10 Anzeichen dafür, dass Sie ein Applicant Tracking System benötigen

Wie finden Sie in einer sich ständig verändernden Welt hochqualifizierte Mitarbeiter, die zu Ihrer Unternehmenskultur passen? Es war noch nie so schwierig wie heute, gute Bewerber zu finden und sie im Team zu halten.  

Sie wünschen sich von den Arbeitgebern eine bessere Behandlung und eine bessere Erfahrung für die Bewerber, aber die Personalverantwortlichen müssen auch für eine reibungslose Einarbeitung sorgen und Richtlinien für hybrides Arbeiten und Telearbeit einführen. Aus diesem Grund haben Personalverantwortliche oft das Gefühl, dass sie mehr zu tun haben, als sie bewältigen können. 

So geben 90 Prozent der Befragten an, dass ihr Stress während der Pandemie zugenommen hat, und 85 Prozent kämpfen mit einer erhöhten Arbeitsbelastung. Die COVID-19-Krise stellt Recruiter und Personalverantwortliche vor zahlreiche Herausforderungen, darunter die Verbesserung der Mitarbeitermoral an hybriden Arbeitsplätzen und die Verwaltung von Fernarbeitern. 

Doch das ist leider nicht alles. Diesen Fachleuten fällt es auch schwer, wichtige Talente zu halten, die Unternehmenskultur in der Welt nach der Pandemie voranzutreiben und den Bewerbern eine gute Erfahrung zu bieten. 

Die Personalbeschaffung ist heute schwieriger denn je, und die Personalabteilung braucht jede Hilfe, die sie bekommen kann. Die Technologie ist ein treuer Verbündeter der Personalabteilung.

Sie hilft dabei, regelmäßige Aktivitäten aus der Ferne zu erledigen und die Verbindung zum Team trotz Fernarbeit aufrechtzuerhalten. Ohne Technik wäre es viel schwieriger, neue Mitarbeiter einzuarbeiten, Aufgaben zu verteilen, Sitzungen abzuhalten und zusammenzuarbeiten. 

Die Macht der Rekrutierungstechnologie

Wie sieht es also mit Tools aus, die sich auf den Einstellungsprozess, die Erfahrung der Bewerber und die Zusammenarbeit mit Kunden konzentrieren? Das Applicant Tracking System (ATS) erfüllt diese Aufgabe, indem es die Personalbeschaffung zentralisiert und rationalisiert.

ATS vereinfachen den Auswahlprozess und die anschließenden Aufgaben, indem sie den Personalverantwortlichen verschiedene Merkmale und Funktionen zur Verfügung stellen, z. B. Analysen, Bewerbersuche und Tools für die Zusammenarbeit. Ihr Einsatz ist entscheidend für die Identifizierung von Top-Talenten in der Post-Pandemie-Ära und für die Förderung des Engagements. 

Doch nicht jedes Unternehmen ist auf die digitale Seite gewechselt und hält an manuellen Prozessen und traditionellen Methoden fest. Viele Personalvermittler verwenden immer noch Tabellenkalkulationen und Papierdokumente, um ihre Aktivitäten zu verfolgen und ihre Effizienz zu messen. 

Doch veraltete Praktiken schaden den Einstellungsbemühungen und führen zu einem Mangel an Genauigkeit, Produktivität und Glaubwürdigkeit. Dennoch haben Unternehmens- und Personalleiter oft falsche Vorstellungen von ATS oder es fehlen ihnen Informationen, die sie dazu ermutigen könnten, sie zu nutzen.

Wenn Sie darüber nachdenken, ein Applicant Tracking System einzuführen, aber noch unsicher sind, ob Sie es tun sollten, finden Sie hier alles, was Sie wissen sollten.

Wie ATS funktioniert

Für die Implementierung von ATS sind in der Regel keine umfangreichen Kenntnisse oder Fähigkeiten erforderlich. Allerdings kann die Installation von Vor-Ort-Lösungen mehr Zeit und Aufwand erfordern als die von Cloud-basierten Lösungen.

