Leben. Zum Beispiel: Wie geht es Ihnen heute? Wie war Ihr Wochenende? Wie geht es mit Ihrem Projekt voran?
• Teilen Sie einige Informationen über sich selbst mit, um eine Beziehung zu dem Mitarbeiter aufzubauen. Zum Beispiel: Was haben Sie am Wochenende gemacht?
• Hören Sie den Antworten des Mitarbeiters aufmerksam und einfühlsam zu und zeigen Sie Wertschätzung für seine Zeit und Mühe.

Themen erforschen

Hier beginnt das eigentliche Gespräch, in dem Sie verschiedene Themen wie Ziele, Leistungsbeurteilung, Unterstützung, Karriereentwicklung und Feedback besprechen. Hier wird beschrieben, wie man es einrichtet:

• Beginnen Sie damit, die Tagesordnung, die Sie vor dem Gespräch erstellt haben, als Leitfaden zu verwenden, um mit dem Mitarbeiter verschiedene Themen zu besprechen (z. B. Ziele, Leistung, Feedback und Unterstützung).
• Stellen Sie offene Fragen, die den Mitarbeiter ermutigen, seine Gedanken, Gefühle, Meinungen oder Erfahrungen mitzuteilen. Zum Beispiel: Worauf freuen Sie sich bei Ihrem aktuellen Projekt am meisten? Mit welchen Herausforderungen sind Sie konfrontiert oder rechnen Sie damit? Was halten Sie von dem Feedback, das Sie erhalten haben?
• Sie sollten dem Mitarbeiter auch auf konstruktive und ausgewogene Weise Feedback, Einblicke oder Vorschläge geben. Zum Beispiel: Mir hat gefallen, wie Sie die Situation mit dem Kunden gemeistert haben, ich denke, Sie könnten Ihre Präsentationsfähigkeiten verbessern, indem Sie mehr üben, und ich habe einige Ideen, wie wir unseren Arbeitsablauf optimieren können.
• Vermeiden Sie es, den Mitarbeiter zu unterbrechen oder seine Antworten zu bewerten, und versuchen Sie stattdessen, seine Perspektive zu verstehen.

Maßnahmen ergreifen

Dies ist die Phase, in der Sie spezifische Maßnahmen, Zuständigkeiten und Fristen für Sie und den Mitarbeiter vereinbaren, um die besprochenen Themen weiterzuverfolgen. Hier sind die Dinge, die Sie tun müssen:

• Fassen Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs zusammen und bestätigen Sie dem Mitarbeiter, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Zum Beispiel: Ich werde Ihnen eine E-Mail mit weiteren Einzelheiten zu diesem Projekt schicken, Sie werden diese Aufgabe bis nächste Woche erledigen.
• Legen Sie klare Verantwortlichkeiten und Fristen für jede Maßnahme fest und dokumentieren Sie diese für die Zukunft (z. B.: Ich bin dafür verantwortlich, Ihren Bericht zu prüfen und Ihnen bis Freitag ein Feedback zu geben. Sie sind für die Umsetzung des Feedbacks und die Einreichung der endgültigen Fassung bis Montag verantwortlich. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Maßnahmen realistisch, erreichbar und messbar sind).

Den Kreis schließen/nach dem Treffen

Hier beenden Sie das Gespräch und vereinbaren den nächsten 1:1-Termin. Es gibt einige Dinge, die Sie in dieser Phase tun müssen, unter anderem:

• Bringen Sie Ihre Wertschätzung und Unterstützung für die Arbeit und die Entwicklung des Mitarbeiters zum Ausdruck (z. B.: Ich schätze Ihre harte Arbeit und Ihr Engagement. Ich bin hier, um Sie in jeder Weise zu unterstützen).
• Sie sollten auch angeben, wann das nächste 1:1 mit dem Mitarbeiter stattfinden wird und ihn an die vereinbarten Maßnahmen erinnern.
• Schicken Sie eine Zusammenfassung der Besprechungsnotizen und Aktionspunkte an den Mitarbeiter. Bitten Sie ihn, Details zu bestätigen oder zu korrigieren.

16 Fragen an die Mitarbeiter bei Einzelgesprächen

Diese Fragen sollen Ihnen helfen, die Ziele Ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen, ihre Leistung zu bewerten, sie zu unterstützen und Feedback für ihre Entwicklung zu erhalten. Auf diese Weise können Sie alle wichtigen Themen ansprechen und verhindern, dass Ihre Sitzungen langweilig werden. Legen wir los.

1. Zielsetzung

Als Erstes sollten Sie Ihr Teammitglied in einem persönlichen Gespräch nach seinen kurz- und langfristigen Zielen fragen. Hören Sie sich ihre Leidenschaften und Wünsche an und helfen Sie ihnen zu erkennen, wie diese mit der Vision des Teams oder der Organisation übereinstimmen. Dadurch wird eine Kultur des Wachstums und der Entwicklung gefördert. Im Folgenden finden Sie vier Fragen, die darauf abzielen, die Ziele der Mitarbeiter zu verstehen und zu unterstützen:

Was sind Ihre wichtigsten Ziele für das kommende Quartal, und wie stimmen sie mit den Zielen unseres Teams überein?

