Die 10 wichtigsten Funktionen des Applicant Tracking Systems

Effiziente Rekrutierung ist die Priorität Nummer eins für Personalabteilungen und TA-Teams. Die Erweiterung des Humankapitals stellt sicher, dass ein Unternehmen weiter wächst und seine Ziele erreicht, und neue Mitarbeiter bringen auch neue Ideen und Sichtweisen ein.  

Die Anwerbung und Einstellung von Spitzenkräften ist jedoch aufgrund der COVID-19-Krise zunehmend schwieriger geworden. Die Personalvermittler mussten auf Fernarbeit und Online-Einstellungen umstellen und ihre Einstellungs- und Arbeitsplatzpolitik an die neuen Vorschriften und Normen anpassen.

Hinzu kommt, dass in den USA jeden Monat mehr als 3,95 Millionen Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz kündigen, was das Jahr 2021 zweifellos zum Jahr der großen Kündigung macht. Die Pandemie hat die Menschen gezwungen, ihre Entscheidungen zu überdenken, und viele haben beschlossen, ihre Karriere zu ändern oder die schlechte Behandlung durch ihre Arbeitgeber abzulehnen. 

Die Welt steht vor einem alarmierenden globalen Talentmangel von 85,2 Millionen Menschen, der bis 2030 einen nicht realisierten Wert von 1,313 Billionen Dollar zu erreichen droht. Daher kontrollieren die Arbeitssuchenden den Arbeitsmarkt, und ihre Erwartungen und Bedürfnisse stehen an erster Stelle. 

Unternehmens- und Personalleiter sollten ihre Strategien verbessern, um hochwertige Bewerber für ihre offenen Stellen zu gewinnen und sie zum Bleiben in ihrem Unternehmen zu bewegen. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist, den Bewerbern ein ansprechendes Erlebnis zu bieten.

Achten Sie auf die Details und stellen Sie sicher, dass jede Phase der Personalbeschaffung reibungslos abläuft, um Talente zu ermutigen, in der Pipeline zu bleiben. Technologie ist das entscheidende Element eines kohärenten Auswahlverfahrens, das eine kontinuierliche Kommunikation fördert und das Interesse der Bewerber aufrechterhält.

An dieser Stelle kommt das Applicant Tracking System ins Spiel. 

Was ist ein Applicant Tracking System?

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software, die es Unternehmen und Organisationen ermöglicht, ihren Einstellungsprozess zu beschleunigen, indem sie Bewerberdaten erfasst, potenzielle Bewerber nach ihren Fähigkeiten und Qualifikationen ordnet und eingehende Bewerbungen filtert. Ein ATS ist für die moderne Personalbeschaffung von entscheidender Bedeutung, da es Personalverantwortlichen ermöglicht, fundiertere Entscheidungen zu treffen und die am besten geeigneten Bewerber zu finden. 

Es ist keine Überraschung, dass viele der Fortune-500-Unternehmen ein ATS verwenden, und die große Mehrheit der Personalverantwortlichen gibt an, dass es einen positiven Einfluss auf ihre Auswahlprozesse hat. Diese Software ist ein unverzichtbares Instrument für leistungsstarke Unternehmen und die Zukunft der erfolgreichen Personalbeschaffung. 

Hier sind die Vorteile der Verwendung eines ATS.

Die 7 wichtigsten ATS-Vorteile

Applicant Tracking Systems bieten zahlreiche Vorteile für Personalvermittler und Talent Acquisition Professionals, was zu einer besseren Erfahrung für Bewerber und einer höheren Effizienz bei der Personalbeschaffung führt. 

1. Hilft bei der Straffung von Einstellungsprozessen

Die Personalbeschaffung ist in der Regel ein langwieriger Prozess, der mehrere Schritte umfasst. Aus diesem Grund ist er oft komplexer als er sein müsste. 