Bei der ersten Variante müssen die Unternehmen eine Softwarelizenz erwerben, was zwar mehr Datensicherheit bietet, aber auch bedeutet, dass sie für die Wartung verantwortlich sind. Wenn Sie sich also für ATS vor Ort entscheiden, müssen Sie sich um Upgrades kümmern und mögliche Probleme angehen.

Sie brauchen also die Unterstützung Ihrer IT-Mitarbeiter bei der technischen Infrastruktur und den Installationen. Daher bedeutet dieser Ansatz mehr Verantwortung und kontinuierliche Arbeit, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.

Andererseits wird cloudbasierte Software aufgrund ihrer Flexibilität und Zugänglichkeit immer beliebter. Sie ermöglicht ein höheres Maß an Skalierbarkeit und ist kostengünstiger.

Während Unternehmen ATS vor Ort auf ihren Servern installieren müssen, hostet der Anbieter die cloudbasierte Software und kümmert sich um Wartung und Upgrades. So zahlen Sie nur für die Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, und können später neue hinzufügen. 

Die Cloud-Lösung erfordert auch keinen IT-Support, und Sie können sie sofort nach der Installation nutzen. Durch ihre Einfachheit ist sie ideal für Unternehmen, die eine zuverlässige Software benötigen, ohne ein Vermögen zu investieren. Darüber hinaus ist es auch ein gutes Angebot für Scale-ups und kleine Unternehmen, die in Zukunft expandieren wollen. 

Cloud-basierte ATS-Tools vereinfachen daher die Personalbeschaffung, da man sich nicht mehr um Software-Upgrades und Lizenzen kümmern muss. Sie erfordern auch keine Schulungen oder spezielle technische Kenntnisse.

Außerdem verfügen ATS in der Regel über ein zentrales Dashboard, in dem sich Personalverantwortliche problemlos bewegen können. Das bedeutet, dass Sie auf alle Funktionen an einem Ort zugreifen und Ihre Rekrutierungsaktivitäten beschleunigen können. 

Aber diese Software beseitigt nicht den menschenzentrierten Ansatz im Einstellungsprozess. ATS nutzt KI, um die Denkprozesse von Personalvermittlern zu imitieren und authentische Ergebnisse zu liefern. Intelligente Algorithmen beseitigen jedoch unbewusste Voreingenommenheit bei der Einstellung und nutzen Fakten, um die am besten geeigneten Kandidaten zu ermitteln. 

Darüber hinaus bietet KI ATS-Tools die Geschwindigkeit, die Menschen oft fehlt, weil sie sich auf mehrere Aspekte konzentrieren. Infolgedessen beschleunigt diese Software alltägliche Aufgaben und steigert die Effizienz, was zu einer moderaten Arbeitsbelastung für Recruiter und einer besseren Erfahrung für Bewerber führt.

Ein ATS kann je nach Anbieter unterschiedliche Merkmale aufweisen, aber die folgenden Merkmale sind die häufigsten.

Merkmale, die ATS typischerweise aufweist

Kandidatensuche

Das Ziel der meisten ATS-Lösungen ist es, Personalvermittler dabei zu unterstützen, ihren Auswahlprozess zu rationalisieren und die am besten geeigneten Bewerber schneller zu identifizieren. Aus diesem Grund enthalten sie Tools, die Sie bei der Suche nach hochwertigen Bewerbern unterstützen, indem sie Erweiterungen für soziale Medien nutzen und Ihre Bewerbungen an einem Ort zentralisieren.

Auf diese Weise können Sie schnell auf Bewerberprofile zugreifen und die Anforderungen der offenen Stelle mit den Fähigkeiten und Erfahrungen aus der Datenbank des Talentpools vergleichen. Außerdem verfügen ATS in der Regel über ein Tool zur Empfehlung von Bewerbern, das Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm unterstützt. 