• Diese Frage trägt dazu bei, dass die persönlichen Ziele des Mitarbeiters zu den übergeordneten Zielen des Teams und der Organisation beitragen.

Können Sie ein langfristiges berufliches Ziel beschreiben, das Sie verfolgen, und wie Sie darauf hinarbeiten wollen?

• Wenn Sie die langfristigen Ziele Ihres Mitarbeiters kennen, können Sie ihm Orientierungshilfen und Möglichkeiten bieten, die auf seinen Entwicklungsweg abgestimmt sind.

Gibt es bestimmte Fähigkeiten oder Kenntnisse, die Sie entwickeln wollen, und wie kann ich Sie dabei unterstützen?

• Diese Fragen können Ihnen helfen, einen Einblick in die berufliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter zu erhalten und herauszufinden, wie Sie sie mit Ressourcen oder Schulungsmöglichkeiten unterstützen können.

Wie halten Sie Ihre kurzfristigen und langfristigen Ziele im Gleichgewicht und wie setzen Sie Prioritäten bei Ihren Aufgaben?

• Diese Frage hilft Ihnen zu verstehen, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit planen und organisieren und ob sie bei der Verwaltung ihrer Zeit und Ressourcen Anleitung oder Unterstützung benötigen.

2. Leistungsbewertung

Die Leistungsbeurteilung ist ein wichtiger Bestandteil des Leistungsmanagements, denn sie ermöglicht es Ihnen, die Fortschritte Ihres Mitarbeiters zu bewerten, Stärken und Schwächen zu ermitteln und die künftige Entwicklung zu planen. Einer Umfrage zufolge würden 24 % der Arbeitnehmer in Erwägung ziehen, ihren Arbeitsplatz zu verlassen, wenn sie Vorgesetzte haben, die ihnen kein angemessenes Leistungsfeedback geben. [3] Darüber hinaus führen 30 % der Leistungsbeurteilungen dazu, dass die Leistung der Mitarbeiter sinkt [4], was darauf hindeutet, dass viele Manager nicht über die Fähigkeiten oder Instrumente verfügen, um wirksame Beurteilungen durchzuführen.

Regelmäßige Fragen zur Leistungsbeurteilung helfen Ihnen dabei, Erfolge zu erkennen und Herausforderungen rechtzeitig anzugehen. Hier sind vier Fragen, die Sie Ihren Mitarbeitern stellen können, um dies zu erleichtern.

Auf welche Errungenschaften des letzten Monats sind Sie besonders stolz, und welche Auswirkungen hatten sie auf unser Team?

• Die Anerkennung von Leistungen bestärkt positives Verhalten und hebt die Beiträge zum Erfolg des Teams hervor.

Welchen Herausforderungen sind Sie in letzter Zeit begegnet, und wie haben Sie sie bewältigt?

• Diese Frage gibt Ihnen einen Einblick in die Hindernisse, mit denen sie konfrontiert sind, und ermöglicht es Ihnen, Lösungen oder Unterstützung anzubieten.

Inwiefern hat sich Ihre Arbeit Ihrer Meinung nach im Laufe der Zeit weiterentwickelt oder verbessert, und welche Faktoren haben zu dieser Entwicklung beigetragen?

• Die Reflexion des Wachstums fördert die kontinuierliche Verbesserung und hilft, erfolgreiche Strategien oder Verhaltensweisen zu erkennen.

Wie gehen Sie mit Feedback um, und welche Art von Feedback empfinden Sie als besonders hilfreich oder motivierend?

• Diese Frage hilft Ihnen, etwas über die Vorlieben und den Stil des Mitarbeiters zu erfahren und darüber, wie er Feedback zur Verbesserung seiner Arbeit nutzt.

3. Unterstützung/Karriereentwicklung

Karrierewachstum ist die am meisten gewünschte Vergünstigung, die sich die Menschen am Arbeitsplatz wünschen, wie verschiedene Studien seriöser Quellen zeigen. So ergab eine Gallup-Studie, dass 87 % der Millennials, die die größte Generation in der Erwerbsbevölkerung darstellen, "berufliches oder berufliches Wachstum und Entwicklungsmöglichkeiten" als wichtig für sie in einem Job einstufen. [5]

Auch eine Deloitte-Umfrage ergab, dass 42 % der Millennials ihr Unternehmen wahrscheinlich verlassen werden, weil sie nicht schnell genug lernen. [6] Diese Ergebnisse legen nahe, dass Sie mehr darauf achten sollten, Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich in ihrer Rolle weiterzuentwickeln und zu lernen, sowie ihre Karriereziele mit der Vision und dem Auftrag des Unternehmens in Einklang zu bringen.