Zu den entscheidenden Vorteilen eines ATS gehört, dass es den Personalverantwortlichen hilft, die Zahl der lästigen Aufgaben zu verringern und effizienter zu arbeiten. Es ermöglicht Personalverantwortlichen, Stellenanzeigen in mehreren Jobbörsen gleichzeitig zu veröffentlichen und Bewerbungen am selben Ort zu erhalten.

Außerdem können sie Stellenausschreibungen in verschiedenen sozialen Netzwerken veröffentlichen und verfolgen, von welchen Plattformen die qualifiziertesten Bewerber kommen. Dadurch gewinnen Personalvermittler die Oberhand und vereinfachen den Einstellungsprozess, was zu einer höheren Produktivität und Effizienz führt. 

2. Verbessert Zusammenarbeit und Kommunikation

Eine schnelle und präzise Kommunikation hilft den HR-Teams, ihre Aufgaben effizient zu erledigen und auf derselben Seite zu stehen. Daher ist es wichtig, ein Tool zu haben, das es Personalverantwortlichen ermöglicht, zusammenzuarbeiten und auf alle Daten auf einer einzigen Plattform zuzugreifen.

ATS hilft bei der Speicherung von Informationen in einem Dashboard, auf das alle Teammitglieder zugreifen und es gemeinsam nutzen können. Außerdem können Personalverantwortliche damit mit Kunden kommunizieren und die Stellenausschreibung, die Bewerberauswahl und das Onboarding beschleunigen. 

Ohne diese Tools ist es sehr viel schwieriger, die für einen bestimmten Bewerber zuständigen Personen zu ermitteln und Besprechungen zu planen. Das verlangsamt oft die Abläufe und beeinträchtigt die Erfahrung der Bewerber, was dazu führen kann, dass qualifizierte Bewerber den Auswahlprozess abbrechen.

3. Verbessert die Qualität der Einstellung

Personalverantwortliche geben an, dass der Einsatz eines ATS ihnen geholfen hat, die Qualität der in die engere Wahl kommenden Bewerber zu verbessern, und dass die meisten Top-Talente innerhalb weniger Tage eine Stelle finden. 

Aus diesem Grund ist es wichtig, effizient zu sein und den Auswahlprozess nicht in die Länge zu ziehen. Mit ATS können HR-Teams ihre Einstellungsprozesse beschleunigen, ihre Entscheidungsfindung verbessern und auf alle Bewerber an einem Ort zugreifen.

So können sie automatisierte E-Mails versenden und die Bewerber auf dem Laufenden halten. Dies ist eine der besten Möglichkeiten für Personalvermittler, eine Beziehung aufzubauen und die Bewerber bei der Stange zu halten. 

ATS bietet also erstklassige Analysen und hilft den HR-Teams, die besten Talente schneller zu identifizieren. Dadurch können sie die Einstellungsphasen schnell verschieben und die qualifiziertesten Bewerber in die engere Auswahl nehmen. 

4. Verkürzt die Time-to-Hire

Bei der Personalbeschaffung ist Zeit ein entscheidender Faktor, und die Personalverantwortlichen stehen ständig unter Druck, offene Stellen zu besetzen. Daher ist ein Tool, das diese Verantwortung weniger stressig macht, von entscheidender Bedeutung.

Bewerberverfolgungssysteme helfen, den Einstellungsprozess zu beschleunigen. Denn diese Software verkürzt die Zeit, die sie für die Ausführung der meisten Aufgaben benötigen, und ermöglicht schnellere Entscheidungen bei kritischen Fragen.

ATS ermöglicht es Personalvermittlern aber auch, einen Talentpool qualifizierter Bewerber aufzubauen, auf den sie in Zukunft zurückgreifen können. Auf diese Weise verfügen sie über eine Datenbank von Bewerbern, die die Screening-Phase bestanden haben und zur Unternehmenskultur passen. 

5. Verbessert das Bewerbererlebnis

ATS umfasst Funktionen, die eine konsistente Kommunikation mit Bewerbern, Kunden und Interessengruppen ermöglichen. Zweiundfünfzig Prozent der Stellensuchenden gaben an, dass sie gute Erfahrungen mit Bewerbern gemacht haben, weil sich die Personalabteilung nach dem Auswahlverfahren mit ihnen in Verbindung gesetzt hat, was einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellt.