Integration von Stellenbörsen

ATS rationalisiert die Personalbeschaffung, indem es den Personalverantwortlichen ermöglicht, Stellenausschreibungen auf mehreren Stellenbörsen gleichzeitig zu veröffentlichen, ohne sich anschließend in jede einzelne einzuloggen. Stattdessen erhalten sie alle Bewerbungen innerhalb der Software, wodurch sich die Zeit für die Überprüfung der Lebensläufe verkürzt. 

Dank der Screening-Funktionen der ATS können die Personalverantwortlichen die Lebensläufe jedoch leichter bewerten. 

Speicherung und Parsing von Lebensläufen

Personalverantwortliche müssen eingehende Bewerbungen nicht mehr in separaten Ordnern, Datenbanken und E-Mail-Nachrichten aufbewahren. Stattdessen können sie sie im ATS speichern und mit einem Klick darauf zugreifen. 

Diese Software sorgt auch dafür, dass der Auswahlprozess dank der Funktion zur Analyse von Lebensläufen objektiver wird. Die KI gleicht die Fähigkeiten, die Ausbildung, den Standort und die Erfahrungen der Bewerber mit der offenen Stelle ab.

Berichte und Analysen

Ein erfolgreicher Einstellungsprozess hängt von Ihrer Fähigkeit ab, die Effizienz Ihrer Einstellungsbemühungen und -strategien zu verstehen. Aber ohne relevante und gut gemessene Daten ist es schwer zu sagen, was zu verbessern ist.

ATS bietet eine eingehende Analyse Ihrer Aktivitäten und Initiativen. Detaillierte Leistungsberichte geben Einblicke in die Produktivität Ihres Teams und weisen auf Praktiken hin, die Sie optimieren sollten. 

KI-gestützte Empfehlungen

Manchmal dauert die Suche nach geeigneten Kandidaten Wochen oder sogar Monate. Das verlangsamt den Einstellungsprozess, beeinträchtigt die Erfahrung der Bewerber und mindert oft die Qualität der Einstellung.

Ein gut ausgestattetes ATS verfügt in der Regel über eine KI-gestützte Empfehlungsmaschine. Sie schlägt die besten Kandidaten aus dem Talentpool vor und ermöglicht es den Personalverantwortlichen, kompatible Bewerber schneller zu finden und in die engere Auswahl zu nehmen. 

Karriere-Seiten

Ein gutes ATS sollte es Ihnen ermöglichen, eine anpassbare Karriereseite zu erstellen und Ihre Unternehmensmarke hervorzuheben. Sie sollte einfach zu navigieren sein und Ihnen helfen, kompatible Arbeitssuchende anzuziehen.

Auf diese Weise können sich Personen direkt auf Ihre offenen Stellen bewerben, und Sie erhalten die Bewerbungen im Dashboard. ATS ermöglichen daher in der Regel die Erstellung eigener Bewerbungsformulare und Vorlagen. 

Zusammenarbeit im Team

Die interne und externe Kommunikation ist entscheidend für eine erfolgreiche Rekrutierung und ein ansprechendes Bewerbererlebnis. ATS kümmert sich um diesen Aspekt, indem es einen Team-Chat, eine E-Mail-Integration und Tools bietet, mit denen Sie Daten mit bestimmten Teammitgliedern teilen können. 

Darüber hinaus ist in der Regel eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement enthalten, die es Ihnen ermöglicht, eine regelmäßige Zusammenarbeit mit Ihren Kunden zu pflegen. 

Aufgabenverwaltung

ATS verfügt über Tools, die Ihnen helfen, Ihre Zeit zu verwalten, Ihr Arbeitspensum zu bewältigen und sich an Besprechungstermine und -orte zu erinnern. Mit dieser Software können Sie in der Regel To-Do-Listen erstellen, Aktivitäten in einem Kalender verfolgen und Erinnerungen an Ereignisse erhalten. 

Kundenbetreuung

Die meisten ATS-Lösungen bieten Kundensupport und helfen Ihnen, wenn Sie Probleme mit der Software haben. So können Sie auf professionelle Unterstützung zählen und sicher sein, dass der Anbieter Ihnen den Rücken freihält. 

