Jedes erfolgreiche und stabile Unternehmen beginnt mit seinem größten Kapital - den Mitarbeitern. Sie sind der entscheidende Faktor, der alles zusammenhält und den Führungskräften hilft, ihre strategischen Ziele voranzutreiben und zu erreichen.
Ohne Arbeitnehmer wären die meisten Aufgaben unvollständig, und die Projekte würden nur langsam vorankommen. Es reicht jedoch nicht aus, einfach irgendeinen Arbeitssuchenden einzustellen, der einige der Anforderungen erfüllt.
Stattdessen muss ein Unternehmen sicherstellen, dass diese Mitarbeiter zu seiner Kultur, seinem Auftrag und seinen Werten passen. Leistungsstarke Mitarbeiter verfügen von Natur aus über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen oder sind bereit und in der Lage, diese zu erwerben.
Andernfalls würden Arbeitgeber mit Mitarbeitern enden, die nicht über das Wissen und die Fähigkeiten verfügen, ihre Aufgaben zu erfüllen und aktiv zum Team beizutragen. Das führt zu geringer Produktivität, Desengagement und Fluktuation.
Die Auswahl der richtigen Mitarbeiter trägt zum Unternehmenserfolg bei
Wie können Unternehmen also sicherstellen, dass sie die richtigen Mitarbeiter einstellen und ihre Belegschaft angemessen erweitern? - Das A und O sind gut durchdachte Strategien, Zusammenarbeit und eine effektive Bewerberauswahl.
Bei der Bewertung von Lebensläufen und Anschreiben achten Personalverantwortliche nicht nur auf übereinstimmende Fähigkeiten und Ausbildungen. Stattdessen müssen sie tiefer eintauchen und wirklich verstehen, ob ein Bewerber ein vielversprechendes Profil und Eigenschaften hat, die mit den Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens übereinstimmen.
Wenn man dieser Phase nicht genügend Aufmerksamkeit widmet oder sie vernachlässigt, kann dies dazu führen, dass man inkompatible Mitarbeiter einstellt. Eine falsche Einstellungsentscheidung kostet jedoch mindestens 30 % des erwarteten Einkommens des Einzelnen im ersten Jahr.
Die Beurteilung Ihrer Bewerber und deren Kompatibilität gehört daher zu den wichtigsten Aufgaben, die Sie als Personalverantwortlicher oder Recruiter haben.
Hier finden Sie alles, was Sie über das Screening von Bewerbern wissen sollten.
Was ist ein Kandidatenscreening?
Beim Bewerberscreening werden die Bewerbungen der Kandidaten bewertet, die Lebensläufe analysiert, die Anschreiben ausgewertet und die für die Stelle am besten geeigneten Bewerber ausgewählt. Personalvermittler und Personalverantwortliche beginnen mit dieser Phase unmittelbar nach Abschluss der Kandidatensuche und nachdem sie genügend Bewerber gefunden haben.
Um festzustellen, wer für die zu besetzende Stelle am besten geeignet ist, führen sie schriftliche und persönliche Vorstellungsgespräche, Hintergrundüberprüfungen und Telefonscreenings durch. Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung, da sie es den Personalvermittlern ermöglicht, eine Auswahlliste von qualifizierten Bewerbern zu erstellen, die das Potenzial haben, sich im Unternehmen zu entfalten und mit ihren Fähigkeiten und Ideen zum Unternehmen beizutragen.
Daher besteht das Ziel des Bewerberscreenings darin, Hunderte (manchmal sogar Tausende) von Bewerbungen zu prüfen, um die am besten geeigneten Kandidaten zu ermitteln, die Vielfalt zu fördern und faire und integrative Einstellungspraktiken zu gewährleisten. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dass diese Phase gut abgerundet ist und sich nicht nur auf die Bewertung von Lebensläufen stützt.
Auch wenn manche Unternehmen auf Vorstellungsgespräche verzichten, um das Auswahlverfahren zu beschleunigen, ist es doch grenzwertig diskriminierend, sich nur auf den Lebenslauf eines Bewerbers zu stützen. Wenn ein Bewerber die Anforderungen der Stelle erfüllt und die erste Beurteilung besteht, ist es notwendig, eine weitere Dimension seiner Bewerbung zu erschließen.
Andernfalls riskieren Sie ein unvollständiges und fehlerhaftes Screening-Verfahren. Daher ist diese Phase an sich schon eine Herausforderung. Im Folgenden sind die häufigsten Hürden aufgeführt, auf die Personalvermittler und Personalverantwortliche bei der Auswahl von Bewerbern stoßen.