ATS bieten jedoch auch Einblicke in wertvolle Daten, die es Personalverantwortlichen ermöglichen, ihre Einstellungsstrategien zu verbessern und den Bewerbern ein besseres Erlebnis zu bieten. Das Ergebnis ist, dass die Bewerber einen besseren ersten Eindruck von einem Unternehmen bekommen und eher bereit sind, dem Team beizutreten. 

6. Fördert das Employer Branding

Der Einsatz eines ATS ermöglicht es Unternehmen, ihre Einstellungsprozesse zu rationalisieren, die Qualität der Einstellungen zu verbessern und die Erfahrung der Bewerber zu erhöhen. Darüber hinaus umfasst es auch Funktionen wie Karriereseiten, die Arbeitgebern helfen, ihre Marke zu definieren, ihr Image zu verbessern und dabei mehr qualifizierte Bewerber zu erreichen. 

Tools für die Zusammenarbeit erleichtern es, die Zielgruppe zu erreichen und Kandidaten zu finden, die zur Unternehmenskultur passen und ähnliche Werte teilen. 

7. Spart Zeit und Ressourcen

Unternehmen, die ein ATS einführen, verringern die Arbeitsbelastung und ermöglichen es den Personalverantwortlichen, sich auf menschenzentrierte Strategien und Arbeitsplatzstrategien zu konzentrieren. Infolgedessen werden sie produktiver und engagierter bei ihrer Arbeit. 

Da das ATS Prozesse rationalisiert und viele zeitraubende Aufgaben eliminiert, werden Arbeitgeber nach dem Einsatz dieser Software weniger Ressourcen aufwenden. Effiziente Personalvermittler führen somit zu einer besseren Zusammenarbeit im Team, einer besseren Qualität der Einstellungen und höheren Einnahmen.

Obwohl der Einsatz eines ATS verschiedene Vorteile mit sich bringt, kann es schwierig sein, das richtige System zu finden. Daher ist es wichtig zu wissen, wo man anfangen soll.

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Wie wählt man das richtige ATS?

Audit - Was Ihr Unternehmen braucht

Auf dem Markt gibt es zahlreiche ATS-Lösungen, viele mit scheinbar ähnlichen Merkmalen und Funktionen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Geschäfts- und Einstellungsanforderungen ermitteln.

Untersuchen Sie Ihre bisherigen Einstellungsverfahren und Ihr Team, um zu verstehen, welche Herausforderungen es normalerweise zu bewältigen hat. Messen Sie die Effizienz ihrer Bemühungen und finden Sie heraus, was Sie verbessern sollten. 

Große Unternehmen haben zum Beispiel Probleme mit der reibungslosen Kommunikation zwischen Abteilungen und Hierarchien. Eine Software, die sich auf die interne und externe Zusammenarbeit konzentriert, könnte für sie die beste Lösung sein.

Kleine und mittlere Unternehmen wünschen sich jedoch in der Regel erschwingliche und dennoch umfassende Plattformen, die verschiedene Anforderungen abdecken. Unser cloudbasiertes ATS ist eine umfassende Software, die alle Rekrutierungsvorgänge von Anfang bis Ende abdeckt, sowie Zusammenarbeit, erweiterte Analysen und sogar fortschrittliche KI-Funktionen beinhaltet.

Ermitteln Sie, welche Tools Ihnen helfen würden, Ihre Personalbeschaffung zu verbessern

Schreiben Sie auf, was Ihr Einstellungsprozess braucht, um effizienter und straffer zu werden, und vergleichen Sie es mit verschiedenen ATS-Plattformen. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was die einzelnen Funktionen bieten und wie sie in der Praxis funktionieren.