Auf diese Weise können Sie das Engagement, die Produktivität und die Bindung Ihrer Mitarbeiter an das Unternehmen steigern. Im Folgenden finden Sie vier Fragen, mit denen Sie herausfinden können, wie Sie Ihre Mitarbeiter und deren Karriere besser unterstützen können:

Welche Ressourcen oder Hilfsmittel würden Ihre Arbeit erleichtern oder effizienter machen?

• Mit dieser Frage werden potenzielle Ressourcenlücken aufgedeckt, die, wenn sie geschlossen werden, die Produktivität verbessern könnten.

Gibt es einen bestimmten Bereich Ihrer Arbeit, in dem Sie eine zusätzliche Schulung oder Unterstützung für sinnvoll halten?

• Gezielte Unterstützung kann Ihren Mitarbeitern helfen, bestimmte Herausforderungen zu bewältigen und ihre Fähigkeiten zu verbessern.

Wie kann ich Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele und der Bewältigung von Herausforderungen am Arbeitsplatz besser unterstützen?

• Indem Sie direkt fragen, wie Sie Unterstützung leisten können, stellen Sie sicher, dass Sie auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter eingehen.

Wie gehen Sie mit Stress oder Druck bei der Arbeit um, und was kann ich tun, um Ihnen zu helfen, ihn zu reduzieren oder zu bewältigen?

• Diese Frage hilft Managern, Anzeichen von Burnout oder Unzufriedenheit bei ihren Mitarbeitern zu erkennen und ihnen Strategien oder Ressourcen zur Verbesserung ihres Wohlbefindens anzubieten.

4. Feedback und Entwicklung

Einzelgespräche sind ein guter Zeitpunkt, um mit Ihren Mitarbeitern Feedback zu besprechen - sowohl das Geben als auch das Nehmen. Da dies in einem privaten und vertrauensvollen Rahmen stattfindet, können Sie ehrlich und offen miteinander umgehen. Außerdem können Sie das Feedback eingehend erörtern und sicherstellen, dass Sie die Perspektive des anderen verstehen. Auf diese Weise lassen sich negative Reaktionen vermeiden, die auftreten können, wenn Feedback in der Öffentlichkeit gegeben wird. Um ein Feedbackgespräch mit Ihren Mitarbeitern zu beginnen, können Sie einige dieser Fragen verwenden:

Wie kann ich meinen Führungsstil verbessern, um Sie und das Team besser zu unterstützen?

• Das Einholen von Feedback zu Managementpraktiken zeugt von Bescheidenheit und der Bereitschaft zu wachsen.

Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um ein kooperatives und positives Teamumfeld zu fördern?

• Diese Frage zeigt, wie sehr sich die Führungskraft für die Schaffung einer gesunden Arbeitsplatzkultur einsetzt.

Gibt es Entscheidungen oder Maßnahmen, die ich getroffen habe, die Ihrer Meinung nach anders hätten getroffen werden können?

• Die Ermutigung zur Kritik an Managemententscheidungen fördert eine offene Kultur, in der Feedback geschätzt wird.

Was schätzen oder genießen Sie an der Zusammenarbeit mit mir und dem Team?

• Diese Frage hilft Ihnen, positives Feedback zu erhalten und die Stärken und Werte Ihres Teams zu stärken.

Mithilfe dieser Vorlagen können Sie sinnvolle 1:1-Gespräche führen, die nicht nur die Leistung Ihres Teams verbessern, sondern auch zu Ihrer Führungsentwicklung beitragen. Denken Sie daran, dass das Ziel dieser Fragen nicht nur darin besteht, Informationen zu sammeln, sondern auch darauf zu reagieren und ein dynamisches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem kontinuierliche Verbesserungen die Norm sind.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass regelmäßige 1:1-Gespräche mit Ihren Mitarbeitern wichtig für eine effektive Führung und die Förderung eines positiven Arbeitsumfelds sind. Wenn Sie als Führungskraft die richtigen Fragen stellen, können Sie wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse, Wünsche und Sorgen Ihrer Mitarbeiter gewinnen, was letztlich zu mehr Engagement und Produktivität führt. Diese 16 Fragen, die Sie Ihren Mitarbeitern in persönlichen Gesprächen stellen können, bieten Ihnen einen Ausgangspunkt für sinnvolle Gespräche, die eine offene Kommunikation fördern, Beziehungen stärken und den Teamerfolg vorantreiben. Durch die konsequente Umsetzung dieser Praktiken können Sie eine Kultur des Vertrauens und der Unterstützung schaffen, die letztlich zu zufriedeneren und motivierteren Mitarbeitern führt.

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Zitate

1. Gallup

2. Havard Business School

3. GlobeNewswire

4. Marketsplash

5. Gallup

6. Deloitte