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Häufigste Herausforderungen beim Bewerberscreening
Entscheidung über die wichtigsten Kriterien für das Screening von Bewerbern
Obwohl die Kriterien für die Auswahl der Bewerber eine zentrale Rolle für den Verlauf dieser Phase spielen, fällt es vielen Personalverantwortlichen und Personalvermittlern schwer, die richtigen Kriterien auszuwählen. Sie müssen entscheiden, welche Faktoren sie zur Identifizierung geeigneter Kandidaten heranziehen und was ausreicht, um jemanden auszusortieren.
So müssen die Personalverantwortlichen beispielsweise feststellen, ob der Standort und die Entfernung zum Hauptsitz eine Rolle spielen, insbesondere wenn sie einen hybriden Arbeitsansatz im Büro fördern. Einige Arbeitgeber haben beschlossen, aufgrund des Fachkräftemangels die Anforderungen an den Hochschulabschluss abzuschaffen , aber das ist keine einfache Entscheidung und kann sich auf die Qualität der Einstellungen auswirken.
Aus diesem Grund fällt es Personalverantwortlichen oft schwer zu entscheiden, wie sie ihre Filter für die Bewerberauswahl setzen und was sie vorrangig behandeln sollen. Während einige Arbeitgeber die technischen Fähigkeiten in den Vordergrund stellen, legen andere mehr Wert auf die Einstellung von Personen mit ausreichender Erfahrung.
Geringe oder hohe Anzahl von Bewerbungen
Die Auswahl von Bewerbern hängt davon ab, ob Sie genügend Kandidaten in der Pipeline haben. Und obwohl eingehende Bewerbungen nicht die einzige Möglichkeit sind, Bewerber in den Auswahlprozess einzuführen, gehören sie zu den wichtigsten Methoden.
Wenn die interne Rekrutierung und Referenzen nicht zu einer zufriedenstellenden Anzahl von Bewerbern geführt haben, ist der Erhalt von Lebensläufen die beste Lösung. Manche Unternehmen haben jedoch mit einer geringen oder zu hohen Anzahl von Bewerbungen zu kämpfen.
Wenn Sie nicht genügend Bewerbungen erhalten, wird das Benchmarking schwierig und bedeutet, dass Ihre Marketingbemühungen nicht erfolgreich waren. Wenn Sie hingegen Tausende von Lebensläufen für eine einzige offene Stelle erhalten, werden Sie Tage brauchen, um sie alle auszuwerten, vor allem, wenn Sie kein ATS haben.
Daher müssen Sie zunächst wirksame Werbestrategien entwickeln und die Stellenanzeige an Orten veröffentlichen, an denen sich Ihre Zielgruppe aufhält. Außerdem sollten Sie Fragen zur Vorauswahl der Bewerber hinzufügen, die Sie davon abhalten, sich bei unzureichend qualifizierten Bewerbern zu bewerben (z. B. "Beschreiben Sie Ihre Erfahrung mit einer bestimmten Software, die für diese Stelle erforderlich ist").
Messung der potenziellen Qualität von Einstellungen
Es wird empfohlen, KI-gestützte Technologien zur Überprüfung von Bewerbern einzusetzen. Bedenken Sie jedoch, dass die meisten Systeme nur Bewerber empfehlen können, die Ihren vordefinierten Kriterien entsprechen.
KI und maschinelles Lernen können nicht per se die potenzielle Qualität einer Einstellung messen, wenn sie keine Anweisungen und Anleitungen erhalten. Das bedeutet, dass menschlicher Input immer noch entscheidend ist und dass die Vorschläge Ihrer Software in hohem Maße von Ihren Anforderungen an die Bewerberauswahl abhängen.
Manche Personalvermittler verlassen sich bei der Ermittlung des am besten geeigneten Bewerbers ganz auf ATS, vergessen aber, dass die Plattform ihren schlecht gewählten Kriterien folgt, wenn sie falsch einschätzen, was der ideale Bewerber haben sollte.
Daher sollten Sie bei der Entscheidung über die Filter, die Sie in Ihrer Rekrutierungsplattform vordefinieren, äußerst vorsichtig sein, um die Genauigkeit zu erhöhen.