Informieren Sie sich über Details und die Benutzerfreundlichkeit einer bestimmten Software. Außerdem sollten Sie herausfinden, ob Sie Zugang zum Kundensupport haben und ob für die Implementierung und Wartung technische Kenntnisse erforderlich sind. 

Entscheidend ist auch, dass die Plattform intuitiv zu bedienen ist und keine aufwändige Schulung erfordert, bevor man sie nutzen kann. Vermeiden Sie Tools, die Ihren Rekrutierungsprozess zusätzlich erschweren, anstatt ihn zu vereinfachen. 

Berücksichtigen Sie Größe, Branche und Ressourcen Ihres Unternehmens

Suchen Sie nach Software, die der Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter entspricht. Ziehen Sie jedoch Nischenlösungen in Betracht, da diese wahrscheinlich auf Ihre Branche zugeschnittene Funktionen enthalten.

Überlegen Sie, welche Ressourcen Sie haben und wie viel Sie in ein ATS investieren können. Die beste Option wäre eine multifunktionale Software, die Ihnen hilft, mehrere Probleme gleichzeitig zu lösen. 

Bewertungen und Erfahrungsberichte finden

Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, lesen Sie Online-Rezensionen und Erfahrungsberichte. Prüfen Sie die Glaubwürdigkeit und stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine Demo oder eine kostenlose Testversion anbietet.

Bestimmen Sie schließlich, was die beste Lösung für Sie und Ihr Team bedeutet. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für eine Software, die Ihren geschäftlichen Anforderungen, Ihrer Kultur und Ihren Zielen entspricht, verschiedene Perspektiven. 

Hier sind die Funktionen, die jedes effiziente ATS haben sollte:

Die 10 wichtigsten ATS-Funktionen

1. Kandidatensuche

Die Unterstützung von Personalvermittlern bei der Identifizierung des am besten geeigneten Bewerbers gehört zu den wesentlichen Zielen eines jeden ATS. Aus diesem Grund sollte dieses Element nicht verhandelbar sein, und Sie sollten Software vermeiden, die keine Tools zur Unterstützung der Bewerbersuche enthält.

Hochqualifizierte Personen in der Talentpipeline sind eine Voraussetzung für einen erfolgreichen Einstellungsprozess. Daher benötigen Sie ein umfassendes Instrument, um geeignete Arbeitssuchende zu finden und sie dazu zu bewegen, sich auf Ihre offene Stelle zu bewerben. 

Die Verfolgung sollte schnell, effizient und genau sein. Daher sollten Sie nach einer Software suchen, die Informationen aus mehreren Online-Plattformen zusammenstellt und die Daten in ein zentrales Dashboard einspeist. 

Auf diese Weise haben Sie einfachen Zugang zu den Bewerberprofilen und können sie mit einem einzigen Klick kontaktieren. Darüber hinaus sollten Sie die Möglichkeit haben, die öffentlichen Daten Ihrer Bewerber zu analysieren, da Sie so unschätzbare Einblicke erhalten, die Sie für die Vorauswahl der besten Talente benötigen. 

Tools für die Bewerbersuche bieten auch die Möglichkeit, Ihre offenen Stellen auf mehreren Stellenbörsen zu veröffentlichen und eingehende Bewerbungen im ATS zu empfangen. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht bei jeder Stellenbörse einzeln anmelden, was Ihnen Zeit und Energie spart. 

2. Karriere-Seiten

Karriereseiten sind oft der erste Berührungspunkt zwischen Ihnen und Ihren zukünftigen Bewerbern. Sie sollten ästhetisch, einfach zu navigieren und auf Ihre Unternehmensmarke zugeschnitten sein. 

Außerdem sollten die Arbeitssuchenden Ihre Ziele verstehen und sich ohne Probleme und Störungen auf Ihre offenen Stellen bewerben. Karriereseiten sollten aber auch einfach zu entwickeln und mit dem ATS zu verknüpfen sein.

Suchen Sie nach Software, die diese Funktion ermöglicht und eine Personalisierung bietet. Es ist auch wichtig, dass Sie Zugang zum Parsing der Seite haben, da Sie so schneller einen passenden Bewerber finden können. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre individuelle Karriereseite auf Manatal erstellen können.