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob diese Funktionen für Ihren Einstellungsprozess hilfreich sind, finden Sie hier die Anzeichen dafür, dass Sie ein ATS benötigen.

10 Anzeichen dafür, dass Sie ein ATS haben sollten

1. Ihr Rekrutierungsprozess nimmt zu viel Zeit in Anspruch

Wenn Sie mit der Zeit, die Ihr Team für die Einstellung von Bewerbern benötigt, unzufrieden sind, brauchen sie vielleicht Hilfe, um ihre Aktivitäten zu beschleunigen. Die Personalbeschaffung kann eine große Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie Bewerber für schwer zu besetzende Stellen suchen. 

Personalvermittler verschwenden oft Zeit damit, verfügbare Stellen auf mehreren Stellenbörsen zu teilen. Daher müssen sie jede Website separat öffnen, um neue Bewerbungen zu prüfen.

Diese Stellenbörsen haben jedoch in der Regel unterschiedliche Mechanismen, so dass Ihr Team dieselbe Stellenbeschreibung viele Male kopieren und einfügen muss. Mit einem ATS können Sie dieselbe Stelle auf verschiedenen Stellenbörsen veröffentlichen und alle eingehenden Lebensläufe in Ihrem Dashboard empfangen.

Auf diese Weise können Sie die Zeit bis zur Einstellung verkürzen, weniger Ressourcen aufwenden und Ihren Personalvermittlern helfen, effizienter und weniger gestresst zu sein.

2. Sie müssen Ihre Marketing-Kampagnen getrennt an Bewerber und Kunden senden

Obwohl sich viele Unternehmen immer noch auf Tabellenkalkulationen und E-Mails verlassen, um den Einstellungsprozess zu verfolgen und zu kommunizieren, könnte dies Ihren Einstellungsbemühungen schaden. Es ist ermüdend und zeitraubend, dasselbe Material an verschiedene Parteien zu senden und sich jedes Mal in die E-Mail einzuloggen, wenn Sie eine Nachricht erhalten.

Mit ATS können Sie Daten mit mehreren Personen gleichzeitig austauschen und alle Nachrichten in einem zentralen Dashboard empfangen. So können Sie den Team-Chat nutzen, ohne zwei Plattformen gleichzeitig zu verwenden. 

Sie können auch Inhalte im ATS freigeben und entscheiden, wer sie sehen kann. Mit der Option "Rollen und Berechtigungen" können Sie nur Managern Zugang gewähren oder Informationen für die gesamte Abteilung freigeben.

3. Sie können die Einstellungssoftware nur im Büro verwenden

Wenn Sie wie viele leistungsstarke Unternehmen hybride Arbeitsformen eingeführt oder sich für Telearbeit entschieden haben, benötigen Sie Technologien, auf die Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall zugreifen können. Wenn Sie jedoch immer noch auf manuelle Methoden (z. B. Excel, Tabellenkalkulationen, Datenspeicherung auf Papier) oder Software vor Ort setzen, haben Sie wahrscheinlich mit langsamen Prozessen und Kommunikation zu kämpfen. 

Cloud-basierte ATS-Lösungen ermöglichen es Ihnen, unabhängig von Ihrem Standort auf das Dashboard zuzugreifen, sofern Sie über einen Internetzugang verfügen. So kann Ihr Team sowohl von zu Hause aus als auch in physischen Büros arbeiten, ohne dass Daten und Fortschritte verloren gehen. 

4. Sie möchten Ihre Karriereseite verbessern, sind sich aber nicht sicher, wie Sie sie aufbauen sollen

Jedes florierende Unternehmen braucht eine attraktive und informative Karriereseite, die Kandidaten dazu ermutigt, sich auf offene Stellen zu bewerben. Das ist auch der erste Eindruck, den Sie bei Ihren künftigen Mitarbeitern hinterlassen. 

