10 Tipps für das Schreiben einer professionellen Absage-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch

Das Verfassen einer professionellen Absage-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch kann eine schwierige Aufgabe sein. Sie möchten die Nachricht übermitteln und gleichzeitig eine positive Beziehung zu dem Bewerber aufrechterhalten. Hier sind zehn Tipps, die Ihnen helfen werden, eine Absage zu schreiben, die sowohl professionell als auch einfühlsam ist.

Aufrechterhaltung eines positiven Unternehmensimages

Eine gut formulierte Absage-E-Mail zeugt nicht nur von Respekt gegenüber dem Bewerber, sondern wahrt auch den Ruf Ihres Unternehmens. Eine professionelle E-Mail spiegelt ein Unternehmen wider, das Offenheit und Mitgefühl in seiner Kommunikation schätzt.

Wie man eine Ablehnungs-E-Mail verfasst, die einen positiven Eindruck hinterlässt

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1. Sammeln von Schlüsselinformationen

Bevor Sie die E-Mail schreiben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die notwendigen Informationen zu sammeln, um sicherzustellen, dass Sie den Bewerber und seine Stärken und Schwächen gut kennen.

Überprüfung der Bewerbung und der Gesprächsnotizen des Bewerbers

Sehen Sie sich die Bewerbungsunterlagen des Bewerbers und alle Gesprächsnotizen, die Sie oder Ihre Kollegen gemacht haben, noch einmal an. Auf diese Weise können Sie zeigen, dass Sie den Hintergrund des Bewerbers genau kennen, und die Ablehnungs-E-Mail persönlicher gestalten.

Notieren Sie sich bei der Durchsicht der Bewerbung die herausragenden Leistungen oder Erfahrungen, die Sie beeindruckt haben. Wenn Sie diese in der Absage-E-Mail erwähnen, kann sich der Bewerber wertgeschätzt fühlen, auch wenn er die Stelle nicht bekommen hat.

Außerdem können Sie durch die Durchsicht der Gesprächsnotizen feststellen, in welchen Bereichen der Bewerber Schwierigkeiten hatte oder wo er sich besonders hervorgetan hat. Diese Informationen können genutzt werden, um in der Absage-E-Mail konstruktives Feedback zu geben.

Identifizierung der wichtigsten Punkte, die in der E-Mail angesprochen werden sollen

Pinpoint die Hauptgründe für die Ablehnung und entscheiden Sie, ob diese Informationen in der E-Mail mitgeteilt werden sollen. Es ist wichtig, nicht zu sehr ins Detail zu gehen, aber ein konstruktives Feedback kann dem Bewerber helfen, sich in zukünftigen Vorstellungsgesprächen zu verbessern.

Seien Sie beim Feedback konkret und machen Sie Verbesserungsvorschläge. Wenn der Bewerber z. B. Schwierigkeiten mit der Beantwortung von Verhaltensfragen hat, schlagen Sie ihm vor, die Beantwortung gängiger Fragen im Vorstellungsgespräch mit einem Freund oder Familienmitglied zu üben.

Es ist auch wichtig, in der Absage-E-Mail einfühlsam zu sein. Eine Absage zu erhalten, kann hart sein. Die Bemühungen des Bewerbers anzuerkennen und ihm für seine Zeit zu danken, kann viel dazu beitragen, eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten.

Denken Sie daran, dass eine Absage ein natürlicher Teil des Prozesses der Stellensuche ist, und dass es wichtig ist, sie mit Professionalität und Freundlichkeit zu behandeln. Sie können dem Bewerber das Gefühl geben, respektiert und geschätzt zu werden, auch wenn er die Stelle nicht bekommen hat, indem Sie sich die Zeit nehmen, eine aufmerksame Absage-E-Mail zu verfassen.