3. Berichte, Analysen und KPI-Tracking

Ein umfassendes ATS ermöglicht erweiterte Berichte und Analysen, die Ihnen Aufschluss darüber geben, ob Ihre Einstellungsbemühungen effizient sind. Es reicht nicht aus, einen Kandidaten zu rekrutieren. 

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person eingestellt haben, und machen Sie sich ein Bild davon, woher diese Person kommt und wie lange es gedauert hat, sie einzustellen. Auf diese Weise verbessern Sie Ihre künftigen Einstellungsstrategien und Ihre Entscheidungsfindung. 

Aus diesem Grund sollten Sie sich nach einem ATS umsehen, mit dem Sie jeden Aspekt Ihrer Einstellungsprozesse überprüfen, auf Bewerber- und Stellenberichte zugreifen und Kennzahlen verfolgen und verbessern können. Es ist jedoch auch gut, eine Software zu finden, die es Ihnen ermöglicht, die Teameffizienz zu messen und die Recruiter mit verschiedenen Anreizen auf der Grundlage ihrer KPIs und Leistung zu beschäftigen. 

4. Integration sozialer Medien

Soziale Netzwerke spielen bei der modernen Personalbeschaffung eine große Rolle. Viele Bewerber erfahren zuerst von einer offenen Stelle, wenn sie durch ihre Feeds scrollen. 

Es ist ratsam, sich für eine Software zu entscheiden, die das Dashboard in die sozialen Medien integriert. Außerdem ermöglichen viele ATS-Lösungen Arbeitgebern, öffentliche Bewerberdaten aus ihren Profilen zu extrahieren. 

Auf diese Weise können Sie verstehen, wer Ihre Bewerber sind, und eine bessere Einstellungserfahrung bieten. Ein gutes ATS bietet aber auch die Analyse von Lebensläufen und die Verwaltung von Lebensläufen. 

So können Sie schneller die am besten geeigneten Bewerber ermitteln und Ihren Talentpool verbessern. Prüfen Sie, ob die Software über Schnellsuchfunktionen verfügt und es Ihnen ermöglicht, ohne großen Aufwand zu finden, was Sie brauchen. 

5. Zentrales Dashboard

Vermeiden Sie ATS-Lösungen, die schwer zu integrieren und zu navigieren sind. Wählen Sie stattdessen solche, die eine einfach zu bedienende Pipeline mit dem Drag-and-Drop-Prinzip bieten. 

Auf diese Weise haben Sie einen reibungslosen Zugriff auf die benötigten Informationen, können die Fortschritte im Auswahlverfahren verfolgen und Gespräche und Bewerber finden, die Ihren Anforderungen entsprechen. Entscheiden Sie sich für eine Software mit einem zentralen Dashboard, da Sie so einen besseren Überblick über Ihre täglichen Aktivitäten haben und die Verfolgung der einzelnen Projekte einfacher wird. 

Vergewissern Sie sich, dass das ATS über erweiterte Suchoptionen verfügt und dass Sie die Fähigkeiten, den Standort und die Erfahrungen der Bewerber entsprechend Ihren Anforderungen filtern können. Diese Funktionen sollten alle an einem Ort verfügbar sein, damit Sie Zeit und Ressourcen sparen können. 

6. CRM

Für Personalvermittler muss ein gutes ATS mit einem CRM-System für die Personalbeschaffung ausgestattet sein. Die meisten Systeme konzentrieren sich auf Bewerber. Wenn die Kundenverwaltung Teil Ihrer Tätigkeit ist, ist es wichtig, ein System zu wählen, mit dem Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und Interessenten fördern können. 