Versehentlicher Ausschluss von qualifizierten Bewerbern
Zahlen aus der Zeit vor der Pandemie haben gezeigt, dass ein großer Teil der eingehenden Lebensläufe nie von einem Menschen gelesen wird. Obwohl viele Unternehmen und Personalverantwortliche diese Behauptung widerlegten, lassen Screening-Plattformen immer noch eine beträchtliche Anzahl hochwertiger Bewerbungen unberücksichtigt.
Das kann passieren, wenn Bewerber kreativ sind und etwas unorthodoxe Lebensläufe schicken, die zwar korrekt sind und den Stellenanforderungen entsprechen, aber ein ungewöhnliches Format oder eine Software haben, die die Daten nicht lesen kann. Das kann auch passieren, wenn sie komplexes Vokabular oder eine Fremdsprache verwenden.
Daher sollten Personalverantwortliche immer eine Schnellprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass die Plattform nicht einen potenziell guten Bewerber ausschließt, z. B. aufgrund einer künstlerischen Vorlage oder eines unzureichenden Lebenslaufformats. Auch wenn dies Zeit kostet und sie sich meist auf KI-gestützte Technologie verlassen können, ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen.
Falsche Kandidatendaten und Informationen
Leider sind nicht alle Bewerber ehrlich und geben genaue und sachliche Informationen weiter. Einige stellen ihre Leistungen besser dar, als sie sind, und andere schreiben, was sie glauben, dass die Personalverantwortlichen es gerne hören würden.
Manche Bewerber gehen jedoch so weit, dass sie versuchen, das Unternehmen mit völlig falschen Angaben zu beeindrucken. So kennen laut Business.com 93 Prozent der Menschen jemanden, der in seinem Lebenslauf gelogen hat.
Das kann für die Unternehmen schwerwiegende Folgen haben und ihnen jährlich 600 Milliarden Dollar Verlust bescheren. Aus diesem Grund müssen Sie bei der Auswahl von Bewerbern besonders vorsichtig sein und deren Hintergrund überprüfen, um sicherzustellen, dass Lebenslauf und Realität übereinstimmen.
Unbewusste Voreingenommenheit bei der Einstellung
Menschen sind keine Roboter, und als solche sind sie anfällig für unbeabsichtigte Fehler. Sie können Stereotypen und Vorurteile haben, derer sie sich nicht bewusst sind, und diese können ihre Entscheidungen beeinflussen.
Auch wenn sie es nicht absichtlich tun, bevorzugen Menschen oft diejenigen, die ihnen ähnlich sind, da sie Ähnlichkeiten als grüne Flaggen betrachten. Einige Personalverantwortliche bevorzugen zum Beispiel Bewerber, die dieselbe Universität abgeschlossen haben.
Voreingenommenheit kann jedoch den Bemühungen eines Unternehmens um Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration schaden und zu unfairen Einstellungsverfahren führen. Hier kommt die KI-gesteuerte Technologie ins Spiel, denn sie kann die Objektivität stärken und die unbewussten, vorgefassten Meinungen der Personalverantwortlichen ausschalten.
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Mangel an adäquater Technologie
Auch wenn in jeder Phase des Rekrutierungsprozesses menschlicher Input immer notwendig sein wird, wird KI-gesteuerte Technologie heutzutage genauso wichtig. Personalverantwortliche und Personalvermittler nutzen sie, um ihre Einstellungsverfahren zu beschleunigen, die Entscheidungsgenauigkeit zu erhöhen und ihre DEI-Bemühungen zu verstärken.
Aus diesem Grund spielen moderne Plattformen wie ATS eine wichtige Rolle bei der Bewerberauswahl. Wenn ein Unternehmen jedoch über eine unzureichende oder veraltete Technologie verfügt, wird es wahrscheinlich nicht von deren Funktionen und Möglichkeiten profitieren.
Jedes Tool, das Personalvermittler einsetzen, muss vor dem Kauf gut durchdacht und geprüft werden. Wer jedoch nicht in Technologie investiert und sich ausschließlich auf manuelle Arbeit verlässt, behindert die Effizienz der Bewerberprüfung und führt zu langsamen Prozessen.
Hier finden Sie alle Schritte, die Sie unternehmen sollten, um zufriedenstellende Ergebnisse bei der Bewerberauswahl und qualitativ hochwertige Einstellungen zu gewährleisten.