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3. Die Betreffzeile

Die Betreffzeile einer E-Mail ist wie der Umschlag eines Buches - sie ist das Erste, was der Empfänger sieht, und kann sein Interesse am Weiterlesen wecken oder brechen. Deshalb ist es wichtig, auf einen Blick Klarheit zu schaffen und gleichzeitig den richtigen Ton zu treffen.

Vermeidung von Mehrdeutigkeit

Vermeiden Sie zweideutige oder irreführende Betreffzeilen, da dies Verwirrung stiften oder falsche Erwartungen wecken kann. Wenn Sie beispielsweise einen Bewerber per E-Mail um einen Termin für ein Vorstellungsgespräch bitten, sollten Sie in der Betreffzeile unbedingt das Wort "Vorstellungsgespräch" verwenden. Wenn Sie einen Bewerber per E-Mail über eine Einstellungsentscheidung informieren, sollten Sie das Wort "Entscheidung" in die Betreffzeile einfügen. So kann der Bewerber den Zweck der E-Mail verstehen und entsprechend reagieren.

Den Ton für die E-Mail vorgeben

Die Betreffzeile sollte transparent, aber respektvoll sein, da sie den Ton für die gesamte E-Mail angibt. Vermeiden Sie übermäßig negative Formulierungen, die beim Bewerber ein Gefühl der Enttäuschung hervorrufen könnten. Versuchen Sie zum Beispiel statt einer Betreffzeile wie "Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen", etwas wie "Ein Update zu Ihrer Bewerbung". Dies vermittelt dieselbe Information auf eine neutralere und weniger entmutigende Weise.

Es ist auch wichtig, die Beziehung zum Empfänger zu berücksichtigen. Wenn Sie eine E-Mail an einen Kollegen oder eine Person schreiben, zu der Sie ein gutes Verhältnis haben, können Sie in der Betreffzeile einen lockeren oder spielerischen Ton verwenden. Wenn Sie jedoch eine E-Mail an jemanden schreiben, den Sie nicht so gut kennen, oder an eine Person in einer hohen Position, sollten Sie es lieber förmlich angehen lassen.

4. Anerkennung der Bemühungen und des Zeitaufwands des Kandidaten/der Kandidatin

Es ist wichtig, die Zeit und Mühe, die der Bewerber in das Bewerbungs- und Vorstellungsgesprächsverfahren investiert hat, zu würdigen und damit zu zeigen, dass Sie sein Interesse an Ihrem Unternehmen zu schätzen wissen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, an denen Sie sich orientieren können.

"Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich auf die Stelle zu bewerben und am Vorstellungsgespräch teilgenommen haben. Wir wissen, wie viel Arbeit die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch macht, und schätzen Ihre Bemühungen" oder "Wir möchten anerkennen, dass der Prozess des Vorstellungsgesprächs eine nervenaufreibende Erfahrung sein kann. Wir schätzen Ihre Bereitschaft, an dem Vorstellungsgespräch teilzunehmen und Ihre offenen und ehrlichen Antworten.

Wertschätzung für ihr Interesse am Unternehmen zeigen

"Wir möchten uns für Ihr Interesse an unserem Unternehmen bedanken. Obwohl wir uns entschieden haben, mit anderen Bewerbern weiterzumachen, möchten wir Sie wissen lassen, dass wir Ihr Interesse an unserem Unternehmen zu schätzen wissen und die Zeit und Mühe, die Sie in den Bewerbungs- und Interviewprozess investiert haben, zu schätzen wissen.

Wir ermutigen Sie, Ihre beruflichen Ziele weiter zu verfolgen und wünschen Ihnen für Ihre Zukunft alles Gute.

5. Taktvoll die Absage überbringen

Der schwierigste Teil beim Verfassen einer Absage-E-Mail ist die Übermittlung der Nachricht selbst. Es ist wichtig, den richtigen Ton zu treffen, um die Enttäuschung zu minimieren und gleichzeitig die Professionalität zu wahren.