Eine Karriereseite gehört zu den Kernelementen Ihres Employer Branding und sollte Ihnen helfen, geeignete Bewerber zu erreichen, die zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Wenn Sie also Ihre Website verbessern oder eine neue erstellen möchten, aber nicht wissen, wie Sie das tun sollen, bietet Ihnen ein ATS diesen Vorteil.

Sie erhalten Zugang zu einfach zu erstellenden Karriereseiten, die Sie individuell gestalten und Ihre Marke hervorheben können. 

5. Sie möchten Ihren Talentpool vergrößern

Viele Personalverantwortliche kämpfen mit einem Talentmangel und finden es schwierig, neue Bewerber zu erreichen. Das kann noch schwieriger sein, wenn Sie keinen technischen Vorsprung haben und nicht wissen, wo Sie mit der Suche nach neuen Bewerbern beginnen sollen.

ATS enthält Tools, mit denen Sie Ihre Marketing- und Stellenkampagnen in sozialen Medien teilen und Informationen aus öffentlichen Profilen importieren können. So können Sie Ihr Publikum gezielt ansprechen und mit gleichgesinnten und qualifizierten Bewerbern in Kontakt treten. 

6. Sie stellen Headhunter und externe Personalvermittler ein, um Ihren Einstellungsprozess zu rationalisieren

Obwohl externe Personalvermittler und Headhunter eine hervorragende Lösung sind, wenn Sie schwer zu besetzende Stellen besetzen oder mehrere Mitarbeiter auf einmal einstellen wollen, sollten Sie sie nicht für jede offene Stelle einsetzen. Positionen auf Einstiegs- und mittlerer Ebene sind in der Regel nicht so anspruchsvoll wie C-Suite-Positionen, und Sie können sich mit dieser Aufgabe Zeit lassen.

Wenn Sie Ihren Einstellungsprozess jedoch wirklich rationalisieren und sicherstellen wollen, dass er funktioniert, brauchen Sie eine effiziente Technologie. ATS passt zu dieser Beschreibung, weil es eine leicht zu navigierende Einstellungspipeline bietet. 

Sie erhalten alle Funktionen, die Sie für eine intuitive und schnelle Rekrutierung benötigen, damit Ihre Recruiter den Auswahlprozess beschleunigen und die besten Ergebnisse erzielen können. 

7. Ihr Rekrutierungsteam tut sich schwer mit Datenanalyse und Entscheidungsfindung

Wenn Ihr Team ständig mit der Leistung und den Entscheidungen in Bezug auf Rekrutierungsaktivitäten, Feedback und Kandidatenbewertungen zu kämpfen hat, braucht es Hilfe. Schließlich ist es oft schwierig, die wichtigsten Kennzahlen zu bestimmen und KPIs zu verfolgen. 

Das ist noch schwieriger in einem Team mit verschiedenen Personalvermittlern ohne eine zentrale Kommunikationsplattform. ATS bietet Berichte und Analysen, die den Personalvermittlern helfen zu verstehen, wenn ihre Bemühungen nicht zu guten Ergebnissen führen.

So wissen sie, was sie verbessern müssen und wie sie es tun sollen. Ein Team-Chat und ein zentrales Dashboard erleichtern die Kommunikation und sorgen dafür, dass alle Daten an einem Ort verfügbar sind. 

8. Sie hatten in der Vergangenheit hochqualifizierte Kandidaten, aber sie waren nicht für die offene Stelle geeignet. Wenn sie es jetzt sind, können Sie sie nicht finden.

Personalverantwortliche verlassen sich bei der Kommunikation mit Bewerbern häufig auf E-Mails, aber es ist schwierig, zahlreiche Gespräche zu verfolgen und sich Hunderte von Namen zu merken. Daher können Nachrichten mit vielen qualifizierten Bewerbern mit der Zeit verloren gehen, was sich auf den Talentpool auswirkt. 

Es kann sein, dass Sie auf hervorragende Bewerber stoßen, die für eine bestimmte Stelle nicht geeignet sind. Aber sie könnten für eine andere offene Stelle in der Zukunft gut geeignet sein. 