12 wichtige Schritte für ein effizientes Bewerberscreening
1. Überprüfung und Sicherstellung der Konformität und Rechtmäßigkeit
Jedes erfolgreiche Bewerberscreening beginnt mit der Einhaltung der neuesten rechtlichen Anforderungen und Verfahren im Bereich Beschäftigung und Einstellung. Dazu gehört auch, jedem Bewerber gleiche Beschäftigungschancen zu bieten und die Regeln und Standards Ihres Unternehmens einzuhalten.
Sie müssen jeden Bewerber gleich behandeln und für jeden die gleichen Schritte einleiten. Bevorzugung aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlecht, Nationalität, sexueller Orientierung, Familienstand oder Religion ist in hohem Maße diskriminierend und wird Ihre Einstellung in die falsche Richtung lenken.
Sofern die Stellenbeschreibung keine besonderen Eigenschaften eines Bewerbers verlangt (z. B. werden für körperlich anspruchsvolle Tätigkeiten wahrscheinlich Mitarbeiter benötigt, die ausreichend schwer sind, um schwere Gegenstände zu heben), sollten Sie diesen Aspekt des Bewerberprofils außer Acht lassen. Außerdem sollten Sie davon absehen, Bewerber subtil nach Fotos zu fragen und sie aufzufordern, Informationen preiszugeben, die für die Stelle irrelevant sind.
Einige Personalvermittler versuchen vielleicht, das Gesetz zu umgehen, aber das wird wahrscheinlich nach hinten losgehen und den Ruf ihres Unternehmens gefährden. Sie dürfen jedoch nach bestimmten Informationen fragen, z. B. ob ein Bewerber strafrechtlich verurteilt ist oder ob er in dem Land, in dem sich das Büro befindet, arbeiten darf.
2. Bestimmen Sie die Mindestanforderungen, die die Bewerber erfüllen sollten
Bevor Sie die Stellenanzeige veröffentlichen und die Lebensläufe der Bewerber bewerten, legen Sie die Mindestanforderungen fest, die sie erfüllen sollten, um in die engere Wahl zu kommen. Die Stellenbeschreibung sollte diesen Kriterien entsprechen und einfach zu verstehen sein.
Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie inkompatible Bewerber anziehen, was den Prozess der Bewerberauswahl verlängern könnte. Zum Beispiel erfordern Einstiegspositionen wahrscheinlich ganz andere Fähigkeiten und Erfahrungen als Positionen auf höherer Ebene.
Die Abschaffung oder Flexibilisierung einiger Kriterien (z. B. Anforderungen an den Hochschulabschluss) trägt dazu bei, die Vielfalt der Bewerber zu erhöhen. Manchmal sind jedoch strenge Ausbildungsanforderungen erforderlich, da die Stelle ein bestimmtes Fachwissen erfordert.
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3. Implementierung fortschrittlicher KI-Technologie
Wie bereits bei den Herausforderungen erwähnt, mit denen Personalverantwortliche bei der Bewerberauswahl konfrontiert sind, wird KI-gestützte Technologie zu einem Muss für den gesamten Einstellungsprozess.
Bestimmen Sie den Software-Typ, der Ihren Einstellungsanforderungen entspricht, und identifizieren Sie Anbieter, die diese Merkmale erfüllen. Die KI-Empfehlungsmaschine von Manatal entlastet den Recruiter von seinen täglichen Aufgaben und ermöglicht es ihm, fundierte Einstellungsentscheidungen im Namen des Unternehmens zu treffen.
4. Interne Kandidaten einbeziehen
Durch die Förderung der internen Rekrutierung wird die Auswahl der Bewerber beschleunigt, da dies Ihren derzeitigen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, innerhalb des Unternehmens zu wachsen. Da sie bereits geprüft wurden und zur Arbeitsplatzkultur, zur Teamdynamik und zu den Unternehmenszielen passen, müssen Sie weniger Zeit für ihre Bewertung aufwenden und können sich mehr auf ihre Weiterqualifizierung oder Umschulung konzentrieren.
5. Überprüfung aller Lebensläufe und Anschreiben
Auch wenn Sie interne Bewerber haben, müssen Sie Ihren externen Bewerbern die gleiche Chance geben, wenn Sie auch Outbound-Recruiting betreiben. Nachdem Sie also die Mindestanforderungen festgelegt und eine geeignete Technologie eingeführt haben, ist es an der Zeit, die eingehenden Bewerbungen zu bearbeiten.
Nutzen Sie Ihre Recruiting-Software, um diesen Schritt zu beschleunigen und schneller Bewerber zu finden, die den Kriterien des Unternehmens entsprechen. Vergewissern Sie sich aber auch, dass Ihnen keine herausragenden Talente aufgrund unorthodoxer Lebenslaufformate entgehen.