Es mag zwar verlockend sein, einfach eine kurze und direkte Nachricht zu verfassen, aber wenn man sich die Zeit nimmt, eine durchdachte und einfühlsame Antwort zu verfassen, kann das Selbstwertgefühl und der Ruf des Bewerbers auf lange Sicht gewahrt bleiben.

Höflichkeit und Respekt

Beim Verfassen einer Absage-E-Mail ist es wichtig, dass Sie Ihre Worte sorgfältig wählen. Verwenden Sie eine höfliche und respektvolle Sprache und versuchen Sie, sich in die Gefühle des Bewerbers hineinzuversetzen. Erkennen Sie die Mühe und Zeit an, die der Bewerber in seine Bewerbung investiert hat, und bedanken Sie sich für sein Interesse an der Stelle.

Sie könnten die E-Mail zum Beispiel mit folgenden Worten beginnen: "Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich auf die Stelle zu bewerben. Wir schätzen Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die Mühe, die Sie sich mit Ihrer Bewerbung gemacht haben."

Vermeiden von allzu negativen Formulierungen

Vermeiden Sie es, bei der Übermittlung der Nachricht auf Fehler oder Schwächen einzugehen. Betonen Sie stattdessen, dass die Entscheidung schwierig war und dass es viele qualifizierte Bewerber gab, darunter auch den Empfänger. Dies kann helfen, den Schlag zu mildern und negative Gefühle zu minimieren.

Sie könnten zum Beispiel sagen: "Wir haben viele gute Bewerbungen erhalten, und die Entscheidung fiel uns schwer. Leider haben wir beschlossen, zu diesem Zeitpunkt mit anderen Bewerbern weiterzumachen."

Denken Sie daran, dass es nie einfach ist, eine Absage zu überbringen, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine aufmerksame und einfühlsame Antwort zu verfassen, kann dies einen großen Unterschied in der Erfahrung des Bewerbers und in der Wahrnehmung Ihres Unternehmens ausmachen.

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6. Konstruktives Feedback

Geben Sie dem Bewerber gegebenenfalls ein durchdachtes Feedback, das ihm helfen kann, sich beruflich weiterzuentwickeln, und das jede noch vorhandene Verwirrung über die Ablehnung beseitigt.

Ein konstruktives Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil des Einstellungsverfahrens. Es hilft den Bewerbern nicht nur zu verstehen, warum sie nicht ausgewählt wurden, sondern gibt ihnen auch wertvolle Einblicke in ihre Stärken und Bereiche, in denen sie sich verbessern können.

Hervorhebung der Stärken

Beginnen Sie damit, die Stärken des Bewerbers zu erwähnen und was Sie während des Vorstellungsgesprächs beeindruckt hat. Dies unterstreicht die positiven Eigenschaften des Bewerbers und trägt dazu bei, die Auswirkungen der Ablehnung zu mildern. Es zeigt auch, dass Sie das Potenzial des Bewerbers erkennen und seine Fähigkeiten und Erfahrungen schätzen.

Sie könnten etwas sagen wie: "Wir waren beeindruckt von Ihren hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten und Ihrer Fähigkeit, gut im Team zu arbeiten. Auch Ihre Erfahrung im Projektmanagement war beeindruckend, und wir schätzen die Einblicke, die Sie während des Vorstellungsgesprächs gegeben haben."

Verbesserungsvorschläge unterbreiten

Weisen Sie behutsam auf Bereiche hin, in denen sich der Bewerber verbessern oder weiterentwickeln könnte, um für künftige Stellen in Frage zu kommen. Seien Sie konkret, aber formulieren Sie Ihre Vorschläge positiv und konstruktiv. Denken Sie daran, sich auf die Zukunft zu konzentrieren und Verbesserungsvorschläge zu machen, anstatt sich mit der Vergangenheit zu befassen.

