Lista de verificación: Auditoría I-9

Las auditorías periódicas de importantes documentación, como los formularios I-9, son importantes para que las organizaciones sigan cumpliendo la normativa legal. El formulario se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas en EE.UU. No cumplimentar y almacenar correctamente estos formularios puede acarrear importantes sanciones para las empresas. Este artículo proporciona una lista de comprobación completa: I-9 plantilla de auditoría para ayudar a su empresa a garantizar la precisión y el cumplimiento, y abordar los problemas con prontitud.

Plantilla de lista de comprobación de auditoría I-9

1. Preparación

• Asignar responsabilidades: Designe a una persona o equipo responsable de la auditoría.
• Reúna recursos: Obtenga los formularios I-9 actuales y las instrucciones en el sitio web de USCIS.
• Elabore un plan de auditoría: Describa el proceso, el calendario y el alcance de la auditoría (por ejemplo, todos los empleados o una muestra).

2. Recopilación de documentos

• Empleados actuales: Recoger los formularios I-9 de todos los empleados actuales.
• Antiguos empleados: Asegúrese de que se conservan los formularios I-9 de los antiguos empleados durante al menos tres años después de la fecha de contratación o un año después del cese, lo que ocurra más tarde.

3. Revisión del formulario I-9

• Sección 1 (Información y declaración del empleado):
  • Asegúrese de que el empleado ha rellenado y firmado la sección 1 antes del primer día de trabajo.
  • Compruebe que todos los campos obligatorios (p. ej., nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de la Seguridad Social si procede, situación laboral) están correctamente cumplimentados.
  • Compruebe si falta información o es incorrecta.
• Sección 2 (Revisión y verificación del empleador o del representante autorizado):
  • Confirme que el empresario ha cumplimentado y firmado la sección 2 en un plazo de tres días laborables a partir del primer día de trabajo del empleado.
  • Asegúrese de que el empresario revisó los documentos originales y anotó el título del documento, la autoridad que lo expidió, el número de documento y la fecha de caducidad (en su caso) en las columnas correspondientes.
  • Compruebe si falta información o es incorrecta, como fechas y firmas.
• Sección 3 (Reverificaciones y recontrataciones):
  • Compruebe que se ha cumplimentado la sección 3 para las reconversiones o recontrataciones, si procede.
  • Garantizar la correcta cumplimentación de los campos correspondientes a la fecha de recontratación y a la información del nuevo documento.

4. Verificación de documentos

• Documentos de la Lista A: Asegúrese de que los documentos establecen tanto la identidad como la autorización de empleo.
• Documentos de la Lista B y la Lista C: Asegúrese de que los documentos establecen la identidad (Lista B) y la autorización de empleo (Lista C).
• Documentos aceptables: Verificar que sólo se utilizaron documentos aceptables de las Listas de Documentos Aceptables.

5. Mantenimiento de registros

• Periodo de conservación: Confirme el cumplimiento del periodo de conservación (tres años después de la fecha de contratación o un año después de la rescisión, lo que ocurra más tarde).
• Almacenamiento: Asegúrese de que los formularios I-9 se almacenan de forma segura y separados de los archivos de personal.
• Formularios electrónicos: Si utiliza formularios electrónicos, asegúrese de cumplir la normativa I-9 electrónica del USCIS.

6. Problemas comunes y correcciones

• Formularios que faltan: Identificar y obtener los formularios I-9 que falten.
• Formularios incompletos: Corrija los formularios incompletos; pida a los empleados y empresarios que completen cualquier información que falte y que pongan sus iniciales y la fecha en las correcciones.
• Copias de documentos: Si se hicieron copias de documentos, asegúrese de que se adjuntan al formulario I-9 correcto.

7. Cumplimiento y formación

• Revisión de políticas: Revisión y actualización de las políticas y procedimientos de cumplimiento del I-9.
• Formación: Impartir formación al personal de RRHH sobre los requisitos de cumplimentación, verificación y conservación del formulario I-9.
• Auditorías periódicas: Programe auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento continuo.

8. Auditoría documentación

• Informe de auditoría: Elaborar un informe en el que se resuman las conclusiones, las correcciones efectuadas y las posibles recomendaciones para mejorar los procesos.
• Plan de acción: Desarrollar un plan de acción para abordar cualquier problema de cumplimiento identificado.

Acciones posteriores a la auditoría

• Abordar los problemas: Resuelva rápidamente cualquier problema de cumplimiento detectado.
• Seguimiento: Aplicar y supervisar las medidas correctoras para garantizar el cumplimiento en el futuro.
• Mantenimiento de registros: Mantener registros de la auditoría y de las medidas correctivas adoptadas.

Ventajas de utilizar una lista de comprobación de auditoría I-9

• Garantiza el cumplimiento: Mediante la auditoría periódica de los registros del formulario I-9, las organizaciones pueden asegurarse de que cumplen las leyes y normativas de inmigración.
• Reduce el riesgo: Identificar y corregir errores en el formulario I-9 puede ayudar a mitigar el riesgo de multas, sanciones o incluso posibles acciones legales.
• Mejora el mantenimiento de registros: Una lista de control de auditoría ayuda a las organizaciones a mantener registros precisos y organizados de los formularios I-9 de cada empleado.
• Proporciona tranquilidad: Saber que los registros del formulario I-9 están actualizados y son precisos da tranquilidad a las organizaciones en caso de una auditoría de inmigración.

Realización de una auditoría I-9

• Revisar todos los registros del formulario I-9 para comprobar su exactitud, integridad y cumplimiento de los requisitos legales.
• Verificar que los empleados han proporcionado documentación aceptable para la identidad y la elegibilidad de empleo.
• Abordar rápida y adecuadamente cualquier error o discrepancia detectada durante el proceso de auditoría.
• Documente los resultados de la auditoría y las medidas correctoras adoptadas para futuras consultas.

Conclusión

En conclusión, la aplicación de una lista de control de auditoría I-9 es crucial para que las organizaciones cumplan las leyes de inmigración. Las auditorías periódicas y los registros precisos ayudan a evitar multas, sanciones y daños a la reputación. La lista de comprobación Auditoría I-9 verifica la identidad y elegibilidad de los trabajadores, mostrando un compromiso con las normas legales y éticas.