6. Aussortieren der ersten Runde inkompatibler Kandidaten
Der nächste Schritt besteht darin, unterqualifizierte Bewerber auszusortieren, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, falsche Angaben machen oder den Vorauswahltest nicht bestehen. So erhalten Sie eine Liste von Bewerbern, die in die engere Wahl kommen und die Sie in den folgenden Phasen besser kennenlernen werden.
7. Durchführung von Telefon- und Video-Screenings
Telefon- und Videogespräche können Ihnen mehr Einblicke in die Erfahrung, die Motivation und die langfristigen Ziele eines Bewerbers geben. Dabei werden aber auch seine Kommunikationsfähigkeiten, seine Einstellung, seine Geduld, seine Professionalität und seine Fähigkeit zum aktiven Zuhören deutlich.
8. Background Checks durchführen
Nach der Durchführung von Telefon- und Video-Screenings verfügen Sie über genügend Informationen und Kontext, um die nächste Runde von Bewerbern in die engere Auswahl zu nehmen. Bevor Sie jedoch mit den Vorstellungsgesprächen beginnen, sollten Sie sich vergewissern, dass der Bewerber keine Vorstrafen hat und über einschlägige Erfahrungen verfügt. So können Sie Lücken im Lebenslauf, falsche Informationen und Lügen aufdecken.
9. Kontakt Referenzen
Es empfiehlt sich auch, die Referenzen der Bewerber zu kontaktieren und sie nach ihren Erfahrungen zu fragen. Sie können über die Soft Skills, die technischen Fähigkeiten und das Wissen sprechen, das der Bewerber während seiner Tätigkeit in seinem Unternehmen erworben hat.
10. Interview Kandidaten
Wenn Sie persönliche Vorstellungsgespräche gegenüber Telefon- und Videobesprechungen bevorzugen, ist es jetzt an der Zeit für diesen Schritt. Laden Sie sie in die Zentrale ein und besprechen Sie mit ihnen, welche Aufgaben sie in Zukunft übernehmen könnten, wie ihr Büroalltag aussehen würde und wie sie Ihrem Unternehmen helfen würden, seine strategischen Ziele zu erreichen.
11. Nutzen Sie Applicant Tracking Systeme und alle ihre relevanten Funktionen
KI-gestützte Technologien wie ATS können Sie am besten dabei unterstützen, unter den in die engere Wahl gezogenen Bewerbern die beste Übereinstimmung zu finden. Dieses System kann Bewerber mit relevanten Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen identifizieren und pinpoint diejenigen mit bevorzugter Verfügbarkeit und Standort.
Nutzen Sie alle Funktionen zu Ihrem Vorteil und stellen Sie sicher, dass das ATS keine guten Bewerber aussortiert. So kann zum Beispiel die Analyse mehrsprachiger Lebensläufe dabei helfen, qualifizierte internationale Bewerber zu identifizieren, während KI-Empfehlungen die am besten geeigneten Profile für die Stelle hervorheben.
Außerdem können Sie mithilfe des Bewerber-Scorings einen Bewerber mit Ihrem gesamten Team bewerten und gemeinsam entscheiden, wer am besten zu den Anforderungen und zur Unternehmenskultur passt.
12. Durchführung von Kompetenztests und Verhaltenstests
Und schließlich können Sie die Vorstellungsgespräche mit relevanten Kompetenzbewertungen und Verhaltenstests ergänzen. Diese helfen Ihnen zu verstehen, welcher Bewerber die Aufgabe am besten erfüllen würde und wer gut in die Dynamik Ihres Teams passt.
Das Screening von Bewerbern ist eine anspruchsvolle Phase, die sich erheblich auf die Leistung und den künftigen Erfolg Ihres Unternehmens auswirken kann. Wenn Sie es gut machen und einen passenden Bewerber auswählen, werden Sie Ihrem Team einen Mitarbeiter hinzufügen, der in der Lage ist, innovativ zu sein, seine Arbeit gut auszuführen und die Unternehmensziele voranzutreiben.
Die KI-Technologie hilft Ihnen, diese Phase effizient durchzuführen und Ihren neuen Mitarbeiter schneller und objektiver auszuwählen. Manatals ATS verfügt über die notwendigen Funktionen, um ein effizientes Kandidatenscreening durchzuführen und die beste Übereinstimmung für die Rolle zu finden.
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