Sie können zum Beispiel sagen: "Ihre Erfahrung im Projektmanagement war zwar beeindruckend, aber wir haben festgestellt, dass Sie Ihre Führungsqualitäten weiter ausbauen könnten. Wir schlagen vor, dass Sie in Erwägung ziehen, einen Führungskurs zu besuchen oder sich einen Mentor zu suchen, der Ihnen hilft, sich in diesem Bereich weiterzuentwickeln. Dies wird Ihnen helfen, ein noch besserer Kandidat für zukünftige Stellen zu werden."

Denken Sie daran, dass ein konstruktives Feedback nicht nur für den Bewerber, sondern auch für das Unternehmen von Vorteil ist. Es trägt zum Aufbau eines positiven Rufs bei und zeigt, dass Sie Ihre Bewerber und deren berufliche Entwicklung schätzen.

7. Ermutigung des Bewerbers, sich in Zukunft zu bewerben

Bestimmte Bewerber sind vielleicht nicht die perfekte Besetzung für Ihre offenen Stellen, oder Sie mussten sich zwischen mehreren Bewerbern entscheiden, die alle gleich gut geeignet waren. Sie könnten die richtigen Talente für andere Stellen sein, die in Zukunft frei werden. Daher ist es wichtig, sie zu ermutigen, sich in Zukunft für andere Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben.

Hier ist ein Beispiel für eine Nachricht, die Sie einbauen können:

"Wir haben uns entschieden, mit anderen Bewerbern weiterzumachen, aber wir möchten Sie ermutigen, sich auf andere Stellen in unserem Unternehmen zu bewerben. Ihre Qualifikationen und Erfahrungen könnten für eine andere Stelle besser geeignet sein, und wir würden uns freuen, in Zukunft mit Ihnen zusammenarbeiten zu können."

Erwähnung potenzieller Stellenangebote

"Als wachsendes Unternehmen sind wir ständig auf der Suche nach talentierten Mitarbeitern für unser Team. Wir möchten Sie ermutigen, unsere Stellenbörse im Auge zu behalten, um sich über mögliche offene Stellen zu informieren, die Sie interessieren könnten. Darüber hinaus würden wir Ihren Lebenslauf gerne für zukünftige Bewerbungen aufbewahren."

Empfehlung von Vernetzungsmöglichkeiten

"Wir verstehen, dass die Suche nach dem richtigen Job eine Herausforderung sein kann, und wir möchten Sie auf jede erdenkliche Weise unterstützen. Wir bieten eine Vielzahl von Networking-Veranstaltungen und -Ressourcen an, die Ihnen helfen können, unsere Organisation und ihre Möglichkeiten besser kennenzulernen. Unsere Karrieremessen, Mentorenprogramme und Online-Networking-Gruppen sind nur einige Beispiele für die Ressourcen, die wir anbieten, um Ihnen zum Erfolg zu verhelfen.

Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir wünschen Ihnen alles Gute bei Ihrer Stellensuche und hoffen, dass wir in Zukunft mit Ihnen zusammenarbeiten können.

Mit freundlichen Grüßen,

Das Einstellungsteam"

PODCAST: EP34: Hotelbeds - Unternehmenskultur inszenieren (mit Kesh Ladwa)

8. Professionelles Schließen der E-Mail

In Ihrem Schlussabsatz sollten Sie noch einmal Ihre Wertschätzung für die Bemühungen des Bewerbers zum Ausdruck bringen und Kontaktinformationen für eventuelle Rückfragen angeben.

Wiederholung der Wertschätzung

Danken Sie dem Bewerber noch einmal für sein Interesse an Ihrem Unternehmen und die Zeit, die er in das Vorstellungsgespräch investiert hat, um die positive Botschaft in der E-Mail zu verstärken.

Bereitstellung von Kontaktinformationen für Folgefragen

Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für den Bewerber an, falls er weitere Fragen oder Anliegen hat, was von Professionalität und Respekt für seine Bedürfnisse zeugt.

9. Korrekturlesen und Editieren der E-Mail

Bevor Sie die Ablehnungs-E-Mail versenden, sollten Sie den Inhalt sorgfältig überprüfen und bearbeiten, um Klarheit, Genauigkeit und Professionalität zu gewährleisten.