Ohne dieses Werkzeug wird es Ihnen schwer fallen, mit ihnen in Kontakt zu bleiben und ihre Erwartungen und Anforderungen zu verfolgen. CRM ermöglicht es Ihnen, vom ersten Tag an aktiv mit Ihren Kunden zusammenzuarbeiten und sie während der gesamten Geschäftsbeziehung einzubinden. Das ist wichtig für einen gesunden Verkaufstrichter und um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

7. Zeitmanagement-Tools

Die Personalbeschaffung ist mit viel Planung und Strategie verbunden. Deshalb brauchen Sie ein ATS, das diese Aufgabe erleichtert und Ihnen erlaubt, Aktivitäten, Ereignisse und Aufgaben hinzuzufügen. 

So können Sie einen Plan aufstellen und sicherstellen, dass Sie Ihren Terminen immer einen Schritt voraus sind. Außerdem werden Sie sich nicht mehr verloren fühlen und nicht mehr wissen, was Ihre Aufgaben für den Tag sind, denn Sie erhalten Aktivitätserinnerungen und haben die Möglichkeit, Ihre täglichen Aufgaben mit einer To-Do-Liste zu verfolgen.

8. AI-Empfehlungen

ATS, die über eine KI-gestützte Empfehlungsfunktion wie Manatal verfügen, helfen Ihnen, Ihre Entscheidungsfindung zu verbessern und unbewusste Voreingenommenheit bei der Rekrutierung zu vermeiden.

So vereinfachen Sie den Auswahlprozess und erhalten Empfehlungen auf der Grundlage von Fakten und Algorithmen, die den am besten geeigneten Kandidaten für die zu besetzende Stelle angeben. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, zu verstehen, welche Bewerber Ihren Erwartungen am nächsten kommen und die Stelle gut ausfüllen könnten. 

Außerdem werden die Bewerber in der Regel anhand von anpassbaren Filtern bewertet, um sicherzustellen, dass sie verfügbar sind und ihr Standort mit den Stellenanforderungen übereinstimmt. 

9. Anpassung

Die Anpassung ist eines der wichtigsten Elemente eines multifunktionalen ATS, denn sie ermöglicht es Personalverantwortlichen, die Rekrutierungspipeline auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Dies kann verschiedene Optionen umfassen, z. B. die Anpassung dessen, was Dritte in Bezug auf die gemeinsame Nutzung von Daten, E-Mail-Vorlagen, Stellenvorlagen oder Karriereseiten sehen. 

Es ist ratsam zu recherchieren, welche Anpassungsfunktionen ein Anbieter anbietet, und zu entscheiden, was für Ihre Einstellungsanforderungen am besten geeignet ist. 

10. Kundenbetreuung

Ihr ATS sollte auch Kundensupport beinhalten, auch wenn Sie diesen vielleicht nie benötigen. Seien Sie jedoch zuversichtlich, dass der Anbieter Ihnen helfen wird, wenn Sie ihn brauchen. 

Informieren Sie sich über die Verfügbarkeit und darüber, was Sie erwarten können, wenn Sie eine Störung haben oder nicht auf die Daten zugreifen können. Prüfen Sie außerdem, ob die Website des Anbieters eine FAQ enthält, an die Sie sich bei Zweifeln oder Fragen wenden können. 

Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie der besten ATS-Lösung Ihr Vertrauen schenken und sich auf sie verlassen können, wenn die Umstände es erfordern. 

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Schlussfolgerung

Die meisten leistungsstarken Unternehmen setzen bei der Personalbeschaffung Technologien ein, um die Effizienz zu steigern und den Auswahlprozess zu vereinfachen. Das Applicant Tracking System ist für viele Unternehmens- und Personalleiter die erste Wahl, da es ihnen hilft, den am besten geeigneten Kandidaten zu identifizieren und ihre Entscheidungsfindung zu verbessern.

Diese Software hat zahlreiche Vorteile und wird sich in Zukunft wahrscheinlich weiterentwickeln und neue Funktionen und Merkmale erhalten. Wenn Sie Ihren Einstellungsprozess rationalisieren und Zugang zu einem multifunktionalen ATS erhalten möchten, sollten Sie Manatal ausprobieren.

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