Wenn Sie sich nicht mehr an die Namen der Bewerber erinnern können oder nicht mehr wissen, wo Sie sie kontaktiert haben, verpassen Sie möglicherweise die Chance, die Stelle mit einem sehr passenden Bewerber zu besetzen. ATS speichert alle Gespräche an einem Ort und verfügt über eine erweiterte Suchfunktion, mit der Sie Bewerber finden können, die sich vor Monaten oder Jahren beworben haben.

9. Sie möchten Ihre offenen Stellen analysieren, haben aber keine Tools, die Ihnen den Prozess erleichtern würden

Obwohl Sie gerne Details zu Ihren Stellenangeboten verstehen und relevante Metriken ermitteln würden, um herauszufinden, was funktioniert und was optimiert werden muss, haben Sie keine Werkzeuge dafür. Mit ATS können Sie Ihre offenen Stellen einzeln oder zusammen analysieren. 

Sie werden wissen, wie viele Bewerber Sie für jede offene Stelle in der Pipeline haben, wie viele Sie eingestellt haben und wie produktiv Ihre Teams bei diesem Prozess waren. 

10. Sie möchten einen Verkaufsbericht erstellen und den ROI für alle Rekrutierungsbemühungen Ihres Teams messen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen

Sie möchten Ihre Engpässe bei der Personalbeschaffung ermitteln, Ihre Umsätze verfolgen und einen Vertriebsbericht erstellen, wissen aber nicht, wie Sie das anstellen sollen. ATS bietet Tools, mit denen Sie Ihren Verkaufstrichter überwachen, Teamergebnisse verfolgen und den ROI messen können, damit Sie fundierte Entscheidungen treffen können. 

Wie sich ATS in Zukunft weiterentwickeln wird

Die kontinuierliche Verbesserung der ATS-Tools gehört zu den besten Aspekten der Implementierung dieser Software. Sie erhalten Zugang zu zahlreichen Funktionen, aber mit der Weiterentwicklung der Technologie wird auch das Applicant Tracking System weiterentwickelt. 

Die KI wird die Möglichkeiten dieser Technologie weiter ausbauen und manuelle Prozesse automatisieren. ATS werden auch noch mobilfreundlicher werden und den sozialen Netzwerken ähneln. 

Ein Bewerberprofil wird zum Beispiel eher einem detaillierten Portfolio ähneln als der Datenbank, die die meisten Plattformen heute verwenden. Auf diese Weise erhalten die Personalverantwortlichen einen authentischeren Einblick in die Geschichten, Erfahrungen und Fähigkeiten ihrer Bewerber. 

Darüber hinaus könnten die Bewerber sogar die Möglichkeit erhalten, ihre Bilder in das ATS hochzuladen und ihren Lebenslauf zu ergänzen. Diese Software wird wahrscheinlich ihre Vorhersagen und Analysen verbessern, so dass sie in der Lage sein wird, bereits in die engere Wahl gekommene Kandidaten vorzuschlagen, gleich nachdem Personalverantwortliche eine offene Stelle auf der Plattform eingestellt haben. 

Die Benutzeroberfläche (UX/UI) wird sich weiterentwickeln und intuitiver und individueller werden. Dank dieser Veränderungen werden in Zukunft mehr Unternehmen ATS einführen und zur Rationalisierung ihres Einstellungsprozesses nutzen. 

ATS wird ständig verbessert und mit neuen Funktionen ausgestattet, damit es mit der Zeit und den technischen Veränderungen Schritt hält. Seine Funktionen werden sich in Zukunft wahrscheinlich verdoppeln und es zu einem wesentlichen Element effizienter Einstellungsprozesse machen.

Manatal ATS zum Beispiel hört auf das Feedback seiner Nutzer und nutzt es, um bessere Eigenschaften und Erfahrungen für Kunden und Bewerber zu bieten. Es bietet bereits zahlreiche Funktionen, die die Rekrutierung zu einem nahtlosen Verfahren machen, wie z. B. Bewerberscreening, detaillierte Analysen, Berichte, CRM und Tools für die Zusammenarbeit.

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