Sicherstellung einer korrekten Grammatik und Rechtschreibung

Überprüfen Sie die E-Mail auf Rechtschreib-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler. Eine ausgefeilte E-Mail, die keine Fehler enthält, spiegelt Ihre Kompetenz und Professionalität wider.

Doppelte Überprüfung von Ton und Inhalt

Lesen Sie die E-Mail laut vor, um sicherzustellen, dass der Ton sowohl professionell als auch einfühlsam ist. Korrigieren Sie alle Formulierungen, die harsch oder übermäßig kritisch wirken könnten.

10. Rechtzeitiges Versenden der E-Mail

Schließlich ist es wichtig, die Absage-E-Mail umgehend nach der Entscheidung zu verschicken, denn das zeigt, dass man die Zeit des Bewerbers respektiert, und gibt ihm die Möglichkeit, mit der Stellensuche fortzufahren.

Unnötige Verzögerungen vermeiden

Schieben Sie das Versenden der Absage-E-Mail nicht auf. Die Bewerber werden eine rechtzeitige Mitteilung zu schätzen wissen, auch wenn die Nachricht enttäuschend ist.

Respekt vor der Zeit des Bewerbers zeigen

Indem Sie die E-Mail umgehend versenden, zeigen Sie, dass Sie die Zeit des Bewerbers zu schätzen wissen und Verständnis für die Herausforderungen der Stellensuche haben. Diese Rücksichtnahme trägt dazu bei, ein positives Bild Ihres Unternehmens zu vermitteln, selbst wenn Sie eine Absage erhalten.

Optimieren Sie Ihre Rekrutierungs-E-Mails mit Manatal

Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass das Schreiben einer Absage-E-Mail Zeit und Mühe kostet. Für Personalverantwortliche, die viele Aufgaben auf einmal zu bewältigen haben, kann es schwierig sein, sich auf das Verfassen einer hochwertigen E-Mail zu konzentrieren und den Einstellungsprozess voranzutreiben. Ein KI-gesteuertes Applicant Tracking System (ATS) wie Manatal kann diesem Problem ein Ende setzen.

Manatal ist in der Lage, Aufgaben wie das Screening von Bewerbern und das Backlogging zu automatisieren. Die Rekrutierungsplattform konsolidiert auch den Einstellungstrichter in einem einzigen Dashboard, was es einfach macht, den Fortschritt zu verfolgen und zu verwalten.

Wenn es um die Erstellung hochwertiger E-Mails geht, hat Manatal mehr als 100 gebrauchsfertige E-Mail-Vorlagen für Sie als Leitfaden. Dazu gehören Empfehlungs-E-Mails, allgemeine HR-E-Mails, E-Mails mit Stellenangeboten, Recruiting-E-Mails sowie Ablehnungs-E-Mails und mehr.

Sie können Ihre E-Mail-Kampagne organisieren und Ihre Nachrichten in Massen verschicken, ohne sich Gedanken über fehlende Empfänger machen zu müssen. Mit der Massen-E-Mail-Funktion von Manatal wird Ihre Empfängerliste einfach in Ordnern organisiert. Sie können einfach Empfänger auswählen, eine E-Mail schreiben und sie schnell versenden.

Darüber hinaus verfolgt Manatal automatisch Abmeldungen und aktualisiert den Opt-in-Status, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails immer bei den richtigen Empfängern ankommen.

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Abschließende Überlegungen

Das Verfassen einer professionellen Absage-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch kann eine heikle Aufgabe sein, aber wenn Sie diese zehn Tipps beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht respektvoll, mitfühlend und professionell ist. Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit abgelehnten Bewerbern, um die Möglichkeit für zukünftige Chancen in Ihrem Unternehmen zu erhalten und einen positiven Ruf auf dem Arbeitsmarkt zu fördern.

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